Implementing Cooperation in a European Network against

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Implementing Cooperation in a European Network against
Implementing Cooperation
in a European Network
against Undeclared Work
Caractéristiques communes
aux procédures d’inspection
en Europe
social
Europe
conditions
emploi
sécurité
travail
communication
Table of Contents
Préface
6
1. Contexte et principaux objectifs
10
2. Méthodologie et gestion du projet
11
2.1 Approche ascendante : approche pratique et sensibilisation
11
2.2 Tâches des chefs d’équipe
11
2.3 Définir la portée des données recueillies et mieux préciser les principaux objectifs
12
2.4 Questionnaire final
38
2.4.1 Contenu du questionnaire
39
2.4.2 Pertinence des réponses
82
84
3. Analyse du questionnaire
84
3.1 Documents comparables dans des domaines clés
4
3.1.1 Identification des travailleurs
84
3.1.2 Enregistrement des sociétés et entreprises
85
3.1.3 Document du droit du travail
85
3.1.3.1 Registre du personnel ou document équivalent
86
3.1.3.2 Déclaration de recrutement (préalable)
86
3.1.3.3 Information écrite au sujet de la relation d’emploi et contrat de travail
86
3.1.3.4 Temps de travail et périodes de repos
87
3.1.3.5 Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire
88
3.1.3.6 Fiche de paye
88
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
89
3.1.4 Documents de la sécurité sociale
91
3.2 Absence de documents comparables
3.2.1 Permis de travail
91
3.2.2 Congé annuel
91
3.2.3 Santé et sécurité sur le lieu de travail
92
3.2.4 Prestation de services
93
3.2.5 Documents de la sécurité sociale
93
4. La banque de données sur les documents et les procédures en lien avec l’inspection
94
4.1. Schéma général (EM limités)
94
4.2. Schéma spécifique (catalogue de travail)
95
4.2.1 Classification du contenu
95
4.2.2 Le potentiel du catalogue
96
97
5. Lien avec la plateforme électronique « who’s who »
5.1 Philosophie
97
5.2 Présentation du Réseau et mode d’emploi
98
5.2.1 Pour se connecter à la plateforme
99
5.2.2 Contacter un homologue à l’étranger par la fonction de bavardage en ligne (« chat »)
99
5.2.3 Utiliser le module de comparaison pour faciliter la communication : trouver le document correspondant dans un autre EM
100
101
6. Conclusion
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
5
Préface
La globalisation n’est pas uniquement une réalité ayant des retombées sur le contexte économique et monétaire contemporain. Elle pose également des problèmes
additionnels au niveau du phénomène du travail non déclaré, rendant encore plus complexe un univers déjà trouble.
Il est clair que des facteurs tels que les migrations et la libre circulation dans un environnement globalisé engendrent des défis considérables lorsqu’il s’agit de combattre
le travail non déclaré. Dans un nombre croissant de cas examinés, l’internationalisation du contexte a pour effet de solliciter encore davantage les capacités disponibles
pour lutter contre des situations de travail non déclaré et obtenir des résultats.
Dans ce type de situation, les capacités nationales disponibles pour résoudre ces cas complexes atteignent leurs limites. Pour augmenter le taux de réussite, il n’existe pas
d’autre alternative que d’associer à cette lutte une autorité/des autorités homologue(s) à l’étranger.
En 2006, le projet ENUW (European Network on Undeclared Work), financé par le programme européen PROGRESS, a analysé les limites de la coopération dans l’environnement
européen et a livré quelques enseignements qu’il convient de garder à l’esprit.
Fondé sur les conclusions du projet ENUW, le projet ICENUW (Implementing Cooperation in a European Network against Undeclared Work) initié en 2010 vise à mettre
en œuvre quelques-unes des pistes ayant été identifiées en mettant l’accent sur les possibilités opérationnelles offertes par les services de l’inspection du travail et de
l’inspection sociale.
Une première piste a consisté à explorer la possibilité de développer un ensemble de normes d’inspection minimales. Elle s’est finalement concrétisée par l’élaboration
d’un catalogue des documents et procédures d’inspection dans plusieurs Etats membres. Notre but est en effet d’améliorer la communication grâce à une bonne entente
mutuelle.
Dans le cadre d’une deuxième étape, il s’est agi de faciliter la communication entre les nombreux services compétents dans les Etats membres, à un niveau informel et
dans un environnement convivial. L’examen des possibilités de création d’un « who is who » des services de contrôle et d’inspection a démontré la nécessité de disposer
d’un tel instrument. Il est souvent essentiel de savoir simplement à qui s’adresser, afin de mettre en rapport les bonnes personnes pour effectuer le travail en question.
Parallèlement, nous avons réfléchi à d’éventuelles réponses à apporter aux incertitudes et difficultés juridiques découlant de la collaboration internationale entre les
services d’inspection et de contrôle. Notre troisième rapport révèle que les interactions seraient grandement facilitées par l’existence d’un réseau international.
6
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Et enfin, nous nous sommes attachés à concevoir des mesures « douces » susceptibles de rendre le travail juridique plus attrayant. Les mesures de respect des règles
s’accordent mal avec les activités d’inspection. Elles sont néanmoins incontournables en raison de l’importance et du caractère prometteur des possibilités qu’elles offrent.
Il importe haut plus au point d’analyser la manière dont elles peuvent être intégrées aux procédures d’inspection. Les bonnes pratiques en la matière devraient nous
indiquer la voie à suivre.
Cette expérience n’aurait pas été réalisable sans l’engagement explicite de la France, de l’Italie et de l’Espagne, qui sont à l’origine de ce projet avec la Belgique.
Nous aimerions remercier la Commission européenne qui nous a chargés de définir les objectifs et a financé le projet dans le cadre du programme PROGRESS.
Nous souhaiterions remercier tout particulièrement les différents experts qui nous ont assistés durant le projet : le Professeur Yves Jorens, le Professeur Jean-Philippe
Lhernoud, M. Antonio Diaz Almagro et M. Mauro Di Giacomo. Leurs rapports ont permis de rendre les idées du projet tangibles et intelligibles. Leurs conclusions précieuses
sont destinées à alimenter la réflexion.
Mais il nous faut également remercier tous les inspecteurs qui ont joué le rôle d’experts nationaux pour le compte de leurs autorités respectives et qui ont fourni l’input du
terrain en provenance des pays suivants : Autriche, Belgique, Bulgarie, France, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie et Espagne.
Nous espérons sincèrement que la « Charte de Bruges », qui approuve les objectifs du projet, démontrera clairement que les autorités d’inspection et de contrôle sont
désireuses de coopérer, pour autant qu’un environnement approprié existe.
Didier Verbeke,
Project Manager
Pour le Comité de pilotage du projet ICENUW
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
7
8
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Résumé
Aujourd’hui, les services de l’emploi et ceux de la sécurité sociale connaissent plusieurs obstacles d’ordre pratique lorsqu’ils exercent des activités d’inspection comportant
des éléments internationaux. Afin de leur faciliter la tâche, le présent rapport de projet a mis l’accent sur la collecte de données afin de permettre un accès informel,
filable et convivial à l’information juridique comparative de différents Etats membres. Les résultats de ce rapport cherchent par ailleurs à renforcer l’interaction directe et
la communication entre les inspecteurs sur le territoire européen dans le cadre du projet de plateforme électronique de type « Who’s who ».
Dans un chapitre plus analytique, le rapport - élaboré sur la base d’une approche ascendante (« bottom-up ») - évalue le niveau de comparabilité des documents et des
procédures entre les Etats membres. Il n’est guère surprenant de constater que les données recueillies montrent que bon nombre d’Etats membres disposent de documents
et de procédures similaires sur les questions clés de l’inspection du travail et de la sécurité sociale.
Ce n’est que lorsqu’on en vient à la nature exacte des procédures ou des documents reprenant des informations, à leur format et à leur portée juridique pour chaque
Etat membre qu’il devient plus complexe d’évaluer les aspects parallèles. La mission de la banque de données est d’énumérer et de présenter ces règles spécifiques afin
de donner un aperçu général des divergences et des similitudes existantes. Pour atteindre pleinement son potentiel, l’information de la banque de données doit être
complétée par les documents et les procédures de tous les Etats membres. Des chapitres informatifs peuvent être préparés et certaines parties complexes (par exemple
les permis de travail, la preuve des contributions imputables à la sécurité sociale) doivent être plus fouillées. Ce n’est qu’alors que la banque de données pourra revêtir sa
forme définitive, celle d’une feuille de route détaillée servant de guide aux inspecteurs pour les cas transfrontaliers qu’ils traitent.
L’identification d’une ample base commune de documents et de procédures comparables utilisés dans les enquêtes sur l’emploi et la sécurité sociale pourrait suggérer
que des pratiques communes en matière d’inspection existent déjà entre les Etats membres en Europe. Ces pratiques communes pourraient constituer la base d’éventuels
accords à l’avenir pour l’élaboration de normes minimales d’inspection dans l’UE. Il s’agira là d’un avantage pour tous les services d’inspection menant à bien des recherches
transnationales sur les délits de fraude perpétrés sur le continent.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
9
1. Contexte et principaux objectifs
Le Réseau européen de lutte contre le travail non déclaré (VP/2005/011) a concentré son activité sur l’acquisition de connaissances approfondies relatives à l’émergence du travail
irrégulier. Parallèlement, des mécanismes facultatifs pour combattre ce phénomène ont été mis en exergue : consolidation d’un réseau européen, renforcement de l’échange
d’informations sur la fraude transfrontalière, partage et promotion de « meilleures pratiques », mise en œuvre d’un programme européen pour sensibiliser le public et les
partenaires au sujet des impacts négatifs du travail non déclaré.
L’objectif de l’ICENUW est de transformer ces options en véritables actions. La promotion de « normes minimales d’inspection » réservées aux organes d’inspection est l’une de
celles-ci. A cet égard, le rapport cherche à atteindre deux objectifs :
a) La collecte de données au sujet des procédures et des documents requis sur le plan national concernant l’accès au travail et les conditions de travail, dans le contexte
des règlementations relatives à l’emploi et à la sécurité sociale. Ce travail ne met pas particulièrement l’accent sur les règlements transfrontaliers ou les activités de
détachement : il est supposé couvrir toutes les situations d’emploi dans les Etats membres1. Le recueil des données offrira une information fiable, informelle, actualisée
et conviviale que pourront utiliser les inspecteurs du travail dans toute l’Europe dans le cadre des leurs activités quotidiennes de contrôle. Par exemple, l’information
comparative devrait permettre à un inspecteur dans un Etat membre A de vérifier plus facilement si une personne travaillant sur son territoire est en effet employée et
déclarée dans un Etat membre B. A l’aide de la banque de données, un inspecteur d’un Etat membre A pourra demander à la personne faisant l’objet de l’inspection les
documents pertinents utilisés dans l’Etat B où l’employeur est supposé être localisé. Toujours grâce à la banque de données, l’inspecteur d’un Etat membre A peut
contacter un inspecteur correspondant de l’Etat B pour recevoir de plus amples informations (au sujet de la personne faisant l’objet de l’inspection) au sujet de la
signification exacte ou du contenu exact des documents requis dans l’Etat membre B.
Néanmoins, la banque de données (et le catalogue qui sera constitué sur cette base) n’affectera pas les procédures juridiques existantes qui, dans certains Etats,
peuvent prévoir que les inspecteurs du travail ou de la sécurité sociale ne peuvent avoir accès à ou recevoir ou utiliser des informations transfrontalières (sauf par le biais
de procédures bien spécifiées) ou fournir des informations à des personnes qui ne sont pas accréditées par l’administration nationale du pays qui détient l’information. De
ce fait, la banque de données peut être considérée comme un instrument supplémentaire, souple, qui peut être utilisé dans le cadre des limites et des procédures définies
par la législation de chaque Etat membre.
b) L’examen et l’évaluation de normes minimales entre les Etats membres au sujet des activités d’inspection. Les données devraient mettre en exergue l’existence de
pratiques communes et, en même temps, mettre l’accent sur l’importance des lacunes dans les pratiques nationales. Etant donné que le rapport sur les « normes minimales
d’inspection » se fonde sur une coopération informelle entre les participants, le mot « standardisation » ne doit pas être mal interprété. Le but n’est pas d’harmoniser
les législations nationales à l’aide d’instruments stricts (Règlements, Directives, etc.), mais bien de faciliter et d’encourager la coopération entre les Etats membres en les
sensibilisant au sujet de la comparabilité et des affinités de certains de leurs documents et de certaines de leur procédures qu’ils utilisent sur le plan national.
1 Dans le présent rapport, l’expression « Etat membre » sera comprise dans un sens large et couvrira aussi la Norvège.
10
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
2. Méthodologie et gestion du projet
2.1 Approche ascendante : approche pratique et sensibilisation
L’étude sur les « normes d’inspection minimales » se fonde sur une approche ascendante (« bottom-up ») bénéficiant de la contribution d’experts sur le terrain dans les Etats
membres participants. La plupart des participants représentent en effet des administrations nationales au niveau central. Certains d’entre eux travaillent (ou ont travaillé) en tant
qu’inspecteur du travail ou de la sécurité sociale. Ils ont accès à l’information la plus fiable et la plus actualisée.
Le but est de promouvoir une approche pratique de la coopération transfrontalière sans mettre en danger le droit qu’ont les législations nationales à définir leurs propres règles
d’inspection en matière d’emploi et de sécurité sociale et sans affecter les politiques communautaires alternatives existantes (comme la politique de coopération établie par la
Directive 96/71).
En même temps, la participation des représentants des administrations centrales et le fait qu’ils se retrouvent dans le cadre de réunions de travail avaient pour but d’accroître leur
prise de conscience quant à la comparabilité de leurs documents nationaux liés aux inspections. Le projet devrait générer plus d’opportunités de coopération transfrontalière sous
diverses formes, l’échange de données et le partage des connaissances. Les participants ont également été considérés comme des « prescripteurs » promouvant sur le plan national
une culture de coopération transnationale, des échanges et un partage de connaissances dans leur pays respectif.
2.2 Tâches des chefs d’équipe
Conformément à la méthode de travail adoptée par l’organe de gestion de l’ICENUW, la France a été nommée en qualité de leader de la partie « Normes minimales d’inspection »
du projet. L’administration nationale française a désigné deux agents pour la coordination du travail : Jean-François Vandorpe, employé par la division internationale d’ACOSS (organe
central chargé de la collecte des cotisations à la sécurité sociale) et Salvatrice Mollet, travaillant en qualité d’inspecteur du travail dans la région Nord-Pas de Calais pour « DIRECCTE »
(organe régional chargé, entre autres, du Travail et de l’Emploi).
Ces deux agents ont travaillé sous la supervision de M. Jean-Paul Giacobbi, représentant du Ministère français responsable de la sécurité sociale (DSS/DACI) et membre du Comité
directeur d’ICENUW. Sa tâche consistait à faciliter les contacts entre les deux agents français d’une part et, d’autre part, le Comité Directeur d’ICENUW et Jean-Philippe Lhernould,
professeur de droit à l’Université de Poitiers qui avait été nommé par le Comité Directeur d’ICENUW en qualité d’expert académique.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
11
2.3 Définir la portée des données recueillies et mieux préciser les principaux objectifs
La liste des documents ciblés n’a pas été définie clairement au début du processus conformément à une approche ascendante : le questionnaire final (sous la forme d’un fichier
Excel®) ne pouvait être simplement le résultat d’une réflexion interne du Comité Directeur d’ICENUW ou de l’équipe française agissant en qualité de leader.
Il a donc été demandé aux deux agents français de préparer un premier projet de questionnaire (que 4 Etats membres au moins devaient remplir) dont les résultats seraient
présentés lors de la première conférence générale de Madrid. A ce moment-là, le but du questionnaire était :
- de recevoir les premières réactions des Etats membres participants au sujet de la pertinence de l’information sélectionnée et demandée et de son utilité par
rapport à l’activité quotidienne des inspecteurs du travail et de la sécurité sociale. En particulier, avant d’envisager la version finale du questionnaire, il était essentiel
d’évaluer si les principaux concepts relatifs à l’emploi et à la sécurité sociale étaient partagés par la majorité des Etats membres et si la terminologie utilisée faisait
référence à des significations et à des contenus comparables ou similaires,
- de mieux définir la nature et le degré de précision des informations à demander aux Etats membres par rapport aux objectifs du rapport et au besoin de recueillir
des informations fiables, pratiques et complètes.
Le premier questionnaire a également été conçu avec l’idée d’affiner les principaux objectifs du rapport et d’assurer que les Etats membres participants étaient d’accord avec la
gestion de l’ICENUW quant à l’évolution du projet.
12
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Le premier projet reprenait les sujets indiqués ci-dessous, classés en sous-thèmes :
I
Exigences identiques pour la sécurité sociale et l’emploi
1. Système d’identification d’assurance individuelle
2. Registre de sociétés et d’entreprises d’autre nature
3. Registre du personnel
4. Déclaration préalable au recrutement
II
Exigences spécifiques : sécurité sociale
1. Preuve du paiement des cotisations
2. Banque de données électronique
3. Accès à des données sociales périodiques
III
Exigences spécifiques : emploi
1. Contrat de travail
2. Permis de travail
3. Temps de travail et périodes de repos
4. Congé annuel
5. Salaires – fiche de paye
6. Salaires – aperçu général
7. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire
8. Santé et sécurité sur le lieu de travail : preuve d’assurance
9. Santé et sécurité sur le lieu de travail : évaluation des risques professionnels
10. Santé et sécurité sur le lieu de travail : médicine d’entreprise
11. Santé et sécurité sur le lieu de travail :
utilisation d’équipements professionnels spécifiques
12. Santé et sécurité sur le lieu de travail : accidents du travail
IV
Contrôle du travail illégal :
documents requis pour établir la violation du droit pénal
V
Services internationaux
VI
Indépendants
1. Déclaration préalable au détachement
2. Santé et sécurité : déclaration relative aux accidents du travail
3. Documents requis sur le lieu de travail
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
13
AT
BE
IT
FR
ES
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
NAME
System of individual
insurance identification
System of individual
insurance identification
System of individual
insurance identification
System of individual
insurance identification
System of individual
insurance identification
NAME
Sozialversicherungsnummer
Identificatienummer van het
Rijksregister/INSZ nummer Numéro d’identification du
Registre National/numéro NISS
Codice Fiscale
NIR
“DNI”(NATIONAL IDENTITY CARD)
/ “NAF” (SOCIAL SECURITY
AFFILIATION NUMBER)
FORMAT
10 digits
9 digits + a double digit chech key
(first 6 digits correspond to the
date of birth)
For legal persons, companies
and so on, it is a 11 digits code
provided by the Public Finance
Body, while for phisical persons is
16 alphanumeric characters, from
which it can be derived surname,
name, sex, date and place of birth
The NIR is a 13 digit number. Every
natural person registered holds
such a number. It indicates the
gender (one digit), the birth year
(two digits), the month of birth
(two digits), the birth place (five
digits). The last three digits allow
the individualization of persons of
the same gender who were born
the same day at the same place
DNI: 8 figures + 1 check letter (it is
identical to the tax natural person’s
identification number). NAF 12
figures ( first 2 identifying the
affiliation province and last 2 are
check figures)
DESCRIPTION
4 digits with a check key and date
of birth
Single number of identification of
natural persons
With reference to Social Welfare
Institutes/Bodies, it is to be
compulsorily included in the
registration forms, monthly
social contribution declarations,
employees’ yearly social
contribution declarations
Single number of identification of
natural persons
NAF allows the Identification of
persons insured by a Spanish Social
Security scheme allowing payment
of benefits and management of
affiliation
USE
identification of persons insured by
an Austrian social scheme, issued
for children born in Austria after
birth
Identification of social insured
persons
Natural persons has to carry always
their ID-card (and SIS-card)
Identification of tax payers
Identification of persons insured
by a French social scheme
allowing payment of benefits and
management of affiliation
NAF allows the Identification of
persons insured by a Spanish Social
Security scheme allowing payment
of benefits and management of
affiliation
STATUS
law
Required by law
Required by law
Required by law
Legally required
ACCESS
electronically data register
ID-card (and SIS-card = Social
Insurance Card)
mentioned on the “carte vitale”
(health care card)
With the affiliation card
in original language
OF CONTENT
14
NAME
NAME
in original
language
FORMAT
DESCRIPTION
AT
BE
IT
FR
ES
Companies and other
businesses registry
Companies and other
businesses registry
Companies and other
businesses registry
Companies and other
businesses registry
Companies registry
Firmenbuch, Zentrales
Gewerberegister
KBO-nummer - numéro BCE
Codice Azienda
SIREN or SIRET
“CIF” (Companies identification
number) and “CCC” (Code for the
Contribution Account)
In both electronic registers a unique
identification number is provided.
