Guide de l`utilisateur InTouch

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Guide de l'utilisateur InTouch
BCM
Business Communications Manager
Type de document : Standard
Version du document : 01.01
Numéro de document : NN40170-102
Date : Octobre 2009
Copyright © 2009 Nortel Networks. Tous droits réservés.
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Table des matières
3
Table des matières
Chapitre 1
Mise en route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
À propos d'InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Configuration minimale requise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Première exécution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Panneau InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Affichage de la barre d'outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Menus contextuels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Affichage des appels actifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Chapitre 2
Configuration des contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Ajout et suppression de contacts dans la liste de contacts InTouch . . . . . . . . . . . . . . 15
Gestion des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Contacts principaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Recherche des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Fusion de contacts dupliqués . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Gestion des contacts Outlook depuis InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Chapitre 3
Affichage de la présence d'un contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Informations BLF (Busy Lamp Field) via l'interface BCM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Extraction du calendrier Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Présence sur Skype dans InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Présence Skype dans MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Chapitre 4
Utilisation des fonctions InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Fonctions e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Éléments de calendrier et rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Erreurs de la fenêtre d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Modification du mode de composition des numéros de téléphone . . . . . . . . . . . . 28
Messagerie instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Appels en absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Options InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Guide de l’utilisateur InTouch
4
Table des matières
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5
Chapitre 1
Mise en route
Cette section comporte des informations sur :
•
•
•
•
« À propos d'InTouch » à la page 5
« Configuration minimale requise » à la page 5
« Première exécution » à la page 6
« Affichages » à la page 6
À propos d'InTouch
InTouch est une application complémentaire pour Outlook fonctionnant sous Windows.
Elle permet d'intégrer Outlook, MSN et Skype aux fonctions de contrôle et de gestion des appels
BCM. InTouch permet d'optimiser les communications grâce à une consolidation de la présence
des informations. Par ailleurs, InTouch offre plusieurs options de communication : audio,
courrier électronique et/ou messagerie instantanée (MI).
InTouch centralise les formes de communication les plus répandues en permettant une interaction
directe entre la téléphonie, la messagerie électronique, l'agenda et la messagerie instantanée à
l'aide d'une simple touche.
Configuration minimale requise
Système d'exploitation :
•
•
Windows XP Professional SP3
Windows Vista SP2 Business, Ultimate ou Enterprise (32 OU 64 bit)
.Net framework :
•
Framework 3.5 Service Pack 1 – disponible sur le site Web de Microsoft
Microsoft Outlook :
•
•
•
2002 (XP)
2003
2007
Microsoft Exchange :
•
•
2000
2003
Skype (en option) :
•
3.8.0.188
MSN (en option) :
•
14.0
6
Chapitre 1 Mise en route
BCM :
•
•
BCM 50 Version 5.0
BCM 450 Version 5.0
Installateur Windows :
•
Installateur Windows 3.1
Configuration matérielle requise du PC client :
•
•
•
•
Processeur 1 GHz 32-bit (x86) ou 64-bit (x64)
1 Go de mémoire système
Au moins 20 Mo d'espace disponible pour l'installation et 10 Mo additionnels pour la
configuration et la mise en cache des données des contacts. L'espace requis pour la
configuration et la mise en cache varie selon le nombre de contacts à afficher.
Connexion réseau. 10 Mo/s minimum.
Première exécution
Lors de la première exécution de InTouch, vous êtes invité à sélectionner votre NA à partir d'une
liste de NA configurés pour l'utilisation du BCM si l'accès à plusieurs NA vous a été accordé.
Si seulement 1 NA est disponible pour l'utilisateur, InTouch utilisera ce NA automatiquement.
Si aucun NA n'a été configuré, les fonctions de InTouch ne sont pas disponibles.
Si vous utilisez Skype, Skype vous invite à laisser Outlook.exe accéder à l'application.
Le panneau d'InTouch ne contient aucun contact lors du démarrage initial. Pour obtenir
davantage d’informations sur l’ajout de contacts, reportez-vous à la section « Ajout et
suppression de contacts dans la liste de contacts InTouch » à la page 15.
Affichages
L'interface utilisateur d'InTouch se compose de plusieurs affichages. Les principaux affichages
sont les suivants :
•
Le panneau InTouch : un panneau d'une largeur fixe situé sur le côté droit d'une page Outlook.
Cet affichage est constitué de plusieurs sous-affichages qui sont automatiquement
redimensionnés selon vos besoins. Les sous-affichages sont les suivants :
— Le panneau de recherche.
— La liste de contacts InTouch. Les Contacts principaux (définis par l'utilisateur)
apparaissent en haut de la liste, suivis par tous les autres contacts ajoutés depuis les
sources disponibles (Outlook, BCM, Skype et MSN).
— Les fenêtres contextuelles pour les appels.
Remarque : Il n'est pas possible de redimensionner horizontalement le panneau
InTouch, mais ce dernier est automatiquement redimensionné verticalement le
long de la fenêtre Outlook. Le panneau InTouch ne peut être fermé. Vous devez
désactiver ou désinstaller le plug-in pour supprimer le panneau InTouch.
Reportez-vous à l'aide d'Outlook pour plus d'informations sur la désactivation des
applications complémentaires.
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Chapitre 1 Mise en route 7
•
•
•
L'affichage de la barre d'outils.
