FAQ Missions - DGDR

FAQ
Missions
Sommaire
1. HEBERGEMENT / REPAS .................................................................................................................................. 2
1.1
1.2
1.3
1.4
INDEMNITES FRANCE .......................................................................................................................................... 2
INDEMNITES OUTRE-MER ET ETRANGER ............................................................................................................. 4
JUSTIFICATIFS ..................................................................................................................................................... 5
MARCHE PUBLIC "HEBERGEMENT"...................................................................................................................... 7
2. TRANSPORT ........................................................................................................................................................ 8
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
CLASSE/GROUPE................................................................................................................................................. 8
FRAIS ANNEXES (PARKING, BUS...) ..................................................................................................................... 9
MARCHE PUBLIC ................................................................................................................................................ 10
UTILISATION D'UN VEHICULE ADMINISTRATIF, PERSONNEL OU DE LOCATION .................................................. 11
AUTRES ............................................................................................................................................................. 14
3. ORDRE DE MISSION / DEROULEMENT D'UNE MISSION............................................................................15
3.1 ORDRE DE MISSION SANS FRAIS ....................................................................................................................... 15
3.2 ORDRE DE MISSION AUTRE ............................................................................................................................... 16
3.3 PAYS A RISQUES ............................................................................................................................................... 17
4. PAIEMENT ...........................................................................................................................................................17
4.1 AVANCES ........................................................................................................................................................... 17
4.2 CARTE AFFAIRES (CORPORATE) ....................................................................................................................... 18
4.3 FRAIS ANNEXES, ETAT DE FRAIS ....................................................................................................................... 19
5. INVITE ..................................................................................................................................................................19
6. CONCOURS, STAGES, CONFERENCES... .....................................................................................................22
6.1 CONFERENCES /COLLOQUES ............................................................................................................................ 22
6.2 CONCOURS........................................................................................................................................................ 22
6.3 AUTRES ............................................................................................................................................................. 23
7. CHERCHEUR EMERITE.....................................................................................................................................24
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1. Hébergement / repas
1.1 Indemnités France
1.1.1
Quels sont les montants remboursés à un missionnaire qui ne passe pas par le marché
d’hébergement alors qu’il le pouvait ?
Si le missionnaire n’a pas recours au marché, il est indemnisé sur la base du taux forfaitaire
maximal prévu par arrêté (soit 60€ par nuitée selon l’arrêté du 3 juillet 2006) même si ses
dépenses engagées sont inférieures à 60€.
Pour attester de la réalité des frais engagés et permettre ainsi le versement de l’indemnité
forfaitaire, le missionnaire doit présenter une facture d’hébergement à titre onéreux à la
personne qui a délivré l’ordre de mission.
1.1.2
Quels sont les montants remboursés à un missionnaire si le titulaire du marché ne peut
satisfaire la demande d’hébergement ?
Dans ce cas, le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du
montant réel des frais engagés (joindre une attestation du titulaire du marché national : copie
d’écran, par exemple) dans la limite des plafonds applicables dans le cadre du marché : 90€
par nuitée hors IdF (110€ pour une chambre double) et 120€ en IdF (13O€ pour une chambre
double).
Pour attester de la réalité des frais engagés et permettre ainsi le remboursement, le
missionnaire doit présenter une facture d’hébergement à titre onéreux à la personne qui a
délivré l’ordre de mission.
1.1.3
Y a-t-il des créneaux horaires à respecter pour obtenir l'indemnisation d'un repas ? Pouvezvous me confirmer que seule la déclaration du nombre de repas payant est prise en compte
pour attribuer l'indemnité forfaitaire de repas ?
L'indemnisation des repas est calculée sur la base du nombre de repas payant déclaré par le
missionnaire. Toutefois, le missionnaire doit indiquer sur son état de frais, au retour de la
mission, les heures de départ et d'arrivée afin de permettre à l'outil informatique de calculer
automatiquement un nombre de repas ; ce nombre pré calculé est ensuite ajusté en plus ou
en moins en fonction du nombre déclaré par le missionnaire. Le contrôle de gestion a
posteriori mis en place permet de s'assurer une homogénéité des traitements.
NB : le petit déjeuner n’étant pas indemnisé au titre d’un repas, un maximum de 2 repas par
jour peut donc être déclaré.
1.1.4
Au cas où un bon de commande est directement envoyé et la facture payée à l'hôtel, peuton dépasser le montant de l'indemnité de 60€/nuitée ?
Cette pratique n’est pas autorisée quel que soit le montant. Il y a obligation de passer par le
marché. Un bon de commande ne pourra être établi que si le titulaire délivre une attestation
de passage hors marché en cas d’impossibilité de sa part de répondre aux besoins de l’unité.
Sans cette attestation, le remboursement sera de 60€ dans tous les cas.
FAQ Missions -14 septembre 2016
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1.1.5
Quelle est l'indemnité de nuitée et de repas pour un agent qui se déplace dans le cadre du
comité national ?
Les personnes qui se déplacent dans le cadre du comité national sont indemnisées de leur
frais de déplacement, comme tous les autres agents, selon les modalités prévues par
l’instruction.
1.1.6
La réduction de l'indemnité de nuitée pour un séjour dans une même localité supérieur à 10
jours et/ou à 30 jours est-elle toujours d'actualité ?
En France métropolitaine, il n'est pas prévu de réduction des indemnités de séjour pour les
missions de moyenne ou longue durée dans une même localité.
1.1.7
Concernant le décompte des indemnités de repas pour une mission en France, j'ai vu que les
plages horaires ont été supprimées. Pour un missionnaire qui a voyagé et mangé dans le
train et arrive à son lieu de résidence à 20h30, peut-on lui rembourser ses frais de repas ? Et
si oui, à quel niveau (au tarif d'une indemnité repas, tarif réel ?)
C'est l'agent en mission qui déclare le nombre de repas pris et pour lesquels il a engagé des
frais.
Les repas sont pris en charge de façon forfaitaire (sur la base de l’indemnité repas), que les
frais réels soient supérieurs ou inférieurs au montant de l'indemnité.
1.1.8
Est-ce qu'une nuitée + petit déjeuner en France est remboursée 60€, même si le
missionnaire a dépensé moins ?
En l’absence d’attestation de passage hors marché, le missionnaire est remboursé, pour une
mission en France, forfaitairement de 60€ pour une nuitée (hébergement + petit déjeuner)
quel que soit le montant réellement déboursé. Néanmoins, le missionnaire doit quand même
fournir une facture de l’hôtel.
1.1.9
Doit-on considérer Monaco en France ou à l'étranger ?
Effectivement, la principauté de Monaco ne figure pas dans la liste des pays donnant lieu à
indemnité journalière de mission temporaire à l'étranger.
Les conditions d'indemnisation des missions à Monaco sont les mêmes que celles prévues
pour les missions sur le territoire métropolitain de la France.
Une mission à Monaco sera saisie dans GESLAB comme s'il s'agissait d'une mission en France
métropolitaine.
1.1.10 Prestataire d’hébergement AirBnB : nous nous interrogeons sur la possibilité de rembourser
ce type prestations dans le cadre d’une mission CNRS.
Pour tout hébergement en France, l’agent doit passer par le prestataire du marché. S’il ne
passe pas par celui-ci, il sera remboursé sur justificatif sur la base du taux forfaitaire de 60 €,
même si le montant qu’il a engagé est inférieur à celui-ci. Donc, même s’il utilise cette
disposition à des fins d’économie, elle s’avère non adaptée étant donné qu’il sera remboursé
sur la base de 60 € dans tous les cas.
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1.2 Indemnités outre-mer et étranger
1.2.1
Dans le cadre d'un forfait à l'étranger, comment calcule-t-on le prix d'un repas ?
À l'étranger chaque repas correspond à 17,5% de l'indemnité journalière et la nuitée, à 65%.
1.2.2
Quelle est l'indemnité repas pour un chercheur CNRS en mission à l'étranger et hébergé
gratuitement ?
Lors d'une mission à l'étranger, l'indemnité pour un repas est de 17,5% de l'indemnité
journalière du pays concerné.
