Ausschreibung - Tirol Werbung

Ausschreibung
eines Dienstleistungsauftrages im Verhandlungsverfahren mit vorheriger
Bekanntmachung über die unterstützende Betreuung der operativen
Marketingaktivitäten der Tirol Werbung GmbH am Markt Belgien.
www.tirol.at
AUSSCHREIBUNG
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Teil A
Verfahrensbestimmungen
1.
Allgemeines
1.1.
Ausschreibungsunterlagen
Die Ausschreibungsunterlagen bestehen aus:
1.2.
•
Teil A: Verfahrensbestimmungen
•
Teil B: Hintergrund der Auftraggeberin
•
Teil C: Leistungsbeschreibung
•
Teil D: Vertragsbestimmungen
•
Teil E: Formblatt Leistungsverzeichnis
•
Teil F: Eignungsanforderungen an den Auftragnehmer
Auftraggeberin
Tirol Werbung GmbH
Maria-Theresien-Straße 55
6020 Innsbruck
1.3.
Kontaktstelle und Auskunftsersuchen
Tirol Werbung GmbH
Maria-Theresien-Straße 55
6020 Innsbruck
Internet:
Unterlagen:
Kontaktperson:
Telefon:
www.tirol.at
www.tirolwerbung.at
http://www.tirolwerbung.at/unternehmen/ausschreibungen/
Mag. Nicole Pfeifer
+43.512.5320-664
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Fax:
Email:
+43.512.5320-92664
[email protected]
Auskunftsersuchen sind vorzugsweise in deutscher Sprache und schriftlich an diese Kontaktstelle zu
richten. Bei telefonischen Anfragen werden keine Auskünfte erteilt. Zur Gewährleistung der
Gleichbehandlung sämtlicher Bieter wird die Auftraggeberin die Auskünfte unter Bedachtnahme auf die
Bestimmungen des Datenschutzes und unter Wahrung allfälliger Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse
sämtlichen Bietern zukommen lassen.
1.4.
Art des Vergabeverfahrens
Die Vergabe erfolgt nach den auf diese Ausschreibung anwendbaren Bestimmungen des
Bundesvergabegesetzes (BVergG) 2006, den dazu ergangenen Verordnungen und dem Tiroler
Vergabenachprüfungsgesetz 2006 in einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung im
Oberschwellenbereich. Zur Vergabe gelangt ein Dienstleistungsauftrag über die Betreuung der
operativen Marketingaktivitäten der Tirol Werbung GmbH (im Folgenden: Auftraggeberin) am Markt
Belgien. Diese Betreuungstätigkeit erfordert geistige Dienstleistungen. Um die Vergleichbarkeit der
einlangenden Angebote zu gewährleisten und um eine Bewertbarkeit anhand der in den
Ausschreibungsunterlagen genannten Zuschlagskriterien zu ermöglichen, sind Verhandlungen zwischen
Auftraggeberin und Bieter nötig.
Zur Vergabe gelangt ein Dienstleistungsauftrag über einen geschätzten Gesamtauftragswert von EUR
1.000.000 auf 4 Jahre, wobei mit dem Bestbieter eine Vereinbarung auf unbestimmte Dauer abgeschlossen
wird. Der Vertrag kann unter Einhaltung einer sechsmonatigen Kündigungsfrist jederzeit beendet
werden.
Die von der Vereinbarung erfassten Leistungen sind im Teil C der Ausschreibungsunterlagen
beschrieben. Die Veröffentlichung der Ausschreibung im Amtsblatt der Europäischen Union erfolgte am
09.08.2016 Weiters wurde die Vergabe am 17.08.2016 im Boten für Tirol veröffentlicht und auf der
Homepage der Auftraggeberin unter http://www.tirolwerbung.at/unternehmen/ausschreibungen/ bekannt
gemacht.
1.5.
Vertraulichkeit der Ausschreibungsunterlagen
Sämtliche Unterlagen der Auftraggeberin, im Besonderen die Ausschreibungsunterlagen sowie deren Anlagen,
sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte mit Ausnahme von Beratern oder
Subunternehmern ist nicht erlaubt. Falls Unterlagen an Berater oder Subunternehmer weitergegeben werden,
so sind diese auf die Vertraulichkeit hinzuweisen.
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1.6.
Sprache
Verfahrenssprache ist Deutsch. Für sämtliche Informationsübermittlungen (Anfragen zu
Ausschreibungsunterlagen, Angebot samt Beilagen, etc.) und für die gesamte Vertragsabwicklung ist die
deutsche Sprache zu verwenden.
1.7.
Arbeits-, Bewerber- und Bietergemeinschaften
Arbeits-, Bewerber- und Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen.
1.8.
Subunternehmer
Nach § 2 Ziffer 33 a BVergG 2006 ist ein „….Subunternehmer ein Unternehmer, der Teile des an den
Auftragnehmer erteilten Auftrages ausführt. Die bloße Lieferung von handelsüblichen Waren oder
Bestandteilen, die zur Erbringung einer Leistung erforderlich sind, ist keine Subunternehmerleistung.“
Die Weitergabe des gesamten Auftrages an Subunternehmer ist nicht gestattet. Benötigt der
Auftragnehmer Subunternehmerleistungen wie z. B. Druck, Fotografie, o.ä., so sind dafür jeweils durch
den Auftragnehmer Angebote einzuholen. Hierfür ist zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer die
Vereinbarung folgender Wertgrenzen (jeweils exkl. USt.) vorgesehen:
geschätzte Kosten
≤ EUR 300,es ist ein Angebot
einzuholen
geschätzte Kosten
EUR 301,- bis EUR 999,es sind zwei Angebote
einzuholen
geschätzte Kosten
≥ EUR 1.000,es sind drei Angebote
einzuholen
Die Auswahl des jeweils geeignetsten und günstigsten Dienstleisters erfolgt durch die Auftraggeberin.
