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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
78
ARCHIVES DE
LA CAISSE AUXILIAIRE DE PAIEMENT DES
ALLOCATIONS DE CHÔMAGE (CAPAC)
TABLEAU DE TRI
2011
par
Romy GOUVERNEUR
Bruxelles
2012
ARCHIVES DE
LA CAISSE AUXILIAIRE DE PAIEMENT DES
ALLOCATIONS DE CHÔMAGE (CAPAC)
DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU
TABLEAU DE TRI
2011
par
Romy GOUVERNEUR
Bruxelles
2012
4
LISTE DES ABRÉVIATIONS
AGR : Archives générales du Royaume
AM : Arrêté ministériel
AR : Arrêté royal
BCSS : Banque carrefour de la sécurité sociale
BP : Bureaux de paiement
CCB : Comité de concertation de base
CGSLG : Centrale générale des syndicats libéraux de Belgique
CSC : Confédération des syndicats chrétiens
FGTB : Fédération générale du travail en Belgique
IPSS : Institution publique de sécurité sociale
ONEM : Office national de l’emploi
ONPC : Office national du placement et du chômage
ONSS : Office national de la sécurité sociale
OP : Organisme de paiement
SIPPT : Service interne de prévention et de protection du travail
5
6
TABLEAU DE TRI
[modèle structurel]
Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que
soit leur support, qui sont produites et reçues par une personne ou un organisme dans
l’exercice de ses activités. Il indique au minimum la nature des séries d’archives, le délai de
conservation de chaque série, et leur destination définitive. Ainsi, dès la création des
documents, et même avant leur création, la CAPAC sait lesquels pourront être détruits lorsque
leur délai de conservation sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en
raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. Ce tableau de tri est rédigé selon le
modèle structurel, c’est-à-dire en énumérant les séries d’archives en fonction de l’organisation
des divisions et des services. Ce choix se justifie par le fait que l’organisation interne de la
CAPAC a peu évolué en termes d’attribution de compétences. De plus, la lecture de ce
modèle s’avère plus pratique pour les agents chargés d’en appliquer les règles.
DONNÉES MENTIONNÉES DANS LE TABLEAU
Les services producteurs d’archives
Lorsque le tableau concerne un organisme public de structure complexe, on distinguera les
diverses subdivisions de l’organisation comme entités productrices d’archives, en respectant
la hiérarchie des services. Les services sont indiqués dans une ligne horizontale qui sera
grisée pour rendre le tableau plus facilement lisible.
Série d’archives
Les archives sont décrites par série puisque celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et
matérielles principales du classement des documents. C’est aussi à ce niveau qu’il est le plus
commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront
chargés des opérations de tri.
Code de la série
Pour plus de commodité, un code a été attribué à chaque série mentionnée dans le tableau, ce
qui permet d’identifier aisément, rapidement et sans ambiguïté les documents.
Délai de conservation
Le délai de conservation indique combien de temps les documents doivent être conservés par
les services. Il est généralement basé sur le délai d’utilité administrative et lui est égal ou
supérieur. Sa fixation s’appuie soit sur un texte normatif (loi, arrêté, décret), sur une circulaire
ou note de service, sur les directives de l’ONEM, soit sur un accord entre l’archiviste
inspecteur et la CAPAC. On s’est toutefois efforcé de rester en concordance avec les délais de
conservation proposés dans d’autres tableaux de tri pour des séries d’archives similaires. Le
délai de conservation précise combien de temps la série d’archives sera conservée pour
permettre aux différents services d’assurer leur bon fonctionnement administratif et de
justifier leurs activités sur le plan juridique. Les délais proposés sont toutefois susceptibles
d’être modifiés à tout moment par la CAPAC en concertation avec les Archives générales du
Royaume.
7
Destination définitive
La destination définitive n’est applicable qu’une fois le délai d’utilité administrative expiré.
Cette destination est déterminée par les Archives générales du Royaume en concertation avec
l’administration centrale de la CAPAC, sur base de la valeur probante, culturelle ou
scientifique des documents. En fonction des séries, trois possibilités s’offrent à la décision de
l’archiviste : la conservation intégrale, l’élimination intégrale ou l’élimination partielle. Dans
la colonne prévue à cet effet, on notera « Conserver » dans le premier cas, « Éliminer » dans
le second et « Trier » dans le troisième en ajoutant le ou les critères de sélection choisis. Une
fois ce délai de conservation écoulé, les documents papiers « à conserver » seront archivés,
conditionnés, placés dans des locaux adéquats avant d’être transférés aux Archives de l’État.
À échéances régulières, les fichiers bureautiques « à conserver » devront être sauvegardés sur
le serveur public et convertis dans un format ouvert à déterminer avec l’ICT, avant d’être
transférés également dans le e-dépôt des Archives de l’État.
Remarques
La colonne Remarques est réservée à des informations complémentaires sur la série ou sur la
destination définitive, qui renvoient éventuellement au chapitre relatif à la production, la
gestion et la sélection des archives.
8
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
ADMINISTRATION CENTRALE DE LA CAPAC
A. DIVISION DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET GESTION STRATÉGIQUE (SGS)
A1. SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
A1.001
Procès-verbaux et notes du Conseil de
direction
30 ans
Conserver
Conserver les originaux papiers qui
portent la signature de l’administrateur ou
de son adjoint ainsi qu’une version
électronique.
A1.002
Procès-verbaux et notes du Comité de
gestion
30 ans
Conserver
Conserver les originaux papiers qui
portent la signature de l’administrateur ou
de son adjoint ainsi qu’une version
électronique.
A1.003
Procès-verbaux et notes du Comité de
concertation de base
30 ans
Conserver
Conserver les originaux papiers qui
portent la signature de l’administrateur ou
de son adjoint ainsi qu’une version
électronique.
A1.004
Procès-verbaux, comptes rendus et notes
de la Commission d’accompagnement
10 ans
Conserver
Il s’agit de documents produits entre 2003
et 2006 avant la nomination de
l’administrateur président.
A1.005
Procès-verbaux et notes des réunions
10 ans
Conserver
Conserver les originaux papiers qui
9
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
mensuelles du Collège des administrateurs
généraux des IPSS
Remarques
portent la signature de l’administrateur ou
de son adjoint ainsi qu’une version
électronique.
