DE - Carlson Wagonlit Travel
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WHITE PAPER Mehr Licht ins Dickicht Wie Sie Flug- und weitere Transportkosten senken Eine CWT-Studie Angesichts der verwirrenden Vielfalt von Einsparmöglichkeiten tun sich selbst erfahrene Travel Manager mit der Wahl des jeweils wirksamsten Ansatzes schwer. Klassische Maßnahmen sind das Aushandeln von Volumenrabatten oder die Verpflichtung Reisender zur Einhaltung der Reiserichtlinie. Doch darüber hinaus ergeben sich fortwährend neue Möglichkeiten, deren Wirksamkeit immer schwieriger zu ermitteln ist. Die neueste Untersuchung des CWT Travel Management Institute zeigt: Auch ausgereifte Firmenreiseprogramme bergen Einsparpotenzial. Die vorliegende Zusammenfassung verweist auf realistische Einsparziele und gibt wirksame Tipps zu deren Erreichung. Im Rahmen der Studie wurden Travel Manager, Reisende und Marktexperten befragt und gut 50 Millionen Buchungstransaktionen weltweit ausgewertet. Untersucht wurden der Flugeinkauf, wichtige Richtlinieninhalte und Tools zur Verbesserung des Flugbuchungsverhaltens sowie die Optimierung des Programms für weitere Transportmittel. Abbildung 1: Zwanzig Optimierungsmaßnahmen bei Flügen und weiteren Transportmitteln Durchschnittliches Verbesserungspotenzial 5 Reisenden Anreize bieten Über PreisTreibstoffobergrenzen zuschläge einführen verhandeln Zusatzkosten für Nebenleistungen untersuchen Verfügbarkeit der Buchungs- MietwagenBilligflieger in klasse einkauf Erwägung ziehen überwachen optimieren 4 Korrektheit Zugriff auf Taxis, Limousinen Zwischen Flügen Bestpreisgeladener mit Fahrer, Motorradtaxis Ticket-Raten und HighspeedStrategie Flugtarife prüfen anderer Länder und andere Bahnverbindungen integrieren verhandeln abwägen Mit Airline-Allianzen Lösungen optimieren zusammenarbeiten Restriktive Sonderflugtarife nutzen Potenzielle 3 Einsparwirkung Vorausbuchungen EntscheidungsInnerhalb von fördern raster am Mehrjahresverträgen Point-of-sale regelmäßig Wichtige Elemente der verwenden nachverhandeln Reiserichtlinie vorschreiben und kommunizieren 2 ReisendenDas Reisevolumen komfort auf wenige einschränken Leistungsträger konzentrieren Flugeinkauf 2 3 Verhalten bei der Flugbuchung 4 5 Verbesserung des Programms für weitere Transportmittel Quelle: CWT Travel Management Institute Bewährte Maßnahmen zur Optimierung des Flugeinkaufs Der Flugeinkauf ist normalerweise der ausgereifteste Bestandteil des Reiseprogramms, doch auch er muss kontinuierlich angepasst werden, wenn das Programm optimal leistungsfähig bleiben soll. Dies kann durch grundlegende Maßnahmen geschehen wie die Konzentration des Reisevolumens auf wenige Leistungsträger oder über neuere Hebel wie eine Verhandlung über Kerosinzuschläge oder die Überwachung der Verfügbarkeit von Buchungsklassen. Das Reisevolumen auf wenige Leistungsträger konzentrieren: Eine der Grundregeln beim Flugeinkauf lautet: Je mehr Volumen sich bei einer Airline unterbringen lässt, desto größere Rabatte lassen sich erzielen. Ein konsolidierter Einkauf spart im Schnitt acht Prozent der Flugkosten, zum einen durch größere Vorab- und rückwirkende Rabatte, zum anderen durch aggressive Preisnachlässe auf Routen mit hohem Wettbewerb (diejenigen, die außerhalb der Heimatmärkte von Fluggesellschaften starten). Eine Bestpreis-Strategie verfolgen, ohne verhandelte Raten auszuhebeln: Beim Bestpreis-Ansatz kann der günstigste verfügbare Tarif mit eine beliebigen Fluggesellschaft gebucht werden. Dies bringt zwar sofortige Einsparungen, doch eine Aufhebung des