Communication externe pour les personnels de l`Académie

Outils de communication pour les personnels de l’Académie
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« @ mél ouvert », l’Académie de Nantes met à disposition de tous ses agents (Profs, IATOSS, COP, …) pour des
usages professionnels et personnels :
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un service de webmail, messagerie en ligne
une boîte à lettres (BAL)
une adresse électronique du type :
[email protected] (sauf homonymie)
C’est cette adresse que vous devez diffuser à vos correspondants.
un service d’annuaire en ligne
un site d’accompagnement
un mémo distribué en 2003
un correspondant local de messagerie dans l’établissement
Il suffit d’avoir un navigateur Internet : utilisation possible à partir de tout ordinateur connecté (pas de logiciel client
de messagerie).
« @ mél ouvert » s’inscrit dans un bouquet de services Internet sécurisés comprenant I-Prof (consultation du
dossier administratif) et les listes de diffusion SYMPA.
Voir : http://www.ac-nantes.fr/27704453/0/fiche___pagelibre/
1. Le webmail académique
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•
Se connecter : http://webmail.ac-nantes.fr
S’identifier :
1. Nom d’utilisateur (Login)
= « pnom » (sauf homonymes)
= première lettre du prénom suivie du nom,
le tout en minuscules
2. Mot de passe
= NUMEN (1ère fois)
3. Se connecter (ou Entrée)
Le NUMEN sert lors de l’activation du Webmail (1ère connexion), ensuite on peut préciser un mot de passe
personnel.
Les 6 feuilles (ou onglets) :
Au démarrage, on obtient :
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: permet l’accès à la structure des dossiers de stockage des messages.
(dossier affiché au démarrage) : contient les messages reçus, en attente de lecture.
: permet d’afficher la liste des messages envoyés.
: dossier contenant les messages en attente de suppression définitive.
: dossier contenant des messages dont la rédaction n’est pas définitive.
: pour modifier certains paramètres du Webmail.
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Rédiger et envoyer un message :
Possible à partir de toutes les feuilles (sauf Options) : bouton
.
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1. Ajouter un destinataire (ou plusieurs). Mettre son adresse électronique dans l’un des champs suivants :
• À : si c’est le destinataire principal
• Cc : pour un destinataire devant juste être informé et dont la réponse n’est pas nécessaire. Le
destinataire principal aura connaissance de cette copie. [Cc = Copie carbone]
• Cci : pour un destinataire devant être informé sans que les autres n’aient connaissance de
cette copie. [Cci = Copie carbone invisible]
2. Objet. Indiquer succinctement le sujet du message (titre court). Il est de bon ton de n’aborder qu’un sujet
par message.
3. Corps du message. Rédiger le message, en respectant les règles de la « Nétiquette »
http://www.afa-France.com/netiquette.html
4. Joindre. Permet, éventuellement, d’ajouter un document (un fichier) au message : une Pièce Jointe (PJ).
C’est une copie du document qui est jointe au message, l’original reste dans votre ordinateur.
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Parcourir… (1). Permet de sélectionner un fichier stocké dans l’ordinateur, à joindre au message.
Ajouter (2). Le fichier sélectionné s’ajoute à la liste des fichiers en attente d’être joints (3).
Recommencer le (1) et le (2) pour joindre plusieurs fichiers.
Joindre (4).
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•
Attendre ! Le transfert du ou des fichier(s) depuis l’ordinateur vers le webmail peut être long (le temps
dépend de la taille).
Attention : ne pas dépasser 5 Mo.
5. Envoyer. Le message est envoyé au(x) destinataire(s) et une copie est classée dans le dossier
avec sa PJ éventuelle.
,
Autres fonctions disponibles :
• Enregistrer le brouillon : permet de garder le message en attente, sans l’envoyer.
• Text/HTML : permet d’enrichir le texte du message, grâce aux fonctions de mise en forme classiques.
Remarque : la demande d’un accusé de réception implique que le destinataire du message accepte son envoi, ce
qu’il peut refuser. Il est donc inutile d’abuser de cette fonction…
Détails des feuilles
Feuille
Pour voir les informations et les options que vous pouvez modifier, concernant votre compte.