The numbers contain check keys
Companies Identification number
(corresponding to the former VATnumber)
10 digits (first digit corresponding to
“0” or “1”)
During the registration phase, INPS
(Social Security Institute) provides
each employer with: identification
number, social contribution statistical
code (csc), authorisation code/
s(c.a.), company-type code
Companies Identification number
The first nine digits, called «SIREN»,
correspond to the administrative
identity of the company
The other five digits correspond to
the identity of the establishments of
the company
The whole set of 14 digits is called
“SIRET”. This is the complete identification number for all companies
CIF: The format consists of a letter
depending on the legal nature of the
company + 7 figures + either a check
figure or Letter (depending on the
legal nature)
CCC: 11 figures: First 2 figures (registration province) + 9 figures (last
2 check figures which validate the
assigned number)
Companies name, responsible persons, branch, balance sheet
Allows the verification of the lawfully
establishment of a company or self
employed person on the Belgian territory. It also allow bodies in charge
of collecting contributions to identify
the companies in IT systems
Each employer is bound to have an
INPS registration as soon as there is a
work under an employment contract,
regardless the hiring modalities or
of the contract itself
Allows verifying that the company
is lawfully established. It also allows
bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in
IT systems
CCC: Allows company’s registration,
distribution of contracted workers
and payment of contributions
USE
Allows verifying that the company
is lawfully established. It also allows
bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in
IT systems
Allows the identification of the
location of the company seat and its
establishment. Allows the verification of the activities of the company.
Allows the verification of companies
known as employer
Social contribution statistical code allows to identify the employer’ sector
and the relevant obligations
Allows verifying the legal existence
of a company and the identification of the manager, as well as the
location of the company seat and its
establishments
Allows the verification of the registration, registered office, activity and
workers
STATUS
Legal requirement for certain kinds
of legal form of a company and
certain activities
Legal requirement for companies and
self employed persons
Legal requirement for commercial
companies and self employed
persons
Legal requirement for companies
contracting workers
ACCESS
Both registers are publicly accessible
but access is not free of charge
Public access by following link:
http://kbopub.economie.fgov.be/
kbopub/zoekwoordenform.html
Authorities may have a private access to other private data related to
the entreprises
SIREN and SIRET numbers are publicly
accessible. Numbers can be verified by anybody on the following
website: http://avis-situation-sirene.
insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp
Reserved for relevant authorities
on inspection and management of
Social Security Scheme
OF CONTENT
15
NAME
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Lohnkonto
in original language
Libro Unico del Lavoro
Registre Unique du Personnel
Workers registration and affiliation
FORMAT
Legal requirement in Article 76
income tax law
Compulsory in every company
according to the Decree of July, 9th
2008 issued by Ministry of Labour
Compulsory in every company
according to Article L1221 of French
labour code
Ta2 form or on line through red
system
DESCRIPTION
Name, social insurance number,
address, husband/wife and
children for tax deduction, other
information for monthly tax
deduction
It includes personal data
(name and surname, tax code,
qualification, remuneration, years
of activities, number of social
insurance and welfare position,
etc.)
First name and last name
of all employees, birthdate,
gender, qualification, dates of
commencement and end of activity
in the establishment
Worker’s identification, ccc, starting
date, contract feature, working
time, proffesional group, rate
for occupational accidents and
professional diseases…
USE
For calculating and auditing taxes
on wages
It allows verifying the registration
of workers and that they are
correctly “declared” in compliance
with the labour collective
agreement
Allows verifying that the employee
subject to a control is mentioned
on the staff registry
Allows workers registration,
affiliation (and its termination),
change of worker’s data, and later
control
STATUS
Legal requirement with exeptions
for small companies
Not longer required since DIMONA
Legal requirement for the employer
to hold LUL as single register,
instead of several registers as
previously
Legal requirement for the employer
to hold the registry
Legal requirement for the employer
who contracts workers
ACCESS
The payroll account is mostly kept
by tax advisors.
Can be found in the DIMONAdatabase with the employer’s
identification number by Belgian
inspectors
Must be held by all employers. In
case a French company is subject to
a control abroad, it should produce
a copy of the staff registry
Companies included in the specific
RED system may access on-line.
In the rest of cases, through the
Provincial Directorate of the Social
Security General Fund or relevant
office
OF CONTENT
16
Personeelsregister Registre du personnel
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Anmeldung vor Arbeitsbeginn
Déclaration IMmédiate
ONmiddellijke Aangifte (DIMONA)
Comunicazione Obbligatoria
(UNILAV)
déclaration préalable à l’embauche
(DPAE)
OF CONTENT
Registration of employees,
electronically and paper
Declaration by the employer
(webapplication or phone) at the
National Office of Social Security
(identification number employee,
identification number employer,
date of beginning and ending of
recruitment
Since October 2007, private
companies and public administrations
have been bound to send on-line
notifications to employment services
about the hiring and termination of
workers (contracts). The worker’s tax
code is also used as a search key for
compulsory notifications
Email sent by the employer
informing of his intention to recruit
an employee (first name, last name,
birthdate of the employee, date of
recruitment)
Electronic notification through
RED System or application in the
Provincial Directorate of the Social
Security General Fund or relevant
office
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Protection of workers from beinning
and enhancing social contributions
Lack of fulfillment of this formality
allows to prove illegal work. The
inspector can check the updated
database at any moment in order to
verify that the employee has been
indeed subject to declaration
Lack of fulfillment implies the
payment of penalties by the
employer
Lack of fulfillment of this formality
allows to prove illegal work. The
inspector can check the updated
database at any moment in order to
verify that the employee has been
indeed subject to declaration
The lack of this requirement is an
evidence of irregular work
ACCESS
Information for tax inspectors is
provided electronically immediately
when declaration was electronically.
Paper declarations with time lag in
electronic data base
Updated information is accessible by
Belgian inspectors who are certified
to combat undeclared work and
social frauds. Foreign inspectors must
liaise with a Belgian inspector
Updated information is accessible by
French inspectors who are certified
to combat undeclared work and
social frauds. Foreign inspectors
must liaise with the French labour
administration (“DGT”) or with the
body collecting the contributions
(“URSSAF”) in order to verify the
declaration number
Access granted for all Spanish
Inspectors. Foreign Inspectors
must apply for it to the Spanish
Inspectorate
NAME
in original
language
DESCRIPTION
17
AT
BE
IT
FR
ES
II- Specific requirements:
social security
II- Specific requirements:
social security
II- Specific requirements:
social security
II- Specific requirements:
social security
II- Specific requirements:
social security
NAME
Proof of contribution payments
Proof of contribution payments
Proof of contribution payments
Proof of contribution payments
Proof of contribution payments
NAME
Anmeldung zur Sozialversicherung
Certificat de vigilance
Up to date Social Security
contributions certificate
FORMAT
Paper or electronic certificate
handed to employee proving that
he is insured
Paper or electronic certificate
reporting the registration number
used by bodies entitled to collect
contributions
Paper form or RED electronic
transfer
DESCRIPTION
The employer can print
electronically filed data or copy of
paper registration and hand it over
to employee with time and ind of
working status
Certificate delivered by the URSSAF
(body in charge of collecting
contributions) proving that the
employer complies with the social
declarations. It must be required by
the service provider for contracts
which amounts are above 3000
euros (before VAT) per year
Certification issued by Social
Security General Fund declaring
the applicant has not pending
payments claims due to unpaid
debts with the Social Security.
This certification is compulsory
to contract with the public
administrations or to achieve public
grants. Responsibility exemption in
subcontracting is also guaranteed
by this certification
USE
Allows verifying that the
company has completed the
legal declarations required by
the body in charge of collecting
contributions. The documents are
not used for controls because of
falsifications and direct access to
registers for verifying data
Allows verifying that the
company has completed the legal
declarations required by the body
in charge of collecting contributions
ACCESS
data base of social insurance
in original language
OF CONTENT
18
Issued by “TGSS” (Social Security
General Fund), Social Security
department which collects the
contributions
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
E-DATA BASE
E-DATA BASE
E-DATA BASE
E-DATA BASE
E-DATA BASE
HAUPTVERBAND DER
SOZIALVERSICHERUNG
WEB PORTAL “HARMONIE WEB”
E-SIL
Web Portal to databases held by bodies
collecting contributions, enabling to know
the social insurance status of a company
and employees, the amount of salaries
declared (individualized) and the amount
of contributions
Web Portal to databases held by bodies
collecting contributions, enabling to
know the account status of a company
(known or unknown), the amount of
salaries declared (not individualized) and
the payment of contributions. For self
employed activities, it enables to know
the status of an account, the amount of
income declared and the payment of
contributions
Electronic access to TGSS’s data base of
Affiliation and Collection. This access gives
information about de situation of a worker
or a company’s account in any moment.
Information provided by this data base
includes details about the payment
document, amount of the declared
contribution bases (both individual and
collective) concepts and dates, as well
as documents issued by TGSS in order to
enforce the payment
STATUS
Legal requirement to fill out yearly
declarations
(according to the employee)
Legal requirement to fill out monthly or
quarterly declarations (according to the
number of employees), legal requirement
to fill out an annual declaration of
incomes for self-employed persons
USE
Verifying the status of employment both
from employers and employees side for
the different authorities
Allows the inspector to verify that the
company is identified as the employer,
that its social declarations and payments
of contributions are updated (only total
amounts of salaries are reported: they
are not individualized). Access to data is
possible with SIREN, SIRET number or with
the personal identification number (NIR)
for self-employed persons. It allows the
inspector to check if the self-employed
person is lawfully declared, has paid his
contributions in due time and completed
its social declarations
Allows the inspector a thorough
verification on every Social Security data
referring to any company or worker
Inspectors
Inspectors and Subinspectors
NAME
in original
language
DESCRIPTION
OF CONTENT
ACCESS
19
NAME
BE
IT
FR
ES
Access to periodical social data
Access to periodical social data
Access to periodical social data
Access to periodical social data
Access to periodical social data
Hauptverband der
Sozialversicherungsträger
DMFA (Déclaration
Multifonctionnelle Multifunctionele Aangifte)
Données Annuelles Sociales
DESCRIPTION
OF CONTENT
Access to Web portal of social
insurance to know the insurance
status
Access to Web portal of social
security bodies enabling to know
the salaries which have been
declared either for one person or
for the employees of a company
Access to Web portal of social
security bodies enabling to know
the salaries which have been
declared either for one person or
for the employees of a company
STATUS
Legal requirement to fill out
individualised annual declarations
for all the employees employed
Legal requirement to fill out
individualised threemonthly
declarations for all the employees
Legal requirement to fill out
individualised annual declarations
for all the employees employed on
31 January Year+1
USE
Allows other authorities to verify
the amount of employees and
status
Allow the inspector to verify the
amount of the salaries declared by
an employer for each employee
Allow the inspector to verify the
amount of the salaries declared by
an employer for each employee.
Salaries amounts are individualized
only at this stage
ACCESS
Access via Web Portal
Access is possible either by the
KBO/BCE number for a research
by company, or by the personal
identification number for a research
by employee. Information is
available to social inspectors.
Therefore, a foreign controller
would have to liaise with one
of them to know whether the
company complies with its legal
duties
Access is possible either by the
SIREN or SIRET number for a
research by company, or by the
personal identification number
(NIR) for a research by employee.
Information is available only to the
URSSAF inspection staff. Therefore,
a foreign controller would have
to liaise with the URSSAF to know
whether the company complies
with its legal duties
NAME
in original language
20
AT
In general terms (excepting some
small collectives) in Spain it does
not exist an annual declaration
or totalisation of salaries to be
submitted to the Social Security
(Tax Authorities do require
for). Salaries are declared on a
monthly basis in the contribution
documents. Access to these
documents, either individual or
collective, is allowed to Inspectors
through the TGSS’s data base
AT
BE
IT
FR
ES
III- Specific requirements: employment
III- Specific requirements:
employment
III- Specific requirements:
employment
III- Specific requirements:
employment
III- Specific requirements:
employment
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment contract
NAME
NAME
DIENSTZETTEL
Arbeidsovereenkomst Contrat de Travail
Written contract when
required by law (fixed term,
apprenticeship,temporary
work, etc.)
Immediately after commencement of the employment relationsship, the employer has to provide the
employee with a written statement outlining the essential rights and obligations arising from the contract
of employment (Dienstzettel), in particular date of termination of employment in case of fixed term employment, period and date of notice, proposed workplace,
the employee´s salary scheme classification, job title,
initial salary, extent of annual paid leave, hours of
work, applicable collective agreement. A „Dienstzettel“ is not required if the employment relationsship
lasts not more than one month or if a written contract
of employment was drawn up
Written contract (when
required by law: fixed-term
contracts, part-time contracts,
temporary work (e.g. students),
intermittent work)
Contract features (type of
activity, salary, qualification,
working time, contract duration,
etc.) as well as relevant data on
both employer and employee
Written contract (when required
by law: fixed-term contracts,
part-time contracts, temporary
work, intermittent work)
Written contract if legally
required (most of them) or
required by any of the parties
Contract features (type of
activity, salary, qualification,
working time, contract duration,
etc.)
required by law
Contract features (type of
activity, salary, qualification,
working time, contract duration,
etc.)
Contract’s features (working
time, salary, category, etc.)
It allows to verify regularity
of the working relationship,
particularly of those so called
“Special”
Legal requirement
Legal requirement
Allows verifying the lawfullness
of special employment contracts
(which are not full-time and
permanent)
Allows the inclusion of special
conditions and the verification
of the lawfulness (both with the
Law and the Collective Agreement) of the agreed conditions
in original
language
FORMAT
DESCRIPTION
OF CONTENT
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
USE
Preservation of evidence, in particular in case of civil
legal disputes
Allows verifying the lawfullness
of special employment contracts
(which are not full-time and
permanent)
ACCESS
The employer
21
NAME
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
Arbeidskaart - Permis de travail
in original language
22
FORMAT
Document delivered by public
authorities that allows a non
EU-citizen to work in Belgium
Document issued by the public
authority which allows working
in Spain. Only applicable to third
countries nationals
DESCRIPTION OF
CONTENT
Permit B is a card with identity of
employer and employee. Can also
be a general permit A or C that
is valid for all employers. Holds
a picture of the employee and a
validity period
Many types, depending on the
authorised term, activity and
geographical scope
STATUS
Legal requirement for some non
EU-residents
Legal requirement for third
countries nationals
USE
Allows verifying the permission to
work in Belgium for non EU-citizens
Allows the verification of the
legal or irregular situation of third
countries nationals
ACCESS
Employer or employee. For non
EU-citizens without permit contact
social inspector
Labour Inspection staff and Ministry
of Domestic Affaire (Police)
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Arbeidsreglement Règlement de travail
NAME
in original
language
FORMAT
Temps de travail
Document providing amongst other
obligations the knowledge of the
employee’s working time, rest
periods, date of payment of salary
Single Labour Registry (LUL)
Document providing the knowledge
of the employee’s working time
Work schedule is a document used
by the company to comply with
working time limits, rest periods and
holidays set by Law and Collective
Agreements
DESCRIPTION
OF CONTENT
Document providing the knowledge
of the employee’s working time
The content of the document
depends on the work organisation
within the company and on the
employee’s position. More specific
obligations are applicable in case
of occupation in specific sectors,
seasonal labour and parttime work
LUL registers workers’ daily working
time
The content of the document
depends on the work organisation
within the company and on the
employee’s position
Work schedule sets the working and
resting time for the whole company.
Individual workers’ time is set by the
contract. Usually, working time (daily,
weekly o annual), weekly resting
time and holidays are set by means
of a reference to the collective
agreements and general Laws
(“Estatuto de los Trabajadores”).
Specific working time and its special
features are set by the contract
STATUS
The employer is obliged to keep
record of the working hours and
rest periods of the employees
at the business premise
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Legal requirement
Allows checking the conformity with
maximum work periods, rules about
rest periods, rules about payment of
overtime hours
It allows to check compliance with
working time rules and provisions
Allows checking the conformity with
maximum work periods, rules about
rest periods, rules about payment of
overtime hours
Allows the verification of the
compliance with resting time and
working time limits set by Law
and Collective Agreement and the
adaptation of the corresponding
salary
ACCESS
Allows control of working conditions
Employer, employee and social
inspectors
En el centro de trabajo para todos los
trabajadores y para la Inspección
23
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Vakantieattest attestation de vacances
NAME
in original language
Annual holidays Schedule
FORMAT
24
Document issued by the company
on an annual basis, previously
agreed with the workers’
representatives
DESCRIPTION OF
CONTENT
Extent of annual paid leave
(statutory: 5 weeks; 6 weeks after
25 years of service) is indicated in
the „Dienstzettel“, see above
In case of end of contract document
indicating annual leave taken
(4 weeks a year). In all other cases
payslip and/or individual account
indicates periods of annual leave
taken (4 weeks per year)
Employment contract sets periods
of annual leave the worker is
entitled to, then registered in LUL
Payslip indicates periods of annual
leave taken (5 weeks per year)
Sets the annual holiday periods for
each worker. Minimum is fixed in
30 days per year
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows verifying compliance with
rules concerning annual leave
Allows to verify compliance with
rules concerning annual leave
Allows verifying compliance with
rules concerning annual leave
Allows the verification of
compliance with the annual holiday
regulation
ACCESS
Employer, employee and social
inspectors
In the workplace for every workers
and Labour Inspection
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salary – salary receipt
Dienstzettel, Lohnzettel,
Beitragsgrundlagennachweis
Loonbrief - Fiche de Paie
DESCRIPTION
OF CONTENT
Employee´s salary scheme
classification and initial salary is
indicated in the „Dienstzettel“, see
above. For tax ans social insurance
purpose annual payslip or payslip
when employment ends during the
year to be filed electronically to tax
administration
Payslip delivered once a month, with
indication of position, social security
number, qualification, collective
agreement applicable, period and
amount of hours worked, ancillary
elements of remuneration, gross
amount of salary, amount of social
security contributions, salary paid,
date of payment
LUL registers wage, social security
and fiscal data
Payslip delivered once a month, with
indication of position, social security
number, qualification, collective
agreement applicable, period and
amount of hours worked, ancillary
elements of remuneration, gross
amount of salary, amount of social
security contributions, salary paid,
date of payment
Salary form issued on a monthly
basis. This form contains referring
both company and worker,
professional group, worked period,
Social Security number and, in
case, overtime. Base salary and
complements are separated and
it states gross salary and legal
discounts, and the contribution to
the Social Security. Payment date
is expressed and it is signed by the
employee
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows verifying amounts reported
for the contributions and amounts
actually paid to bodies in charge of
collecting them
Allows verifying conditions of pay
and comparing amounts reported
for the contributions and amounts
actually paid to bodies in charge of
collecting them
Allows to verify compliance with
rules concerning salary and social
security obligations
Allows verifying conditions of pay
and comparing amounts reported
for the contributions and amounts
actually paid to bodies in charge of
collecting them
Allows the verification of salary’s
payment and its compliance with
the agreed conditions. It also
expresses the tax and Social Security
deductions. Monthly contribution
basis is base don it
NAME
in original
language
ACCESS
Employer, employee and social
inspectors
Salary receipt
Each worker regarding his or her own
receipt. Inspectors have access to
every receipts
25
NAME
BE
IT
FR
ES
Salaries - overview
Salaries - overview
Salaries - overview
Salaries - overview
Salaries - overview
Vakantieattest attestation de vacances
Tax Income’s 190 Form
in original language
DESCRIPTION OF
CONTENT
An annual overview of the monthly
pay slips
In the 190 Form, the company
declares the total amount of salary
paid to each worker. It must be
noted that this is a tax document
(not a Social Security document)
STATUS
Legal requirement
USE
Allows verifying conditions of pay
and comparing amounts reported
for the contributions and amounts
actually paid to bodies in charge of
collecting them. Totalises per three
months and per year
ACCESS
Employer, employee and social
inspectors
NAME
26
AT
Despite its tax nature, Labour
Inspectors may ask Tax Authorities
(“Agencia Tributaria”) for a copy of
the document
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
List of permanent and
temporary workplaces
Betriebsstättenmeldung
DUC - Déclaration Unique
de Chantier
DESCRIPTION
OF CONTENT
With the annual payslip the
employer has to announce the exact
adress of the worksite and, if the
employee was not there, the branch
or temporary workplace
Web-application of temporary
building sites. The head contractor
has to inform the Belgian social
security service (RSZ/ONSS) of all
building sites with a value above
25000 euros, with details of his
subcontractors
The Chamber of Commerce business
register indicates both company’s
registered office and branch/local
offices
Documents listing worksites and
temporary workplaces
Companies are obliged to notify the
Labour Authority of the opening of a
workplac
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Knowledge of all locations where the
company exercises activity
Knowledge of all locations where the
company exercises a building activity
Knowledge of all locations where the
company exercises activity
Knowledge of all locations where the
company exercises activity
Workplace localisation
NAME
in original
language
ACCESS
Workplace opening’s Notification
Social inspector
27
NAME
BE
IT
FR
ES
Health and safety at work:
proof of insurance
Health and safety at work:
proof of insurance
Health and safety at work:
proof of insurance
Health and safety at work:
proof of insurance
Health and safety at work:
proof of insurance
in original language
Attest
arbeidsongevallenverzerking Attestation police accident du
travail
DESCRIPTION OF
CONTENT
Proof of compulsory labour accident
insurance
STATUS
Legal requirement
USE
Allows verification of conformity
with labour accident legislation and
payment of insurance fees
ACCESS
Social inspector
NAME
28
AT
Work accidents and professional
diseases insurances is automatic
with the worker’s registration.
