Guide de l`utilisateur InTouch

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Guide de l'utilisateur InTouch
BCM
Business Communications Manager
Type de document : Standard
Version du document : 01.01
Numéro de document : NN40170-102
Date : Octobre 2009
Copyright © 2009 Nortel Networks. Tous droits réservés.
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Table des matières
3
Table des matières
Chapitre 1
Mise en route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
À propos de InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Configuration minimale requise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Première exécution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Panneau InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Affichage de la barre d'outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Menus contextuels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Affichage des appels en cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Chapitre 2
Configuration des contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Ajout et suppression de contacts dans la liste de contacts InTouch . . . . . . . . . . . . . . 15
Gestion des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Contacts principaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Recherche des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Fusion de contacts dupliqués . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Gestion des contacts Outlook depuis InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Chapitre 3
Affichage de la présence d'un contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Informations BLF (Busy Lamp Field) au moyen de l'interface BCM . . . . . . . . . . . 21
Extraction du calendrier Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Présence sur Skype dans InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Présence Skype sur MSN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Chapitre 4
Utilisation des fonctions InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Fonctions de courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Éléments de calendrier et rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Erreurs de la fenêtre d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Modification du mode de composition des numéros de téléphone . . . . . . . . . . . . 28
Messagerie instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Appels manqués . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Options InTouch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Guide de l’utilisateur InTouch
4
Table des matières
NN40170-102
5
Chapitre 1
Mise en route
Cette section comporte des informations sur :
•
•
•
•
« À propos de InTouch » à la page 5
« Configuration minimale requise » à la page 5
« Première exécution » à la page 6
« Affichages » à la page 6
À propos de InTouch
InTouch est une application complémentaire pour Outlook fonctionnant sous Windows. Elle permet
d'intégrer Outlook, MSN et Skype aux fonctions de contrôle et de gestion des appels BCM.
InTouch permet d'optimiser les communications grâce à une consolidation de la présence des
informations. Par ailleurs, InTouch offre plusieurs options de communication : audio, courrier
électronique et/ou messagerie instantanée (MI).
InTouch centralise les formes de communication les plus répandues en permettant une interaction
directe entre la téléphonie, la messagerie électronique, l'agenda et la messagerie instantanée à
l'aide d'une simple touche.
Configuration minimale requise
Système d'exploitation :
•
•
Windows XP Professionnel SP3
Windows Vista SP2 Business, Ultimate ou Enterprise (32 OU 64 bit)
.Net framework :
•
Framework 3.5 Service Pack 1 – disponible sur le site Web de Microsoft
Microsoft Outlook :
•
•
•
2002 (XP)
2003
2007
Microsoft Exchange :
•
•
2000
2003
Skype (en option) :
•
3.8.0.188
MSN (en option) :
•
14.0
6
Chapitre 1 Mise en route
BCM :
•
•
BCM 50 Version 5.0
BCM 450 Version 5.0
Installateur Windows :
•
Windows Installer 3.1
Configuration matérielle requise du PC client :
•
•
•
•
Processeur 1 GHz 32-bit (x86) ou 64-bit (x64)
1 Go de mémoire système
Au moins 20 Mo d'espace disponible pour l'installation et 10 Mo additionnels pour la
configuration et la mise en cache des données des contacts. L'espace requis pour la
configuration et la mise en cache varie selon le nombre de contacts à afficher.
Connexion réseau. 10 Mo/s minimum.
Première exécution
Lors de la première exécution de InTouch, vous êtes invité à sélectionner votre NA à partir d'une
liste de NA configurés pour l'utilisation du BCM si l'accès à plusieurs NA vous a été accordé.
Si seulement 1 NA est disponible pour l'utilisateur, InTouch utilisera ce NA automatiquement.
Si aucun NA n'a été configuré, les fonctions de InTouch ne sont pas disponibles.
Si vous utilisez Skype, Skype vous invite à laisser Outlook.exe accéder à l'application.
Le panneau de InTouch ne contient aucun contact lors du démarrage initial. Pour obtenir
davantage d’informations sur l’ajout de contacts, reportez-vous à la section « Ajout et
suppression de contacts dans la liste de contacts InTouch » à la page 15.
Affichages
L'interface utilisateur de InTouch se compose de plusieurs affichages. Les principaux affichages
sont les suivants :
•
Le panneau InTouch : un panneau d'une largeur fixe situé sur le côté droit d'une page
Outlook. Cet affichage est constitué de plusieurs sous-affichages qui sont automatiquement
redimensionnés selon vos besoins. Les sous-affichages sont les suivants :
— Le panneau de recherche.
— La liste de contacts InTouch. Les Contacts principaux (définis par l'utilisateur)
apparaissent en haut de la liste, suivis par tous les autres contacts ajoutés depuis les
sources disponibles (Outlook, BCM, Skype et MSN).
— Les fenêtres flash pour les appels.
Remarque : il n'est pas possible de redimensionner horizontalement le panneau
InTouch, mais ce dernier est automatiquement redimensionné verticalement le
long de la fenêtre Outlook. Le panneau InTouch ne peut être fermé. Vous devez
désactiver ou désinstaller l'utilitaire pour supprimer le panneau InTouch.
Reportez-vous à l'aide d'Outlook pour plus d'informations sur la désactivation des
applications complémentaires.
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Chapitre 1 Mise en route 7
•
•
•
L'affichage de la barre d'outils.
