BASF setzt auf Intranet-basiertes Knowledge

BASF setzt auf Intranet-basiertes
Knowledge Management
Das Prinzip »Flüsterpost« hat ausgedient. Knowledge
Management ist das Zauberwort, das die Macht des
Wissens für alle greifbar werden lasst.
Intranet-basierte Systeme bieten die nötige Basis, um Informationen entsprechend
aufzubereiten und verfügbar machen zu können.
Mit Hilfe von fokussiertem Knowledge Management via Intranet hält die BASF ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden über aktuelle Trends
und Entwicklun-gen in Industrie und Gesellschaft. Wichtige Kernthemen werden dabei gezielt beobachtet und beurteilt und so eine
möglichst breite Informationsbasis zu übergeordneten Themen und persönlichen Arbeitsschwerpunkten generiert.
Der Startschuss für dieses Projekt fiel bereits
im Frühjahr 1998. Begünstigt wurde das Vorhaben dadurch. dass das Gesetz zur Kontrolle
und Transparenz im Unternehmen (KonTraG)
die Einrichtung eines oder mehrerer »Frühwarnsysteme« vorschreibt. Unter der Leitung
von Hans-Eckhardt Pfisterer von der Abteilung
Marktforschung/ Strategische Planung formierte
sich ein Projektteam
für den Aufbau des WissensmanagementSystems. Zunächst erfolgte eine Marktevaluierung, um aus dem breiten Spektrum die
Lösungen herauszufiltern, die sich als unternehmensweites Frühwarnsystem eignen würden. »Das Projekt war von Anfang an für die
etwa 8.000 Benutzer bei der gesamten BASF
gedacht, die den Markt im Auge behalten müssen«, erklärt Pfisterer.
Unterstützung
durch erfahrene Partner
Für die Realisierung des groß angelegten ITProjekts hat das Projektteam erfahrene Partner herangezogen: die Abteilung HP Consulting der Hewlett-Packard GmbH in Böblingen, das ZEW (Zentrum für Europäische
Wirtschaftsforschung GmbH) und FASIHI Database Internet Service, ein Spezialist für WebDesign und Web-Programmierung, Wissensmanagement und Portal Server, sowie Online-Befragungen. Das System
das schließlich den Zuschlag erhalten würde.
musste folgende Kriterien erfüllen: Es sollte weitgehend automatisch funktionieren.
über einen Standard-Browser bedienbar
sein und wichtige Funktionen des Wissensmanagements beinhalten. Nach sorgfältiger Evaluierung fiel die Wahl auf den Sun
ONE Portal Server mit Personalized Knowledge Pack. Dieses Produkt, das ursprünglich aus dem Portfolio des Softwareherstellers grapeVine stammt und zwischenzeitlich
von Sun Mikrosystems übernommen und
weiterentwickelt worden ist, ermöglicht
die mehrstufige Personalisierung von Portalen.
Projektrealisierung
in zwei großen Phasen
Die Implementierung der Losung erfolgte
in zwei Phasen: »Projektphase I« konzentrierte sich auf die gründliche Evaluation
der Ausgangssituation bei der BASF und
der Bedürfnisse des Unternehmens. Darauf
aufbauend wurde ein Gesamtkonzept für
das zukünftige WissensmanagementSystem erstellt, das die Bezeichnung
BASIKS (BASF Information Kommunikation System) erhielt. »Im Einführungsprojekt galt es dann konkrete Arbeitsschritte,
die in einer Art Roadmap fixiert waren. abzuarbeiten. Dazu zählten zum Beispiel das
Designen des Systems ebenso wie die Umsetzung einer Reihe von ChangeManagement-Prozessen. die mit der Frühwarnsystem-Einführung einhergingen«, so
Projektleiter Pfisterer.
Es folgte die »Projektphase II«, in der die
Implementierung des Systems durchgeführt wurde. mit anschließenden Tests
und Optimierungsmaßnahmen. Zahlreiche Herausforderungen wie technische Probleme oder Fehllieferungen
von Informationsquellen hielten das
Projektteam ständig auf Trab. ImTop-Management
machte sich
währ end
d es
Projektverlaufs
Ungeduld breit und der Ruf nach
Eindämmung der Kosten wurde
laut. Heute zeigt sich Projektleiter
Hans-Eckhardt Pfisterer
Hans-Eckhardt Pfisterer von der
Abteilung Marktforschung/Strategische Planung
leitet das Projektteam für den Aufbau des Wissensmanagement Systems
mit dem bisher Erreichten zufrieden, obwohl
das System, wie er sagt, in einigen Details noch
verbesserungsfähig ist. Derzeit läuft der weltweite Rollout des Systems. Damit kann das Ziel,
BASIKS in allen Niederlassungen des Chemiekonzerns produktiv einzusetzen, in naher Zukunft verwirklicht werden.