Some Collective Agreements
require extra insurances to
cover additional compensations
(companies must keep the
payment documents of such
insurances)
Inspectors and subinspectors
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Health and safety at work:
evaluation of occupational risks
Health and safety at work:
evaluation of occupational risks
Health and safety at work:
evaluation of occupational risks
Health and safety at work:
evaluation of occupational risks
Health and safety. risk assessment
NAME
in original
language
DESCRIPTION
OF CONTENT
In order to obtain an optimized
quality level for the work place, it is
necessary to evaluate and assess all
hazards and health risks which may
affect workers. The findings are then
used to identify suitable preventive
measures. The findings and measures
must be recorded in health and
safety documents, which must be
updated from time to time
5 yearly and yearly actions plans,
internal to the enterprise; risk
assessment documents; report of
visits by external preventive service
Risk assessement document is issued
directly by the employer
Single document evaluating the
level of risks,their frequency and
preventive measures
Document containing the risk
assessment for each workplace.
A Preventive Action Plan must be
attached. Such Plan will express
the resources devoted to avoid risks
and the periodicity of the adopted
measures. Additional information
regarding training, information,
health surveillance, etc is also
required
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
it is ruled by the Consolidation Act
81/2008 - art. 38 and subsequent
amendaments concerning
occupational health and safety
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows checking that the company
has taken all necessary measures
to protect health and safety of their
employees
Both internal use in a social dialogue
dynamics and legally required
documents controlled by LI
In addition to that, Labour medical
doctor is responsible for issuing a
certificate of fitness for work for
each employee, proving that their
activities are compatible with their
own health conditions
Allows checking that the company
has taken all necessary measures
to protect health and safety of its
employees and interns
Verifies whether the company has
adopted the relevant measures in
order to protect workers’ health and
safety
ACCESS
Labour and Social Security Inspectors
29
AT
BE
IT
FR
ES
Health and safety at work:
industrial medecine
Health and safety at work:
industrial medecine
Health and safety at work:
industrial medecine
Health and safety at work:
industrial medecine
Health and safety.
Health surveillance
DESCRIPTION
OF CONTENT
Health surveillance is based on the Occupational Safety
and Health Act and a special regulation regarding the
content of the tests.
Examinations are necessary for all types of work
• that can result in occupational diseases
• involve the regular use of respiratory protection
• occur with rescue services for gas accidents
• under heat that is especially exhausting
• in a noisy environment that can endanger hearing.
These tests have to be carried out before the worker
starts with these types of work and then in regular
intervals. If the worker is not fit enough or has already
developed some work related health problem he is
not allowed to be assigned for the specific post
Document proving that the employee is able to
exercise the work he is required to do by the employer
Document proving that
the employee is able to
exercise the work he is
required to do by the
employer
Set of documents
proving that the worker
has passed the relevant
medical checks and that
is fit for the work
STATUS
Legal requirement
Following a medical examination, the OHP must write a
conclusion without mentioning any medical data: fit or
temporarily or permamently unfit for the job, fit under
specific working conditions to be respected or to be
adapted, must be send in sickness leave, or pregnancy
rules must be aplied
Legal requirement
Legal requirement
Allows to promote adapting working conditions to the
individual worker, if employer follows advise, prevents
people to be employed in jobs they cannot handle
for health or safety reasons, preventing endagering
other worker; protection of mothers and indirectly of
offspring; assessing adequacy of preventive measures
in the workplace via biomonitoring and health
assessment; informaing employees of risks; casual
detection of adverse health problems to be referred to
clinical medicine
Allows verifying that the
employee is not involved
in activities which are
not compatible with
his state of health or
with his status (young
employee, temporary
worker, etc.)
Verifies whether the
worker is fit or not for
his or her work and its
inherent risks
NAME
NAME
in original
language
USE
ACCESS
30
Labour and Social
Security Inspectors
AT
BE
IT
FR
ES
Health and safety at work:
use of specific work equipments
Health and safety at work:
use of specific work equipments
Health and safety at work:
use of specific work equipments
Health and safety at work:
use of specific work equipments
Health and safety.
Specific work equipment
DESCRIPTION
OF CONTENT
Some work equipment must be
acceptance- tested, checked at
regular intervals and checked after
extraordinary events. Such tests and
checks must be documented.
In principle employers are only
allowed to employ employees with
works like operating with cranes
or handling with stacker trucks,
if they are able to proof technical
knowledge by a certificate
Certification and accreditation:
procedures for specific equipments;
legal prescriptions for different
types of temporary installations,
supplemented by risk assessment
requirements, with in selected cases
with obligatory involvement of
specialised preventive officers
It si ruled by the Consolidation Act
81/2008 - art. 70 (work-related
safety requirements) and 71
(employer’s obligation)
Reporting of technical check for
some specific equipments and
employee’s accreditation to use
them (crane, for instance)
Set of documents proving that work
equipment complies with regulation
and mandatory certificates of the
equipment’s safety training received
by workers
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows checking the conformity
of the work equipment used.
Certificates proof technical
knowledge
It allows to check the conformity
of equipments used through
information and training activities
to all concerned employees
(Consolidation Act 81/2008 art. 71 paragraph 7)
Allows checking the conformity of
equiments used and employees’
accreditation
NAME
NAME
in original
language
ACCESS
Labour and Social Security Inspectors
31
NAME
AT
BE
IT
FR
ES
Health and safety at work:
accidents at work
Health and safety at work:
accidents at work
Health and safety at work:
accidents at work
Health and safety at work:
accidents at work
Health and safety. occupational
accidents
NAME
in original
language
32
DESCRIPTION
OF CONTENT
After an accident at work happened
a special form has to be filled in
and has to be sent to AUVA – The
Austrian Workers´ Compensations
Board, the Austrian social insurance
for occupational risks. In addition
employers are obligated to
report serious accidents at work
immediately to the Labour Inspection
Oligatory notification of every
accident causing injury, even if
work can be continued, to accident
insurer. Different additional
reporting obligations as a function
of the (expected) seriousness of
the lesions. Specific requirements
for reporting incidents in so called
SEVESO companies
As regards occupational health
and safety, the competence of
labour inspectors is limited to the
constructions/building sector while
in all other sectors are responsible
the officials of Local Health Units ASL
Mandatory occupational accident
notification
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows verifying that the accident at
work has been declared, to knowing
the circumstances of the accident,
and its direct consequences on the
employee’s health. Benefits are
provided to the victim only if the
declaration has been made
Benefits to the victim; Control by
LI in case of serious accidents;
obligatory extensive analysis of
the accident by prevention officer
(internal or external to the enterprise
and qualified according to legal
requirement; possibility of additional
premium and obligatory additional
expert surveillance for companies
with extremely hig accident
experience)
D.P.R. 30 June 1965, n. 1124 D.P.R. 30
June1965, n. 1124 art. 54 and 55.
Consolidation Act laying down
provisions on the compulsory
insurance on work related accidents
and occupational diseases
Allows verifying that the accident at
work has been declared, to knowing
the circumstances of the accident,
and its direct consequences on the
employee’s health. Benefits are
provided to the victim only if the
declaration has been made
Contains a brief description of the
accident and its circumstances. Social
Security protection is automatic
regardless the notification
AT
BE
IT
FR
ES
IV - Control of illegal work:
required documents to establish
the violation of criminal law
IV - Control of illegal work:
required documents to establish
the violation of criminal law
IV - Control of illegal work:
required documents to establish
the violation of criminal law
IV - Control of illegal work:
required documents to establish
the violation of criminal law
IV - Control of illegal work:
required documents to establish
the violation of criminal law
NAME
NAME
Illegal work
Betrugsbekämpfung
in original
language
DESCRIPTION
OF CONTENT
Before control a risk analysis has
to take place with gaining all
possible information available from
registers and data base. During
control documents concerning
the employees identification and
employment have to be presented
STATUS
USE
Normally not the lack of documents
is punished as Austrian law mostly
takes into account the true facts,
e.g. for bogus companies. Lack of
documents is punished in case of
posting
Main documents allowing to
detect cases of illegal work are the
compulsory on line notification to be
done prior to the hiring, the already
mentioned LUL - Single Labour
Registry and the relevant social
insurance documentation
Documents which establish the
existence of illegal work by
dissimulation of activity and/or of
employment : company registration,
declarations to social and tax bodies,
declaration prior to recruitement,
payslips.
Any other documents in the
context of a control of illegal work:
estimates, invoices, commercial
contracts, purchase order, etc.
Ordering party duties: documents
establishing the registration of the
service provider, of its lawfull social
and tax status, formal declaration
of the lawfulness of its employees’
status (declaration of prior
recruitement, payslips
Breach of labour and social law
criminal breach of law
Lack of these fulfillments implies
a violation of relevant law
Full or partial lack of such documents
can establish the violation of law
Criminal Law infringements are
competence of the Public Prosecutor
33
AT
BE
IT
FR
ES
V - International provision
of services
V - International provision
of services
V - International provision
of services
V - International provision
of services
V - International provision
of services
NAME
Prior declaration
of recruitment
Prior declaration of posting
Entsendemeldung
LIMOSA
DESCRIPTION
OF CONTENT
Report: information on the workers who will be posted to Austria and
handing over a copy of the report to the representative assigned by the
employer. The report has to include the following details: name and address of the employer, name of the representative of the employer, name
and address of the client in Austria (general contractor), the names, dates
of birth, social insurance numbers and citizenship of the employees posted
to Austria, start and expected duration of their employment in Austria,
amount of remuneration due to the individual workers, place of employment in Austria (also other places of work in Austria), if it is construction
work as defined by the Posting of Workers Directive, the type of work and
how the employees are to be used, if an official permit is required for the
employment of the posted workers in the state in which the employer is
established, the name of the issuing authority and the reference number,
the date of issue and the period of validity or a copy of the permit, if the
posted workers require a residence permit in the state in which the employer is established, the name of the issuing authority and the reference
number, the date of issue and the period of validity or a copy of the permit
Reports information
about the company and
its registration, nature
and location of activity,
foreseen duration of
activity, list of posted
employees, working time
STATUS
Legal requirement: must be sent to the central coordination office before
commencement of activity
Legal requirement - Web
application (www.limosa.
be)
Legal requirement: must be
sent to the labour inspector
of the location of activity
before commencement of
activity
Posting of workers. In the
frame of Directive 96/71/
CE, postings for periods
over 7 days must be
notified
USE
Allows being aware of the existence of activity and its conditions and is
proved in case of controls
Allows being aware of the
existence of activity and its
conditions
Allows being aware of the
existence of activity and its
conditions
Foreign workers contracting
on a definite term
basis is conditioned to
the authorised annual
contingent
NAME
in original
language
ACCESS
34
Social inspectors
There is no specific
provision for workers
seconded by a foreign/
international employer;
Italian law requires only
the on line notification of
hiring to the competent
employment service
Reports: information
about the company and
its registration, nature and
location of activity, foreseen
duration of activity, use of
equiments or hazardous
processes, list of posted
employees, working time,
accomodation location if
relevant
AT
NAME
Health and safety: declaration
concerning accidents at work
BE
IT
FR
ES
Health and safety: declaration
concerning accidents at work
Health and safety: declaration
concerning accidents at work
NAME
in original
language
DESCRIPTION
OF CONTENT
In case of accidents at work see this
point
In case of accident at work,
a company which has posted
employees in France must declare
it to the labour inspection within
48 hours
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows being aware of the
circumstances of the accident at work
and its consequences on the state of
health of the victim
(and to protect his rights)
In case of serious, very serious or
fatal accidents, or those affecting to
more than 4 workers, tha accident
must be declared to the Labour
Authority whithin 24 hours
Allows being aware of the
circumstances of the accident
at work and its consequences
35
AT
NAME
BE
IT
FR
Health and safety:
work of a foreign company on
the sites of an IT company
Health and safety:
work of a foreign company on
the sites of a French company
NAME
in original
language
36
DESCRIPTION
OF CONTENT
Companies registered in EU posting
their workers in Italy are subject to
the Italian law
STATUS
Legal requirement
(Legislative Decree 81/2008)
Legal requirement
USE
Protection of workers working
in Italy, regardless employee/
company’s nationality (at EU level)
Allows the prevention of risks
encoutentered by the activity if more
than one company on the same site
ES
AT
BE
IT
FR
ES
VI - Self employed persons
VI - Self employed persons
VI - Self employed persons
VI - Self employed persons
VI - Self employed persons
NAME
Work permit
NAME
Beroepskaart - Carte professionnelle
Work Permit
in original
language
FORMAT
Document (A4) delivered by
government that allows a non
EU-citizen to work in Belgium
as an independent worker
STATUS
Legal requirement for some non
EU-residents
USE
Allows verifying the permission to
work in Belgium as an independent
worker
ACCESS
Independent worker. For non
EU-citizens without permit contact
social inspector
Third countries nationals must
obtain a work permit together
with the residence permit
37
Les quatre Etats membres leaders du projet (BE, FR, IT, ES) ont rempli le questionnaire. L’Autriche a également répondu sur une base volontaire. Les résultats du questionnaire, que
l’on peut considérer comme valables puisqu’ils émanaient de 5 Etats membres, ont fait l’objet de débats lors de la Conférence de Madrid à laquelle participaient des administrations
centrales et des inspecteurs de tous les Etats membres contribuant au projet. Des échanges fructueux entre les participants ont confirmé les attentes des Etats membres, attentes
que l’on peut classer selon le calendrier des actions à entreprendre.
1. Les Etats membres - qui sont en faveur de la définition d’objectifs réalistes pour le projet basé sur une approche pragmatique souhaitent promouvoir des solutions pratiques qui faciliteront les tâches quotidiennes des inspecteurs lorsque les
inspections comprennent des éléments transfrontaliers. A cet égard, les Etats membres désirent renforcer tous les canaux
de communication et de coopération transnationale.
I
Actions à court terme
2.Sur ce point, les inspecteurs ont exprimé le besoin d ‘avoir accès à un catalogue qui donne un aperçu des principaux
documents nécessaires pendant une inspection liée à la question du travail non déclaré. Il reviendrait aux inspecteurs de
décider quand le catalogue d’information est utile pour les cas faisant l’objet d’une enquête.
3.Les Etats membres voient le catalogue comme un soutien à la plateforme électronique de type “Who’s who” qui élimine les
malentendus grâce à un renforcement de la compréhension au sujet des procédures et des documents des uns et des autres.
1. Le catalogue sera pleinement fonctionnel une fois que la banque de données couvrira l’ensemble des Etats membres et
reprendra une information complète.
II
Projets à moyen et à long terme
2.Les Etats membres donnent leur soutien à l’idée d’une approche formelle coordonnée entre eux sur la base de leur bonne
volonté : la comparaison des documents et des procédures disponibles sur le plan national peut conduire à mettre en
exergue les pratiques communes bien établies et partagées par tous les Etats membres ou par une majorité d’entre eux.
Ces pratiques communes pourraient devenir une prestation de services minimale réciproque non contraignante, ce que l’on
pourrait appeler des « normes minimales d’inspection » qui faciliteront la coopération transnationale.
3.Sur un plan de nature plus prospective, l’élaboration de normes minimales d’inspection qui soient contraignantes pourrait
être examinée.
2.4 Questionnaire final
Le questionnaire final a été préparé par l’équipe française avec la participation de J-C Giacobbi (membre du Comité Directeur) et a été finalisé par le Professeur J.-Ph. Lhernould
(expert académique).
38
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Il résulte des débats de la conférence de Madrid que le questionnaire était un tant soit peu trompeur, donnant à certains participants l’impression que le principal objectif du rapport
était d’harmoniser la coopération transfrontalière ainsi que les documents d’inspection et d’imposer des normes communes pour les documents requis. Par ailleurs, il est aussi
apparu que ce que nous pourrions faire dans le cadre du projet devait faire l’objet d’une réévaluation réaliste, ce qui implique que l’élaboration de la banque de données en tant
que telle constituerait déjà une formidable avancée. Le questionnaire semblait aussi trop complexe. Il faisait référence à des documents qui n’étaient pas pertinents par rapport
aux objectifs du projet et/ou n’étaient pas prévus par plusieurs législations. Finalement, la terminologie utilisée comportait certaines ambigüités qu’il convenait de résoudre. La
méthode de travail (projet de questionnaire suivi de débats avec la contribution d’experts nationaux à Madrid) s’est révélée utile et fructueuse.