Les menus contextuels (disponibles en cliquant avec le bouton droit de la souris ou par les
fenêtres flash).
La boîte de dialogue Ajouter des contacts est utilisée pour ajouter des contacts au panneau
InTouch à partir de plusieurs sources.
Panneau InTouch
La concentration visuelle centrale de InTouch est le panneau InTouch qui est situé sur le côté droit
de l'écran d'Outlook. La Figure 1« Panneau InTouch » (page 8) affiche le panneau InTouch.
8
Figure 1 Panneau InTouch
Table 1 Propriétés du panneau InTouch
Variable ou nom du champ
Description
Rechercher
Saisissez le nom du contact que
vous souhaitez rechercher.
Appels manqués
Ouvre l'écran des appels
manqués.
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Table 1 Propriétés du panneau InTouch
Variable ou nom du champ
Description
Ajouter contact
Ouvre l'écran Ajouter contact.
Pour plus d'informations sur
l'ajout de contacts, reportez-vous
à la section « Ajout et suppression
de contacts dans la liste de
contacts InTouch » à la page 15.
Contacts principaux
Liste des utilisateurs définis
comme Contacts principaux. Les
Contacts principaux apparaissent
au haut de la liste de contacts et
sont affichés sur un fond blanc.
Tous les autres contacts sont
affichés en dessous, sur un fond
bleu.
Panneau Appel en cours (panneau Affiche les informations relatives
du bas)
à l'appel en cours. Apparaît
seulement si un appel est en
cours.
Boîte de composition
Vous permet d'appeler des
numéros de téléphone à partir de
InTouch en saisissant le numéro
ou en cliquant sur la touche
Composition. Les symboles
valides incluent les chiffres, les
lettres, ainsi que les touches * et
#. Les lettres sont traduites dans
leur équivalent numérique selon
les claviers téléphoniques
standards.
Affichage de la barre d'outils
InTouch intègre plusieurs barres d'outils Outlook. Les barres d'outils sont visibles sur les
affichages des dossiers courriel, calendrier et contacts principaux ainsi que sur (selon la
version d'Outlook) :
•
•
Outlook 2002/2003 – éléments de contact de messagerie particulier et de calendrier.
Outlook 2007 – affichage de la lecture du courriel (sauf affichage de composition d'un
nouveau courriel), affichage contact et affichage rendez-vous (sauf affichage réunions).
Les barres d'outils affichent toutes les informations et les activités disponibles pour le contact
associé à l'élément actuellement sélectionné. Pour les courriels, ce contact est l'expéditeur du
courriel. InTouch essaye de trouver un contact InTouch correspondant en fonction d'un
identificateur unique attribué par Outlook ou du premier contact InTouch avec une adresse
courriel correspondante.
Pour les contacts Outlook, il s'agit du contact, ainsi que des détails de tout autre contact ayant pu être
fusionnés avec ce contact Outlook. Pour les éléments rendez-vous créés lors de la programmation
d'un rappel à l'aide de InTouch, il s'agit du contact pour lequel un rappel a été planifié.
10
Figure 2 Barre d’outils InTouch
Table 2 Propriétés de la barre d'outils InTouch
Variable
Description
Appel
Permet d'appeler le contact au moyen
de BCM, en utilisant Skype ou une
session de clavardage vocal sur Skype
ou MSN.
Messagerie instantanée
Permet d'ouvrir une session de
clavardage sur Skype ou MSN.
Courriel
Permet de créer un courriel vierge pour
l'adresse de courriel sélectionnée.
Planifier un appel
Permet de planifier un appel vers un
numéro disponible.
Transférer à la messagerie vocale
Permet de transférer les appels de
votre NA vers votre messagerie vocale
(indiquée sur le combiné si activée).
Transférer à :
Permet de transférer votre NA vers un
autre numéro préconfiguré ou ad hoc
(indiqué sur le combiné si activé).
Désactiver le transfert d'appel
Permet de désactiver le transfert
d'appel de votre NA (indiqué sur le
combiné si activé).
Ne pas déranger
Permet d'activer la fonction Ne pas
déranger sur votre NA (indiqué sur le
combiné et l'état de présence du
téléphone au bas de InTouch, si activé)
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Menus contextuels
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur plusieurs endroits de l'écran InTouch
pour afficher les informations et les activités.
Remarque : les menus contextuels n'affichent pas d'informations relatives à BCM,
l'agenda Outlook, ni la présence sur Skype ou MSN.
Les menus contextuels courriel, contact Outlook et rendez-vous affichent un sous-menu
InTouch contenant toutes les actions disponibles pour le contact basé sur l'élément qui a été
sélectionné avec le bouton droit de la souris. Si aucune action n'est disponible ou aucun contact
n'est trouvable, l'élément InTouch est alors désactivé.
La section « Menu contextuel » à la page 11 affiche un exemple du menu contextuel.
Figure 3 Menu contextuel
Les actions disponibles se distinguent parmi les catégories ci-dessous (si aucune action n'est
disponible pour une catégorie donnée, aucun sous-menu n'existe pour cette catégorie).
Table 3 Propriétés du menu contextuel
Variable
Description
Appel
Permet d'appeler le contact au moyen
de BCM, en utilisant Skype ou une
session de clavardage vocal sur Skype
ou MSN.
Permet d'ouvrir une session de
clavardage sur Skype ou MSN.
12
Table 3 Propriétés du menu contextuel
Variable
Description
Courriel
Permet de créer un courriel vierge pour
l'adresse de courriel sélectionnée.