A1.006
Procès-verbaux et notes de toutes les
autres réunions (ex : réunions de divisions,
réunions de services)
10 ans
Conserver
Conserver les originaux papiers qui
portent les signatures officielles et
conserver les versions électroniques.
A1.007
Circulaires internes sous forme de notes de
service
10 ans
Trier
Depuis 2002, les circulaires sont
accessibles via l’intranet. Conserver la
version électronique et éliminer les
éventuelles copies papier. Les circulaires
papier plus anciennes dont il n’existe pas
de version électronique sont à conserver.
A1.008
Correspondance journalière des services.
15 ans
Trier
Les copies roses classées dans un ordre
chronologique sont à éliminer par le
secrétariat général.
Trois exemplaires sont imprimés :
- La version originale part à l’expédition.
Les copies jaunes seront à conserver dans
les dossiers des affaires traitées dans les
services compétents.
- La copie jaune est conservée dans le service
concerné.
Rem : Dans un avenir proche, la CAPAC
prévoit d’installer un système de gestion
électronique du courrier pour assurer un
meilleur suivi de l’information.
- La copie rose est conservée au secrétariat
général
10
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
A1.009
Ordre du jour des réunions
5 ans
Éliminer
A1.010
Agenda des réunions [papier ou
électronique]
2 ans
Éliminer
A1.011
Tableau Excel des réservations des salles
de réunion
Selon les besoins du
service
Éliminer
A1.012
Listes téléphoniques et coordonnées des
personnes internes et externes [versions
papier et électronique]
Selon les besoins du
service
Éliminer
A1.013
Dossiers des différents groupes de travail
15 ans
Conserver
A1.014
Dossiers de préparation des réponses aux
questions parlementaires
20 ans
Éliminer
A1.015
Dossiers relatifs aux petites plaintes
envoyées par courrier (lettres et réponses)
5 ans
Trier
A2. ACCUEIL DE L’ADMINISTRATION CENTRALE
A2.001
Liste des entrées et sorties des visiteurs
1 an
Éliminer
A2.002
Diaporama Power Point de présentation
des lieux de réunion
Selon les besoins du
service
Éliminer
11
Remarques
Conserver un dossier de plainte sur 10 : le
1er, le 11e, le 21e, le 31e etc. dans l’ordre
où ils sont physiquement classés.
Code de la
série
A2.003
Série
Contrôle des décisions positives
Délai de
conservation
Destination
définitive
1 an
Éliminer
Remarques
A3. CELLULE STRATÉGIQUE
A3.001
Plans d’administration
30 ans
Conserver
A3.002
Contrats d’administration
30 ans
Conserver
A3.003
Rapports annuels sur les performances de
la CAPAC par rapport au contrat
d’administration.
20 ans
Conserver
A3.004
Statistiques sur les performances et
qualités générales
20 ans
Conserver
A3.005
Rapports sur les performances des BP
20 ans
Conserver
A3.006
Rapports mensuels relatifs au contact
center
5 ans
Conserver
A3.007
Rapports annuels d’autres IPSS
Selon les besoins de la
cellule
Éliminer
A3.008
Dossiers de préparation des réponses aux
questions parlementaires
20 ans
Éliminer
A3.009
Balanced scorecard Bizzscore
Tant que Bizzscore est
utilisé
Conserver
12
Il s’agit des pièces originales.
Ces documents sont publiés et conservés
chez leur producteur.
Bizzscore sera prochainement remplacé
par BI (Business Intelligence). Lors du
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
passage vers ce nouveau logiciel,
s’assurer que l’ensemble des informations
gérées dans Bizzscore sera conservé.
A3.010
Fiches de projets trimestrielles
7 ans
Éliminer
A4. SERVICE JURIDIQUE
A4.001
Réglementation actuelle de l’ONEM
[versions papier et électronique]
Jusqu’à changement de la
réglementation
Éliminer
Il s’agit de documents servant d’outil de
travail. Ces informations sont publiées
par l’ONEM.
A4.002
Anciennes réglementations de l’ONEM
Délai de conservation
expiré
Éliminer
Ces informations sont publiées par
l’ONEM.
A4.003
Jurisprudence
20 ans
Éliminer
A4.004
Documentation juridique (abonnements à
des revues, livres, …)
Selon les besoins du
service
/
A4.005
Dossiers relatifs aux polices des
assurances
10 ans après expiration
de la police
Éliminer
A4.006
Conseils et avis juridiques internes ou
externes demandés ou reçus [presque
exclusivement par e-mail]
5 ans
Éliminer
A4.007
Dossiers de litiges portés devant le
10 ans après la fermeture
Éliminer
13
La bibliothèque juridique ne constitue pas
des archives en tant que telle.
Le tableau de tri des archives du pouvoir
Code de la
série
A4.008
Série
Délai de
conservation
Tribunal du Travail
du dossier
Dossiers de litiges concernant les marchés
publics
Jusqu’à la fermeture
complète du dossier
Destination
définitive
Remarques
judiciaire indique que le Tribunal du
Travail conserve les dossiers de
procédure durant 30 ans après la date de
jugement.
Éliminer
À l’heure actuelle, ces dossiers ne
constituent qu’une très petite série.
A5. SERVICE RÉGLEMENTATION (REG)
A5.001
Circulaires diverses
Selon les besoins du
service
Éliminer
A5.002
Rapports des réunions avec l’ONEM et les
organismes de paiements
10 ans
Conserver
A5.003
Dossiers de préparation des réponses aux
questions réglementaires des BP
20 ans
Éliminer
A5.004
Fiches thématiques avec instructions
pratiques pour les agents
7 ans
Trier
A5.005
Syllabus destinés à la formation des
nouveaux agents sur les réglementations
en matière de chômage
Tant que la
réglementation est en
vigueur
Conserver
14
Avant toute élimination, veiller à ce que
le secrétariat conserve bien ces
circulaires.
Conserver uniquement les versions
actualisées de chaque fiche.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
A6. SERVICE COMMUNICATION
A6.001
Plan de communication
10 ans
Conserver
A6.002
Plan de crise
20 ans
Conserver
A6.003
Dossiers relatifs à la préparation du
rapport annuel de l’institution
30 ans
Trier
A6.004
Dossiers relatifs à l’organisation
d’évènements
10 ans
Conserver
A6.005
Dossiers relatifs à la rédaction du journal
du personnel Verder/Plus Loin
10 ans
Trier
Conserver la version définitive de chaque
journal dans les deux langues. Éliminer le
reste.