Les menus contextuels (disponibles en cliquant avec le bouton droit de la souris ou
fenêtre indépendante).
La boite de dialogue Ajouter des contacts est utilisée pour ajouter des contacts au panneau
InTouch à partir de plusieurs sources.
Panneau InTouch
La concentration visuelle importante d'InTouch est le panneau InTouch qui est situé sur le côté
droit de l'écran d'Outlook. La Figure 1« Panneau InTouch » (page 8) illustre le panneau InTouch.
8
Figure 1 Panneau InTouch
Table 1 Propriétés du panneau InTouch
Variable ou nom du champ
Description
Rechercher
Saisissez le nom du contact que
vous souhaitez recherchez.
Appels en absence
Ouvre l'écran des appels en
absence.
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Table 1 Propriétés du panneau InTouch
Variable ou nom du champ
Description
Ajouter contact
Ouvre l'écran Ajouter contact.
Pour plus d'informations sur
l'ajout de contacts, reportez-vous
à la section « Ajout et suppression
de contacts dans la liste de
contacts InTouch » à la page 15.
Contacts principaux
Liste des utilisateurs définis
comme Contacts principaux.
Les Contacts principaux
apparaissent au haut de la liste de
contacts et sont affichés sur un
fond blanc. Tous les autres
contacts sont affichés en dessous,
sur un fond bleu.
Panneau Appel actif
(panneau du bas)
Affiche les informations relatives
à l'appel actif. Apparaît seulement
si un appel est en cours.
Boîte Appeler
Vous permet d'appeler des
numéros de téléphone depuis
InTouch en saisissant le numéro
ou en cliquant sur le bouton
Appeler. Les symboles valides
incluent les chiffres, les lettres,
ainsi que les touches * et #.
Les lettres sont traduites dans leur
équivalent numérique selon les
claviers téléphoniques standards.
Affichage de la barre d'outils
InTouch intègre plusieurs barres d'outils Outlook. Les barres d'outils sont visibles sur les affichages
des dossiers e-mail, calendrier, contacts principaux ainsi que sur (selon la version d'Outlook) :
•
•
Outlook 2002/2003 – éléments de contact de messagerie particulier et de calendrier
Outlook 2007 - affichage de la lecture d'e-mail (sauf affichage de composition d'un nouvel
e-mail), affichage contact et affichage rendez-vous (sauf affichage réunions).
Les barres d'outils affichent toutes les informations et les activités disponibles pour le contact
associé à l'élément actuellement sélectionné. Pour les e-mails, ce contact est l'expéditeur de
l'e-mail. InTouch essaye de trouver un contact InTouch correspondant en fonction d'un
identificateur unique attribué par Outlook ou du premier contact Intouch avec une adresse
e-mail correspondante.
Pour les contacts Outlook, il s'agit du contact, ainsi que des détails de tout autre contact ayant
pu être fusionnés avec ce contact Outlook. Pour les éléments de rendez-vous créés lors de la
programmation d'un rappel à l'aide d'InTouch, il s'agit du contact pour lequel un rappel a
été planifié.
10
Figure 2 Barre d’outils InTouch
Table 2 Propriétés de la barre d'outils InTouch
Variable
Description
Appel
Permet d'appeler le contact via le
BCM, en utilisant Skype ou une
session vocale de clavardage sur
Skype ou MSN.
Messagerie instantanée
Permet d'ouvrir une session de
clavardage sur Skype ou MSN.
E-mail
Permet de créer un e-mail vierge pour
choisir une adresse e-mail.
Planifier un appel
Permet de planifier un appel vers un
numéro disponible.
Transférer à une messagerie vocale
Permet de transférer les appels de
votre NA vers votre messagerie vocale
(indiquée sur le combiné si activée).
Transférer à :
Permet de transférer votre NA vers un
autre numéro préconfiguré ou ad-hoc
(indiqué sur le combiné si activé).
Supprimer le transfert d'appel
Permet de supprimer le transfert
d'appel de votre NA (indiqué sur le
combiné si activé).
Ne pas déranger
Permet d'activer la fonction Ne pas
déranger sur votre NA (indiqué sur le
combiné et l'état de présence du
téléphone au bas d'InTouch, si activé)
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Menus contextuels
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur plusieurs endroits de l'écran InTouch
pour afficher les informations et les activités.
Remarque : Les menus contextuels n'affichent pas d'informations relatives à BCM,
l'agenda Outlook, ni la présence sur Skype ou MSN.
Les menus contextuels e-mail, contact Outlook et rendez-vous affichent un sous-menu Intouch
contenant toutes les actions disponibles pour le contact basé sur l'élément qui a été sélectionné
avec le bouton droit de la souris. Si aucune action n'est disponible ou aucun contact n'est
trouvable, l'élément InTouch est alors désactivé.
La section « Menu contextuel » à la page 11 présente un exemple du menu d'aide contextuelle.
Figure 3 Menu contextuel
Les actions disponibles se distinguent parmi les catégories ci-dessous. (Si aucune action n'est
disponible pour une catégorie donnée, aucun sous-menu n'existe pour cette catégorie.)
Table 3 Propriétés du menu contextuel
Variable
Description
Appel
Permet d'appeler le contact via le
BCM, en utilisant Skype ou une
session vocale de clavardage sur
Skype ou MSN.
Permet d'ouvrir une session de
clavardage sur Skype ou MSN.