Programms mit bevorzugten Leistungsträgern lohnt sich dafür nicht. Unter Einbeziehung von Vorab- und rückwirkenden Rabatten lassen sich bei bevorzugten Airlines Raten erzielen, die 17 Prozent unter den offiziellen Raten liegen. Davon abgesehen zahlen sich langfristige Geschäftsbeziehungen spätestens dann aus, wenn sich die Preise in Richtung Verkäufermarkt entwickeln (siehe Abbildung 2). Abbildung 2: Die Attraktivität verhandelter Raten gegenüber den niedrigsten verfügbaren Tarifen hängt von Marktzyklen ab Durchschnittliche verhandelte Rate Beispiel Marktpreise (offizielle Tarife, restriktive Sonderflugtarife, Sonderaktionen …) Verhandelte Raten weniger attraktiv; als Preisobergrenze verwendet, um Verfügbarkeit für Reisende sicherzustellen Verhandelte Raten attraktiv Durchschnittliche verhandelte Rate Interesse an Bestpreis-Strategie 2008 2009 2010 Interesse an Bestpreis-Strategie 2011 2012 ... Quelle: CWT Travel Management Institute CWT empfiehlt, mit bevorzugten Fluggesellschaften zusammenzuarbeiten und andere Tarife nur unter bestimmten Bedingungen zuzulassen (beispielsweise bei einem Preisunterschied von mindestens 20 bis 30 Prozent). Mit Airline-Allianzen zusammenarbeiten: Die drei größten Airline-Allianzen haben inzwischen zusammen über 50 Mitglieder und teilen sich gemeinsam etwa 60 Prozent des Weltmarkts. Die Zusammenarbeit mit Allianzen bedeutet zwar weniger Konkurrenz unter den Leistungsträgern und damit möglicherweise höhere Preise für bestimmte Strecken, sie bietet aber auch etliche Vorteile: einheitliche Klassen und Tarife, eine bessere Programmabdeckung, die Möglichkeit, Tarife verschiedener Partnerlinien zu kombinieren, bessere Reiseverbindungen und eine Standardisierung der Ausschreibungs- und Verwaltungsprozesse. Empfehlenswert ist eine Unterteilung der Allianz-Fluggesellschaften in Primär- und Sekundärpartner, da dies den Wettbewerbsdruck unter den Anbietern aufrechterhält. Billigflieger in Erwägung ziehen: 90 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Billigflieger (LCCs) – meist einfach als autorisierte Leistungsträger, da LCCs in der Regel nur wenig Unternehmensrabatte bieten. Entscheidend ist, dass eine Buchung von Billigtickets (derzeit 13 Prozent aller gebuchten Tickets) nicht die Einsparmöglichkeiten aushebelt, die sich aus der Zusammenarbeit mit bevorzugten Partnern ergeben. Wichtig ist vor allem eine möglichst frühzeitige Buchung, um im Vergleich zu restriktiven Sondertarifen einen Preisvorteil zu erzielen (in Europa im Schnitt um 20 Prozent weniger). Die Schattenseiten der attraktiven Ticketpreise bei Billigfliegern sind Zusatzkosten für Nebenleistungen, reduzierte Flugpläne, das Reisen über Sekundärflughäfen und die Buchung außerhalb der globalen Reservierungssysteme. Hier gilt es stets die Reisegesamtkosten abzuwägen und auch die Reisendenzufriedenheit im Blick zu behalten. Auf jeden Fall lässt sich bei Verhandlungen mit bevorzugten Fluggesellschaften die Konkurrenz durch Billig-Airlines gut ins Feld führen. Innerhalb von Mehrjahresverträgen regelmäßig nachverhandeln: 53 Prozent der in der Studie befragten Unternehmen schließen mit bevorzugten Partnern Rahmenverträge für mehrere Jahre ab. Dies strafft das Vertragsprozedere und erhält die Möglichkeit der regelmäßigen Anpassung von Vertragsinhalten. CWT empfiehlt, mindestens einmal jährlich zu prüfen, ob die Vertragsbedingungen noch optimal sind. Von allgemeinen Marktbeobachtungen abgesehen sollten Travel Manager vor allem darauf achten, ob besonders stark rabattierte Klassen ausreichend gebucht