2.4.1 Contenu du questionnaire
Le questionnaire a été raccourci, simplifié et modifié afin de correspondre aux actions à court terme et aux projets à moyen et long terme. Il reprend actuellement moins de sujets
et sous-thèmes :
I
II
III
Exigences en matière d’identification
1. Identification du travailleur : sécurité sociale
2. Identification du travailleur : emploi
3. Identification/ enregistrement des sociétés et entreprises d’autre nature
Documents du droit du travail
1. Registre du personnel
2. Déclaration préalable au recrutement
3. Contrat de travail (et information écrite au sujet de la relation d’emploi)
4. Permis de travail
5. Temps de travail, périodes de repos
6. Congé annuel
7. Salaires – fiche de paye
8. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire
9. Santé et sécurité sur le lieu de travail
10. Prestation internationale de services
11. Autres documents relatifs au travail, pertinents et disponibles
Documents de la sécurité sociale
1. Document permettant de savoir quelles sont les contributions dues
2. Document permettant de savoir si les contributions sont effectivement payées
3. Autres documents de la sécurité sociale, pertinents et disponibles
4. Détachement des travailleurs employés et indépendants
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
39
Category
AT
BE
IT
ES
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Sozialversicherungsnummer
“Identificatienummer van
het Rijksregister/INSZ nummer Numéro d’identification du Registre
National/numéro NISS”
Codice Fiscale
“DNI”(NATIONAL IDENTITY CARD) /
“NAF” (SOCIAL SECURITY AFFILIATION
NUMBER)
DESCRIPTION OF CONTENT
4 digits with a check key and date of
birth
9 digits + a double digit check key (first
6 digits correspond to the date of birth)
For legal persons, companies and so on,
it is a 11 digits code provided by the
Public Finance Body, while for physical
persons is 16 alphanumeric characters,
from which it can be derived surname,
name, sex, date and place of birth
DNI: 8 digits + 1 check letter
(it is identical to the tax natural person’s
identification number). NAF 12 digits
(first 2 identifying the affiliation province
and last 2 are check keys)
USE
identification of persons insured
by an Austrian social scheme, issued for
children born in Austria after birth
Identification of social insured persons
Natural persons has to carry always their
ID-card
Identification of tax payers and
of social security position
DNI allows persons’ identification
NAF allows the Identification of persons
insured by a Spanish Social Security
scheme allowing payment of benefits
and management of affiliation
NAME
in original language
(if no such document exists, note: “non
relevant”)
(indicate if it’s a specific document for
social security or not)
40
LU
PL
BG
NO
FR
NL
I- Identification
requirements
I- Identification requirements
I- Identification
requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification
requirements
worker identification:
social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Numéro de matricule
individuel de la Sécurité
sociale
PESEL (Powszechny elektroniczny
system ewidencji ludności)
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej);
PESEL and NIP numbers and in case
if person doesn't have one of both of
numbers, number of ID card or passport
Unified Civil Number
(UCN)Единен граждански
номер (ЕГН)
Personnummer (p-nummer or
(d-nummer)
"NIR Numéro Identifiant au Répertoire,
également appelé numéro de sécurité
sociale"
Burgerservicenummer
(BSN)
11 digits (first 8
correspond to year of
birth, month and day, plus
3 check figures)
PESEL - 11 digits (first 6 digits correspond
to the date of brith, one before last
corresponds to sex, last is a control
digit); NIP - 10 digits
A 10-digit unique
number with which the
individuals are defined
unambiguous
Personnumber contains date of birth
plus a unique five number identicator
/ the organisation number is a nine
number unique identifier. There are
special variations of person number
given to people with temporary working
or asylum permits (d-number)
The NIR is a 13 digit number. Every
natural person registered holds such a
number. It indicates the gender (one
digit), the birth year (two digits), the
month of birth (two digits), the birth
place (five digits). The last three digits
allow the individualization of persons
of the same gender who were born the
same day at the same place
10 digit number
Identification of
persons insured by a
Luxemburgish social
scheme allowing
payment of benefits and
management of affiliation
It's not a specific number for social
security, it's individual identification
number of a person.Identification of
persons insured by a Polish social
scheme
An administrative
indicator of the
individuals that are
subject to civil registration
in Bulgaria
It1s not a specific number for social
security, it`s identification number of
a person. Personnumber is used in all
public documents and databases to
identify the person. The d-number is
recognised by the fact that the day
indicator is replaced with a number
indicating the country the person
originates from
Identification of persons insured by a
French social scheme allowing payment
of benefits and management of
affiliation
General identification
document
41
Category
STATUS
AT
BE
IT
ES
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Required by law
Required by law
required by law
Legally required
electronically data register, access for
labour and tax inspectors; also every
citizen can look up his data with the
electronic insurance card
ID-card. Access by Belgian inspectors.
Foreign inspectors can obtain full
identity of posted workers from Belgian
inspectors when INSZ-number or date of
birth and name are known
it is a card who has to be shown to the
inspector upon request
Labour and Social Security Inspection
(compulsory document or not)
ACCESS
(indicate who has access, if it’s
a paper or an e-document -provide web
address if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
42
Yes, a specimen of a Belgian ID-card
can be found on the adress http://
www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_
upload/CI/eID/nl/8_documentation/
specimen/Very_low_res_NL_recto_01.
jpg. Specimens of ID-cards for nonBelgians can be found on the adress
https://dofi.ibz.be/fr/elek%20
vreemdelingenkaarten/080626%20
Overzicht%20vreemdelingenkaartenverblijfsdocumenten.pdf
http://www.dnielectronico.es/Asi_es_
el_dni_electronico/presen_graf.html
LU
PL
BG
NO
FR
NL
I- Identification
requirements
I- Identification requirements
I- Identification
requirements
I- Identification requirements
I- Identification requirements
I- Identification
requirements
worker identification:
social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Worker identification:
Social security
Required by law
mentioned on the ID card
of the Luxembourg Social
Security
Required by law
Legally required
Legal requirement
Required by law
Required by law
ID card
All tax inspectors and labour inspectors
can access the person and company
database
mentioned on the "carte vitale" (health
care card)
Nederlandse
identiteitskaart
Information and images
of the Bulgarian ID
documents is available
at: http://www.mvr.
bg/NR/rdonlyres/
A83E9C1A-E72F-40F6AB83-3780F4F87B11/0/
pressconfnewdocfinal4.
pps
43
Category
BE
IT
ES
Worker identification: employment
Worker identification:
employment
Worker identification: employment
Worker identification:
employment
Identification of a worker is a bundle of controlling
during and inspection. Personal identifications card
in connection with social insurance card and working
permits
See worker
identification:
social security
Codice fiscale see above
in original language
(if no such document exists,
note: “non relevant”)
see Worker
identification:
Social Security
DESCRIPTION OF CONTENT
paper
See worker identification:
social security
see above
see Worker identification:
Social Security
See worker identification:
social security
It is key identification code of the subject with general purpose
(administrative, tax, labour, health, etc.)
see Worker identification:
Social Security
See worker identification:
social security
it is compulsory and issued automatically by the Ministry of
Economy and Finance
see Worker identification:
Social Security
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a
paper or an e-document -provide
web address if relevant)
See worker identification:
social security
it is a personal document which has to be shown/comunicated
to the inspectors at the moment inspections take place. http://
www.cliclavoro.gov.it/Pagine/Sistemiinformativi.aspx The
website contains all regional directories
see Worker identification:
Social Security
IMAGES AVAILABLE
See worker identification:
social security
provided above
see Worker identification:
Social Security
See worker identification:
social security
Through the fiscal code inspectors can check on the online
system of compulsory notification (UNILAV - labour single
system) the overall labour situation of workers
NAME
USE
(indicate if it’s a specific document
for social security or not)
STATUS
(compulsory document or not)
(yes/no)
COMMENTARIES
44
AT
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Worker identification:
employment
Worker identification: employment
Worker identification: employment
Worker identification:
employment
Worker identification:
employment
Worker identification:
employment
Dowód osobisty z numerem PESEL (ID card with PESEL number), paszport
(passport), tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca (temporary
certificate of the foreigner’s identity), wiza (visa), karta pobytu (card of
residence)
Unified Civil Number (UCN)Единен граждански номер (ЕГН)
Please see as an example the content of ID card: name and surname of the
person, family name, parents’ names, date and place of birth, gender, series,
number and expiry date of ID card, the person’s address of residence, PESEL
number, the person’s height and colour of the eyes. Date of issuance, authority
which issued the ID card. PESEL is an 11 digit permanent number which exactly
identifies a natural person. Example of PESEL number: 44051401458
A 10-digit unique number with
which the individuals are defined
unambiguous
All the above-mentioned documents are of general use for identification of a
given natural person. In the case of a visa and card of residence, their primary
purpose is to confirm the legality of the person’s stay in Poland
An administrative indicator of the
individuals that are subject to civil
registration in Bulgaria
Legal requirement
Legal required
Access to such documents is for: natural persons - owners of the documents
and competent authorities
ID card
Information and images of
the Bulgarian ID documents is
available at: http://www.mvr.bg/
NR/rdonlyres/A83E9C1A-E72F40F6-AB83-3780F4F87B11/0/
pressconfnewdocfinal4.pps
45
Category
NAME
in original language
(if no such document exists,
note: “non relevant”)
DESCRIPTION OF CONTENT
USE
(+ indicate if system of
identification identical for
employment/social security or
not)
46
AT
BE
IT
ES
LU
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Firmenbuch, Zentrales
Gewerberegister
KBO-nummer - numéro BCE
Codice Azienda
CCIAA - Certificato
della Camera di
Commercio
“CIF” (Companies
identification number)
and “CCC” (Code for the
Contribution Account)
Immatriculation auprès du
Registre de Commerce et
des Sociétés
In both registers a unique
identification number
is provided, containing
numbers and verifications
key.Companies name,
responsible persons, branch,
balance sheet
Companies Identification
number (corresponding to
the former VAT-number)
10 digits (first digit
corresponding to “0” or “1”).
This number gives access to
the company registry where
you can find the company
name, responsible persons,
branch, balance sheet, ....
During the registration
phase, INPS (Social
Security Institute)
provides each
employer with:
identification number,
social contribution
statistical code (csc),
authorisation code/
s(c.a.), company-type
code
All information
related to a company:
legal form, owner or
legal representatives,
shareholders in case
of corporations, field
of activity, registered
office and branches,
etc
CIF: The format consists of a
letter depending on the legal
nature of the company + 7
digits + either a check figure
or Letter (depending on the
legal nature)
Companies Identification
Number starts with a
letter (A-J) and 5 digits.
If the activity pursued
needs an Authorisation
of establishment, the
undertaker needs to get
this authorisation before
registering his company in
the RCS
Allows the identification of
the location of the company
seat and its establishment.
Allows the verification of the
activities of the company.
Allows the verification
of companies known as
employer
Social contribution
statistical code
allows to identify
the employer’ sector
and the relevant
obligations
Allows verifying that
the company is lawfully
established. It also allows
bodies in charge of collecting
contributions to identify the
companies in IT systems
CCC: 11 digits: First 2 digits
(registration province) + 9
digits (last 2 check digits
which validate the assigned
number)
Allows the verification of the
registration, registered office,
activity and workers
Allows verifying the legal
existence of a company
and the identification of
the manager, as well as the
location of the company
seat , its establishments and
activities
PL
BG
NO
FR
NL
Companies and other businesses
identification/registration
Companies and other businesses
identification/registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
REGON (numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki
Unified Identification Code (UIC),called code of
BULSTAT- Единен идентификационен код (ЕИК),
наричан код по БУЛСТАТ
Organisasjonsnummer
SIREN or SIRET
Kamer van koophandel
and Tax Authority
REGON is an identification number of the national economy entities. It
consists of 9 digits, assigned to legal persons, organisational units without
legal personality, or natural persons conducting economic activity. Eight first
digits of REGON is an ordinal number and the ninth digit is a verification
key. REGON number of a local unit consists of 14 digits, nine first digits are
an identification number of the entity which set up the local unit, four next
digits are an ordinal number assigned to the local unit, and the fourteenth
digit is a verification key. Example of REGON number: 123456785. NIP is a
tax identification number. It is a 10 digit code; three first digits are a code of
the Revenue Office which assigned the NIP number, and the last digit is a
verification key. Example of NIP number: 123-456-32-18. KRS is a number of
an entity (e.g. a limited liability company, joint-stock company, cooperative)
in the National Court Register. It is a 10 digit number (e.g. 0000185392)
The unified identification code “UIC” is obligatory for
the traders and their branches, the branches of the
foreign traders entered in the commercial register.
The way of forming of UIC is determined at the initial
entering in the commercial register and it remains
unchanged till their deletion
contains nine digits
where the last digit is
a control number v\
calculated with standard
modulus 11
Companies Identification
number
The first nine digits,
called « SIREN »,
correspond to the
administrative identity
of the company
The other five digits
correspond to the
identity of the
establishments of the
company
The whole set of 14
digits is called “SIRET”.
This is the complete
identification number
for all companies
The taxadministration
registers a unique
identification number
Knowing the REGON or NIP number, one can learn from the REGON register
the following: type of economic activity of the company, its address, legal
form, ownership, date of establishment, and date of activity commencement.
NIP number serves the purpose of identification of entities paying taxes in
Poland. On the basis of KRS number, one can check: the company’s name
and address, addresses of its branches, its legal form of operations, NIP and
REGON numbers, persons authorised to represent the company, and the types
of its activity. PESEL is given in the register of social insurance contribution
payers if contributions are paid by a natural person. Social Insurance
Institution (ZUS) uses NIP and REGON or NIP and PESEL to identify contribution
payers in IT systems. REGON, NIP and KRS are used for labour inspection
purposes. REGON, NIP and PESEL are used for social security purposes
Allows verifying the legal establishment of a
company, the identification of the manager(s) and
the legal representative(s), as well as the location
of the company and the scope of its activities. If UIC
is pointed out the court, the state bodies, the bodies
of local government and the local administration
and the persons to whom the exercising of public
function has been assigned, organisations providing
public services, including the banks shall not have
right to require the proving of circumstances entered
in the commercial register and the presenting of acts
announced in the commercial register
All organisations
and companies is to
be registered in the
National Register
Centre. If they are
registered as a VAT
subject, the company
have to add the tree
letters MVA after the
registration number
Allows verifying the
legal existence of
a company and the
identification of the
manager, as well as
the location of the
company seat and its
establishments
Companies name,
responsible persons,
branch and with entities
the balance sheet.
Allows verifying that
the company is lawfully
established
narodowej), NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) , KRS (numer
w Krajowym Rejestrze Sądowym), PESEL (numer w powszechnym
elektronicznym systemie ewidencji ludności).PESEL (including its content)
has been explained in the parts “Worker Identification. Social Security”
and “Worker Identification. Employment”
47
Category
STATUS
(compulsory document or not)
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a
paper or an e-document -provide
web address if relevant)
IMAGE AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
48
AT
BE
IT
ES
LU
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Legal requirement for
certain kinds of legal form
of a company and certain
activities, also for restricted
areas of service for self
employed persons
Legal requirement for
companies and self
employed persons
compulsory
compulsory
Legal requirement for
companies contracting
workers
Legal requirement for
companies and self
employed persons
Both registers are publicly
accessible but access is not
free of charge
Public access by following
link:
http://kbopub.economie.
fgov.be/kbopub/
zoekwoordenform.html
Belgian inspectors may have
a private access to other
private data related to the
entreprises
All inspectors Bodies
and Social Security
Institutes can access
through an integrated
data basa system
https://netinps.inps.
it/http://netinpsp-ps.
inps.it:82/Login
Inspection Services
can have access to
the Information
system of the
Chambers of
Commerce (Telemaco)
which provides
all information on
companies and
employers. https://
telemaco.infocamere.
it/
Reserved for relevant
authorities on inspection
and management of Social
Security Scheme. Labour and
Social Security Inspection
public access
See above
please refer to
the numeric code
included in the salary
slip (Company’s INPS
code)
yes
no
This integrated
databanks system
allows to share
information relavant
for all competent
adminstrations
(Ministry of Labour,
Social Security
Insittutes, etc. )
PL
BG
NO
FR
NL
Companies and other businesses
identification/registration
Companies and other businesses
identification/registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
Companies and other
businesses identification/
registration
REGON - legal requirement for legal persons, organisational units without
legal personality, or natural persons conducting economic activity.
NIP - legal requirement for legal persons, organisational units and natural
persons obliged to pay taxes.
KRS - legal requirement, among others, for: entrepreneurs operating within
the framework of registered partnership, limited partnership, limited liability
companies, joint-stock companies, state-owned enterprises and cooperatives.
PESEL - legal requirement concerning natural persons
Legal requirement for legal entities and self
employed natural persons
Legal requirement
Legal requirement for
commercial companies
and self employed
persons
Legal requirement for
companies and self
employed persons
REGON register is publically accessible at the address: http//www.stat.gov.
pl/regon/ where there is a search engine of entities listed in the REGON
register. To obtain information included in the register, one can use REGON or
NIP number. KRS is publically open and accessible at the address: http://krs.
ms.gov.pl/login.aspx?ReturnUrl=%2fDefault.aspx, where one can find needed
information using KRS or REGON or NIP, or the company’s name
All registers and information systems, provided in a
normative act in the Republic of Bulgaria, containing
data natural persons or legal entities, entered in
register BULSTAT, identify these subjects with the
code of BULSTAT
Publically accessible to
some extent at www.
brreg.no - the full access
is given to tax and
labour inspectors
SIREN and SIRET
numbers are publicly
accessible. Numbers can
be verified by anybody
on the following
website: http://avissituation-sirene.insee.
fr/avisitu/jsp/avis.jsp
public access
REGON number is used in official registers and information systems of public
administration in Poland
49
AT
BE
IT
ES
II- Employment law documents
II- Employment law documents
II- Employment law documents
II- Employment law documents
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Category
NAME
Lohnkonto
in original language
(if no such document exists, note:
“non relevant”)
Personeelsregister Registre du personne
Libro Unico del Lavoro - LUL
Afiliación
DESCRIPTION OF CONTENT
Name, social insurance number, address,
husband/wife and children for tax
deduction, other information for monthly
tax deduction
It includes personal data (name and
surname, tax code, qualification,
remuneration, years of activities, number of
social insurance and welfare position, etc.)
Worker’s identification, ccc, starting date,
contract feature, working time, proffesional
group, rate for occupational accidents and
professional diseases…
USE
For calculating and auditing taxes on
wages
It allows to verify the registration of workers
and that they are correctly “declared”
in compliance with the labour collective
agreement
Allows workers registration, affiliation (and
its termination), change of worker’s data,
and later control
STATUS
Legal requirement in Article 76 income
tax law with exeptions for small
companies
Not longer required since DIMONA
Legal requirement for the employer to hold
LUL as single register, instead of several
registers as it was previously
Legal requirement for the employer who
contracts workers
The payroll account is mostly kept by tax
advisors
Can be found in the DIMONAdatabase with the employer’s
identification number by Belgian
inspectors
All Inspection Services and Labour
Consultants (who manage and deal with
the requirements on labour and social
security provisions) to the employers can
have access to the LUL
Companies included in the specific RED
system may access on-line. In the rest of
cases, through the Provincial Directorate of
the Social Security General Fund or relevant
office. Labour and Social Security Inspection
(compulsory document or not)
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
no
http://www.seg-social.es/Internet_6/
Trabajadores/Afiliacion/Servicios/
Modelosdesolicitude31190/
ModeloTA1Solicitudd572/index.htm
(yes/no)
COMMENTARIES
50
LUL (personnel single registry) can be
machine printed on loose-leaf on continous
loop, laser printed or on magnetic support
LU
PL
BG
NO
FR
NL
II- Employment law
documents
II- Employment law
documents
II- Employment law
documents
II- Employment law documents
II- Employment law documents
II- Employment law documents
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Staff registry
Not relevant
Ansattregister
Registre Unique du Personnel
Wage administration
Name, person number, Address
employee, organisation number
employer, address employer, starting
of employment, ending date of
employment
First name and last name of all
employees, birthdate, gender,
qualification, dates of commencement
and end of activity in the establishment
Name, social insurance number, address
and other information for monthly tax
withholding
Legal requirement for all employers/
employees
Allows verifying that the employee
subject to a control is mentioned on the
staff registry
For calculating and auditing taxes on
wages
For calculating and auditing taxes on
wages
Legal requirement for the employer to
hold the registry
Legal requirement for the employer who
contracts workers
The payroll account is mostly kept by
the companies or their bookkeepers.
