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manuel de l`exposant
2012 Hôtel des Seigneurs & Pavillon des Pionniers 14, 15 ET 16 NOVEMBRE 2012 - SAINT-HYACINTHE MANUEL DE L’EXPOSANT EXHIBITORS’ GUIDE Échéancier.............................................. 2 ........................................... Timetable Horaire des activités ............................. 3 ........................... Activities Schedule Badges d’exposant................................ 4 ............................ Exhibitors’ badges Carte d’invitation ................................... 5 .................................... Invitation card Règles et directives............................... 6 ...................... Rules and Regulations Carte d’accès et hébergement ............. 14 .................. Access Map and Lodging IMPORTANT Votre compagnie expose au Centre des Congrès de l’Hôtel des Seigneurs ou au Pavillon des Pionniers de Saint-Hyacinthe. Veuillez remettre ce «Manuel de l’exposant» à la personne responsable de votre/vos stand(s) à l’Exposition. Veuillez également remettre le laissez-passer à votre chauffeur. Your company is an exhibitor at the SaintHyacinthe Hôtel des Seigneurs or Pavillon des Pionniers. Please give this «Exhibitors’ Guide» to the person in charge of your booth(s). Please also give the pass to your driver. La 28e édition de l’Expo-FIHOQ est sous la responsabilité de la Fédération interdisciplinaire de l’horticulture ornementale du Québec. Échéancier 2 Timetable To be done immediately À faire immédiatement 1 Envoyez le paiement final de vos stands. Return full payment of stand rental space. 2 Fill in your hotel reservation form : Effectuez votre réservation à l’hôtel : Hôtel des Seigneurs 1200, Daniel Johnson Saint-Hyacinthe 1 866 734-4638 450 774-3810 Fax: 450 774-6955 www.hoteldesseigneurs.com Hôtel des Seigneurs 1200, Daniel Johnson Saint-Hyacinthe 1 866 734-4638 450 774-3810 Fax: 450 774-6955 www.hoteldesseigneurs.com 3 Complétez et retournez les formulaires suivants : Fill in and return the following forms : a) Badges d’exposants b) Carte d’invitation c) Formules pour les services techniques a) Exhibitors’ badges form b) Invitation card c) Technical services forms Services techniques • • • • • • • • • • Accès internet Audio-visuel Décorateur Douanes Électricité Entretien ménager Manutention des marchandises Service d’eau et d’évacuation Service téléphonique Transport Technical services Hôtel des Seigneurs / Bell Canada Globe Multimedia GES Canada North American Logistics Électroperformance Hôtel des Seigneurs / Pavillon des Pionniers Décor Expert Expo / GES Canada Hôtel des Seigneurs / Pavillon des Pionniers Bell Canada North American Logistics • Internet • Audio-visual • Decorator • Customs • Electrical • Booth cleaning • Material handling • Water and Drainage • Telephone • Freight 4 Lire les directives qui s’appliquent aux exposants. Read the rules and regulations which apply to exhibitors. Horaire des activités 3 Activities Schedule Montage Move in Lundi, 12 novembre Monday, November 12th Hôtel des Seigneurs Pavillon des Pionniers Mardi, 13 novembre 7 h 00 - 21 h 00 13 h 00 - 21 h 00 7 h 00 - 21 h 00 Exposition Mercredi, 14 novembre Jeudi, 15 novembre Vendredi, 16 novembre Exhibition 9 h 00 - 17 h 30 9 h 00 - 17 h 30 9 h 00 - 15 h 00 Wednesday, November 14th Thursday, November 15th Friday, November 16th 15 h 00 - 23 h 59 Friday, November 16th Démontage Vendredi, 16 novembre Move out Cocktail de la présidente Salle Hyacinthe-Delorme Cocktail de la présidente 17 h 30 - 19 h 00 Souper des Lauréats Salle Le Sommet • Mercredi, 14 novembre Sous la présidence d’honneur de madame Lise Gauthier et en présence d’un représentant du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ), dévoilement des finalistes et des gagnants du Prix HortiCompétences, du Prix du Ministre en horticulture ornementale et du Prix de la Relève FIHOQ - La Coop fédérée Déjeuner et remise du Prix de l’Exposant de l’année Salle Le Sommet • Vendredi, 16 novembre Remise du Prix de l'Exposant de l'année Hôtel des Seigneurs Pavillon des Pionniers Tuesday, November 13th Hyacinthe-Delorme Room Awards of Excellence dinner 19 h 00 - 21 h 00 7 h 00 - 8 h 30 Le Sommet Room • Wednesday, November 14th In the honourable presence of Madame Lise Gauthier, présidente de la FIHOQ and a presence of a representant of the ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ). Unveiling of finalists and winners of the Prix HortiCompétences, the Prix du Ministre en horticulture ornementale and the Prix de la relève FIHOQ - La Coop fédérée Breakfast for Exhibitors and awarding of the Exhibitor of the Year Prize Le Sommet Room • Friday, November 16 Unveiling of the winner of the Exhibitor of the Year Prize Badges pour les exposants 4 Exhibitors’ badges Please note that the number of available free Exhibitors’ badges will be limited as follows : 1 to 3 stands: 5 free badges 4 stands and over: 10 free badges Le nombre de badges gratuits pour les exposants se limitera à ce qui suit : 1 à 3 stands : 5 badges gratuits 4 stands et plus : 10 badges gratuits We will not issue any additional badges. If you want to register your employees, please refer to our visitor’s registration form. Pre-registration cost is 12 $ for the first two persons and 10 $ for the others. This will allow us to draw an exhibitors profile more in accordance with reality. Nous n’émettrons pas de badges supplémentaires. Si vous désirez inscrire vos employés, veuillez vous référer à notre feuillet d’inscription pour les visiteurs. En pré-inscription, il vous en coûtera 12 $ pour les deux premiers et 10 $ pour les autres. Nous pourrons ainsi avoir un profil de visiteurs et d’exposants plus conforme à la réalité. Exhibitor’s badges are compulsory for access to the Trade Show and will be delivered (for those who have not yet received them by mail) on Tuesday, November 13th, 2012, between 9:00 and 17:00 at the registration booths of the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers. Les badges d’exposants sont obligatoires et elles seront remises (si vous ne les avez pas déjà reçus par courrier) Mardi le 13 novembre entre 9 h 00 et 17 h 00 au comptoir d’inscription de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavillon des Pionniers. Please return this form by email or by FAX at : 450 774-3556 Email : [email protected] Veuillez retourner ce formulaire par courriel ou télécopieur au numéro suivant : Fax : 450 774-3556 Courriel : [email protected] Expo-FIHOQ 3230, Sicotte, local E-300 ouest, Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7B3 Bon de commande Order Form Compagnie / Firm : FAX: 450 774-3556 ...................................................................................................................... Numéro(s) du stand / booth number(s) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Noms / Names : 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. ................................................................ 2. ................................................................ 7. ................................................................ 3. ................................................................ 8. ................................................................ 4. ................................................................ 9. ................................................................ 5. ................................................................ 10. .............................................................. Carte d’invitation 5 Invitation card Vous pouvez vous procurer des cartes d’invitation (billets de courtoisie) pour les offrir à vos meilleurs clients. Elles s’utilisent comme une carte postale et sont un excellent moyen de promotion pour votre entreprise. You may order the Invitation card (courtesy ticket) that you can offer to your clients. They are used like postcards, and will surely be an excellent tools for promoting your business. Ces cartes sont offertes au coût de 8 $ et sont valables les trois jours de l’exposition. These cards are offered to you at 8 $, and are valid for the three days of the Show. Vous pouvez en commander autant que vous désirez. Nous facturerons seulement les cartes utilisées et offertes par les exposants. Ces cartes doivent obligatoirement avoir été identifiées par la FIHOQ. You can order as many as you like. We will only bill you for the cards used and offered by the exhibitors. These cards must have been identified by the FIHOQ. Please return the completed order form by fax: Veuillez retourner le bon de commande par fax : FAX: 418 650-6086 FAX: 418 650-6086 Expo-FIHOQ 3230, Sicotte, local E-300 ouest Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7B3 Tél.: 418 650-3830 