Im Sinne der neugefassten Bestimmung des § 83 Abs. 2 BVergG 2006 ist der Bieter dazu verpflichtet,
bereits im Angebot alle für die Abwicklung des Auftrages vorgesehenen Subunternehmer zu benennen
und deren Leistungsteil anzugeben.
Nach Zuschlagserteilung hat der Auftragnehmer jeden beabsichtigten Wechsel eines Subunternehmers
oder jede beabsichtigte Hinzuziehung eines nicht im Angebot bekannt gegebenen Subunternehmers der
Auftraggeberin schriftlich und unter Anschluss aller zur Prüfung der Eignung des betreffenden
Subunternehmers erforderlichen Nachweise mitzuteilen. Der Einsatz dieser Subunternehmer bei der
Leistungserbringung darf nur nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin erfolgen. Die
Zustimmung der Auftraggeberin ist, ebenso wie eine allfällige Ablehnung, unverzüglich mitzuteilen und
darf nur aus sachlichen Gründen verweigert werden.
Die Zustimmung der Auftraggeberin gilt als erteilt, sofern die Auftraggeberin den Subunternehmer nicht
binnen drei Wochen nach Einlangen der Mitteilung gemäß dem ersten Satz abgelehnt hat. Sind der
Mitteilung gemäß dem ersten Satz die erforderlichen Unterlagen nicht vollständig angeschlossen, so hat
die Auftraggeberin dies dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen und ihn zur Vorlage der
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ausständigen Unterlagen aufzufordern. Diese Aufforderung hemmt den Fortlauf der Frist gemäß dem
vierten Satz bis zur vollständigen Vorlage der erforderlichen Unterlagen. Dem Angebot sind die
entsprechenden Verpflichtungserklärungen beizulegen.
1.9.
Einhaltung des österreichischen Arbeits- und Sozialrechts
Die Auftraggeberin hat in der Ausschreibung vorzusehen, dass die Erstellung des Angebotes für in
Österreich zu erbringende Leistungen unter Berücksichtigung der in Österreich geltenden arbeits- und
sozialrechtlichen Vorschriften (insbesondere der einschlägigen Kollektivverträge, des
ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes – ASchG, BGBl. Nr. 450/1994, des Arbeitszeitgesetzes – AZG, BGBl.
Nr. 461/1969, des Arbeitsruhegesetzes – ARG, BGBl. Nr. 144/1983, des AVRAG und des
Gleichbehandlungsgesetzes – GlBG, BGBl. I Nr. 66/2004) zu erfolgen hat und dass sich der Bieter
verpflichtet, bei der Durchführung des Auftrages in Österreich diese Vorschriften einzuhalten.
2.
Das Angebot
2.1.
Allgemeines
Der Bieter muss sich bei der Erstellung des Angebotes an die Unterlagen zum Teilnahmeantrag und an
die Ausschreibungsunterlagen, insbesondere an die darin enthaltene Leistungsbeschreibung (Teil C),
halten. Das Angebot ist mit sämtlichen dazugehörigen Unterlagen in deutscher Sprache und in Euro zu
erstellen. Angebote sind vollständig sowie frei von Zahlen- und Rechenfehlern abzugeben.
Mit der Abgabe seines Angebotes erklärt der Bieter, dass er die Bestimmungen der
Ausschreibungsunterlagen sowie der Unterlagen zum Teilnahmeantrag kennt und dass er die
ausgeschriebene Leistung zu diesen Bedingungen und den von ihm angegebenen Preisen erbringt und
dass er sich bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot bindet.
2.2.
Teilangebote
Teilangebote sind nicht zulässig, das Angebot muss sich daher auf die ausgeschriebene Gesamtleistung
beziehen. Eine Aufteilung der zu vergebenden Leistung in einzelne Lose ist nicht vorgesehen.
2.3.
Alternativangebote
Alternativangebote sind nicht zulässig.
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2.4.
Angebotsausarbeitung
Die Angebote müssen derart ausgefertigt sein, dass Veränderungen (Verwischen oder Entfernen der
Schrift oder des Drucks) bemerkbar oder nachweisbar wären. Korrekturen von Bieterangaben müssen
eindeutig und klar sein und so durchgeführt werden, dass zweifelsfrei feststeht, dass die Korrektur vor
der Angebotsabgabe erfolgt ist. Insbesondere ist für das Angebot das beiliegende FormblattLeistungsverzeichnis (Teil E) zu verwenden. Das Angebot ist in dreifacher gebundener Ausfertigung in
einem verschlossenen Kuvert abzugeben, welches wie folgt zu beschriften ist:
Angebot
Betreuung operative Marketingaktivitäten am Markt Belgien
Nicht vorzeitig öffnen
Eine elektronische Einreichung ist nicht zulässig.
2.5.
Angebotsform – Inhalt der Angebote
Gemäß § 108 Bundesvergabegesetz müssen Angebote insbesondere enthalten:
•
•
•
•
•
•
2.6.
Name und Geschäftssitz des Bieters
Preise samt den geforderten Aufgliederungen und den allenfalls notwendigen Erläuterungen; im
Leistungsverzeichnis sind die Preise an den hierzu bestimmten Stellen einzutragen; wird für eine
Position kein Preis ausgeworfen, so ist dies im Angebot zu erläutern;
Gegebenenfalls bei veränderlichen Preisen die nach § 99 Absatz 1 Ziffer 4 Bundesvergabegesetz
erforderlichen Angaben;
Sonstige für die Beurteilung des Angebotes geforderte oder vom Bieter für notwendig erachtete
Erläuterungen oder Erklärungen;
Die Aufzählung der dem Angebot beigeschlossenen sowie gesondert eingereichte Unterlagen;
Datum und rechtsgültige Unterfertigung des Bieters (beispielsweise Herr XY als Geschäftsführer
des Bieters Z).
