business expense claim / réclamation de dépenses d`affaires

BUSINESS EXPENSE CLAIM / RÉCLAMATION DE DÉPENSES D'AFFAIRES
Tel./Tél. : 613-230-6760 x350
SIGNATURE:
CLAIMANT / REQUÉRANT :
Fax/Téléc. : 613-563-7739
ADDRESS / ADRESSE :
315 - 350 rue Albert Street
OTTAWA ON K1R 1B1
PURPOSE OF TRAVEL / BUT DU VOYAGE :
MEALS & ALLOWANCES / REPAS ET INDEMNITÉS
EVENT & NAMES OF GUEST/
DATE
ÉVÈNEMENT ET NOMS D'INVITÉS
BREAKFAST
LUNCH
SUPPER
PETIT DÉJEUNER
DÉJEUNER
DÎNER
TRANSPORTATION / TRANSPORT
INCIDENTALS / HOSPITALITY /
INDEMNITÉ
HOSPITALITÉ
TOTAL CLAIM WITH GST / RÉCLAMATION TOTALE INCLUANT TPS
2.06% = $12/$112 * 5/13 * 50% (Tip also / Pourboire inclus)
TOTAL CLAIM /
CAR & TAXI /
HOTEL /
(Parking/
RÉCLAMATION
AVION ET TRAIN
VOITURE ET TAXI
HÔTEL
stationnement)
TOTALE
A
GST/PST RECOVERABLE / TPS/TVO RÉCUPÉRABLE B
5.41% = $12/$112 * 8/13 * 82% (Tip also / Pourboire inclus)
TOTAL
OTHER / AUTRE
AIRFARE & TRAIN /
A
2.21% / 5.81%
2.06% / 5.41%
2.21% = $5/$113 * 50%
GST CLAIM / RÉCLAMATION DE LA TPS (Canada) A X B = C
B
5.81% = $8/$113 * 82%
PST CLAIM / RÉCLAMATION DE LA TPS (Ontario) A X B = C
C
NET COST / COÛT NET
A-C=D
General Ledger code/
Compte du grand livre
$
DETAILS OF PERSONAL CAR USE / D'ÉTAILS DE L'UTILISATION DE VOITURE PERSONNELLE
COMPLETE IF ADVANCE RECEIVED:
À COMPLÉTER SI AVANCE REÇUE:
DATE
QST claim / Réclamation de la TVQ
FROM /
TO /
DISTANCE
RATE /
AMOUNT /
DE
À
(KM)
TAUX
MONTANT
CB0-1225
PST claim / Réclamation de la TVO
CB0-1218
GST claim / Réclamation de la TPS
CB0-1221
Total claim (A) / Récl. totale (A):
$0.530
TOTAL
( Less advance / Moins avance: )
$0.530
Approved by / Approuvé par
Date:
Balance / Solde:
$0.530
Approved by / Approuvé par
Date:
TRANSFER CAR USE AMOUNTS TO "CAR & TAXI" COLUMN ABOVE
REPORTER LES RÉCLAMATIONS À LA COLONNE "VOITURE ET
A/P APPROVAL
A/P REFERENCE #
If due please attach a cheque
TOTAL
VENDOR / VENDEUR
Si du veuillez inclure un chèque
D
CAUBO BUSINESS EXPENSE CLAIM FORM INSTRUCTIONS
1. Use a separate form to claim foreign expenses in order to facilitate the calculation of GST rebate on
Canadian Expense claims.
2. Use at least one row for each day’s expenses.
3. Organize receipts by date, staple together and either attach to form or enclose in envelope. If submitting
many receipts, cross-referencing receipts to the claim form (by number or letter) would be helpful.
4. For in-town and Canadian travel claims, calculate the “GST claim” row (C) based on the recoverable
factors indicated; when claiming foreign travel expenses, ignore GST and stop at row A.
5. Transfer any daily amounts indicated in “Details of Personal Car Use” section to the “Car & Taxi” column
in the main body of the form.
6. The CAUBO travel policy provides for:
•Lowest logical airfare, including seat sales, Saturday night stayover, and “overlapping” tickets;
•Reasonable taxi, bus and public transportation costs, and first-class train fare;
•Per diems for meals based on Treasury Board directives, where not provided by hosts, at a conference, or
during train or air travel. Rates to be used for travel in Canada and the U.S.A., in both Canadian and
American funds, from 1 April 2016 until further notice, are: breakfast. $16.80; lunch, $17.00; supper, $45.00;
and incidentals $17.30.
•For each 24-hour period of travel away where meals are not otherwise provided, the $96.10 total per diem
may be claimed.
•The above per diem of $17.30 for incidental expenses may be claimed for each 24-hour period out of town.
This amount is to cover out-of-pocket expenses (e.g. porter, laundry) other than travel, hotel and meals.
•When claiming per diems, be sure to strike out minibar, meal, movie and related expenses from the hotel
invoice.
•When hosting a meal that other business contacts attend, claim the actual and reasonable cost of the meal,
submit the receipt and provide the name(s) of guest(s).
•When claiming for use of personal car, note that claim is limited to the cost that would otherwise be
incurred. For example, discounted airfare to Toronto may be $350, and a one-day car rental for driving to a
Montreal meeting may be $80.