Fax: 418 650-6086 [email protected] Bon de commande Order Form Nom de l’exposant / Exhibitor’s name : ________________________________________________________________ Adresse / Address : ______________________________________________________________________________ Nombre de billets / Number of tickets : ________________________________________________________________ Code postal / Zip code : ________________________ Téléphone : ( ) __________________________________ Nous facturerons seulement les cartes d’invitation utilisées et non pour toutes les cartes. We will charge only for the invitation cards actually used and not for all those offered by the exhibitor. Règles et directives 6 s’appliquant aux exposants Accès à l’Hôtel des Seigneurs et au Pavillon des Pionniers Par automobile Autoroute Transcanadienne (20), sortie 130-S. Par avion L’Hôtel des Seigneurs et le Pavillon des Pionniers de St-Hyacinthe se trouvent à 80 km (45 milles) de l’Aéroport International Pierre-Elliot-Trudeau à Dorval, à 32 km (20 milles) de celui de St-Hubert et à 24 km (15 milles) de celui de Beloeil. Par train Via-Rail qui opère des systèmes intercontinentaux. Accès au quai de réception Votre camionneur devra se diriger au débarcadère en passant par le stationnement de l'Hôtel des Seigneurs ou du Pavilon des Pionniers suivant le bloc horaire prévu sur le laissez-passer. Acquittement des comptes L’exposant doit respecter les modalités de paiement indiquées sur le contrat qu’il a signé. L’exposant n’est admis sur le site que s’il a déjà acquitté les sommes dues au promoteur. Admission au Salon La direction se réserve le droit de refuser l’admission au Salon de tout visiteur, exposant ou employé d’un exposant qui, selon son avis, est indésirable ou peut entraver le bon fonctionnement du Salon. Adresses de livraison Hôtel des Seigneurs Pavillon des Pionniers 1200, rue Johnson Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 7K4 Tél.: 1 866 734-4638 www.hoteldesseigneurs.com 2730, avenue Beauparlant Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8 Tél.: 450 773-9307 [email protected] Assurances (obligatoires) Les exposants doivent avoir leurs propres assurances. Le promoteur FIHOQ ne se tiendra aucunement responsable des blessures aux individus, des pertes ou dommages causés aux produits, stands, outillage ou décoration par le feu, l’eau, les accidents, le vol ou autre cause occasionnée durant leur séjour dans l’édifice ou ses dépendances. L’exposant est tenu de contracter, à ses frais, une police multirisques-exposition. La durée de la police doit également inclure les jours de montage. L’exposant devra obligatoirement fournir au promoteur FIHOQ une preuve d’assurance. En cas de sinistre, vol ou accident, l’exposant devra soumettre sa réclamation au promoteur FIHOQ dans les 12 heures suivant l’accident. Veuillez envoyer une copie d’attestation d’assurance par fax au 418 650-6086 ou par courriel à [email protected] Badge d’exposant Un formulaire nécessaire pour l’inscription et l’accrédidation des personnes qui auront accès à votre stand pendant la durée de l’exposition est inclus dans cet envoi. Prière de nous retourner ce formulaire dûment complété avant le 9 novembre 2012 à l’adresse suivante, par fax ou par courriel. Fédération interdisciplinaire de l’horticulture ornementale du Québec 3230, Sicotte, local E-300 ouest Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7B3 Tél. : 450 774-2228 Fax : 450 774-3556 Courriel : [email protected] Le promoteur FIHOQ limite le nombre de badges à cinq (5) par entreprise. Ces badges seront remises le 13 novembre entre 9 h 00 et 17 h 00 au comptoir d’inscription de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavillon des Pionniers (si vous ne les avez pas reçus par courrier). Règles et directives 7 s’appliquant aux exposants Dégagement sécuritaire Aucun stand ne devra dissimuler : • les portes de sorties de secours • les déclencheurs d’alarme • les chambres électriques • les panneaux de signalisation Décorateur officiel GES Canada, Québec Tél. : 418 877-2727 Fax : 418 877-2828 [email protected] www.gesexpo.ca sont disponibles sans frais pour le transport du matériel de l’aire de livraison aux stands des exposants. Démontage et sortie Le démontage des stands et du matériel d’exposition ne doit pas débuter avant 15 h 00, le 16 novembre 2012 et la sortie devra être terminée avant 23 h 