12
Table 3 Propriétés du menu contextuel
Variable
Description
E-mail
Permet de créer un e-mail vierge pour
choisir une adresse e-mail.
Planifier un appel
Permet de planifier un appel vers un
numéro disponible.
Menu contextuel pour les entrées de contact
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque entrée de contact (numéro de téléphone,
adresse e-mail, identifiant Skype ou MSN). Ceci permet d'afficher un menu contextuel avec les
actions qui s'appliquent uniquement à cette entrée.
La section « Menu contextuel pour les entrées de contact » à la page 12 présente un exemple du
menu contextuel pour les entrées de contact.
Figure 4 Menu contextuel pour les entrées de contact
Figure 5 Entrée Skype
Figure 6 Entrée MSN
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Figure 7 Entrée e-mail
Figure 8 Entrée numéro de téléphone
Figure 9 Entrée téléphone portable
Figure 10 Menu contextuel d'appel en absence
Affichage des appels actifs
Les appels entrants et sortants effectués à l'aide d'InTouch ou du combiné sont représentés au
bas du panneau InTouch par une petite fenêtre indépendante signalant l'appel. Le nombre de
fenêtres d'appel pouvant être affichées n'est pas limité. Cependant, en cas de plus de deux appels
simultanés, InTouch affiche une barre de défilement le long de la fenêtre d'appel de façon à
afficher seulement deux appels en même temps.
La section « Affichage d'une fenêtre indépendante d'appels actifs » à la page 14 présente un
exemple d'affichage d'appel actif.
14
Figure 11 Affichage d'une fenêtre indépendante d'appels actifs
Vous pouvez répondre ou terminer une conversation téléphonique ou Skype, envoyer un e-mail,
un message MSN ou Skype, ou rappeler le contact à partir de la fenêtre indépendante d'appel actif.
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Chapitre 2
Configuration des contacts
Aucun contact n'apparaît initialement dans la liste de contacts InTouch. Cette liste n'inclut pas
automatiquement les contacts d'un annuaire de contacts (par exemple, des contacts MSN, Skype,
BCM ou Outlook). Vous pouvez ajouter ou supprimer des contacts dans votre liste de contacts
InTouch depuis tout annuaire de contacts.
Les contacts sont importés vers InTouch à partir des annuaires de contacts, qui correspondent aux
dossiers individuels de contacts de l'application source. Skype, BCM et MSN possèdent un
annuaire de contacts unique. Cependant, Outlook possède un annuaire de contacts pour chaque
dossier prêt à être utilisé dans le carnet d'adresses Outlook et un annuaire pour la liste d'adresses
globale. InTouch se base sur la liste des fournisseurs de carnets d'adresses d'Outlook pour les
contacts InTouch provenant d'Outlook. Par défaut, cette liste inclut seulement la liste d'adresses
globale ainsi que le dossier de contacts de la banque d'informations par défaut (généralement votre
boîte de réception située sur le serveur Exchange).
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un dossier de contacts au carnet d'adresses Outlook,
veuillez vous référer à l'aide d'Outlook ou à la documentation utilisateur.
Ajout et suppression de contacts dans la liste de contacts
InTouch
Grâce à InTouch, vous pouvez inclure des contacts de sources variées dans une seule liste.
Les listes de contacts disponibles incluent :
•
•
•
•
•
•
Les contacts Outlook de votre boîte de réception ou les dossiers personnels et archivés
actuellement ouverts
Active Directory depuis le carnet d'adresses global d'Outlook fourni par le serveur exchange
Les autres répertoires d'Outlook tels que les dossiers publics
Les contacts Skype
Les contacts MSN
Les autres utilisateurs connectés au BCM
Les contacts sont ajoutés à cette liste via la boîte de dialogue « Ajouter des contacts ». Lors du
chargement des contacts, InTouch met à jour la liste de contacts InTouch de façon continue.
Ces contacts sont ensuite triés par ordre alphabétique.
Les mises à jour des contacts répertoriés dans d'autres plates-formes telles que Skype ou Outlook
sont automatiquement reflétées dans InTouch dès que les informations sont disponibles.
Par exemple, les changements effectués sur les contacts Skype sont presque instantanés, tandis que
la liste de contacts d'adresses globale d'Outlook nécessite le redémarrage d'InTouch avant que les
changements soient appliqués.
Pour ajouter des contacts à partir de Skype ou MSN, vous devez démarrer l'application et vous
connecter à votre compte.
16
Chapitre 2 Configuration des contacts
Ajouter un contact à votre liste de contacts InTouch
1
Cliquez sur Ajouter des contacts dans le panneau InTouch. La boîte de dialogue Ajouter
des contacts apparaît.
2
Sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez importer vos contacts dans la liste
déroulante de l'annuaire de contacts. Les options disponibles comportent les éléments suivants :
3
a
Le répertoire téléphonique (BCM), sélectionné par défaut
b
Chaque dossier de contacts prêt à être utilisé, tel que le carnet d'adresses Outlook.
Un seul dossier existe par défaut, mais plusieurs peuvent être ajoutés. Chaque dossier
disponible possède sa propre entrée. L'entrée est répertoriée comme « Nom de dossier
de contact (Nom de Mémoire de messages) », par exemple : « Contacts (boîte de
réception - John Smith) ».
c
La liste d'adresses globale
d
Les contacts Skype (si disponible)
e
Les contacts MSN (si disponible)
Dans le champ de recherche, saisissez le nom, le nom d'utilisateur ou toute autre
information relative à l'utilisateur pour effectuer une recherche dans les contacts existants.
