1. Vor dem Eintrittstermin - Technische Universität Darmstadt

 CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE
Einführung neuer Mitarbeiter/innen
Diese Checkliste gibt Hinweise für die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, für die ersten Tage nach dem
Eintritt in die TU Darmstadt sowie zu Einarbeitungsgesprächen. Die dort aufgeführten Punkte sind als
Anregungen zu verstehen, das heißt, dass diese sicherlich mehr oder weniger relevant für den
individuellen Einarbeitungsfall sind. Der Vollständigkeit halber haben wir auch augenscheinlich
selbstverständliche Aspekte mit aufgeführt. Wichtig ist:
-
Sich ausreichend Zeit für die Einführung des/der neuen Mitarbeiters/in zu nehmen,
um ihn/ sie so möglichst gut in die TU Darmstadt zu integrieren.
-
Ein/e konkrete/n Ansprechpartner/in für den/die neue/n Mitarbeiter/in in Form eines/einer Paten/in
zu benennen, der/die besonders in der ersten Zeit auf kurzem Wege helfen kann.
-
In bestimmten Abständen Einarbeitungsgespräche mit dem/der neuen Mitarbeiter/in zu führen.
(Gesprächsleitfaden: https://www.intern.tudarmstadt.de/media/dez_vii/personalentwicklung_daten/neue_beschaeftigte_einfuehren/leitfadengespraechsfuehrung.pdf)
-
Einige Punkte lassen sich an den Paten/ die Patin delegieren; die Einarbeitungsgespräche sollten Sie
als Führungskraft aber selbst führen.
1. Vor dem Eintrittstermin
1.1. Organisatorischer Bereich
1.1.1. Unterlagen für das Personaldezernat
 Personalbogen
Bitte senden Sie diesen möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat.
Personalbogen: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp
 Arbeitsvertrag fristgerecht
Ggf. unterschriebenen Arbeitsvertrag zurück an das Personaldezernat senden.
 Aktuelle Stellen-/
Tätigkeitsbeschreibung
Bitte senden Sie diese möglichst mit dem Einstellungsantrag an das Personaldezernat.
1.1.2. Ansprechpartner/innen
 Pate/Patin an Einstellung der/des neue/n Mitarbeiter/in erinnern
 Mitarbeiter/in informieren, beim wem er/sie sich am ersten Arbeitstag melden soll
 Pate/Patin vorstellen
1.1.3. Infrastruktur
 Verkehrsanbindungen
RMV, DB: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/nachhaltigkeit_2/unterwegs/oepnv/einleitung_opnv.de.jsp
 Mobilitätsmanagement: Jobticket, Parkmöglichkeiten, Mitfahrbörse etc.
Parken: http://www.intern.tu-darmstadt.de/mobilitaetsmanagement/index.de.jsp
 Lageplan: http://www.tu-darmstadt.de/universitaet/orientierung/lageplaene/index.de.jsp
 Hotel-/Wohnungssuche
Willkommen und Wohnen: http://www.intern.tu-darmstadt.de/wohnengaestehaeuser/index.de.jsp
Stand: 07.01.2016
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Einführung neuer Mitarbeiter/innen
1.1.4. Arbeitsplatz vorbereiten
 Schreibtisch funktionsfähig vorbereiten
 Stuhl (zusätzlichen Stuhl/Tisch je nach Funktion) zur Verfügung stellen
 Lichtverhältnisse prüfen
 Schreibtischlampe zur Verfügung stellen
 Sonnenschutz prüfen
Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_v/stoermeldung_notruf/stoermeldung_1/stoermeldung_verschickt.de.jsp
 Heizung, Fenster, Schloss prüfen
Bei Problemen Dez V - F Technischer betrieb und Energiemanagement: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_v/stoermeldung_notruf/stoermeldung_1/stoermeldung_verschickt.de.jsp.