Planifier un appel
Permet de planifier un appel vers un
numéro disponible.
Menu contextuel pour les entrées de contact
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque entrée de contact (numéro de téléphone,
adresse de courriel, identifiant Skype ou MSN). Ceci permet d'afficher un menu contextuel avec
les actions qui s'appliquent uniquement à cette entrée.
La section « Menu contextuel pour les entrées de contact » à la page 12 affiche un exemple du
menu contextuel pour les entrées de contact.
Figure 4 Menu contextuel pour les entrées de contact
Figure 5 Entrée Skype
Figure 6 Entrée MSN
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Figure 7 Entrée courriel
Figure 8 Entrée numéro de téléphone
Figure 9 Entrée téléphone cellulaire
Figure 10 Menu contextuel d'appel manqué
Affichage des appels en cours
Les appels entrants et sortants effectués à l'aide de InTouch ou du combiné sont représentés au
bas du panneau InTouch par une petite fenêtre flash signalant l'appel. Le nombre de fenêtres
d'appel pouvant être affichées n'est pas limité. Cependant, en cas de plus de deux appels
simultanés, InTouch affiche une barre de défilement le long de la fenêtre d'appel de façon à
afficher seulement deux appels en même temps.
La section « Affichage d'une fenêtre flash d'appels en cours » à la page 14 affiche un exemple
d'affichage d'appel en cours.
14
Figure 11 Affichage d'une fenêtre flash d'appels en cours
Vous pouvez répondre à un appel téléphonique ou Skype ou le terminer, envoyer un courriel un
message MSN ou Skype, ou rappeler le contact à partir d'une fenêtre flash d'appel en cours.
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Chapitre 2
Configuration des contacts
Aucun contact n'apparaît initialement dans la liste de contacts InTouch. Cette liste n'inclut pas
automatiquement les contacts d'un registre de contacts (par exemple, des contacts MSN, Skype,
BCM ou Outlook). Vous pouvez ajouter ou supprimer des contacts de tout répertoire de contacts
depuis votre liste de contacts InTouch.
Les contacts sont importés vers InTouch à partir des répertoires de contacts, qui correspondent aux
dossiers individuels de contacts de l'application source. Skype, BCM et MSN possèdent chacun un
répertoire de contacts unique. Cependant, Outlook possède un répertoire de contacts pour chaque
dossier prêt à être utilisé dans le carnet d'adresses Outlook et un répertoire pour la liste globale
d'adresses. InTouch utilisera la liste des fournisseurs de carnets d'adresses d'Outlook comme base
pour les contacts InTouch provenant d'Outlook. Par défaut, cette liste inclut seulement la liste
globale d'adresses ainsi que le dossier de contacts de la mémoire par défaut (généralement votre
boîte aux lettres électronique située sur le serveur Exchange).
Pour plus d'informations concernant l'ajout d'un dossier de contacts au carnet d'adresses Outlook,
veuillez vous référer à l'aide d'Outlook ou à la documentation utilisateur.
Ajout et suppression de contacts dans la liste de contacts
InTouch
Grâce à InTouch, vous pouvez inclure des contacts de sources variées dans une seule liste. Les
sources de contacts disponibles incluent :
•
•
•
•
•
•
Les contacts Outlook de votre boîte aux lettres électroniques ou les dossiers personnels
actuellement ouverts et ceux archivés
Répertoire actif depuis le carnet global d'adresses d'Outlook fourni par le serveur exchange
Les autres répertoires d'Outlook tels que les dossiers publics
Les contacts Skype
Les contacts MSN
Les autres utilisateurs connectés au BCM
Les contacts sont ajoutés à cette liste au moyen de la boîte de dialogue « Ajouter des contacts ».
Lors du chargement des contacts, InTouch met à jour la liste de contacts InTouch de façon
continue. Ces contacts sont ensuite triés par ordre alphabétique.
Les mises à jour des contacts provenant d'autres plates-formes, telles que Skype ou Outlook, qui
sont listés dans InTouch, sont automatiquement reflétées dans InTouch dès que les informations
sont disponibles. Par exemple, les changements effectués aux contacts Skype sont presque
instantanés, tandis que la liste globale d'adresses de contacts d'Outlook nécessite le redémarrage de
InTouch avant que les changements soient appliqués.
Pour ajouter des contacts à partir de Skype ou MSN, l'application doit être en marche et vous
devez avoir ouvert une session sur votre compte.
16
Chapitre 2 Configuration des contacts
Ajouter un contact à votre liste de contacts InTouch
1
Cliquez sur Ajouter des contacts dans le panneau InTouch. La boîte de dialogue Ajouter
des contacts apparaît.
2
Sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez importer vos contacts dans la liste
déroulante du répertoire de contacts. Les options disponibles comportent les éléments suivants :
3
a
Le répertoire téléphonique (BCM), sélectionné par défaut
b
Chaque dossier de contacts est prêt à être utilisé comme un carnet d'adresses Outlook.
Par défaut, il n'y a qu'un seul dossier, mais plusieurs peuvent être ajoutés.
Chaque dossier disponible possède sa propre entrée. L'entrée est répertoriée comme
« Nom de dossier de contact (Nom de Mémoire de messages) », par exemple :
« Contacts (boîte aux lettres – John Smith) ».
c
La liste globale d'adresses
d
Les contacts Skype (si disponible)
e
Les contacts MSN (si disponible)
Dans la zone de recherche, saisissez le nom, le nom d'utilisateur ou toute autre information
relative à l'utilisateur pour effectuer une recherche dans les contacts existants.