1.2.3
Peux-t-on rembourser certains frais annexes pour une mission à l’étranger tels que frais de
vaccination, de passeport ou de visa ?
Oui les frais de vaccination, de passeport ou de visa peuvent être pris en charge, sur
justificatifs, par le CNRS dans le cadre d'une mission ordonnée par celui-ci.
1.2.4
Je souhaiterai avoir une information sur les indemnités de mission à l'étranger pour le cas
suivant : un agent part en mission en Belgique en véhicule de location sur deux jours:
Premier jour: - Départ résidence administrative région parisienne à 10h, arrivée lieu de
mission à 15h Second jour: - Départ de Belgique à 16h, arrivée résidence administrative 22h
L'agent fourni une facture d'hébergement pour une nuit et déclare avoir pris 4 repas
onéreux. Comment cet agent sera-t-il indemnisé pour son hébergement et ses repas? Pour
les missions à l'étranger, le nombre de repas déclaré par l'agent est-il indemnisé à
concurrence de 17,5% de l'IJ en fonction du pays ?
Pour rappel, l’indemnité journalière à l’étranger comprend toujours 1 nuitée + 2 repas.
Dans votre cas, vous pouvez prétendre à un repas le soir du 1er jour (vous arrivez à 15
heures), à une nuitée, et un repas le lendemain (vous partez à 16H) au taux des indemnités
belges (un repas = 17,5% de l'indemnité à l'étranger).
Vous pouvez prétendre donc au total à 1 indemnité journalière (= 1 nuitée + 2 repas).
Les 2 autres repas sont indemnisés au taux de la France.
1.2.5
Je recherche le barème des frais de déplacements à l'étranger mis à jour ?
Vous pouvez consulter l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission
dans sa version en vigueur disponible sur le site de Légifrance.
1.2.6
Un agent part en mission en Allemagne, il part de sa résidence administrative à 9h00. Il
arrive à Munich à 12h50, prend un véhicule de location pour arriver à Heidelberg à 14h
(heure d'arrivée qui figure sur son état de frais). Etant donné qu'il a pris un repas en
Allemagne avant d’arriver sur son lieu de mission, est-ce que le laboratoire est en droit de
demander le paiement de ce repas au tarif du repas de l'indemnité en Allemagne ?
Arrivé en Allemagne à 12H30, le missionnaire peut prétendre à l'indemnisation d'un repas
selon l’indemnité prévue pour ce pays.
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1.2.7
Un de mes chercheurs part en mission à l'étranger et souhaite s'arrêter sur le chemin du
retour pour plusieurs jours. Cela est-il autorisé ? De plus, le fait qu'il s'arrête implique qu'il
fera une escale à mi-parcours au retour, alors que celle-ci n'est pas initialement prévue dans
l'aller. Est-ce possible ?
Au préalable, c'est le directeur du laboratoire qui juge de l'opportunité du déroulement du
déplacement dans l'intérêt du service et en fonction des crédits dont il dispose. Dans tous les
cas, cette escale pour convenance personnelle doit être mentionnée (dates et heures) dans
l’ordre de mission.
Dans le cas contraire, cette escale non prévue (donc non autorisée) est impossible.
De plus, le CNRS n'a pas à prendre en charge les coûts engendrés lors d'un séjour privé.
1.2.8
J'ai un missionnaire qui a effectué une mission à l'étranger du 20 au 27/06. Il y a du séjour
privé du 20 au 24/06. Il me demande le remboursement des frais de parking sur 7 jours
(mission + séjour privé). Ne doit-on pas proratiser par rapport à la mission réelle ?
Bien entendu, le CNRS n'a pas à prendre en charge les coûts engendrés lors d'un séjour privé.
Il convient donc de proratiser les frais de parking par rapport à la mission réalisée dans le
cadre professionnel.
1.2.9
La réduction de l'indemnité de nuitée pour un séjour dans une même localité supérieur à 10
jours et/ou à 30 jours est-elle toujours d'actualité ?
En Outre-Mer et à l’étranger, l’indemnité journalière forfaitaire (repas + hébergement) est
réduite au-delà du 30e jour de mission dans la même localité :
-20% au-delà du 30e jour ;
-40% au-delà du 60e jour ;
-50% au-delà de 120 jours.
1.3 Justificatifs
1.3.1
Pourquoi est-il nécessaire de présenter un justificatif d’hébergement pour obtenir le
remboursement forfaitaire de l’indemnité de nuitée, pour les missions en France et à
l’étranger ?
La production d’un justificatif d’un hébergement à titre onéreux pour les missions en France
et à l’étranger est prévue par le décret du 3 juillet 2006 (article 3) et ce décret ne prévoit pas
de possibilité d’y déroger.
Ce justificatif a pour objet de montrer que le missionnaire a engagé des frais et qu’il peut donc
prétendre à être dédommagé de ces frais.
1.3.2
Quelle forme doit respecter le justificatif d'hébergement à titre onéreux ? Le fait d'être
hébergé par un particulier qui atteste, par exemple du caractère onéreux par un document
manuscrit est-il suffisant ?
Le caractère onéreux de l'hébergement est constitué par le paiement d'une "rémunération" à
un tiers "hébergeur" habilité à cet effet : il est officialisé par une facture acquittée dûment
enregistrée dans la comptabilité du prestataire.
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Pour répondre précisément à la question, il faut que le particulier ait une activité officielle
d'hébergement (enregistrée au registre du commerce ou des métiers en France), par exemple,
maison d'hôtes...
Pour l’étranger, ce particulier émet une facture selon ses pratiques habituelles qui sont bien
entendu reconnues par l'administration du pays.
Cette facture doit être acquittée, c'est à dire qu'elle doit faire mention du paiement (montant,
dans la devise du pays, moyen de paiement et date).
1.3.3
Pouvez-vous me dire si l'on doit fournir les originaux des factures d'hébergement ou si les
photocopies sont suffisantes ?
La justification d'un hébergement à titre onéreux, afin de pouvoir bénéficier de l'indemnité
forfaitaire de nuitée, est constituée par l’original du document.
1.3.4
Deux chercheurs sont partis pour la même mission et ont été hébergés dans la même
chambre d'hôtel. Ils m'ont produit chacun une facture d'hôtel à leur nom et prénom. Peuton leur rembourser à chacun l'indemnité de logement ?
Tout missionnaire a droit à l'indemnité d’hébergement dans la mesure où il a engagé des frais
pour se loger (quel que soit le montant engagé) et qu'il produit au directeur d'unité le
justificatif.
Dans le cas d'espèce, il convient d'appliquer cette règle : chaque missionnaire pourra
bénéficier d’une indemnisation s’il produit un justificatif, à son seul nom, attestant du
paiement d’une partie des frais de logement.
1.3.5
Pouvez-vous me confirmer qu'il n'est pas nécessaire de fournir un justificatif de repas pour
obtenir le remboursement des repas pris à l'extérieur dans le cadre d'une mission ? Et que le
remboursement en est forfaitaire (base 15,25€) ? Qu'en aucun cas un contrôle de gestion
(audit) des dépenses du laboratoire ne pourrait mettre en cause la bonne gestion du
laboratoire au motif qu'il n'y a pas de justificatif autre que la déclaration de l'agent en appui
des dits remboursements ?
L'indemnisation des frais de repas pour les missions en France est forfaitaire (15,25€ et 7,62€
dans un restaurant administratif). Il n’est donc pas nécessaire de présenter un justificatif (à la
différence des frais d'hébergement). Le nombre de repas à titre onéreux est déclaré sur l’état
de frais signé du missionnaire et du directeur d'unité.
1.3.6
Dans le cadre de missions à l’étranger, si le montant du remboursement demandé est
inférieur au montant de l’indemnité journalière en vigueur pour le pays concerné, les
missionnaires doivent-ils fournir, à leur retour, les pièces justificatives des dépenses
réellement effectuées, même si ces dépenses seront obligatoirement supérieures au
montant du remboursement ?
Pour toute demande de remboursement, quel que soit le montant, les pièces justificatives
doivent être fournies.