Angebotsfrist
Das Angebot muss bis spätestens 29.09.2016, 9:00 Uhr, bei der Tirol Werbung, Maria-Theresien-Straße
55, 6020 Innsbruck (Kontaktstelle) einlagen. Angebote, welche nach diesem Zeitpunkt einlangen, werden
nicht mehr berücksichtigt.
Angebote können per Post versandt an die Kontaktstelle laut Pkt. 1.3 oder persönlich bei der
Auftraggeberin an Werktagen Montag bis Donnerstag von 9:00 bis 12:00 und 13:30 bis 16:00 Uhr sowie
Freitag von 9:00 bis 12:00 abgegeben werden. Im elektronischen Wege (Email, Fax, etc.) übermittelte
Angebote werden nicht berücksichtigt. Die Kontaktperson laut Pkt. 1.3 protokolliert das Einlangen der
Angebote unter Aufzeichnung des Zeitpunktes. Das Risiko der Rechtzeitigkeit des Einlangens des
Angebotes trägt der Bieter. Nicht fristgerecht eingelangte Angebote werden ausgeschieden.
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2.7.
Angebotsöffnung
Die Angebotsöffnung erfolgt kommissionell unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist in den
Räumlichkeiten der Auftraggeberin. Den Bietern ist eine Teilnahme nicht gestattet. Das Ergebnis der
Eröffnung wird geheim gehalten (§118 Abs. BVergG).
2.8.
Angebotsprüfung
Die Angebote werden einer formalen und inhaltlichen Prüfung unterzogen. Entspricht ein Angebot nicht
den in den Ausschreibungsunterlagen festgesetzten Anforderungen oder liegt ein gesetzlicher
Ausscheidungsgrund im Sinne des § 129 BVergG vor, werden die betroffenen Angebote ausgeschieden.
Angebote mit einem Rechenfehler werden nicht ausgeschieden, nach Berichtigung aber auch nicht
vorgereiht.
2.9.
Angebotsbewertung – Zuschlagskriterien
Die Vereinbarung wird mit jenem Bieter abgeschlossen, der das technisch und wirtschaftlich günstigste
Angebot gelegt hat (Bestbieter). Bei der Ermittlung des technisch und wirtschaftlich günstigsten
Angebotes werden nur jene Angebote berücksichtigt, die nicht ausgeschlossen oder ausgeschieden
worden sind. Folgende Zuschlagskriterien werden für die Ermittlung des Bestangebotes herangezogen:
• Preis
• Inhaltliche Kriterien, - diese werden unter TEIL C, Punkt 4 ausführlich beschrieben.
• Erarbeitung eines Fallbeispiels
• Gesamteindruck der Präsentation
Die Angebotsbewertung erfolgt durch eine Fachjury nach dem Bestbieterprinzip, wobei die Kriterien
nach folgendem Schlüssel bewertet werden:
Kriterium
Gewicht
Preis
30 %
Inhaltliche Kriterien (Teil C, Punkt 4)
30 %
Vorschlag des Fallbeispiels
30 %
Gesamteindruck der Präsentation
10 %
2.10.
Zuschlagsfrist und Angebotsbindung
Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist und beträgt gem. § 112 BVergG maximal 5
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Monate, wobei die Zuschlagserteilung wesentlich früher, nämlich bis 19.10.2016 geplant ist. Während der
Zuschlagsfrist ist der Bieter gem. § 112 Abs. 2 BVergG an sein Angebot gebunden.
2.11.
Vergütung der Angebotserstellung
Für die Ausarbeitung, das Legen des Angebotes sowie „besonderer Ausarbeitungen“
(Präsentationsunterlagen) und die Präsentation vor Ort erhält der Bieter keine Vergütung.
3.
Weiterer Verfahrensablauf
3.1.
Zeitplan
Ereignis
Zeitpunkt
Versendung der Ausschreibungsunterlagen
Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge
Auswahl der Agenturen durch Auswahlkriterien
Aufforderung zur Angebotsabgabe (Beginn der Angebotsfrist)
Ablauf der Abgabefrist zum Grundangebot
Ablauf der Angebotsabgabefrist inkl. Verhandlungsergebnisse
voraussichtliche Bekanntgabe der Zuschlagsentscheidung
voraussichtliche Zuschlagserteilung und Vertragsabschluss
16.08.2016
09.09.2016
19.09.2016
19.09.2016
29.09.2016
10.10.2016
20.10.2016
07.11.2016
3.2.
Auswahlkriterien:
•
•
•
•
•
•
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Erfahrung mit mindestens 3 internationalen Kunden, die vollumfänglich min. 2 Jahre betreut
wurden. Wenn diese Referenzen im Rahmen der Angebotslegung angeführt werden, soll die
Tirol Werbung die Möglichkeit bekommen, mit den angegebenen Kontakten Rücksprache zu
halten.
Abdeckung aller relevanten Kommunikationsmittel und -kanäle: Radio und TV, Out of Home,
Kooperationen, Kampagne digital und klassisch, Social Marketing und Social Media, Print und
Onlinekanäle, Direct Marketing, Content Marketing, etc. Der Nachweis muss im Rahmen der
Angebotslegung erbracht werden.
Erfahrung mit Tourismusmarketing am Markt Belgien.
Nachweis für das Gespür für aktuelle Entwicklungen und Trends in der Kommunikation.
Erfahrung im Tourismus muss gewährleistet sein mit einem nachweisbaren Erfolgsprojekt, das
im Rahmen der Ausschreibung anzuführen ist.