OU
Recherchez manuellement un contact dans la liste.
4
Dans la liste de contacts, sélectionnez la case « Contacts » si vous souhaitez inclure un
(ou plusieurs) contact à votre liste de contacts InTouch.
5
Cliquez sur OK.
Supprimer un contact de votre liste de contacts InTouch
1
Dans la liste de contacts InTouch, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact
à supprimer.
2
Sélectionnez Supprimer dans le menu. Le contact est alors supprimé de la liste. Si vous
supprimez un contact fusionné, tous les éléments de ce contact seront supprimés.
Supprimer un contact de la liste de contacts InTouch à l'aide de
la boîte de dialogue Ajouter des contacts
1
2
Sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez importer vos contacts dans la liste
déroulante du répertoire de contacts. Les options disponibles comportent les éléments suivants :
a
Le répertoire téléphonique (BCM), sélectionné par défaut
b
Chaque dossier de contacts prêt à être utilisé comme un carnet d'adresses Outlook.
Par défaut, il n'y a qu'un seul dossier, mais plusieurs peuvent être ajoutés.
Chaque dossier disponible possède sa propre entrée. L'entrée est répertoriée comme
« Nom de dossier de contact (Nom de Mémoire de messages) », par exemple :
« Contacts (boîte aux lettres – John Smith) ».
c
La liste globale d'adresses
d
Les contacts Skype (si disponible)
e
Les contacts MSN (si disponible)
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Chapitre 2 Configuration des contacts 17
3
Dans la zone de recherche, saisissez le nom, le nom d'utilisateur ou toute autre information
relative à l'utilisateur pour effectuer une recherche dans les contacts existants.
OU
Recherchez manuellement un contact dans la liste.
4
Dans la liste de contacts, décochez la case « Contacts » si vous souhaitez supprimer un
(ou plusieurs) contact de la liste de contacts InTouch.
5
Cliquez sur OK.
Gestion des contacts
Une fois que vous avez ajouté des contacts à la liste de contacts InTouch, vous pouvez créer une
sous-liste de contacts principaux, fusionner des contacts dupliqués, rechercher un contact
spécifique dans la liste de contacts ou afficher les informations relatives à un contact.
Contacts principaux
Après avoir ajouté des contacts à la liste de contacts InTouch, vous pouvez désigner certains
contacts spécifiques comme Contacts principaux. Les Contacts principaux apparaissent dans
une sous-liste située au-dessus des contacts normaux; il est donc plus facile et plus rapide d'y
accéder et vous évite d'avoir à les rechercher. Les Contacts principaux se distinguent des
contacts normaux par leur couleur d'arrière-plan. Les Contacts principaux constituent le seul
regroupement de contacts disponible dans InTouch.
Convertir un contact en Contact principal
1
Sélectionnez le contact que vous désirez convertir en Contact principal dans le
panneau InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Un menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez « Convertir en tant que contact principal » dans ce menu. Le contact est alors
déplacé vers la sous-liste des Contact principaux et est ajouté aux autres Contacts
principaux par ordre alphabétique.
Supprimer un contact de vos Contacts principaux
1
Sélectionnez le contact que vous désirez convertir en Contact principal dans le panneau
InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Un menu contextuel apparaît.
3
Sélectionnez « Convertir en tant que contact standard » dans ce menu. Le contact est alors
déplacé vers la liste de contacts standard et classé par ordre alphabétique.
Recherche des contacts
Si la liste de contacts que vous avez créée est longue, vous pouvez utiliser la fonction de
recherche pour trouver un contact spécifique sans avoir à faire défiler manuellement la liste.
18
Rechercher un contact dans votre liste de contacts
1
Saisissez les informations du contact que vous souhaitez trouver dans la zone de recherche,
située dans la partie supérieure du panneau InTouch. Si un ou plusieurs contacts correspondants
sont trouvés, ils s'affichent dans votre liste de contacts. Si un contact faisant partie d'un contact
fusionné est trouvé, l'ensemble du contact fusionné s'affiche, et non pas seulement le contact
secondaire. Les informations recherchées dépendent de la source du contact :
•
•
•
•
Outlook
— Prénom
— Nom
— Entreprise (non affiché dans les détails du contact)
— Poste (non affiché dans les détails du contact)
— Adresse de courriel 1, 2 et 3
— Numéros de téléphone
BCM
— NA
— Nom affiché
Skype
— Identifiant Skype
— Téléphone professionnel
— Téléphone cellulaire
MSN
— Nom d'utilisateur (adresse de courriel)
— Nom
Fusion de contacts dupliqués
Lorsque plusieurs contacts sont ajoutés à une liste depuis plusieurs sources, des entrées dupliquées
peuvent apparaître. Par exemple, un contact peut se trouver dans répertoire actif d'Outlook ainsi
que dans votre liste Skype. Cette duplication peut être fusionnée en une seule entrée.
Fusionner un contact dupliqué
1
Recherchez l'entrée dupliquée en utilisant la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez fusionner.
3
Faites glisser et déplacer le contact au dessus de l'entrée avec laquelle vous souhaitez le
faire fusionner. L'écran Fusionner les contacts s'affiche.
4
Précisez le prénom, le nom et l'alias (nom d'affichage) du contact dans cet écran.
