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Unt e rn e h m e n
Kostenmanagement
Systematische und
kontinuierliche Steuerung
Mit dem KostenManager steht Kreditinstituten ein Instrument
zur Verfügung, mit dem sie ihren gesamten Kostenblock transparent machen, ihren Standort bestimmen und ganz konkrete
Umsetzungs­maßnahmen planen und überwachen können. Die
Volksbank Bad Saulgau hat den großen Nutzen des KostenManagers erkannt und die Einführung konsequent angepackt. Die
bisherigen Ergebnisse sind viel versprechend und bestätigen die
Entscheidung für den KostenManager.
Karl-Heinz Birzer, Sprecher des
Vorstands der Volksbank Bad Saulgau
Die Erwartungen voll erfüllt!
Ein gutes Betriebsergebnis zu erreichen,
wird zunehmend schwieriger: Rückläufige Zinsmargen, eine flache Zinsstrukturkurve, Risiken im Kredit- oder
aktuell im Wertpapiergeschäft, kostenlose Kontoführung – die Liste der Grausamkeiten ließe sich noch verlängern.
Um ein zufrieden stellendes Ergebnis
zu erzielen, wird nach wie vor in erster
Linie eine Steigerung (oder zumindest
ein Halten) der Erträge angestrebt. Dies
aber ist nicht immer im erforderlichen
Umfang möglich.
Daher muss der Blick auch auf den
Zähler der Cost-Income-Ratio gehen:
die Betriebskosten. Eine zielgerichtete und konsequente Kostensteuerung
unterstützt nachhaltig die Bemühungen auf der Ertragsseite. Kostenma­
nagement allein wird sicher nicht über
die Zukunftsfähigkeit einer Bank entscheiden. Aber ohne effiziente Kostenstrukturen kann niemand dauerhaft
erfolgreich sein.
Kostenmanagement ist mehr als
Kosten senken. Sparen um jeden Preis
kann sogar sehr negative Auswirkungen auf das Ergebnis der Bank haben.
Es geht vielmehr darum, Ressourcen
(= Kosten) sinnvoll und Gewinn bringend einzusetzen. Dabei müssen alle
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Aspekte berücksichtigt werden: neben
den Kosten vor allem die Erträge, aber
auch Risikosituation, Sicherheitslevel,
Konkurrenzsituation, Strukturen und
Produktivitäten.
Für die Steuerung von Erträgen und
Risiken haben die Volksbanken und
Raiffeisenbanken mit VR-Control schon
seit Jahren ein mächtiges Instrument.
Für den Kostenbereich fehlte bislang
eine entsprechende Unterstützung. Mit
dem KostenManager wird diese Lücke
nun geschlossen.
Erfahrungen in Bad Saulgau
Die Präsentation von Leistungsumfang
und Nutzen des KostenManagers hat
Vorstand und Fachbereiche der Volksbank Bad Saulgau überzeugt. Dieses
Instrument ergänzt die Gesamtbanksteuerung um einen wesentlichen Baustein. Folgerichtig war daher die Entscheidung, den KostenManager zeitnah
und konsequent im Haus einzuführen.
Die Volksbank Bad Saulgau entschied sich dafür, noch Ende 2007 die
Daten für das Jahr 2006 zu erfassen.
Damit wollte sie sicherstellen, dass für
die anstehende Erhebung des Jahres
2007 eine hohe Datenqualität und ein
optimaler Projektablauf gewährleistet
„Mit dem KostenManager haben wir
ein Instrument, mit dem wir unsere Kosten transparent machen und
konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen erkennen können. Schon der
Probelauf mit den Zahlen von 2006 hat
eine hohe Datenqualität und beeindruckende Ergebnisse gezeigt. Vieles,
was die Analyse ergeben hat, haben
wir schon gewusst, geahnt oder vermutet – nun haben wir die Sicherheit,
dass dem wirklich so ist. Aber manche
Ergebnisse waren auch überraschend
für uns. Mit der Auswertung der Zahlen von 2007 können wir nun schnell
und schlagkräftig an die Umsetzung
gehen – damit der Erkenntnisgewinn
auch zu einer tatsächlichen Kostensenkung führt!“
sind. Außerdem stehen damit schon
Daten für eine Zeitreihenbetrachtung
zur Verfügung.
Die Erhebung
Der Erhebung der Datenbasis kommt
eine entscheidende Bedeutung zu.
Denn nur, wenn die Daten sauber und
vergleichbar erhoben werden, lassen
sich verlässliche Analysen ableiten und
daraus resultierende Projekte umsetBanken+Partner 6 I 08
zen. Der im KostenManager genutzte
Datenpool enthält neben den Bilanzzahlen auch Mitarbeiterdaten, Kundenund Kontendaten, Sachkontensalden,
bereichsspezifische Werte sowie Daten
zum Technikeinsatz. Auch die Kosten
der Rechenzentrale fließen mit ein.
Zur Sicherstellung der Datenqualität und Vergleichbarkeit wurde die
Erhebung vor Ort in der Bank komplett
durchgesprochen. Jedes Erhebungsfeld
ist genau definiert und die Datenquelle
eindeutig angegeben.
Neben der manuellen Erhebung
wurde ein Großteil der notwendigen
Daten über Schnittstellen automatisiert
in den KostenManager übernommen
(GenoBankBilanz, ReMa-Daten, Verbandsmeldungen). Dadurch wurde der
Erhebungsaufwand spürbar verringert.
