Office 365 et OWA

Utilisation de la Plateforme Office365
et d’Oultlook Web App
1. Sommaire
1.
Sommaire .............................................................................................................................. 1
2.
Accéder à la messagerie Office 365 en passant par Internet .................................................... 2
3.
La boîte de réception ............................................................................................................. 4
3.1.
Présentation générale ............................................................................................................. 4
3.2.
Volet de navigation gauche ..................................................................................................... 4
3.3.
Menu personnel et de connexion ........................................................................................... 4
3.4.
Le volet central ........................................................................................................................ 4
3.5.
Le menu ................................................................................................................................... 5
4.
Rapide présentation des différentes options ........................................................................... 6
4.1.
Comment accéder aux options ............................................................................................... 6
4.2.
Présentation de la fenêtre des options ................................................................................... 7
4.3.
Présentation rapide des différentes catégories d’options ...................................................... 7
5.
4.3.1.
La catégorie « Comptes » ................................................................................................ 7
4.3.2.
La catégorie « Organiser la messagerie » ........................................................................ 8
4.3.3.
La catégorie « Groupes » ................................................................................................. 8
4.3.4.
La catégorie « Paramètres » ............................................................................................ 8
4.3.5.
La catégorie « Bloquer ou autoriser » ............................................................................. 8
Principales Options importantes fréquemment utilisées de la messagerie ............................... 9
5.1.
Le message d’absence ............................................................................................................. 9
5.2.
Transfert de messagerie ........................................................................................................ 12
5.3.
Changer le mot de passe de la messagerie Office 365.......................................................... 13
6.
Les bibliothèques de documents ( OneDrive et Sites) ............................................................. 13
6.1.
Présentation générale de OneDrive ...................................................................................... 14
6.2.
Ajout d’un document dans OneDrive.................................................................................... 14
6.3.
Edition des documents en mode WEB .................................................................................. 16
6.4.
Edition des documents sur la version Office en local ........................................................... 17
6.5.
Modalité de partage d’un document .................................................................................... 18
6.6.
Règles de travail en mode collaboratif .................................................................................. 19
6.7.
Déploiement sur IPhone, Android ou Windows Phone ........................................................ 20
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2. Accéder à la messagerie Office 365 en passant par Internet
Ouvrir un navigateur Internet (par exemple Internet Explorer, Firefox…). Dans la barre
d’adresse, entrer l’adresse https//portal.microsoftonline.com
Sur l’écran d’identification Microsoft Office 365, renseigner l’identifiant et mot de passe de
connexion de la messagerie.
Dans la case « identifiant utilisateur », entrer votre adresse de messagerie.
Dans la case « Mot de passe », entrer le mot de passe de messagerie qui vous a été
communiqué.
Cliquer ensuite sur « Se connecter »
Information complémentaire
En cliquant la case « Maintenir la connexion », votre connexion sera maintenue jusqu’à
fermeture de votre session.
Sur la page d’accueil, vous cliquez ensuite sur le premier onglet « Outlook » (il vous
proposera ensuite de vous connecter directement sur votre messagerie)
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Lors de la première utilisation, il faudra indiquer la langue et votre fuseau horaire (PARIS
GMT +1).
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3. La boîte de réception
3.1. Présentation générale
L’interface de la boîte de réception reprend les mêmes éléments de l’interface utilisée dans
Outlook
3.2. Volet de navigation gauche
Ce volet permet de naviguer dans les différents dossiers de la messagerie (boîte de
réception, brouillon, boîte d’envoi…).
3.3. Menu personnel et de connexion
Le menu en haut à droite permet de se déconnecter de la messagerie Office 365, d’afficher
les informations liées à la messagerie (photo, nom, adresse…), de rechercher un contact et
d’accéder aux différentes options de la messagerie Office 365 (voir plus loin pour plus
d’informations sur ces options)
3.4. Le volet central
Au centre de l’écran, prenant la majorité de l’espace affiché se trouve la liste des mails
présents dans le dossier sélectionné (la boîte de réception est affichée par défaut). En bas, le
volet de visualisation affiche le message sélectionné. Ce volet peut être configuré (voir cidessous)
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3.5. Le menu
Dans ce menu sont regroupées toutes les actions utiles lors de l’utilisation de la messagerie.