5
Si vous ne souhaitez pas que le contact fusionné soit défini comme Contact principal,
décochez la case Contact principal.
6
Cliquez sur Joindre pour fusionner les contacts.
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Chapitre 2 Configuration des contacts 19
Renommer un contact fusionné
Remarque : cette procédure permet uniquement de changer le nom du contact
combiné. InTouch ne renomme pas les contacts individuels ou d'origine.
1
Recherchez l'entrée dupliquée à l'aide de la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez renommer.
3
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Le menu contextuel apparaît.
4
Sélectionnez Renommer le contact combiné dans le menu.
5
Saisissez le nouveau nom.
6
Cliquez sur OK.
Séparer un contact fusionné
1
Recherchez l'entrée du contact fusionné à l'aide de la zone de recherche.
2
Sélectionnez le contact que vous souhaitez séparer en contacts individuels.
3
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact. Le menu contextuel apparaît.
4
Sélectionnez Séparer le contact combiné dans le menu.
5
Cliquez sur OK. Le contact est séparé et ses contacts d'origine sont à présent disponibles.
Les contacts séparés conservent leur statut original de Contact principal ou standard.
Gestion des contacts Outlook depuis InTouch
Les contacts Outlook peuvent être créés et modifiés directement dans InTouch. Vous pouvez
sélectionner un dossier de contact Outlook (sauf la liste globale d'adresses) dans la boîte de
dialogue « Ajouter des contacts » et créer un nouveau contact dans Outlook qui sera
automatiquement inclus dans la liste de contacts InTouch. Vous pouvez ensuite fusionner ce
contact ou le sélectionner comme principal.
Si vous essayez d'ajouter un contact Outlook déjà existant dans InTouch, Outlook vous indique
que le contact existe déjà et vous propose une mise à jour. Cliquer sur Oui pour mettre le contact
Outlook à jour. Cependant, ceci ne permet pas de l'ajouter à votre liste de contacts InTouch.
Créer un contact Outlook en utilisant InTouch
1
2
Sélectionnez le dossier de contacts Outlook auquel vous souhaitez ajouter le contact dans la
liste déroulante du répertoire de contacts.
3
Saisissez les informations relatives au contact.
4
Cliquez sur OK.
20
Modifier un contact Outlook depuis votre liste de contacts
InTouch
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact à modifier dans la liste de
contacts InTouch.
2
Sélectionnez Modifier dans le menu. La boîte de dialogue de contacts d'Outlook apparaît.
3
Effectuez les modifications requises.
4
Cliquez sur Enregistrer et Fermer. InTouch applique automatiquement les modifications
apportées au contact.
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21
Chapitre 3
Affichage de la présence d'un contact
InTouch vous permet de voir la disponibilité actuelle de vos contacts, selon le type de contact
(courriel, MI ou téléphone).
InTouch distingue les présences de la manière suivante :
•
•
•
•
•
•
Informations BLF (Busy Lamp Field) au moyen de l'interface BCM LAN CTE
Extraction du calendrier Outlook
Présence sur Skype dans InTouch
Présence sur MSN dans InTouch
InTouch « envoyant » une présence BCM BLF à Skype
InTouch « envoyant » une présence BCM BLF à MSN
L'information BCM BLF est limitée au statut de l'appel et aux informations de diversion.
Les informations relatives à l'appel (par exemple, identification ou nom de l'appelant) ne sont
pas affichées. L'accès au calendrier d'Outlook est limité au statut de disponibilité (Occupé ou
Absent du bureau) et à la durée.
Ces indicateurs de présence sont automatiquement mis à jour en fonction de la source. Ils ne sont
pas directement configurés par l'utilisateur, mais reflètent les informations fournis par le contact,
par exemple, les appels téléphoniques, les rendez-vous ainsi que les statuts sur Skype et MSN.
Informations BLF (Busy Lamp Field) au moyen de l'interface BCM
Quatre états téléphoniques sont affichés : Inactif, Occupé (inclus sonnerie, appel en cours et appel
en attente), Ne pas déranger et Information non disponible.
Le statut Information non disponible peut survenir au démarrage, alors que les lignes BCM sont
interrogées pour leur statut initial ou sur les lignes téléphoniques logiciel lorsque le téléphone ne
fonctionne pas ou n'est pas connecté au BCM.
L'indication de transfert d'appel n'est pas disponible.
Extraction du calendrier Outlook
InTouch extrait les informations des calendriers des Contacts principaux provenant de la liste
globale d'adresses Exchange. Les informations sont mises à jour toutes les 5 minutes.
Pour pouvoir utiliser cette fonction, le contact dont vous souhaitez extraire le calendrier doit vous
avoir donné l'autorisation (ou avoir autorisé l'accès au groupe dont vous faites partie).
Une fois l'extraction du calendrier Outlook activée, deux états s'affichent :
•
•
En réunion : déplacez le curseur pour afficher la durée de la réunion. Cette fonction peut
s'avérer très utile car elle permet aux utilisateurs de prendre la meilleure décision grâce au
niveau élevé d'information fourni.
Absent du bureau : déplacez le curseur pour afficher l'heure/la date de retour. Cette fonction
indique l'heure et la date de retour prévues.
