FAKTURA 1 Wartung/Service WARTUNG / SERVICE

Transcription

FAKTURA
Wartung/Service
1
Modul
WARTUNG / SERVICE
Das Modul WARTUNG/SERVICE stellt Ihnen eine komplette Verwaltung
von Wartungsverträgen mit automatischer Wartungsabrechnung zur Verfügung.
Integriert ist eine vollautmatische Kopienabrechnung neben der Wartungspauschalabrechnung für Fotokopierer. Weiterhin kann die Wartungsabrechnung für 3 verschiedene Perioden mit unterschiedlichen Artikeln erfolgen.
Je Wartungsvertrag können bis zu 100 Geräte verwaltet werden. Es können
maximal 999999 Wartungsverträge verwaltet werden.
Zu jedem Wartungsvertrag können die Aufwendungen/Kosten aller Besuche
gespeichert werden. Ersatzteile können einzeln aufgenommen werden, so
daß jederzeit der aktuelle technische Stand ersichtlich ist.
Folgende Listen sind vorhanden: Wartungsvertrags-Übersicht (mit/ohne
Geräte), Komplett-Daten Wartungsvertrag, Besuchsliste, ZählerstandsAbleseliste, Ertragsrechnungsliste.
Wartung/Service
FAKTURA
2
Das vorliegende Handbuch ist wie folgt gegliedert:
1
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3
3.1
3.2
4
5
5.1
5.2
5.3
6
7
8
9
10
11
Allgemeines ..................................................................................................................... 2
Wartungs-Verträge .......................................................................................................... 3
Datenstruktur .................................................................................................................. 3
Abrechnungsmodi .......................................................................................................... 4
Neuaufnahme/Überarbeiten eines Wartungs-Vertrages .............................................. 7
Feldbeschreibungen ....................................................................................................... 8
Plausibilitätsprüfungen ................................................................................................ 13
Erfassung/Änderung von Wartungs-Artikeln/-Geräten ............................................. 14
Erfassung/Änderung von Abrechnungsartikeln ........................................................ 15
Zählerstands-Erfassung ............................................................................................... 17
Ausgabe der Zähler-Ablese-Telefon-Liste .................................................................. 17
Erfassung von Zählerständen ..................................................................................... 18
Wartungs-Abrechnung ................................................................................................. 20
Wartungs-Kosten-Erfassung ....................................................................................... 23
Vorlauf Vertragskostenerfassung ................................................................................ 23
Vorlauf Gerätekostenerfassung ................................................................................... 24
Erfassung der Kostenpositionen ................................................................................ 25
Vertrags-Kostenrechnung ............................................................................................ 27
Besuchs-Termin-Liste .................................................................................................. 29
Formularsteuerung Wartung ....................................................................................... 31
Wartungs-Texte ............................................................................................................. 35
Erweiterungen der Programm-Optionen .................................................................... 38
Fehler und Warnungen ................................................................................................. 39
1
Allgemeines
Die Programme zum Modul WARTUNG/SERVICE erreichen Sie über die Menüpunkte:
AUFTRAGSVERWALTUNG
WARTUNG / REPARATUR / KFZ
WARTUNGS-ABRECHNUNG.
Über dieses Menü können alle Programme zur Wartungs-Abrechnung aufgerufen werden.
Wartung/Service
FAKTURA
2
3
Wartungs-Verträge
Mit diesem Programm werden Wartungsverträge eingerichtet, geändert und gelöscht. Weiterhin
können Listen mit den Vertragsdaten ausgedruck werden.
Zum Verständnis der einzelnen Felder der Wartungs-Vertrags-Maske ist es erforderlich, mit der
gespeicherten Datenstruktur und den möglichen Abrechnungsmodi vertraut zu sein, daher werden
diese zuvor beschrieben:
2.1
Datenstruktur
Jeder gespeicherte Wartungsvertrag kann aus 3 Teilbereichen von Daten bestehen:
1.
allgemeine Vertragsdaten
2.
Abrechnungsartikel
3.
Wartungs-Artikel/-Geräte.
Allgemeine Vertragsdaten sind Vorgabedaten zur Abrechnung (z.B. welcher Kunde, Abrechnungsrhythmus).
Abrechnungsartikel sind Artikel, die - evtl. mit vorgegebener Menge - bei der Abrechnung für einen
bestimmten Zeitraum berechnet werden. Dabei sind maximal 3 Abrechnungsperioden mit
unterschiedlichen Artikeln möglich.
Beispiel Fenstereinigung (Abrechnung monatlich, 2 Abrechnungsartikel):
1. Periode
= 1. Vertragsmonat
Berechnung von 7 qm Artikel-Nr. 1 = ohne Rahmen
2. Periode
= 2. Vertragsmonat
Berechnung von 7 qm Artikel-Nr. 2 = mit Rahmen
1. Periode
= 3. Vertragsmonat
Berechnung von 7 qm Artikel-Nr. 1 = ohne Rahmen
u.s.w.
Wartung/Service
FAKTURA
4
Beispiel Kopiererwartung (Abrechnung monatlich, 1 Abrechnungsartikel)
1. Periode
= 1. Vertragsmonat
Berechnung von XXX Stück Artikel-Nr. 1
1. Periode
= 2. Vertragsmonat
Berechnung von XXX Stück Artikel-Nr. 1
wobei für XXX die jeweilige Differenz des Zählerstandes vom Programm automatisch berechnet wird.
Wartungs-Artikel/-Geräte sind im Serien-Nummern-Stamm gespeicherte Artikel, für die von Ihnen
die Wartungs-/Service-Leistungen zu erbringen sind. Jedem gespeicherten Wartungsvertrag
können maximal 100 Artikel/Geräte zugeordnet werden. Zu jedem dieser Artikel/Geräte können
Sie Kosten für Arbeitsaufwand/Ersatzteile speichern, so daß Sie eine Übersicht haben, ob Sie bei
einem Gerät zusetzen oder nicht. Weiterhin können Sie ersehen, ob bestimmte Ersatzteile (z.B.
Bildtrommel beim Kopierer) einem hohen Verschleiß unterliegen, und ob sie beim nächsten
Besuch evtl. wieder ausgetauscht werden müssen.
2.2
Abrechnungsmodi
Zur Abrechnung stehen je Vertrag 4 verschiedene Abrechnungsarten zur Verfügung, die auch
miteinander (außer Punkt 3 mit 4) kombiniert werden können:
1.
Wartungspauschale für den gesamten Vertrag. Wird für jeden
Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.
2.
Wartungspauschale für Wartungs-Artikel/Geräte (je Gerät/Artikel).
Wird für jeden Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt.
3.
Abrechnungsartikel mit vorgegebener Menge (bis zu 3 Perioden).
Wird für jeden Abrechnungszeitraum in Rechnung geestellt.
4.
Abrechnungsartikel ohne vorgegebene Menge (bis zu 3 Perioden,
Menge nach Zählerstanddifferenz). Wird nach jeder ZählerstandsÄnderungs-Erfassung berechnet.
Sind mehrere Abrechnungsmodi miteinander kombiniert, so werden Sie in der Abrechnung einzeln
nacheinander aufgeführt.
Nach dieser grundsätzlichen Einführung nun zur Beschreibung des Programms.
Wartung/Service
FAKTURA
5
Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske:
WARTUNGS-VERTRÄGE
Vertrags-Nummer.......... :
Vertrags-Datum............. :
Kunden-Nummer........... :
Vertreter......................... :
Provisionsgruppe...........:
Provisionsart U/R.......... :
Prov.nur 1.Rechn...........:
Vertragslaufzeit..............:
Vertragspauschale.........:
Abrechnungssperre........:
Abrechnungszeitraum....:
Nächste Abrech.per.......:
Besuchszeitraum........... :
nächster Besuch am......:
Besuchs-Mitarbeiter.......:
Besuchs-Bezirk............. :
Zähler-Ablesezeitraum.. :
nächster Ablesetag........:
Anzahl in Pauschale...... :
Rückerstattung.............. :