Personal data to be forwarded to
governmental database
Must be held by all employers. In case
a French company is subject to a control
abroad, it should produce a copy of the
staff registry
Acces by employer and bij authorities for
auditing goals
Peut être tenu sous format papier ou
dématérialisé
51
CATEGORY OF DOCUMENT
AT
BE
IT
ES
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to recruitment
Anmeldung vor Arbeitsbeginn
Déclaration IMmédiate ONmiddellijke Aangifte
(DIMONA)
Comunicazione Obbligatoria (UNILAV)
No relevant
DESCRIPTION OF CONTENT
Registration of employees,
electronically and paper
Declaration by the employer (webapplication or
phone) at the National Office of Social Security
(identification number employee, identification
number employer, date of beginning and ending
of recruitment
Since October 2007, private companies and
public administrations have been bound to
send on-line notifications to employment
services about the hiring and termination
of workers (contracts). The worker’s tax
code is also used as a search key for
compulsory notifications
Electronic notification through
RED System or application in
the Provincial Directorate of the
Social Security General Fund or
relevant office
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Protection of workers from
beginning and enhancing social
contributions
Lack of fulfillment of this formality allows to
prove undeclared work. The inspector can check
the updated database at any moment in order to
verify that the employee has been indeed subject
to declaration
Lack of fulfillment implies the payment of
penalties by the employer
The lack of this requirement is an
evidence of irregular work
ACCESS
Information for tax inspectors
is provided electronically
immediately when declaration was
electronically. Paper declarations
with time lag in electronic data
base
Updated information is accessible by Belgian
inspectors who are certified to combat undeclared
work and social fraud. Foreign inspectors must
liaise with a Belgian inspector. More information
can be found in French, Dutch and German on the
adress https://www.socialsecurity.be/site_nl/
Applics/dimona_new/index.htm.
http://www.cliclavoro.gov.it/Pagine/
Sistemiinformativi.aspx
Access granted for all Spanish
Inspectors. Foreign Inspectors
must apply for it to the Spanish
Inspectorate
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
(compulsory document or not)
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
no
no
(yes/no)
52
COMMENTARIES
It is the main tool to verify the correctness
of the employment relationship
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Declaration prior to recruitment
Declaration prior
to recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior to
recruitment
Declaration prior to recruitment
Declaration prior
to recruitment
Notification according to art. 62, para 4 of the Labour Code- Уведомление по чл.62,
Innmelding
arbeidsgiver
arbeidstaker registeret
déclaration préalable à
l’embauche (DPAE)
not applicable
Electronic or paper declaration by
employer indicating employee’s social security number, first name and
last name, complete address, precise
description of the job, manual or intellectual activity, territory where the
employee will execute his work
The employer has the obligation to inform the competent territorial directorate of
the National Revenue Agency of his registration about a conclusion, amendment or
termination of the employment contracts by sending notification in a specific form, as
well as notification for change of the employer of art. 123, para 1 of the Labour Code or
about a change of its legal format
Registration
of employees,
electronically and paper
Email sent by the employer
informing of his intention
to recruit an employee (first
name, last name, birthdate
of the employee, date of
recruitment)
not applicable
Legal requirement
Legally required
Legal requirement social
security act art 25-1
Legal requirement
not applicable
affiliate the new employee and
collect the social contributions; lack
of fulfillment of this formality allows
to prove illegal work
The employer has no right to admit to work the employee before conceding to him
a copy of the concluded employment contract, signed by both of the parties, and a
copy of the notification according to art. 62, para 3 of the Labour Code, certified by the
territorial directorate of the National Revenue Agency. If control bodies of the GLI EA
or a revenue body of NRA establishes, upon inspection, discrepancy between the data
of the certified notification and the terms of the employment contract the employer
is obliged to correct the data by sending a new notification within seven days from
establishing the discrepancy
Enhancing taxation and
social contributions
Lack of fulfillment of this
formality allows to prove
illegal work. The inspector can
check the updated database at
any moment in order to verify
that the employee has been
indeed subject to declaration
not applicable
Access granted for all Labour
Inspectors; foreign Inspectors have
to contact the Luxembourg Liaison
office
After the receipt of the notifications, a reference note is issued containing a list of the
certified notifications and a list of the notifications which have not been accepted,
containing a description of the reason for non-acceptance. The employer is obliged to
keep the reference notes and submit them on request of the control bodies of General
Labour Inspectorate Executive Agency and of the revenue bodies of the National
Revenue Agency. If control bodies of the GLI EA or a revenue body of NRA establishes,
upon inspection, discrepancy between the data of the certified notification and the
terms of the employment contract the employer is obliged to correct the data by
sending a new notification within seven days from establishing the discrepancy. GLI EA
is provided also access to the electronic register of employment contracts kept by NRA
Information for
tax inspectors is
provided electronically
immediately when
declaration was
electronically. Paper
declarations with time
lag in electronic data
base
Updated information is accessible by French inspectors
who are certified to combat
undeclared work and social
frauds. Foreign inspectors must
liaise with the French labour
administration (“DGT”) or with
the body collecting the contributions (“URSSAF”) in order to
verify the declaration number
not applicable
déclaration d’entrée pour salarié du
secteur privé
Not relevant
ал.4 от Кодекса на труда
53
Category
BE
IT
ES
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment contract
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
DIENSTZETTEL
Arbeidsovereenkomst Contrat de Travail
Contratto di Lavoro
Contrato de trabajo
DESCRIPTION
OF CONTENT
Immediately after commencement of the employment
relationsship, the employer has to provide the employee
with a written statement outlining the essential rights
and obligations arising from the contract of employment
(Dienstzettel), in particular date of termination of
employment in case of fixed term employment, period
and date of notice, proposed workplace, the employee´s
salary scheme classification, job title, initial salary, extent
of annual paid leave, hours of work, applicable collective
agreement. A „Dienstzettel“ is not required if the
employment relationsship lasts not more than one month
or if a written contract of employment was drawn up
Written contract (when
required by law: fixedterm contracts, part-time
contracts, temporary work
(e.g. students), intermittent
work). Contract features
(type of activity, salary,
qualification, working time,
contract duration, etc.)
Written contract when
required by law (fixed term,
apprenticeship,temporary
work, etc.). Contract
features (type of activity,
salary, qualification, working
time, contract duration,
etc.) as well as relevant
data on both employer and
employee
Written contract if legally required (most
of them) or required by any of the parties.
Contract’s features (working time, salary,
category, etc.)
STATUS
(compulsory document or not)
Legal requirement
Legal requirement in some
cases
compulsory for the majority
of jobs (with the exception
of accessory work, etc.)
See Description of content
USE
Preservation of evidence, in particular in case of civil legal
disputes
Allows verifying the
lawfullness of special
employment contracts
(which are not full-time and
permanent)
It allows to verify regularity
of the working relationship,
particularly of those so
called “Special”
Allows the inclusion of special conditions and
the verification of the lawfulness (both with
the Law and the Collective Agreement) of the
agreed conditions
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
The employer and the employee have the paper
The employer
Parties who have stipulated
the work contract and
Inspection Services
Labour and Social Security Inspection
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
54
AT
COMMENTARIES
No. There is no compulsory
model
https://www.redtrabaja.es/es/redtrabaja/
contenidos/empleo_formacion.do?pagina=/
Empleo/ah010305.html
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment contract
Employment
contract
Contrat de travail
Umowa o pracę
Employment contractТрудов договор
Arbeidsavtale
At latest at the beginning of the
working relationship, the employer
has to provide the employee with
a dated and signed copy of the
written contract
A contract confirmed in writing, which can be
concluded for a trial period, for a fixed term,
for the period of performing specified work,
or for unspecified time period. The contract
of employment should specify: parties to the
contract, type of the contract, date on which
it was concluded, and the terms of employment and remuneration, in particular: type
of work, place of work, remuneration which
corresponds to the type of work, with indication of its components, full time or part time
employment, date of work commencement
Written employment contract containing data for
the parties and determining at least:the place of
work; the name of the occupation and the nature
of the work; the date of its conclusion and the
beginning of its fulfilment; the duration of the
employment contraact; the size of the basic and
extended paid annual leave and of the additional
paid annual leaves; equal term of notice for both
parties on termination of the employment contract;
the basic and the extra remuneration of permanent
nature, as well as the periodicity of their payment;
the duration of the working day or week
Contract features (type of activity,
salary, working time, contract
duration, etc.) Contract - document containing: Identity of the
employer and employee, where to
work, employees title, position and
category. Further when the employment starts, expected period
of employment if temporary, test
period, social rights regarding holidays etc, working hours, conditions
for termination of employment
Legal requirement
Legal requirement
It is legally required that the employment contract
is concluded in writing and has the abovementioned minimum contents
Legal requirement. The employer is
obliged to keep record of the working hours and rest periods of the
employees at the business premise
Identification of the contracting
parties, starting date of the
execution of the contract, location,
type of activity, working time,
salary, holidays, period of notice for
dismissal, duration of trial period.
Allows verifying the lawfullness of
the contracts with the law and the
collective agreements applicable
To confirm that an employment relationship
was concluded
Allows verifying the regularity of the employment
relation
Legal requirement working
environment act. Preservation
of evidence, in case of civil legal
disputes
employee, employer, labour
inspectors
Access to the contracts of employment is for:
the parties to the contract, i.e. the employee
and the employer, and to inspection
authorities, e.g. labour inspectors
The employer is obliged to keep and submit
employment contracts on request of the control
bodies of General Labour Inspectorate Executive
Agency
arbeidsovereenkomst
Written contract
(when required
by law: fixed-term
contracts, part-time
contracts, temporary
work, intermittent
work)04/11/2010
Contract features
(type of activity,
salary, qualification,
working time, contract
duration, etc.)
written
contract
Legal
requirement
Allows verifying the
lawfullness of special
employment contracts
(which are not fulltime and permanent)
just for civil
use
employer/
employee
55
CATEGORY OF DOCUMENT
AT
BE
IT
ES
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
arbeitsmarktrechliche Bewilligungen
Arbeidskaart - Permis de travail
Permesso di soggiorno per motivi
di lavoro
Permiso de trabajo
DESCRIPTION OF CONTENT
During transitional period some EU-citizens need
work permits for beeing employed in Austria. For
third country nationals residence and work permit
are linked together. There exist different types
depending on working period, and activity
Permit B is a card with identity of
employer and employee. Can also
be a general permit A or C that
is valid for all employers. Holds
a picture of the employee and a
validity period
It allows to identify the worker,
the employer, the validity period
and all other main elements of the
work contract
Many types, depending on the
authorised term, activity and
geographical scope
STATUS
Legal requirement for non EU-residents and some
EU-residents during transition period
Legal requirement for some non
EU-residents
compulsory for non EU workers
Legal requirement for third countries
nationals
USE
Allows verifying the permission to work in Austria
for some EU-citizens and third country nationals
Allows verifying the permission to
work in Belgium for non EU-citizens
Allows verifying the permission to
work in Italy for non EU-citizens
Allows the verification of the legal or
irregular situation of third countries
nationals
ACCESS
Documents are issued for employer or employee,
depending on the kind of permit. The status is in
central database of the Ministry of Social Affairs,
Labour and Consumer Protection and of the
Ministry of Interior. Access for tax and partly for
labour inspectors
Employer or employee. For non
EU-citizens without permit contact
social inspector
Labour and Social Inspectors as
well as Ministry of the Interior staff
Labour and Social Security Inspection
staff and Ministry of Domestic Affaire
(Police)
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
(compulsory document or not)
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
56
No, There are different types,
and also differences between the
Flemish, Walloon and Brussels area
http://www.mir.es/SGACAVT/modelos/
extranjeria/modelos_extranje/ex_05.
pdf
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
Work permit
Permis de travail
Zezwolenie na pracę
Work Permit- Разрешение
Arbeidstillatelse
Delivered by the
Ministry of Foreign Affairs and Immigration.
4 types A,B,C,D, with
specific validity periods,
depending on the type
of activity executed
Content of work permits: name and address of the entity which will entrust the foreigner with work/for
whom the posted foreigner will perform work; the foreigner’s name and surname, citizenship, series and
number of the travel document which the foreigner possesses. Name and address of the authority which
issued the travel document. Job, type of work performed or function held on the basis of the issued permit.
Type of contract on the basis of which the work is to be performed. Minimum length of working time (full
time or part time employment). Type of legal relationship which the entity entrusting work intends to
conclude with the foreigner. Gross remuneration for the foreigner. Period of validity of the work permit
An official document, issued
by different state bodies
(depending on the categories
of workers) in order to verify
the permission to work in
Bulgaria for underage workers or some non EU-residents
Delivered by
the Ministry of
Foreign Affairs
and Immigration
and the police
Legal requirement for
some non EU-residents
Legal requirement for some non EU-residents
Legally required
Allows verifying the
permission to work in
Luxembourg for non
EU-citizens
Allows verifying the permission to work in Poland for non EU-citizens
Allows the verification of
the permission to work
in Bulgaria for certain
categories of workers
Labour Inspectors
Employer, employee and inspection authorities have access to work permits
The holder of the work
permit is obliged to have
it and to present it when
demanded by the authorized
control bodies of GLI EA
за работа
As a rule, the work permit is required for foreigners from third countries who want to take up employment
or other paid work in the territory of Poland. There are several types of work permits depending on
the purpose for its issuance. They are marked with symbols from A to E. Work permit type A is issued
for foreigners who perform work on the basis of a contract concluded with an entity whose seat, place
of residence, branch or company is located in the territory of Poland. Work permit type B is issued for
foreigners performing work consisting in holding functions in the management of a legal person, e.g. a
capital company. Work permits types C to E refer to foreigners posted to work in Poland
57
Category of document
AT
BE
IT
ES
LU
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
Single Labour Registry
(LUL)
Tiempo de trabajo. Períodos de descanso
Plan d’organisation du travail
ou Règlement sur le fonctionnement d’un horaire mobile
DESCRIPTION
OF CONTENT
Working time is part of the
contract (Dienstzettel) and
shoul be written there. Specific
working time agreements
depend on the organisation in
the company
The content of the document
depends on the work
organisation within the company
and on the employee’s position.
More specific obligations are
applicable in case of occupation
in specific sectors, seasonal
labour and parttime work
LUL registers workers’
daily working time
Work schedule sets the working and
resting time for the whole company.
Individual workers’ time is set by the
contract. Usually, working time (daily,
weekly o annual), weekly resting time and
holidays are set by means of a reference
to the collective agreements and general
Laws (“Estatuto de los Trabajadores”).
Specific working time and its special
features are set by the contract
The content of the document
depends on the work organisation
within the company and on the
employee’s position; employer
also has legal obligation to keep
a special register for overtime,
work on sundays, legal holidays
or at night
STATUS
(compulsory document or not)
The employer is obliged to keep
record of the working hours and
rest periods of the employees
at the business premise
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Document providing the
knowledge of the employee’s
working time. Allows control of
working conditions
Allows checking the conformity
with maximum work periods,
rules about rest periods, rules
about payment of overtime hours
It allows to check
compliance with
working time rules and
provisions
Allows the verification of the compliance
with resting time and working time limits
set by Law and Collective Agreement and
the adaptation of the corresponding salary
Allows checking the conformity
with maximum work periods,
rules about rest periods, rules
about payment of overtime hours
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
Employer, employee, general
agreement with the employee
representation
Employer, employee and social
inspectors
As above
Labour and Social Security Inspection
Employer, employee and labour
inspectors
No, no compulsory form
already provided in the
relevant cell
No. See contrato de trabajo
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
58
Arbeidsreglement Règlement de travail
COMMENTARIES
PL
BG
NO
FR
NL
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Working time, rest periods
Karta ewidencji czasu pracy
(Register card of working time)
Allocation of working time- Разпределение на
работното време
Arbeidsavtale
Register card of working time includes information
on: number of hours worked on each day, including
work on Sundays and holidays, at night, in overtime,
on days free from work resulting from the work
schedule in an average 5-day working week, time
of duty, annual leaves, leaves of absence (e.g. sick
leave), including justified and unjustified absence.
In the case of juvenile workers, the employer has to
register the time when they performed types of work
forbidden to juveniles if it is allowed to them for the
purposes of professional preparation
The allocation of working hours is established
by the internal rules of the enterprise. Flexible
working hours may be established in enterprises
where the organisation of work allows that. The
time during which the employee must be at
work in the enterprise, as well as the manner of
accounting for it, is specified by the employer.
Outside the time of his compulsory presence, the
employee may determine the beginning of his
working hours himself
Signed contract- paper. Work schedule
is a document used by the company
to comply with working time limits
and rest periods set by law and
collective agreements. The content of
the document depends on the work
organisastion within the company
The content of the document
depends on the work organisation
within the company and on the
employee’s position
Legal requirement
Legally required
The employer is obliged to keep record
of working hours and rest periods of
the employees at the business premise.
Legal requirement
Legal requirement
Allows checking the conformity with, among others,
maximum work periods, rules about rest periods,
rules about payment of overtime hours
Allows checking the compliance with working
time rules and provisions
Allows verification of the compliance
with resting time and working time
limits set by law and collective
agreement
Allows checking the conformity
with maximum work periods, rules
about rest periods, rules about
payment of overtime hours
Employer, employee and inspection authorities, e.g.
labour inspectors
Employers are obliged to keep available for the
control bodies at the undertaking, in its units,
sites and workstations as well as other places
where employment activity is carried out a copy
of the internal rules and documents related to
working time allocation as well as to the organization of work, such as: orders for overtime,
duties, for the time of service, for introduction of
part-time and time-tables by names regarding
the time periods for which summed calculation of
working hours is introduced
Allows control of working
conditions
59
CATEGORY OF DOCUMENT
AT
BE
IT
ES
LU
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
Vakantieattest attestation de vacances
Ferie
Vacaciones anuales
registre des congés
name of employee, dates
and duration of holidays,
date of validation and
responsible’s name, type
of holiday taken (ordinary
or extraordinary)
DESCRIPTION OF CONTENT
Extent of annual paid
leave (statutory: 5 weeks;
6 weeks after 25 years of
service) is indicated in the
„Dienstzettel“, see above
In case of end of contract
document indicating
annual leave taken
(4 weeks a year). In
all other cases payslip
indicates periods of annual
leave taken
(4 weeks per year)
Employment contract sets
periods of annual leave the
worker is entitled to, then
registered in LUL and in the
salary slip
Sets the annual holiday periods for each worker.
Minimum is fixed in 30 calendar days per year
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
USE
Allows verifying
compliance with rules
concerning annual leave
Allows to verify compliance
with rules concerning
annual leave
Document issued by the company on an annual
basis, previously agreed with the workers’
representatives. Allows the verification of
compliance with the annual holiday regulation
Allows verifying
compliance with rules
concerning annual leave
ACCESS
Employer, employee and
social inspectors
see above (LUL)
In the workplace for every workers and Labour
and Social Security Inspection
Employer, employee and
labour inspectors. paper
or electronic file
(compulsory document or not)
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
60
No, no compulsory form
No. See contrato de trabajo
PL
BG
NO
FR
NL
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Annual leave
Karta ewidencji czasu pracy (Register
card of working time) or Roczna karta
ewidencji obecności w pracy (Annual
register card of presence at work)
Annual Paid Leave-
Ferieloven
The number of days of annual leave
taken by the employee is specified in
the above-mentioned documents
Employees have the right to an annual paid leave. The duration of the regular annual paid
leave is no less than 20 working days. Some categories of employees, depending on the special
nature of work, are entitled to an extended annual paid leave which includes the regular
leave. The categories of workers and employees and the minimum duration of such leave,
arespecified by the Council of Ministers. In taking up office for the first time the employee may
use his paid annual leave after at least 8 months of work. On termination of the legal terms of
employment before acquiring 8 months of work the employee is entitled to indemnification
for unused paid annual leave. At the beginning of each calendar year the employer is obliged
to approve a time-table of the paid annual leaves of employees following a consultation with
the representatives of trade union organizations and workers’ representatives. The time-table
should be drawn up in such a manner as to provide an opportunity for all employees to use
their paid annual leave till the end of the calendar year for which it is due
The written contract
contents the
employees right
to annual holiday
according to the
holiday act
Payslip indicates
periods of annual leave
taken (5 weeks per
year)
minimum number of
days per annum
Legal requirement (it refers to
specification of taken annual leave in
the register card of working time). The
annual register cards of presence at
work are kept on voluntary basis
Legally required
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Allows verifying compliance with rules
concerning annual leave
Allows verifying the compliancewith rules concerning annual leave
Allows the verification
of compliance with
the annual holiday
regulation
Allows verifying
compliance with rules
concerning annual
leave
Allows verifying
compliance with
rules concerning
annual leave
Employer, employee and inspection
authorities, e.g. labour inspectors
The employer is legally obliged to issue and present the time-table of the paid annual leaves of
employees when demanded by the authorized control bodies of GLI EA
Платен годишен отпуск
Verlof
employer and
employee
61
Category of document
AT
BE
IT
ES
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Dienstzettel, Lohnzettel,
Beitragsgrundlagennachweis, Arbeitsund Entgeltbestätigung
Loonbrief - Fiche de Paie
Busta paga
Recibo de salario (nómina)
DESCRIPTION
OF CONTENT
Employee´s salary scheme classification
and initial salary is indicated in the
„Dienstzettel“, see above. For tax and
social insurance purpose annual payslip
or payslip when employment ends
during the year to be filed electronically
to tax administration
Payslip delivered once a month, with
indication of position, social security
number, qualification, collective
agreement applicable, period and
amount of hours worked, ancillary
elements of remuneration, gross amount
of salary, amount of social security
contributions, net salary paid
It contains all essential elements of
the labour contract which then are
registered in LUL
Salary form issued on a monthly basis.