Preis/Leistung: Angebote sind grundsätzlich in „Tagessätzen“ zu erfolgen, nach der im Rahmen
der Ausschreibung verabschiedeten Preisliste und sollte unterteilt sein in eine detaillierte
Leistungsbeschreibung nach Stundenaufwand.
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•
•
•
3.3.
Kundenpriorität: Tirol ist ein Key Account in der Agentur und einziger Key Account der Agentur
im Bereich Alpentourismus mit fixem deutschsprachigem Ansprechpartner.
Regelmäßiger telefonischer Austausch und 1 bis 2 Treffen pro Jahr auf jeweils eigene Kosten
(fallweise nach Absprache entweder in Innsbruck oder Belgien).
Die 5 besten Anbieter werden zu einer Präsentation eingeladen. Vor der Präsentation haben sie
auf eigenen Wunsch die Möglichkeit zu einem Nachfragetermin in der Tirol Werbung. Im
Rahmen dieser Präsentation müssen die oben genannten Nachweise erläutert werden sowie eine
Umsetzungsidee für folgendes Projekt der Tirol Werbung erbracht werden:
o Ausarbeitung einer innovativen Marketingkampagne für Sommer 2017.
Rahmenbedingungen:
• Budgetrahmen: € 250.000
• Zielgruppe: Modern Performer & Intellectuals; es soll der sportliche Genießer
angesprochen werden
• Zielgebiet: Flandern
• Berücksichtigung der Strategie und Zielsetzung des Tourismusmarketings
sowie der definierten Themen im Markt Belgien
Verhandlungen
Nach Ende der Angebotsfrist verhandelt die Auftraggeberin mit den besten fünf Bietern, deren Angebot
nicht ausgeschieden wurde, über den gesamten Leistungsinhalt, um das für sie beste Angebot gemäß den
unter Pkt. 2.9 bekannt gemachten Zuschlagskriterien zu ermitteln (§ 105 BVergG). Die Auftraggeberin
darf Informationen nicht in solcher Weise diskriminierend weitergeben, dass bestimmte Bieter
gegenüber anderen Bietern begünstigt werden.
Die Vergabeverhandlung ist ab der Kalenderwoche 40 in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin
geplant. Dazu ist eine Präsentation des Bieters mit anschließender Verhandlungsrunde vorgesehen.
Inhalt der Präsentation sollte sein:
•
•
•
•
Unternehmensdarstellung des Bieters
Kurz-Präsentation des Angebotes
Erläuterung der inhaltlichen Kriterien siehe Teil C, Punkt 4
Fallbeispiel siehe Teil C, Punkt 4
Für diesen Termin (Präsentation und anschließende Vergabeverhandlung) sollte jeder Bieter ca. 1,5
Stunden einplanen, dabei sollte die maximale Dauer der Präsentation 30 Minuten betragen.
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TEIL B
Hintergrund Auftraggeberin
Tirol Werbung GmbH
4.
Unternehmensstrategie
4.1.
Vision/Mission/Stoßrichtung
4.2.
Unsere Vision 2020
Wir sind die führende Marketingunternehmung im Wettbewerb alpiner Standorte.
4.3.
Unsere Mission
•
•
•
•
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Wir leisten touristische Grundlagenarbeit durch Markt-, Motiv- und Trendforschung und
sorgen für gezielte Innovations- und Entwicklungsimpulse.
Wir sind das neutrale und objektive touristische Informations- und Servicecenter für Gäste und
Marktpartner.
Wir führen und stärken die Standortmarke Tirol durch Entwicklung, Kommunikation und
intelligente Vernetzung nach innen und außen.
Wir realisieren erfolgreiches Markt- und Themenmanagement, setzen innovative Maßnahmen
und steuern das Zusammenspiel touristischer Akteure mit klaren strategischen Grundlagen
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4.4.
Die Stoßrichtungen
4.4.1.
Stoßrichtung 1 - Top-Marke im Alpenraum
Die Marke Tirol ist als Dachmarke eines tirolweit abgestimmten Markensystems von sämtlichen
Tourismusverbänden wie auch den Standortpartnern voll implementiert und sowohl gestalterisch als
auch in ihrer abgestimmten Kommunikationsbotschaft die Top-Marke im Alpenraum. Der Tirol
Werbung ist es gemeinsam mit den Tourismusverbänden und der Standortagentur Tirol gelungen, das
Profil der Marke Tirol im Sinne der Markenvision zu stärken, Lead und Kompetenz im
Markenmanagement auszubauen (mit z.B. innovativem Synergiemarketing, Merchandising und
Lizenzierung) und im Wege einer starken Allianz mit Regionen und Unternehmen ein intelligentes
Dachmarkensystem für den gesamten Standort zu führen. Tirol bleibt das bekannteste und beliebteste
Filmland der Alpen, welches auch zu einer starken Markenbildung beiträgt. Die Marke Tirol entwickelt
sich auf diese Weise zur stärksten Urlaubs- und Standortmarke im Alpenraum und trägt nachweislich zu
höherer Wertschöpfung bei. Die Kraft der Marke stärkt die Position Tirols auf den bedeutendsten
Quellmärkten und hilft definierte Märkte zu bearbeiten.
4.4.2.
Stoßrichtung 2 - Tourismus System Tirol
Die Tirol Werbung hat im Zusammenspiel mit den wichtigsten touristischen Akteuren, den
Tourismusverbänden und der Österreich Werbung eine prozessorientierte Kooperationsstruktur mit
Kompetenzfokus und zweckmäßiger Rollenverteilung geschaffen (Destination 3. Generation – formelle
und informelle Netzwerke nutzen). Die Tirol Werbung hat sich als Service- und Supportcenter etabliert.
