Senatsverwaltung für Finanzen

Senatsverwaltung für Finanzen
- I D – VV9210 – 23/2006 -
Berlin, den 12. September 2006
Tel.: 9020 3105
3559 A
An den
Vorsitzenden des Hauptausschusses
über
den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin
über Senatskanzlei – G Sen –
Thema
Zweiter Bericht zum Stand der Büroflächennutzung nach Maßgabe der „Allgemeinen
Anweisung über die Bereitstellung und Nutzung von Diensträumen“ (AllARaum) in
den Bürodienstgebäuden des Sondervermögens Immobilien des Landes Berlin
(SILB) – Ergebnis des Aufmaßes der 2. Gebäudetranche
Rote Nummern:
Vorgang:
Ansätze
20. Sitzung des Abgeordnetenhauses vom 31.10.2002
68. Sitzung des Hauptausschusses vom 27.02.2004
104. Sitzung des Hauptausschusses vom 16.11.2005
Alle Ansätze betr. Facility Management
Gesamtkosten:
entfällt
Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat in seiner oben bezeichneten Sitzung zur
Gründung der BIM GmbH Folgendes beschlossen:
"Es wird ein neues gebäudewirtschaftliches Management auf der Grundlage eines
Vermieter-Mieter-Modells eingeführt. Dazu wird ein Startportfolio gebildet, welches
aus einem...Sondervermögen...besteht. Das geplante Vermieter-Mieter-Modell geht
von folgenden Voraussetzungen aus: Zielgröße für den maximal zulässigen Flächenverbrauch je Mitarbeiter...ist die...AllARaum. Diese Zielgröße soll nach einer Übergangszeit von zwei Jahren erreicht werden, in der kontinuierlich abnehmende Zuschläge auf die Zielgröße finanziert werden".
-2Der Hauptausschuss hat in seinen oben bezeichneten Sitzungen Folgendes beschlossen:
Nach Aussprache werden die Verfahrensvorschläge zur Umsetzung der AllARaum,
Rote Nr. 2333, zur Kenntnis genommen.
Dies sind:
1. Die in den Mietverträgen vereinbarten Flächen sowie die Anzahl der in den Gebäuden gemäß Stellenplan tätigen Mitarbeiter werden zunächst als Grundlage der
Berechnung genommen.
2. Nach Fertigstellung der aktualisierten Aufmaße und Feststellung der pro Mitarbeiter/Arbeitsplatz tatsächlich genutzten Bürofläche (Belegungsdichte) erfolgt die
Neufeststellung der Belegungsdichte nach AllARaum durch die BIM GmbH gemeinsam mit dem Mieter. Mit diesen Daten werden der Raumbedarf gem. AllARaum und der entsprechende Mietansatz ermittelt. Anschließend soll der oben
beschriebene Stufenplan zur Anpassung der Mieten an die Zielgröße in Kraft gesetzt werden. Sofern keine Ausnahmetatbestände nach Ziffer 7 der AllARaum
vorliegen, wird gemäß o.g. Beschluss der Titel 51820 in der Höhe gesperrt, in der
die tatsächlich genutzte Mietfläche die im jeweiligen Jahr zulässige Mietfläche
nach AllARaum (Zielgröße) übersteigt.
3. Den betreffenden gebäudenutzenden Verwaltungen wird auferlegt, einen Ausgleich an anderer Stelle in ihrem Einzelplan für den Anteil der Mietzahlungen zu
erbringen, der auf Überschreitung der zulässigen Mietflächen beruht. Dazu haben
diese Dienststellen innerhalb von vier Wochen der Senatsverwaltung für Finanzen
einen Vorschlag zu unterbreiten, auf welche(n) Titel die Sperre angewendet wird.
Nach Aussprache wird der Erste Bericht zum Stand der Büroflächennutzung nach
Maßgabe der AllARaum in den Bürodienstgebäuden des Sondervermögens Immobilien des Landes Berlin (SILB) , Rote Nr. 3559 zur Kenntnis genommen.
Über die Vermessungsergebnisse und die Umsetzung der Vorgaben der AllARaum
ist regelmäßig zu berichten.
Hierzu wird berichtet:
1. Ergebnisse und Konsequenzen der Neuvermessung
Der Bericht bezieht sich auf die Vermessungsergebnisse, Auswirkungen der Neuvermessung und die Umsetzung der Vorgaben der AllARaum der in der 2. Tranche
vermessenen Bürodienstgebäude des SILB.
Für die Bürogebäude des SILB existierten zum Zeitpunkt der Übertragung keine zuverlässigen Flächendaten. Die seinerzeit bekannten Flächendaten wurden bis zur
Neuvermessung der Gebäude als unvermessene Gesamtflächen bezeichnet.