A6.006
Photos d’évènements [papiers et
numériques]
10 ans
Trier
Conserver les photos relatives aux
évènements importants (les fêtes
d’anniversaire de la CAPAC, fêtes du
personnel, visites de personnalités
importantes, etc.) ainsi que leurs
métadonnées d’identification.
A6.007
Affiches destinées à la publication interne
5 ans
Éliminer
A6.008
Intranet, website et blog
Jusqu’à révision du
Trier
15
Conserver la version définitive de chaque
rapport dans les deux langues. Éliminer
les documents qui ont servi à sa
préparation.
Conserver les « site maps » ainsi que les
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
contenu
Remarques
pièces de synthèse relatives aux activités
de l’institution et aux campagnes
d’information destinées aux particuliers.
Prévoir l’archivage des pages d’accueil
pour reconstituer les chartes graphiques
successives.
A7. SERVICE TRADUCTION
A7. 001
Demandes de traduction
2 ans
Éliminer
Transmises exclusivement par e-mails.
A7. 002
Traductions finalisées FR-NL et NL-FR
2 ans
Éliminer
Les traductions finalisées sont conservées
par le service demandeur.
A8. AUDIT INTERNE
A8.001
Procès-verbaux du comité de gestion
Selon les besoins du
service
Éliminer
Il s’agit de copies servant d’outil de
travail. Les originaux sont conservés au
niveau du secrétariat général.
A8.002
Procès-verbaux des réunions auxquelles
participent les auditeurs à titre
d’information
Selon les besoins du
service
Éliminer
Il s’agit de copies produites pour les
différents services. Les originaux sont
conservés au niveau du secrétariat
général.
A8.003
Planning des audits présentés au comité de
gestion
10 ans
Éliminer
Les informations se trouvent dans le
rapport final présenté au comité de
gestion (A8.004).
16
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
A8.004
Rapport final d’audit présenté au comité de
gestion (avec rapport d’activité de l’année,
planning et plan d’action)
20 ans
Conserver
A8.005
Programme d’audit
20 ans
Conserver
A8.006
Fiches d’audit [version électronique]
20 ans
Conserver
A8.007
Dossiers individuels de chaque audit (avec
annexes)
20 ans
Conserver
A8.008
Dossiers relatifs aux audits des plaintes
(avec annexes)
20 ans
Conserver
A8.009
Suivi des audits terminés
10 ans
Conserver
A8.010
Planning des visites annuelles des BP
Selon les besoins du
service
Éliminer
A8.011
Analyses des risques par divisions (classés
par fardes)
15 ans
Conserver
A8.012
Dossiers des missions diverses [versions
papiers et électroniques]
15 ans
Éliminer
17
Remarques
Ces fiches résument le nom du
responsable de l’audit, le planning, les
personnes auditées, le budget, etc.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
A9. SERVICE PRÉVENTION
A9.001
Plan d’action annuel du service
20 ans
Conserver
A9.002
Rapports et notes préparatoires aux
réunions du CCB
2 ans
Éliminer
Les procès-verbaux sont déjà conservés
au niveau du secrétariat général.
A9.003
Rapports adressés à l’inspection du travail
[versions papier et électronique]
10 ans
Trier
Éliminer les versions papiers et conserver
les versions électroniques.
A9.004
Rapports des autres réunions auxquelles
participe le service Prévention
5 ans
Éliminer
Les originaux des rapports et procèsverbaux produits lors de ces réunions sont
conservés au secrétariat.
A9.005
Procès-verbaux et notes des réunions
bâtiments SIPPT [version papier et
électronique]
10 ans
Éliminer
A9.006
Rapports et notes de la Direction sur le
bien-être
10 ans
Conserver
A9.007
Rapports des réunions du comité de
coordination concernant les pandémies
10 ans
Conserver
A9.008
Rapports des réunions avec les architectes
[versions papier et électronique]
2 ans
Éliminer
A9.009
Anciens dossiers hérités des prédécesseurs
15 ans
Trier
18
Sur base d’un inventaire complet de ces
dossiers conservés dans le bureau des
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
conseillers, les Archives de l’État
formuleront des critères de tri qui
s’inspireront des critères appliqués aux
séries similaires plus récentes.
A9.010
Correspondance des conseillers [format emails]
5 ans
Éliminer
A9.011
Législations et documentations sur le bienêtre au travail [versions papiers et
électronique]
Selon les besoins du
service et jusqu’à
révision de la législation
Éliminer
Éliminer la documentation et conserver
les versions électroniques récentes de la
législation comme outil de travail.
A9.012
Plans des bâtiments de l’administration
centrale et des BP (nouvelles
constructions, rénovations,
déménagements, etc.)
5 ans
Trier
S’il s’agit de copies des plans conservés
au service bâtiment (voir C2.1.003),
celles-ci peuvent être éliminées.
Documents produits lors de chaque visite
annuelle des locaux de travail de
l’administration centrale et des BP avec le
médecin du travail ARISTA
15 ans
A9.013
S’il s’agit de plans originaux, ces plans
doivent être restitués au service bâtiment
pour être archivés dans le dossier du
bâtiment.
Conserver
- Une copie électronique est envoyée à la
ligne hiérarchique.
- Une copie électronique est envoyée au
Service Bâtiment en cas de travaux à
réaliser.
- Rapports de visite ARISTA
19
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
- Rapports de visite du conseiller en
prévention
Remarques
Les versions papiers de ces documents
sont accompagnées de pièces importantes
telles que des rapports d’experts, de
syndicats et de la correspondance. Ces
pièces (classées par BP) engageant
fortement la responsabilité du service
Prévention sont à conserver
A9.014
Formulaires d’évaluation de santé (avec
recommandations) produits lors des visites
médicales des agents
5 ans
Éliminer
Les originaux sont conservés au HRM.
Le service Prévention ne garde que des
copies servant à la commande de matériel
auprès de l’économat.