Sie erbringt spezialisierte Dienstleistungen für die Tourismusverbände und Partner. Zur Sicherstellung
einer funktionierenden Corporate Governance, welche auf klaren Strategien, Kooperationsfähigkeit und
Kooperationswillen aller Partner aufbaut, verfügt die Tirol Werbung neben einer hohen Fachkompetenz
im Markenmanagement und Tourismusmarketing über eine exzellente Prozess- und
Methodenkompetenz, insbesondere auch in strategischen Fragen. Zur effizienten Steuerung des
Tourismusmarketings wird das Managementinformationssystem „MIS Tirol“ landesweit angewandt.
4.4.3.
Stoßrichtung 3 -Integrale Marketingkompetenz
Die Tirol Werbung verfügt mit seinen Partnern über touristische Kernkompetenzen und umfassendstes
Themen- und Märkte-Know-How im Alpentourismus. Sie steuert auf Basis längerfristiger Marktziele
und Mittelbündelung das Tourismusmarketing Tirol von der Themenentwicklung bzw.
markengerechten Produktinnovation bis zum Vertrieb ebenso effektiv wie effizient. Zu einer integralen
Marketingkompetenz zählt auch eine im Branchenvergleich führende Position im Bereich Digitale
Medien, im Tagungs- und Kongressbusiness, im Filmtourismus, sowie in einer innovativen
Kommunikationsgestaltung. Inhaltliche Leitlinien stellen die Stärkung Richtung Ganzjahrestourismus,
die Berücksichtigung bestehender Geschäftsvolumina und die Orientierung an höherer Wertschöpfung
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dar. Die Tirol Werbung erbringt für ganz Tirol für Gäste und touristische Geschäftspartner (B2C und
B2B) herausragende Informations- und Serviceleistungen.
4.4.4.
Stoßrichtung 4 -Innovation und Nachhaltigkeit
Die Tirol Werbung setzt im Tirol Haus und im Tourismussystem Tirol Innovations- und
Nachhaltigkeitsimpulse. Wertschöpfungsorientierung wird als wichtiger Aspekt der Nachhaltigkeit
vermittelt. Die strategisch angelegte Innovationsentwicklung und verstärkte Partnerschaft mit der
Standortagentur Tirol führt zu neuen erfolgreichen touristischen Produkten und wirtschaftlichen
Prozessen.
4.4.5.
Stoßrichtung 5 - Wirkungsmessung
Die Tirol Werbung orientiert sich an nachgewiesenen Resultaten. Wir messen die Wirkung unserer
Investitionen und Arbeit im Tourismussystem Tirol. Die Tirol Werbung ist als lernende Organisation
„best in class“.
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5.
Organigramm der Tirol Werbung GmbH
6.
Bereich Tourismusmarketing
Der Kernauftrag der Abteilung Tourismusmarketing ist es, die Begehrlichkeit von Tirol als
Urlaubsdestination zu steigern und ganzjährige Nachfrage zu generieren, um die Wertschöpfung
langfristig abzusichern.
Die Aufgabenfelder des Bereichs Tourismusmarketing lassen sich in sechs Teams unterteilen. Das
Convention Bureau Tirol, welches die Servicestelle für das Tiroler Kongress- und Veranstaltungsbusiness
ist, die Tirol Information, die sich für Gästeanfragen und B2C Messeauftritte verantwortlich zeigt, das
Themenmanagement, welches für die Produkt- und Themenentwicklung verantwortlich ist sowie die
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drei Märkte-Teams, welche sich für das klassische Tourismusmarketing auf den relevanten Märkten
verantwortlich zeigen.
6.1.
Strategischer Fokus und Zielsetzung bis 2020
1.
2.
3.
4.
Profilierung der Marke Tirol als die Top-Alpen-Urlaubsdestination in den Kern-Märkten.
Steigerung der Bekanntheit und Begehrlichkeit des Urlaubslandes Tirol in ausgewählten
internationalen Märkten.
Erschließung neuer Potentiale in der Themenbearbeitung und auf ausgewählten Märkten.
Intelligent abgestimmte Vermarktung Tirols als die Premium-Ganzjahresdestination in den
Alpen.
6.2.
Marktmanagement bis 2020
6.2.1.
Marktmanagement und Einteilung
Best-of Produkte stehen als Leistungsbeweise für die Marke Tirol im Vordergrund der Kommunikation.
Die Marktauswahl basiert auf: Marktforschungs-Daten, Kaufkraft-Entwicklung, aktuelle Imagestudien,
Alpenaffinität, Wettbewerbsstärke, Mitbewerber-Entwicklung, Erkenntnisse aus TVB Dialogen und
zukünftigem Potential. Daraus resultiert eine Einteilung in 3 Gruppen:
•
•
•
Kern-Märkte
Fokus-Märkte
Potential-Märkte
Die Marktbearbeitung pro Gruppe unterscheidet sich in
•
•
•
6.2.2.
Saisonalen Schwerpunkten
Zielsetzung und Art der Kampagne
Art der Zusammenarbeit mit Partnern
Kern-Märkte
Kernmärkte sind Deutschland, Schweiz, Österreich und Niederlande.
Zielsetzung: Positionierung, Differenzierung und Steigerung der Begehrlichkeit der Marke Tirol.
Zielgruppe: Intellectuals, Modern Performer
Saisonaler Schwerpunkt: Ganzjährige Basisbearbeitung sowie Marktkampagnen in beiden Saisonen.
Art der Kampagne: Awareness (Fokus) & Consideration, Imagekampagne mit 1 – 2 Highlight-Themen
pro Saison als Leistungsbeweise für die Marke Tirol sowie Umsetzung von Leuchtturm-Projekten.
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6.2.3.