 Schlüssel für das Büro zur Verfügung stellen
Dez. IV: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/d4_formulare/formulare_2.de.jsp
 Mülleimer + Mülltüte prüfen
 PC funktionsbereit zur Verfügung stellen
(fachspezifische Programme installiert + Lizenzen vorhanden, Internetzugang funktionsfähig, Benutzer Account
eingerichtet: Benutzername und Passwort notiert; funktionierender Monitor/ Drucker/ Scanner/ Maus/ Tastatur/
USB- Stick/ etc. zur Verfügung stellen)
Hinweis: Die TU ID wird nach Aufnahme des/der neuen Mitarbeiters/Mitarbeiterin automatisch vergeben. Dem
Mitarbeiter/ der Mitarbeiterin wird nach Vergabe der ID, die TU ID und das Passwort per Schreiben zugesendet.
HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/id/tuid/index.de.jsp
 Antrag für einen Bildschirmarbeitsplatz an Personaldezernat stellen (bei Bedarf)
Dez. VII: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp
 E-Mail Account einrichten lassen (Test- Mail schreiben, intern sowie extern)
HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/mail/e_mail/index.de.jsp
 Zugang zu Corporate Design / Formulare
Kommunikation und Medien: http://www.tu-darmstadt.de/kommunikation_und_medien/corporate_design_1/index.de.jsp
 Telefon funktionsgerecht zur Verfügung stellen (Name im Telefonverzeichnis & Informationssystem der
TU), Durchwahl prüfen
HRZ: http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/index.de.jsp
 Büromaterialien zur Verfügung stellen
(z.B. Bleistifte, Büroklammern, Kalender, Klammeraffe, Kulis, Lineal, Locher, Marker, Notizblock, Ordner, Papier,
Post- It, CD-/ DVD-Rohlinge, Schere, Stifte, Spitzer, Tacker, Tesa, Tipp- Ex etc. + spezielle Stempel)
 Türschild anfertigen (bei Bedarf)
Türschild: http://www.intern.tudarmstadt.de/dez_iv/immobilienvertraege_und_flaechenmanagement/beschilderungen_1/beschilderungen.de.jsp
 Visitenkarten anfertigen (bei Bedarf)
Visitenkarten: http://www.tu-darmstadt.de/kommunikation_und_medien/corporate_design_1/schriften_und_vorlagen/index.de.jsp
Stand: 07.01.2016
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1.1.5. Kolleginnen und Kollegen vorbereiten
 Neuen Mitarbeiter/Neue Mitarbeiterin ankündigen
o Name
o Aufgabenbereich
o auf Mithilfe der Kolleg(inn)en aufmerksam machen
o Eintrittsdatum mitteilen
o Arbeitsplatz und Telefonnummer bekannt geben
 Gespräche zur Vorstellung des/ der neuen Mitarbeiters/ Mitarbeiterin in der jeweiligen
Abteilung anmelden und ggf. Termine absprechen
1.2. Fachlicher Bereich
 Einarbeitungsplan erstellen und Kollegen/innen informieren
 Erläuterung des Fachgebiets der Abteilung (Schwerpunkte)
 Schulungsplan erstellen (bei Bedarf)
 Organigramm der Abteilung erläutern
 Funktionen erläutern/Arbeitsbereich eingrenzen ggf. Tätigkeitsbeschreibung aushändigen
 Überblick über die bereichsinternen Abläufe geben
Stand: 07.01.2016
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Einführung neuer Mitarbeiter/innen
2. An dem Eintrittstermin
Arbeitsvertrag spätestens am Eintrittstermin mit Tätigkeitsbeschreibung aushändigen
Arbeitsvertrag unterzeichnen lassen und die für die Personalunterlagen bestimmte Ausfertigung an das Personaldezernat zurücksenden
2.1. Rundgang durch die Organisation
 Räumlichkeiten, Abteilungen, Sanitäranlagen kennenlernen
 Vorgesetzte, Kollegen/innen (besonders Kollege/ Kollegin, der/die die Einarbeitung übernimmt
bzw. weitere Ansprechpartner), Büroleitung, Personalleiter/in, Personalrat,
Gleichstellungsbeauftragte/r, Schwerbehindertenvertretung, Ansprechpartner aus
Personaldezernat für Abrechnungsfragen und personalrechtliche Fragen (beispielsweise zum
Arbeitsverhältnis) vorstellen
 Standorte und Bedienung von Fax, Kopierer, sonstigen Geräten zeigen