A9.015
Dossiers relatifs à l’intervention de la
CAPAC dans la participation aux frais
d’achat de lunettes pour les travailleurs
(pièces justificatives et récapitulatifs)
5 ans
Éliminer
Les originaux sont conservés au HRM
dans les dossiers individuels du
personnel.
A9.016
Formulaire de déclaration d’accident de
travail
5 ans
Éliminer
Le service Prévention remplit une partie
de ce formulaire. Ce document est produit
par HRM où l’original est conservé. La
prévention en garde une copie pour elle et
transmet la seconde à l’assurance. Une
fois le délai de conservation dépassé, les
copies sont à éliminer.
A9.017
Tableau des risques encourus par le
personnel [version électronique]
3 ans
Conserver
20
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
A9.018
Registre des réclamations et plaintes
concernant les faits de harcèlement et de
violence
15 ans
Conserver
Registre conservé chez les personnes de
confiance.
A9.019
Dossiers relatifs aux harcèlements
15 ans
Conserver
Ces dossiers étaient produits par les
personnes de confiance. Depuis 2007, les
dossiers harcèlements sont conservés
chez ARISTA.
A9.020
Dossiers de campagne de vaccination
gratuite contre la grippe [versions papier et
électronique]
3 ans
Éliminer
A9.021
Dossier amiante
20 ans
Conserver
A9.022
Demandes d’avis provenant de l’économat
pour achat de matériel et de fournitures
[version électronique]
2 ans
Éliminer
A9.023
Cours de secourisme : liste des participants
et diplômes obtenus
5 ans
Éliminer
A9.024
Equipe de 1ère intervention en cas
d’incendie
5 ans
Éliminer
A9.025
Rapports annuels d’ARISTA [versions
Selon les besoins du
Éliminer
21
Dossier contenant l’inventaire des BP
amiantés. Il s’agit de la version originale
du dossier.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
papier et électronique]
service
A9.026
Prospectus de fournitures de matériel
transmis par ARISTA
Selon les besoins du
service
Éliminer
A9.027
Revues et manuels divers sur la prévention
Selon les besoins du
service
/
Ces documents ne sont pas considérés
comme des archives.
100 ans après la
naissance de l’agent
Trier
Conserver uniquement les dossiers des
responsables hiérarchiques, c’est-à-dire
l’administrateur général et son adjoint,
ainsi que les chefs de division et de
service. Éliminer tout le reste.
B. DIVISION HUMAN RESSOURCES MANAGEMENT (HRM)
B1. CELLULE TRAITEMENT DES SALAIRES
B1.001
Dossiers du personnel
Les dossiers administratifs sont scindés en quatre
parties :
- Dossiers du personnel
- Certificats Medex
- Formations IFA
- Saisies et allocations familiales
B1.002
AP133 Feuilles de renseignements
Selon les besoins du
service
Éliminer
Il s’agit de documents reprenant les
données signalétiques des agents ainsi
que leur situation familiale.
B1.003
Base de données du personnel UNISAL
Jusqu’à substitution de la
Conserver
Il s’agit d’une base de données gérée par
22
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
base de donnée
la SMALS.
B1.004
Journaux de paies [version papier et
électronique]
20 ans
Éliminer
B1.005
Fiches de traitement
5 ans
Éliminer
B1.006
Dossiers relatifs aux versements mensuels
de l’ONSS et des charges patronales
10 ans
Éliminer
B1.007
Dossiers relatifs aux précomptes et
Belcotax
5 ans
Éliminer
B1.008
Dossiers relatifs aux versements de la
caisse veuves et orphelins
10 ans
Éliminer
B1.009
Dossiers relatifs aux versements des
pensions des statutaires
3 ans après le décès du
dernier conjoint
Éliminer
B1.010
Dossiers relatifs aux versements des
primes syndicales
10 ans
Éliminer
B1.011
Dossiers relatifs aux accidents de travail
Aussi longtemps qu’une
indemnité est payée
Éliminer
B1.012
Dossiers relatifs aux primes d’accident de
travail
Aussi longtemps qu’une
indemnité est payée
Éliminer
23
Remarques
Il existe une copie dans le dossier du
personnel.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
B1.013
Dossiers relatifs aux primes de formation
15 ans
Éliminer
B1.014
AP148 : Intervention d’indemnités de
transport et de séjour
10 ans
Éliminer
B1.015
Factures relatives aux frais de transport en
commun
10 ans
Éliminer
B1.016
Rapports des pointeuses
2 ans
Éliminer
B1.017
Listes de présence du personnel des BP
2 ans
Éliminer
B1.018
Feuilles des congés des agents
5 ans
Éliminer
Remarques
Documents provenant de la cellule
Formation mais la cellule Traitement des
salaires conserve le document original
signé.
La cellule ne conserve que des copies.
Les factures originales sont conservées à
la comptabilité.
Ces listes ont été remplacées en juin 2011
par une pointeuse
B2. CELLULE FORMATION
B2.001
Demandes de primes de formation
5 ans
Éliminer
B2.002
Listes des présences signées par les
participants aux formations
5 ans
Éliminer
B2.003
Dossiers relatifs aux formations internes
5 ans après la fin de la
Trier
24
Ces documents sont conservés par la
cellule traitement des salaires et sont
encodés dans ITMA.
Conserver les plans annuels de formation
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
formation
Remarques
(ou les listes annuelles des formations).
Pour chaque formation, conserver le
programme et la liste des participants.
Éliminer les autres documents.
B2.004
Dossiers relatifs aux formations externes
[Lorsqu’il s’agit d’une formation qui
nécessite l’ouverture d’un marché public,
le dossier original du marché public et les
factures sont envoyés directement à
l’économat tandis que la cellule Formation
conserve une copie.]
5 ans après la fin de la
formation
Trier
La copie du dossier de marché public est
à éliminer par la cellule formation.
Conserver :
- Les listes des formations externes
- Les brochures ou programmes destinés
aux membres du personnel et aux
nouveaux collaborateurs.
- Les listes des participants.