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1.3.7
Un reçu de carte bleue peut-il être considéré comme un justificatif d'hébergement ? Il s'agit
d'une mission à l'étranger, le reçu n'indique pas le nom du client, ni le nombre de nuitées,
juste le nom de l'hôtel, la date et le montant du paiement. Le missionnaire peut-il prétendre
au remboursement des nuitées avec ce reçu ?
Le missionnaire doit démontrer qu'il a engagé des dépenses au titre de son hébergement
(quel que soit le montant) pour bénéficier des indemnités journalières, par une facture ou
tout autre justificatif d’hébergement.
Le reçu de CB n’est pas considéré comme tel. Le nombre de nuitée ne peut pas être justifié
avec ce document.
1.3.8
Je suis confronté à un cas très rare : un visiteur étranger invité au laboratoire et payé en
frais de mission a des difficultés à me fournir un justificatif d'hébergement car il possède un
logement en ville. Son employeur est une université et il dispose également d'un logement
dans son pays. Est-il possible d'indemniser ses nuitées dans ces conditions ? Si c'est le cas,
quels justificatifs demander ?
La production d’un justificatif d’un hébergement à titre onéreux pour les missions en France
et à l’étranger est prévue par le décret du 3 juillet 2006 (article 3) et ce décret ne prévoit pas
de possibilité d’y déroger.
Ce justificatif a pour objet de montrer que le missionnaire a engagé des frais et qu’il peut donc
prétendre à être dédommagé de ces frais. Par conséquent, en l’absence de dépenses, il ne
doit pas être indemnisé.
1.4 Marché public "hébergement"
1.4.1
Si le titulaire du marché national n’a pas pu répondre à la demande, combien le
missionnaire sera-t-il remboursé s’il a payé 50€ pour une nuitée ? Et combien sera-t-il
remboursé s’il ne passe pas par le titulaire du marché national ?
En cas d’impossibilité de la part du titulaire du marché d’hébergement de fournir les
prestations demandées (attestation de passage hors marché délivrée par le titulaire à l’appui),
le missionnaire peut être remboursé de ses frais d’hébergement sur la base du montant réel
des frais engagés (production de justificatifs), dans la limite d’un plafond de 90€ hors IdF et
120€ en IdF par nuitée, avec un montant minimum de 60€.
Si le missionnaire n’a pas recours au marché, il est indemnisé sur la base du taux forfaitaire
maximal prévu par arrêté (soit 60€ par nuitée selon l’arrêté du 3 juillet 2006).
Pour attester de la réalité des frais engagés et permettre ainsi le versement de l’indemnité
forfaitaire, le missionnaire doit présenter une facture d’hébergement à titre onéreux à la
personne qui a délivré l’ordre de mission."
1.4.2
Quel sera le montant remboursé à un missionnaire qui ne passe pas par le marché
d'hébergement, et qui dépense moins de 60€, pour une nuit + petit déjeuner ?
Dans le cas que vous citez, le missionnaire sera remboursé forfaitairement à 60€ pour la nuit
(petit déjeuner inclus).
1.4.3
Le marché prévoit-il bien le petit déjeuner inclus dans le prix de la chambre ?
Le marché prévoit toujours le petit déjeuner dans le prix de la chambre.
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2. Transport
2.1 Classe/groupe
2.1.1
Un agent de catégorie A qui se déplace dans le cadre d'un concours a-t-il droit à l'avion ? Ou
est-il comme les autres catégories B et C soumis aux même règles tarif SNCF avec un seul
trajet par an ?
Les mêmes règles s’appliquent à tous les agents qui se déplacent dans le cadre de concours,
quelle que soit leur catégorie.
2.1.2
A quoi correspondent les différents niveaux de groupe (1, 2, 3) qu'il faut choisir dans Geslab
quand on saisit un agent qui doit partir en mission (entre autre à l'étranger) ?
Les groupes "missions" n'ont plus d'utilité depuis le décret 2006-781 du 03/07/2006.
Les rubriques ont été maintenues dans les écrans Geslab car leur suppression, opération
apparue non prioritaire, nécessiterait une évolution importante du produit.
Que ces zones soient renseignées ou pas, les agents sont systématiquement toujours classés
en groupe 1.
2.1.3
Pouvez-vous me dire en quelle classe peuvent voyager les membres des commissions
paritaires ? 1ère ou 2ème ?
La règle est l'utilisation de la 2e classe pour les voyages en train et la classe économique pour
les voyages en avion, quels que soient le type ou le motif de la mission et le classement du
missionnaire.
Pour les cas exceptionnels, se référer à l’instruction (page 8, chapitre III-B).
2.1.4
Pour les missions à l'étranger, les groupes existent-ils toujours ? Si oui, à quels grades
correspondent-ils ?
Non, les groupes n'existent plus pour les missions à l'étranger.
2.1.5
Est-ce qu'un ingénieur de recherches peut voyager en train 1 ère Classe : - en tant que
membre d'un jury de concours (sur convocation) - en tant que membre élu C du CoCNRS
(session, jury AERES...) ou faut-il des conditions administratives particulières pour pouvoir le
faire ? Plus généralement, à quelle catégorie d’agents l’accès au remboursement SNCF 1 ère
classe est-il réservé ?
La règle normale est l’utilisation de la 2e classe lors des transports par voie ferrée.
Le directeur de l'unité peut décider, par dérogation, l'utilisation de la 1ère classe
exceptionnellement en cas d’offres commerciales avantageuses ou lorsque l’intérêt du service
l’exige (condition de déroulement : durée du voyage, déplacement urgent…) s'il estime, en
fonction des crédits dont il dispose, que cette classe est de nature à optimiser le déplacement.
En conséquence, le critère n'est pas fonction du corps ou du grade de l’agent.
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2.1.6
Nous souhaiterions savoir si il était possible d'effectuer des voyages en classe affaire
(déplacement aux Etats Unis) aussi bien pour des membres du laboratoire que pour des
personnes invitées ?
Le directeur d'unité peut exceptionnellement, lors d'un transport par voie aérienne, autoriser
l'utilisation de la classe immédiatement supérieure à la classe économique lorsque les voyages
ont une durée supérieure à 7 heures dans le cadre d'une mission dont la durée est inférieure
ou égale à une semaine (délais et vol compris) ou que l’état de l’agent le justifie (handicap ou
maladie notamment) ; dans ce cas, la mention de la classe supérieure doit être indiquée sur
l'ordre de mission.
2.2 Frais annexes (parking, bus...)
2.2.1
Le marché d'hébergement permet aux agents d'être logés dans des hôtels situés à moins de
3 km du lieu de mission et accessibles par les transports en communs. Les frais de transport
quotidien de l'hôtel au lieu de mission sont-ils remboursés ?
Les frais de transport sur le lieu de mission sont pris en charge sur la base du coût des
transports en commun. Donc les frais de transport quotidiens de l'hôtel au lieu de mission
sont remboursés.
2.2.2
Le décret du 3 juillet 2006 article 10 sur la prise en charge des frais de parking, précise sans
aucune limitation, aussi bien pour les véhicules personnels ou administratifs : "l'agent est
remboursé, sur autorisation du chef de service, des frais de parcs de stationnement". Cela
voudrait dire que nous pourrions éventuellement rembourser des parkings payants lors des
départs en mission (gare ou aéroport) mais aussi en centre-ville pendant la mission.
Comment pouvons-nous interpréter ces textes ?
Selon la réglementation, les modalités de déroulement des missions ainsi que la prise en
charge des frais, sont fixées avec l’accord de la personne habilitée à signer l'ordre de mission.
Sur le cas particulier des frais de parking, si la personne qui autorise la mission estime que le
missionnaire doit utiliser un parking en centre-ville ou ailleurs pour le bon déroulement de la
mission, (et toujours bien entendu dans la limite des crédits dont elle dispose), ces frais
peuvent être pris en charge et remboursés sur justificatifs.
Le remboursement des frais de parking auprès des gares et aéroports n'est plus conditionné à
une durée limitée.
2.2.3
Pouvez-vous me confirmer que les frais quotidiens de transport en bus de l'hôtel au lieu de
mission restent à la charge du missionnaire ? (ils sont, si j'ai bien compris, comptabilisés sur
les indemnités mission).