OU
Recherchez manuellement un contact dans la liste.
4
Dans la liste de contacts, sélectionnez la case « Contacts » si vous souhaitez inclure un
(ou plusieurs) contact à la liste de contacts InTouch.
5
Cliquez sur OK.
Supprimer un contact de votre liste de contacts InTouch
1
Dans la liste de contacts InTouch, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact
à supprimer.
2
Sélectionnez Supprimer dans le menu. Le contact est alors supprimé de la liste. Si vous
supprimez un contact fusionné, tous les éléments de ce contact seront supprimés.
Supprimer un contact de la liste de contacts InTouch à l'aide de
la boîte de dialogue Ajouter des contacts
1
2
Sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez importer vos contacts dans la liste
déroulante de l'annuaire de contacts. Les options disponibles comportent les éléments suivants :
a
Le répertoire téléphonique (BCM), sélectionné par défaut
b
Chaque dossier de contacts prêt à être utilisé, tel que le carnet d'adresses Outlook.
Un seul dossier existe par défaut, mais plusieurs peuvent être ajoutés. Chaque dossier
disponible possède sa propre entrée. L'entrée est répertoriée comme « Nom de dossier
de contact (Nom de Mémoire de messages) », par exemple : « Contacts (boîte de
réception - John Smith) ».
c
La liste d'adresses globale
d
Les contacts Skype (si disponible)
e
Les contacts MSN (si disponible)
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Chapitre 2 Configuration des contacts 17
3
Dans le champ de recherche, saisissez le nom, le nom d'utilisateur ou toute autre
information relative à l'utilisateur pour effectuer une recherche dans les contacts existants.
OU
Recherchez manuellement un contact dans la liste.
4
Dans la liste de contacts, décochez la case « Contacts » si vous souhaitez supprimer un
(ou plusieurs) contact de la liste de contacts InTouch.
5
Cliquez sur OK.
Gestion des contacts
Une fois que vous avez ajouté des contacts à la liste de contacts InTouch, vous pouvez créer une
sous-liste de Contacts principaux, fusionner des contacts dupliqués, rechercher un contact
spécifique dans la liste de contacts ou afficher les informations relatives à un contact.
Contacts principaux
Après avoir ajouté des contacts à la liste de contacts InTouch, vous pouvez désigner certains
contacts spécifiques comme Contacts principaux. Les Contacts principaux apparaissent dans
une sous-liste située au-dessus des contacts normaux, ce qui vous permet un accès simple et
rapide et vous évite d'avoir à les rechercher. Les Contacts principaux se distinguent des contacts
normaux par leur couleur d'arrière-plan. Les Contacts principaux constituent le seul
regroupement de contacts disponible dans InTouch.
Attribuer le statut de Contact principal
1
Sélectionnez le contact auquel vous souhaitez attribuer le statut de Contact principal dans le
panneau InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Un menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez « Créer en tant que contact principal » dans ce menu. Le contact est alors
déplacé vers la sous-liste des Contact principaux et est ajouté aux autres Contacts
principaux par ordre alphabétique.
Supprimer un contact de vos Contacts principaux
1
Sélectionnez le contact auquel vous souhaitez retirer le statut de Contact principal dans le
panneau InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Un menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez « Créer en tant que contact normal » dans ce menu. Le contact est alors
déplacé vers la liste de contacts normaux et classé par ordre alphabétique.
Recherche des contacts
Si la liste de contacts que vous avez créée est longue, vous pouvez utiliser la fonction de
recherche pour trouver un contact spécifique sans avoir à faire défiler manuellement la liste.
18
Rechercher un contact dans votre liste de contacts
1
Saisissez les informations du contact que vous souhaitez trouver dans la zone de recherche,
située dans la partie supérieure du panneau InTouch. Si un ou plusieurs contacts correspondants
sont trouvés, ils s'affichent dans votre liste de contacts. Si un contact faisant partie d'un contact
fusionné est trouvé, l'ensemble du contact fusionné s'affiche, et non pas seulement le contact
secondaire. Les informations recherchées dépendent de la source du contact :
•
•
•
•
Outlook
— Prénom
— Nom
— Entreprise (non affiché dans les détails du contact)
— Poste (non affiché dans les détails du contact)
— Adresse e-mail 1, 2 et 3
— Numéros de téléphone
BCM
— NA
— Nom affiché
Skype
— Identifiant Skype
— Téléphone professionnel
— Téléphone mobile
MSN
— Nom d'utilisateur (adresse e-mail)
— Nom
Fusion de contacts dupliqués
Lorsque plusieurs contacts sont ajoutés à une liste depuis plusieurs sources, des entrées
dupliquées peuvent apparaître. Par exemple, un contact peut se trouver dans Active Directory
d'Outlook et dans votre liste Skype. Cette duplication peut être fusionnée en une seule entrée.
Fusionner un contact dupliqué
1
Recherchez l'entrée dupliquée à l'aide de la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez fusionner.
3
Faites glisser et déplacer le contact au dessus de l'entrée avec laquelle vous souhaitez le
faire fusionner. L'écran Associer des contacts s'affiche.
4
Précisez le prénom, le nom et l'alias (nom d'affichage) du contact dans cet écran.