59, le 16 novembre 2012. Aucune caisse ne sera sortie des entrepôts et aucun chariot ne sera admis dans la salle avant la levée des tapis d’allée installés par le décorateur. Les boîtes ou caisses seront acheminées aux stands par l’équipe technique du promoteur. Transport et douanes North American Logistics Services inc. 1 877 332-8987 Tél. : 514 868-6650 Fax : 514 868-6651 www.nalsi.com Il est recommandé aux exposants d’emporter avec eux au début du démontage les menus articles de valeur et qu’ils assurent eux-mêmes la surveillance de leur stand. Aucun matériel ne doit être sorti par le hall d’accueil à moins qu’il ne puisse être transporté manuellement (aucun chariot n’est admis dans le hall d’accueil). Services électriques Électro-Performance Tél. : 450 447-4721 Fax : 450 447-4722 [email protected] Entrée des exposants L’horaire d’entrée de livraison est établi par le promoteur du Salon. Un laissez-passer accompagne ce guide et vous indique le jour et l’heure d’arrivée prévus pour la livraison de votre matériel d’exposition. Ce laissez-passer servira, si nécessaire, à identifier le véhicule livrant le matériel. Le temps limite alloué pour le déchargement du camion est de 30 minutes. Des chariots élévateurs opérés par des employés de l’équipe technique du promoteur FIHOQ seront disponibles. De plus, vingt (20) chariots plates-formes Dès que le matériel de l’exposant sera complètement transféré au quai de déchargement, le transporteur, selon la disponibilité d’espace et le type de véhicule, sera admis au quai afin d’effectuer le chargement. Tout exposant qui ne respectera pas l’heure prévue pour le démontage (15 h 00) s’expose à des sanctions de la part du promoteur. Chaque exposant est responsable de sortir tout son matériel à la fin de l’exposition. La terre, la tourbe, le paillis devront être emballés pour être récupérés. Si nous devons nettoyer votre emplacement, nous vous facturerons les frais de nettoyage. Empêchement Si le promoteur FIHOQ se voit forcé de contremander son exposition ou ne peut permettre à l’exposant de prendre possession de l’espace qu’il a loué pour des cas de force majeure (guerre, feu, grève, désobéissance civile, Règles et directives 8 s’appliquant aux exposants conditions climatiques, lock-out, désastres naturels ou autres), le promoteur FIHOQ sera exonéré de tout blâme et toute responsabilité. La FIHOQ n’effectuera aucun remboursement tel que stipulé sur le formulaire d’inscription. Enseignes et bannières Les enseignes et les bannières doivent être installées à l’intérieur du stand d’exposition et ne doivent pas dépasser 12 pieds. Elles doivent être de présentation professionnelle. Entreposage Des espaces d’entreposage seront disponibles. Cependant l’exposant a la responsabilité d’identifier clairement tous les contenants avant de les transporter à l’endroit désigné. Les étiquettes nécessaires pour l’identification vous seront remises par l’équipe technique du promoteur FIHOQ. Entretien ménager L’entretien des allées publiques est effectué par le personnel de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavillon des Pionniers et, tous les soirs, un nettoyage complet des allées est effectué. Si le nettoyage du stand est assuré par l’exposant, ce dernier doit déposer ses rebuts dans les allées chaque soir, à la fermeture. Personnel préposé au stand Les exposants devront maintenir une personne en service continu au moins 15 minutes avant l’ouverture et ce jusqu’à la fermeture du Salon. Restrictions Les restrictions suivantes s’appliquent aux exposants et à la main-d’oeuvre pendant le montage, le démontage et la durée de l’exposition : • Aucune consommation de boissons alcoolisées • Aucun jeu ou autres activités susceptibles d’entraîner des accidents • Aucune possession ou usage de substances prohibées Responsabilité a) Le promoteur FIHOQ retiendra les services de gardiens compétents et fiables et verra à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection des biens de l’exposant. Cependant, le promoteur FIHOQ n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par l’exposant pour des raisons indépendantes de sa volonté : feu, vol, accident ou autres. L’exposant s’engage à ne prendre aucun recours contre le promoteur FIHOQ, ses représentants ou employés, en raison de blessures y compris la mort ou dommages subis par qui que ce soit sur l’espace loué ou aux alentours. b) De