Pour une mission en France, les frais quotidiens de transport en bus de l'hôtel au lieu de
mission peuvent être remboursés au missionnaire (ils ne sont pas compris dans l'indemnité
d'hébergement ou de repas).
En revanche, lors d'une mission à l'étranger, ces frais sont compris dans l'indemnité
journalière allouée.
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2.2.4
Rembourse-t-on les frais de déplacement du lieu de travail à l’aéroport ou du domicile à
l’aéroport lors d’un départ pour une mission ? Ceci dans le cas où le missionnaire prend un
avion tôt le matin et part donc de son domicile.
Si l'ordre de mission prévoit un départ de mission du domicile familial de l'agent, le coût du
transport : domicile-aéroport, peut être pris en charge par l'administration.
Même règle pour le trajet : résidence administrative-aéroport.
2.2.5
Un laboratoire a pris un véhicule de location pour se rendre à Arcachon. Il demande le
remboursement du parking sur le lieu de mission ? Doit-on le rembourser ?
Si la personne qui autorise la mission estime que l’agent peut utiliser un parking pour le bon
déroulement de la mission, ces frais peuvent être pris en charge et remboursés sur
justificatifs.
2.2.6
Dans le cadre d'une mission à l'étranger, peut-on rembourser (au vu d'une pièce
justificative) les frais de parking à l'aéroport (en France) ? Et ce quelle que soit la durée ?
Oui, les frais de parking aéroport en France, dans le cadre d'une mission à l'étranger, peuvent
être pris en charge par l'administration, quelle que soit la durée, dans la mesure où le
directeur de l'unité accepte cette prise en charge.
2.2.7
Dans le cadre d'une mission à l'étranger, comment peut-on se faire rembourser les frais de
transport aéroport - lieu de mission, si le trajet est effectué en taxi partagé avec d'autres
personnes non CNRS (sans production de justificatif) ?
En l'absence de justificatif, ces frais ne peuvent être pris en charge.
Lors de déplacements collectifs en taxi, l'un des passagers pourrait payer la course et
présenter la facture correspondante à l'appui de sa demande de remboursement.
Les frais engagés pourront lui être remboursés si le directeur d’unité autorise l’utilisation d’un
taxi : la mention éventuelle d'utilisation du taxi sur l'ordre de mission et/ou sur l'état de frais
valant accord de prise en charge.
2.3 Marché public
2.3.1
Est-il obligé d’utiliser le marché de transport conclu par le CNRS pour obtenir des billets de
train et/ou d’avion ?
Les missionnaires doivent obligatoirement utiliser le marché national conclu par le CNRS pour
l'acquisition des billets de transport (sauf billets TER, pour la voie ferroviaire), puisque le CNRS
s'est engagé à ce titre avec ce titulaire, et ne peut en conséquence traiter directement avec
d'autres agences.
Le non recours au marché (par exemple, impossibilité d'y recourir pour des raisons objectives)
doit donc demeurer l'exception. L’attestation de passage hors marché sera alors délivrée à
l’agent par le titulaire du marché.
2.3.2
Est-il possible de réserver un train de nuit dans le cadre du marché de transport du CNRS ?
Oui, tout à fait.
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2.3.3
Le marché des transports est-il OBLIGATOIRE dans tous les cas ? Ou bien le directeur d'unité
est-il seul décisionnaire de l'exception ? Certaines compagnies offrent parfois des billets à
des prix défiant toutes concurrences. Dans ce cas précis, la philosophie instillée par le CNRS,
selon laquelle le directeur d’unité doit gérer les deniers publics à la manière d'un bon chef
de famille ne s'applique-t-elle pas de plein droit, ou selon un principe de bon sens commun
(économie financière) ? Si un directeur d’unité décide PONCTUELLEMENT ou
EXCEPTIONNELLEMENT de ne pas recourir au marché, quels sont les risques encourus ?
Le marché signé par le CNRS pour la fourniture des titres de transport comporte une clause
d'exclusivité ; c'est à dire que le CNRS ne peut pas s'adresser à une autre agence ou autre
comptoir pour ce type de prestations hors offres exceptionnelles.
Les unités de recherche doivent donc s'adresser au titulaire pour les titres de transport pour
que les agents n'aient pas à faire l'avance des frais correspondant.
Il s'agit d'une exigence juridique.
En principe, le marché couvre toutes les prestations et offre tous les tarifs promotionnels
existant, ainsi que les transports des compagnies à bas coûts.
Dans un souci d’économie financière, le recours aux abonnements (train et avion) doit être
étudié en fonction de la fréquence des déplacements des missionnaires.
2.3.4
Les missionnaires qui passent par le marché pour leurs transports, doivent-ils nous
transmettre les cartes d'embarquement ou les billets de train lors du retour de mission ?
Les missionnaires qui passent par le marché doivent effectivement remettre au directeur du
laboratoire les cartes d'embarquement ou billet de train à leur retour de mission.
Ceci est un des éléments prouvant, en cas d'audit interne ou externe, l'effectivité du
déplacement.
2.4 Utilisation d'un véhicule administratif, personnel ou de location
2.4.1
Est-il possible de prendre un véhicule de location pour se rendre en Allemagne pour deux
missionnaires en sachant que le coût du véhicule de location frais de péage et essence est
beaucoup plus intéressant que le coût de deux billets de train ou d'avion ?
L’utilisation d’une voiture de location est autorisée par le directeur d'unité dans les mêmes
conditions que celles autorisant le recours à un taxi et seulement en cas de déplacement
itinérants dans une zone géographique restreinte ou aux alentours d’une ville.
Ces conditions ne seraient pas remplies dans le cas exposé. L’intérêt financier ne doit pas être
l'élément déterminant pour la prise de décision.
Les questions de sécurité sont primordiales et ce sont elles qui doivent être prises en
compte.
Il s'agit donc d'une question d'opportunité engageant la responsabilité directe du directeur
d'unité.
L'établissement n'est pas favorable pour encourager ce type de transport, notamment compte
tenu, en l'espèce, de la distance envisagée.
FAQ Missions -14 septembre 2016
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2.4.2
Est-il possible de prendre en charge des frais d'utilisation de véhicule personnel sous forme
d'indemnités kilométriques lorsqu'un agent se déplace occasionnellement pour les besoins
du service à l'intérieur de la résidence administrative ?
A l'intérieur de la commune de résidence administrative, l’utilisation du véhicule personnel
doit être effectivement occasionnelle et justifiée. Dans ce cadre, les frais de transport sont
pris en charge dans la limite du tarif des indemnités kilométriques.
2.4.3
Pour un véhicule administratif doit-on obligatoirement laisser les originaux de carte grise et
assurance dans le véhicule ou une photocopie remise à l'agent en déplacement suffit-elle ?
Selon le code de la route, le conducteur doit être en possession des documents originaux
concernant le véhicule pour être présentés lors d'un contrôle.
2.4.4
Je recherche les barèmes des frais de déplacements indemnités kilométriques.
Vous trouverez cette information dans l'arrêté du 3 juillet 2006 qui fixe les taux des
indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006. La
version en vigueur est disponible sur le site de Légifrance.
2.4.5
Lorsque nos gestionnaires ont suivi la formation Geslab, on leur a dit que les missionnaires
qui utilisent leur véhicule personnel doivent présenter non seulement l'attestation
d'assurance et la carte grise du véhicule mais également leur permis de conduire. Est-ce
exact ?
Tout à fait. Le missionnaire doit effectivement produire chaque année une copie de son
permis de conduire valide, de sa carte grise et l’attestation d’assurance ; en effet, il doit avoir
souscrit au préalable (sur ses propres fonds) une police d’assurance garantissant de manière
illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de
son véhicule à des fins professionnelles.
Le directeur de laboratoire engage sa responsabilité lorsqu'il autorise un déplacement : cette
responsabilité est manifestement accrue lorsqu'il autorise le véhicule personnel. Il est donc
normal qu'il puisse limiter les risques en vérifiant que la personne est bien assurée et qu'elle
est apte à conduire.