Im Nachgang zur Neuvermessung der 1. Gebäudetranche wurden die Bürogebäude
des SILB in der 2. Tranche vermessen. Bei der Ermittlung der Flächenabweichungen
wurden die unvermessenen Gesamtflächen - Nettogrundfläche (NGF) vor Aufmaß -
-3und die neu vermessenen Gesamtflächen - NGF nach Aufmaß - gegenübergestellt
(vgl. Anlage 1).
Die Mietverträge, die auf der Grundlage des dem Hauptausschuss als Anlage zur
Roten Nr. 2333 zur Kenntnis gegebenen Mustermietvertrages mit den nutzenden
Verwaltungen geschlossen wurden, enthalten die Verpflichtung der Vertragsparteien
(Mietvertrag § 1 Abs. 4), die Höhe der Miete an die tatsächliche Fläche anzupassen,
soweit das Aufmaß mehr als 10 % von der vertraglich vereinbarten Fläche abweicht.
a) Ergebnisse der Vermessung
Die Ergebnisse der Vermessung der 2. Gebäudetranche des SILB liegen vor. Vermessen wurden insgesamt 6 Gebäudekomplexe und 10 Gebäude mit einer GesamtNGF (nach Aufmaß) von 295.390,90 m².
Bezogen auf die NGF wurde eine Abweichung der vermessenen zur unvermessenen
Gesamtfläche von 15.821,22 m², d.h. 5,66 % ermittelt. Diese Abweichung ist geringer
als die der 1. Tranche. Dort ergab die Vermessung um 51.499 m² NGF (20,58 %)
größere Flächen als ursprünglich angenommen.
Bei der Einzelauswertung der Gebäude treten bei insgesamt 14 Verwaltungen Abweichungen von mehr als 10% auf (NGF nach Aufmaß gegenüber der NGF vor Aufmaß, vgl. Anlage 1).
b) Auswirkungen der Vermessung
Für die im Rahmen der 2. Aufmaßtranche betroffenen Verwaltungen ergibt sich insgesamt eine Erhöhung der Mieten von insgesamt 202.584,97 € monatlich (bisherige
Mietzahlungen insgesamt: 1.970.515,43 €, künftige Mietzahlungen: 2.173.100,40 €).
Die Verteilung der erhöhten Mieten auf die einzelnen Gebäude und Verwaltungen
sowie die einzelnen Aufmaßergebnisse sind der Anlage 2 zu entnehmen.
Die veränderten Mietzahlungen werden derzeit mit den einzelnen Verwaltungen abgestimmt und anschließend in entsprechenden Nachträgen zum Mietvertrag vereinbart. Die beschriebenen Vermessungsergebnisse können Auswirkungen auf den
Landeshaushalt und die Finanzplanung haben. Über die Höhe und ggf. Lösungswege im Rahmen des laufenden Haushaltes wird nach Vorliegen der endgültigen Gesamtergebnisse in gesonderter Vorlage berichtet.
2. Grundsätze bei der Ermittlung der Bürofläche gemäß AllARaum
Die mit den einzelnen Verwaltungen abgeschlossenen Mietverträge enthalten die
Verpflichtung des Mieters, dem Vermieter (BIM GmbH) nach Erstellung des Aufmaßes die Belegungsdichte (pro Mitarbeiter-Arbeitsplatz tatsächlich genutzte Bürofläche) mitzuteilen. Auch die oben beschriebene Systematik der bis zur Erreichung der
AllARaum-Zielgröße stufenweise verminderten Bereitstellung von Haushaltmitteln für
die Mietzahlungen ist im Mietvertrag beschrieben. Gleichzeitig ist festgehalten, dass
der Mieter auch bei einer Verminderung der verfügbaren Mittel die Miete in vereinbarter Höhe weiter an den Vermieter zahlt.
Zur Bestimmung der Belegungsdichte wurde durch die BIM GmbH von den Nutzern
die derzeitige Ist-Belegung für die vermessenen Gebäude abgefragt. Vom überwiegenden Teil der betroffenen Verwaltungen liegen die Belegungszahlen vor. Für die
-4restlichen Verwaltungen wurden die Zahlen zu Grunde gelegt, die sich aus dem Stellenplan bzw. durch die Belegungserfassung im Zuge des Aufmaßprojektes ergeben.
Gemäß Abschnitt III Ziffer 5 Abs. 1 AllARaum soll der Büroflächenverbrauch im
Durchschnitt 8 m²/Person nicht unter- und 11 m²/pro Person nicht überschreiten.