Bemerkungen :
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Sie befinden sich im Feld 'Vertrags-Nummer' und können nun durch Eingabe einer bestehenden
Vertragsnummer die Vertragsdaten überarbeiten oder über eine der nachfolgend beschriebenen
Tasten eine Funktion ausführen:
Im 'Vertrags- oder Kunden-Nummern-' Feld sind folgende Funktionstasten zulässig:
F1
Beenden des Programmes, Rückkehr ins Menü
F3
Neuaufnahme eines Vertrags. Ist das Vertragsnummernfeld 0,
wird die nächste fortlaufende Vertragsnummer (Einstellung mit
Taste F10) verwendet. Ansonsten wird die vorgegebene Nummer
als Vertragsnummer genommen. Ist die Nummer bereits vergeben,
wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
F1 - Ende, Rücksprung ins aufrufende Menü
F3 - Neuaufnahme eines Vertrages
F4 - Drucken der Vertragsübersicht nach Kunden oder Vertragsnummern
F5 - Umschalten zwischen Blättern nach Kunden-Nr und Vertragsnummer
F7 - Blättern rückwärts innerhalb des Vertragsstammes
F8 - Blättern vorwärts innerhalb des Vertragsstammes
F9 - Drucken der Vertrags-Ablauf-Liste
F10- Vorgabe einer neuen Start-Nummer für die Neuaufnahme von Verträgen
FAKTURA
Wartung/Service
F4
Drucken der Wartungs-Vertrags-Übersicht. Die Übersicht kann wahlweise nach Vertrags- oder Kunden-Nummer sortiert ausgegeben
werden. Die Ausgabe könenn Sie dabei auf einen vorzugebenden
Nummern-Kreis begrenzen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit
festzulegen, ob die Wartungs-Artikel/-Geräte mit angedruckt
werden sollen.
F5
Schaltet für die Blätter-Funktion (Tasten F7 und F8) um zwischen
Suche nach Kunden- oder Vertragsnummer. Als Tastentext wird
immer die Suchfolge angezeigt, die beim nächsten Tastendruck
aktiviert wird. Bei Programmaufruf befinden Sie sich immer im
Suchmodus nach Vertragsnummer.
F7/
F8
Blättert im vorgegebenen Suchmodus (Taste F5) innerhalb des
gespeicherten Vertragsbestands rückwärts bzw. vorwärts in
numerischer Folge des Nummernkreises. Zum Suchen kann im
Nummern-Feld eine Start-Nummer vorgegeben werden.
F9
Drucken der Vertrags-Ablauf-Liste. Sie werden als erstes gefragt,
für welchen Stichtag die Liste ausgegeben werden soll. Das Programm sucht danach alle Wartungsverträge durch und druckt die
Daten der Wartungsverträge an, deren Vertragsablaufdatum größer
gleich dem vorgegebenen Stichtag sind.
F10
Vorgabe einer neuen Start-Nummer für die automatische Vergabe von
Vertragsnummern bei Neuaufnahme über die Taste F3. Zur
Eingabe der Startnummer wird in der untersten Bildschirmzeile
folgende Meldung angezeigt:
AKTUELLE FREIE VERTRAGSNUMMER 00000 NEUE START-NUMMER: 00000
wobei im ersten '000000'-Feld die aktuelle eingestellte StartNummer steht. Im zweiten '000000'-Feld können Sie nun eine neue
Start-Nummer vorgeben. Soweit Sie nur <RETN> oder die Taste F1
drücken, bleibt die alte Start-Nummer unverändert bestehen.
F3 - Neuaufnahme eines Vertrages
F4 - Drucken der Vertragsübersicht nach Kunden oder Vertragsnummern
F5 - Umschalten zwischen Blättern nach Kunden-Nr und Vertragsnummer
F7 - Blättern rückwärts innerhalb des Vertragsstammes
F8 - Blättern vorwärts innerhalb des Vertragsstammes
F9 - Drucken der Vertrags-Ablauf-Liste
F10- Vorgabe einer neuen Start-Nummer für die Neuaufnahme von Verträgen
6
Wartung/Service
FAKTURA
2.3
7
Neuaufnahme/Überarbeiten eines Wartungs-Vertrages
Basis für alle Abrechnungen/Auswertungen/Listen sind die Felder 'Abrechnungszeitraum',
'Zähler-Ablesezeitraum' und 'Besuchszeitraum'. Bevor die einzelnen Eingabefelder der Maske
erläutert werden, zuvor die Ausfüllanweisung für diese Felder:
Die Eingaben in die 'Zeitraum'-Felder müssen nach folgendem Schema vorgenommen werden:
Die erste Stelle (vor dem '-') gibt einen Wiederholungsfaktor an.
Die zweite Stelle (nach dem '-') gibt den eigentlichen Zeitraum an.
Dabei sind folgende Kürzel erlaubt:
W
Q
J
Woche
Quartal (3 Monate)
Jahr (12 Monate).
M
H
Monat
Halbjahr (6 Monate)
Dabei setzt das Programm nach Eingabe des Kürzels automatisch den Klartext ein.
Beispiele:
3-W
1-Q
4-M
1-M
alle 3 Wochen
jedes Quartal
alle 4 Monate
monatlich.
Berechnungen zu den Zeitraum-Feldern erfolgen immer aufgrund eines vorzugebenden Stichtags (im Regelfall das Tagesdatum). Die Berechnung, ob ein Termin/eine Berechnung fällig ist,
wird wie folgt vorgenommen (Datum ist das letzte Fälligkeitsdatum):
Bei wöchentlichem ('W') Zeitraum:
Datum + (Wiederholungsfaktor * 7 Tage)
Bei den sonstigen Zeiträumen:
Datum + (Wiederholungsfaktor * Anzahl Monate)
wobei gegebenenfalls eine Jahreskorrektur ausgeführt wird.
Als nächsten Fälligkeitstermin sollten Sie nie bei den sonstigen Zeiträumen die Tage 29-31 eines
Monats vorgeben. Dies führt zu Verschiebungen, da vom Programm nur der Monat erhöht wird
(31.01. würde somit zum 31.02. = 03.03. werden).
Die im folgenden nicht näher beschriebenen Felder füllen Sie bitte ihrer Bedeutung nach aus.
FAKTURA
2.4
Wartung/Service
8
Feldbeschreibungen
Vertragslaufzeit
Hier sind die Daten der Vertragslaufzeit einzutragen. Das linke Datum muß von Ihnen
eingetragen werden, es legt den Tag des Vertagsbeginns fest. Das rechte Datum legt
den letzten Tag der Vertragslaufzeit fest. Wird dieses Datum vorgegeben, wird nach
diesem Datum automatisch keine Berechnung mehr erfolgen. Somit haben Sie die
Möglichkeit, den Vertrag auch über den Vertragsablauf hinaus zu speichern.
Vertragspauschale
Dies ist der Pauschalbetrag für alle mit dem Vertrag verbundenen Geräte/Artikel, der am
Anfang/Ende eines jeweiligen Abrechnungszeitraumes berechnet wird. Neben der
Vertragspauschale müssen Sie noch angeben, ob die Berechnung im Voraus 'V' oder
nachträglich 'N' erfolgen soll. Das Programm setzt die Einstellung standardmäßig auf 'V'.
Somit erfolgt die erste Berechnung mit Vertragsbeginn. Bei 'N' würde die erste Berechnung erst am Ende der ersten Abrechnungsperiode erfolgen.
Abrechnungssperre
Geben Sie mit J oder N vor, ob dieser Vertrag gesperrt werden soll oder nicht.
Abrechnungszeitraum
Hier legen Sie den Abrechnungsrhythmus für Berechnungen zum Wartungs-Vertrag
(Wartungspauschalen und Abrechnungsartikel mit vorgegebener Menge) fest. Dieses
Feld muß unbedingt ausgefüllt werden, da sonst keinerlei Verarbeitung (Abrechnungen,
Zählerableseliste, Besuchsliste) zum Vertrag erfolgt.
nächste Abrechn.per.
Dieses Feld wird vom Programm her automatisch geführt. Es gibt an, wann die nächste
Abrechnung erfolgen muß, und welcher Abrechnungs-Perioden-Artikel dann zu
berechnen ist. Werden die Felder bei einer Neuererfassung nicht ausgefüllt, setzt das
Programm diese Felder automatisch mit sich aus den Feldern 'Vertragslaufzeit/
Wartungspauschale' zu errechnenden Anfangswerten.
Vertreter
Hier können Sie für eine Provisionsabrechnung die Vertreter-Nummer vorgeben.
Provisionsgruppe
Legt fest, welchen Provisionsatz der Vertreter für die Abrechnungen nach Abrechnungszeitraum (nur Vertrags-/Gerätepauschale, nicht Zählerstand-Abrechnungen) erhält. Wird
eine Provisionsgruppe mit Provisionsatz 0 % zugeordnet, wird keine Provision errechnet.
FAKTURA
Wartung/Service
9
Provisionsart
Nur von Bedeutung, wenn ein Provisionssatz vorgegeben wurde. Bei 'U' wird die
Provision vom Umsatz-Wert, bei 'R' von der Differenz Umsatz-Wert minus
Einkaufspreis berechnet.
Prov.nur 1.Rechn
Nur von Bedeutung, wenn ein Provisionsatz vorgegeben wurde. Mit 'N' wird festgelegt,
daß die Provision bei jeder Abrechnung nach Abrechnungszeitraum zu errechnen ist.
Bei 'J' wird die Provisionsberechnung nur für die allererste Abrechnung des Vertrages
vorgenommen.
Achtung:
Die nachfolgenden Felder sind nur auszufüllen, wenn Sie eine
Besuchs-Termin-Liste ausdrucken wollen.
Besuchszeitraum
Legt fest, in welchen Zeitabständen der Kunde besucht werden soll. Wird dieses Feld
nicht ausgefüllt, so wird für diesen Vertrag keine Besuchs-Termin-Liste ausgegeben.
nächster Besuch am