 Über Sicherheitshinweise (Verbandskasten, Feuerlöscher, Fluchtwege, Alarmanlage, Erste Hilfe Beauftragter
und der Unfallverhütung allgemein) informieren
2.2. Klärung von Rahmenbedingungen
Dez. VII: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/d7_formular/index.de.jsp
(Es empfiehlt sich, die nachfolgenden Informationen auf mehrere Tage zu verteilen)
 Über Arbeitszeiten, Pausen, Arbeitszeiterfassung informieren
Arbeitszeit: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/arbeitszeit.de.jsp
 Über Krankmeldungen und Vertretungsplan informieren
Krankheit: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/arbeitsunfhigkeit.de.jsp
 Über Unfallschutz von und zur sowie während der Arbeit informieren
 Erholungsurlaub
Urlaub: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/index~5.de.jsp#text__opt__m__bild_
 Dienstfahrzeug (falls im Einzelfall notwendig) zur Verfügung stellen
Dienstfahrzeug: http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_iv/nachhaltigkeit_2/unterwegs/auto/dienstfahrzeuge/dienstfahrzeuge.de.jsp
 Über Datenschutz und Schweigepflicht aufklären
 Abläufe der Informationsweitergabe erläutern
Organigramm
 feststehende Termine wie z.B. regelmäßige Besprechungen bekanntgeben
 Über zentrale Stellen informieren
(z.B. Vervielfältigungsstelle, Zentrale Poststelle (karo5 -3228), ggf. externer Kurierdienst, Presse- und
Informationsstelle (Referat Kommunikation, karo5))
 Hinweise auf Fortbildungen für Mitarbeiter/ innen geben
http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/pe/pe_weiterbildung/index.de.jsp
 Über Hochschulsport informieren
Stand: 07.01.2016
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CHECKLISTE FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE
Einführung neuer Mitarbeiter/innen
http://www.usz.tu-darmstadt.de
 Über Kinderbetreuung informieren
https://www.intern.tu-darmstadt.de/servicestellefamilie/kinderbetreuung/index.de.jsp
 Über Nebentätigkeiten aufklären
http://www.intern.tu-darmstadt.de/dez_vii/infosaz_1/nebenttigkeiten.de.jsp
 Über Beratungsstellen informieren
https://www.intern.tu-darmstadt.de/servicestellefamilie/beratungundservice/index.de.jsp
 Telefonservice erklären
Vermittlung -1601
http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/index.de.jsp
 Über Umgang mit dienstlichen und privaten Telefonaten informieren
http://www.hrz.tu-darmstadt.de/persoenlicher_arbeitsplatz/telefon/sprachdienste/neuregelung_privatgespraeche/index.de.jsp
 Über HRZ Telefonverzeichnis informieren
https://www.idm.tu-darmstadt.de/dwi/search.tel.index.vtlr
 Über Bibliotheks-Ausweis informieren
http://www.ulb.tu-darmstadt.de/service/bibliotheksausweis_1/index.de.jsp
 Über Mensen informieren
http://www.studentenwerkdarmstadt.de/index.php/de/essen-und-trinken/mensen-und-bistros
2.3. Einarbeitung am Arbeitsplatz
 Hilfsmittel (Bücher, Online-Material zum Einlesen) zur Einarbeitung zur Verfügung stellen (wenn
vorhanden)
 Über Teilnahme an Orientierungsveranstaltung informieren (wenn vorhanden)
 Möglichkeiten zur selbständigen Informationssuche anbieten
 Möglichkeiten zum Informationsaustausch, z.B. auch mit anderen neuen Mitarbeitern/innen
anbieten
 Möglichkeiten der Autonomie (z.B. selbständige Anordnung von Arbeitsschritten etc.) in der Gestaltung
der Arbeit aufzeigen
 Hinweis auf die Seite des Sekretariatsnetzes (Informationen zu Verwaltungsprozessen)
http://www.sekretarianet.tu-darmstadt.de/
3. Einführungsgespräche
(1) Orientierungsgespräch
nach spätestens 4 Wochen
(2) Feedbackgespräch
nach spätestens 2 Monaten
(3) Abschlussgespräch
3 Wochen vor Ablauf der Probezeit*
* Wenn die Probezeit kürzer als 6 Monate ist, fallen Feedback- und Abschlussgespräch zusammen.
Stand: 07.01.2016
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