2.4.6
Où puis-je trouver le formulaire de demande d'utilisation du véhicule personnel?
Ce formulaire était sur la bibliothèque pratique jusqu'à ce que l'on mette en ligne un autre
formulaire plus complet "Informations indispensables à intégrer dans Geslab pour émettre un
ordre de mission" où toutes les informations sont groupées (taxi, véhicule perso...).
2.4.7
Peut-on autoriser un agent missionnaire à utiliser et conduire pour une mission le véhicule
personnel d'un autre agent ? Carte grise et attestation d'assurance au nom d'un tiers.
Autoriser l'utilisation du véhicule personnel engage directement la responsabilité du directeur
du laboratoire et par là celle du CNRS : en effet les risques d'accidents sont plus importants
que si l'on utilise les transports en commun, notamment pour des distances relativement
longues. Il faut donc, au cas par cas apprécier les risques encourus.
En tout état de cause, il convient au minimum de s'assurer que la police d'assurance souscrite
par le propriétaire du véhicule couvre, sans restriction, l'ensemble des dommages (corporels
et matériels) qui pourraient être occasionnés lors d'un usage professionnel dudit véhicule, y
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compris par un tiers et que ce tiers est titulaire d’un permis de conduire valide (demander une
copie de l’attestation d’assurance et du permis de conduire valide).
2.4.8
Un agent part aux Etats-Unis pendant 4 jours et souhaite louer un véhicule sur place
pendant son séjour. Peut-on lui rembourser la location du véhicule et le séjour au forfait en
plus ?
A l’étranger, les frais de location d’un véhicule sont exceptionnellement pris en charge en cas
d’absence de transports en commun accessibles et après autorisation préalable de la
personne habilitée à signer l’ordre de mission. Ils sont remboursés, en plus de l’indemnité
journalière, sur justification du paiement (facture ou reçu).
2.4.9
Un chercheur émérite de notre laboratoire doit se rendre en mission aux Pays Bas et en
Allemagne. Par ailleurs, ce chercheur demande à utiliser son véhicule personnel pour
convenance personnelle. Pourrons-nous délivrer des ordres de mission autorisant
l’utilisation du véhicule personnel ?
L’utilisation d’un véhicule personnel est décidé par le directeur d’unité uniquement lorsque
l’intérêt du service le justifie et que ce mode de transport apparaît le mieux adapté aux
déplacements dans les conditions d’utilisation indiquées dans l’instruction.
Cependant, ce mode de transport doit être exceptionnel. Il peut être utilisé en France
métropolitaine, pays limitrophes ainsi qu’en Grande-Bretagne, Portugal et Pays Bas et en
Outre-mer.
2.4.10 Selon l’instruction, nous ne pouvons pas rembourser des frais de carburant pour un véhicule
administratif, il convient d’utiliser la carte carburant du CNRS liée au véhicule. J’ai une UMR
avec un véhicule administratif appartenant à l’INRA, l’agent utilise ce véhicule administratif
dans le cadre d’une mission CNRS et demande le remboursement des frais de carburant car
l’INRA n’a pas de carte carburant pour ce véhicule, peut-on accepter ce remboursement
dans ce cas bien précis ?
L’instruction mission du 13/10/2014 s’applique au parc de véhicules administratifs du CNRS.
Elle ne s’applique pas aux véhicules d’autres établissements.
Une circulaire du 16/02/2015 incite les personnes publiques à mutualiser l’utilisation de leur
parc automobile :
http://circulaires.legifrance.gouv.fr/index.php?action=afficherCirculaire&hit=1&r=39242
Aussi pourrait-on considérer que :
-
les agents dont la mission est ordonnée par le CNRS
et qui utilisent un véhicule administratif d’un autre établissement (sur accord de
celui-ci et sous réserve des questions d’assurance),
peuvent être indemnisés des frais de carburants par le CNRS (dans le respect du
principe de maitrise des dépenses posé par la circulaire précitée),
sur présentation d’un ticket ou d’un reçu.
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2.5 Autres
2.5.1
Lorsqu'un agent rate son train et se voit dans l'obligation d'acheter un nouveau titre de
transport, ce 2e billet sera-t-il remboursé par le CNRS ?
L'agent peut se faire rembourser le 2e billet acheté, et parallèlement il convient de demander
à la SNCF le remboursement du 1er billet non utilisé ; le chef du service financier de votre
délégation doit en être informé en plus de la déclaration sur l’état de frais.
Si ce 1er billet n'est pas remboursable en vertu de ses conditions d'achat, il appartient au
directeur d'unité de décider de cette double prise en charge sur son budget, en motivant sa
décision.
2.5.2
Un de mes chercheurs part en mission à l'étranger et souhaite s'arrêter sur le chemin du
retour pour plusieurs jours. Cela est-il autorisé ? De plus, le fait qu'il s'arrête implique qu'il
fera une escale à mi-parcours au retour, alors que celle-ci n'est pas initialement prévue dans
l'aller. Est-ce possible ?
Le directeur d’unité juge de l'opportunité du déroulement du déplacement dans l'intérêt du
service et en fonction des crédits dont il dispose. Si cette escale pour convenance personnelle
est autorisée par le directeur d’unité, elle doit être mentionnée (dates et heures) dans l’ordre
de mission.
Dans le cas contraire, cette escale non prévue (donc non autorisée) est impossible.
De plus, le CNRS n'a pas à prendre en charge les coûts engendrés lors d'un séjour privé.
2.5.3
Nous avons une demande de la part d’un missionnaire relative à blablacar. Celui-ci nous
demande s’il peut recourir à ce service et se faire rembourser le montant facturé par le site
dans le cadre d’une mission.
Le covoiturage ne fait pas partie des modes de transports autorisés. A savoir aussi que,
combien même il aurait été possible de l'utiliser, la notion de responsabilité juridique serait à
éclaircir.
L’instruction définit les modes de transport autorisés :





Prestation de billetterie des transports proposée par le prestataire titulaire du marché
national
Véhicule personnel (sous certaines conditions)
Taxi (sous certaines conditions)
Véhicule de location (sous certaines conditions et passage par le marché)
Véhicule administratif (sous certaines conditions)
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3. Ordre de mission / déroulement d'une mission
3.1 Ordre de mission sans frais
3.1.1
Je cherche des renseignements concernant les ordres de mission sans frais. J’ai bien compris
que désormais on ne doit plus en établir pour des agents CNRS pris en charge par une autre
délégation. Par contre, les personnels CNRS qui partent en mission avec les frais pris en
charge par une autre administration que le CNRS : quelles sont les règles pour leur établir un
ordre de mission sans frais ?
Effectivement, les personnels du CNRS qui partent en mission avec les frais pris en charge par
une autre administration que le CNRS, doivent être munis d'un ordre de mission sans frais
délivré par le CNRS.
Ce document a pour objet d'autoriser le déplacement de l'agent pendant son service hors de
son lieu de travail habituel.
3.1.2
Je suis directeur de recherche émérite CNRS. Je dois me rendre à un colloque à Marseille
pour lequel les organisateurs me demandent un ordre de mission sans frais. Mon labo me
dit qu'un ordre de mission sans frais n'est pas délivré à un directeur émérite. Que faire ? Par
ailleurs, que se passe-t-il si j'ai un accident lors de cette mission ? S'agira-ti-il d'un accident
professionnel ?
Un ordre de mission sans frais peut tout à fait être produit pour un chercheur émérite.
La couverture des chercheurs émérites est assurée automatiquement au regard de la liste
officielle fournie par la Direction des ressources humaines. Un marché national d’assurance a
été conclu pour les chercheurs émérites du CNRS (cf. le SRH de votre délégation de
rattachement).
3.1.3
Lorsqu'un labo paye une mission à une personne qui n'est pas CNRS, l'OM sans frais de
l'employeur de cette personne est-il une pièce justificative obligatoire ?
C'est à la personne qui autorise la mission et la prise en charge des frais correspondants de
s'assurer, via cette pièce justificative ou attestation de non-paiement, que ce déplacement
n'est pas financé par l'organisme de rattachement du missionnaire.