plus, l’exposant consent à indemniser le promoteur ainsi que l’Hôtel des Seigneurs et le Pavillon des Pionniers pour tout dommage, réclamation et responsabilité de tout genre, que ce soit une atteinte aux gens ou dommage relié directement à l’usage et à l’occupation de stands de la part de l’exposant. Sécurité • Les tentures, rideaux et matériaux décoratifs, y compris les textiles et les voiles, doivent être conformes à la norme CAN/ULC-S109-M. • Aucun matériel décoratif tel que résineux, nitrocellulose ou papier crêpé, sauf s’il rencontre les exigences de la norme CAN/ULC-S109-M, n’est autorisé à l’intérieur. • Les arbres naturels seront acceptés uniquement s’ils ont des racines, s’ils sont conservés dans des pots de terre et arrosés tous les jours. • Il n’est pas recommandé que les réservoirs des véhicules motorisés ou autres appareils à essence contiennent plus de 4,5 litres (1 gallon) d’essence. • Les réservoirs à essence doivent être munis d’un bouchon à verrouillage et les batteries doivent être déconnectées. • L’usage d’appareil à flamme nue n’est pas permis sans qu’une approbation écrite ait été obtenue au préalable Règles et directives 9 s’appliquant aux exposants • • • • • • auprès de la direction de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavilon des Pionniers. Les réservoirs de gaz propane dans les roulottes, les véhicules à puissance ou autres équipements doivent être enlevés ou vidés et scellés avant d’entrer dans l’Hôtel des Seigneurs et le Pavilon des Pionniers. Les liquides inflammables ne doivent pas être utilisés sur les deux sites. Les liquides combustibles ne sont pas tolérés, sauf lorsqu’une permission est accordée par la direction de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavillon des Pionniers. Les boîtes, caisses et caisses en carton vidées de leur marchandise doivent être promptement empilées dans les lieux d’entreposage désignés par le directeur de l’exposition ou l’administration de l’Hôtel des Seigneurs et du Pavillon des Pionniers. Aucun carton vide, plié ou non, ne doit être empilé sur les côtés, à l’arrière ou à l’intérieur des kiosques. Tout kiosque de plus de 37,2 m2 (400 pi2) avec plafond doit être protégé par des extincteurs automatiques à eau. De plus, selon les règlements municipaux et le règlement no 45 sur la sécurité dans les édifices publics, il est défendu de faire usage ou d’avoir en sa possession des pièces pyrotechniques sans avoir obtenu, au préalable, un permis de la municipalité. Un polythène ou l’équivalent devra recouvrir le plancher sous le béton et pavé et sous les véhicules ou tout équipement motorisé utilisant des lubrifiants. Les activités produites en dehors des heures d’exposition doivent être autorisées par le promoteur et ne doivent pas contraindre les exposants à participer à leur promotion. Spécification sur l'aménagement et la disposition des stands a) Chaque emplacement sera muni d’un stand de draperies de 10’ x 10’. Le mur arrière du stand a 8’ de haut et les murs latéraux ont 3’ de hauteur. Ils sont faits de tentures ignifuges blanc et vert. Cette structure est incluse dans vos frais d'inscription. (Voir croquis 1) b) Les stands devront être aménagés de façon à ne pas nuire à l’apparence générale, ni masquer les autres stands. Les exposants qui désirent produire un aménagement spécial doivent soumettre leur plan au promoteur pour autorisation. c) Votre stand devra être composé d'un mur arrière de 8' de haut et de murs latéraux de 3' de haut afin de permettre un droit de vue. Vous pouvez composer vos murs latéraux avec une section de 8' de haut sur 3' de long (à partir de l'arrière) et d'une section de 3' de haut sur 7' de long vers l'avant jusque sur le bord de l'allée. Si le droit de vue n'est pas respecté, le promoteur peut demander à l'exposant de modifier son aménagement. (voir croquis 2) Les règles et directives s’appliquant aux exposants font partie intégrante du contrat. Croquis 1 Sous-location des emplacements La sous-location des emplacements est strictement interdite à moins d’une entente avec le promoteur. Sollicitation et matériel publicitaire La distribution d’échantillons, souvenirs, matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu’à l’intérieur des limites du stand de l’exposant. Ces activités sont interdites dans les allées, restaurants, hall d’accueil ou dans les autres stands, à moins d’une entente