This form contains referring both
company and worker, professional group,
worked period, Social Security number
and, in case, overtime. Base salary and
complements are separated and it states
gross salary and legal discounts, and
the contribution to the Social Security.
Payment date is expressed and it is
signed by the employee
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Allows verifying amounts reported for
the contributions and amounts actually
paid to bodies in charge of collecting
them
Allows verifying conditions of pay and
comparing amounts reported for the
contributions and amounts actually paid
to bodies in charge of collecting them
It Allows to verify compliance with rules
concerning salary and social security
obligations
Allows the verification of salary’s
payment and its compliance with the
agreed conditions. It also expresses
the tax and Social Security deductions.
Monthly contribution basis is base don it
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
(compulsory document or not)
USE
62
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Payrolls for salaries- Ведомости за
заплати
Lønnsoppgave
BULLETIN DE PAIE
Loonstrook
Payslip delivered
once a month, with
indication of position,
social security number,
qualification, period and
amount of hours worked,
ancillary elements of
remuneration, gross
amount of salary,
amount of social security
contributions, salary paid,
date of payment.
Within the specified periods, the
employer is to: charge in payrolls for
salaries the labour remuneration of
employees for the work done by them;
pay the specified labour remuneration
for the work done; issue upon request
by the employee an abstract from
the pay-rolls for salaries for the paid
and unpaid labour remuneration and
indemnification.The minimum labour
salary for the country and the types and
minimum amounts of the additional
labour remuneration and compensations
in so far as they have not been defined
in the Labour Code are dtermined by
the Council of Ministers.Upon the bona
fide performance of his employment
obligations the employee is guaranteed
a monthly payment of a labour remuneration amounting to 60 percent of his
gross labour remuneration, but no less
than the minimal salary for the country.
The difference to the full amount of the
labour remuneration remains executable
and should be paid additionally together
with the legal interest
Unless otherwise agreed, salary
shall be paid at least twice a
month. At the time of payment
or immediately thereafter, the
employee shall receive a written
statement of the method used
for calculating the pay, the
basis which the holiday pay is
calculated and any deductions
made. For tax periodical
( monthly) and annual payslip
or payslip when employment
ends during the year to be
filed electronically to tax
administration
Payslip delivered once a month,
with indication of position, social
security number, qualification,
collective agreement applicable,
period and amount of hours
worked, ancillary elements of
remuneration, gross amount of
salary, amount of social security
contributions, salary paid, date of
payment
Wages, withholding tax
and anything necessary
for the incometax of the
employee
Legal requirement
Legally required
Legally required
Legal requirement
Legal requirement
Allows verifying
conditions of pay
Allows the verification of the rules
and provisions concerning labour
remuneration
Allows verifying amounts
reported for the contributions
and amounts actually paid to
bodies in charge of collecting
them
Allows verifying conditions of
pay and comparing amounts
reported for the contributions and
amounts actually paid to bodies
in charge of collecting them
Allows verifying
conditions of pay
Fiche de paye
Not relevant
63
AT
BE
IT
ES
Category of document
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
Dienstzettel for employer and employee,
payslip for tax inspectors, time of
social insurance for tax inspectors and
employee
Employer, employee and social
inspectors
Workers, Labour Consultant and
Inspection services
Each worker regarding his or her own
receipt. Inspectors have access to every
receipts
http://www.wgkk.at/
mediaDB/721456_HV_KV_024_1_
Arbeits_und_Entgeltsbestaetigung.pdf,
http://formulare.bmf.gv.at/service/
formulare/inter-Steuern/pdfd/9999/
L16.pdf
No, no compulsory form
yes
http://www.boe.es/boe/
dias/1995/01/13/pdfs/A01236-01238.
pdf
The existence of this document doesn’t
mean that the salary has been paid, nor
that the social contributions have been
paid
Sometimes it can happen that there is
no full correspondance between salary
slip and the salary really paid to the
worker
ACCESS
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
64
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Salaries - payslip
Employer, employee and
labour inspectors
Labour remuneration shall be paid at
the enterprise where the work has
been performed in advance or as
final payment twice a month, unless
otherwise agreed. It should be paid to
the employee in person from a pay-roll
or against receipt or, upon a request by
the employee in writing, to his relatives.
Upon a request in writing of the employee his labour remuneration can be
deposited in a bank chosen by him.The
employer is legally obliged to keep and
submit the documents related to labour
remuneration when demanded by the
authorized control bodies of GLI EA
Employer, employee and tax
authority
employer and employee
In Poland there is no duty to provide
payslips to employees. Employers are
obliged to pay salaries to employees,
at least once a month, on a fixed date
which was decided earlier, not later than
on the 10th of the following month.
Proofs confirming the payment of salaries are: payrolls on which employees
confirm its receipt with their signature
and date, or a confirmation of a bank
transfer to the employee’s bank account,
or bank statements. On the employee’s
demand, the employer is obliged to
give the employee access (for review
purposes) to documents on the basis of
which the salaries were calculated
65
CATEGORY OF DOCUMENT
AT
BE
IT
ES
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
List of permanent and
temporary workplaces
Betriebsstättenmeldung
DUC - Déclaration Unique de
Chantier/ UWM - Unieke
WerfMelding
CCIAA
Comunicación de apertura de centro de trabajo
DESCRIPTION OF CONTENT
With the annual payslip the employer
has to announce the exact adress of
the worksite and, if the employee was
not there, the branch or temporary
workplace
Web-application of temporary
building sites. The head contractor
has to inform the Belgian social
security service (RSZ/ONSS) of all
building sites with a value above
25000 euros, with details of his
subcontractors
The Chamber of Commerce
business register indicates both
company’s registered office and
branch/local offices
Companies are obliged to notify the Labour Authority
of the opening of a workplace
STATUS
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Legal requirement
Knowledge of all locations where the
company exercises activity
Knowledge of all locations where
the company exercises activity
Inspection Services, as already
said above, can have access to
the on line information system of
Chambers of Commerce (Telemaco)
Workplace localisation
Social inspector
Inspection Services, as already
said above, can have access to
the on line information system of
Chambers of Commerce (Telemaco)
Communication sent to regional competent
authorities. Labour and Social Security Inspection
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
(compulsory document or not)
USE
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
66
No
Form determined by regional authorities.
Different models
LU
PL
BG
NO
FR
NL
List of permanent and
temporary workplaces
Listing of worksites and
temporary work locations
List of permanent and
temporary workplaces
List of permanent and
temporary workplaces
Listing of worksites and
temporary work locations
Listing of worksites and
temporary work locations
Karta zgłoszenia pracodawcy (Employer notification
card)
Daclaration according to art.15 of the
Healthy and Safe Working Conditions
Act- Декларация по чл.15 от
Avis préalable
Not obliged
Закона за здравословните и
безопасни условия на труд
has to be communicated to
the Labour Inspectorate at least
10 days before any installation
on the construction site, if the
work volume exceeds 500
men/day or if duration exceeds
30 working days and more
than 20 workers are occupied
simultaniouly on the site
The above document should include information,
among others, about: place/places of conducting
activity, with addresses and phone numbers. Employer
notification card should be submitted to the competent
District Labour Inspectorate, and competent territorial
unit of the State Sanitary Inspectorate, within 30 days
from the date of commencement of activity by the
employer. The above duty is applicable to all entities
which employ workers, also temporary work agencies
Employers are obliged to file
themselves an annual declaration
in the Territorial Directorate “Labour
Inspectorate” at the address of
registration of the enterprise by 30
April of the following year. The form
and the contents of the declaration
are determined in an ordinance of the
Minister of Labour and Social Policy
Companies are obliged
to notify the Labour
Inspection Authority of
temporary construction
workplaces
Documents listing
worksites and temporary
workplaces
Legal requirement
Legal requirement
Legally required
Legal requirement
Legal requirement
Localisation of a construction
site, has to be clearly exposed
on the site
Knowledge of all locations where the company
exercises activity
Provides information about the
enterprises, their location, size, scope
of activities, working conditions, etc.
Knowledge of all
locations where the
company exercises
building activity
Knowledge of all
locations where the
company exercises
activity
labour inspectors (electronic or
paper)
Competent bodies of the National Labour Inspectorate
and the State Sanitary Inspectorate
An electronic register is kept by GLI EA
67
Category of document
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
AT
BE
IT
ES
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
Attest arbeidsongevallenverzekering Attestation police accident de travail
DESCRIPTION
OF CONTENT
Proof of compulsory labour accident
insurance
STATUS
Legal requirement
In case of accidents at work and generally
speaking in relation to occupational health and
safety of workers seconded in the framework
of transnational activities, the relevant law
applies: DPR no. 1124/1965 art. 53 employer’s
obligations:(communication to INAIL - Italian
Workers’ Compensation Authority) and art. 54
(communications to Public Security Authority)
(compulsory document or not)
USE
Allows verification of conformity with
labour accident legislation
ACCESS
OSH-inspectors
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
No
(yes/no)
COMMENTARIES
68
Oligatory notification of every accident
causing injury, even if work can be
continued, to accident insurer. Different
additional reporting obligations as a
function of the (expected) seriousness
of the lesions. Specific requirements for
reporting incidents in so called SEVESO
companies
As regards occupational health and safety, the
competence of labour inspectors is limited to
the constructions/building sector while in all
other sectors are responsible the officials of
Local Health Units - ASL
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
Health and safety at work
In order to obtain an optimized quality level
for the work place, it is necessary to evaluate
and assess all hazards and health risks which
may affect workers. The findings are then used
to identify suitable preventive measures. The
findings and measures must be recorded in
health and safety documents, which must be
updated from time to time
Legal requirement
Allows checking that the company has taken
all necessary measures to protect health and
safety of their employees
Labour inspectors
69
CATEGORY OF DOCUMENT
70
AT
BE
IT
ES
International provision of services
International provision of
services
International provision of services
International provision
of services
NAME
in original language (if no such document
exists, note: “non relevant”)
Entsendemeldung
LIMOSA
DESCRIPTION OF CONTENT
Report: information on the workers who will be posted
to Austria and handing over a copy of the report to the
representative assigned by the employer. The report
has to include the following details: name and address
of the employer, name of the representative of the
employer, name and address of the client in Austria
(general contractor), the names, dates of birth, social
insurance numbers and citizenship of the employees
posted to Austria, start and expected duration of their
employment in Austria, amount of remuneration
due to the individual workers, place of employment
in Austria (also other places of work in Austria), if
it is construction work as defined by the Posting of
Workers Directive, the type of work and how the
employees are to be used, if an official permit is
required for the employment of the posted workers
in the state in which the employer is established,
the name of the issuing authority and the reference
number, the date of issue and the period of validity or
a copy of the permit, if the posted workers require a
residence permit in the state in which the employer is
established, the name of the issuing authority and the
reference number, the date of issue and the period of
validity or a copy of the permit
Reports information about
the company and its
registration, nature and
location of activity, foreseen
duration of activity, list of
posted employees, working
time
STATUS
(compulsory document or not)
Legal requirement: must be sent to the central
coordination office before commencement of activity
Legal requirement - Web
application (www.limosa.be)
Desplazamiento de trabajadores
There is no specific provision/
requirement for workers seconded
by a foreign/international employer;
Italian law requires only the on line
notification of hiring to the competent
employment service. In Italy currently
it doesn’t exist any legal provision
concerning documents required in
Italian by Inspection Authorities, but
rather it is being elaborating a check
- list of documents for inspection
purpose as administrative practice
(list of workers posted, labour
contract, contract between the two
companies who second and employ
worker, etc.) As regards information
to be provided at social security
purposes, it is required the Form
E101 and from May 2010 the form
A1 which are under the responsibility
of the National Social Security and
Insurance Bodies
Posting of workers. Information
about company, worker, activity,
foreseen duration of works, etc.
Posting of workers. In the frame
of Directive 96/71/CE, postings
for periods over 7 days must be
notified
LU
PL
BG
NO
FR
NL
International provision of services
International provision
of services
International provision of services
International
provision of services
International provision
of services
International provision
of services
Communication de détachement de salariés
Not relevant
Posted Work
Information
Déclaration préalable
au détachement
Contains information about the company and
its registration, nature and location of activity,
foreseen duration of activity, list of posted
employees, working time and information
about the temporarily holding person
Reports: information about the
company and its registration,
nature and location of activity,
foreseen duration of activity, use of
equiments or hazardous processes,
list of posted employees, working
time, accomodation location if
relevant
Legal requirement, must be communicated to
the Labour Inspectorate at latest the day of
initial posted work on Luxembourg territory
Legal requirement: must be sent to
the labour inspector of the location
of activity before commencement
of activity
Not relevant
71
CATEGORY OF DOCUMENT
USE
BE
IT
ES
International provision of services
International provision of
services
International provision of services
International provision
of services
Allows being aware of the
existence of activity and its
conditions
Foreign workers contracting on a
definite term basis is conditioned
to the authorised annual
contingent
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper or an
e-document -provide web address if relevant)
Social inspectors
Labour and Social Security
Inspection
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
No, see link, available in
French, Dutch, English and
German
No
COMMENTARIES
72
AT
Allows being aware of the existence of activity and its
conditions and is proved in case of controls
Existance of Group on Posting of
Workers Directive within EU
LU
PL
BG
NO
FR
NL
International provision of services
International provision
of services
International provision of services
International
provision of services
International provision
of services
International provision
of services
Allows being aware of the existence of
activity and its conditions
Allows being aware of the
existence of activity and its
conditions
Labour inspectors
In Poland there is no duty to
submit a prior notification of
the intention to post workers
For some non EU-residents a work permit or notification is needed (depending on the category
and the occasion) in order to work in Bulgaria
73
OTHER EMPLOYMENT RELEVANT
DOCUMENTS
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
DESCRIPTION
OF CONTENT
STATUS
(compulsory document or not)
USE
ACCESS
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
74
AT
BE
IT
ES
LU
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
None relevant
not relevant
PL
BG
NO
FR
NL
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Other employment relevant
documents available
Oświadczenie pracodawcy o zamiarze powierzenia wykonywania pracy
obywatelowi Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdowy, Federacji
Rosyjskiej lub Ukrainy (Employer’s declaration of the intention to entrust work
to the citizen of Republic of Byelorussia, Republic of Georgia, Republic of
Moldova, Russian Federation or Ukraine)
Set of documents proving that
work equipment complies with
regulation and mandatory
certificates of the equipment’s
safety training received by workers
In Poland it is allowed for the citizens of the above countries to take up work
without the necessity to obtain work permits, but only on the basis of the
employer’s declaration about the intention to entrust work. The declaration has to
be registered at the county employment office, and the period of work on its basis
cannot exceed 6 months during 12 subsequent months. Information included in the
declaration refers, in particular, to: data of entity which entrusts work (employer’s
name and surname, or company’s name, place of residence or company’s seat, the
period during which the foreigner is to perform work, type of work), foreigner’s
data: name and surname, date of birth and passport number. On the basis of this
employer’s declaration a foreigner receives a visa authorizing him/her to perform
work in Poland
Document required and specified by law
Allows verifying the right to work in Poland for non EU-citizens coming from
Byelorussia, Georgia, Moldova, Russia and Ukraine.
Employer, employee, inspection authorities, and the county employment office
75
AT
BE
IT
ES
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
CATEGORY OF DOCUMENT
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Arbeits- und Entgeltbestätigung
DM 10
Boletín de cotizacion (TC1)
Relación nominal de trabajadores (TC2)
Recibo de salarios
DESCRIPTION OF CONTENT
Employers have to counter and pay social
insurance for their employees. They have
to hand over all documents relevant for
calculating social contributions to the social
insurance and the auditors
It cointains all information related to
the salary due to workers and thus the
social contributions to be paid monthly
by the employers
Identification of company, employess,
contribution by each employee
STATUS
Legal requirement
compulsory
Required by law
NAME
in original language
(if no such document exists, note: “non
relevant”)
(compulsory document or not)
USE
Allows the auditors to proof the right
classification of employment and amount of
social contributions
ACCESS
Paper. there is no obligation how the
documents have to be structured. Only on
the “Lohnkonte” for the tax office the base of
social insurance has to be noted
Labour and Social Inspectors
Labour and Social Security Inspection
http://www.wgkk.at/mediaDB/721456_HV_
KV_024_1_Arbeits_und_Entgeltsbestaetigung.
pdf, http://formulare.bmf.gv.at/service/
formulare/inter-Steuern/pdfd/9999/L16.pdf
Yes
http://www.seg-social.es/Internet_6/
Trabajadores/CotizacionRecaudaci10777/
Servicios/Documentosdecotizac40286/
index.htm#BIN28143_6%20
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
76
Determination of the amounts that should
be paid to Social Security
From January 2004 DM 10 are
transmitted electronically to INPS - Social
Security Institute (Law 326/2003)
LU
PL
BG
NO
FR
NL
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
SOCIAL SECURITY DOCUMENTS
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
Document allowing to know
contributions payable
ZUS DRA - monthly settlement declaration;
ZUS RCA - name-specific monthly report
ZUS DRA - monthly settlement declaration and ZUS RCA name-specific monthly report are submitted to the Social
Insurance Institution by contribution payers. ZUS DRA is a
summary of due contributions and basis for assessment of
contributions for all persons notified to social insurance (all
employees). ZUS RCA report is drawn up separately for each
insured person (each employee) and it shows due social
insurance contributions on remuneration paid by the employer.
These documents declare an amount of due contributions to be
paid by the contribution payer - they are no proof of payment
Required by the law
Authorised employees of the Social Insurance Institution have
access to data base where documents ZUS DRA and ZUS RCA
are kept and to payments made. Information is also made
available to authorised entities on their request.
Model form ZUS DRA is available at the website:http://
www.zus.pl/pliki/formularze/dra.pdf
Model form ZUS
RCA is available at the website : http://www.zus.pl/pliki/
formularze/rca.pdf
77
Category of document
AT
BE
IT
ES
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Beitragskonto
DURC - Documento Unico di Regolarità
Contributiva
Certificate/receipt of the
payment done through an
authorised finantial entity
DESCRIPTION
OF CONTENT
Account within the social insurance system. Allows to
compare the claim for social insurance contributions and the
amount of payment
It is the Single Certification of Contributions
Compliance which confirm the regularity
of social contributions payment. It is
mandatory when a company take part in
a Public Procurement procedure
Payment, date of the payment
STATUS
Legal requirement
mandatory only for PPP
NAME
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
(compulsory document or not)
USE
For tax and social insurance purpose annual payslip or
payslip when employment ends during the year to be filed
electronically to tax and social insurance administration.