B2.005
Dossiers relatifs aux formations certifiées
IFA
5 ans après la fin de la
formation
Éliminer
B3. CELLULE STRATÉGIQUE DU PERSONNEL
B3.001
Rapports de stages des agents statutaires
5 ans
Éliminer
B3.002
Dossiers relatifs à la sélection des
1 an après la procédure
Éliminer
25
Les renseignements relatifs à la demande
d’inscription sont encodés dans ITMA et
les documents concernant la formation
qui a été suivie sont conservés dans le
dossier individuel de l’agent.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
candidats non retenus
de sélection
B3.003
Dossiers relatifs aux cercles de
développement
Jusqu’à la pension ou
démission de l’agent
Éliminer
B3.004
Dossiers relatifs aux interviews de sortie
des agents (raisons du départ, débriefing
sur le travail accompli, etc.)
10 ans
Trier
Conserver un dossier sur 10, c’est-à-dire
le 1er, le 11e, le 21e, etc. dans l’ordre où ils
sont physiquement classés.
B4. SERVICE SOCIAL
B4.001
Procès-verbaux des réunions du comité du
service social [version papier et
électronique]
15 ans
Conserver
Conserver les originaux, éliminer les
copies.
B4.002
Dossiers relatifs aux aides financières
octroyées aux agents en difficultés
[versions papier et électronique]
15 ans
Éliminer
Il s’agit de demandes individuelles pour
l’obtention d’un prêt sans intérêts. Ces
dossiers sont archivés dans un ordre
numérique afin de conserver les données
à caractère personnel. Ces informations
sont encodées dans la base de données
Interventions.
B4.003
Rapports du comité
15 ans
Conserver
Les demandes d’aides financières sont
traitées par le comité qui estime si la
demande est fondée.
B4.004
Base de données des Interventions
Tant que la base de
données est utilisée
Conserver
Cette base de données existe depuis 1995,
elle constitue un répertoire qui conserve
26
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
essentiellement des données
signalétiques. Elle permet de faire le lien
avec les anciens dossiers d’aides
financières.
B4.005
Dossiers relatifs aux avances sur salaires
10 ans
Éliminer
B4.006
Envois de demandes de fonds pour
paiement des avances sur salaires.
10 ans
Éliminer
Ces demandes de fonds sont envoyées à
la comptabilité.
B4.007
Dossiers relatifs à l’intervention de l’aide
sociale des agents dans le besoin
15 ans
Conserver
À ne pas confondre avec l’aide
financière. Le service social paie un
montant complémentaire au salaire des
personnes dans le besoin.
B4.008
Dossiers relatifs aux assurances
hospitalisation (Ethias)
Tant que l’agent est
assuré
Éliminer
Ces dossiers contiennent les demandes
d’affiliation ou les résiliations.
B4.009
Dossiers relatifs à la participation aux frais
des repas des agents
5 ans
Éliminer
Le service social ne conserve que des
copies. Les originaux sont conservés à la
comptabilité.
B4.010
Dossiers relatifs aux activités sportives
3 ans
Éliminer
B4.011
Dossiers relatifs aux vacances des jeunes
3 ans
Éliminer
27
Le service social intervient dans le
montant des frais engendrés par les
garderies, les stages et les séjours des
enfants du personnel.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
Les factures originales sont conservées
par la comptabilité.
B4.012
Dossiers relatifs aux primes de retraites
5 ans après le décès de
l’agent
Éliminer
B4.013
Dossiers relatifs aux frais d’intervention
pour la fête du Nouvel An dans les BP
10 ans
Éliminer
B4.014
Dossier relatifs à l’organisation du repas
de Noël
10 ans
Éliminer
B4.015
Dossier relatifs aux chèques Saint-Nicolas
10 ans
Éliminer
Documents susceptibles d’être contrôlés
par la Cour des Comptes.
B4.016
Dossiers relatifs aux chèques-cadeaux du
Nouvel An
10 ans
Éliminer
Documents susceptibles d’être contrôlés
par la Cour des Comptes.
B4.017
Dossiers relatifs à l’intervention dans les
frais d’évènements occasionnels (fête de la
CAPAC, voyage des pensionnés, etc.)
10 ans
Éliminer
C. DIVISION FINANCIÈRE (FIN)
C1. SERVICE COMPTABILITÉ
Comptabilité générale
28
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
C1.001
Rapports annuels intermédiaires du service
30 ans
Conserver
C1.002
Procès-verbaux des réunions préparatoires
au budget du service.
10 ans
Conserver
C1.003
Circulaires internes et notes de service
Selon les besoins du
service
Éliminer
Avant toute élimination, vérifier si le
secrétariat général a bien conservé ces
documents.
C1.004
Dossiers relatifs au contrôle externe
30 ans
Trier
Éliminer les rapports de la Cour des
Comptes (car conservés à la Cour) et les
dossiers des questions parlementaires
(publiées). Conserver le reste.
- ONEM
- Cour des Comptes
- Réviseurs
- Questions/réponses parlementaires
C1.005
Dossiers relatifs au contrôle interne
30 ans
Conserver
C1.006
PIA : Logiciel de gestion comptable
Tant que PIA est utilisé
Éliminer
C1.007
Formation PIA [version électronique]
Tant que PIA est utilisé
Éliminer
C1.008
ISABEL 6 : Logiciel d’envoi de paiements
Tant que ISABEL 6 est
utilisé
Éliminer
29
Il s’agit de syllabus et de manuels
destinés à la formation des agents.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
C1.009
Back up de l’ancien software Compar
(1998-2006) [format Excel]
Dépassé
Éliminer
C1.010
Manuels de procédures financières
Selon les besoins du
service
Éliminer
Remarques
Comptabilité de gestion
C1.011
Documents de travail préparatoires à la
rédaction du contrat d’administration
5 ans
Éliminer
Seule la version définitive du contrat
d’administration est à conserver au
niveau de la cellule stratégique.
C1.012
Notes préparatoires aux réunions du
comité de gestion.
Selon les besoins du
service
Éliminer
Il s’agit de document de travail.
C1.013
Procès-verbaux des réunions de la cellule
budgétaire
30 ans
Conserver
C1.014
Instructions budgétaires
5 ans
Éliminer
C1.015
Budgets [signés]
30 ans
Conserver
C1.016
Notes budgétaires et tableaux synoptiques
30 ans
Conserver
C1.017
Comptes d’exécution trimestriels
30 ans
Conserver
C1.018
Fiche de projet et suivi du budget
10 ans
Éliminer
30
Il s’agit d’annexes obligatoires à la note
budgétaire.