7. Members may claim directly to CAUBO. In this case, they must submit ORIGINAL receipts for all
expenses over $5, including the USED AIRFARE FLIGHT COUPON, train ticket stub, car rental or hotel
invoice. Credit card slips alone, and travel agency invoices, are not sufficient support for hotels, air or train
fare. When claiming an actual meal expense, pay by credit card and submit the credit card slip, not the
restaurant’s small tear-off stub. Only hotel room rental charges (including taxes) should be transferrd from
the hotel invoice to the expense claim form; other hotel charges (meals, incidentals) are normally covered by
per diem fixed allowances (see #6). In-room movies are personal expenses.
8. CAUBO will also pay invoices from member institutions to cover expenses of members who chose to
claim their reimbursement from their institution. In this case, no receipts are required, but a detailed list of
the expenses must be provided with the invoice. Payment can only be made to the institution and will be
limited to the amounts otherwise provided for in the present policy.
9. CAUBO policy requires that business expenses normally be paid by the traveler who requests
reimbursement using this form.
COMMENT REMPLIR LA RÉCLAMATION DE DÉPENSES D’AFFAIRES DE L’ACPAU
1. Utilisez une formule séparée pour les dépenses à l’étranger afin de faciliter le calcul de la
réclamation de la TPS sur les dépenses effectuées au Canada.
2. Utilisez au moins une ligne pour les dépenses de chaque journée.
3. Placez les reçus en ordre chronologique, agrafez-les ensemble, et joignez-les à la formule ou
mettez-les dans une enveloppe. Lorsque plusieurs reçus sont annexés, une référence numérique ou
alphabétique est suggérée afin d’établir un renvoi à la formule.
4. Pour les de déplacement en ville et au Canada, veuillez calculer la ligne C, ‘Réclamation de la
TPS’, d’après les facteurs de recouvrement indiqués. Pour les frais de déplacement à l’étranger, ne
tenez pas compte de la TPS.
5. Reportez les frais quotidiens indiqués dans la section ‘Détails de l’utilisation de voiture
personnelle’ à la section ‘Voiture et taxi’ dans la partie principale de la formule.
6. La norme de l’ACPAU relative aux déplacements spécifie:
• Le billet d’avion le meilleur marché dans les circonstances, y compris les places revendues, un
séjour du samedi au dimanche, et des billets à des dates qui chevauchent;
• Des frais raisonnables de taxi, d’autocar et de transport en commun, et le wagon de première
classe;
• Une indemnité quotidienne de repas et de faux frais basée sur les directives du Conseil du Trésor,
lorsque les repas ne sont pas offerts par l’hôte à l’occasion d’une assemblée ou dans le wagon ou
l’avion. Lors des déplacements au Canada et aux Etats-Unis, l’indemnité sera, en fonds canadiens et
américans, du 1 avril 2016 jusqu’à avis contraire : petit déjeuner, 16,80 $; déjeuner, 17,00$; dîner,
45,00 $ et divers, 17,30 $.
• Pour chaque période de voyage de 24 heures au cours de laquelle les repas ne sont pas fournis par
une autre source, on peut demander l’indemnité journalière, soit 96,10 $.
• On peut se prévoir de l’indemnité supplémentaire de 17,30 $ ci-dessus pour chaque période de
voyage de 24 heures passé à l’extérieur de la ville. La somme est destinée à couvrir de menus frais
(p.ex. porteur, blanchisserie) autres que le déplacement, l’hôtel et les repas.
• Pour l’indemnité quotidienne, n’oubliez pas de rayer les frais de minibar, de films et autre frais de
même nature de la note d’hôtel.
• Lorsque vous offrez un repas d’affaires, présentez un reçu de frais reels et raisonnables. Identifiez
aussi les invités.
• Si vous réclamez des frais pour l’usage de votre propre véhicule, ces frais ne doivent pas excéder le
montant payable pour un autre mode de transport. Par exemple, le billet d’avion bon marché
Ottawa-Toronto pourrait coûter 350 $, et la location d’auto pour un voyage d’affaires d’une journée
à Montréal pourrait coûter 80 $.
7. Remettez les reçus ORIGINAUX pour tous les frais de plus de 5 $, y compris les COUPONS DE
VOL UTILISÉS, les talons de billets de train, les factures de location d’auto et les notes d’hôtel. Les
bordereaux de cartes de crédit sans pièce justificative et les factures d’agences de voyage ne sont pas
suffisants pour les frais de déplacement et d’hôtel. Lorsque vous réclamez les repas à titre de frais
de réception, réglez la note avec une carte de crédit, annexez le bordereau et non le talon de
l’addition du restaurant. Seuls les frais de location de la chambre d’hôtel (avec taxes) devraient être
transcrits de la note d’hôtel à la demande de remboursement; les autres frais reliés à l’hôtel (repas,
faux frais) sont normalement couvert par l’indemnité quotidienne fixe (voir no. 6). Les films
visionnés dans la chambre d’hôtel représentent des dépenses personnelles.
8. L’ACPAU paiera aussi les factures d’établissements membres afin de rembourser les dépenses de
membres qui ont préféré être remboursés par leur établissement. Dans pareil cas, les reçus ne sont
pas requis, mais on doit fournir une liste détaillée des dépenses avec la facture. Le paiement sera
versé à l’établissement seulement et se limitera aux montants prévus dans cette politique.
9. Selon la politique de l’ACPAU, les frais sont normalement acquités par le voyageur, qui en
demande le remboursement au moyen de la formule.