3.1.4
Puis-je établir un ordre de mission sans frais pour une stagiaire pour laquelle une
convention de stage a été signée entre le CNRS et l'établissement d'enseignement ?
Un ordre de mission sans (ou avec) frais doit être établi dans la mesure où il y a un lien
hiérarchique entre le directeur de l'unité et la stagiaire : la convention de stage doit le
déterminer.
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3.1.5
Je souhaite partir pour une mission de quelques mois aux USA. Dans le cadre de cette
mission, le chef du laboratoire que je visiterai à Harvard m'a proposé de rembourser mes
frais d'hébergement à Cambridge. Ce remboursement sera fait sous la forme d'une "living
allowance" allouée par Harvard (1000$ / mois pendant la durée de la mission). Afin de
pouvoir préparer la mise en place de ces versements, l'administration de Harvard m'a
demandé de vérifier que ceci était compatible avec le statut de chercheur au CNRS. Il me
semble, après étude du site de la direction financière, que ce cas rentre dans le cadre des
missions sans frais, et que ceci est donc autorisé.
L'ordre de mission sans frais n'est délivré que si la totalité des frais est prise en charge par un
autre organisme.
Si le transport et l'hébergement ne sont pas pris en charge par le CNRS, il conviendra
effectivement de faire établir un ordre de mission sans frais par votre directeur d'unité.
Si les frais de transport sont à la charge du CNRS, il conviendra d'établir un ordre de mission
"normal", en indiquant que "les frais de séjour sont à la charge de xxx" ou en indiquant "seul
les frais de transport sont à la charge du CNRS".
3.1.6
Nous avons fait un ordre de mission à une personne étrangère pour participer à jury de
thèse dans notre laboratoire. Avons-nous besoin de lui demander un ordre de mission sans
frais (il est professeur) ?
Pour s’assurer que cette personne (quelle que soit sa nationalité) est autorisée à se déplacer
et ne cumule pas les indemnités, le CNRS peut demander un ordre de mission sans frais (ou
justificatif équivalent).
3.2 Ordre de mission autre
3.2.1
Je suis dans la situation où 2 ordres de missions ont été établis pour le même agent, l'un par
son unité qui prend en charge ses frais de transport et d'inscription à un colloque et l'autre
par notre labo qui prend en charge ses frais de séjour. Or nous sommes dans l'impossibilité
de donner suite à ces dossiers car il ne peut plus y avoir 2 ordres de missions pour une
même période pour un agent : quelle est la solution pour ce cas et la procédure à suivre
pour les prochains ?
Dans le système d'information du CNRS (BFC), il y a un contrôle bloquant sur les dates de
mission qui ne permet pas d'établir deux ordres de mission à la même date pour la même
personne.
D'un point de vue réglementaire, un seul OM doit être établi par mission et par agent.
L’entité qui initialise la mission établit l'OM, prend en charge la totalité des frais et peut se
faire rembourser par l’autre unité via un transfert de crédit.
3.2.2
Je souhaiterais connaître la durée maximale d’un ordre de mission.
Un ordre de mission, avec ou sans frais, peut être établi pour une durée maximale de 12 mois.
Attention, au CNRS, une procédure spécifique est prévue pour l’étranger et, en particulier,
pour les pays à risques (consulter la direction de la sureté, DIRSU).
FAQ Missions -14 septembre 2016
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3.2.3
Pour les agents d'une autre administration, le CNRS doit-il demander à l'unité de fournir un
OM sans frais de leur administration d'appartenance ?
Pour s’assurer qu’une personne non CNRS est autorisée à se déplacer et ne cumule pas les
indemnités, le CNRS est en droit de demander un ordre de mission sans frais (ou justificatif
équivalent).
3.2.4
Normalement tout agent qui part en mission doit être muni d'un OM, même si ses frais de
transport et d’hébergement sont pris en charge dans le cadre des marchés. Pourriez-vous
me le certifier afin que j'en informe le laboratoire ?
Lorsque les frais de transport et / ou d'hébergement sont pris en charge dans le cadre d'un
marché public, l'agent n'a pas à être indemnisé à ce titre. Toutefois, il doit effectivement être
muni d'un ordre de mission (établi avant le déplacement). En effet, celui-ci vaut autorisation
de se déplacer et, le cas échéant, la prise en charge ou non des frais afférents.
3.3 Pays à risques
Consulter le site de la Direction de la sûreté (DIRSU)
3.3.1
Doit-on demander l'avis du directeur de la sûreté, même pour les étrangers se rendant dans
un autre pays étranger ? Est-ce pour toutes missions effectuées sur les crédits du CNRS
quelle que soit la nationalité de la personne ? Ou bien doit-on demander uniquement pour
des fonctionnaires, des agents du CNRS ?
Avant la mission, il faut demander l'avis du directeur de la sûreté pour tout agent se déplaçant
dans un pays à risques avec un ordre de mission CNRS, quel que soit la nationalité ou le statut
de la personne envoyée en mission. Le directeur d’unité ne doit pas signer l’ordre de mission
sans cet avis.
4. Paiement
4.1 Avances
4.1.1
Qui peut obtenir des avances sur frais de mission ?
L’instruction récise que l’attribution d’une avance (75% des sommes présumées dues) est
décidée par le directeur d’unité au profit de missionnaires qui ne sont pas porteur d’une carte
affaires ou qui, s’ils sont bénéficiaires d’une carte affaires, effectuent une mission dont les
modalités de déroulement ne sont pas compatibles avec les avantages offerts par cette carte.
Dans le cas où, par exception, il n’est pas recouru aux marchés nationaux de transport et
d’hébergement, des avances peuvent versées aux chercheurs étrangers dès leur arrivée en
France.
Toutefois, les dépenses publiques supérieures à 300€ ne peuvent pas être réglées en espèces.
Ce seuil s’applique aux avances sur mission.
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4.1.2
Je souhaite savoir si une délégation peut refuser de verser une avance sur frais de mission
demandée par le directeur d'une unité sous prétexte d'inciter les agents à souscrire à une
carte affaire.
Le dispositif "carte affaires" qui est déployé a pour finalité de supprimer les avances de
trésorerie faites par les agents missionnaires dans l'attente de leur remboursement des frais
de mission.
Ce dispositif a donc le même objectif que celui des avances faites par les agents comptables
avant le départ en mission.
Dans la mesure où un agent possède (ou peut prétendre à) une carte affaires, le versement
d'une avance s'avère inutile. Il faut également noter que l'attribution d'une avance, et sa
récupération, demeurent des opérations comptables relativement lourdes à mettre en œuvre.
Toutefois, une avance peut toujours être demandée en l’absence de carte.
4.1.3
Y-a-t-il une possibilité de régie d'avance pour une mission en Afrique du Sud (forage)? Si oui
quelle est la procédure à appliquer ?
Les régies d'avance dépendent d’une réglementation particulière. Adressez-vous auprès du
SFC de votre délégation.
4.1.4
Est-il possible d'obtenir une avance (étudiant donc pas de carte affaire) sur une partie du
séjour, sachant que le reste de sa mission est un séjour personnel ?
Oui, l’obtention d’une avance est possible mais attention, les dates du séjour professionnel et
personnel doivent être distinctes et précisées dans Geslab.
Pour information, les dépenses publiques supérieures à 300€ ne peuvent pas être réglées en
espèces (seuil appliqué aux avances sur mission).
4.2 Carte affaires (corporate)
Consulter le site de la bibliothèque pratique
4.2.1
Je souhaite savoir si une délégation peut refuser de verser une avance sur frais de mission
demandée par le directeur d'une unité sous prétexte d'inciter les agents à souscrire à une
carte affaire.
Le dispositif "carte affaires" qui est déployé a pour finalité de supprimer les avances de
trésorerie faites par les agents missionnaires dans l'attente de leur remboursement des frais
de mission.
Ce dispositif a donc le même objectif que celui des avances faites par les agents comptables
avant le départ en mission.
Dans la mesure où un agent possède (ou peut prétendre à) une carte affaires, le versement
d'une avance s'avère inutile. Il faut également noter que l'attribution d'une avance, et sa
récupération, demeurent des opérations comptables relativement lourdes à mettre en œuvre.