werden. Hier besteht unter Umständen weiteres Optimierungspotenzial. Zugriff auf Ticket-Raten anderer Länder verhandeln: In ausgereiften Flugprogrammen lassen sich Kosten außerdem dadurch reduzieren, dass der Zugriff auf Raten für Tickets ermöglicht wird, die außerhalb des Abfluglandes ausgestellt werden. Dies muss vertraglich explizit geregelt werden, da diese Ausstellungspraxis der Zustimmung der betreffenden Airline bedarf und eine Zuwiderhandlung unter Umständen rechtliche Konsequenzen hat. tet werden. Bei nur 59 Prozent der befragten Unternehmen lassen beispielsweise die Reiserichtlinien eine Abrechnung von Mahlzeiten und Getränken zu, die während des Flugs eingenommen wurden. Ein Schwachpunkt ist auch die Erfassung der beanspruchten Nebenleistungen: 60 Prozent der Travel Manager geben bei den Zusatzkosten einen Erfassungsgrad von nur etwa 40 Prozent an. Die Erfassung dürfte sich jedoch mit der geplanten Einführung des Electronic Miscellaneous Document der IATA zur Buchung von Nebenleistungen über globale Buchungssysteme künftig verbessern. Einstweilen sind Travel Manager noch auf Spesenabrechnungen und Kreditkartenauszüge angewiesen. Fallbeispiele von Unternehmen, die Nebenleistungen sehr genau erfassen, lassen den Schluss zu, dass sich darüber mit Airlines gut verhandeln lässt. Außerdem besteht bei den Airlines derzeit die Tendenz, Nebenleistungen wieder in den Ticketpreis einzuschließen – eine Praxis, die in den nächsten Jahren höchstwahrscheinlich zunehmen wird. Über Treibstoffzuschläge verhandeln: Mit dem inzwischen allgemein üblichen Kerosinzuschlag möchten Fluggesellschaften das Risiko steigender Treibstoffpreise abfedern. Dieser Zuschlag wird immer teurer, immer weniger transparent und macht inzwischen geschätzt sieben bis zwölf Prozent der Flugkosten von Unternehmen aus. Seine Entwicklung scheint vom aktuellen Treibstoffpreis derzeit vollständig entkoppelt zu sein, überdies wird er stärker auf das Geschäfts- als auf das Privatreisesegment abgewälzt. CWT empfiehlt, Treibstoffzuschläge genau zu erfassen und das Thema bei Verhandlungen mit Airlines anzusprechen. Entsprechend fundierte Belege vorausgesetzt, lassen sich so unter Umständen nachträgliche Vergütungen erzielen. Verfügbarkeit der Buchungsklasse überwachen: Ein häufig vernachlässigter Aspekt beim ProgrammManagement ist die Prüfung der Ratenverfügbarkeit, dabei bietet sie ein klares Optimierungspotenzial. Damit verhandelte Raten auch optimal in Anspruch genommen werden können, müssen sie zu bestimmten Buchungszeiten zur Verfügung stehen. CWT empfiehlt, die Verfügbarkeit der Tarife pro Airline, Strecke, Serviceklasse und Buchungsfenster zu prüfen. Diese Daten sind einerseits nützlich in Verhandlungen, andererseits lässt sich auf ihrer Grundlage die tatsächliche Verfügbarkeit verbessern oder eine etwaige Nichteinhaltung von Volumenzusagen rechtfertigen. Zusatzkosten für Nebenleistungen untersuchen: Geschätzte fünf bis zehn Prozent der Flugkosten von Unternehmen fallen für Nebenleistungen an, aber nicht alle Zusatzkosten können den Reisenden erstat3 Korrektheit geladener Flugtarife prüfen: Ob Hotelraten korrekt in die globalen Reservierungssysteme geladen wurden, prüfen viele Unternehmen. Bei Flugtarifen tun dies hingegen nur 25 Prozent, obwohl es auch hier signifikante Einsparungen bringt, wenn die Raten pünktlich und richtig in den Systemen stehen. Abhängig vom Flugbudget und der Anzahl von Vereinbarungen sowie Verkaufsstellen ist hier nach den Schätzungen der CWT Solutions Group ein Return on Investment von bis