5
Si vous ne souhaitez pas que le contact fusionné soit défini comme Contact principal,
décochez la case Contact principal.
6
Cliquez sur Joindre pour fusionner les contacts.
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Chapitre 2 Configuration des contacts 19
Renommer un contact fusionné
Remarque : Cette procédure permet uniquement de changer le nom du contact
combiné. InTouch ne renomme pas les contacts individuels ou d'origine.
1
Recherchez l'entrée dupliquée à l'aide de la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez renommer.
3
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Le menu contextuel apparaît.
4
Sélectionnez Renommer le contact combiné dans le menu.
5
Saisissez le nouveau nom.
6
Cliquez sur OK.
Séparer un contact fusionné
1
Recherchez l'entrée du contact fusionné à l'aide de la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez séparer en contacts individuels.
3
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Le menu contextuel apparaît.
4
Sélectionnez Séparer le contact combiné dans le menu.
5
Cliquez sur OK. Le contact est séparé et ses contacts d'origine sont à présent disponibles.
Les contacts séparés conservent leur statut original de Contact principal ou normal.
Gestion des contacts Outlook depuis InTouch
Les contacts Outlook peuvent être créés et modifiés directement dans InTouch. Vous pouvez
sélectionner un dossier de contact Outlook (sauf la liste d'adresses globale) dans la boîte de
dialogue « Ajouter des contacts » et créer un nouveau contact dans Outlook qui sera
automatiquement inclus dans la liste de contacts InTouch. Vous pouvez ensuite fusionner ce
contact ou le sélectionner comme principal.
Si vous essayez d'ajouter un contact Outlook déjà existant dans InTouch, Outlook vous indique
que le contact existe déjà et vous propose une mise à jour. Cliquer sur Oui pour mettre le contact
Outlook à jour. Cependant, ceci ne permet pas de l'ajouter à votre liste de contacts InTouch.
Créer un contact Outlook en utilisant InTouch
1
2
Sélectionnez le dossier de contacts Outlook auquel vous souhaitez ajouter le contact dans la
liste déroulante du répertoire de contacts.
3
Saisissez les informations relatives au contact.
4
Cliquez sur OK.
20
Modifier un contact Outlook depuis votre liste de contacts
InTouch
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact à modifier dans la liste de
contacts InTouch.
2
Sélectionnez Modifier dans le menu. La boîte de dialogue de contacts d'Outlook apparaît.
3
Effectuez les modifications requises.
4
Cliquez sur Enregistrer et Fermer. InTouch applique automatiquement les modifications
apportées au contact.
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21
Chapitre 3
Affichage de la présence d'un contact
InTouch vous permet de voir la disponibilité actuelle de vos contacts, selon le type de contact
(e-mail, MI ou téléphone).
InTouch distingue les présences de la manière suivante :
•
•
•
•
•
•
Informations BLF (Busy Lamp Field) via l'interface BCM LAN CTE
Extraction du calendrier Outlook
Présence sur Skype dans InTouch
Présence sur MSN dans InTouch
InTouch « envoyant » une présence BCM BLF à Skype
InTouch « envoyant » une présence BCM BLF à MSN
L'information BCM BLF est limitée au statut de l'appel et aux informations de diversion.
Les informations relatives à l'appel (par exemple, identification ou nom de l'appelant) ne sont pas
affichées. L'accès à l'agenda d'Outlook est limité au statut de disponibilité (Occupé ou Absent du
bureau) et à la durée.
Ces indicateurs de présence sont automatiquement mis à jour en fonction de la source. Ils ne sont
pas directement configurés par l'utilisateur mais reflètent les informations fournis par le contact,
par exemple, les appels téléphoniques, les rendez-vous ainsi que les statuts Skype et MSN.
Informations BLF (Busy Lamp Field) via l'interface BCM
Quatre états téléphoniques sont affichés : Inactif, Occupé (inclus sonnerie, appel en cours et appel
en attente), Ne pas déranger et Information indisponible.
Le statut Information indisponible peut survenir au démarrage, alors que les lignes BCM sont
interrogées pour leur statut initial ou sur les lignes téléphoniques sans fil lorsque le téléphone ne
fonctionne pas ou n'est pas connecté au BCM.
L'indication de transfert d'appel n'est pas disponible.
Extraction du calendrier Outlook
InTouch extrait les informations des calendriers des Contacts principaux provenant de la liste
d'adresses globale Exchange. Les informations sont mises à jour toutes les 5 minutes.
Pour pouvoir utiliser cette fonction, vous devez avoir accès au calendrier du contact dont vous
souhaitez extraire le calendrier (ou avoir autorisé l'accès au groupe dont vous faites partie).
Une fois l'extraction de l'agenda Outlook activée, deux états s'affichent :
•
•
En réunion : déplacez le curseur pour afficher la durée de la réunion. Cette fonction peut
s'avérer très utile car elle permet aux utilisateurs de prendre la meilleure décision grâce au
niveau élevé d'information fourni.
Absent du bureau : déplacez le curseur pour afficher l'heure/la date de retour. Cette fonction
indique l'heure et la date de retour prévues.