Allows to compare the claim for social insurance
contributions and the amount of payment
ACCESS
Access to the account only for social insurance auditors
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
Inspector Services and Social security
Insittutes . Accessibility is on line through
the INPS data bank https://netinps.
inps.it/http://netinpsp-ps.inps.it:82/Login
Labour and Social Security
Inspection
IMAGES AVAILABLE
no
no
(yes/no)
COMMENTARIES
78
Certifies the payment and its date
LU
PL
BG
NO
FR
NL
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Document allowing to know
if contributions are paid
Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek
(Certificate of no overdue payments)
ATTESTATION DE VIGILENCE
It is issued on the request of the contribution payer.
The certificate of no overdue payments certifies that
the contribution payer has no arrears in respect of
contributions. It certifies that no overdue payments were
disclosed as for the day of certificate issue. The certificate
is issued by the Social Insurance Institution, which inter
alia deals with contributions’ collection. Each certificate is
issued on a pre-numbered form, it has a number, which
allows to check the reliability of presented document. Its
authenticity may be checked on the website of the Social
Insurance Institution (https://ssl.zus.pl/zn/), by entering
the required data: No of certificate, No of form, NIP
number, date of issue
Atteste du respect des obligations
déclaratives et du paiement des
cistisations de sécurité sociales
It is issued on the request of the contribution payer
document obligatoire pour tous les
contrats supérieurs à 3000 euros
Le document est adressé aux cotisant
qui peut ainsi le communiquer à
chacun de ses co-contractant
Ce dispositif entrera en application
au cours de l’année 2011. Jusqu’alors
la vérification ne portait que sur les
déclarations et non le paiement
79
CATEGORY OF DOCUMENT
NAME
AT
BE
IT
ES
LU
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Alta, baja, variación de datos de trabajadores
in original language (if no such
document exists, note: “non relevant”)
DESCRIPTION OF CONTENT
Administrative acts that constitute, end or modify
the Social Security legal relationship
STATUS
Required by law
(compulsory document or not)
USE
Verification of employees status
ACCESS
Labour and Social Security Inspection
(indicate who has access, if it’s a paper
or an e-document -provide web address
if relevant)
IMAGES AVAILABLE
(yes/no)
COMMENTARIES
80
http://www.seg-social.es/Internet_6/
Trabajadores/Afiliacion/Altasbajasyvariacio32765/
Modelosdesolicitud/index.htm
PL
BG
NO
FR
NL
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
Other social security relevant
documents available
ZUS RMUA - name-specific monthly report for the insured person
This document is drawn up by contribution payers - employers for their employees / insured
persons. The contribution payer is obliged to provide the person insured with all information
contained in name-specific monthly reports - ZUS RCA - submitted by the contribution payer to
ZUS. Beside identification data of the contribution payer and of the insured person, ZUS RMUA
inter alia contains information on the basis for assessment of contributions, due contributions,
insurance entitlement, benefits paid to the person insured. Contribution payers are not obliged
to inform insured persons about the amount of paid contributions using form ZUS RMUA for this
purpose. Employers may provide these persons with information contained in RMUA in other
form, if it meets the requirements of the Law on the social insurance system. Such document is
not certified by the Social Insurance Institution and is no proof of payment of contributions listed
therein
Required by the law, not necessarily on the form ZUS RMUA
Model form ZUS RMUA is available at the website: http://www.zus.pl/pliki/formularze/rmua.
pdf
81
2.4.2 Pertinence des réponses
Le questionnaire a été rempli par 9 Etats (AT, BE, BG, ES, FR, IT, LU, NO, PL). Tant la source des réponses que leur nombre ont permis de tirer des conclusions pertinentes :
• Origine des réponses par rapport à la position dans l’UE :
- Les réponses proviennent d’Etats membres fondateurs, de pays qui ont rejoint l’UE dans les années 70-90 et de nouveaux Etats membres (BG et PL)
- L’un des pays fait partie de l’EEE (NO)
• Origine des réponses par rapport au « contexte idéologique » de la législation sur l’emploi et la sécurité sociale :
- Certaines des personnes interrogées proviennent d’un pays ayant une « tradition sociale » avec un niveau élevé de droits pour les employés, garantis par un cadre
réglementaire complet et complexe avec une supervision/ un contrôle exercé par une administration forte
- Certaines des personnes interrogées proviennent d’un pays avec une « tradition plus libérale » mettant plus l’accent sur la liberté d’entreprise, avec moins de règles
et moins d’administration
82
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
83
3. Analyse du questionnaire
Conformément aux objectifs prévus par le projet d’ICENUW (voir ci-dessus 2.3), le questionnaire tel qu’il a été rempli par les Etats membres participants a été conçu pour déboucher
sur un catalogue des principaux documents nécessaires pour l’inspection en lien avec la question du travail non déclaré et avec les éléments internationaux concernés. Un autre
objectif est d’évaluer le niveau de comparabilité et l’utilisation possible de ces documents.
Les données recueillies par le biais du questionnaire montrent qu’il existe déjà de nombreux documents clés qui sont comparables. Néanmoins, pour d’autres situations, les Etats
membres produisent des documents pour lesquels la comparaison est plus difficile, mais qui de toute manière fournissent des informations.
3.1 Documents comparables dans des domaines clés
Par « documents comparables », le rapport se réfère aux documents d’Etats membres qui, même s’ils n’ont pas le même contenu ou la même portée, servent à la même chose
dans le contexte d’une inspection.
3.1.1 Identification des travailleurs
Identifier les travailleurs est une question cruciale et préliminaire à l’action des inspecteurs du travail et de la sécurité sociale. Dans un contexte transfrontalier en particulier, il est
important d’avoir accès à des informations telles que la nationalité du travailleur (S’agit-il d’un ressortissant de l’Union ou d’un citoyen d’un pays tiers ? S’il s’agit d’un ressortissant
de l’Union, est-il citoyen d’un Etat membre sujet à une période de transition ?), mais également de procéder à tous les contrôles concernant par exemple le paiement des cotisations
à la sécurité sociale ou le respect des exigences établies par la Directive 96/71 sur le détachement transnational.
Les données recueillies soulignent le fait que tous les Etats membres ont mis en place un système d’identification obligatoire qui garantit que tous les travailleurs peuvent être
reconnus en tant qu’individus au travers d’un processus fiable. Il existe deux méthodes d’identification :
- soit les Etats membres disposent d’un système applicable non seulement aux questions liées à l’emploi et à la sécurité sociale, mais aussi à l’activité publique.
- soit les Etats membres ont établi un système ad hoc d’identification pour la sécurité sociale. Dans ce cas, il peut s’agir d’une carte qui établit que le détenteur est
couvert par le régime national de sécurité sociale.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
La banque de données fournit des informations utiles pour l’activité quotidienne des inspecteurs. Par exemple, il est possible de connaître le nom exact dans la langue d’origine
et la substance du document d’identité (une carte, un document papier, un produit électronique, etc.) ; des images des documents concernés sont également fournies par les
Etats membres participants. Ces renseignements permettent de mieux comprendre le document d’identification. L’accès à cette information facilitera le travail des inspecteurs qui
pourront réclamer le document correct et, par exemple, détecter plus facilement des documents falsifiés.
3.1.2 Enregistrement des sociétés et entreprises
L’identification d’une compagnie peut se révéler être une question essentielle dans le cadre d’une inspection. En effet, le fait de déterminer l’employeur (ou le supposé employeur)
permettra de confirmer l’existence juridique réelle d’une société (ou s’agit-il d’une société « boîte aux lettres » ?) et/ ou la législation applicable conformément aux règles de conflit
des lois. Elle facilitera par ailleurs la preuve de l’existence (ou non) d’un lien d’autorité entre l’employeur et l’employé (qui peut conduire à la conclusion que le travailleur est en
fait employé par une autre compagnie ou est indépendant) et donnera des informations sur le paiement réel de toutes les contributions et de tous les impôts dus.
Tous les Etats membres disposent d’un système d’identification applicable aux sociétés et aux entreprises.
La banque de données indique clairement le format et l’accessibilité des données d’identification. Dans certains cas, l’accès est public et facile étant donné que l’information
est disponible via un site public (l’adresse et le lien sont fournis par la banque de données). Dans d’autres, l’information n’est accessible que pour les personnes autorisées : les
échanges informels transfrontaliers entre inspecteurs de contact devraient alors permettre la circulation de l’information2.
3.1.3 Document du droit du travail
Plusieurs documents liés au droit du travail sont comparables entre les Etats membres participants. Cette situation résulte des objectifs communs fixés par les directives européennes
dans le domaine du droit du travail.
2 Pour autant que l’échange transnational d’information soit compatible avec les législations nationales concernées (voir ci-dessus 1a).
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
85
3.1.3.1 Registre du personnel ou document équivalent
Même si le « registre du personnel » n’est pas soumis à une quelconque loi communautaire, il est frappant d’observer qu’il existe dans la plupart des Etats membres participants.
Les employeurs doivent reprendre dans un document officiel (qui peut prendre le nom de “registre du personnel” ou faire partie d’un document d’une portée plus large, comme
en Belgique) la liste des employés qui ont été recrutés ainsi que la date de leur recrutement. Ils doivent par ailleurs indiquer quand les employés quittent la compagnie. Cette
information est très utile étant donné qu’elle se trouve au cœur de la lutte contre le travail non déclaré.
La banque de données souligne quels sont les organes ou les personnes qui ont un droit d’accès à l’information reprise dans le « registre du personnel » ou dans le document
équivalent. Lorsqu’il n’est pas accessible à des personnes autres que les administrations locales et les inspecteurs, une coopération transfrontalière informelle peut être envisagée
tant qu’elle n’est pas interdite par les législations respectives.
3.1.3.2 Déclaration de recrutement (préalable)
Une autre manière de connaître l’identité de l’employeur et de savoir si un contrat de travail existe est de consulter la déclaration de recrutement (préalable) imposée à l’employeur
afin d’informer officiellement l’administration du travail de la présence d’un nouvel employé au sein de la compagnie.
Tous les Etats membres participants requièrent ce genre de déclaration, soit avant le recrutement soit très peu de temps après celui-ci.
La banque de données indique le nom dans la langue d’origine, la manière dont la déclaration doit être notifiée (copie papier, site web, courrier électronique) et quelles sont les
autorités qui ont le droit d’accès aux données. Elle peut aussi indiquer la façon dont les inspecteurs étrangers peuvent recevoir l’information envoyée par l’administration locale.
3.1.3.3 Information écrite au sujet de la relation d’emploi et contrat de travail
L’exigence d’une information écrite au sujet de la relation d’emploi est une règle commune aux Etats membres.
Cette pratique respecte la Directive 91/533 du 14 octobre 1991 traitant de l’obligation de l’employeur à informer les employés au sujet des conditions applicables au contrat de
travail ou à la relation d’emploi. La Directive ne rend pas obligatoire l’existence d’un contrat de travail écrit entre les parties, mais impose bien à l’employeur de notifier ses employés
86
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
au sujet des principaux aspects du contrat ou de la relation d’emploi.
La banque de données reflète les objectifs de la Directive (à savoir informer l’employé au sujet des principaux éléments de la relation de travail) ainsi que sa mise en œuvre par
les Etats membres. En effet, pour chaque Etat membre, la banque de données décrit le soutien qu’offre l’information écrite (et le nom du document dans la langue d’origine). Il
peut s’agir soit d’un contrat de travail écrit ou d’un document alternatif (fiche de paye, par exemple). Les inspecteurs peuvent également trouver dans la banque de données les
catégories d’activités et les situations pour lesquelles un contrat de travail écrit est requis. Selon les données recueillies, cela est souvent le cas pour les contrats à durée déterminée,
le travail temporaire (par le biais d’une agence de travail intérimaire), pour les contrats d’apprentissage et pour les contrats d’emploi à temps partiel.
La banque de données reprend les informations qui doivent figurer sur le document écrit fourni et/ou signé par l’employé. Conformément à la Directive 91/553, elles se réfèrent
à : l’identité des parties ; le lieu de travail ; le titre, le grade, la nature ou la catégorie du travail pour lequel l’employé est engagé ; la date de début de la relation de travail ; en
cas de travail temporaire, la durée attendue de celui-ci ; les vacances annuelles payées auxquelles l’employé a droit ou les procédures pour la détermination de ces vacances ; la
durée des préavis à observer par l’employeur et l’employé ; le montant de base initial, les autres composantes de la rémunération et la fréquence du paiement de cette dernière ;
la durée habituelle de la journée ou de la semaine de travail pour l’employé.
La banque de données mentionne par ailleurs le statut du document, c’est-à-dire qu’elle indique par exemple si l’employé doit en posséder une copie ou non et quel est le type
de support utilisé pour fournir l’information (fiche de paye, contrat de travail, etc.)
3.1.3.4 Temps de travail et périodes de repos
La question du temps de travail et des périodes de repos, qui fait partie de la grande thématique de la santé et de la sécurité, est soumise à de fréquents contrôles de la part des
inspecteurs. Il est dès lors essentiel qu’ils puissent avoir accès à une information fiable au sujet des conditions de travail de l’employé.
La Directive 2003/88 du 4 novembre 2003 sur certains aspects relatifs à l’organisation du temps de travail a eu un impact certain sur la législation des Etats membres dans le
domaine du temps de travail et des périodes de repos. Rappelons-nous que la Directive fixe des normes minimales applicables dans tous les Etats membres au sujet des périodes
minimale de repos par jour, du repos hebdomadaire et du congé annuel, des pauses quotidiennes et du temps de travail maximal hebdomadaire ainsi que sur certains aspects du
travail de nuit, sur le travail par roulement d’équipes et sur les régimes de travail.
Elle explique que les législations nationales des Etats membres délivrent des documents comparables au sujet du temps de travail et des périodes de repos.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
87
Il est important que les inspecteurs du travail soient conscients de l’affinité existant entre les législations. Bon nombre d’Etats membres participants exigent que l’employeur
remplisse un document stipulant que la compagnie agit conformément aux règles en matière de temps de travail et de repos. La banque de données démontre que la nature du
document peut varier. Elle indique le nom du document dans la langue d’origine et en décrit le format et le contenu précis. Elle permet par ailleurs de savoir si le document est
obligatoire ou non et quelle est l’autorité chargée de le récupérer.
3.1.3.5 Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire
Connaître le(s) lieu(x) de travail d’une société est utile pour les inspecteurs de travail. Entre autres, cette information peut leur permettre de vérifier la nature du lien entre
l’employeur et l’employé, de définir le type d’activité entreprise (et donc de vérifier si des règles spécifiques en matière de santé et de sécurité devraient être appliquées), de
vérifier si la compagnie mène à bien des activités substantielles (ou s’il s’agit d’une société « boîte aux lettres ») ou de définir la législation applicable en cas de conflit de lois.
Il est frappant de noter que tous les Etats membres participants requièrent que les compagnies informent l’administration de l’emploi au sujet de la localisation de leurs lieux de
travail (même si cette exigence ne couvre pas tous les secteurs d’activités).
Les données recueillies indiquent le nom du document dans la langue d’origine ainsi que le type de document qui reprend la liste des sites de travail (un formulaire ad hoc, la fiche
de paye, la déclaration annuelle, …), le support utilisé (papier ou document électronique) et l’autorité chargée de sauvegarder ces données.
3.1.3.6 Fiche de paye
La fiche de paye est un document-clé pour les inspecteurs qui réalisent des contrôles, même si sa fiabilité peut quelquefois être mise en cause. Cela signifie qu’il s’agit là d’un
document qui s’ajoute à d’autres.
La fiche de paye peut être utile car elle contribue à déterminer l’existence d’un contrat de travail et l’identité du travailleur. Elle peut aussi servir de base à la comparaison entre le
salaire réel et le montant minimal qui devrait être payé. Elle peut contribuer à découvrir si d’autres règles nationales importantes (en particulier si celles-ci tombent dans le cadre
des aspects fondamentaux de la Directive 96/71) comme celles concernant le temps de travail, le congé annuel, les conventions collectives sont respectées.
Il n’existe pas de règle communautaire spécifique au sujet de la fiche de paye, sauf si l’on considère que l’information sur les éléments essentiels de la relation d’emploi que
l’employeur doit fournir à l’employé peut être reprise sur celle-ci (voir ci-dessus 3.3.3). Ce point est toutefois laissé à la discrétion des Etats membres.
88
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Malgré le manque de réglementation communautaire, presque tous les Etats membres imposent à l’employeur de fournir une fiche de paye.
Dans la plupart des cas, l’absence d’une fiche de paye signifiera soit que le travailleur soumis au contrôle n’est pas déclaré soit qu’il est réticent à fournir l’information. Il est
également utile de savoir quand les fiches de paye ne sont pas obligatoires (par exemple en Pologne).
La banque de données explique, pays par pays, quelle est l’information qui peut figurer sur la fiche de paye. Il s’agit là d’une information précieuse car le contenu et la fréquence
des paiements (mensuels ou toutes les deux semaines) par exemple varient selon les pays.
3.1.4 Documents de la sécurité sociale
Il existe un document vraiment comparable qui est en fait identique puisqu’il s’agit d’un formulaire défini dans le cadre du Règlement 883/2004. Il concerne les situations de
détachement transnational entre les Etats membres. Ce document « portable », appelé A1, établit l’affiliation à la sécurité sociale de l’Etat membre du lieu de travail habituel. Il
est donc fortement utilisé par les services d’inspection dans des cas transnationaux.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
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90
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
3.2 Absence de documents comparables
3.2.1 Permis de travail
Tous les Etats membres protègent leur marché de l’emploi face aux travailleurs migrants. Toutefois, conformément à la législation communautaire, l’accès au travail peut être rendu
conditionnel, sur autorisation, uniquement pour les citoyens de pays tiers et pour les ressortissants des nouveaux Etats membres de l’UE (actuellement la Roumanie et la Bulgarie),
mais pas pour les autres citoyens de l’UE et les membres de leur famille. Néanmoins, même pour les ressortissants de pays tiers, la législation communautaire offre aux Etats
membres un cadre incorporé dans un ensemble de Directives.
L’intérêt de la banque de données vient de ce qu’elle présente la variété des permis de travail (autorité responsable de la délivrance, nom, catégorie de personnes, période de
validité, type d’activité autorisée, etc.). Cette information devrait faciliter le travail des inspecteurs, en particulier lorsqu’ils sont confrontés à un ressortissant d’un pays tiers qui
réalise une activité transfrontalière sur leur territoire (par exemple, dans le cadre du détachement).
Tenant compte de la forte complexité des règles en matière de migration (en lien avec l’accès au travail), la banque de données méritera bien d’être renforcée sur ce point pour
donner une description plus complète des permis de travail.
3.2.2 Congé annuel
Afin d’assurer la mise en œuvre correcte de la Directive 2003/88, certains Etats membres ont établi un « registre de vacances » spécifique, mais, dans certains Etats membres, son
existence n’est pas évidente.
Pour les Etats membres qui requièrent ce type d’information, les données recueillies révèlent qu’il existe deux modèles : soit le registre est spécifique pour les périodes de congés
annuels soit cette information fait partie de celle reprise sur la fiche de paye. Le registre est tenu par l’employeur ou par l’organe public compétent. Habituellement, il est obligatoire.
La banque de données indique par ailleurs qui a un droit d’accès à l’information et quelles sont les règles à suivre.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
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3.2.3. Santé et sécurité sur le lieu de travail
La santé et la sécurité sur le lieu de travail constituent un domaine d’activité extrêmement sensible pour les inspecteurs du travail. L’ensemble de règles à respecter est complexe
et dense. La question de la santé et de la sécurité est liée à des aspects cruciaux puisqu’elle touche à l’intégrité et à la dignité du travailleur. Il est fondamentalement important que
les règles en matière de santé et de sécurité soient respectées. Ces règles sont habituellement considérées comme relevant de l’ordre public (ou il s’agit de règles obligatoires), ce
qui signifie qu’elles ne peuvent faire l’objet d’un abandon ou d’une modification par dispositions contractuelles entre les parties.