zu 14:1 möglich. In einem Unternehmen ergab eine entsprechende Überprüfung beispielsweise, dass vier Prozent der verhandelten Raten gar nicht und zwei Prozent falsch geladen waren. Wichtige Inhalte der Reiserichtlinie und Tools zur Verbesserung des Flugbuchungsverhaltens Auch ein optimal eingekauftes Flugprogramm bietet noch weiteres Einsparpotenzial, etwa durch die Steuerung des Buchungsverhaltens der Reisenden. Klassische Optimierungsmaßnahmen sind hier eine zeitige Vorausbuchung und die gezielte Lenkung hin zur Buchung restriktiver Tarife. Die aktuelle Studie geht auf diese sowie weitere Richtlinienelemente ein, anhand derer sich weitere Einsparungen erzielen lassen: Wichtige Elemente der Reiserichtlinie vorschreiben und kommunizieren: Eine ganz wesentliche Stellschraube ist die Nutzung bevorzugter Buchungskanäle (Buchung online und offline über den Geschäftsreiseanbieter). Sie sollte in der Richtlinie nicht nur empfohlen, sondern vorgeschrieben werden. Dies verbessert die Nutzung bevorzugter Leistungsträger, den Kostenüberblick und in der Folge die Verhandlungsposition gegenüber Leistungsträgern. Auch das Tracking von Reisenden und damit die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens in Notfällen verbessert sich. Die CWTBefragung der Reisenden ergab, dass 95 Prozent von ihnen zuletzt über einen bevorzugten Kanal gebucht hatten. Unsere Empfehlungen in puncto Reiserichtlinie lauten: die Führungsebene des Unternehmens einbinden, Reisenden klare und verständliche Regeln geben, die Richtlinie standardisieren, die Einhaltung durch entsprechende Unterweisungen (auch an den Verkaufsstellen) verbessern, die Fortschritte messen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen einleiten, die Leistung im Branchenvergleich messen und das Know-how des Geschäftsreiseanbieters in Anspruch nehmen. Vorausbuchungen fördern: Dass Vorausbuchungen immer noch signifikant niedrigere Ticketpreise ermöglichen, ist klar belegbar. Dies gilt insbesondere bei Kontinental- und Interkontinentalflügen in der Economy-Klasse. Die Analyse von Buchungstransaktionen zeigt, dass die Preise mit dem Herannahen des Flugtermins stetig ansteigen. Der Umfrage zufolge buchen Reisende im Schnitt erst acht Tage nach dem Treffen der Reiseentscheidung; hier besteht also Optimierungspotenzial. Bei in diesem Punkt vorbildlich agierenden Unternehmen ist in der Regel eine Buchung von mindestens 14 Tagen im Voraus vorgeschrieben. Restriktive Sonderflugtarife nutzen: Die CWTAnalyse von einer halben Million Buchungstransaktionen zeigt, dass restriktive (beispielsweise an eine frühe Buchung oder eine Mindest-/Höchstaufenthaltsdauer gekoppelte) Sonderflugtarife bis zu 38 Prozent günstiger als andere Tarife sind. Am größten ist diese Differenz bei Interkontinentalflügen. Im gewichteten Mittel liegt der Unterschied bei 29 Prozent. Damit sind restriktive Sonderflugtarife auch nach Bereinigung um etwaige Umbuchungs- oder Stornogebühren noch eine gute Einsparoption. Dieses Potenzial wird noch nicht umfassend ausgeschöpft; immerhin äußern jedoch 61 Prozent der befragten Travel Manager die Vorstellung, dass Reisende häufiger restriktive Sonderflugtarife buchen sollten. Somit wäre es sinnvoll, die Nutzung dieser Sondertarife in der Reiserichtlinie vorzuschreiben. Der Umstand, dass diese Tarife bei frühzeitiger Buchung besser verfügbar sind, macht die Notwendigkeit einer Vorausbuchung für Reisende nachvollziehbar. Reisendenkomfort einschränken: Geschäftliche Flüge haben sich über die letzten Jahre hinweg generell mehr in