22
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact
Les états de présence d'Outlook et de BCM sont combinés en un indicateur comme suit :
Table 4 État de présence Outlook et BCM
Statut Outlook
Inactif/aucune
information du
calendrier
Aucune présence Icône bleue - pas
BCM
d'image téléphone
Occupé
Absent du bureau
Icône jaune - pas d'image
téléphone
Inactif
Occupé
Ne pas déranger
L'indicateur Absent
du bureau est de
couleur noire, quel
que soit le statut du
téléphone
Information
indisponible
Contrôler le statut d'un contact à l'aide de l'extraction de l'agenda Outlook
1
Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Agenda sur le PC de
l'utilisateur à contrôler.
2
Sélectionnez Propriétés.
3
Sélectionnez l'onglet Autorisations.
4
Définissez les autorisations anonymes et par défaut du reviseur.
Présence sur Skype dans InTouch
Lorsque l'état de présence du compte Skype (affiché sur l'écran actuel InTouch) change,
l'icône Skype correspondante s'affiche dans InTouch.
InTouch utilise les icônes Skype comme pour la version 4 de Skype.
Si Skype est désactivé, InTouch affiche les dernières informations de contact mais n'affiche
plus l'indicateur de présence pour chaque contact Skype. Lorsque que Skype est à nouveau
activé, InTouch met à jour la présence appropriée.
NN40170-102
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact 23
Table 5 Conversion du statut inTouch au statut Skype
Présence InTouch
Présence Skype
Appel en cours/Sonnerie/Appel en
attente
Non disponible
En réunion
Non disponible
Absent du bureau
Absent
Remarque : si l'utilisateur Skype met son statut sur Hors ligne/
non visible, InTouch ne peut pas mettre à jour le statut.
Remarque : les autorisations du calendrier Exchange n'ont pas d'impact
car InTouch accède à l'agenda de l'utilisateur et informe le contact de
l'utilisateur Skype.
Présence Skype dans MSN
Lorsque l'état de présence du compte MSN (affiché sur l'écran actuel InTouch) change,
l'icône MSN correspondante s'affiche dans InTouch.
Si MSN est désactivé, InTouch affiche les dernières informations de contact mais n'affiche plus
l'indicateur de présence pour chaque contact MSN. InTouch met à jour la présence lorsque
MSN est à nouveau activé.
Table 6 Conversion du statut inTouch au statut MSN
Présence InTouch
Présence Windows Live Messenger
Appel en cours/Sonnerie/Appel en
attente
Occupé
En réunion
Occupé
Absent du bureau
Absent
Remarque : si les utilisateurs MSN mettent leur statut sur Hors ligne,
InTouch ne met pas à jour leur statut.
Remarque : InTouch accède à l'agenda de l'utilisateur et fait parvenir
l'information à l'utilisateur par son compte MSN, par conséquent,
les autorisations du calendrier Exchange n'ont aucune incidence.
24
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact
NN40170-102
25
Chapitre 4
Utilisation des fonctions InTouch
Ce chapitre explique comment utiliser les nombreuses fonctions d'InTouch.
•
•
•
•
•
•
Fonctions e-mail (page 25)
Éléments de calendrier et rendez-vous (page 25)
Appels (page 26)
Messagerie instantanée (page 28)
Appels en absence (page 28)
Options InTouch (page 29)
Fonctions e-mail
InTouch ne change en aucun cas l'utilisation traditionnelle de la messagerie Outlook. Toutefois,
il offre de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez sélectionner l'e-mail d'un de vos contacts,
cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir parmi une liste d'options la façon de
communiquer avec ce dernier. Les choix sont les suivants (si les informations sont disponibles) :
•
•
•
•
Appel... Téléphoner au contact - une liste des numéros connus est affichée.
Message instantané... Démarrez une session de clavardage avec le contact sur Skype ou MSN.
E-mail... Envoyez un e-mail au contact - ceci permet d'ouvrir un nouvel e-mail adressé au contact.
Rappelez le contact - ceci permettra d'ajouter un rappel dans le calendrier Outlook et une
fenêtre indépendante s'affichera à l'écran au moment du rappel. Les options disponibles sont
de 5 minutes, 10 minutes, 15, minutes, 30 minutes, 1 heure ou « Sélectionner », qui vous
permet de saisir manuellement la date et l'heure.
Vous avez également la possibilité de communiquer avec le contact en sélectionnant son e-mail et
en choisissant le bouton correspondant à la méthode de communication de votre choix dans la
barre d'outils.
Éléments de calendrier et rendez-vous
InTouch extrait l'agenda d'Outlook des Contacts principaux InTouch qui sont à 5 minutes
d'intervalles ainsi que les contacts Outlook.
Vous pouvez utiliser InTouch pour ajouter un appel programmé au calendrier de l'utilisateur.
L'utilisateur recevra alors un rappel avant l'appel. Ces rappels s'affichent sous la forme d'une
fenêtre indépendante. L'utilisateur ajoutera un rappel d'appel dans son calendrier Outlook en
cliquant sur le bouton « rappel ». Les rappels d'appel peuvent être programmés à tout moment
depuis les menus contextuels ou la barre d'outils InTouch. Ils peuvent être activés pour tous les
contacts auxquels un ou plusieurs numéros de téléphone sont associés.
26
Chapitre 4 Utilisation des fonctions InTouch
Planifier un rappel
1
Cliquez sur Rappel dans la fenêtre indépendante d'appel. L'écran de rappel apparaît et
affiche le nom du contact et son numéro de téléphone.
2
Sélectionnez l'intervalle Rappeler dans
OU
Saisissez la date et l'heure de rappel du contact dans le champ Rappel.
