Anwenderleitfaden Outlook Web Access

11.03.2009 V1.1
Anwenderleitfaden
Outlook Web Access
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Inhaltsverzeichnis
1.0
Ansprechpartner ............................................................................................... 3
2.0
Sicherheitsrichtlinien zu Outlook Web Access (OWA) ...................................... 4
3.0
Anmelden an Outlook Web Access (OWA)....................................................... 5
3.1
Ändern des Passworts nach der ersten Anmeldung ...................................... 5
3.2
Signaturen ..................................................................................................... 7
3.2.1
4.0
Sicherheitshinweis zu Signaturen ........................................................... 7
Umgang mit E-Mails ......................................................................................... 8
4.1
Lesen empfangener E-Mails .......................................................................... 8
4.2
Erstellen und Versand neuer E-Mails ............................................................ 8
4.3
Erstellen von Ordnern.................................................................................... 9
4.4
Einrichten einer Abwesenheitsnotiz ............................................................... 9
5.0
Postfächer Dritter/Anderer Benutzer öffnen .................................................. 100
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1.0
Ansprechpartner
solid IT GmbH
Helpdesk
Bahnhofstraße 7
74272 Heilbronn
Tel.: 07131 39079 40
Fax: 07131 39079 741
Email: [email protected]
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2.0
Sicherheitsrichtlinien zu Outlook Web Access (OWA)
-
-
-
E-Mails nur von “sicheren” PCs/Laptops ab. Öffentliche Computer, z.B.
in Internet-Cafés sind als unsicher einzustufen und nicht für OWA
geeignet.
Aus Sicherheitsgründen werden inaktive Benutzer nach einer gewissen
Zeit automatisch vom System abgemeldet:
- „Öffentliche Computer“ werden nach 10 Minuten Inaktivität
abgemeldet
- „Private Computer“ werden nach 6 Stunden Inaktivität abgemeldet
E-Mailkennwörter dürfen nicht weiter gegeben werden.
Wenn Sie meinen, jemand kennt Ihr E-Mailkennwort oder hat es in
Erfahrung gebracht, ändern Sie es.
Dulden Sie es nicht, dass eine andere Person sich mit Ihrer Identität
(Ihrem Benutzernamen/Kennwort) am System anmeldet.
Melden Sie sich nach Beendigung der Arbeit mit OWA immer vom
System ab.
Das E-Mailpostfach hat auf dem Server eine gewisse Kapazität zur
Verfügung. Dieser Speicherplatz kann nicht überschritten werden.
Somit ist eine regelmäßige Löschung der erhaltenen E-Mails
unabdingbar. Ist das Postfach voll, können Sie weder E-Mails
empfangen noch versenden.
Den Status können Sie wie folgt abrufen:
-
Halten Sie den Mauszeiger für einige Zeit auf Ihrem
Postfach
Es erscheint eine Statusanzeige
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3.0
Anmelden an Outlook Web Access (OWA)
3.01 Starten Sie den Internet Explorer mit Doppelklick auf das Internet
Explorer-Symbol auf dem Desktop
3.02 Geben Sie in der Adresszeile die Adresse von OWA ein:
„https://webmail.solid-it.de“ und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der
Enter-Taste.
3.03 Geben Sie im Datenfeld Ihre Benutzerdaten (Domäne/Benutzername)
ein. Die Zugangsdatenhaben Sie von der solid IT GmbH erhalten.
3.04 Bestätigen Sie Ihre Eingabe entweder mit der Enter-Taste oder indem
Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“ klicken.
3.05 Mit ausführen der Anmeldung öffnet sich der Posteingangsordner
3.1
Ändern des Passworts nach der ersten Anmeldung
Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr Passwort nach der ersten Anmeldung
ändern. Um es zu ändern klicken Sie unter „Optionen“ auf das Feld „ Kennwort
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ändern“. Für die Kennwortrichtlinien gelten mindestens sieben Zeichen, groß
und klein-Buchstaben und mindestens eine Zahl oder ein Sonderzeichen.
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3.2
Signaturen
3.2.1 Sicherheitshinweis zu Signaturen
Hinweis: Seit 01.01.2007 gelten für E-Mails die gleichen Regeln wie für
Geschäftsbriefe: Sie müssen die gesetzlichen Pflichtangaben über den
Absender enthalten. Fehlen diese Informationen in der elektronischen
Korrespondenz, drohen Abmahnungen und Bußgelder.
Es handelt sich um folgende Pflichtangaben:
Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
alle Geschäftsführer und eventuelle Aufsichtsratsvorsitzende mit
ausgeschriebenen
3.2.1 Anlegen
einer Signatur Vor- und Zunamen (bei GmbHs)
-
Unter „Optionen“ auf „Nachrichtenoptionen“
-
Unter „Nachrichtenoptionen“ auf „E-Mail-Signatur“
-
Nachdem Sie sich eine Signatur erstellt haben, setzen Sie den
-
Haken in die Option „Signatur automatisch in ausgehende
-
Nachrichten einschließen“.