Fokus-Märkte
Zu den Fokusmärkten zählen Italien, Belgien, Frankreich, Großbritannien, Polen, Tschechien, Russland
und Dänemark.
Zielsetzung: Gemeinsame Marktbearbeitung mit Partnern des Tiroler Tourismussystems zur Steigerung
und Positionierung Tirols als Urlaubsdestination.
Zielgruppe: Intellectuals, Modern Performer
Saisonaler Schwerpunkt: Ganzjährige Basisbearbeitung und saisonale Marktkampagnen (Schwerpunkt
in Belgien: Sommersaison).
Art der Kampagne: Awareness & Consideration (Fokus), integrierte Marktkampagnen mit
Schwerpunktthemen und Partnerbeteiligungen.
6.2.4.
Potential-Märkte
Als Potential-Markt wird von der Tirol Werbung China bearbeitet.
Zielsetzung: Etablierung und Steigerung der Bekanntheit der Tiroler Destinationen und des
Urlaubslandes Tirol am Markt, Ausbau des Tiroler Produktportfolios bei den Individualreise- und
Gruppenveranstaltern.
Zielgruppe: Individualgäste (mittels Multiplikatoren)
Art der Marktbearbeitung: B2B Bearbeitung mit Fokus Verkaufsförderung, Presse, B2C Kampagnen mit
Reiseveranstaltern, Saisonaler Schwerpunkt Sommer.
6.3.
Fokus-Markt Belgien
6.3.1. Ziele
Als übergeordnetes Ziel gilt, das Image Tirols zu „verjüngen“ und die Begehrlichkeit zu steigern
sowie die Positionierung Tirols als DIE Alpen-Sommer Urlaubsdestination. Die Übernachtungen im
Sommer sollen um 2 % gesteigert und der Marktanteil innerhalb Österreichs gehalten werden.
6.3.2. Zielgruppen
Intellectuals & Modern Performer – der sportliche Genießer soll angesprochen werden.
6.3.3. Regionaler Fokus
Flandern (Fokus auf Antwerpen, Gent, Brüssel)
6.3.4. Themen
(Familien-) Urlaub in den Bergen in all seinen Facetten (Wandern, Radfahren, Genuss).
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TEIL C
Leistungsbeschreibung
1.
Auftragsgegenstand
Der Bestbieter fungiert als Agentur für Beratung, Kreation, Entwicklung, Umsetzung und Begleitung von
Kampagnen und Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung des Tiroler Urlaubsangebotes am Markt
Belgien.
1.2.
Tätigkeitsprofil:
•
Beratung, Kreation, Entwicklung, Umsetzung und Begleitung von Kampagnen und
Kommunikationsmaßnahmen zur Bewerbung des Tiroler Urlaubsangebotes am Markt Belgien
Aus dem oben genannten Tätigkeitsprofil leiten sich die im Folgenden genannten Tätigkeiten ab:
1.2.1.
•
•
•
1.2.2.
•
•
•
•
Beratung, Kreation & Entwicklung, das bedeutet im Einzelnen z.B.
Beratung hinsichtlich Kampagnenkonzeption
Planung und Entwicklung von Kampagnen und Kommunikationsmaßnahmen
Ausarbeitung der konkreten Marketingmaßnahmen inkl. Angebotseinholung
Umsetzung und Begleitung, das bedeutet im Einzelnen z.B.
Beratung in inhaltlicher Hinsicht
Einbuchung und Umsetzung der Maßnahmen
Steuerung und Optimierung der Kampagne
Regelmäßiges Controlling und umfassendes Reporting der Maßnahmen
Dabei können (Teil-)Aufgaben an dritte Dienstleister vergeben werden. Wenn dies der Fall ist, übernimmt
die Leadagentur die in 1.2.3. beschriebene Funktion.
1.2.3.
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Begleitung und Unterstützung bei der Maßnahmenrealisierung
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2.
Ausschlüsse:
In den oben genannten Tätigkeitsbeschreibungen sind explizit nicht enthalten:
•
•
•
3.
Rechtsberatung (z.B. beim Thema Lizenzen)
Aktivitäten über bzw. in Kooperation mit der Österreich Werbung
Pressearbeit
Umfang der Ausschreibung:
Die laufend abrufbaren Leistungen werden in Tätigkeiten kategorisiert (Punkt 1.2.1. bis 1.2.3.), da
abhängig von Projektinhalt und -größe ein unterschiedlicher Aufwand anfällt.
Grundsätzlich sind die Leistungen des Auftragnehmers in Tagessätzen der Mitarbeiter pro Tätigkeit
(Punkt 1.2.1. bis 1.2.3.) zu kalkulieren. Es ist für jedes Projekt ein Kostenvoranschlag zu erstellen. Für die
Ausschreibung ist eine Preisliste anhand der Leistungen (Punkt 1.2.1. bis 1.2.3.) einzureichen.
Kalkulationsbasis: bis zu 800 Tagessätzen (Mischkalkulation aus den Leistungen Punkt 1.2.1. bis 1.2.3.),
eine Abrechnung erfolgt nur nach tatsächlich geleistetem Aufwand.
Angebote von Drittanbietern müssen dem Auftragnehmer kommuniziert werden. Sollte der
Auftragnehmer denselben Preis mit denselben Leistungen anbieten können, ist dies über den
Auftragnehmer einzubuchen. Sollte der Auftragnehmer nicht in der Lage sein, diesen Preis mit den
identischen Leistungen innerhalb von 3 Werktagen anbieten zu können, so kann die Auftraggeberin den
Drittanbieter beauftragen.
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Teil D
Vertragsbestimmungen
1.
Leistungsvereinbarung
Die Auftraggeberin wird mit dem Bestbieter eine Vereinbarung abschließen, wobei nachstehender Text
den Vertragsinhalt der Vereinbarung im Wesentlichen widergibt:
1.1.