Zeigt an, wann der Kunde das nächste Mal besucht werden muß. Wenn bei der
Neuaufnahme kein Datum vorgegeben wird, so wird vom Programm automatisch das
Datum Vertragsbeginn plus Besuchsperiode eingesetzt.
Besuchs-Mitarbeiter
Hier können Sie den Mitarbeiter vorgeben, der den Kunden grundsätzlich besuchen soll.
Dient zur nach Mitarbeitern geordneten Ausgabe der Besuchsliste.
Besuchs-Bezirk
Über dieses Feld können Sie den Vertrag einem Bezirk zuordnen. Wenn das Feld
ausgefüllt ist, können Sie die Besuchsliste nach diesem Feld sortiert/selektiert ausgeben
lassen. Die Struktur der Bezirksnummer können Sie Ihren Anforderungen nach frei
festlegen (z.B. 200060 für 2000 Hamburg 60).
Achtung:
Die nachfolgenden Felder sind nur bei einer Abrechnung nach
Zählerstand-Differenz auszufüllen.
Zähler-Ablesezeitraum
Legt fest, in welchen Abständen der Wartungsvertrag auf der Zähler-Ablese-Telefonliste
erscheinen soll.
FAKTURA
Wartung/Service
10
nächster Ablesetag
Hiermit wird das Datum der nächsten Zählerstandsablesung festgelegt. Wenn Sie das
Feld bei der Neuaufnahme des Vertrages nicht ausfüllen, setzt das Programm
automatisch das Datum, das sich aus Vertragsbeginn plus Ablesezeitraum Zählerstand
ergibt, ein.
Anzahl in Pauschale
Gibt die Anzahl der Zählereinheiten vor, die in der Wartungspauschale bereits enthalten
sind. Bei einer Zählerstandsabrechnung wird dieser Wert von der ermittelten Zählerstandsdifferenz abgerechnet.
Rückerstattung
Gibt an, ob eine Rückerstattung nicht verbrauchter Grund-Kopien erfolgen soll. Wird
standardmäßig vom Programm auf 'N' gesetzt.
Während der Erfassung/Änderung der Daten der Maske können über folgende Tasten weitere
Funktionen/Einstellungen vorgenommen werden:
F1
Ende der Erfassung/Änderung. Vor Abspeicherung der Daten wird
eine Plausibilitätprüfung vorgenommen (siehe nachfolgende Seiten).
F2
Umschalten der Hilfsfenster-Anzeige zwischen EIN/AUS.
F3
Diverses: Erfassen/Änderung weiterer Kunden-Daten. Dazu wird folgendes
Bildschirmfenster eingeblendet:
Mehrwertsteuer-Kennzeichen .................:
Erlösgruppe für Pauschalen.....................:
Zu-/Abschlag Vertragspauschale ........... :
Zahlungsziel............................................. :
Textarten-Kennzeichen............................:
Ansprechpartner Besuch......................... :
Ansprechpartner Zähler-Ablesung........... :
Telefon-Nr Zähler-Ablesung.................... :
F1 - Ende, Rücksprung in die Vertrags-Nummern-Auswahl
F2 - Umschalten zwischen Hilfsfenster-Anzeige AUS/EIN
F3 - Eingabe weiterer diverser Vertragsdaten
F4 - Drucken der aller gespeicherten Vertragsdaten
F6 - Löschen des aktuellen Wartungsvertrages mit allen gespeicherten Daten
F9 - Aufruf der Maske mit den Wartungs-Artikeln/-Geräten
F10- Aufruf der Maske mit den Abrechnungsartikeln
FAKTURA
Wartung/Service
11
Die ersten beiden Felder sind zur Mehrwertsteuerberechnung und
Erlösgruppenzuordnung der Vertrags- und Gerätepauschale erforderlich.
Standardmäßig schlägt das Programm MWST-Gruppe 1 und Erlösgruppe 1 vor.
Im Feld 'Zu-/Abschlag' können Sie einen prozentualen Zu-/Abschlag auf die
Vertragspauschale aufnehmen.
Das 'Zahlungsziel' können Sie hier auch abweichend zum im Kundenstamm
vorgegebenen Zahlungsziel festlegen.
Im 'Textarten-Kennzeichen' legen Sie mit 0-9 fest, welche Texte aus den
Wartungstexten bei einer Vertragsabrechnung verwendet werden sollen.
Die weiteren Daten werden in der Besuchs-/Ablese-Liste als Unterstützung Ihres Mitarbeiters mit angedruckt.
Achtung:
Bei einer Vertragsneuaufnahme muß diese Maske mindestens einmal
aufgerufen werden, auch wenn Sie keine Eintragung vornehmen wollen,
ansonsten kann der Vertrag nicht mit Taste F1 beendet werden!
F4
Drucken aller gespeicherten Daten des Wartungsvertrages.
F6
Löschen des angezeigten Wartungsvertrages. Bevor die Löschung erfolgt,
werden Sie zur Sicherheit zweimal gefragt, ob die Löschung tatsächlich
erfolgen soll. Nur wenn beide Abfragen korrekt beantwortet werden, wird die
Löschung vorgenommen.
F1 - Ende, Rücksprung in die Vertrags-Nummern-Auswahl
F2 - Umschalten zwischen Hilfsfenster-Anzeige AUS/EIN
F3 - Eingabe weiterer diverser Vertragsdaten
F4 - Drucken der aller gespeicherten Vertragsdaten
F6 - Löschen des aktuellen Wartungsvertrages mit allen gespeicherten Daten
F9 - Aufruf der Maske mit den Wartungs-Artikeln/-Geräten
F10- Aufruf der Maske mit den Abrechnungsartikeln
FAKTURA
Wartung/Service
12
Die beiden nachfolgenden Funktionstasten ercheinen erst, nachdem dem Wartungsvertrag ein
Kunde zugeordnet worden ist.
F9
Eingabe von bis zu 99 Wartungs-Artikeln/Geräten. Die genaue Beschreibung
wird im nachfolgenden Abschnitt '2.6 Erfassung/Änderung von
Wartungsartikeln/-Geräten' vorgenommen.
Nach der Erfassung von Wartungsartikeln/-Geräten kann die KundenNummer nicht mehr geändert werden! Ist eine Änderung der KundenNummer erforderlich, müssen zuerst die gespeicherten Artikel/Geräte
gelöscht werden.
F10
Eingabe von bis zu 3 Abrechnungsartikeln. Die genaue Beschreibung
wird im nachfolgenden Abschnitt '2.7 Erfassung/Änderung von
Abrechnungsartikeln' vorgenommen.
FAKTURA
2.5
Wartung/Service
13
Plausibilitätsprüfungen
Bei Abschluß der Überarbeitung eines Wartungsvertrages mit derTaste F1 werden vom Programm diverse Prüfungen auf Plausibilität vorgenommen. Entdeckt das Programm Abrechnungsprobleme oder evtl. mögliche Eingabefehler, so werden diese in einem Bildschirmfenster angezeigt. Dabei werden Punkte, die zu einer Nicht-Abrechnung eines Wartungsvertrages führen als
Fehler und alle anderen Punkte als Warnungen bezeichnet.
PRÜFUNG WARTUNGS-VERTRAG: Folgende Fehler und Warnungen wurden festgestellt:
Fehler :
Warnung:
Weder Wartungspauschale noch Abrechnungsartikel vorhanden
Datum der letzten Abrechnung nicht eingetragen
In der letzten Bildschirmzeile wird folgende Meldung ausgegeben:
<I>GNORIEREN DER FEHLER/WARNUNGEN ODER BEL. TASTE FÜR KORREKTUR:
Soweit nur Warnungen angezeigt sind, können Sie die Prüfungsanzeige durch Eingabe des
Buchstabens 'I' ignorieren, da die Ursache der Warnung durchaus beabsichtigt sein kann.
Gemeldete Fehler müssen Sie auf jeden Fall sofort korrigieren, damit keine Probleme mit der
nächsten Wartungs-Abrechnung auftreten.
FAKTURA
2.6
Wartung/Service
14
Erfassung/Änderung von Wartungs-Artikeln/-Geräten
Nach Drücken der Taste F9 wird folgendes Zusatzfenster angezeigt:
WARTUNGS-ARTIKEL/-GERÄTE
Pos. Serien-/Art.Nr. Artikel-Bezeichnung
Wartungspauschale / +/-%
Zählerstand
1
2
3
4
Es werden jeweils bis zu 4 Wartungs-Artikel/-Geräte gleichzeitig angezeigt. Soweit mehr als 4
Artikel vorhanden sind, können Sie mittels der Tasten F7 und F8 blättern.
Mit den Tasten Pfeil rauf/runter ist ein Wandern von Artikel zu Artikel möglich.
Über die Taste F1 können Sie die Erfassung/Änderung abbrechen und zur Wartungs-VertragsMaske zurückkehren.
Wollen Sie einen bestimmten Artikel löschen, müssen Sie ihn mit den Pfeiltasten anwählen.
Danach drücken Sie die Taste F6 'Löschen'. Der Artikel wird beim Löschen nur vom Wartungsvertrag losgelöst. Er bleibt jedoch in der Serien-Nummern-Datei bestehen und kann somit anderen
Wartungsverträgen wieder zugeordnet werden.
Über die Taste F3 'Neuaufnahme' können Sie dem aktuellen Wartungsvertrag einen neuen
Wartungs-Artikel zuordnen. Zur Neuaufnahme müssen Sie sich keinen freien Eintrag in der
Tabelle suchen, dies macht das Programm automatisch.
Zur Neuaufnahme wird die aus dem Serien-Nummern-Verwaltungs-Programm bekannte
Übersichts-Maske zur Auswahl einer Serien-Nummer angezeigt. Allerdings werden nur diejenigen
Serien-Nummern des aktuellen Kunden angezeigt, die keinem Wartungs-Vertrag zugeordnet sind.
F1 - Ende, Rücksprung in den Wartungs-Vertrag
F3 - Neuaufnahme eines Wartungs--Artikels/-Gerätes
F6 - Entfernen der aktuellen Position aus dem Wartungsvertrag
F7 - Blättern zu den vorangehenden Positionen (nur wenn möglich)