Nach Abschnitt III, Ziffer 7 Absatz 1 AllARaum sind Ausnahmen von der Höchstbelegungsdichte zuzulassen, wenn „die Notwendigkeit unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte, tätigkeitsbezogener Erfordernisse und der funktionalen Nutzbarkeit und Eignung des Gebäudes“ begründet werden kann.
Eine Ausnahme nach AllARaum kann danach z.B. vorliegen, wenn ungünstige Flächenzuschnitte der Büroräume eine optimale Belegung entweder nicht zulassen oder
die Raumzuschnitte nur mit erheblichem baulichen Aufwand optimiert werden können. Auch die sich ggfls. aus dem Denkmalschutz ergebenden Beschränkungen der
Umbaumöglichkeiten können auf diese Weise berücksichtigt werden. Schließlich finden grundsätzlich auch nutzerspezifische Besonderheiten Berücksichtigung. Beispielsweise kann ein aufgrund der Tätigkeitsfelder erhöhter Aktenbestand am Arbeitsplatz zur Anwendung der o.a. Ausnahmeregelung führen.
Sofern die für Flächenoptimierung durch bauliche Maßnahmen anfallenden Kosten
nicht in wirtschaftlich vertretbarem Verhältnis zu den möglichen Einsparungen stehen, ist zu prüfen, ob das Gebäude aufgegeben und einem Verkauf durch die Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co. KG zugeführt werden kann.
Ob ein Umzug wirtschaftlicher ist als der Verbleib in der ursprünglichen Büroimmobilie, wird im Einzelfall geprüft.
Sofern die Einzelfallprüfung ergibt, dass es trotz der gegebenen Beschränkungen
hinsichtlich der Nutzungsoptimierung wirtschaftlich sinnvoll ist die Immobilie im Bestand des Landes Berlin zu behalten, können die Regelungen nach Ziffer 7 AllARaum zur Anwendung kommen. Der Mieter unterliegt in diesem Fall nicht der Ausgleichspflicht im Hinblick auf die Mietzahlungen. Eine solche Regelung kann bis zur
Realisierung eines Umzuges in wirtschaftlich günstigere Flächen gelten.
3. Zulässiger Flächenverbrauch in den Gebäuden nach AllARaum
In der 2. Tranche der vermessenen landeseigenen Immobilien befinden sich insgesamt 16 Gebäude und Gebäudekomplexe.
Die Ermittlung der Belegungsdichte nach AllARaum erfolgte durch Gegenüberstellung der Ist-Belegungswerte m² Bürofläche HNF 2.1 (reine Bürofläche)/Mitarbeiter zu
den AllARaum-Sollwerten unter Berücksichtigung der 20 %igen Überschreitungsgrenze.
Das Verhältnis der Ist-/ und Sollbelegung der einzelnen Gebäude nutzenden Verwaltungen und die sich hieraus ergebenden Absenkungspotentiale im Titel 518 20 sind
der Anlage 2 zu entnehmen.
Es wurden – wie bereits im Hinblick auf die Aufmaßergebnisse und AllARaumBelegungen der ersten Aufmaßtranche - folgende Feststellungen getroffen:
a) Umgang mit Altbauten und Denkmalschutz
Bei den Festlegungen der AllARaum-Sollwerte unter Berücksichtigung des Gebäudezuschnittes wurden das vorhandene Achsmaß und die Besonderheiten berücksichtigt, die sich aus Denkmalschutz und Gebäudespezifika ergeben:
-5Dabei wurde für die Altbauten, die vor 1950 errichtet worden sind, im Allgemeinen ein AllARaum-Zuschlag von 3 m²/Mitarbeiter (MA) gerechnet. Dieser Zuschlag gründet sich darauf, dass in diesen Gebäuden aufgrund der seinerzeit üblichen Bauweisen und Raumzuschnitte eine der AllARaum entsprechende Belegung generell nicht möglich ist. Damit liegt der AllARaum-Sollwert bei 14 m²/MA.
Das betrifft insbesondere folgende Gebäude:
Fehrbelliner Platz 1, Turmstraße 91.
b) Nutzerspezifische Besonderheiten als Ausnahmetatbestand
Als Ausnahmetatbestand gemäß Ziffer 7 AllARaum, der sich aus nutzerspezifischen Besonderheiten ergibt, wurde grundsätzlich bei allen Finanzämtern das
erhöhte arbeitsplatzbezogene Aktenaufkommen gewertet, das über den Raumbedarf eines Standardarbeitsplatzes nach AllARaum hinausgeht. Dafür wurde ein
Zuschlag von durchschnittlich 1 m²/MA berechnet. Damit ergibt sich bei den Finanzämtern ein AllARaum-Sollwert von 12 m²/MA, bei Altbauten mit ungünstigen
Raumzuschnitten ein weiterer Zuschlag von 2 m²/MA, so dass in den in Altbauten
untergebrachten Finanzämtern 14 m²/MA als "AllARaum-konform" angesehen
werden.