Richtung Economy Class verlagert. Unabhängig davon bieten das First- und BusinessClass-Segment weitere Einsparpotenziale. Reiserichtlinien werden bei der Wahl der Buchungsklasse in aller Regel gut eingehalten, weshalb jede Änderung hier direkt kostenwirksam ist. So erzielte ein Unternehmen beispielsweise mit der Umlagerung von Business Class auf Economy Class bei Interkontinentalflügen mit Abflugort in den Vereinigten Staaten 13 Prozent Einsparungen. Auch die Verpflichtung zum Buchen eines Umsteige- statt eines Nonstop-Flugs (etwa bei Mittelbis Langstreckenflügen und einer Preisdifferenz von 200 bis 250 Euro) kann Kosten sparen. Preisobergrenzen einführen: Ähnlich wie bei Hotels lassen sich auch für Flüge Preisobergrenzen einführen, die Reisende zum Buchen günstigerer Flüge, etwa bei einer Konkurrenz-Airline, bewegen. Preisobergrenzen sollten bezogen auf Strecken festgelegt und konstant überwacht werden. Nur so unterstützen sie das ausgehandelte Flugprogramm optimal und der aktuellen Marktsituation entsprechend. Zu niedrig angesetzte Preisobergrenzen beschneiden zum Beispiel die verfügbare Ticketauswahl unter Umständen zu stark. Entscheidungsraster am Point-of-sale verwenden: Ein Entscheidungsraster hilft Reiseberatern, die Reisenden hin zur jeweils optimalen Buchungsoption zu lenken. Diese kann sich je nach aktueller Leistung des Unternehmens im Hinblick auf seine Volumenzusagen gegenüber Leistungsträgern dynamisch ändern. Zur Einrichtung einer solchen Entscheidungshilfe bedarf es einer Analyse der Vorjahresvolumina nach Strecken sowie der Simulation von Einsparmöglichkeiten unter Annahme verschiedener Marktsituationen. Entscheidungsraster lohnen sich, wenn ein hoher Anteil der Tickets offline gebucht wird. In Online-Buchungssystemen sind ihre Algorithmen eher schwierig zu integrieren. Reisenden Anreize bieten: Anreizsysteme im Stil von Bonusmeilenvergütungen können Reisende zu einem richtlinienkonformen Buchungsverhalten bewegen, indem sie sie für eine Buchung auf die gewünschte Weise belohnen. Diese kann in der Vorausbuchung, der Nutzung restriktiver Sondertarife oder des unternehmenseigenen Buchungstools bestehen. Optimierung des Programms für weitere Transportmittel Ein effizientes Firmenreiseprogramm bietet Bahnreisen als mögliche Alternative zum Fliegen an und bindet auch weitere Transportmittel, etwa Mietwagen, Limousinen mit Fahrer, Taxis und andere, sinnvoll ein. Zwischen Flügen und Highspeed-Bahnverbindungen abwägen: Von den befragten Travel Managern geben nur 55 Prozent an, dass ihre Unternehmen das Reisen mit der Bahn fördern. An der Spreizung dieses Durchschnittswerts zwischen 80 Prozent in Europa, Nahost und Afrika und 38 Prozent in Nordamerika ist der Ausbaugrad des jeweiligen Schienennetzes abzulesen. Über 75 Prozent der Hochgeschwindigkeitsstrecken weltweit werden in vier Ländern betrieben: China, Japan, Spanien und Frankreich. Die Bahn ist bei Geschäftsreisenden beliebt; zu den genannten Hauptgründen zählen Komfort, Pünktlichkeit und Kosten. Eine Analyse 16 europäischer Strecken zeigt, dass bei einer Gesamtreisezeit von bis zu drei Stunden die Bahn dem Flugzeug vorgezogen wird (siehe Abbildung 3). Untersuchungen von CWT belegen außerdem, dass der Bahnticketpreis im Schnitt oft bei der Hälfte bis zu einem Viertel des Flugticketpreises liegt. Mietwageneinkauf optimieren: Der immer stärker konsolidierte Mietwagenmarkt bietet viele Einsparmöglichkeiten für Unternehmen. Diese Ausgabenkategorie wird in der Regel zu wenig beachtet, dabei macht sie im Schnitt sieben Prozent