Whitepaper: Anbindung an Tobit David
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Whitepaper: Anbindung an Tobit David
combit GmbH Untere Laube 30 78462 Konstanz Whitepaper combit address manager Anbindung an Tobit David (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -2- Inhalt Einleitung 3 Integration von Kontaktmanagement und Kommunikationssoftware 3 Aufgabenstellungen aus Anwendersicht 3 Lösung durch Integration zweier leistungsfähigen Produkte 3 Versenden von Einzelfaxen 4 Einzelfaxe aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word) 4 Automatisierte Einzelfaxe direkt aus der Adressverwaltung 6 Versenden von Serienfaxen 7 Standard-Serienfax an Verteiler 7 Personalisierte Serienfaxen (Faxmailing) 7 Versenden von Emails 8 Versenden von Einzel-Emails 8 Versenden von personalisierten Serien-Emailings 8 Einzelne eMail speichern 8 Import/Export von Adressen 9 Import 9 Export 9 Abgleich 9 Erweiterte Ansteuerung von David per Script 10 Technischer Überblick 11 (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -3- Einleitung Integration von Kontaktmanagement und Kommunikationssoftware Die Adress- und Kontaktmanagement Software combit address manager und die Fax- und Messaging Lösung Tobit David ergänzen sich im Bereich Bürokommunikation optimal. Die Ursache liegt im offenen Schnittstellenkonzept des address manager begründet, das eine vielfältige Anbindung von Fremdsoftware ermöglicht. Wie wichtig die Integration einer Fax- und Messaging Lösung mit einer Adress- und Kontaktmanagement Software ist, liegt auf der Hand: Beide Systeme dienen der optimalen Kundenkommunikation und müssen daher bestens zusammen arbeiten. Genau dies leisten diese beiden Software-Produkte. Aufgabenstellungen aus Anwendersicht Typische Aufgabenstellungen im Bereich Kundenkommunikation sind • • • • • • • • Versenden von Einzelfaxen aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word) Versenden von Standardserienfaxe aus beliebigen Anwendungen an einen Verteiler Automatisiertes versenden eines Einzelfaxes direkt aus der Adressverwaltung (z.B. Standardinfo-Fax) Versenden von individuell personalisierten Serienfaxen (Faxmailing) Versenden von Einzel-Emails Versenden von personalisierten Serien-Emailings Hinterlegung der Kommunikationsvorgänge beim Kundendatensatz Pflege einer Kundenkontakthistorie Erweiterte Aufgabenstellungen könnten sein • • Übernahme bestehender Adressen aus der Fax-/Messaginglösung Übergabe von Kundenadressen an die Fax-/Messaginglösung Lösung durch Integration zweier leistungsfähigen Produkte Alle diese Vorgänge können mit Tobit David und dem address manager gelöst werden. dabei übernimmt der address manager den kompletten Kundenadress-relevanten Teil wie die Bereitstellung der Adressinformation (Name, Anschrift, Faxnummer, email-Adresse etc.) gegenüber David, aber auch die Integration und Protokollierung der Kommunikationsvorgäng im Kundendatensatz. David ist für den kompletten Kommunikationsvorgang (Fax-/Messaging) zuständig und liefert seinerseits wiederum Input an die Kontaktmanagementlösung. Es gibt verschiedene David Produktpakete und -komponenten (David 6.6, David DSL, Faxware, Mailware, Infocenter XP, etc.), sie basieren aber alle auf dem gleichen Prinzip und können bezogen auf ihr jeweiliges Aufgabengebiet zusammen mit dem address manager eingesetzt werden. Nachfolgend soll nun dargelegt werden, wie dies erreicht werden kann. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -4- Versenden von Einzelfaxen Einzelfaxe aus beliebigen Anwendungen (z.B. Word) Das Faxen aus einer beliebigen Anwendung geschieht normalerweise über den Druck auf den DavidFax(drucker)treiber. Hierdurch wird dann ein Dialog zur Eingabe der Empfängerdaten ausgelöst. Die Empfängerdaten sollten bei einer optimalen Integration nun direkt aus dem Adressmanagement kommen. Die Lösung: Titelmakro Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen (ähnlich wie ein Script), die automatisch ausgeführt werden, sobald unter Windows ein Fenster mit einem bestimmten Titeltext aktiv wird. Da der address manager zunächst einmal beim Drucken eines Faxbriefes aus Word oder einer anderen Anwendung heraus gar nicht involviert ist, "lauert" er im Hintergrund auf das Erscheinen des Fax-Empfänger-Dialogs, um dann dem Anwender die Auswahl des Empängers aus dem address manager Datenbestand zu ermöglichen. So geht's: Einrichten der Titelmakroanbindung Um im address manager Titelmakros nutzen zu können, muss zunächst die „Titelmakros einschalten“ Option unter Konfiguration > Allgemein aktiviert werden. Anschliessend sollte das entsprechende Titelmakro unter Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung eingeschaltet werden: Wichtig: Vergessen Sie nicht das Titelmakro auch zu aktivieren. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -5- Wird nun von einer beliebigen Anwendung auf den Faxdrucker gedruckt, so wird der „Nachricht versenden“ Dialog von David aktiviert: Sobald der Dialog im Vordergrund ist, bewirkt dies die Aktivierung des Titelmakros. Der address manager unterstützt nun den Anwender beim Ausfüllen des Empfängerdialogs: Selbstverständlich kann auch aus dem address manager heraus auf dieselbe Art und Weise gefaxt werden: Dies erfolgt über die einzelnen Menüpunkte unter Ausgabe > Einzeldruck (Z.B. Ausgabe > Einzeldruck > Karteikarte auf Drucker). (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -6- Automatisierte Einzelfaxe direkt aus der Adressverwaltung Bei häufig wiederkehrenden Standard-Schreiben ist es effektiver, wenn dieses Schreiben bereits mit einem einfachen Button-Klick direkt aus der Kontaktmanagement Software heraus geschickt werden könnte, ohne dass in Word gewechselt, der Brief erstellt und dann von dort per Druckvorgang gefaxt werden muss. Die Lösung: address manager Druckformulare und David DvISE Befehle Im address manager sind sämtliche Druckformulare frei gestaltbar, es lassen sich über formatierten RTFText auch Briefe mit eingebetteten Bilden (bspw. eingescannte Unterschrift) erstellen. Dabei stehen alle Datensatzfelder der Adressdatenbank zur freien Verfügung (analog zu einem Word Serienbrief). Zusätzlich wird ausserdem über sogenannte DvISE Befehle eine direkte Übergabe der Faxnummer (@@NUMMER) und anderer Feldinformationen an David ermöglicht. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind. So geht's: David DvISE Befehle im Druckformular hinterlegen Platzieren Sie im gewünschten Druckformular ein Textobjekt, in welchem Sie den DvISE Befehl direkt eingeben. Eine fertige, direkt verwendbare Vorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief auf und laden Sie die Datei "David.crd": Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden David Dokumentation. Das Direktfax wird im address manager dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt ausgegeben. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -7- Versenden von Serienfaxen Standard-Serienfax an Verteiler Die Lösung: Übergabe des Empfängerliste an David Über die unterschiedlichen leistungsfähigen Exportschnittstellen des address manager ist ein Export einer Adressliste an das interne David Adressbuch möglich. Dieses kann dann dort als Verteilerliste fungieren, wenn ein standardisiertes (nicht personalisiertes) Fax, bspw. aus Word hersaus versendet werden soll. So geht's: Export der Empfängerliste Über die Exportschnittstelle des address manager lassen sich direkt Daten in David übernehmen. Zum Beispiel können hier Adressen in Form einer Textdatei in das Autoimport-Verzeichnis DAVID\IMPORT abgelegt werden. Über Ausgabe > Export gelangen Sie direkt in den address manager Export-Assistent. Personalisierte Serienfaxen (Faxmailing) Das Verschicken von personalisierten Serienfaxen direkt aus der Kontaktmanagement Software heraus ist auch sehr leicht möglich. Die Lösung: address manager Druckformulare und David DvISE Befehle Analog zu den "direkten Einzelfaxen" ist die Verwendung der gestalteten Druckformulare mit eingebetteten David DvISE Befehlen auch für den Seriendruck möglich, ohne dass eine Anpassung notwendig wäre. So geht's: David DvISE Befehle im Druckformular hinterlegen Siehe "direkte Einzelfaxe". Das personalisierte Serienfax wird im address manager dann über Ausgabe > Serienbrief > Direkt ausgegeben. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -8- Versenden von Emails Versenden von Einzel-Emails Aus dem address manager können direkt Einzel-Emails versendet werden. Dabei kann es sich auch bereits um vorgefertigte Vorlagen handeln, die einfach per Buttonklick geschickt werden (Ausgabe > Einzel Email). Desweiteren können selbstverständlich auch individuelle Mails direkt an den aktuellen Datensatz gesendet werden. Die Lösung: Abindung über Simple MAPI Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David hier als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David. Versenden von personalisierten Serien-Emailings Aus dem address manager können direkt personalisierte Serien-Emails versendet werden. Dabei werden Vorlagen verwendet, die analog zu Word-Serienbriefen funktionieren. Diese werden über Konfiguration > eMail Vorlage eingerichtet und dann an die gewünschten Empfänger automatisch über Ausgabe > Serien Email gesendet. Die Lösung: Abindung über Simple MAPI Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David hier als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David. Einzelne eMail speichern Sie können einzelne eMails aus dem Tobit Infocenter in den address manager Dokumentencontainer legen, um Ihre eMail Korrespondenz zu archivieren. Damit eine eMail in den Dokumentencontainer Ihrer Datenbank gespeichert wird, müssen Sie im Infocenter eine eMail markieren. Wenn Sie nun die Strg Taste gedrückt halten und mit der Maus die markierte eMail auf den address manager Dokumentencontainer ziehen, wird die Nachricht als Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert und dem Datensatz zugeordnet. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David -9- Import/Export von Adressen Import Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Importmöglichkeit aus David. Über den Menüpunkt (Organisation > Import) gelangt man in den Importassistenten. Hier findet man unter „Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Import bietet nun die Möglichkeit, die „Persönlichen Adressen“ oder die Adressen des „Allgemeinen Adressbuchs“ zu Importieren. Export Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Exportmöglichkeit nach David. Über den Menüpunkt (Organisation > Export) gelangt man in den Exportassistenten. Hier findet man unter „Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Export bietet nun die Möglichkeit, Adressen in das „Persönliche Adressbuch“ oder in das „Allgemeine Adressbuch“ zu exportieren. Abgleich Der address manager verfügt seit der Version 2002 über eine direkte Abgleichmöglichkeit mit David. Über den Menüpunkt (Organisation > Datenbankabgleich) gelangt man in den Abgleichassistenten. Hier findet man ebenfalls unter „Messaging-Anwendungen“ den Eintrag für David Professional. Der Abgleichassistent bietet nun die Möglichkeit, Adressen mit dem „Persönlichen Adressbuch“ oder mit dem „Allgemeinen Adressbuch“ abzugleichen. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David - 10 - Erweiterte Ansteuerung von David per Script Der address manager verfügt über eine eingebaute Scriting Schnittstelle. Diese ermöglicht es, auf OLEAutomation Schnittstellen andere Produkte wie z.B. Word oder Excel zuzugreifen. Hierdurch ist auch eine eine Ansteuerung der David DVAPI32 Schnittstelle möglich. Dies erlaubt sogar eine vom Anwender programmierbare Integration vom address manager und David. An folgendem VBScript Beispiel erkennt man die verschiedenen Ansteuerungsmöglichkeiten über die DVAPI Schnittstelle: Option explicit Dim david Set david= CreateObject("DVOBJAPILib.DvISEAPI") Msgbox "Descript: " & david.Description Msgbox "VIntern: " & david.VIntern Dim Account Set Account=david.Logon Dim User Set User=account.User Dim GlobalAdresses Dim LocalAddressBook Dim PersonalAddressBook Set GlobalAdresses = account.GlobalAddressBook Set LocalAddressBook = account.LocalAddressBook Set PersonalAddressBook = account.PersonalAddressBook MsgBox "GlobalAdresses: " & GlobalAdresses.Count MsgBox "LocalAddressBook:" & LocalAddressBook.Count MsgBox "PersonalAddressBook: " & PersonalAddressBook.Count Dim Adr Dim i for i = 0 to PersonalAddressBook.Count-1 Set Adr = PersonalAddressBook.Item(i) MsgBox Adr.DisplayName next Derartige Scripte können direkt in den address manager integriert werden und gleichzeitig auf alle address manager Funktionalitäten zugreifen. Der Lösung auch komplexerer Integrationsaufgaben sind quasi keine Grenzen gesetzt. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Produkt: combit address manager Anbindung an Tobit David - 11 - Technischer Überblick Zusammenfassend nocheinmal die Integration von address manager und David aus technischer Sicht: 1. Titelmakros Ein Titelmakro ist eine folge von Anweisungen (ähnlich wie ein Script), die automatisch ausgeführt werden, sobald unter Windows ein bestimmter Fenstertitel aktiv wird. 2. Serienfaxe über den Tobit FaxWare Druckertreiber Da im address manager sämtliche Druckformulare frei gestaltbar sind, lassen sich die DvISE Befehle (z.B. @@NUMMER) einfach einpflegen. 3. Anbindung über Simple MAPI Der address manager verwendet ausschliesslich Simple MAPI zum Versand von eMails. Sofern David hier als Standard eMail Client angegeben ist, laufen also sämtliche Mails über David. 4. Export von Adressdaten im David Man könnte desweiteren über die Exportschnittstelle des address manager Daten in David übernehmen. z.B. könnten hier Adressen in Form einer Textdatei in das Autoimport-Verzeichnis DAVID\IMPORT abgelegt werden. 5. Ansteuerung per Script Der address manager verfügt über eine eingebaute Scriting Schnittstelle. Diese ermöglicht es auf Schnittstellen andere Produkte wie z.B. Word, Excel zuzugreifen. Hier wäre auch eine Ansteuerung der DVAPI32 Schnittstelle möglich. Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.T. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde. (c) combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.