Toutefois, une avance peut toujours être demandée en l’absence de carte.
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4.3 Frais annexes, état de frais
4.3.1
Qui doit signer l'état de frais au retour d'une mission sur convocation de l'administration
centrale, est-ce le directeur d’unité d'affectation de l'agent ou le délégué régional ?
C'est au délégué régional de certifier l'état de frais relatif à une mission sur convocation de
l'administration centrale puisqu’il est chargé de vérifier la conformité des dépenses engagées
et de procéder au mandatement des missions. En outre, les frais sont financés par des crédits
qui lui sont transférés par l’autorité qui établit la convocation.
4.3.2
Peut-on rembourser certains frais annexes pour une mission à l’étranger tels que frais de
vaccination, de passeport ou de visa ?
Oui les frais de vaccination, de passeport ou de visa peuvent être pris en charge par le CNRS
dans le cadre d'une mission ordonnée par celui-ci.
4.3.3
Quand un invité étranger ou non étranger n'a pas de compte bancaire, quelle est la
procédure pour effectuer le remboursement de ses frais de déplacements ?
Dans ce cas, il faut nécessairement prendre contact avec l'agent comptable secondaire de la
délégation régionale en charge des paiements (cela peut être, par exemple, en numéraire
dans la limite de 300€).
4.3.4
Est que les frais d’abstracts, de poster payés par l’agent lors de sa mission peuvent être
remboursés sur état de frais dans la case « autres » ? Est-ce une dépense que l’on peut
rattacher à une mission ?
Oui, en cas de nécessité lors d’une mission, l’agent avance les frais et sera remboursé sur état
de frais. Il est néanmoins préférable d’anticiper ces dépenses et de passer par un bon de
commande auprès d’un fournisseur.
5. Invité
5.1.1
Quel est le barème de remboursement pour un invité étranger et quels sont les pièces
justificatives à fournir ? Faut-il les rembourser sur la base des frais réels lorsque le forfait à
60€ pour la nuit et 15,25€ pour le repas est dépassé ?
Pour tout invité étranger, agent de l’état ou d’un établissement public national, il pourra être
remboursé sur la base des montants correspondants à l’instruction en cours ou en ayant
recours au marché national.
Pour tout invité désigné par le directeur d’unité comme expert scientifique extérieur à
l’administration (c’est-à-dire autres que les agents de l’Etat ou d’un établissement public
national), il pourra être remboursé sur la base des frais réellement engagés (dans la limite de
120€ par nuitée et de 30,50€ par repas en France), sur production des justificatifs.
Pour tout invité désigné comme personnalité scientifique par le président du CNRS ou le
DGDR par délégation, la prise en charge s’effectue sur la base des frais engagés.
FAQ Missions -14 septembre 2016
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5.1.2
Lors de la visite d'un expert scientifique dans le laboratoire, le directeur d'unité décide de
rembourser de manière "forfaitaire" le séjour dans la limite autorisée soit une indemnité de
journée globale (nuitée à 120€ + 2 repas à 30,50€). Dans la mesure où le directeur d’unité
est PRM, ordonnateur, ayant délégation de signature, peut-il avoir recours à ce procédé ? A
la demande du directeur d’unité, le gestionnaire peut-il envoyer pour liquidation à la
délégation régionale, l'état de frais rempli forfaitairement et certifié par le directeur ?
Les experts scientifiques extérieurs à l’administration (c’est-à-dire autres que les agents de
l’Etat ou d’un établissement public national) sont remboursés sur la base des frais réels qu'ils
ont effectivement engagés sur justificatifs (dans la limite de 120€ par nuitée et de 30,50€ par
repas), d'où la nécessité qu'ils produisent les factures d'hôtels et de repas. Il ne s’agit pas d’un
forfait mais d’un plafond de remboursement.
Il convient de privilégier le recours aux marchés nationaux : le marché d’hébergement tient
compte de la dérogation applicable à ces experts.
5.1.3
Qu’entend-t-on par expert scientifique extérieur à l'administration ?
La qualification d’expert scientifique extérieur à l’administration concerne les missionnaires
autres que les agents de l’état ou d’un établissement public national et relève du directeur
d’unité.
Les experts de l'INRA ou d'une université, par exemple, relèvent d'une administration
(établissement public) et ne peuvent donc bénéficier des dérogations prévues.
5.1.4
Est-ce qu’un chercheur étranger, séjournant en France et présentant une facture d’hôtel
dont le montant est inférieur à l’indemnité forfaitaire de 60€, peut prétendre à un
remboursement de 60€ ou doit impérativement être remboursé à hauteur de ses frais
réels ?
Ce missionnaire est remboursé sur la base de l’indemnité forfaitaire, soit 60€, quel que soit le
montant de la facture d’hôtel.
5.1.5
Concernant l'accueil des chercheurs étrangers :
 peut-on établir un bon de commande pour l'hébergement si l'hôtel n'est pas inclus
dans le marché ?
 le plafond de 120€ s'applique-t-il lorsque l'hébergement est payé par bon de
commande (plutôt que remboursé au chercheur étranger) ?
 le petit-déjeuner vient-il en sus de la nuitée, ou bien les 120€ doivent-ils
nécessairement inclure le petit déjeuner ?
Un bon de commande pourra être établi si le titulaire délivre une attestation de passage hors
marché en cas d’impossibilité de sa part de répondre aux besoins de l’unité.
Hormis les personnalités scientifiques (remboursées aux frais réels), le plafond des 120€ est
applicable selon certaines modalités :


pour les experts scientifiques, sur toute la France ;
pour les agents de l’état ou des établissements publics nationaux, en Ile-de-France et 90€
hors Ile-de-France.
Tous les forfaits incluent le petit-déjeuner.
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5.1.6
Pour les chercheurs étrangers venant en mission en France, la durée du séjour se calcule-telle comme pour un français se déplaçant en France ou comme pour un français se
déplaçant à l'étranger ? Commence-t-on à compter les repas quand la personne pose le pied
en France ou au moment où elle quitte son pays ? Par exemple, un étranger quittant son
pays la veille à 15 h et arrivant le lendemain à 17h (train de nuit etc...) a-t-il le droit à des
repas pendant son voyage ?
Il s’agit d'une mission en France donc ce sont les règles des missions en France qui
s'appliquent : la mission commence depuis le départ de la résidence administrative ou
familiale. Les repas sont remboursables sur déclaration de l’agent.
Le missionnaire doit indiquer sur son état de frais, au retour de la mission, les heures de
départ et d'arrivée afin de permettre à l'outil informatique de calculer automatiquement un
nombre de repas ; ce nombre pré calculé est ensuite ajusté en plus ou en moins en fonction
du nombre déclaré par le missionnaire. Le contrôle de gestion a posteriori mis en place
permet de s'assurer une homogénéité des traitements.
NB : le petit déjeuner n’est pas indemnisé au titre d’un repas. Un maximum de 2 repas par
jour peut donc être déclaré.
5.1.7
Nous allons recevoir un jeune chercheur bulgare dans notre laboratoire, il arrivera le 28
septembre pour repartir le 18 octobre. Pour la prise en charge de ses repas, est-ce que je lui
compte 15,25€ par repas, ou bien y a-t-il un dégrèvement à partir d'un certain nombre de
jours et si oui, quel est-il et à partir de combien de jours ?
Pour les missions en France métropolitaine, il n’y a pas de dégrèvement d’indemnité en
fonction du nombre de jours. L’indemnité forfaitaire de repas est de 15,25€ néanmoins, elle
est réduite de 50% lorsque le missionnaire se rend dans un restaurant administratif ou
assimilé.
L’existence d’un restaurant administratif ou assimilé à proximité du lieu de mission de l’agent
n’a pas vocation à entraîner automatiquement la réduction du remboursement de l’indemnité
de repas.
5.1.8
Lorsqu'un labo paie une mission à une personne qui n'est pas CNRS, l'OM sans frais de
l'employeur de cette personne est-il une pièce justificative obligatoire ?