Pour écrire un mail ou créer un rendez-vous dans le calendrier, cliquer sur « Nouveau message
»,
Pour supprimer le mail ou ignorer la conversation sélectionnée, cliquer sur la croix rouge
Information complémentaire
Pour filtrer les mails présents dans le dossier affiché, permettant de retrouver plus
facilement un mail ou une conversation, cliquer sur « Filtrer ». Un menu déroulant
apparaitra proposant différents critères de tri. Cliquer sur « Appliquer » pour valider vos
critères et procéder au tri des mails
Vous pouvez déplacer ou copier le mail sélectionné vers un dossier du menu en effectuant
un « glisser-déplacer ».
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4. Rapide présentation des différentes options
4.1. Comment accéder aux options
A droite de votre nom, cliquer sur « Paramètres »
Un menu déroulant apparait permettant de :
-Définir les réponses automatiques en cas d’absence (congés, maladie…)
-Modifier le thème (l’affichage du bandeau office 365)
-Voir toutes les options disponibles
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4.2. Présentation de la fenêtre des options
L’affichage se compose de 3 parties :
• Le volet de gauche regroupe toutes les options par catégorie
• Le volet central affiche toutes les options de la catégorie sélectionnée (ici la catégorie
« Compte »)
• Le volet de droite affiche des raccourcis vers les options les plus utilisées
4.3. Présentation rapide des différentes catégories d’options
4.3.1. La catégorie « Comptes »
Cette catégorie regroupe toutes les informations liées à l’adresse de messagerie (capacité
utilisée, informations liées au compte (nom, adresse, photo…), les informations de
configurations d’Outlook ou d’un téléphone.
Si un utilisateur possède plusieurs adresses de messagerie, dans la rubrique « Comptes
connectés » celui-ci pourra configurer la réception de tous ces mails dans une seule boîte de
réception.
En cas d’absence, il est également possible de configurer un transfert de mail automatique
(voir ci-dessous)
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4.3.2. La catégorie « Organiser la messagerie »
Cette catégorie regroupe les fonctions suivantes :
• La création de règles de traitement des messages reçus (déplacer, transférer,
supprimer automatiquement des messages en fonction de critères)
• La configuration d’un message d’absence envoyé automatiquement à vos
correspondants (voir plus loin pour plus de détails)
• La recherche de rapports de remise de mail. Celui-ci permet de savoir si votre
correspondant a bien reçu et/ou lu le mail que vous lui avez envoyé. Attention, pour
cela il faut avoir activé les options de suivi lors de la rédaction du mail
• La configuration de la durée de conservation des messages dans la boîte de réception
en fonction des destinataires (supprimer les mails de 1 semaine à 5 ans après
réception, ne jamais supprimer, déplacer vers le dossier d’archivages…)
4.3.3. La catégorie « Groupes »
Cette catégorie regroupe toutes les fonctions liées aux listes de diffusions. Il est possible de
visualiser :
• Les listes de diffusions auxquelles appartient l’adresse de messagerie. (Groupes
publics auxquels j’appartiens »)
• Les listes de diffusions que l’utilisateur a créé (« Groupes publics dont je suis
propriétaire »)
4.3.4. La catégorie « Paramètres »
Cette catégorie se décompose en 6 groupes, ou volets :
•
•
•
•
•
Le volet « Messagerie » permet de configurer la signature, l’affichage des champs
« cci » et « de », le comportement du volet de lecture (quand mettre les messages en
« lus »), les options d’affichage des conversations
Le volet « Orthographe » permet de configurer le correcteur orthographique de la
messagerie Office 365
Le volet « Calendrier » permet de configurer l’affichage du calendrier (jours de la
semaine à afficher, définir les horaires de travail…)
Le volet « Général » permet de configurer la manière dont Office 365 cherchera
l’adresse mail renseignée dans les zones « à », « cc » et « cci » en fonction du nom
renseigné. Les personnes à acuité visuelle réduite peuvent activer les options
d’accessibilité en cochant la case correspondante
Le volet « Régional » permet de définir le fuseau horaire à utiliser, le format de la
date et de l’heure ainsi que la langue utilisé par l’interface de votre messagerie Office
365
4.3.5. La catégorie « Bloquer ou autoriser »
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•
Cette catégorie permet de définir les listes d’adresses mail autorisées ou indésirable
(SPAM, pub…)
5. Principales Options importantes fréquemment utilisées de la messagerie
5.1. Le message d’absence
En cas d’absence liées aux congés, la maladie, la formation… il est possible de configurer
l’envoi d’un message automatique.