Code de la
série
Série
C1.019
EBM
C1.020
Documents émanant du Commissaire du
Gouvernement :
Délai de
conservation
Destination
définitive
Tant que EBM est utilisé
par le service
Éliminer
10 ans
Conserver
Remarques
EBM est une application pour la gestion
budgétaire. Elle gère les différentes
phases du cycle complet du budget de
manière proactive.
- Transferts budgétaires [tableau Excel]
- Reports
- Avis préalables
- Avis concernant les notes budgétaires
C1.021
Comptes annuels
30 ans
Conserver
C1.022
EPM : Logiciel de gestion des achats et
des dépenses
Tant que EPM est utilisé
Éliminer
C1.023
Factures originales [version papier]
10 ans
Éliminer
C1.024
Comptes de gestion trimestrielle
30 ans
Éliminer
31
Toutes les factures des différentes
divisions, les bons de livraisons et les
bons de commandes sont encodés dans un
software. Cependant, seules les factures
papiers portent les signatures
authentiques.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
C1.025
Ordres de paiements des salaires des
agents
5 ans
Éliminer
Ces documents proviennent de l’HRM
C1.026
Documents servant à la déclaration
d’impôts
15 ans
Éliminer
C1.027
Correspondances avec le Ministère des
Finances concernant l’état des comptes
financiers
5 ans
Conserver
C1.028
Correspondances avec le Fonds
d’Existence
5 ans
Conserver
C1.029
Tableau Excel des débiteurs et des
créditeurs
15 ans
Éliminer
C1.030
Vérification de la caisse locale des BP
10 ans
Éliminer
C1.031
Dossiers relatifs à la gestion de la
consommation des timbres postes des BP
5 ans
Éliminer
Il s’agit d’un ordre provenant de
l’économat.
L’ONEM conserve une version.
Comptabilité de mission
C1.032
Instructions comptables de l’ONEM
Selon les besoins du
service
Éliminer
C1.033
Demandes de fonds mensuelles à l’ONEM
30 ans
Éliminer
C1.034
Réponses de l’ONEM aux demandes de
30 ans
Éliminer
32
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
fonds [version papier]
C1.035
Suivi de l’utilisation des fonds
15 ans
Éliminer
C1.036
Dossiers de procédures comptables
internes
30 ans
Éliminer
C1.037
Dossiers des coûts par cas et par activités
15 ans
Éliminer
C1.038
Inventaires trimestriels des comptes des
BP [versions papier et électronique]
10 ans
Trier
Conserver l’inventaire récapitulatif du
mois de décembre transmis à l’ONEM.
Éliminer les autres inventaires
trimestriels.
C1.039
Contrôle mensuel des dettes des BP
10 ans
Éliminer
C1.040
Contrôle mensuel de la comptabilité des
missions pour toutes les activités
10 ans
Éliminer
C1.041
Contrôle mensuel des ALE
10 ans
Éliminer
C1.042
Statistique 8 des dépenses mensuelles par
activité et par BP
15 ans
Éliminer
33
Ces informations sont également reprises
dans l’inventaire trimestriel.
Il s’agit de données générées par
INSOVER. La Statistique 8 est transmise
à l’ONEM et la CAPAC conserve la
copie.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
C1.043
Situation financière des liquidités
(paiements journaliers) [version papier]
10 ans
Éliminer
C1.044
Preuve de réception des paiements
journaliers
10 ans
Éliminer
C1.045
Récapitulatifs des paiements annuels
30 ans
Conserver
C1.046
Ordres de paiements
10 ans
Éliminer
Ces documents sont fournis par l’ICT.
C1.047
Ordres de paiements (chèques-circulaires)
10 ans
Éliminer
Ces documents proviennent des BP.
C1.048
Ca 105 (mensuel): solde des dépenses au
10 du mois
10 ans
Éliminer
C1.049
Comptabilité des jours de repos des
travailleurs [Grands Livres et fichier
Excel]
30 ans
Éliminer
C1.050
C21 : résultats définitifs des C15 de
l’ONEM à récupérer sur les mandats
éliminés et rejetés après 15 mois.
10 ans
Éliminer
C1.051
Comptabilité du BP de Bruges pour le
paiement des travailleurs du port de
Zeebrugge
10 ans
Éliminer
34
Copies de documents envoyés à l’ONEM
Les allocations versées aux travailleurs
du port de Zeebrugge proviennent de
fonds à part c’est pourquoi le service
comptabilité conserve les copies des
extraits et relevés de tous les comptes du
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
BP de Bruges.
Avant de procéder à l’élimination de ces
archives, il est nécessaire de vérifier
auprès du BP de Bruges si celui-ci a bien
conservé ces documents (cf. série E2.010)
C2. SERVICE PATRIMOINE
C2.1. SERVICE BÂTIMENT
C2.1.001
Circulaires et notes internes du service.
Selon les besoins du
service
Éliminer
C2.1.002
Plans des bâtiments des BP [version
papier]
Tant que le bâtiment est
le patrimoine de la
CAPAC
Conserver
C2.1.003
Photos des BP [versions papier et
électroniques]
30 ans
Conserver
C2.1.004
Dossiers des firmes (contrats, offres de
10 ans
Éliminer
35
Avant toute élimination, vérifier si le
secrétariat général a bien conservé ces
documents
Tout comme les plans des bâtiments, ces
photos permettent aux ouvriers d’avoir
une idée de l’étendue du travail à
accomplir. Sur le long terme, ces photos
constitueront une trace visuelle des BP
qui ont été rénovés ou qui ont disparu,
c’est pourquoi il est nécessaire de les
conserver.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
prix, correspondance, rapports de
gardiennage,…)
C2.1.005
Cahiers des charges des firmes de
nettoyage
Tant que la CAPAC est
sous contrat avec ces
firmes
Éliminer
C2.1.006
Dossiers des demandes de dépenses et des
achats de matériel des BP
10 ans
Éliminer
C2.1.007
Dossiers des entretiens et réparations des
BP (contrats, plans scannés, photos,
achats,…)
30 ans
Éliminer
C2.1.009
Plannings du travail des ouvriers du
service technique
1 an
Éliminer
C2.1.010
Inventaires du mobilier des BP (par code)
[version électronique]
En fonction de la durée
de vie du mobilier
Éliminer
C2.1.011
AE19 : Ordres d’expédition ou de transfert
de mobilier/matériel vers un BP
2 ans
Éliminer
C2.1.012
Dossiers « Domaines »
Selon les besoins du
service
Éliminer
C2.1.013
Dossiers « Magasin » pour les petites
2 ans
Éliminer
36
Il s’agit de listes (par code) avec la
description du vieux matériel à revendre
ou à démolir.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
fournitures de bureaux
C2.1.014
- Dossiers « Voitures »
- Tableaux de suivi de l’entretien des
voitures [format Excel]
5 ans après la mise « hors
service » du véhicule
Éliminer
Pour chaque voiture, une farde contient
des documents relatifs à l’assurance, à
l’entretien, au contrôle technique, aux
réparations ainsi que les procès-verbaux
de roulage.