Cette pièce peut servir à justifier l’absence du double paiement de ces frais de mission. C'est à
la personne qui autorise la mission et la prise en charge des frais correspondants de s'assurer
que ce déplacement n'est pas financé par l'organisme de rattachement du missionnaire.
5.1.9
Quand un invité étranger ou non étranger n'a pas de compte bancaire, quelle est la
procédure pour effectuer le remboursement de ses frais de déplacements ?
Dans ce cas, il faut nécessairement prendre contact avec l'agent comptable secondaire de la
délégation régionale en charge des paiements (cela peut être, par exemple, en numéraire
dans la limite de 300€).
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6. Concours, stages, conférences...
Pour information, consultez l’Instruction n° 09-013-M9 du 22/06/2009 « Les colloques dans les
établissements publics nationaux (DGFIP) ».
6.1 Conférences /colloques
Voir également la rubrique 5 « invités ».
6.1.1
Doit-on fournir, dans le cas de remboursement de frais d'inscription à des conférences, les
extraits de relevé de comptes tirés du web ou faut-il impérativement les relevés envoyés par
la poste ?
La justification des frais d'inscription à des colloques ou conférences est normalement établie
par le reçu de paiement délivré par l'organisateur.
Si exceptionnellement ce document ne peut être obtenu, un relevé de compte peut être
présenté (y compris celui imprimé de l'accès en ligne Web).
Le paiement direct par le CNRS à l’organisateur est à privilégier.
En cas d’audit, il peut être demandé à l’agent de justifier sa participation ces conférences.
6.2 Concours
6.2.1
L'agent qui se déplace pour se présenter aux épreuves d'un concours interne peut voir pris
en charge les frais de transport dans la limité d'un voyage aller-retour. Est-ce uniquement un
aller-retour ? De la résidence administrative au lieu du concours ? Est-ce que cela inclut les
frais de parking-gare et les tickets de la RATP ?
Pour les candidats aux concours internes ou externes, seul un aller-retour peut être pris, par
année civile, entre la résidence administrative (ou la résidence familiale) et le lieu du
concours.
La possibilité de prendre en charge les frais de parking relève du responsable de l'entité qui
finance en fonction des crédits dont il dispose.
Par dérogation, il est toutefois possible de prendre en charge plus d’un aller-retour dans le cas
où l’agent est amené à se présenter aux épreuves d’admission d’un concours. La dérogation
est accordée par le délégué régional.
6.2.2
Un agent de catégorie A qui se déplace dans le cadre d'un concours a-t-il droit à l'avion ? Ou
est-il comme les autres catégories B et C soumis aux même règles tarif SNCF avec un seul
trajet par an ?
Les mêmes règles s’appliquent à tous les agents qui se déplacent dans le cadre de concours,
quelle que soit leur catégorie.
6.2.3
Je suis chargé de recherche contractuel au CNRS, affecté à l'École Française de Rome. Je suis
également candidat à trois concours de recrutement CR du CNRS. Ai-je droit au
remboursement de mon trajet Rome/Paris, dans l'hypothèse de mon admissibilité, pour me
présenter aux auditions ?
L’instruction CNRS du 13/10/2014 autorise la prise en charge des frais de transport dans le
cadre d’un concours interne ou externe. Néanmoins, seul un aller-retour peut être pris, par
FAQ Missions -14 septembre 2016
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année civile, entre la résidence administrative (ou la résidence familiale) et le lieu du
concours.
Par dérogation, il est toutefois possible de prendre en charge plus d’un aller-retour dans le cas
où l’agent est amené à se présenter aux épreuves d’admission d’un concours. La dérogation
est accordée par le délégué régional.
6.2.4
Je suis agent CNRS et doit passer un concours interne au CNRS est ce que je peux me faire
rembourser mes frais de séjour ?
En application du décret qui réglemente les missions, seuls les frais de transport peuvent être
pris en charge dans le cadre d'un déplacement pour se rendre aux épreuves d'un concours ou
sélection professionnelle : donc pas les frais de séjour.
6.3 Autres
6.3.1
Puis-je établir un ordre de mission sans frais pour une stagiaire pour laquelle une
convention de stage a été signée entre le CNRS et l'établissement d'enseignement ?
Un ordre de mission sans frais doit être établi dans la mesure où il y a un lien hiérarchique
entre le directeur de l'unité et la stagiaire : la convention de stage doit le déterminer.
6.3.2
L’indemnité de mission et l'indemnité de stage sont-elles exclusives l'une de l'autre ?
L’élève stagiaire accueilli en stage au CNRS dont le stage relève des dispositions du Code de
l’éducation, c’est-à-dire l’étudiant ou l’élève d’un établissement d’enseignement scolaire ou
universitaire pour lequel un stage est intégré dans son cursus pédagogique, bénéficie du
remboursement des frais de mission exposés dans le cadre de son stage dans les conditions
fixées pour les personnels civiles de l’Etat par les dispositions du décret n° 2006-781 du 3
juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les
déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat (cf. article D. 124-7 du Code de
l’éducation).
L’unité où l’élève stagiaire effectue son stage, telle qu’indiquée dans la convention de stage,
est considérée comme étant la résidence administrative au sens du décret n° 2006-781 du 3
juillet 2006 précité.
Ainsi, il ne bénéficie d’une prise en charge des frais de mission que lorsqu’il effectue une
mission, c’est-à-dire que lorsque muni d’un ordre de mission, il se déplace dans le cadre du
stage accompagné de son tuteur de stage hors de l’unité où il effectue son stage telle que
précisée dans la convention de stage et hors de sa résidence familiale.
Par ailleurs, les trajets effectués par l’élève stagiaire entre son domicile et le lieu où il
accomplit le stage sont pris en charge dans les conditions fixées par le décret n° 2010-676 du
21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement
correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence
habituelle et leur lieu de travail (cf. article D. 124-7 du Code de l’éducation). Ces trajets ne sont
en aucun cas pris en charge sur le fondement décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 précité.
La prise en charge des frais de mission et le remboursement partiel des frais de transport
domicile-travail sont ouverts à l’élève stagiaire sans considération du fait qu’il bénéficie ou pas
d’une gratification de stage.
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Enfin, « l’agent en stage » au sens du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 précité,
conformément à l’article 2, vise « l’agent qui suit une action de formation initiale [exemple :
élèves des écoles d’application type IRA ENA ENS]ou l’agent qui se déplace, hors de sa
résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation
continue organisée par l’administration ou à son initiative en vue de la formation
professionnelle des personnels de l’Etat conformément aux dispositions du titre Ier du décret
n° 85-607 du 14 juin 1985 modifié relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de
l’Etat ». Cela ne fait pas référence aux élèves stagiaires relevant du Code de l’éducation. Les
« indemnités de stage » diffèrent de la gratification de stage. Lorsque ce type d’agents est
accueilli au CNRS, les remboursements des frais de transport et l’indemnisation au titre du
stage sont à la charge de l’employeur de l’agent en stage, en d’autres termes ils ne sont pas à
la charge du CNRS.
Par contre, lorsque des agents CNRS suivent une action de formation continue et qui, dans ce
cadre, se déplacent hors de leur résidence administrative et hors de leur résidence familiale,
ils peuvent prétendre à la prise en charge de leurs frais de transport et au versement d’une
indemnité de mission dans les conditions fixées à l’article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet
2006 précité.
7. Chercheur émérite
7.1.1
Un chercheur émérite de notre laboratoire doit se rendre en mission aux Pays-Bas et en
Allemagne. Par ailleurs, ce chercheur demande à utiliser son véhicule personnel pour
convenance personnelle. Pourrons-nous délivrer des ordres de mission autorisant
l’utilisation du véhicule personnel ?
L’utilisation d’un véhicule personnel est décidée par le directeur d’unité uniquement lorsque
l’intérêt du service le justifie et que ce mode de transport apparaît le mieux adapté aux
déplacements dans les conditions d’utilisation indiquées dans l’instruction.
Cependant, ce mode de transport doit être exceptionnel. Il peut être utilisé en France
métropolitaine, pays limitrophes ainsi qu’en Grande-Bretagne, Portugal et Pays Bas et en
Outre-mer.
FAQ Missions -14 septembre 2016
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