Il est possible de configurer un message différent en fonction de l’expéditeur (mail reçu en
interne de la part d’un collaborateur utilisant une adresse de messagerie mail reçu de la part
d’un expéditeur externe (fournisseurs, clients…) (toutes les autres adresses mails)
Pour accéder aux options de configuration du message d’absence, dans l’écran d’accueil,
cliquer sur l’icone Paramètres
automatiques »
puis sur « Définir les réponses
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Cocher la case « Envoyer des réponses automatiques » afin d’activer l’envoi de message
d’absence
Pour définir un intervalle de temps pendant lequel le message sera envoyé, cocher la case
« Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps » puis définir la date et
l’heure d’activation de ce message et la date et l’heure de désactivation de ce message.
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Entrer le message d’absence à envoyer. Cette réponse sera envoyée à chaque expéditeur
interne
Pour envoyer un message d’absence à chaque expéditeur externe à l’entreprise, cocher la
« Envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs externes à mon organisation » puis
entrer le message d’absence à envoyer.
Cliquer sur « enregistrer » pour valider les modifications effectuées. Si vous oubliez
d’enregistrer la modification, un message d’avertissement apparaitra lorsque vous essayerez
de changer de page
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5.2. Transfert de messagerie
En cas d’absence, il est possible d’activer le transfert de messagerie. Celui-ci transfèrera
automatiquement les mails reçus aux destinataires choisis.
Aller dans les « options », dans la catégorie « compte » puis dans le volet « Comptes
connectés »
Dans le champs « Transfer », entrer les adresses de messagerie des personnes auxquelles les
messages seront transférés.
Pour garder une copie des messages transférés, ne pas oublier de cocher la case « Conserver
une copie des messages transférés dans Outlook Web App »
Cliquer sur « Démarrer le transfert »
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5.3. Changer le mot de passe de la messagerie Office 365
Dans les « Options », aller dans la catégorie « Compte » puis dans le volet de
droite« Raccourcis vers d’autres actions possibles », cliquer sur « Modifier votre mot de
passe »
Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Entrer le mot de passe actuel (« Ancien mot de passe ») puis entrer le nouveau mot de passe
ainsi que sa confirmation
6. Les bibliothèques de documents ( OneDrive et Sites)
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6.1. Présentation générale de OneDrive
OneDrive Pro est votre bibliothèque professionnelle, un emplacement dans lequel vous
pouvez conserver vos documents de travail et autres fichiers.
Lorsque vous stockez vos fichiers sur OneDrive Pro, vous pouvez non seulement les voir,
travaillez en mode Web mais aussi facilement les partager avec vos collègues et y accéder
sur vos appareils mobiles.
Vos fichiers sont conservés de manière sécurisée dans le nuage sur Office 365.
Avec OneDrive Pro, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
•
•
•
Stocker et organiser vos documents privés et autres fichiers dans un emplacement
sécurisé dans le nuage avec une capacité de 20 Go
Partager des fichiers et des dossiers avec d’autres personnes dans votre organisation
et leur donner l’autorisation de réviser ou de modifier leur contenu
Travailler directement en ligne sur vos documents avec les application Word, Excel,
PowerPoint… en mode web
Vous pouvez accéder à votre environnement OneDrive à partir du menu OneDrive de votre
compte Office 365 :
6.2. Ajout d’un document dans OneDrive
Vous pouvez ajouter vos documents dans cet espace OneDrive en cliquant sur :
« + nouveau document »
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Ce qui vous permettra de créer des documents de type Word, Excel, PowerPoint ou OnNote.
Vous pouvez également ajouter dans votre bibliothèque des documents Office existants
en cliquant sur « Télécharger un fichier existant »
- ou en faisant un glisser-déposer de vos documents dans la bibliothèque OneDrive
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Le menu « Fichier » en haut à droite de la bibliothèque de document permet de retrouver
ces différentes actions ainsi que la création des dossiers
Il est également possible de déplacer des documents dans un nouveau dossier à partir de
l’interface web en mode « glisser-déplacer ».
6.3. Edition des documents en mode WEB
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Que vous soyez au bureau, à votre domicile ou en déplacement, Microsoft Office Web Apps
vous fournit les outils pour étendre votre expérience Microsoft Office au Web et exécuter
vos tâches en ligne.
Ce compagnon en ligne de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et OneNote offre un moyen
simple d’afficher, de modifier et de partager vos fichiers directement depuis un navigateur
Web.
Vous travaillez dans un environnement d’édition familier, à l’aide des fonctionnalités que
vous connaissez déjà.