• Résumé du compte : informations sur votre BAL, rien à modifier.
• Informations personnelles : possibilité par exemple d’indiquer une signature = petit texte qui sera
automatiquement ajouté dans le corps de tous vos messages sortants. Faire court (cf. « nétiquette »).
• Mot de passe : permet d’indiquer un nouveau mot de passe. Ne pas garder le NUMEN utilisé lors de la
première connexion.
• Paramètres :
o Répondre avec historique : lors de la réponse à un expéditeur, le texte d’origine peut être
automatiquement inclus dans le message. Ne pas abuser de cette possibilité (cf. « Nétiquette »).
o Transfert de message : si vous souhaitez recevoir les messages sur une autre messagerie que le
webmail académique (BAL perso par exemple), vous pouvez indiquer son adresse.
Si vous ne cochez pas la case « Ne laissez pas de copie sur le serveur. », ne pas oublier de
consulter de temps à autre le webmail pour purger tous les messages stockés, car dans ce cas
c’est une copie qui est transférée et non le message lui-même.
• Aspect :
o Vue de la liste de messages : le meilleur choix consiste à afficher les messages « Le plus ancien
en dernier », ce qui permet d’accéder plus facilement aux messages récents.
o Date : choisir le format « Jour, Mois, Année », classique dans le monde francophone.
• Message de notification d'absence : si vous activez cette fonction, une réponse automatique contenant
le texte indiqué, sera systématiquement envoyée à tous les expéditeurs. A éviter pour ne pas saturer les
réseaux. Peut être utile si l’on s’absente quelques jours : bien préciser la période d’absence.
Pour valider les modifications effectuées, ne pas oublier de cliquer sur le bouton
en bas de chaque écran.
Feuille
Pour voir et arranger les dossiers dans lesquels sont stockés les messages.
Cette feuille permet de :
•
•
créer un dossier. Ne pas hésiter à créer de nombreux dossiers et sous-dossiers
, pour archiver les
messages (entrants et sortants) ;
voir les messages stockés dans un dossier.
L’accès à un dossier personnel, change l’affichage : le bandeau de navigation, sous la barre des feuilles,
= affichage du
contient alors des liens actifs. Ex :
sous-dossier « lesite.tv » du dossier « Archives ».
Pour déplacer un message vers un dossier d’archivage, il faut le sélectionner (cocher la case le
•
•
précédant), dérouler la liste associée à
supprimer un dossier ;
renommer un dossier.
, puis cliquer sur le dossier cible.
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Feuilles
ou
ou
Permet de consulter et travailler sur les messages stockés dans ces dossiers.
Quand la liste des messages contenus dans un dossier apparaît, vous pouvez :
•
•
•
•
•
lire un message en cliquant sur son objet, ce qui permet éventuellement de voir ou d’enregistrer les fichiers
joints ; on peut répondre directement à l’expéditeur en cliquant sur
, ce qui évite de retaper son
adresse.
trier, classer les messages ; chaque colonne peut servir de critère de classement ( ), le critère
actuellement actif est représenté par
ou .
déplacer un ou des messages vers un dossier de stockage personnel (cf. feuille « dossier ») ;
récupérer des messages supprimés (Corbeille)
…
Feuille
L’ouverture d’un message stocké dans ce dossier permet de continuer sa composition et de finalement l’envoyer
(cf. « Rédiger et envoyer un message »).
La suppression des messages
•
Suppression temporaire :
Quand un message est affiché, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Quand le contenu d’un dossier est affiché, il faut cocher la case devant le message à supprimer (colonne
« Sélectionner ») et cliquer sur le même bouton.
Dans chaque cas, le message est placé dans le dossier
Tout message stocké dans la corbeille est récupérable.
• Suppression définitive :
Il est indispensable de purger les messages régulièrement.
Dans la feuille
coté :
.
, si des messages sont stockés dans la corbeille, un bouton supplémentaire apparaît à
. En cliquant dessus on supprime définitivement les messages.
Vous pouvez aussi automatiser cette action : feuille
, rubrique Paramètres, cocher la case « Vider le
dossier lors de la déconnexion », mais dans ce cas les regrets ne sont plus possibles…
Pour quitter correctement le Webmail, n'oubliez pas de cliquer sur
droite de votre écran.