avec le promoteur. Croquis 2 Rules and regulations 10 applying to exhibitors Access to the Hôtel des Seigneurs and Pavillon des Pionniers By automobile Trans-Canada Highway (20), exit 130-S. By air The Convention Center of the Hotel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers of Saint-Hyacinthe is located 80 km (45 miles) from the Pierre-ElliottTrudeau International Airport at Dorval, 32 km (20 miles) from the St-Hubert airport, and 24 km (15 miles) from the Beloeil airport. By train Via-Rail, which operates intercontinental systems. Insurance (mandatory) Exhibitors must have their own insurance. The promoter FIHOQ will in no case be held liable for injuries to individuals, losses or damages caused to products, stands, tools or backdrops caused by fire, water, accidents, theft, or other costs arising during their stay within the building or its outbuildings. The exhibitor is required to subscribe, at his own expense, to a multiple risk, exhibition policy. The exhibitor is required to provide the promoter FIHOQ with proof of insurance. In the event of damage, theft, or accident, the exhibitor must submit his claim to the promoter FIHOQ within 12 hours following the event. Access to the receiving platform Your trucker must go to the offloading area via the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers parking, as per the time slot allocated on the pass. Settling of accounts The exhibitor must respect the terms of payment indicated on the contract he has signed. The exhibitor is only admitted to this site if he has already paid the amount due to the promoter. Admission to the Salon The management reserves the right to refuse admission to the Salon to any visitor, exhibitor or employee of an exhibitor who, in his opinion, is undesirable or could interfere with the proper functioning of the Salon. Please send you insurance attestation by fax at 418 650-6086 or by email at [email protected] Exhibitors’ badge A form required for the registration and accreditation of persons who will have access to your stand during the assembly, dismantling, and duration of the exhibit, is included in this mailing. Kindly return this form duly completed before November 9th, 2012 to the following address, by fax or by email. Fédération interdisciplinaire de l'horticulture ornementale du Québec 3230, Sicotte, local E-300 ouest Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7B3 Tel. : 450 774-2228 Fax : 450 774-3556 E-mail: [email protected] Delivery addresses Hôtel des Seigneurs Pavillon des Pionniers 1200, rue Johnson Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 7K4 Tél.: 1 866 734-4638 www.hoteldesseigneurs.com 2730, avenue Beauparlant Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 4M8 Tél.: 450 773-9307 [email protected] The promoter FIHOQ limits the number of badges to five (5) per enterprise. These badges will be issued on November 13 between 9 a.m. and 5 p.m. at the registration stands of the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers (if you have not already received them by mail). Rules and regulations 11 applying to exhibitors Security clearance No stand should be placed in front of, or obstruct: • the safety exits • the alarm initiators • the electrical rooms • the indicator panels of charge for the transportation of material from the delivery area to the exhibitors’ stands. Dismantling and exiting The dismantling of stands and exhibit material must not begin before: Official decorator 3 p.m., November 16, 2012 and the exiting must be completed before 11:59 p.m., November 16, 2012. GES Canada, Québec Tel. : 418 877-2727 Fax : 418 877-2828 [email protected] www.gesexpo.ca No crates will be taken from the storage, and no cart will be admitted into the hall before the removal of the aisle carpets installed by the decorator. Transportation and customs North American Logistics Services Inc. 1-877-332-8987 Tel. : 514 868-6650 Fax : 514 868-6651 www.nalsi.com Electrical services Electro-Performance Tel. : 450 447-4721 Fax : 450 447-4722 [email protected] Boxes or crates will be brought to the stands by the promoter’s technical team. Exhibitors are advised to bring small articles of value with them at the beginning of the dismantling, and ensure the oversight of their stands themselves. No material is to be taken from the reception hall unless it can be transported manually (no carts