Il s’agit de contrôler les dépenses
occasionnées lors d’achats de timbres et
d’envois de recommandés par les BP
C2.1.015
Dossiers « BPost »
3 ans
Éliminer
C2.1.016
Listes de contacts de sociétés et de firmes
[version électronique]
Selon les besoins du
service
Éliminer
C2.2. ECONOMAT
C2.2.001
Procès-verbaux des réunions auxquelles
participe l’économat
10 ans
Éliminer
C2.2.002
Contrats et cahiers des charges divers
30 ans
Éliminer
C2.2.003
Dossiers relatifs aux marchés publics
10 ans après la date
d’attribution du marché
Éliminer
37
Éliminer les dossiers des marchés non
retenus au bout de 3 ans. Conserver les
pièces originales des dossiers retenus
durant 10 ans.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
C2.2.004
Tableaux de gestion des contrats [format
Excel]
30 ans
Éliminer
C2.2.005
Demandes de préavis pour résiliation de
contrats
3 ans après la résiliation
du contrat
Éliminer
C2.2.006
Tableaux des fournisseurs [format Excel]
5 ans
Éliminer
C2.2.007
AE2 : Formulaires de demande de
dépenses
5 ans
Éliminer
C2.2.008
Dossiers relatifs au contrôle des données
de EPM
10 ans
Éliminer
C2.2.009
Demandes de budget par fournisseurs
5 ans
Éliminer
C2.2.010
Copies des envois d’avis pour achat de
matériel par rapport au budget [format emails]
2 ans
Éliminer
C2.2.011
Tableau de gestion des consommations en
électricité des BP (factures définitives)
[format Excel]
10 ans
Éliminer
C2.2.012
Dossiers relatifs à la gestion de
la téléphonie (abonnements Belgacom,
Proximus, Mobistar, tableaux des agents
10 ans
Éliminer
38
Remarques
Toutes les commandes de matériels et de
services sont encodées dans EPM et sont
préalablement contrôlées dans PIA.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
bénéficiant de ces services et paiements
des factures)
C2.2.013
Tableaux de gestion des montants Bpost
par BP [format Excel]
5 ans
Éliminer
C2.2.014
Dossiers relatifs au nettoyage des vitres et
des locaux par une société extérieure
(relevés des heures prestées, paiements des
factures)
10 ans
Éliminer
C2.2.015
Dossiers relatifs à la gestion des
commandes des repas du mess
1 an
Éliminer
C2.2.06
Dossiers relatifs à la mise en place de
distributeurs automatiques dans les BP
10 ans
Éliminer
Ces commandes se font via Intranet
D. DIVISION TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (ICT)
D1. 001
Data Base INSOVER (informations
relatives aux paiements des allocataires
sociaux, transmises à l’ONEM)
Jusqu’au remplacement
complet du contenu de
l’application par EFUTURE.
Trier
Conserver les tables et champs
nécessaires à la création de statistiques
relatives aux chômeurs (par année, par
sexe, par âge, par région, par type
d’allocation, …) si cette opération n’a pas
pu être réalisée par BI.
Éliminer les autres tables et champs.
39
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
D1.002
BI [Business Intelligence]
Tant que BI est en
activité.
Conserver
D1.003
Fichiers des paiements réalisés (par année
et par BP)
15 ans
Éliminer
D1.004
Documentations et manuels d’application
des bases de données [versions papier et
électronique]
Tant que les bases de
données sont en activité.
Trier
D1.005
Fichier BELCOTAX : déclaration annuelle
des allocations payées aux chômeurs
10 ans
Éliminer
E. DIVISION ORGANISATION DES BUREAUX DE PAIEMENTS (ORG)
E1. ORGANISATION ET GESTION DE LA DIVISION
E1.001
Rapports, procès-verbaux et comptes
rendus des réunions de la division
10 ans
Conserver
E1.002
Rapports, procès-verbaux et comptes
rendus des réunions des coordinateurs
régionaux.
10 ans
Conserver
40
Remarques
Veiller à la bonne conservation des
données lors d’un changement de version.
Conserver les documents relatifs aux
bases de données dont il faut conserver
tout ou partie car ces documents sont
utiles pour faciliter la compréhension du
fonctionnement des bases de données.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
E1.003
Rapports trimestriels, procès-verbaux et
comptes rendus des réunions régionales.
10 ans
Conserver
E1.004
Calendrier des visites et des réunions de la
division [sous forme de tableau Excel]
1 an
Éliminer
E1.005
Rapports de visites de BP [versions papier
et électronique]
10 ans
Conserver
E1.006
Photos réalisées lors des visites de BP
[papiers et numériques]
10 ans
Conserver
E1.007
Plans d’action de chaque BP
15 ans
Conserver
5 ans
Trier
Remarques
Si les photos sont accompagnées de
métadonnées pour les identifier.
E2. CELLULE FISCALITÉ
E2.001
Correspondance avec le SPF Finances
[format e-mail]
Le secrétariat général transmet la
correspondance au coordinateur fiscal à
titre d’information mais la réponse n’est
pas forcément produite par ce dernier.
Conserver les lettres dont le coordinateur
fiscal rédige la réponse. Éliminer le reste.