Die Analyse
Nach Erfassung der Basisdaten wurden alle Eingaben auf ihre Plausibilität geprüft. Neben Erfahrungswerten
unterstützt der KostenManager die Validierung der Daten mit Prüfkennzahlen
und Auswertungs-Tools. Unplausible
Daten und gravierende Abweichungen
wurden von der Bank nochmals überprüft und bei Bedarf angepasst.
Um praxisgerechte und umsetzbare
Ergebnisse zu erzielen, wird die Analysesystematik des KostenManagers auf
die jeweilige Bank zugeschnitten. Es
werden zutreffende Vergleichsgruppen,
Bemessungsgrößen und Benchmarks
festgelegt. Die Volksbank Bad Saulgau
definierte folgende Einstellungen:
u als Vergleichsgruppe alle Banken mit
mindestens 15 Bankstellen – eine
weitere Einschränkung hinsichtlich
Bilanzsumme, Kundenvolumen oder
Rechenzentrale erfolgte nicht,
u als Bemessungsgröße das Gesamtkundenvolumen – Alternativen
wären Bilanzsumme, Kundenanzahl
oder der Bruttoertrag gewesen,
u als Benchmark das obere Quartil –
denkbar wären auch Top-10-Prozent,
Median oder weitere Zielgrößen.
Banken+Partner 6 I 08
Aus diesen Vorgaben errechnete der
KostenManager den Kennzahlen-Pool.
Aus der Vielzahl der Kennzahlen und
Ansatzpunkte wurden nun die Bereiche herausgearbeitet, bei denen Potenzial vorhanden ist, und übersichtlich
im Management-Cockpit zusammengefasst. Mittels der Standort-Analyse wurde ein Stärken-Schwächen-Profil ermittelt, das im Sinne eines Management­
report einen kompakten Überblick über
die (Kosten-)Situation der Bank gibt.
Die anschließende Besprechung mit
dem KostenManager-Team gab einerseits Einblick in die Analysetechnik
und Vorgehensweise bei der Auswertung, andererseits diente sie auch als
Qualitätssicherung. Denn im Rahmen
der Ergebnisbesprechung werden in
der Regel noch einige Unstimmigkeiten
entdeckt und die Daten korrigiert. Auf
der Basis der Vorbesprechung wird die
Standort-Analyse dem Vorstand vorgestellt und die wesentlichen Ergebnisse
aus der Detailanalyse werden besprochen. Mit dem Management-Cockpit
wird gleichzeitig ein beschlussreifer
Arbeitsplan für alle aus der Analyse
abgeleiteten Projekte vorgelegt.
Die Umsetzung
Nach dem Grundsatzbeschluss durch
den Vorstand beginnt die Umsetzungsphase. Im ersten Schritt werden
der Führungsebene die wesentlichen
Ergebnisse präsentiert. Die Detailergebnisse werden mit den verantwortlichen Bereichsleitern besprochen
und – sofern der jeweilige Bereich im
Management-Cockpit vertreten ist – die
konkreten Ziele und Umsetzungsmaßnahmen erarbeitet und festgelegt.
Die Ergebnisse aus den Bereichsleitergesprächen fließen in eine Entscheidungsvorlage für den Vorstand ein.
Das bereits beschlossene ManagementCockpit wird nun noch modifiziert und
mit konkreten Umsetzungsmaßnahmen
(mit Terminen und Verantwortlichkeiten) versehen. Mit deren Verabschiedung starten die Umsetzungsprojekte.
Wichtig ist dabei, die Umsetzung
auch zu begleiten. Der Fortgang der
Umsetzungsprojekte sollte vierteljährlich überprüft werden. Auch dabei
wird die Bank durch das ManagementCockpit des KostenManagers unterstützt. Monika van Beek, Manfred Kless
Das Leistungspaket
KostenManager
Der Kern des KostenManagers ist
ein Benchmarking auf höchstem
Niveau. Wobei die Daten wirklich
vergleichbar sind und damit realistische, umsetzbare Aussagen abgeleitet werden können. Die Analyse
ist an der Philosophie der Balanced Scorecard orientiert: mit der
Berücksichtigung unterschiedlicher
Perspektiven (die reine Kostensicht
allein ist zu wenig) und die Konzentration auf die wesentlichen Erfolgsfaktoren.
Der KostenManager wurde 2002 von
der gfb gemeinsam mit 15 Genossenschaftsbanken entwickelt. Dabei
zeigte sich, dass zur Sicherstellung
der Datenqualität und der Vergleichbarkeit eine persönliche Begleitung
unabdingbar ist. Die Bank erhält
neben der Software auch die individuelle Unterstützung: von der detaillierten Beratung bei der Erhebung
über die Plausibilitätsprüfung bis hin
zu individueller Analyse der Ergebnisse und Umsetzungsvorschlägen.
Der KostenManager wird mittlerweile von über 90 Genossenschaftsbanken eingesetzt. Mit dem Badischen
Genossenschaftsverband besteht
seit 2005 eine sehr erfolgreiche
Kooperation. Im Verbandsgebiet
setzen bereits mehr als die Hälfte
der Banken ab 200 Millionen Euro
Bilanzsumme den KostenManager
ein. Seit Ende 2007 besteht auch mit
dem GENO-Verband Stuttgart eine
Kooperationsvereinbarung.
/g/f/b/
Gesellschaft für Bankorganisation
Tel.: 0721 / 943360
www.gfb-orga.de
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