F8 - Blättern zu den nachfolgenden Positionen (nur wenn möglich)
FAKTURA
Wartung/Service
15
Damit ist automatisch die Zuordnung einer falschen Serien-Nummer (anderer Kunden, oder
bereits in einem anderen Vertrag) ausgeschlossen.
Die Felder 'Wartungspauschale / +/-%' und 'Zählerstand' einer Artikel-Position können Sie
erfassen/überarbeiten, indem Sie sich mit den Pfeiltasten auf den entsprechenden Artikel stellen
und <RETN> drücken. Im Feld '+/- %' können Sie einen prozentualen Auf-/Abschlag auf die
Gerätepauschale vornehmen.
2.7
Erfassung/Änderung von Abrechnungsartikeln
Nach Drücken der Taste F10 wird folgendes Zusatzfenster angezeigt:
ABRECHNUNGS-ARTIKEL
Menge Einz-Preis +/-% Gesamtpreis
PERIODE 1
PERIODE 2
PERIODE 3
Mit den Tasten Pfeil rauf/runter ist ein Wandern von Artikel zu Artikel möglich.
Über die Taste F1 können Sie die Erfassung/Änderung abbrechen und zur Wartungs-VertragsMaske zurückkehren.
Wollen Sie einen bestimmten Artikel löschen, müssen Sie ihn mit den Pfeiltasten anwählen.
Danach drücken Sie die Taste F6 'Löschen'. Der Artikel wird beim Löschen nur vom Wartungsvertrag losgelöst.
F1 - Ende, Rücksprung in den Wartungs-Vertrag
F3 - Manuelle Überarbeitung von Einzelpeis, Zu-/Abschlag
F6 - Entfernen der aktuellen Position aus dem Wartungsvertrag
FAKTURA
Wartung/Service
16
Die Neuaufnahme eines Artikels erfolgt durch Anwahl einer noch nicht belegten Periode mit den
Tasten Pfeil rauf/runter. Danach können Sie in gewohnter Form einen Artikel entweder direkt
durch Einagbe der Artikelnummer oder über das Suchen nach dem Suchbegriff auswählen. Nach
Artikelauswahl verzweigt das Programm automatisch in die Mengeneingabe.
Bei Abrechnungen mit Zählerstandsdifferenz lassen Sie das Mengenfeld unausgefüllt. Ansonsten
müssen Sie es ausfüllen, da sonst keine Berechnung des Artikels erfolgt.
Über die Taste F3 'Manuell' haben Sie die Möglichkeit, die Felder 'Einzelpreis' und 'Zu-/
Abschlag +/-%' manuell zu überarbeiten. Standardmäßig wird der Einzelpreis aus der dem
Kunden zugeordneten Preisgruppe entnommen. Sie können den Einzelpreis aber ändern. Er wird
dann vom Programm aus als vertragsspezifischer Wartungspreis betrachtet. Beachten Sie dabei,
daß in diesem Fall keine Preisänderung erfolgt, wenn Sie die Verkaufspreise im Artikelstamm
ändern!
Im Feld '+/-%' können Sie einen prozentualen vertragsspezifischen Zu- oder Abschlag vornehmen. Einen Abschlag geben Sie zum Beispiel mit '2-' ein.
Wartung/Service
FAKTURA
3
17
Zählerstands-Erfassung
Mit diesem Programm könen Sie sich zum einen eine Zähler-Ablese-Telefon-Liste ausgeben
lassen und zum anderen die Zählerstände erfassen.
Nach Aufruf des Programmes erscheint folgende Bildschirmmaske:
ZÄHLERSTANDS-ERFASSUNG
Kunden-Nummer....:
Vertrags-Nummer..:
Ablesung :
Pos Artikel-Bezeichnung Serien-Nummer
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
zuletzt :
letzter / neuer ZS
F7 F8 -
F9 F10-
Sie befinden sich nun im Feld 'Kunden-Nummer'. Sie können jetzt entweder über die Taste F9
'Tel-Liste' die Telefon-Liste ausgeben lassen oder nach Eingabe einer Kunden-Nummer zur
Erfassung von Zählerständen verzweigen - siehe Punkt 3.2 Erfassung von Zählerständen.
3.1
Ausgabe der Zähler-Ablese-Telefon-Liste
Diese Liste gibt, nach Kunden sortiert, alle Verträge mit Wartungs-Geräten/-Artikeln aus, für die
eine Zählerablesung erforderlich ist. Soweit erfaßt, wird auch der Ansprechpartner und die RufNummer mit angedruckt.
Nach Drücken der Taste F9 erscheint in der letzten Bildschirmzeile folgende Abfrage:
AUSAGBE LISTE FÜR STICHTAG 00.00.00 <RETN> FÜR TAGESDATUM
F9 - Ausdrucken der Zähler-Ablese-Telefon-Liste
FAKTURA
Wartung/Service
18
Geben Sie hier den Stichtag vor oder drücken Sie nur <RETN>, um das Tagesdatum zu übernehmen.
Aufgrund des Stichtags berechnet das Programm für Wartungsverträge mit Zählerstandabrechnung, ob aufgrund des Ableserhythmus eine Zählerstandsablesung erforderlich ist. Basis für
diese Fälligkeitsberechnung ist das Datum der nächsten Ablesung. Die Berechnungsart der
Fälligkeit können Sie unter Punkt 2.3 'Neuaufnahme/Überarbeiten eines Wartungsvertrages'
nachlesen.
In der Liste wird nach jedem Wartungs-Gerät/-Artikel der letzte gespeicherte Zählerstand zur
Kontrolle ausgedruckt. Danach wird entweder ein Leerfeld mit Punkten zur Notierung des
abgerufenen Zählerstandes oder der bereits erfaßte neue Zählerstand angedruckt.
3.2
Erfassung von Zählerständen
Basis für die Zählerstandserfassung ist die über die Taste F9 abzurufende Telefon-Liste.
Nach Auswahl einer Kundennummer stellt sich das Programm in das Feld 'Vertragsnummer'.
Geben Sie die gewünschte Vertragsnummer ein. Ist unter dieser Nummer kein Vertrag mit
Zählerstandsablesung gespeichert, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Nach Vertragsauswahl werden die ersten 10 Wartungs-Geräte/-Artikel im unteren Maskenteil in
zwei Hälften je 5 Artikel angezeigt. Sie können nun im Feld 'neuer ZS' (neuer Zählerstand) die
beim Kunden abgerufenen Zählerstände eintragen.
Sind mehr als 10 Wartungs-Geräte/-Artikel vorhanden, wechselt das Programm nach den ersten
10 Positionen automatisch zu den nachfolgenden 10 Positionen. Soweit möglich, ist ein vorzeitiges Blättern auch über die Tasten F7/F8 bzw. Pfeil hoch/runter möglich.
Wird ein Zählerstand eingegeben, der unter dem letzten Zählerstand liegt, stellt sich das Programm automatisch wieder in das letzte Eingabefeld, ansonsten springt das Programm zum
nächsten möglichen Eingabefeld.
Die Erfassung wird mit der Taste F1 abgeschlossen. Sind nicht alle Positionen zu einem Vertrag
erfaßt worden, wird in der Zeile unter den Positionen eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
FAKTURA
Wartung/Service
19
Nach Abschluß der Zählerstands-Erfassung zu einem Wartungsvertrag werden Sie gefragt, ob die
Erfassung aktiviert werden soll. Gleichzeitig wird der nächste dem Ableserhythmus entsprechende Ablesetermin angezeigt.
Soweit Sie die Zählerstandserfassung aktivieren (mit <RETN> bestätigen), wird aufgrund der
vorgegebenen Zählerstände, auch wenn Sie nicht vollständig eingetragen sind, bei der nächsten
Wartungsabrechnung, soweit terminlich fällig, eine Zählerstandsabrechnung geschrieben. Vor der
Bestätigung mit <RETN> können Sie das vom Programm vorgeschlagene Ablesedatum noch
modifizieren, falls eine Änderung des Ableserhythmus beabsichtigt ist.
Die Aktivierung wird unterdrückt, wenn Sie die Eingabe zum nächsten Ablesetermin mit der Taste
F1 beenden.
Soweit Sie einen aktivierten Wartungsvertrag wiederum aufrufen, so erscheint die Meldung
ZÄHLERSTANDS-ABLESUNG BEREITS AKTIVIERT! FREIGEBEN = <J>
SONST BEL.TASTE
Das Programm läßt Sie in die Zählerstandserfassung nur hinein, wenn Sie diese Meldung mit 'J'
beantworten. In diesem Fall werden die bereits erfaßten Zählerstände für den Wartungsvertrag
wieder deaktiviert!
Wartung/Service
FAKTURA
4
20
Wartungs-Abrechnung
Über dieses Programm werden autmatisch die Wartungs-Rechnungen erstellt und ausgedruckt.
Weiterhin setzt das Programm die Termine für die nächste Abrechnung und/oder Ablesung von
Zählerständen.
Nach Aufruf des Programmes wird folgende Bildschirmmaske angezeigt:
WARTUNGS-ABRECHNUNG
aktuelle Kunden-Nummer .......... :
aktuelle Vertrags-Nummer .........:
aktueller Ablaufstatus ................ :
aktuelle Rechnungsnummer ...... :
F1 F2 -
Wichtig:
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Vor einem Abrechnungslauf sollten Sie unbedingt eine
Datensicherung ziehen, um bei eventuell auftretenden Fehlern/Problemen
den Original-Datenbestand wieder einlesen zu können.
Den letzten Rechnungsdrucklauf können Sie über die Taste F9 'Druck-Wied' nochmals starten.
Beachten Sie, daß die Programm-Option 'Belegschreibung: Sammeldruck bei Drucken Alles/
Kunde' mit NEIN festlegt, daß nur die letzte Rechnung eines Rechnungsstapels in der Druckwiederholung gespeichert ist! Stellen Sie diese Option daher vorsorglich auf JA ein.