Präambel
Die Auftraggeberin beabsichtigt, den Auftragnehmer mit Dienstleistungen im Zusammenhang mit ihrer
Betreuung der operativen Marketingaktivitäten zu beauftragen. Zu diesem Zweck hat die Auftraggeberin
ein Vergabeverfahren durchgeführt, aus welchem jenes Unternehmen als Bestbieter hervorgegangen ist,
mit dem diese Vereinbarung abgeschlossen wird.
Sämtliche Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung (Teil C) sowie das vom
Auftragnehmer ausgefüllte Leistungsverzeichnis (TEIL E), bilden einen integrierenden Bestandteil dieser
Vereinbarung.
1.2.
Laufzeit und Kündigung
Diese Vereinbarung beginnt mit der Zuschlagserteilung zu laufen und ist unbefristet. Der Vertrag kann
unter Einhaltung einer sechsmonatigen Kündigungsfrist von beiden Vertragspartnern jederzeit beendet
werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung ist hiervon unberührt.
1.3.
Leistungsgegenstand und Leistungsumfang
Diese Vereinbarung berechtigt die Auftraggeberin, die in der Leistungsbeschreibung enthaltenen
Leistungen abzurufen, eine Pflicht zum Abrufen von Leistungen besteht nicht. Bei Abruf von Leistungen
werden die damit im Zusammenhang stehenden Aktivitäten zwischen Auftragnehmer und
Auftraggeberin zeitgerecht abgesprochen und einvernehmlich festgelegt. Soweit eine zeitgerechte
Absprache nicht möglich ist, anerkennt der Auftragnehmer, dass ein Abruf mit einer Frist von 2 Wochen
vor Projektbeginn ausreichend ist. Der Leistungsgegenstand sowie der Leistungsumfang richten sich nach
der detaillierten Leistungsbeschreibung der Ausschreibungsunterlagen. Der genaue Leistungsumfang der
vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen ergibt sich jeweils aufgrund von einzelnen Abrufen.
1.4.
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Besprechungskontrolle
AUSSCHREIBUNG
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Die Auftraggeberin erhält vom Auftragnehmer über jede Besprechung fortlaufend nummeriert
Protokolle (Memos).
1.5.
Termine
Die jeweiligen Termine werden von der Auftraggeberin gesondert bekannt gegeben und dann
einvernehmlich zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer festgelegt. Die Auftraggeberin sichert zu,
die Termine für das erste Vertragsjahr nach Abschluss dieser Vereinbarung bekannt zu geben, soweit dies
möglich ist.
1.6.
Entgelt
Die Pauschalen und Stundensätze ergeben sich aus dem vom Auftragnehmer bei der Ausschreibung
ausgefüllten detaillierten Leistungsverzeichnis (Teil C), das einen integrierenden Bestandteil dieser
Vereinbarung bildet. Sämtliche Pauschalen und Stundensätze gelten als Festpreise. Das bedeutet, dass
keine weiteren Kosten für die Auftraggeberin anfallen können.
Die im Leistungsverzeichnis festgelegten Preise sind für die Dauer der ersten vier Vertragsjahre
wertgesichert vereinbart. Im Anschluss daran kann der Auftragnehmer eine jährliche Inflationsanpassung
vornehmen.
1.7.
Rechnungslegung
Der Auftragnehmer ist jeweils nach Abschluss der erbrachten Leistung zur Rechnungslegung berechtigt.
Bei Projekten, die über die Dauer eines Quartals in Anspruch nehmen, können monatliche
Zwischenrechnungen gestellt werden.
Die Abrechnung der sonstigen Leistungen erfolgt jeweils am Ende eines Quartals im Nachhinein auf Basis
der von der Auftraggeberin gegengezeichneten Arbeitsnachweise. Arbeitsleistungen sind viertelstündlich
abzurechnen.
1.8.
Zahlung
Bei ordnungsgemäßer Rechnungslegung erfolgt die Zahlung innerhalb von 14 Tagen ab
Posteingangsdatum. Eine eingebrachte Mengen- oder Mängelrüge unterbricht die Zahlungsfrist und
berechtigt die Auftraggeberin, die Rechnung erst nach Bereinigung der Beanstandung zu bezahlen.
1.9.
Eigentum und Immaterialgüterrechte
Gegenstände (etwa schriftliche Unterlagen, Memos, Konzepte oder Modelle), welche der Auftraggeberin
übergeben wurden, gehen mit tatsächlicher Übergabe an die Auftraggeberin über. Dem Auftragnehmer
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AUSSCHREIBUNG
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zur Verfügung gestellte Unterlagen sind angemessen zu schützen und bleiben Eigentum der
Auftraggeberin. Diese Unterlagen dürfen Unbefugten nicht überlassen oder sonst zugänglich gemacht
werden und sind nach Beendigung des Vertragsverhältnisses an die Auftraggeberin zurückzustellen. Die
von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Informationen dürfen vom Auftragnehmer nur für die
Erbringung der beauftragten Leistung verwendet werden.
Die Auftraggeberin erwirbt mit Beginn dieser Vereinbarung an allen vom Auftragnehmer sowie dessen
Mitarbeitern und Subunternehmern im Rahmen der vorliegenden Vereinbarung geschaffenen
Materialien/Leistungen, Immaterialgüterrechten und Werken das exklusive inhaltlich, zeitlich und
räumlich uneingeschränkte und ausschließliche Werknutzungsrecht. Ebenso erwirbt die Auftraggeberin
aus allen Anregungen, Ideen, Entwürfen und Gestaltungsvorschlägen das exklusive inhaltlich, zeitlich und
räumlich uneingeschränkte Werknutzungsrecht. Dieses bezieht sich jeweils auch auf eine abgeänderte
Form der Darstellung des Verwendungszweckes. Die Auftraggeberin ist zur Weitergabe, Sublizenzierung
und Bearbeitung (Veränderung) berechtigt.