are allowed in the reception hall). As soon as the exhibition material is completely transferred to the unloading platform, the transporter, depending upon the availability of space and the type of vehicle, will be given access to the platform to start loading. Exhibitors’ entrance The delivery entry schedule is prepared by the promoter of the Salon. A pass is included to this guide, and indicates the day and the time set aside for the delivery of your exhibit material. This pass will be used, if necessary, to identify the vehicle delivering the material. The time limit allowed for the offloading of the truck is 30 minutes. Any exhibitor who does not comply with the time established for dismantling (3:00 PM) exposes himself to sanctions by the promoter. It is the responsibility of each exhibitor to take all their material out at the end of the show. Only wrapped-up earth, sod and mulch will be kept. If we must clean your site, we will have to bill you the expenses of cleaning. Impediment Elevator carts operated by the employees of the technical team of the promoter FIHOQ will be available. In addition, twenty (20) platform trucks are available free If the promoter FIHOQ is forced to cancel his exhibit or is unable to permit the exhibitor to take possession of the Rules and regulations 12 applying to exhibitors space which he has leased because of a case of force majeure (war, fire, strike, civil disobedience, weather conditions, lock-out, natural or other disasters) the promoter FIHOQ will be absolved of all liability and all responsibility. The FIHOQ will make no reimbursement as stipulated in the registration form. Signs and banners Signs and banners must be installed within the exhibit stand and must not exceed 12 feet. They must have a professional presentation. Storage Storage spaces will be available. However, the exhibitor is responsible for clearly identifying all the containers before moving them to the designated area. The labels required for identification will be given to you by the FIHOQ promoter’s technical team. Housekeeping Maintenance of the public aisles is carried out by the personnel of the Hotel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers, and every night, the aisles are thoroughly cleaned. If the cleaning of the stand is handled by the exhibitor, he must deposit his refuse in the aisles each night at closing time. Stand staff Exhibitors must keep one person on continuous duty from at least 15 minutes prior to opening, until the closing of the Salon. Restrictions The following restrictions apply to exhibitors and manpower during the assembly, the dismantling and the duration of the exhibit: • No consumption of alcoholic beverages; • No games or other activities liable to result in accidents; • No possession or usage of prohibited substances. Responsibility a) The promoter FIHOQ will engage the services of competent and reliable guards and will take the necessary steps to ensure the protection of the exhibitor’s goods. However, the promoter FIHOQ is not responsible for the losses or damages suffered by the exhibitor for reasons beyond the promoter’s control: fire, theft, accident or other. The exhibitor agrees to take no action against the promoter FIHOQ, its representatives or employees as a result of injuries, including death or damages suffered by any person within the leased space or its surroundings. b) In addition, the exhibitor agrees to indemnify the promoter as well as the Hotel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers from any damage, claim or responsibility of any kind, whether it is as a result of a personal injury or damage related directly to the use and the occupation of the stands by the exhibitor. Safety • Hangings, curtains and decorative materials, including textiles and veils must conform to CAN/ULC-S109-M. • No decorative material containing resins, nitrocellulose or crepe paper may be used indoors unless it satisfies the requirements of CAN/ULC-S109-M. • Real trees are accepted only if they have roots and must be kept in earth-filled pots and watered every day. • The gas tanks of motorized vehicles or other fuelburning appliances should not contain more than 4.5 litres (1 gallon) of fuel. • Gas containers must have a locking cap and batteries must be disconnected. • Open flames are not permitted without the prior written consent of the