In der letzten Bildschirmzeile wird nun nach dem Ausgabe-Stichtag gefragt:
AUSGABE FÜR STICHTAG 00.00.00 <RETN> FÜR TAGESDATUM
Wartung/Service
FAKTURA
21
Im Regelfall werden Sie hier immer <RETN> für Abrechnungen bis zum Tagesdatum eingeben.
Es ist jedoch möglich, daß Sie - z.B. wegen Urlaub - einige Abrechnungen vorziehen wollen.
Geben Sie in diesem Fall den gewünschten Abrechnungs-Stichtag vor.
Es werden nun vom Programm aus automatisch alle Wartungs-Verträge durchsucht. Die Suche
erfolgt nach Kunden geordnet. Während der Suche wird in der Maske unter 'Kundennummer'
und 'Vertragsnummer' der aktuell zu prüfende Vertrag/Kunde angezeigt. Im Feld 'Ablauf-Status'
wird dabei 'Prüflauf' angezeigt.
Während des Prüflaufs werden folgende Prüfungen durchgeführt:
1.
Ist der Vertrag korrekt ausgefüllt oder fehlen zur Abrechnung
noch wichtige Daten (z.B. Pauschale, Abrechnungsartikel oder
Zählerstandserfassungen)
2.
Ist der nächste Abrechnungstermin erreicht
3.
Ist eine Zählerstandsabrechnung erforderlich.
Soweit der Vertrag korrekt ausgefüllt ist und abgerechnet werden kann, wird im Feld 'AblaufStautus' das Wort 'Berechnung' angezeigt. Ansonsten werden die Fehler in einem Ablauf-Protokoll
protokolloert und der nächste Vertrag wird geprüft.
Sind nach Prüfung aller Veträge Fehler/Warnungen festgestellt worden, erscheint folgendes
Bildschirmfenster:
ACHTUNG !!!
XXXX Wartungs-Vertrags-Abrechnungen konnten
aufgrund von Fehlern/Problemen mit den Vorgabedaten des Vertrages nicht oder nur teilweise erstellt werden!
Bitte geben Sie die Drucker-Nummer für die
Ausgabe des Protokolls an:
FAKTURA
Wartung/Service
22
Für 'XXXX' wird die Anzahl der betroffenen Verträge angezeigt. Geben Sie nun die Druckernummer ein, über die das Protokoll ausgedruckt werden soll. Der Ausdruck des Protokolls ist
zwingend erforderlich. Beenden Sie die Druckerabfrage mit der Taste F1, erfolgt auch kein
Ausdruck der Wartungsabrechnung. Ein erneuter Aufruf des Programmes führt wiederum zur
Anzeige des Ablaufs-Protokoll-Fensters.
Hinweise zu Fehler/Warnungen finden Sie unter Punkt 11 'Fehler'Warnungen' dieses Handbuches.
Nach Ausgabe des Ablaufprotokolls erfolgt die Übernahme der abrechnungsfähigen Wartungsverträge als Rechnungen.
Dabei wird im 'Ablauf-Status' das Wort 'Übernahme' angezeigt. Nach der Übernahme erfolgt der
eigentliche Rechnungsdruck. Im Ablauf-Status wird das Wort 'Drucken' angezeigt und das
Programm fragt Sie nach der Nummer des Druckers zur Ausgabe der Rechnungen.
Während des Druckvorgangs werden zur Ablaufverfolgung die Felder 'Kunden-Nummer',
'Vertrags-Nummer' und 'Rechnungs-Nummer' ständig aktualisiert.
Soweit Sie viele Wartungsverträge gespeichert haben, wird der gesamte Vorgang der
Wartungs-Abrechnung einige Zeit (je nach Umfang und Leistungsfähigkeit des Rechners bis zu
mehreren Stunden) in Anspruch nehmen. Der Vorgang kann aus Sicherheitsgründen nicht
abgebrochen werden, so daß das verarbeitende Terminal für die gesamte Laufzeit für andere
Verarbeitungen gesperrt ist.
Hinweis zum Drucklauf
Während des Drucklaufs kann es geschehen, daß eine Wartungsrechnung nicht gedruckt wird,
weil z.B. ein Kunde momentan bearbeitet wird und daher keine Buchung der Umsätze vorgenommen werden kann. In diesem Fall wird bei Programm-Ende die Meldung
ES SIND NOCH BELEGE ZUM DRUCKEN VORHANDEN! WEITER =
BELIEBIGE
TASTE
ausgegeben. Starten Sie in diesem Falle die Wartungs-Abrechnung nochmals, damit die nicht
ausgedruckten Wartungsrechnungen gedruckt werden.
Wartung/Service
FAKTURA
5
23
Wartungs-Kosten-Erfassung
Über dieses Programm können Sie für die Wartungs-Kostenrechnung zu Verträgen und/oder
Geräten Kostenpositionen wie Ersatzteile und Arbeitszeiten erfassen. Nach Aufruf des Programms erscheint folgende Bildschirmmaske:
WARTUNGS-KOSTENERFASSUNG
Vertrags-Nummer.....:
Kunden-Nummer.......:
Buchungs-Tag........:
Nr Artikel-Nummer
Artikel-Bezeichnung
VERTRAGSKOSTEN
F1 F3 F2 F4 -
F5 F6 -
Menge
F7 F8 -
Einzelpreis VM L
F9 F10-
Mit dem Programm können Sie sowohl allgemeine Kosten (Modus Vertragskosten) als auch
gerätespezifische Kosten (Modus Gerätekosten) erfassen. Der aktuelle Modus wird in der Zeile
über der Funktionstastenerläuterung angezeigt. Eine Umschaltung zwischen den Modi ist über die
Taste F3 möglich. Bei Programmaufruf befindet sich das Programm immer im Modus
VERTRAGSKOSTEN.
5.1
Vorlauf Vertragskostenerfassung
Zur Vertragskostenerfassung ist zuerst ein Wartungsvertrag auszuwählen. Diese Auswahl können
Sie entweder durch Vorgabe einer Vertragsnummer oder über die Auswahl nach einer Kundennummer vornehmen.
F3 - Wechsel in den Verarbeitungsmodus Gerätekosten
F5 - Suchen Vertrag nach Kundennummer/Vertragsnummer
F7 - Blättern zur vorangehenden Maske
F8 - Blättern zur nachfolgenden Maske
FAKTURA
Wartung/Service
24
Während der Vertragsauswahl können Sie folgende Funktionstasten benutzen:
5.2
F1
Beenden des Programmes, Rückkehr ins Menü
F3
Wechsel zum Bearbeitungsmodus 'Gerätekosten-Erfassung'
F5
Wechsel der Vertragsauswahl von Vertrags-Nummer nach KundenNummer und umgekehrt. In der Funktionstastenerläuterung wird
immer angezeigt, welcher Auswahlmodus mit dem nächsten Tastendruck angewählt wird.
F7/
F8
Blättern innerhalb des Vertragsbestandes. Dabei wird jeweils die
Vertragsnummer, die Kundennummer und der Name des Kunden mit
Anschrift angezeigt. Einen angezeigten Vertrag akzeptieren Sie
durch drücken der <RETN>-Taste. Zur Einschränkung des Suchbereichs kann auch eine Vertrags-/Kunden-Nummer als Startwert
vorgegeben werden.
Vorlauf Gerätekostenerfassung
Die Gerätekostenerfassung erfolgt entweder über die Auswahl eines Kunden und danach eines
Gerätes oder direkt über die Eingabe der zum Gerät gehörenden Seriennummer.
Bei der Auswahl nach Kunden-Nummer können Sie entweder direkt eine Kunden-Nummer
vorgeben oder mit den Funktionstasten F7/F8 innerhalb des Vertragsbestandes blättern. Dabei
können Sie auch eine Kunden-Nummer als Startwert vorgeben.
Ist ein Kunde ausgewählt und mit <RETN> bestätigt worden, können Sie das gewünschte Gerät
über die Eingabe der Seriennummer direkt erreichen. Sie können das Gerät auch über die Taste
F5 aus der Übersicht über alle für den Kunden gespeicherten Geräte auswählen.
Soweit eine Geräte-Seriennummer direkt eingegeben wird, kann es passieren, daß die Seriennummer nicht eindeutig ist, weil sie z.B. bei einem anderen Gerät ebenfalls vorkommt. In diesem
Fall gibt das Programm die nachfolgende Meldung aus:
MEHR ALS EINE SERIENNUMMER VORHANDEN! WEITER = BEL. TASTE
Da in diesem Fall ein direkter Zugriff auf das Gerät nicht möglich ist, muß die Geräteauswahl über
die Kunden-Nummer und ggfls. die Geräte-Übersicht vorgenommen werden.
F3 - Wechsel in den Verarbeitungsmodus Vertragskosten
FAKTURA
5.3
Wartung/Service
25
Erfassung der Kostenpositionen
Die Erfassung der Kosten ist, bis auf die Zählerstands-Vorgabe, für die Verarbeitungsmodi
'Vertragskosten'und 'Gerätekosten'identisch.
Vor Erfassung von Kostenpositionen muß im mittleren Maskenteil das Buchungsdatum
vorgegeben werden. Geben Sie hier das gewünschte Datum ein oder drücken nur <RETN> für
das Tagesdatum.
Soweit ein bestehendes Buchungsdatum mit Kostenpositionen eingegeben wird, werden nun die
Kostenpositionen zu diesem Buchungstag angezeigt.
Bei der Erfassung von Gerätekosten können Sie den Buchungen zusätzlich einen Zählerstand
zuordnen. Dies ist auch möglich, wenn Sie keine Zählerstandsabrechnung zu einem Vertrag
vornehmen lassen.
Im unteren Maskenteil können Sie nun Kostenartikel erfassen oder bestehende Kostenartikel
ändern. Es können je Buchungstag im jeweiligen Verarbeitungsmodus (Vertrag/Gerät) maximal
10 Kostenpositionen erfaßt werden.
Eine bestehende oder freie Kostenposition können Sie durch Wandern mit den Pfeiltasten hoch
und runter anwählen. Soweit mehr als 5 Kostenpositionen vorhanden sind, können Sie zusätzlich