22
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact
Les états de présence sur Outlook et BCM sont combinés en un indicateur comme suit :
Table 4 État de présence sur Outlook et BCM
Statut Outlook
Inactif/aucune
information au
calendrier
Aucune présence Icône bleue – pas
sur BCM
d'image téléphone
Occupé
Absent du bureau
Icône jaune – pas d'image
téléphone
Inactif
Occupé
Ne pas déranger
L'indicateur Absent
du bureau est de
couleur noire, quel
que soit le statut du
téléphone
Information non
disponible
Surveiller le statut d'un contact à l'aide de l'extraction du calendrier
Outlook
1
Dans Outlook, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Calendrier sur le PC
de l'utilisateur à surveiller.
2
Sélectionnez Propriétés.
3
Sélectionnez l'onglet Permissions.
4
Définissez les permissions anonymes et par défaut du reviseur.
Présence sur Skype dans InTouch
Lorsque l'état de présence du compte Skype (affiché sur l'écran actuel InTouch) change, l'icône
Skype correspondante s'affiche dans InTouch.
InTouch utilise les icônes Skype comme pour la version 4 de Skype.
Si Skype est désactivé, InTouch affiche les dernières informations de contact, mais n'affiche
plus l'indicateur de présence pour chaque contact Skype. Lorsque que Skype est à nouveau
activé, InTouch met à jour la présence appropriée.
NN40170-102
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact 23
Table 5 Conversion du statut InTouch au statut Skype
Présence sur InTouch
Présence sur Skype
Appel en cours/Sonnerie/Appel en
attente
Non disponible
En réunion
Non disponible
Absent du bureau
Absent
Remarque : si l'utilisateur Skype met son statut sur Hors ligne/non visible,
InTouch ne peut pas mettre à jour le statut.
Remarque : InTouch accède au calendrier de l'utilisateur et fait parvenir
l'information à l'utilisateur par son compte Skype, par conséquent, les
permissions du calendrier Exchange n'ont aucune incidence.
Présence Skype sur MSN
Lorsque l'état de présence du compte MSN (affiché sur l'écran actuel InTouch) change, l'icône
MSN correspondante s'affiche dans InTouch.
Si Windows Live Messenger est fermé, InTouch affiche toujours les dernières informations de
contact, mais n'affiche plus l'indicateur de présence pour chaque contact MSN. Lorsque MSN
est à nouveau en ligne, InTouch met à jour la présence.
Table 6 Conversion du statut InTouch au statut MSN
Présence sur InTouch
Présence sur Windows Live
Messenger
Appel en cours/Sonnerie/Appel en
attente
Occupé
En réunion
Occupé
Absent du bureau
Absent
Remarque : si l'utilisateur MSN met son statut sur Hors ligne, InTouch ne met
pas à jour son statut.
Remarque : InTouch accède au calendrier de l'utilisateur et fait parvenir
l'information à l'utilisateur par son compte MSN, par conséquent, les
autorisations du calendrier Exchange n'ont aucune incidence.
24
Chapitre 3 Affichage de la présence d'un contact
NN40170-102
25
Chapitre 4
Utilisation des fonctions InTouch
Ce chapitre explique comment utiliser les nombreuses fonctions de InTouch.
•
•
•
•
•
•
Fonctions de courriel (page 25)
Éléments de calendrier et rendez-vous (page 25)
Appels (page 26)
Messagerie instantanée (page 28)
Appels manqués (page 28)
Options InTouch (page 29)
Fonctions de courriel
InTouch ne change en aucun cas l'utilisation traditionnelle de la messagerie Outlook. Toutefois,
il offre de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez sélectionner le courriel de l'un de vos contacts,
cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et choisir parmi une liste d'options la façon de
communiquer avec ce dernier. Les choix sont les suivants (si les informations sont disponibles) :
•
•
•
•
Appeler... Téléphoner au contact – une liste des numéros connus est affichée.
Message instantané... Démarrez une session de clavardage avec le contact sur Skype ou MSN.
Courriel... Envoyez un courriel au contact – ceci permet d'ouvrir un nouveau courriel adressé
au contact.
Rappeler le contact – ceci permettra d'ajouter un rappel dans le calendrier Outlook et une fenêtre
flash s'affichera à l'écran au moment du rappel. Les options disponibles sont de 5 minutes,
10 minutes, 15 minutes, 30 minutes, 1 heure ou « Sélectionner », qui vous permet de saisir
manuellement la date et l'heure.
Vous avez également la possibilité de communiquer avec le contact en sélectionnant son courriel
et en choisissant le bouton correspondant à la méthode de communication de votre choix dans la
barre d'outils.
Éléments de calendrier et rendez-vous
InTouch extrait le calendrier Outlook des Contacts principaux InTouch qui sont ou qui
comprennent un contact Outlook à 5 minutes d'intervalles.
Vous pouvez utiliser InTouch pour ajouter un appel planifié au calendrier de l'utilisateur.
Ces rappels s'affichent sous la forme d'une fenêtre flash. L'utilisateur ajoutera un rappel d'appel
dans son calendrier Outlook en cliquant sur le bouton « rappel ». Les rappels d'appel peuvent être
planifiés à tout moment depuis les menus contextuels ou la barre d'outils InTouch. Ils peuvent être
activés pour tous les contacts auxquels un ou plusieurs numéros de téléphone sont associés.
26
Chapitre 4 Utilisation des fonctions InTouch
Planifier un rappel
1
Cliquez sur Rappel dans la fenêtre flash d'appel. L'écran de rappel apparaît et affiche le
nom du contact et son numéro de téléphone.