3
Saisissez l'objet de l'appel. Il correspond au nom de l'évènement dans votre calendrier.
4
Cliquez sur Planifier un appel pour ajouter une notification à votre calendrier Outlook.
Double-cliquer sur l'évènement dans votre calendrier permet d'ouvrir une fenêtre de
rendez-vous Outlook depuis la barre d'outils InTouch.
Appels
Vous pouvez appeler tous vos contacts depuis le panneau InTouch. InTouch vous offre
plusieurs options pour appeler vos contacts :
•
•
•
•
•
•
Double-cliquez sur le numéro de votre choix après avoir déployé l'entrée dans votre
liste de « Contacts principaux ».
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un e-mail et sélectionnez le numéro de
téléphone de votre choix.
Cliquez sur « Appeler » dans la fenêtre indépendante de rappel.
Effectuez une recherche et cliquez sur le numéro de votre choix après avoir déployé
l'entrée de contact.
Faites défiler les entrées vers le bas dans l'annuaire sous la liste de « Contacts principaux »
et cliquez sur le numéro de votre choix après avoir déployé l'entrée.
Saisissez le numéro dans la fenêtre de saisie et cliquez sur Appeler.
Si un appel sortant échoue, la fenêtre indépendante d'appel se ferme automatiquement lorsque
l'appel est terminé.
Table 7 Fonctions de la fenêtre d'appel
Fonction
Description
Répondre
Seulement disponible pour les appels
entrants avec une sonnerie. Permet de
répondre à l'appel en utilisant le combiné,
le haut-parleur ou un casque. Appuyer
sur la touche de réponse lorsqu'un autre
appel est connecté permet de mettre
l'appel en attente avant d'y répondre.
Raccrocher
Seulement disponible lorsque l'appel est
connecté ou pour un appel sortant auquel
le contact n'a pas encore répondu.
Termine l'appel en cours.
Mettre en attente
Seulement disponible pour les appels
connectés. Met l'appel en attente.
Passe à Arrêter la mise en attente
lorsque l'appel est en attente.
NN40170-102
Chapitre 4 Utilisation des fonctions InTouch 27
Table 7 Fonctions de la fenêtre d'appel
Fonction
Description
Arrêter la mise en attente
Seulement disponible pour les appels en
attente. Termine la mise en attente de
l'appel. Appuyer sur cette touche lorsqu'un
autre appel est connecté permet de mettre
le nouvel appel en attente avant de
reprendre le premier appel.
Skype
Seulement disponible si un ou plusieurs
identifiants Skype sont associés au contact
et si l'utilisateur est connecté à Skype.
Ouvre une session de clavardage avec le
contact.
MSN
Seulement disponible si un ou plusieurs
identifiants MSN sont associés au contact
et si l'utilisateur est connecté à MSN.
Ouvre une session de clavardage avec le
contact.
E-mail
Seulement disponible si une adresse
électronique est associée au contact.
Ouvre un nouveau message électronique
avec la première adresse électronique
trouvée pour le contact.
Rappeler
Seulement disponible si un numéro de
téléphone est associé au contact.
Permet de préciser le moment où le
rappel de l'appel doit être programmé et
d'entrer un objet de rappel.
Erreurs de la fenêtre d'appel
Si une fonction de traitement des appels échoue, un message adressé à l'utilisateur s'affiche.
Le message d'erreur comprend une interprétation du code d'erreur LAN CTE.
Les cas d'échecs sont les suivants :
•
•
•
Utilisateur appelé :
— Répondre
— Mettre en attente
— Arrêter la mise en attente
— Raccrocher
— Composition du numéro
À partir de la barre d'outils
— Régler le renvoi d'appel
— Supprimer le transfert d'appel
— Basculer en mode Ne pas déranger
Logiciel appelé (déclenché par les évènements d'avancement d'appels LAN CTE)
— Requête d'informations sur l’appel
Une session InTouch peut être abandonnée par BCM si le message d'erreur « Session interrompue
par BCM » apparaît lors de l'affichage de l'appel. L'appel pour lequel la session a été abandonnée
se poursuit normalement, cependant InTouch ne permet plus de contrôler cet appel. En outre,
les informations relatives à l'appel ne sont plus affichées.
28
Modification du mode de composition des numéros de téléphone
Vous pouvez modifier le mode de composition des numéros dans les cas de figure suivants :
•
•
•
•
La longueur du plan de numérotation privé est équivalente à la longueur du numéro
du RTCP.
Les plans de numérotation internes et externes à l'entreprise possèdent 7 chiffres.
Les plans de numérotation internes possèdent X chiffres, mais le code d'accès est différent
selon les faisceaux requis (8xxxx pour les appels PRI et 7xxxx pour les appels IP).
Le carnet d'adresses Outlook contient des numérotations privées pour certains contacts.
Par exemple, si un plan de numérotation interne utilise le préfixe 6 pour les appels externes, et si le
code régional est 613 pour une numérotation à 10 chiffres, Outlook ajoute automatiquement le
code régional (613) lorsque vous saisissez un numéro privé à 7 chiffres. Dans ce cas, vous pouvez
modifier le contact InTouch en remplaçant 9 613 XXX XXXX par 6XXXXXXX.
Vous pouvez changer manuellement les paramètres sous Windows dans Panneau de
configuration > Options du téléphone et du Modem pour :
•
•
Des configurations pour lesquelles le préfixe de numérotation interne d'une entreprise est
utilisé pour des appels longue distance au lieu d'utiliser le préfixe pour un appel sortant.