über die Tasten F7/F8 zwischen den beiden Kostenmasken (Position 1-5 und Position 5-10)
blättern.
Eine bestehende Kostenposition können Sie nach Anwahl der Position über die Funktionstaste F6
löschen.
Zum Ändern einer Kostenposition wählen Sie die Kostenposition an und drücken die <RETN>Taste für die Änderung der Menge oder die Taste F3 für die manuelle Überarbeitung aller Felder
der Kostenposition.
Zur Neuaufnahme einer Kostenposition müssen Sie eine freie Position anwählen. Nun können
Sie entweder direkt über die Eingabe der Artikelnummer die Position erfassen oder Sie wählen
einen Artikel über den Suchbegriff aus, indem Sie die Artikelnummer nicht ausfüllen und <RETN>
drücken. Soweit Sie einen diversen Artikel aufrufen, muß vor der weiteren Eingabe zuerst die
Artikel-Bezeichnung eingetragen werden.
FAKTURA
Wartung/Service
26
Als nächstes muß die Menge eingetragen werden. Das Mengenfeld können Sie nach Eingabe
entweder mit <RETN> oder mit der Taste F1 beenden mit Rückkehr zur Positionsauswahl oder
Sie beenden es über die Taste F3 zum Bearbeiten der weiteren Felder der Kostenposition.
Die Menge muß in jedem Fall angegeben werden. Unterbleibt die Eingabe, wird beim Verlassen
des Mengenfeldes eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Soweit ein Artikel mit
Lagerbestandsführung erfaßt wird, wird automatisch auch der Lagerbestand des Artikels fortgeschrieben.
Erläuterung der weiteren Felder einer Kostenposition:
Einzelpreis
Hier setzt das Programm automatisch den beim Artikel gespeicherten
aktuellen Einkaufspreis als Vorschlag ein.
VM
= Vertreter/Mitarbeiter
Hier setzt das Programm automatisch den im Wartungsvertrag vorgegebenen
Besuchs-Mitarbeiter ein.
L
= Listenandruck
Kennzeichen, ob die Kostenposition in der Besuchsliste mit angedruckt
werden soll oder nicht. Das Programm setzt das Feld automatisch auf
'J>', wenn der Artikel im Artikelstamm als 'Material' gekennzeichnet ist.
Ist der Artikel als 'Arbeitsleistung' gekennzeichnet, so wird das Feld
auf 'N' gesetzt und somit auf der Besuchsliste standardmäßig nicht mit
angedruckt.
Für dieses Programm ist keine Ausdruckmöglichkeit der Kostenpositionen vorgesehen, da diese
der Vertrags-Kostenrechnungs-Liste entspricht.
F1 - Ende der Bearbeitung
F3 - Menuelles Überarbeiten aller Eingabepositionen
F6 - Löschen der aktuelle Kostenposition
F7 - Blättern zur vorangehenden Kosten-Maske
F8 - Blättern zur nachfolgenden Kosten-Maske
Wartung/Service
FAKTURA
6
27
Vertrags-Kostenrechnung
Das Vertrags-Kostenrechnungs-Programm erstellt Ihnen für einen oder mehrere Wartungsverträge eine Ertragsrechnung. Die Ertragsrechnungsliste gibt Ihnen für jeden Vertrag den Erlös aus.
Soweit Sie die Liste mit allen Einzelbuchungen ausgeben, können Sie zusätzlich ersehen, ob
bestimmte Geräte im Bereich der Wartung nicht mehr rentabel sind.
Nach Aufruf des Progamms wird folgende Bildschirmmaske angezeigt:
KOSTENRECHNUNG WARTUNGSVERTRÄGE
DRUCKEN KOSTENRECHNUNG
Vertragsnummer von
bis
bearbeitet wird Vertragsnummer
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Geben Sie nun den gewünschten Vertrags-Nummern-Bereich vor oder beantworten Sie die
Bereichabfrage jeweils mit <RETN> für alle Verträge.
Anschließend werden Sie gefragt, ob die Liste mit allen Einzelbuchungen ausgeben werden soll:
MIT ANDRUCKEN ALLER EINZELBUCHUNGEN? (J/N):
Beantworten Sie diese Frage wie gewünscht. Nach Eingabe der Druckernummer beginnt das
Programm mit der Erstellung der Liste. Je nach Umfang der einzelnen Verträge kann dies einige
Zeit in Anspruch nehmen.
FAKTURA
Wartung/Service
28
In der Liste ohne Einzelbuchungen wird jeweils die Vertragsnummer, der Kunde und der errechnete Erlös (bei Verlust als negativer Betrag) angedruckt. Am Ende der Liste wird die Summe aller
Verträge angedruckt.
Soweit Sie die Liste mit Einzelbuchungen ausgeben, werden zusätzlich zu diesen Informationen unterteilt nach Vertrags-/Gerätebuchungen - in chronologischer Folge alle gespeicherten
Buchungen mit den Einzelwerten angedruckt, so daß Sie auch gerätespezifisch die Ertragslage
erkennen können.
Achtung:
Beachten Sie bitte, daß sich diese Listen je nach Anzahl der Buchungen je
Vertrag über mehrere Seiten erstrecken können. Entsprechend erhöht sich auch
die Ausgabezeit auf dem Drucker. Sie sollten diese Liste daher bei vielen
Buchungen nicht über alle Verträge ausgeben lassen, da Sie sonst den Drucker
eventuell über mehrere Stunden blockieren.
Wartung/Service
FAKTURA
7
29
Besuchs-Termin-Liste
Das Besuchs-Listen-Programm erstellt für einen bestimmten Stichtag anhand der Eintragung
'nächster Besuch' beim Wartungsvertrag eine Liste mit den fälligen Besuchen. Nach Aufruf des
Progamms wird folgende Bildschirmmaske angezeigt:
BESUCHS-TERMIN-LISTE
Termine brücksichtigen bis......... :
Besuchs-Mitarbeiter..............von :
bis
Besuchs-Bezirk.....................von:
bis
mit Andrucken WartungsArtikel/ und Geräte...................... :
mit Andrucken der
letzten 6 Besuchsdaten.............. :
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Als erstes müssen Sie den Stichtag vorgeben. Soweit Sie nur mit <RETN> antworten, setzt das
Programm automatisch das Tagesdatum ein. Der Stichtag bestimmt, welche Wartungsverträge in
der Besuchsliste angedruckt werden. Nur Verträge mit einem nächsten Besuchsdatum kleiner
oder gleich dem Stichtag werden angedruckt.
Soweit die Programm-Option 'Wartung: Besuchslisten-Unterscheidung nach Mitarbeitern'
gesetzt ist, können Sie die Listenausgabe für einen bestimmten Mitarbeiterbereich eingrenzen.
Antworten Sie zweimal mit <RETN> für alle Mitarbeiter.
Mit der Bereichsvorgabe für den Besuchs-Bezirk können Sie die Ausgabe der Liste auf bestimmte
Bezirke begrenzen. Das Programm wählt dann nur die Wartungsverträge aus, die im vorgegeben
Bezirks-Bereich liegen.
FAKTURA
Wartung/Service
30
Die Besuchs-Liste können Sie entweder in Kurzform (nur Kunde/Mitarbeiter und Besuchsdatum)
oder in Langform mit den Wartungsgeräten ausgeben lassen.
Soweit Sie die Langform wünschen, müssen Sie in das Feld 'mit Andrucken Wartungsartikel/
und Geräte' ein 'J' eintragenen. Die Ausgabe in Kurzform erfolgt, wenn Sie in dieses Feld ein 'N'
eingeben oder mit <RETN> antworten.
Soweit Sie die Ausgabe in Langform gewählt haben, können Sie zusätzlich mit 'J' oder 'N' im Feld
'mit Andrucken der letzten 6 Besuchsdaten' festlegen, ob für jedes Gerät auch noch Besuchsdaten (wann, welche Ersatzteile wurden eingebaut) angedruckt werden sollen.
Es werden maximal die Daten der letzten 6 Besuche angedruckt. Angedruckt werden für jedes
Gerät die Kostenpositionen der letzten Besuche, soweit sie in der Spalte L der KostenErfassungs-Maske mit 'J' gekennzeichnet sind - siehe auch Punkt 5.3 'Erfassung der Kostenpositionen'. Die Ausgabe erfolgt in chronologischer Reihenfolge, wobei zu jedem Besuchstermin
auch der vorgegebene Zählerstand angedruckt wird.
Soweit ein Vertrag aufgrund der Vorgaben in der Besuchsterminliste erscheint, wird von Programm automatisch der nächste Besuchstermin berechnet und beim Wartungsvertrag gesetzt.
Wartung/Service
FAKTURA
8
31
Formularsteuerung Wartung
Zum Formularaufbau einer Wartungsrechnung wird die Formularsteuerung der Direkt-Fakturierung
mit zusätzlichen - in diesem Programm festzulegenden - Vorgaben für den Aufbau des
Artikelbereiches verwendet.
Aus dem Formularaufbau werden dabei die im Artikelbereich liegenden Positionen 'Position ...
Artikel-Nummer ... Bezeichnung .....bis..... Text/Textbaustein' ignoriert, da die einzelnen
unterschiedlichen Abrechnungspositionen (z.B. mit Zählerstand/Zeitraum/Seriennummer) andere
Erfordernisse stellen.
Für jede der möglichen einzelnen Abrechnungspositionen
Vertrags-/Geräte-Pauschale
Zählerstands-Ablesung
Vorlauftext Pauschale/Zählerstand
Überschriftenzeile
Vertragsabrechnung mit Artikel