2
Sélectionnez l'intervalle Rappeler dans
OU
Saisissez la date et l'heure de rappel du contact dans le champ Rappeler le.
3
Saisissez l'objet de l'appel. Il correspond au nom de l'évènement dans votre calendrier.
4
Cliquez sur Planifier un appel pour ajouter une notification à votre calendrier Outlook.
Double-cliquer sur l'évènement dans votre calendrier permet d'ouvrir une fenêtre de
rendez-vous Outlook standard depuis la barre d'outils InTouch.
Appels
Vous pouvez appeler tous vos contacts depuis le panneau InTouch. InTouch vous offre
plusieurs options pour appeler vos contacts :
•
•
•
•
•
•
Double-cliquez sur le numéro de votre choix après avoir développé l'entrée dans votre
liste de « Contacts principaux ».
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une adresse de courriel et sélectionnez le
numéro de téléphone de votre choix.
Cliquez sur « Composition » dans la fenêtre flash de rappel.
Effectuez une recherche et cliquez sur le numéro de votre choix après avoir développé
l'entrée de contact.
Faites défiler les entrées du répertoire de la liste « Contacts principaux » vers le bas
et cliquez sur le numéro de votre choix après avoir développé l'entrée.
Saisissez le numéro dans la fenêtre de saisie et cliquez sur Composition.
Si un appel sortant échoue, la fenêtre flash d'appel se ferme automatiquement lorsque l'appel
est terminé.
Table 7 Fonctions de la fenêtre d'appel
Fonction
Description
Répondre
Seulement disponible pour les appels entrants
avec une sonnerie. Permet de répondre à l'appel
en utilisant le combiné, le haut-parleur ou un
casque. Appuyer sur la touche de réponse
lorsqu'un autre appel est connecté permet de
mettre l'appel en attente avant d'y répondre.
Raccrocher
Seulement disponible lorsque l'appel est connecté
ou lorsqu'un appel sortant n'a pas encore été
répondu.
Termine l'appel en cours.
NN40170-102
Chapitre 4 Utilisation des fonctions InTouch 27
Table 7 Fonctions de la fenêtre d'appel
Fonction
Description
En garde
Seulement disponible pour les appels connectés.
Met l'appel en garde.
Devient un bouton Libérer lorsque l'appel est en
garde.
Libérer
Seulement disponible pour les appels en garde.
Libère l'appel. Appuyer sur la touche Libérer
lorsqu'un autre appel est connecté permet de
mettre l'appel en garde avant de libérer cet appel.
Skype
Seulement disponible si le contact a un ou
plusieurs contacts Skype associés et si l'utilisateur
utilise Skype.
Ouvre une session de clavardage avec le contact.
MSN
Seulement disponible si le contact a un ou
plusieurs contacts MSN associés et si l'utilisateur
utilise MSN.
Ouvre une session de clavardage avec le contact.
Courriel
Seulement disponible si le contact a une adresse
de courriel associée au contact. Ouvre un nouveau
message électronique avec la première adresse
électronique trouvée pour le contact.
Rappel
Seulement disponible si le contact a un numéro de
téléphone associé.
Permet à l'utilisateur de préciser le moment où le
rappel de l'appel doit être planifié et d'entrer un
objet de rappel.
Erreurs de la fenêtre d'appel
Si une fonction de traitement des appels échoue, un message adressé à l'utilisateur s'affiche.
Le message d'erreur comprend une interprétation du code d'erreur LAN CTE.
Les cas d'échecs sont les suivants :
•
•
•
Utilisateur appelé :
— Répondre
— En garde
— Libérer
— Raccrocher
— Appel
À partir de la barre d'outils
— Régler le transfert d'appel
— Supprimer le transfert d'appel
— Basculer en mode Ne pas déranger
Logiciel appelé (déclenché par les évènements d'avancement d'appels LAN CTE)
— Requête d'informations sur l’appel
À certaines occasions, une session InTouch peut être abandonnée par BCM; dans ce cas, le message
d'erreur « Session interrompue par BCM apparaît lors de l'affichage de l'appel. L'appel pour lequel la
session a été abandonnée se poursuit normalement, cependant InTouch ne permet plus de contrôler
cet appel. En outre, les informations relatives à l'appel ne sont plus affichées.
28
Modification du mode de composition des numéros de téléphone
Vous pouvez modifier le mode de composition des numéros dans les cas suivants :
•
•
•
•
Configurations de la longueur du plan de composition privé est équivalente à la longueur du
numéro du RTCP.
Configurations des plans de composition internes et externes à l'entreprise possèdent
7 chiffres.
Configurations des plans de composition internes possèdent X chiffres, mais dont le code
d'accès est différent selon les voies d'acheminement requises (8xxxx pour les appels PRI et
7xxxx pour les appels IP).
Configurations où les compositions privées pour certains contacts ont été incluses dans les
carnets d'adresses Outlook.
Par exemple, si un plan de composition interne utilise le préfixe 6 pour les appels externes, et si
l'indicatif régional est 613 pour une composition à 10 chiffres, Outlook ajoute automatiquement
l'indicatif régional (613) lorsque vous saisissez un numéro privé à 7 chiffres. Dans ce cas, vous
pouvez modifier le contact InTouch en remplaçant 9 613 XXX XXXX par 6XXXXXXX.
Vous pouvez modifier manuellement les paramètres sous Windows dans Panneau de
configuration > Options du téléphone et du Modem pour :
•
•
Les configurations pour lesquelles un préfixe de numérotation interne d'une entreprise est
utilisé pour des appels interurbains au lieu d'utiliser le préfixe pour un appel sortant.