Des zones où l'indicatif régional est nécessaire pour effectuer des appels dans cette région.
InTouch n'intègre pas de fonctions de messagerie instantanée. Néanmoins, les utilisateurs
peuvent lancer une session de clavardage sur Skype ou MSN (selon le cas) depuis les menus
contextuels d'InTouch et/ou des barres d'outils InTouch pour les contacts auxquels un compte
Skype ou MSN est associé.
Démarrer une session de clavardage sur Skype ou MSN
1
Choisissez le contact auquel vous souhaitez envoyer un message dans le panneau InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact pour ouvrir le menu contextuel
3
Sélectionnez Clavardage : <Nom d'utilisateur Skype> ou Clavardage :
<Nom d'utilisateur MSN> pour ouvrir une nouvelle fenêtre de clavardage avec le contact.
Appels en absence
Un bouton « Appels en absence » est situé sur la partie supérieure du panneau InTouch.
Si l'utilisateur a manqué un appel lorsqu'InTouch est activé, le bouton devient orange et le
nombre d'appels en absence est affiché dans le champ de ce bouton. Cliquer sur ce bouton
permet d'afficher la liste des appels en absence ainsi que l'heure, le numéro de téléphone,
et si elles sont disponibles, les informations relatives au contact correspondant. Le nombre
d'appels en absence affiché indique le nombre d'appels qui ont été manqués depuis la dernière
consultation de la liste des Appels en absence.
Lors de la consultation de cette liste, le bouton « Appels en absence » devient « Contacts ».
Cliquer sur ce bouton permet à l'utilisateur de retourner à la liste de contacts InTouch.
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Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'entrée de l'appel en absence affiche des informations
supplémentaires sur l'appelant, telles que son numéro de téléphone portable, son adresse électronique,
etc. Il vous suffit de double-cliquer sur le numéro de l'appel en absence pour l'appeler.
Remarque : Les appels en absence sont enregistrés uniquement lorsqu'InTouch
est activé. Les appels effectués par l'utilisateur et auxquels l'utilisateur a répondu
ne sont pas enregistrés.
Options InTouch
Lors de l'installation d'InTouch sur un PC, un nouvel onglet d'options InTouch apparaît sur
l'écran d'options Outlook. L'illustration « Options InTouch » à la page 29 présente l'écran
d'options InTouch.
Figure 12 Options InTouch
30
Table 8 Description des options InTouch
Variable
Définition
Journal des appels
Permet d'activer le journal étendu des
messages InTouch (vide par défaut).
Langue
Sélectionne la langue utilisée pour les
composants InTouch.
Extension
Définit le Numéro d'annuaire utilisé par
InTouch pour contrôler les appels.
Vous pouvez seulement sélectionner
un NA en fonction de la liste BCM DN
fournie.
Numéro de messagerie vocale
Numéro utilisé pour la fonction
Transférer à une messagerie vocale.
Indiquer des destinataires de
transfert
Ouvre l'écran Destinataires de
transfert.
Appels inter-entreprises
Active ou désactive les appels
inter-entreprises.
Longueur du numéro inter-entreprise Saisissez la longueur du numéro
inter-entreprise. Les numéros de
téléphone comportant moins de
chiffres que la longueur spécifiée sont
composés en tant que numéro interne.
Les numéros de téléphone qui
correspondent à la longueur spécifiée
sont composés avec le préfixe interne.
La longueur du numéro de téléphone
inter-entreprise doit être supérieure à
la longueur des postes internes
Préfixe de composition
inter-entreprise
Saisissez le préfixe de numérotation
interne à utiliser pour la composition
inter-entreprise. Par défaut, les
numéros de téléphone comportant
moins de chiffres que la longueur
spécifiée sont composés en tant que
numéro inter-entreprise. Les numéros
de téléphone qui correspondent à la
longueur spécifiée sont composés
avec le préfixe. Les numéros de
téléphone qui dépassent la longueur
spécifiée sont pris en charge par la
fonction de traduction TAPI de
Windows. La configuration basique de
TAPI peut être effectuée par l'assistant
de configuration InTouch. Les règles
de composition plus complexes doivent
être gérées manuellement.
Définition des destinataires de transfert
L'écran de destinataires de transfert vous permet de configurer les destinataires de renvois
d'appels. Les noms et les numéros saisis sur cet écran apparaissent dans le menu « Transférer à... »
du panneau principal InTouch. L'illustration fournit un exemple de l'écran Définition des
destinataires de transfert.
NN40170-102
Figure 13 Écran de destinataires de transfert
Vous pouvez ajouter jusqu'à 49 destinataires de transfert. InTouch ne valide pas les numéros de
la liste. Cependant, les numéros qui ne semblent pas être des NA sont traduits en une adresse
valide avant d'instaurer le renvoi d'appel (par exemple, le numéro est précédé d'une composition
digitale externe).
Remarque : Les paramètres de renvoi d'appel BCM écrasent ces actions de
renvoi d'appel. Si un utilisateur/ NA est configuré de façon telle qu'il ne soit pas
autorisé à effectuer un transfert d'appels vers des numéros externes, cliquer sur
<« Transférer à numéro externe »> n'aura aucun effet.
32
NN40170-102

Guide de l`utilisateur InTouch

Transcription

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