Hotel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers management. • Propane gas tanks on trailers, internal combustion engines and other equipment must be removed or Rules and regulations 13 applying to exhibitors • • • • • • emptied and sealed before being brought into the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers. Flammable liquids must not be used inside the building. Combustible liquids are prohibited, unless expressly authorized by the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers. Boxes, cases and cardboard cartons must be emptied of merchandise and promptly piled in the warehouse areas designated by the exhibition director or by the Hôtel des Seigneurs and the Pavillon des Pionniers management. Empty cartons, folded or not, must not be piled alongside, behind or inside stands. Any stand larger than 37.2 m2 (400 ft2) with a ceiling must be protected by automatic water-based fire extinguishers. You are responsible for ensuring that all the backdrops, accessories and curtains used during the exhibit, and supplied by you and your sub-contractor are in conformity with regulation number 18 concerning safety in public buildings and, as a consequence, these backdrops, accessories and curtains must be fireproof. In addition, according to municipal regulations and regulation number 45 concerning safety in public buildings, it is forbidden to use or to have pyrotechnical devices in one’s possession without having first obtained a permit from the municipality. A polyethylene sheet or equivalent must cover the floor under concrete and paving stone, under vehicles or any motorized equipment. Activities held outside of the exhibit hours must be authorized by the promoter and must not constrain the exhibitors from taking part in their promotion. Specification for the layout and disposition of stands a) Each location will be equipped with a 10' x 10' curtained stand. The rear wall of this stand is 8 feet in height, and the side walls are 3 feet in height. They are made of fireproof white and green drapery (see Figure 1). b) The stands must be arranged so that they do not detract from the general appearance, or hide the other stands. Exhibitors who wish to create a special layout must submit their plan to the promoter for authorization. c) Your stand must consist of a backwall that is 8' in height, and 3' high sidewalls so as to allow a right of view. You can make up your sidewalls with an 8' high by 3' long section (measured from the rear) and a 3' high by 7' long measured toward the front up to the edge of the aisle. If the right of view is not respected, the promoter can ask the exhibitor to modify his layout (see Figure 2). The rules and directives applicable to exhibitors are an integral part of the contract. Figure 1 Sub-leasing of locations The sub-leasing of locations is strictly forbidden unless an agreement is reached with the promoter. Soliciting and advertising material The distribution of samples, souvenirs, advertising material, as well as commercial soliciting must only be carried out within the limits of the exhibitor’s stand. These activities are forbidden in the aisles, restaurants, reception hall or at the other stands, unless an agreement is reached with the promoter. Figure 2 Carte d’accès et hébergement 14 Access Map and Lodging Hébergement / Lodging Hôtel des Seigneurs 1200, rue Johnson Saint-Hyacinthe Tél.: 1 866 734-4638 www.hoteldesseigneurs.com Holiday Inn Express 1500, rue Johnson est Saint-Hyacinthe Tél.: 1 877 660-8550 www.holidayinnexpress.com Hôtel Le Dauphin 1250, rue Johnson Saint-Hyacinthe Tél.: 1 800 465-4842 www.hotelsdauphin.ca Days Inn Ste-Hélène 410, rue Couture Sainte-Hélène Tél.: 1 450 791-2580 www.quebecweb.com/daysinnsainte-helene Econo Lodge Saint-Liboire 110, rue Charlotte Saint-Liboire Tél.: 1 800 267-3837 www.hotelium.com HÔTEL DES SEIGNEURS Distances de St-Hyacinthe Distances from St-Hyacinthe Montréal Québec Sherbrooke Aéroport Dorval 64 200 117 80 PAVILLON DES PIONNIERS km km km km • Service de navette gratuite en continu • Nombreuses places de stationnement disponibles • Moins de 2 km entre les deux sites «Vert» le Salon... nous récupérons ! Expo-FIHOQ 3230, Sicotte, local E-300 ouest Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7B3 Aline Munger Productrice déléguée / Trade Show Manager Tél.: 418 650-3830 Fax : 418 650-6086 [email protected]
