Musterkorrespondenz Kunden
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Musterkorrespondenz Kunden
www.english-work.com Dossier: Kundenbriefe auf Englisch • Grundlegende Gedanken • Musterbriefe Rückfrage Angebot, Bestellung, Zwischenbescheid Lieferverzögerung • Übung&Lösung Kundenkorrespondenz Die besten Formulierungen rund um Aufträge Teil 2: Rund um Bestellung und Lieferverzögerung Maureen Brown und Jennifer Hohensteiner geben Ihnen Tipps zum britischem und amerikanischem Englisch. In der Februarausgabe Ihrer English@Work haben Sie gelesen, wie Sie eine Anfrage und ein Angebot bearbeiten – mit Top-Ten-Formulierungen. Das ist aber nur der Anfang der Auftragsbearbeitung. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie Rückfragen zum Angebot formulieren, eine Bestellung aufgeben und was bei Lieferverzögerungen zu tun ist. Maureen Brown ist in London aufgewachsen und hat viele Jahre als Assistentin im Management eines führenden Unternehmens gearbeitet. Heute ist sie für die Bezirksregierung in Surrey, Südengland, aktiv. Zum Aufwärmen eine kleine Übung rund um die Auftragsbearbeitung. Alle folgenden Begriffe sollten Sie kennen. Finden Sie die passenden Wortpaare? Verbinden Sie die Wörter einfach mit Linien. Vorsicht, besonders gemein ist hier, dass je ein deutscher und ein englischer Begriff doppelt besetzt sind. Also: aufgepasst! Exercise Auftragsbearbeitung order management delivery delay acceptance of order confirmation offer order intermediate reply order BE: despatch/AE: shipment enquiry further enquiry custom product Auslieferung Auftrag Zwischenbescheid Rückfrage Anfrage Lieferverzögerung Auftragsbestätigung Angebot Bestellung Auftragsbearbeitung Spezialanfertigung Auftragsbestätigung Jennifer Hohensteiners Herkunft ist die USA. Sie erwarb den Master’s Degree in Political Science und lebt seit 1990 in Deutschland. Langjährige Berufserfahrung als Fremdsprachensekretärin, Wirtschaftübersetzerin und Trainerin für Business Englisch zeichnen Sie aus. Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 18.00 Uhr Bestellung per eMail: [email protected] Answer key next page 1 Answer key to Exercise Auftragsbearbeitung order management delivery delay acceptance of order confirmation offer order intermediate reply order BE: despatch/AE: shipment enquiry further enquiry custom product Auftragsbearbeitung Lieferverzögerung Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung Angebot Bestellung Zwischenbescheid Auftrag Auslieferung Anfrage Rückfrage Spezialanfertigung Das war easy? Gut, dann geht’s jetzt weiter mit der Rückfrage. Denn nicht jedes Angebot fällt so aus, wie Sie sich das wünschen. Mal fehlt vielleicht der Liefertermin, ein anderes Mal ist keine Rabattstaffel angegeben. Um Ihrem Chef eine entscheidungsreife Sache anbieten zu können, müssen Sie alle offenen Fragen klären. Holen Sie wichtige Informationen schriftlich ein In der Speaker’s Corner empfehlen wir ja zu einigen Themen, unklare Situationen lieber telefonisch zu klären, weil man dort unmittelbar nachfragen kann und Missverständnisse vermeidet. Bei Rückfragen zu Angeboten sollten Sie der Schriftform in jedem Fall den Vorzug geben. Denn was Sie Schwarz auf Weiß haben, hat eine größere Beweiskraft als mündliche Zusagen. Natürlich gilt das auch für Fax und E-Mail. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von der Art des Kontaktes ab: Haben Sie schon per E-Mail kommuniziert? Besteht Zeitdruck, sodass Fax oder E-Mail Vorteile bringen? 1. Musterbrief Rückfrage auf Angebot Dear Mr Green, Further enquiry concerning the relaunching of our company website Firstly I would like to thank you for your offer. There are two issues still to be resolved. 2 Bestellung per Fax: 089/23110350 1. Who will do the translation and add the economic details which are required for the international market? 2. When can we publish the finished website? Thank you in advance. Yours sincerely, Peter Meyers Als Rückfrage ist eine nummerierte Anfrage gut geeignet, weil so nichts übersehen werden kann. Sie ist klar und eindeutig. Mit dem Ergebnis können Sie sich bei Ihrem Chef sehen lassen. After you have received a fully satisfactory response to your further enquiry you would have to confirm your order to get things going. 2. Musterbrief Bestellung Dear Ms Greenspur, Order for PC with cup holder Thank you for your detailed offer. I wish to order as follows: 1 PC as per your offer of April 20, 2008. I look forward to receipt of this item by May 1, 2008. Yours sincerely, Frank Dolfers The order is the customer’s “go ahead” to the distributor. If your company is the distributor, this is the customer’s part of the contract and is therefore very important. 3. Auftragsbestätigung The next step in the order process would be a confirmation of the order. You can use the following text modules in a short letter, E-mail or fax. 3 Top-Seven-Textbausteine Auftragsbestätigung - Confirmation of your order of … - I am writing to confirm your order of … - This E-Mail is to confirm your order of … - With reference to your order of … we would like to confirm our agreement. - Thank you for your order of … - We would like to confirm your order of … - Let us confirm your order of … 4. Zwischenbescheid Well, as could have been expected, the PC company will not be able to deliver the PC on time. This custom product will require some more time, as some parts have to be ordered from a special producer. To keep the customer satisfied an intermediate reply is necessary. Musterbrief Zwischenbescheid über Lieferverzögerung Dear Mr Dolfers Your order of April 25th, 2008 We are very sorry to inform you that the delivery of your computer has been delayed. The delay is due to the special item “cup holder”, which we had to order from Ireland. The provider has promised to deliver the part by May 5th. The new delivery date is May 7th. We apologise for any inconvenience. Yours sincerely Happy PC Company After this intermediate reply everything needs to run smoothly so that the customer has no cause for complaint. You will learn about complaint management in a special edition of your English@Work. Besuchen Sie uns im Internet unter: www.english-work.com 4