Das betrifft insbesondere folgende Gebäude:
Eichborndamm 208, Tempelhofer Damm 234, Haus 1 + 2, Magdalenenstraße 25,
Bülowstraße 85- 88.
c) In der 2. Tranche vermessene Gebäude, die nur bedingt in den Anwendungsbereich der AllARaum fallen
Entsprechend Abschnitt I (Geltungsbereich) Ziffer 1 Abs. 2 der AllARaum fallen nur
Einrichtungen mit überwiegender Büroflächenausstattung unter die im Abschnitt III
der AllARaum festgelegten Regelbelegungsdichte von 8 bis 11 m² Bürofläche/Person. Die nachfolgend aufgelisteten Gebäude weisen eine Spezialnutzung auf,
die im überwiegenden Maße keine Büronutzung darstellt. Die beschriebene Anwendung der AllARaum (Abschnitt III) auf diese Gebäude ist sinnvoll nicht möglich. Da
die Gebäude im Übrigen den nutzerspezifischen Anforderungen entsprechen, wäre
eine Überschreitung der im Abschnitt III der AllARaum vorgegebenen Regelbelegungsdichte für sich genommen kein Grund, die Nutzung dieser Gebäude aufzugeben. Die Mitteilung der Ist-Belegung dieser Gebäude in der Anlage 3 erfolgt daher nur nachrichtlich.
Es handelt sich im Einzelnen um folgende Gebäude (bzw. Teilflächen):
Alt-Friedrichsfelde 60 (teilw.)
Häuser 4 - 18
Lager- Archiv- und Bibliotheksflächen, verschiedene Nutzer
Brodauer Straße 16 – 22
Krebsregister
4. Ergebnisse der AllARaum Auswertung 2. Tranche
Mit Ausnahme von vier Gebäudekomplexen liegen die Belegungszahlen der betroffenen Verwaltungen und die von den Verwaltungen aktuell genutzten Büroflächen
vor. Die Daten für die AllARaum Belegung für die vier nicht ausgewerteten Gebäude-
-6komplexe können aufgrund von Umzügen und Abstimmungsprozessen hinsichtlich
der Aktualisierung der Raumbücher mit den einzelnen Nutzern erst nach Abschluss
der Maßnahmen aufgenommen und erörtert werden.
Unter Auswertung der übrigen Nutzer der in der 2. Tranche vermessenen Gebäudekomplexe weisen die Verwaltungen Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten im Gebäude Nöldnerstraße 34-36 Überschreitungen nach AllARaum von
42,67 % und das Bezirksamt Lichtenberg im Gebäude Schleizer Straße 67 von 57,92
% auf. Daraus ergibt sich ein Absenkungspotential von insgesamt rd. 122.740,93 €
p.a. im Titel 518 20 und ein Sperrpotential für andere konsumtive Ausgaben (vgl. Anlage 2).
Zehn an insgesamt acht Standorten ansässige Verwaltungen liegen entweder innerhalb der AllARaum-Werte oder unterschreiten die festgelegten zulässigen AllARaumWerte. Hier kommt es demzufolge nicht zu Verdichtungsmaßnahmen oder Absenkungspotentialen im Titel 518 20 (vgl. Anlage 2).
5. Auswirkungen der Ergebnisse des AllARaum-Verfahrens 2. Tranche
Die sich aus dem Verhältnis von Ist-/und Sollbelegung der Gebäude nutzenden Verwaltungen ergebenden AllARaum-Überschreitungen und somit Absenkungspotentiale im Titel 518 20 werden mit den betroffenen Verwaltungen erörtert.
Zwischen dem Bezirksamt Lichtenberg und der BIM GmbH finden bereits Gespräche
zu künftigen Verdichtungsmaßnahmen statt.
Die haushaltssystematische Umsetzung der Absenkungspotentiale erfolgt in Anlehnung an die Hauptausschussvorlage zur Roten Nummer 3559 durch Verhängung von
Sperren an anderen Titeln der Nutzer (vgl. Punkt 3 der Verfahrensvorschläge zur
Umsetzung der AllARaum). Die Sperrung des Mietentitels 518 20 ist nicht möglich,
da der BIM GmbH die ursprüngliche Miete in voller Höhe für die sach- und fachgerechte Bewirtschaftung und Unterhaltung der Gebäude des SILB zufließen muss.
Ich bitte, den Beschluss damit als erledigt anzusehen.
In Vertretung
Klaus Teichert
Senatsverwaltung für Finanzen