des Reisebudgets aus. Mit den folgenden sechs Maßnahmen lässt sich der Mietwageneinkauf optimieren: möglichst vollständige Marktdaten sammeln, transparente Aufschlüsselung der Ausgaben von Leistungsträgern verlangen, Rahmenverträge abschließen, eine Strategie zur Auswahl der Leistungsträger festlegen, nicht nur Tagesraten, sondern auch Wochen-/Monatsraten und Zusatzkosten für Nebenleistungen verhandeln, den Geschäftsreiseanbieter einbinden. Ein Unternehmen konnte durch Beherzigung dieser Ratschläge beispielsweise 15 Prozent Einsparungen erzielen. Abbildung 3: Bei einer Reisedauer von unter drei Stunden wird die Bahn dem Flugzeug vorgezogen Marktanteil Bahn (%) 00 80 60 40 20 0 2 3 Reisedauer 4 (Stunden) Quelle: CWT Travel Management Institute Basierend auf 1,8 Millionen Transaktionen auf 16 europäischen Strecken in Deutschland, Frankreich und Spanien im Jahr 2011 5 Taxis, Limousinen mit Fahrer, Motorradtaxis und andere Lösungen optimieren: Diese Transportmittel werden neben Bahn und Flugzeug häufig genutzt, sodass sich das Verhandeln mit bevorzugten Leistungsträgern durchaus lohnen kann. Das Optimierungspotenzial ist enorm. Vertragsraten sind bei Fahrdiensten weitaus üblicher als bei Taxis, obwohl auf Letztere in der Regel wesentlich häufiger zurückgegriffen wird (Mietwagen mit Fahrer werden vor allem in China und Indien aus rechtlichen und praktischen Erwägungen heraus genutzt). Auch Motorradtaxis können ein sinnvoller Baustein im Reiseprogramm sein, etwa aus Zeitspargründen; je nach Konstellation sind auch der Einsatz von Privatfahrzeugen mit Fahrtkostenerstattung oder das Car Sharing erwägenswert. Detaillierte Studien des CWT Travel Management Institute CWT verwendete verschiedene Untersuchungsmethoden: Ausführliche Befragung von 116 Travel Managern in 15 Ländern zur Optimierung von Flug- und anderen Transportkosten Online-Befragung von 3.044 Reisenden aus neun Unternehmen weltweit Ausführliche Befragung von 245 CWT-Kunden zu Reifegrad und Verbesserungsmöglichkeiten ihres Reiseprogramms (mithilfe des CWT Diagnostic Tool) Befragung von über 60 Branchenexperten Statistische Auswertung von 50 Millionen Transaktionen in Zusammenarbeit mit dem Team von CWT Product Innovation Fallbeispiele aus 12 globalen Unternehmen zu ihren Best Practices Die Studie wurde von November 2011 bis Mai 2012 durchgeführt; die Teilnehmer repräsentieren eine breite Stichprobe, sowohl bezogen auf die Unternehmensgröße als auch auf die Verantwortungsbereiche der Travel Manager sowie die Heimatregionen der Reisenden. CWT hat acht Ansatzpunkte für effektives Travel Management identifiziert.* Diese Studie ist die jüngste Veröffentlichung aus einer Reihe, die jeden dieser Ansatzpunkte detailliert betrachtet. * Die acht Ansatzpunkte für ein effektives Travel Management sind: 1. Hervorragenden Service und bestmögliche Betreuung für Reisende sowie optimierte Transaktionen bieten 2. Hotelausgaben lückenlos und professionell erfassen. 3. FLUG- UND ANDERE TRANSPORTKOSTEN WEITER OPTIMIEREN. 4. Einhaltung des Firmenreiseprogramms verbessern und Nachfragesteuerung optimieren. 5. Das Firmenreiseprogramm weiter konsolidieren 6. Sicherheit bieten und als Unternehmen soziale Verantwortung übernehmen. 7. Meetings und Events in das Firmenreiseprogramm integrieren, um die Ausgaben hierfür zu optimieren. 8. Anschauliche Datenübersichten und messbare Leistungsindikatoren entwickeln. Diese Studie ist auch für das iPad verfügbar. Weitere CWT-Studien im App Store unter CWT Reports. 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