Pour plus d’informations, consultez l’aide du Webmail : bouton
, qui se trouve en haut à
.
2. L’annuaire académique
Se connecter : http://annuaire.ac-nantes.fr
S’identifier : idem webmail
Deux utilisations :
1. Gérer sa propre fiche : informations privées/publiques
Certaines informations figurant sur votre fiche, sont dites publiques car accessibles aux autres utilisateurs du
Webmail académique.
Toutes les informations ne sont pas modifiables. Vous pouvez :
• ajouter des renseignements,
• changer le mot de passe,
• rediriger les messages,
• …
Attention : Pensez à cliquer sur le bouton "Valider", qui se trouve au bas, sinon votre demande de modification ne
sera pas prise en compte.
Existence d’une liste rouge : vous pouvez interdire l’accès aux informations publiques vous concernant. Faire la
demande au correspondant messagerie de votre établissement.
2. Consulter l’annuaire :
La recherche peut porter sur
• une personne, un service : champ « Nom »
• un établissement : champ « Code établissement ». Le bouton « Liste » permet d’accéder au RNE
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•
une discipline : champs « Code discipline » soit un tapant le code d’une discipline, soit en sélectionnant
dans la liste déroulante un code
Après affichage du résultat, on peut connaître :
• l’adresse électronique professionnelle de toute personne (Académie de Nantes) ou une
adresse fonctionnelle,
• les coordonnées professionnelles d’une personne. On n’accède qu’aux informations publiques.
Pour plus d’informations, consultez le guide de l’annuaire :
http://www.ac-nantes.fr/28608921/0/fiche___pagelibre/
3. Le correspondant messagerie dans l’établissement
Dans chaque établissement, une personne assure cette fonction : une affiche en salle des profs doit vous
permettre de l’identifier. Ses rôles :
• Conseil sur le webmail
• Inscription sur liste rouge
• Résolution de problèmes : perte du mot de passe par exemple
• Création d’une BAL liée à un projet (échanges avec une classe en France ou ailleurs…)
4. Le site d’accompagnement « @ mél ouvert »
Vous pourrez trouver sur le portail intranet de l’académie : http://intra.ac-nantes.fr/ (rubrique « InformaTIC »)
• des infos,
• un guide pour le webmail,
• un guide pour l’annuaire.
5. I-Prof
Cette application ne concerne que les personnels d'enseignement, d'éducation et d'orientation titulaires et
stagiaires de l'enseignement public.
Pour accéder : https://bv.ac-nantes.fr/iprof
I-Prof vous permet de consulter votre dossier administratif et les textes législatifs et réglementaires qui vous
concernent, de prendre connaissance de vos perspectives de carrière, de correspondre avec votre service
gestionnaire ou, à terme de déposer votre candidature à certains actes de gestion.
Présentation de ce service : http://www.ac-nantes.fr/78239968/0/fiche___pagelibre/
6. Listes SYMPA
L’académie de Nantes a mis en place un serveur de listes de diffusion : http://sympa.ac-nantes.fr/wws
Pour connaître celles auxquelles vous êtes abonné, il faut s’identifier (idem webmail) et utiliser le lien « Vos
abonnements ».
Vous pouvez choisir vos options d'abonnement, vous désabonner, accéder aux archives, créer une nouvelle liste
et gérer les listes dont vous êtes propriétaire.
L’utilisation de ces listes doit se faire dans le respect d’une charte disponible à cette adresse :
http://intra.ac-nantes.fr/fmt/onglets/tic/charte_sympa.pdf
7. Le projet ETNA
Le projet ETNA, Environnement de Travail Numérique Académique, vise à fournir à tous les personnels un espace
numérique de travail (ENT) c’est-à-dire un « dispositif global fournissant à un usager un point d'accès à travers les
réseaux à l'ensemble des ressources et des services numériques en rapport avec son activité ».
Il sera donc possible d’accéder à tous les services (webmail, annuaire, I-Prof, …) en s’identifiant une seule fois.
Toutes les infos à cette adresse : http://www.ac-nantes.fr/69831484/0/fiche___pagelibre/
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