Vous collaborez sans peine avec vos collègues éloignés géographiquement,
indépendamment de la version Microsoft Office présente sur leurs ordinateurs, voire sans
que Microsoft Office ne soit installé.
Vous pouvez afichez vos fichiers avec leur mise en forme d’origine et vous pouvez les
modifiez en toute confiance.
6.4. Edition des documents sur la version Office en local
L’édition dans Word Web App convient particulièrement aux modifications rapides, telles que
l’application d’une correction, l’insertion d’une image ou l’ajout de texte supplémentaire. Si
vous avez besoin de l’ensemble des fonctionnalités de Word, cliquez sur Ouvrir dans Word.
Word Web App ouvre le document directement dans votre application de bureau Word, qui
permet de travailler de manière plus approfondie, par exemple pour modifier des styles dans
le document, modifier des graphiques SmartArt ou ajouter des en-têtes et des pieds de page.
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans Word, le document est réenregistré sur le serveur
web.
Remarque : L’ouverture de documents directement à partir du navigateur dans l’application
de bureau Word est prise en charge dans les navigateurs Firefox, Internet Explorer (Windows)
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et Safari (Mac). Dans Windows, vous devez également disposer de Word 2003 ou version
ultérieure pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité (si vous utilisez Firefox, vous devez
également utiliser Word 2010). Sur le Mac, cette fonctionnalité requiert Microsoft Word pour
Mac 2008 version 12.2.9 ou Word pour Mac 2011.
6.5. Modalité de partage d’un document
-
Pour décider de partager les documents de votre OneDrive avec d’autres utilisateurs
soit de votre organisation, soit de l’exterieur :
Cliquez sur les points de suspension (...) en regard du document pour ouvrir la légende
du document, puis cliquez sur Partager.
- Pour commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint :
Dans la fenêtre Partager, entrez le nom de chaque personne que vous voulez inviter
au partage du document.
Quand vous tapez chaque nom, SharePoint recherche des correspondances dans le
carnet d’adresses et répertorie les options. Quand vous voyez le nom souhaité, cliquez
dessus pour l’ajouter à la liste des invitations.
- Pour inviter des personnes de votre réseau au partage d’un document :
Dans le menu déroulant, sélectionnez l’autorisation que vous voulez accorder aux
invités (Vous pouvez modifier l’autorisation pour une personne ultérieurement).
Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans un e-mail à envoyer à
tous
les invités (l’e-mail contient un lien vers le document partagé).
Quand vous partagez un document, vous pouvez le suivre, ce qui signifie que vous recevez des
mises à jour dans votre flux d’actualités quand d’autres personnes le modifient. Vous pouvez
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arrêter de suivre un document à tout moment, si vous ne souhaitez plus recevoir ces mises à
jour dans votre flux d’actualités. Les personnes avec lesquelles vous avez partagé le document
peuvent également choisir de le suivre.
6.6. Règles de travail en mode collaboratif
Office Web Apps redéfinit la collaboration grâce aux fonctions de co-création qui permettent
à plusieurs personnes situées en différents lieux de modifier simultanément le même classeur
Excel ou bloc-notes OneNote :
Ouvrez simplement votre fichier depuis votre emplacement OneDrive afin de le modifier dans
Word, Excel ou Power Web App. Même si, pendant ce temps-là, d’autres utilisateurs ouvrent
le fichier dans les Web App, vous pouvez poursuivre vos modifications sans les interrompre.
Les changements intervenent pratiquement en temps réel et vous pouvez rapidement voir à
tout instant qui modifie le fichier dans la barre d’état.
Nota : Le travail simultané dans les WebApps est possible :
Dans Excel à l’échelle de la cellule
Dans Word à l’échelle d’un paragraphe
Dans PowerPoint à l’échelle d’une diapositive
Si le document est ouvert par un utilisateur dans une version Office en local tous les autres
utilisateurs ne pourront accéder au document qu’en lecture seule.
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6.7. Déploiement sur IPhone, Android ou Windows Phone
Une application mobile « Office 365 » permet en particulier de synchroniser les documents de
votre OneDrive Pro et de travailler directement sur les documents.
Il suffit pour vous obtenir ces Apps de vous identifier avec votre compte Office 365. La licence
simple E2 permet de synchroniser et de visualiser ses documents.
La version complète d’Office 365, licence E3, permet de modifier en ligne les documents sur
votre téléphone.
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