1.10.
Sorgfaltspflicht
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur qualifizierte Mitarbeiter mit der termingerechten
Durchführung der Aufträge und Aufgaben zu beauftragen. In diesem Sinne haftet der Auftragnehmer
auch für die von ihm zur Mitarbeit herangezogenen freien Mitarbeiter und Subunternehmer.
Der Auftragnehmer wird alle Unterlagen (Reinzeichnungen, Filmkopien, Tonbänder, Andruck usw.) bis
zum Ende dieser Vereinbarung aufbewahren und anschließend der Auftraggeberin zur Verfügung stellen.
1.11.
Geheimhaltung
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle ihm bei der Ausführung des Auftrages bekannt gewordenen
Daten und sonstige Kenntnisse der Auftraggeberin geheim zu halten. Der Auftragnehmer überbindet
diese Verpflichtung auch auf seine Subunternehmer sowie externe Berater. Die
Verschwiegenheitsverpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieser Vereinbarung örtlich und zeitlich
unbeschränkt aufrecht. Ein Verstoß gegen diese Geheimhaltungspflicht ist mit einer
verschuldensunabhängigen und nicht dem richterlichen Mäßigungsrecht unterliegenden
Mindestvertragsstrafe von EUR 5.000,-- pro Einzelfall pönalisiert.
1.12.
Sonstiges
1.12.1. Konkurrenzausschluss
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auf Wunsch der Auftraggeberin (gesonderte Vereinbarung) auf dem
Wettbewerbsbereich der Auftraggeberin für andere Firmen weder tätig zu sein noch zu werden. Somit
darf die Agentur keine weitere Standort- und/ oder Landestourismusorganisation des Alpenraumes
betreuen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich weiters, sich vor Aufnahme neuer Etats in Grenz- und
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Zweifelsfällen mit der Auftraggeberin zu verständigen.
1.12.2. Schriftform
Die Vertragsteile vereinbaren Schriftzwang gemäß § 884 ABGB. Demnach sind allfällige Änderungen
oder Ergänzungen dieses Vertrages nur gültig, wenn sie schriftlich vorgenommen werden. Dies gilt auch
für ein Abgehen von diesem Schriftformerfordernis.
Für den Fall, dass einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ungültig oder nicht rechtswirksam sein
sollten, verpflichten sich die Vertragsteile, an deren Stelle solche Bestimmungen zu setzen, die gültig und
rechtswirksam sind und den wirtschaftlichen Zweck der ungültigen oder rechtsunwirksamen
Vertragsklauseln möglichst nahe kommen.
Die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen wird dadurch, soweit nichts anderes vereinbart wird,
nicht berührt.
1.12.3. Zessionsverbot
Alle
Geldforderungen
aus
diesem
Vertrag
unterliegen
dem
Zessionsverbot.
1.12.4. Zurückbehaltungs- und Leistungsrecht
Im Streitfall ist der Auftragnehmer nicht berechtigt, Lieferungen und Leistungen zurückzubehalten oder
Leistungen einzustellen.
1.12.5. Gerichtsort und anwendbares Recht
Für allfällige Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag wird das sachlich für A- 6020
Innsbruck zuständige Gericht als ausschließlicher Gerichtsstand unter Anwendung österreichischen
materiellen Rechts vereinbart.
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AUSSCHREIBUNG
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Teil E
Formblatt Leistungsverzeichnis
Ausschreibung zur Vergabe von Dienstleistungen im Bereich Betreuung der operativen
Marketingaktivitäten der Tirol Werbung GmbH am Markt Belgien.
Pos.
Beschreibung
1
2
3
4
5
Kreation
Entwicklung
Umsetzung
Begleitung
Beratung
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Preis pro Tagessatz
AUSSCHREIBUNG
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Teil F
Eignungsanforderungen an den Auftragnehmer
Ausschreibung zur Vergabe von Dienstleistungen im Bereich Betreuung der operativen
Marketingaktivitäten der Tirol Werbung GmbH am Markt Belgien.
Sehr geehrte Bieter,
zum Nachweis Ihrer beruflichen Befugnis, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit dürfen wir Sie um die
Vorlage folgender Unterlagen, betreffend Sie selbst bzw. Ihr Unternehmen, bis spätestens 09.09.2016
ersuchen:
Nachweis der beruflichen Befugnis
1.
den aktuellen Gewerbeschein
Nachweis der beruflichen Zuverlässigkeit
2.
3.
4.
einen aktuellen Firmenbuchauszug
einen aktuellen Auszug aus dem Strafregister
den letztgültigen Kontoauszug der zuständigen Sozialversicherungsanstalt und die
letztgültige Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a Bundesabgabenordnung (BAO)
Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
5.
6.
7.
eine Bonitätsauskunft einer Bank mit Sitz in einem EWR-Mitgliedsstaat
den Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung
die Vorlage der Jahresabschlüsse betreffend die Geschäftsjahre 2013, 2014 und 2015
Die geforderten Unterlagen und Nachweise sind jeweils in letztgültiger Fassung vorzulegen. Zusätzlich
behält sich die Tirol Werbung GmbH gemäß § 72 Abs 1 BVergG das Recht vor, von für die
Zuschlagserteilung in Betracht kommenden Bietern und deren Subunternehmern eine Auskunft aus der
zentralen Verwaltungsstrafevidenz des Bundesministers für Finanzen gemäß § 28b des
Ausländerbeschäftigungsgesetzes einzuholen.
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AUSSCHREIBUNG
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