Des zones où des règles relatives à l'indicatif régional sont nécessaires pour effectuer des
appels à des numéros de cet indicatif régional.
InTouch n'intègre pas de fonctions de messagerie instantanée. Néanmoins, les utilisateurs
peuvent lancer une session de clavardage sur Skype ou MSN (selon le cas) depuis les menus
contextuels de InTouch et/ou des barres d'outils InTouch pour les contacts auxquels un compte
Skype ou MSN est associé.
Démarrer une session de clavardage sur Skype ou MSN
1
Choisissez le contact auquel vous souhaitez envoyer un message dans le panneau InTouch.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact pour ouvrir le menu contextuel
3
Sélectionnez Clavardage : <Nom d'utilisateur Skype> ou Clavardage :
<Nom d'utilisateur MSN> pour ouvrir une nouvelle fenêtre de clavardage avec le contact.
Appels manqués
Un bouton « Appels manqués» est situé sur la partie supérieure du panneau InTouch.
Si l'utilisateur a manqué un appel lorsqu' InTouch est activé, le bouton devient orange et le
nombre d'appels manqués est affiché dans le champ de ce bouton. Cliquer sur ce bouton permet
d'afficher la liste des appels manqués ainsi que l'heure, le numéro de téléphone, et si elles sont
disponibles, les informations relatives au contact correspondant. Le nombre d'appels manqués
affiché sur le bouton Appels manqués indique le nombre d'appels qui ont été manqués depuis la
dernière consultation de la liste des Appels manqués.
Lors de la consultation de cette liste, le bouton « Appels manqués » devient « Contacts ».
Cliquer sur ce bouton permet à l'utilisateur de retourner à la liste de contacts InTouch.
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Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'entrée de l'appel manqué affiche des informations
supplémentaires sur l'appelant, telles que son numéro de téléphone cellulaire, son adresse
électronique, etc. Il vous suffit de double-cliquer sur le numéro de l'appel manqué pour l'appeler.
Remarque : les appels manqués sont enregistrés uniquement lorsqu'InTouch est
activé. Les appels effectués par l'utilisateur et auxquels l'utilisateur a répondu,
c'est-à-dire qui n'ont pas été manqués, ne sont pas enregistrés.
Options InTouch
Lors de l'installation de InTouch sur un PC, un nouvel onglet d'options InTouch apparaît sur
l'écran d'options Outlook. L'illustration « Options InTouch » à la page 29 présente l'écran
d'options InTouch.
Figure 12 Options InTouch
30
Table 8 Description des options InTouch
Variable
Définition
Session prolongée
Permet d'activer la session prolongée
des messages InTouch (vide par
défaut).
Langue
Sélectionne la langue utilisée pour les
composants InTouch.
Poste
Définit le Numéro du répertoire utilisé
par InTouch pour contrôler les appels.
Vous pouvez seulement sélectionner
un NA en fonction de la liste BCM DN
fournie.
Numéro de messagerie vocale
Numéro utilisé pour la fonction
Transférer à la messagerie vocale.
Définir cibles transfert
Ouvre l'écran Cibles du transfert.
Appels interentreprises
Active ou désactive les appels
interentreprises.
Longueur du numéro interentreprise
Saisissez la longueur du numéro
interentreprise. Les numéros de
téléphone comportant moins de
chiffres que la longueur spécifiée sont
composés en tant que numéro interne.
Les numéros de téléphone qui
correspondent à la longueur spécifiée
sont composés avec le préfixe interne.
La longueur du numéro de téléphone
interentreprise doit être supérieure à la
longueur des postes internes
Préfixe de composition
interentreprise
Saisissez le préfixe de numérotation
interne à utiliser pour la composition
interentreprise. Par défaut, les
numéros de téléphone comportant
moins de chiffres que la longueur
spécifiée sont composés en tant que
numéro interentreprise. Les numéros
de téléphone qui correspondent à la
longueur spécifiée sont composés
avec le préfixe. Les numéros de
téléphone qui dépassent la longueur
spécifiée sont pris en charge par la
fonction de traduction TAPI de
Windows. La configuration de base de
TAPI peut être effectuée par l'assistant
de configuration InTouch. Les règles
de composition plus complexes doivent
être gérées manuellement.
Définir cibles transfert
L'écran Cibles de transfert vous permet de configurer les cibles de transfert d'appels. Les noms
et les numéros saisis sur cet écran apparaissent dans le menu « Transférer à... » du panneau
principal InTouch. L'illustration fournit un exemple de l'écran Définir cibles transfert.
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Figure 13 Écran Cibles transfert
Vous pouvez ajouter jusqu'à 49 cibles de transfert. InTouch ne valide pas les numéros de la
liste. Cependant, les numéros qui ne semblent pas être des NA sont traduits en une adresse
valide avant d'instaurer le transfert d'appel (par exemple, le numéro est précédé d'une
composition digitale externe).
Remarque : les paramètres de transfert d'appel BCM écrasent ces actions de
transfert d'appel. Si un utilisateur/NA est configuré de façon telle qu'il ne soit pas
autorisé à effectuer un transfert d'appels vers des numéros externes, cliquer sur
<« Transférer à numéro externe »> n'aura aucun effet.
32
NN40170-102

Guide de l`utilisateur InTouch

Transcription

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