-
Speichern Sie die Signatur in dem Sie auf das Feld „Speichern“
klicken
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4.0
Umgang mit E-Mails
4.1
4.2
Lesen empfangener E-Mails
-
Mit ausführen der Anmeldung öffnet sich der Posteingangsordner
-
Ungelesene Nachrichten als Fettgedruckt angezeigt
-
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine E-Maik um sie
im Vorschaufenster anzeigen zu lassen
-
Klicken Sie doppelt auf die gewünschte E-Mail um sie in einem
separatem Fenster anzeigen zu lassen
-
Dateianhänge lassen sich durch einfaches Anklicken anzeigen
oder speichern
Erstellen und Versand neuer E-Mails
-
Wenn Sie sich im Posteingang befinden klicken Sie in der
Programmoberfläche auf die „Neu“-Schaltfläche
-
Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung
einen oder mehrere Empfänger der E-Mail ein zu tragen:
-
Klicken Sie auf den Button „An…“ um im „Globalen
Adressbuch“ oder in Ihren eigenen „Kontakten“ nach
E-Mail Empfängern zu suchen. Nachdem Sie die
entsprechenden Suchfelder ausgefüllt haben
bestätigen Sie mit der „Enter“-Taste die Selektion um
die Suche zu starten. Nun markieren Sie den
gewünschten Empfänger und durch klicken auf „An“ in der
Schaltfläche werden die Adressen übernommen.
Nun können Sie das Suchfenster schließen.
-
Geben Sie die E-Mail E-Mail Adresse im gewohnten
Format in das Empfängerfeld ein. Mehrere Adressen
können Sie durch ein Semikolon von einander getrennt
werden.
-
Geben Sie einen Teil des Empfängers ein, wie z.B.
„musterm“ und klicken in der Schaltfläche auf „Namen
überprüfen“
. Automatisch wird das „Globale
Adressbuch“ und die eigenen „Kontakte“ nach dieser
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Anfrage durchsucht. Sollte es in mehreren Kontakten
Übereinstimmungen geben öffnet sich ein Fenster in dem
Sie Ihre Auswahl treffen können.
4.3
4.4
-
Das Feld „Cc“ (Carbon Copy; dt. Durchschlag):Bei dem
Versand der E-Mail wird an die Adressen, die in das Feld
„Cc“ eingetragen wird, eine Kopie der E-Mail gesendet
-
Das Feld „Bcc“ (Blind Carbon Copy; dt. Blinddurchschlag):
Bei dem Versenden der E-Mail wird an die E-Mailadresse,
die in Bcc eingetragen wird, eine Kopie der E-Mail
gesendet. Diese ist jedoch für andere Empfänger nicht
sichtbar.
-
Das Feld Betreff: Hier können Sie einen Titel für die E-Mail
hinterlegen
-
Dateianhänge können Sie über „Anlagen“ zuordnen.
-
Im Nachrichtenfenster können Sie über Ihrer Signatur den
gewünschten Text eingeben.
-
Wenn Sie die Nachricht versenden möchten, klicken Sie
in der Auswahl auf „Senden“
Erstellen von Ordnern
-
Auf der rechten Seite Ihres Postfaches finden Sie eine
Ordnerstruktur. Klicken Sie mit der „rechten“ Maustaste
auf den Ordner in dem Sie einen neuen erstellen möchten
und klicken in dem angezeigten Menü auf „Neuer Ordner“
-
In das Feld „Name“ tragen Sie die Bezeichnung des Ordners
ein und wählen einen Ordnertyp. Durch bestätigen mit „OK“
werden die Änderungen übernommen
Einrichten einer Abwesenheitsnotiz
-
Im Menü „Optionen“ auf „Abwesenheits-Assistent“ klicken
Im ersten Menü die Option „Automatische Abwesenheitsantwort
senden“ wählen
Geben Sie im folgenden Textfeld die Nachricht ein, die als
Antwort an all die jenigen gesendet wird, die Ihnen während
Ihrer Abwesenheit E-Mails zu kommen lassen.
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5.0
Postfächer anderer Benutzer öffnen
Um Postfächer einzublenden muss die Vorraussetzung gegeben sein,
dass das Postfach der Person welches Sie einblenden möchten für Sie frei
gegeben ist.
-
Klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil
-
Es öffnet sich ein Eingabefeld, in dem Sie den Namen des Users
eingeben können, dessen Postfach Sie öffnen möchten.
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