Zählerstands-Abrechnung
Geräte-Beschreibung
wird Ihnen in dieser speziellen Formularsteuerung eine eigene Erfassungmaske zur Verfügung
gestellt. Nach Aufruf des Programmes wird die Maske für die Vertrags-/Geräte-Pauschale
angezeigt:
WARTUNGS-FORMULARAUFBAU
Positions-Aufbau für .. : Vertrags- oder Gerätepauschale
Feld
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
F1 F2 -
Feld-Bezeichnung
Länge
Text 'Vertragspauschale'
Text 'Gerätepauschale'
Berechnungszeitraum von
Berechnungszeitraum bis
Geräte-Artikel-Nummer
Geräte-Artikel-Bezeichnung-1
Geräte Serien-Nummer
Mehrwertsteuerkennzeichen
Zu-/Abschlag
Nettopreis Pauschale
F3 F4 -
F5 F6 -
F3 - Ausdrucken des Formularaufbaues der Einzelpositionen
F4 - Ausdrucken der kompletten Formularsteuerung
30
30
8
8
15
20
20
20
1
14
6
14
F7 F8 -
F9 F10-
Zeile
1
1
1
2
2
3
0
2
3
3
2
2
Spalte
10
10
45
45
10
10
0
32
75
80
63
73
FAKTURA
Wartung/Service
32
Jede der möglichen Abrechnungspositionen kann sich im Artikel-Bereich des Formulars über
mehrere Zeilen erstrecken, wobei für jede Einzelposition die Zeilennummer getrennt angegeben
werden kann. Fehlen Zeilen- und/oder Spaltenangaben zu einer Position, so wird sie nicht
angedruckt.
Die Zeilenangabe 1 steht immer für die aktuell auf dem Formular im Artikelbereich erreichte
Druckzeile. Durch Überspringen einer Zeilenangabe (z.B. 1 - 2 - 4) können Sie in den Aufbau
einer Abrechnungsposition auch eine Leerzeile einfügen. Die Spaltenangabe einer Position ist wie
in der normalen Formularsteuerung anzuwenden.
Die Positionen, die mit 'Text' gekennzeichnet sind, beziehen sich auf die im Programm
WARTUNGS-TEXTE vorzugebenen gleichnamigen Eintragungen.
Über die Taste F1 können Sie die Formularsteuerung für Wartungsabrechnungen jederzeit
verlassen. Beachten Sie aber, daß noch nicht ausgefüllte Positionen bei einer Abrechnung nicht
ausgedruckt werden.
Über die Taste F3 'Formaufbau' erhalten Sie einen Ausdruck der einzelnen Abrechnungsarten,
wie diese später in der Rechnung erscheinen. Sie können diesen Ausdruck als Kontrolle während
der Erstellung des Formularaufbaus verwenden.
Achtung:
Eine Ausgabe aller Positionen über den Drucker erhalten Sie über die Taste F4.
Diesen Ausdruck sollten Sie nach vollständiger Ausfüllung zu Ihren Unterlagen
über die Software nehmen.
Die einzelnen Abrechnungspositionen können Sie über die Funtkionstasten F7 und F8 anwählen.
In der dritten Bildschirmzeile wird Ihnen dabei immer die aktuelle Abrechnungsart angezeigt.
F3 - Ausdrucken des Formularaufbaues der Einzelpositionen
F4 - Ausdrucken der kompletten Formularsteuerung
FAKTURA
Wartung/Service
33
Im weiteren noch spezielle Anmerkungen zu einzelnen Positionen der möglichen Abrechnungsarten:
Vertrags- oder Gerätepauschale
Mit dieser Formularsteuerung werden die zwei ähnlichen Abrechnungarten Vertrags- und
Gerätepauschale abgehandelt. Dazu die Aufstellung der von der jeweiligen Abrechnungsart
genutzten Einträge:
Vertragspauschale
Gerätepauschale
Text 'Vertragspauschale'
Text 'Gerätepauschale'
Geräte-Artikel-Nummer
Geräte-Serien-Nummer
Zu-/Abschlag
Nettopreis Pauschale
Dies betrifft eine Abrechnung der Vertragsgebühren über Artikel (Taste F10 in der WartungsVertrags-Verwaltung). Diese Formularbeschreibung steht in keinem Zusammenhang mit den
ebenfalls unter F10 zu erfassenden Artikeln für Zählerstandsabrechnungen.
Dient ausschließlich zum Andruck der Zählerstands-Differenzen, es erfolgt für diese Abrechnungsart keine Berechnung.
Berechnung der bei der/den Zählerstandsabrechnung/-abrechnungen festgestellten Differenzen.
FAKTURA
Wartung/Service
34
Vorlauftext Pauschale/Zählerstand
Hier kann nur die Druckspalte ausgefüllt werden. Die Zeilenanzahl ergibt sich aus den im
Programm WARTUNGS-TEXTE erfaßten Texten für die Pauschal- und Zählerstandsabrechnung.
Der Vorlauftext Pauschale wird immer vor der ersten Abrechnungsposition aus dem Bereich
angedruckt. Der Vorlauftext Zählerstand wird immer vor der ersten Abrechnungsposition aus dem
Bereich
angedruckt.
Geräte-Beschreibung
Diese Maske müssen Sie nur ausfüllen, wenn Sie in den Programm-Optionen festgelegt haben,
daß die Gerätebeschreibung in der Abrechnung immer angedruckt werden soll.
Überschriftenzeile
In dieser Maske können Sie festlegen, ob und an welcher Spaltenposition Textteile in der
Überschriftenzeile ('Text Artikelzeile' in der Formularsteuerung der Rechnung) angedruckt werden
sollen.
Es werden nur Felder angedruckt, die mit einer Spaltenangabe versehen sind. Ein Andruck
unterbleibt, wenn das Feld 'Text Artikelzeile' in der Formularsteuerung nicht mit einer Zeilennummer versehen ist oder wenn die Programm-Option 'Text in Belegen andrucken' auf NEIN gesetzt
ist.
Die Eintragung 'Gesamtpreis' gibt, auch wenn sie nicht angedruckt wird, in jedem Fall die
Spaltenposition für einen Übertrag in der Wartungs-Rechnung vor. Ist dieses Feld nicht gesetzt,
so richtet sich das Programm für die Position des Übertrags nach dem Feld 'Nettopreis' in der
Formularsteuerung für die Rechnung.
Wartung/Service
FAKTURA
9
35
Wartungs-Texte
In diesem Programm können Sie diverse frei zu vergebende Texte für die Wartungs-Rechnung
erfassen. Nach Aufruf des Programms wird folgende Maske angezeigt:
WARTUNGS-TEXTE
Vorlauftext für Vertragsabrechnungen
Abrechnung des Wartungsvertrages Nr. $V für den
Zeitraum $A - $E :
Vorlauftext für Zählerstandsabrechnung
Kopienabrechnung für Ihre Kopierautomaten für den Zeitraum
$A - $E gemäß Wartungsvertrag-Nr. $V inklusive
$Z Kopien :
TEXTART 0
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Sie können in den Wartungstexten bis zu 10 verschiedene Textarten erfassen. Diese Textarten
dienen dazu, auch verschiedene Vertragsarten textlich unterschiedlich darstellen zu können (z.B.:
Wartungsvertrag, Mietvertrag). Die Textarten sind von 0 - 9 durchnumeriert. Die Zuordnung erfolgt
über die Taste F3 'Diverses' in der Zusatzmaske im Wartungsvertrag - siehe Seiten 10/11.
Die aktuelle Textart wird in der Zeile über der Funktionstastenbelegung angezeigt. Ein Wechsel
der Textart erfolgt über die Taste F3. Dabei wird mit jedem Tastendruck die Textart um eins
erhöht. Nach Textart 9 verzweigt das Programm wiederum zur Textart 0.
Mit der Taste F1 können Sie das Programm jederzeit abbrechen und ins Menü zurückkehren.
Über die Taste F4 wird vom Programm eine Liste aller erfaßten Texte über Drucker ausgegeben.
F3 - Wechsel zur nächsten Textart
F4 - Ausdrucken der erfaßten Texte
FAKTURA
Wartung/Service
36
Mit den Tasten F7/F8 können Sie zwischen den beiden Eingabemasken 'Vorlauftexte' und 'Texte
Abrechnungsarten' wechseln.
Die beiden Vorlauftexte bestehen aus maximal je 6 Zeilen. Dabei kann jede Zeile bis zu 60
Zeichen Text aufnehmen.
Der im oberen Teil einzugebende Text Vorlauftexte Pauschale wird immer vor der ersten Abrechnungsposition aus dem Bereich
angedruckt. In ihm können, wie im obigen Beispiel gezeigt, folgende variablen Werte aufgenommen werden:
$V
$A
$E
Wartungs-Vertrags-Nummer (bis zu 6 Stellen)
Datum Berechnungszeitraum Anfang (8 Stellen, Format 00.00.00)
Datum Berechnungszeitraum Ende (8 Stellen, Format 00.00.00)
Der Vorlauftext Zählerstand wird immer vor der ersten Abrechnungsposition aus dem Bereich
angedruckt. In ihm können, wie im obigen Beispiel gezeigt, folgende variablen Werte aufgenommen werden:
$V
$A
$E
$Z
Wartungs-Vertrags-Nummer (bis zu 6 Stellen)
Datum Berechnungszeitraum Anfang (8 Stellen, Format 00.00.00)
Datum Berechnungszeitraum Ende (8 Stellen, Format 00.00.00)
Anzahl der im Vertrag enthaltenen Zählereinheiten
(bis zu 6 Stellen).
Wartung/Service
FAKTURA
37
Bei der Erfassung von Texten mit Variablen müssen Sie beachten, daß die Textlänge der
Variablen 2 Stellen umfaßt, aber beim Ausdruck bis zu 6/8 Stellen Platz beansprucht. Das
Programm prüft dies zusätzlich, und gibt beim Verlassen der Maske eventuell eine Warnung aus,
wie zum Beispiel:
TEXT1 ZEILE 1 KANN 60 ZEICHEN ÜBERSCHREITEN! WEITER = BEL. TASTE
wobei der obere Vorlauftext als TEXT1 und der untere als TEXT2 bezeichnet wird. Es handelt sich
dabei nur um eine Warnung, denn wenn z.B. Ihre Vertragsnummer maximal 3 stellig ist, geht das
Programm bei der Prüfung dennoch von der maximal möglichen Anzahl von 6 Stellen aus!
Auf der 2. Bildschirmmaske können Sie die in der Wartungs-Formularsteuerung ansprechbaren
Texte für die einzelnen Abrechnungsarten erfassen:
WARTUNGS-TEXTE
TEXTE FÜR EINZELNE ABRECHNUNGSARTEN
Text 'Vertrags-Pauschale' ........ :
Text 'Geräte-Pauschale'............ :
Text 'Wartungs-Abrechnung'..... :
Text 'Zählerstand' ..................... :
Text 'Zählerstandsabrechnung' :
F1 F2 -
F3 F4 -
F5 F6 -
F7 F8 -
F9 F10-
Für jede Abrechnungsart können Sie bis zu 30 Zeichen freien Text erfassen. Der Text wird jedoch
in der Wartungs-Rechnung nur angedruckt, wenn Sie ihn in der Wartungs-Formularsteuerung
aktivieren!
F4 - Ausdrucke n der erfaßten Texte
FAKTURA
10
Wartung/Service
38
Erweiterungen der Programm-Optionen
Die Option 'Wartung: Besuchs-Listen-Unterscheidung nach Mitarbeitern' legt fest, ob die
Besuchslisten nach Mitarbeitern/Bezirk (JA) oder nur nach Bezirk (NEIN) sortiert ausgegeben
werden sollen.
Mit der Option 'Wartung: Rechnung mit Zählerablesestand immer drucken' legen Sie mit JA
fest, daß Wartungs-Abrechnungen auch dann gedruckt werden sollen, wenn Sie nur Zählerstände
enthalten, aber keine Abrechnungen. Dies kann auftreten, wenn mit der Verbrauchsdifferenz die
im Wartungsvertrag enthaltene Verbrauchsmenge nicht überschritten wird und keine Rückzahlung
erfolgt. Steht die Option auf NEIN, erfolgt in diesem Fall kein Ausdruck der Ablese-Zählerstände.
Über die Option 'Wartungs-Faktura: Standard ist Einzelrechnung' können Sie bestimmen, ob
mehrere Wartungsverträge eines Kunden auf einer Sammelrechnung abgerechnet werden (NEIN)
oder ob für jeden Wartungsvertrag eines Kunden eine gesonderte Rechnung zu drucken ist (JA).
Mit der Option 'Wartung: Wartungsgeräte auf Rechnung immer andrucken' legen Sie mit JA
fest, daß die Gerätedaten zu einem Wartungsvertrag auch dann angedruckt werden sollen, wenn
keine gerätespezifische Abrechnung erfolgt. Bei NEIN werden Gerätedaten nur dann angedruckt,
wenn eine Berechnung erfolgt. Wenn die Option auf JA steht, muß in der Wartungs-FormularSteuerung die Abrechnungsposition 'Geräte-Beschreibung' ausgefüllt werden!
Die Option 'Wartung: Liste Wartungsverträge ohne gekündigte Verträge' bestimmt mit JA,
daß in der Liste der Wartungsverträge keine gekündigten Verträge angedruckt werden.
Die Option 'Wartung: Buchen auf Erlösgruppe Vertrag anstelle Artikel' bebucht bei JA
anstelle auf Erlöskonto der berechneten Artikel das Erlöskonto für die Wartungs-Pauschale.
FAKTURA
11
Wartung/Service
39
Fehler und Warnungen
Die nachfolgenden Fehler/Warnungen können im Wartungs-Vertrags-Programm oder bei der
Wartungs-Abrechnung auftreten. Fehler führen in jedem Fall dazu, daß ein Vertrag nicht abgerechnet werden kann. Warnungen sind Hinweise auf Probleme, die jedoch von Ihnen in der
vorgegebenen Weise beabsichtigt sein können. Demzufolge erfolgt bei Warnungen eine Abrechnung.
MÖGLICHE FEHLER:
'Kunden-Nummer ist nicht vergeben'
Im Vertrag ist keine Kunden-Zuordnung vorgenommen worden.
'Datum Vertragsanfang ist nicht gesetzt'
In der Vertragslaufzeit ist der Vertragsbeginn nicht eingetragen worden.
Der Vertragsbeginn ist die Basis für alle Abrechnungen.
'Abrechnungszeitraum ist nicht gesetzt'
Es wurde von Ihnen nicht vorgegeben, in welchen Abständen eine Abrechnung der Vertragspauschalen/Abrechnungsartikel vorzunehmen ist.
'Weder Wartungspauschale noch Abrechnungsartikel vorhanden'
Es muß mindestens eine der Eintragungen 'Vertragspauschale, 'Gerätepauschale' oder 'Abrechnungsartikel' mit Menge vorhanden sein.
'Zählerstandsabrechnung ohne Basis-Zählerstand'
Bei einem der Wartungs-Geräte wurde kein aktuller Zählerstand vorgegeben. Es kann somit keine Verbrauchsdifferenz festgestellt werden.
'Abrechnungsartikel mit Menge 0'
Sie haben einen Abrechnungsartikel mit Menge 0 erfaßt, aber keine
Zählerablesung aktiviert.
'Zählerstandsabrechnung ohne Abrechnungsartikel'
Sie haben die Zählerablesung aktiviert, aber keine Abrechnungsartikel
zur Abrechnung der Verbrauchsdifferenz erfaßt.
FAKTURA
Wartung/Service
'Abrechnungsartikel im Artikelstamm nicht mehr vorhanden'
Der/die Abrechnungsartikel des Vertrages wurde(n) mittlerweile aus dem
Artikelstamm gelöscht. Bitte erneut erfassen oder Artikel ändern.
'Wartungs-Gerät-/Artikel im Artikelstamm nicht mehr vorhanden'
Der einem Serien-Nummern-Artikel zugeordnete Artikel ist mittlerweile
aus dem Artikelstamm gelöscht worden. Bitte neu erfassen oder ändern.
'Zählerstandsabrechnung, Abrechnungsartikel hat Menge'
Abrechnungsartikel für Zählerstandsabrechnungen dürfen keine Mengenvorgabe haben, da sich die Menge aus der Verbrauchsdifferenz ergibt.
'Ablesedatum Zählerstand ist nicht gesetzt'
Die Zählerablesung wurde im Vertrag zwar aktiviert, es wurde aber nicht
das Datum der nächsten Ablesung vorgegeben.
FOLGENDE WARNUNGEN/HINWEISE SIND MÖGLICH:
'Es ist kein Wartungsartikel/-gerät vorhanden'
Zu diesem Vertrag ist kein Vertragsgerät gespeichert.
'Abrechnungsartikel 1 nicht gesetzt, aber 2 und/oder 3'
Das Programm geht davon aus, daß eine Berechnung nur in den Abrechnungsperioden 2 und 3 stattfinden soll.
'Vertragsende liegt vor Vertragsanfang'
Das Programm geht davon aus, daß dieser Wartungsvertrag nicht abgerechnet werden soll.
'Datum der nächsten Abrechnung nicht eingetragen'
Das Programm nimmt das Datum des Vertragsbeginns als nächsten Abrechnungstermin.
'Datum des nächsten Besuchs nicht eingetragen'
Das Programm nimmt das Datum des Vertragsbeginns als nächsten BesuchsTermin.
40
FAKTURA
Wartung/Service
41
'Ablesung erfolgt, aber Zählerstandseintragung fehlt'
Sie haben die Zählerstands-Erfassung aktiviert, es ist aber mindestens
für ein Gerät kein Zählerstand erfaßt worden.
Während der Abrechnung können zusätzlich folgende Warnungen/Hinweise im Abrechnungsprotokoll erscheinen (immer mit Kunden-/Vertrags-Nummer):
'Serien-Nummern-Satz wird bearbeitet'
'Schreibfehler mit Serien-Nummern-Satz'
Der Vertrag wird nicht abgerechnet, da der benötigte Serien-Nummern-Satz auf einem
anderen Arbeitsplatz bearbeitet wird und somit keine Buchung im Satz erfolgen kann.
'Vertrag wird bearbeitet'
Wie zuvor, jedoch auf den Vertrags-Satz bezogen.
'Kunden-Satz konnte nicht gelesen werden'
Wie zuvor, jedoch auf den Kunden-Satz bezogen.
'Zählerablesung wurde nicht aktiviert'
Es könnte zwar eine Abrechnung der Zählerstandsdifferenz erfolgen, die
Zählerablesungen wurden aber im Zählerstands-Erfassung-Programm nicht
aktivert.
'Vertragsende ist überschritten'
Es erfolgt keine Abrechnung, da das Vertragsende erreicht/überschritten ist.
'Wartungs-Gerät/-Artikel mit Ablesezählerstand 0'
Für mindenstens ein Gerät/Artikel des Vertrages konnte keine Zählerstandsberechnung erfolgen, da keine Ablesung eingetragen wurde.
'Vertragspauschale muß nochmals abgerechnet werden'
Für den vorgegebenen Stichtag ist eine nochmalige Abrechnung erforderlich (z.B. weil zwischendurch eine Abrechnung vergessen wurde).
'Ablesezeitraumrückstand: Bitte Vertrag prüfen'
Für den vorgegebenen Stichtag wäre eine weitere Ableseperiode erforderlich. Evtl. manuelles Neusetzen des nächsten Ablesetermins vornehmen.

FAKTURA 1 Wartung/Service WARTUNG / SERVICE

Transcription

Documents pareils

Warum Erlösrealisierung (Revenue Recognition) ? Wie wird eine

Wartung der USV-Anlage

Wartungs- Preisliste

Gruppenreise 2016-Btitain

AR-M160/M205 AR-5316

Anleitung zum Ausdrucken der Übungen der Pandora Hybrid DVD

Delonghi EAM 3400 User Guide Manual

Service Dokumentation

Mini Digital-Kamera im Schlüsselanhänger

Ein-Ausgang-Thermostat - WK Industrievertretungen