Mit BASIKS verfügt die BASF heute über einen hocheffektiven und von den unterschiedlichen Endanwendern einfach zu bedienenden Wissensbroker. Informationen aus
etwa 100 Themengebieten aus internen und externen Informationsquellen fließen dabei täglich online in eine Wissensdatenbank ein. An
externen Quellen stehen unter anderem Nachrichtendienste, spezielle News-Services von
Tageszeitungen, Studien, Dokumente von Verbänden, Markterhebungen und Branchenexpertisen inklusive Wettbewerbsanalysen zur
Verfügung. Zu den internen Quellen zahlen
Management-Informationen, das Qualitätsmanagement mit »Best Practice«-Berichten, News
aus dem BASF-Intranet, aber auch Mitarbeiterberichte. Die benötigten Informationsquellen richten sich nach den strategischen
Fragestellungen der einzelnen Abteilungen und
deren Mitarbeitern. Die externen Informationsquellen sind über spezielle Copyright-Verträge
zur Speicherung und elektronischen Verteilung
freigegeben.
Filtern der täglichen Informationsflut
Aus der täglichen Flut von Informationen
werden diejenigen Nachrichten und Berichte
herausgefiltert, die den Aufgaben
und Bediirfnissen des einzelnen Mitarbeiters
entsprechen. Durch die Definition seines
persönlichen Interessenprofils bestimmt jeder selbst, wie viel Zeit für das tägliche »Update« aufgewandt werden soll. Wichtige
strategische Themen und Spezialgebiete werden von mehreren Mitarbeitern parallel überwacht (Gatekeeper-Funktion). Das BASFFrüherkennungssystem ist für alle BASFMitarbeiter, die einen Informationsbedarf haben, eine wertvolle Hilfe. Das System sucht
aus einer breiten Informationsbasis täglich
neu oder auf Bedarf sofort nach Dokumenten,
die Begriffe und Verknüpfungen beinhalten,
wie sie in den jeweiligen Interessen-Profilen
niedergelegt sind.
Die Nutzung des Systems wird jedem
Mitarbeiter nahe gelegt, um so die Früherkennung im Sinne des Knowledge-Management-Ansatzes auf viele Schultern zu verteilen.
Jede Information zu einem relevanten Thema
wird von drei bis vier Beobachtern beurteilt.
Somit kann sichergestellt werden, dass keine
wichtige Meldung übersehen wird. Bei der
täglichen Sichtung der Informationen erfolgt
eine Zuordnung der einzelnen Berichte in
fünf Wichtigkeitskategorien. Jede Information wird, wenn sie bewertet, mit einem
Kommentar und neuen Stichworten versehen wurde, in das BASIKS-System zurückgegeben und automatisch am nächsten Morgen neu verteilt. Interessante Informationen
können zusätzlich per E-Mail weitergeleitet
werden. Bei Bedarf kann die Aktualisierung
der Informationslieferung durch Knopfdruck
sofort erfolgen. Das persönliche Interessenprofil für die tägliche Auswertung kann jeder
Mitarbeiter selbst verändern bzw. ergänzen
soweit er Erfahrung mit den Booleschen
Suchoperatoren hat.
In das Informationssystem werden alle
Firmen-internen Nachrichten wie z.B. Management-Information, Meisterbrief, Umweltbericht usw. eingespeist. Jeder Mitarbeiter kann ein E-Mail mit Informationen an
BASIKS schicken, das System sucht dann
die potentiellen Interessenten selbsttätig.
Die Vertraulichkeit von Informationen wird
innerhalb des Firmen-Intranet sichergestellt.
Attraktives System für
die Mitarbeiter
Das Knowledge-Management-System ist
so attraktiv, dass weitere Mitarbeiter integriert werden wollen. Die breite Akzeptanz bestätigt das positive Resumée, das Projektleiter Pfisterer abschließend zieht. »Das
Informationskonzept von BASIKS ist unseres Wissens heute noch das einfachste und
fortschrittlichste System in der Industrie.
Jeder hat jederzeit Zugriff auf die vorhandenen Informationen. Durch die persönliche Bewertung und das Hinzufügen entsprechender Kommentare, Querverweise,
wird so aus einer Information relevantes
Wissen, das in allgemein recherchierbarer
Form einem breiten Interessentenkreis
verfügbar gemacht wird.«
FRANK ISSING D