La politique dans ce domaine fait partie de la législation du travail la plus sophistiquée et la plus avancée de l’UE. Après la publication de la Directive-cadre 89/391 du 12 juin
1989 sur l’introduction des mesures visant à encourager l’amélioration de la santé et de la sécurité des employés sur le lieu de travail, un nombre considérable de Directives a été
introduit dans différents secteurs et pour différents types d’activités. De plus, conformément à la Directive 96/71 sur le détachement transnational, les règles en matière de santé
et de sécurité sont équivalentes à celles relatives aux travailleurs détachés quelle que soit la législation applicable à la relation d’emploi.
Il résulte de la présence active du droit de l’UE dans le domaine de la santé et de la sécurité que les exigences fondamentales sont essentiellement les mêmes pour tous les Etats
membres. Néanmoins, lors des contrôles, il est possible que les inspecteurs rencontrent deux types de difficultés :
a) la première est de comprendre les documents rédigés dans une langue étrangère qui sont supposés établir la compatibilité avec les règles en matière de santé et de
sécurité. La fiabilité des documents fournis peut également être incertaine.
b) Etant donné que la santé et la sécurité couvrent un domaine très large, de nombreux documents sont fournis par chacun des Etats membres. Il est très difficile d’en évaluer
le niveau de comparaison. La première version du questionnaire (édité pour la conférence intermédiaire de Madrid) reprenait de nombreuses sous-divisions : évaluation
des risques professionnels, preuve d’assurance, médecine d’entreprise, accidents du travail (voir ci-dessus 2.3). Les résultats n’étaient pas très convaincants et montraient
que le cadre choisi n’était pas familier pour la plupart des Etats membres. Les sous-divisions proposées avaient été considérées par les Etats membres participants comme
trop complexes et trop détaillées. La dernière version de la banque de données a donc été simplifiée même si elle ne reflète pas la réalité des réglementations nationales.
A l’avenir, il s’agit là de l’un des sujets pour lesquels les pays devront faire des efforts particuliers pour présenter une liste exhaustive des documents requis par leur propre
législation.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
3.2.4 Prestation de services
Le chapitre relatif à la prestation internationale de services n’a pas été considéré comme étant prioritaire dans ce rapport étant donné que la Directive 96/71 sur le détachement
transnational offre ses propres règles de coopération et d’échange de données (voir en particulier l’Article 4(1) : « Les États membres, conformément aux législations et/ou
pratiques nationales, désignent un ou plusieurs bureaux de liaison ou une ou plusieurs instances nationales compétente(s) ».
Néanmoins, s’agissant de l’activité quotidienne des inspecteurs du travail, il est pertinent de réunir des données au sujet des procédures administratives et du type de documents
et de procédures qu’une compagnie qui envoie des travailleurs à l’étranger doit remplir ou suivre. En effet, il existe certaines situations où il est nécessaire pour un inspecteur du
travail de vérifier si un travailleur est bel et bien détaché vers un autre Etat membre. L’un des intérêts de la banque de données par ailleurs est de démontrer que certains Etats
membres participants n’offrent aucune procédure spécifique pour les employés détachés.
3.2.5 Documents de la sécurité sociale
Il peut être intéressant pour les inspecteurs de vérifier si des cotisations sociales sont dues dans un autre Etat membre et si elles ont été effectivement payées. Par exemple, l’accès
à ce type d’information peut être une preuve de ce qu’un employé est déclaré, qu’il est employé dans l’Etat membre où il est déclaré et/ou que la législation applicable est celle
de ce pays.
La fiche de paye (voir ci-dessus 3.3.7) peut être utilisée pour établir que l’employé est assuré dans le pays où l’employeur est établi. Elle ne constitue toutefois pas une preuve du
paiement réel des cotisations. En outre, le paiement de cotisations dans un Etat membre n’exclut pas que le paiement ait pu être effectué par erreur si, conformément aux règles
de conflit de lois, une autre législation est en fait applicable.
Dans le domaine de la sécurité sociale, les données recueillies ne montrent pas – mais n’excluent pas non plus – l’existence de documents comparables. Cela ne signifie pas que de
tels documents puissent ne pas exister et qu’ils ne sont pas uniformément requis étant donné que la question de la contribution à la sécurité sociale est une question clé pour des
pays qui doivent assurer leur paiement réel. A l’avenir, il pourrait être nécessaire d’identifier de manière plus précise les documents qui démontrent que l’employeur est soumis
aux contributions à la sécurité sociale.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
93
4. La banque de données sur les documents et les procédures en lien avec l’inspection
4.1. Schéma général (EM limités)
Sur la base du premier questionnaire, un tableau Excel a été établi (première production) qui reproduit des informations très détaillées sur bon nombre de questions liées à
l’inspection en général, parmi lesquelles le bien-être au travail et, aussi, certains documents nécessaires pour établir la violation du droit pénal.
Même si le premier résultat, après le séminaire de Madrid des 3 et 4 novembre 2010, a été considéré comme trop complexe, il a donné aux participants le sentiment que cette
entreprise était trop ambitieuse à réaliser dans le cadre du projet en cours, tenant compte de la complexité, de la portée et de la multitude des informations déjà recueillies. De
plus, le but final du produit, à savoir l’établissement de normes d’inspection communes, dépendait de facteurs ne faisant pas partie de la portée du projet et qui n’ont pas pu être
pris en compte.
Cette évaluation a néanmoins le mérite d’offrir un aperçu général des documents existants dans le cadre des inspections au quotidien dans 5 Etats membres et met en exergue la
complexité des activités d’inspection dans la lutte contre le travail non déclaré et, de là, le besoin d’une diffusion et d’un partage de l’information entre les EM. En même temps,
elle a clairement montré que les documents et les procédures utilisés dans les différents EM présentent de nombreuses similitudes ce qui ouvre la voie à diverses possibilités de
coopération.
Elle justifie par ailleurs l’idée que ce travail devrait être poursuivi afin de créer un catalogue européen détaillé.
De ce fait, nous reprenons cette première version au tableau de l’Annexe 1.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
4.2. Schéma spécifique (catalogue de travail)
4.2.1 Classification du contenu
Une deuxième version du tableau Excel a alors été établie pour prendre en compte les différents commentaires exprimés par les participants lors du séminaire de Madrid en
novembre 2010.
Le catalogue résumera la subdivision établie sous le chapitre 3 du présent rapport entre documents comparables et non comparables. Toutefois, dans le cadre du soutien nécessaire
au réseau, une application conviviale est développée dans laquelle les documents sont repris dans des sous-divisions : identiques, comparables et documents isolés utiles aux
activités d’inspection.
Nous obtenons ainsi le schéma suivant (voir annexe 2):
I
Documents identiques
1. Document de la sécurité sociale: document « portable », appelé A1.
1. Identification du travailleur
2. Enregistrement des compagnies et des entreprises
3. Document du droit du travail
II
a. Registre du personnel ou document équivalent
b. Déclaration de recrutement (préalable)
c. Information écrite au sujet de la relation d’emploi ou du contrat de travail
Documents et procédures comparables
i. Temps de travail et périodes de repos
ii. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire
iii. Fiche de paye
III
Documents et procédures isolés utiles portant
sur des aspects liés au droit du travail et à la
législation en matière de sécurité sociale
1. Congé annuel
2. Document permettant de savoir si les cotisations ont été payées
3. Autres documents pertinents de la sécurité sociale qui sont disponibles
4. Autres documents pertinents relatifs à l’emploi qui sont disponibles
5. Santé et sécurité sur le lieu de travail
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
95
4.2.2 Le potentiel du catalogue
Pour tous les documents repris ci-dessus, le catalogue offre l’information suivante :
a) Le nom du document dans la langue d’origine, ce qui permet d’identifier clairement le document concerné.
b) Une description du contenu du document : ceci concerne la structure du document et le support utilisé (papier, format électronique).
c) L’utilisation du document, en précisant qu’un usage spécifique relève de la législation en matière de sécurité sociale ou du droit au travail. Cependant, l’information se centre
fondamentalement sur le but du document ou identifie le potentiel qu’il offre dans le cadre du contrôle de la législation en matière de sécurité sociale ou du droit du travail.
d) Le statut du document indique si le fait de le détenir résulte ou non d’une obligation légale.
e) Accessibilité de l’information : le document est-il ou non accessible au public ? S’il est accessible via un site web, adresse de l’hyperlien pour accéder directement à
l’information souhaitée.
f) Le cas échéant, lorsque l’information est disponible, une image représentant le modèle du document concerné.
g) Finalement, un bref commentaire sur le document comme par exemple l’usage plus large à d’autres fins.
Ainsi, même si le réseau ne devait pas être activé, le catalogue offre très clairement des informations utiles pour les inspecteurs qui réalisent sur leur territoire des enquêtes
comportant des éléments internationaux.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
5. Lien avec la plateforme électronique « who’s who »
5.1 Philosophie
La première difficulté qui surgit dans le contexte de la coopération sur le plan européen dans le domaine du travail non déclaré concerne l’identification de la personne ou du
département concerné qui détient l’information nécessaire. La Convention N°81 de l’Organisation Internationale du Travail ne prévoit pour les Etats membres qu’une obligation à
établir un système d’inspection.
Au-delà de cette exigence générale, chaque état membre peut librement déterminer ses propres règles d’organisation ou ses services d’inspection et les facultés dont ils disposent.
Différents raisonnements sont à la base des modèles d’organisation de l’inspection mis en œuvre par les Etats membres : parfois, ce sont des éléments historiques ou juridiques qui
interviennent et il a parfois fallu aussi prendre en compte le système d’aide sociale et le marché du travail qui sont d’ailleurs souvent associés.
Il est dès lors impossible de présenter un panorama complet des services d’inspection établis dans les vingt-sept Etats membres et d’en indiquer les pouvoirs respectifs. Par ailleurs,
la première vague de consolidation du réseau devrait débuter par une application Web, un « Who’s who », permettant à chaque partenaire d’identifier d’un simple « clic » son
contact et le domaine de compétence de celui-ci au sein du réseau sur le travail non déclaré
Une fois la première phase de consolidation réalisée, les parties prenantes de ce même réseau seront à même d’échanger des informations, de partager au sujet des meilleures
pratiques de lutte contre le travail non déclaré, de préparer des exposés et de poser des questions sur l’opportunité du contrôle.
En cas de contrôle sur le territoire d’un Etat membre au sujet d’une situation comportant des éléments extraterritoriaux (emploi de travailleurs d’un autre état), l’inspecteur, face à
des documents étrangers, peut poser des questions directement à son point de contact à l’étranger en utilisant le catalogue comportant des documents comparables des différents
Etats membres (utilisation en termes opérationnels du réseau) : en cliquant, tout simplement, un inspecteur belge peut s’adresser directement à la personne appropriée en Espagne
(point de contact), lui demander de lui indiquer comment obtenir l’information nécessaire pour compléter son enquête et trouver, grâce au catalogue, l’information disponible en
Espagne qui pourrait l’aider.
Le catalogue sera intégré au sein du réseau en tant qu’outil (dans une application conviviale). Il comprendra plusieurs sous-catégories et donnera accès à l’information sur les
documents et les procédures disponibles.
La langue du réseau (et du catalogue qui y est intégré) est l’anglais bien que les participants puissent décider d’utiliser une autre langue dans le cadre d’un échange.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
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5.2 Présentation du Réseau et mode d’emploi
Afin que les partenaires puissent se rendre compte des avantages réels dont ils peuvent bénéficier en utilisant le réseau et le catalogue qui y sera intégré, une présentation en
direct leur sera faite lors de la conférence qui se tiendra à Bruges les 17 et 18 février 2011.
Sur la base du scénario d’une inspection réalisée sur un lieu de travail situé en Belgique par des inspecteurs belges confrontés à des documents étrangers, un inspecteur belge se
connectera au réseau et joindra son point de contact dans un autre Etat membre et conversera avec ce dernier grâce à l’option de « Chat » (conversation). Il posera ses questions
à ce collège en utilisant le catalogue pour orienter sa demande d’information (le catalogue donne un aperçu de l’information qui pourrait être obtenue dans le pays d’origine de
l’employeur et/ou de l’employé). Le cas échéant, l’inspecteur belge peut scanner et transmettre le document dépersonnalisé à titre d’illustration. Le point de contact de l’autre Etat
orientera son collègue belge et, si possible, lui donnera des indications pour obtenir l’information nécessaire dans le cadre de son enquête. S’il convient de consulter des institutions
autres, il renverra l’inspecteur belge vers celles-ci et il envisagera même éventuellement d’ouvrir sa propre enquête. Le contact ainsi établi peut, le cas échéant, être élargi « sur
place » à d’autres contacts. Le système devrait offrir des caractéristiques de type « conférence » comme une salle de discussion (« chat room »). Ces contacts multilatéraux devraient
être utiles pour les montages frauduleux transfrontaliers complexes.
Les différentes étapes à suivre sont assez simples.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
5.2.1. Pour se connecter à la plateforme
Etant donné qu’il s’agit d’un réseau sûr, l’inspecteur qui souhaite se connecter
doit introduire son nom d’utilisateur et son mot de passe; il peut alors entrer dans
l’environnement de la plateforme et utiliser ses différentes caractéristiques.
5.2.2. Contacter un homologue à l’étranger par la fonction
de bavardage en ligne (« chat »)
La deuxième étape consiste en l’identification d’un point de contact dans un autre Etat
membre; ces données sont initialement fournies à chacun des participants du réseau.
Il est ensuite possible d’entamer une conversation avec le ou les collègue(s) ainsi
sélectionné(s).
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
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5.2.3. Utiliser le module de comparaison pour faciliter la communication : trouver le document correspondant dans un autre EM
Outre la possibilité pour l’utilisateur d’identifier un correspondant nommé ou ajouté, le réseau permettra une comparaison côte à côte des documents et des procédures disponibles
dans les pays partenaires. Grâce à une banque de données d’usage facile, avec un système de pointeur et de clic, l’utilisateur peut identifier le domaine qui l’intéresse (entre
autres, identification du travailleur ou d’une société, documentation au sujet des dispositions en matière d’emploi ou de sécurité sociale, etc.) et le pays concerné afin d’obtenir des
explications au sujet du statut, de l’accessibilité et du contenu du document étranger. Il pourra également obtenir une représentation visuelle de ce dernier.
100
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
6. Conclusion
Le rapport démontre que bon nombre de documents et de procédures essentiels et nécessaires pour réaliser une inspection sont comparables entre les Etats membres, ce qui veut
dire que même s’ils ne portent pas le même nom, n’ont pas exactement le même contenu ou la même portée, ils servent à la même chose dans le contexte d’une inspection. Nous
faisons ici référence à un système d’identification des travailleurs et des compagnies et aux éléments de la relation d’emploi (déclaration de recrutement préalable, information
au sujet de la relation d’emploi, registre du personnel, temps de travail et périodes de repos, fiche de paye, lieux de travail).
Cet exercice connaît néanmoins certaines limitations. Le rapport n’a pas pu établir la comparabilité des documents dans d’autres domaines, soit parce que les Etats membres ont
des pratiques différentes soit parce que les données fournies par les Etats membres n’étaient pas suffisamment précises pour vérifier la comparabilité.
D’autre part, il existe d’autres documents et procédures détaillés et même des documents et des procédures isolés qui peuvent apporter des informations supplémentaires utiles
dans le cadre d’une inspection.
Nous disposons déjà de suffisamment d’éléments pour confirmer la pertinence d’un catalogue qui sera utilisé au quotidien par les inspecteurs pour les situations internationales et
pour lutter contre le travail non déclaré.
Le catalogue sera disponible sous la forme d’une banque de données électronique (tableau Excel) avec une application conviviale facilitant l’extraction de l’information, ce qui en
favorisera l’utilisation.
Un second élément positif vient de l’application du catalogue en tant que soutien à la plateforme électronique “Who’s who”. Le catalogue intervient en tant que facilitateur et
dictionnaire en familiarisant les participants du réseau aux différents concepts utilisés dans les Etats membres, ce qui donne lieu à une compréhension commune et mutuelle des
procédures d’inspection.
Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
101
Le catalogue est un travail en cours ; la prochaine étape devrait comprendre les actions suivantes :
a) Préciser les documents requis pour certaines situations complexes (comme pour la santé et la sécurité);
b) Demander aux Etats membres des informations plus détaillées sur les documents requis par le biais d’un questionnaire plus précis et mieux développé afin d’avoir des
précisions sur ce qui est ou non comparable, ce qui est ou non utilisable ;
c) Afin de renforcer les effets utiles du catalogue, entreprendre une enquête sur la question de l’accessibilité et sur l’usage des données transfrontalières. En effet, comme le
souligne le rapport, certains documents sont réservés au personnel autorisé ou, lorsqu’ils sont accessibles aux inspecteurs situés dans un autre Etat membre, il est possible
que la législation de cet Etat ne permette pas à un inspecteur de les demander ou bien les documents n’ont aucune valeur juridique. Avant d’envisager une action au
niveau de l’UE (par des instruments contraignants ou non), il est important de mieux connaître les règlements internes des Etats membres ;
d) Définir les actions spécifiques à entreprendre pour des sujets clés pour lesquels des documents comparables n’ont pas été clairement identifiés. Ces actions spécifiques
pourraient revêtir diverses formes d’actions non contraignantes (politiques de coopération, échanges de bonnes pratiques, promotion d’accord bilatéraux/ multilatéraux,…)
ou d’instruments contraignants.
e) Elargir la collecte de données à tous les Etats membres afin de pouvoir fournir un catalogue européen détaillé sur les procédures et les documents utilisés dans le cadre
d’enquêtes dans le domaine du travail non déclaré par les services d’inspection compétents.
f) Comme le catalogue constitue une base permettant d’explorer les pratiques d’inspection éventuellement communes, identifier et répertorier ces dernières et, le cas
échéant, exploiter les meilleures pratiques.
g) Finalement, examiner l’opportunité de créer et d’adopter des règles de prestations minimales de services, contraignantes et non contraignantes, pour les activités
d’inspection transnationales.
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe
Avec le soutien de l’Union européenne
La présente publication bénéficie du soutien du programme de l’UE pour l’emploi et la solidarité sociale
— Progress (2007-2013).
Ce programme est administré par la Direction générale Emploi, Affaires sociales et Egalité des Chances
de la Commission européenne. Il a été créé pour soutenir financièrement la réalisation des objectifs
de l’Union européenne dans le domaine de l’emploi et des affaires sociales, tels que définis dans l’Agenda
social, et pour contribuer de la sorte à l’obtention des résultats attendus dans le cadre de la Stratégie
de Lisbonne.
Ce Programme d’une durée de 7 ans s’adresse aux parties prenantes susceptibles de contribuer
au développement d’une législation et d’une politique adéquates et efficaces en matière d’emploi et
de législation sociale, dans les 27 Etats membres de l’UE, dans les pays de l’AELE/EEE et dans les pays
candidats et pré-candidats à l’adhésion.
PROGRESS doit renforcer la contribution de l’UE en matière de soutien apporté aux engagements des Etats
membres. Pour ce faire, PROGRESS réalise ce qui suit :
• livrer des analyses et des orientations politiques relativement aux domaines politiques de PROGRESS;
• effectuer des contrôles et un rapportage concernant la mise en œuvre de la législation et la politique
européennes dans les domaines politiques de PROGRESS;
• promouvoir, entre les Etats membres, le transfert des bonnes politiques, l’apprentissage et le soutien
mutuels en ce qui concerne les objectifs et priorités de l’UE et;
• relayer les positions des parties prenantes et de la société dans son ensemble.
Vous trouverez de plus amples informations sur http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=327&langId=fr
Les informations décrites dans cette publication ne reflètent pas nécessairement la position ou l’opinion
de la Commission Européenne.
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Boulevard du Jardin Botanique 50, boîte 100
1000 Bruxelles
Editeur responsable Tom Auwers
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Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

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