E2.002
Fiches fiscales mensuelles (274AUT)
détaillées par BP et par genre d’impôts :
[version électronique pour l’ICT et version
papier dans les BP]
10 ans
Éliminer
41
Fiches produites par l’ICT et envoyées au
coordinateur fiscal.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
- 281-00 : Allocations ALE
- 281-10 : Allocations des travailleurs
frontaliers
- 281-13 : Allocations de chômage
- 281-17 : Allocations de pré-pension
E2.003
Fiche fiscale mensuelle (274AUT)
récapitulative [version électronique]
15 ans
Éliminer
E2.004
Retours/extraits produits par FINPROF
[version électronique]
10 ans
Éliminer
E2.005
Accusés de réception produits par le SPF
Finances [version électronique]
10 ans
Éliminer
E2.006
Fichiers mensuels de contrôle interne des
données remplies par les BP [format
Excel]
3 ans
Éliminer
E2.007
Fichiers récapitulatifs annuels de contrôle
15 ans
Éliminer
42
FINPROF envoie un retour au
coordinateur fiscal après l’encodage des
données.
Tous les mois, chaque BP contrôle si le
montant déclaré aux Finances est
identique à celui renseigné sur sa fiche
fiscale. Une fois le délai de conservation
dépassé, ces fichiers peuvent être
éliminés. Seule la version récapitulative
est à conserver.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
interne par BP [34 fichiers Excel]
E2.008
Fiches rectificatives produites par le
coordinateur fiscal
5 ans
Éliminer
E2.009
Correspondance avec HRM concernant
l’envoi de paiements erronés [format email]
5 ans
Éliminer
E2.010
Dossiers de paiement des travailleurs du
port de Zeebrugge [version électronique]
15 ans
Trier
Document produit uniquement en fin
d’année.
Il est intéressant de conserver ces dossiers
étant donné le statut particulier de ces
travailleurs.
Conserver une année sur 5, soit les
dossiers des années se terminant par 0 et
par 5 (2010, 2005, 2000, 1995, etc.).
Éliminer le reste.
E2.011
Relevés des montants déclarés et versés
lors du paiement des salaires des
travailleurs de la CAPAC [format Excel]
Selon les besoins de la
cellule
Éliminer
E2.012
Demandes de réponses à des questions
fiscales provenant de la centrale et des BP
[format e-mail]
5 ans
Éliminer
E2.013
Contacts avec l’imprimeur et print-test
pour impression des attestations fiscales
2 ans
Éliminer
43
Vérifier que HRM conserve bien les
originaux.
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
annuelles [versions électronique et papier]
E2.014
Dossiers des plaintes en matière de
fiscalité [plaintes format e-mail ; réponses
format papier]
10 ans
Éliminer
E2.015
Supports utilisés lors des formations
régionales en matière de fiscalité [format
Power-Point]
Selon les besoins de la
cellule
Éliminer
E2.016
Nouvelles législations envoyées par le SPF
Finances [format e-mail]
Selon les besoins de la
cellule
Éliminer
Ces documents sont publiés.
10 ans
Trier
Conserver le rapport final de la visite.
E3. CELLULE GESTION DES DETTES
E3.001
Visites des BP par la cellule
- notes préparatoires
Éliminer les notes préparatoires et les
documents servant à la formation.
- documents relatifs à l’organisation d’une formation
- rapport final de la visite
E3.002
Plan d’action « dettes » par BP
15 ans
Conserver
E3.003
Engagement/convention entre la cellule et
les chefs de BP
15 ans
Conserver
E3.004
Dossiers des dettes
5 ans après l’année
Éliminer
44
Il s’agit de copies des dossiers de la série
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
durant laquelle le dossier
a été clôturé
Remarques
F2.002
30 ans en cas de
jugement
E3.005
Dossiers des abandons de créances par BP
5 ans après la fermeture
du dossier
Éliminer
E3.006
Préparation de lettres-types pour aider les
BP à réclamer leurs dettes.
Selon les besoins du
service
Éliminer
Jusqu’à changement de
législation et révision du
contenu
Éliminer
Un fois par an, la cellule demande au
comité de gestion une autorisation
d’abandon de créance. Ces informations
se trouvent consignées dans les procèsverbaux du comité de gestion.
F. BUREAUX DE PAIEMENT (BP)
F1. ADMISIBILITÉ ET PAIEMENT
F1.001
Feuilles d’informations destinées aux
chômeurs.
F1.002
Pochettes C2 des assurés sociaux :
Chaque type d’allocation correspond à
une feuille de couleur. Une version de
chaque exemplaire est conservée sur
l’intranet
Après le délai de conservation de 3 ans,
ces documents sont à classer dans le
passif et à éliminer au bout de 3 ans si la
situation de l’assuré social n’a pas évolué.
- C1 Composition de famille
45
Code de la
série
Série
- C2 print
- C9
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
3 ans (c-à-d ; l’année en
cours et les 2 années
précédentes)
Éliminer
S’il existe encore des dettes actives, il est
nécessaire de conserver les documents
jusqu’à la clôture définitive du dossier.
- C51 réponses de l’ONEM
- CW 136 accusé de réception d’une demande
d’allocation
F1.003
C 2 code 0 : Cartes de non admissibilité
3 ans
Éliminer
Après le délai de conservation de 3 ans,
ces documents sont à classer dans le
passif et à éliminer au bout de 3 ans si la
situation de l’assuré social n’a pas évolué.
F1.004
C2 mec : Récapitulatif des paiements
effectués durant l’année par chômeur
30 ans
Éliminer
Ce document n’est plus utilisé dans les
BP aujourd’hui.
F1.005
C29 : Sanction de chômeurs et suspension
de chômage
3 ans
Éliminer
F1.006
C 10 : Liste globale des paiements
mensuels effectués selon le type
d’allocation
10 ans
Éliminer
F1.007
Mini C10 : Résumé du C10 permettant le
classement des cartes de pointage
3 ans
Éliminer
F1.008
Bande C10 et bande O.F.
3 ans
Éliminer
46
Il s’agit de la synthèse de tous les
paiements qui ont été transmis à
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
Remarques
l’organisme financier. Ces documents
sont introduits à l’ONEM qui vérifie si le
contenu des deux fichiers est identique.
F1.009
Listings d’erreurs de paiements envoyés
par l’ONEM (Classement par type
d’erreur : C12, C13, C14)
3 ans
Éliminer
L’ONEM conserve les originaux.
F1.010
Liste annuelle de tous les chômeurs actifs
et passifs du bureau
5 ans
Éliminer
Ce document n’est produit que sur
demande.
F1.011
Correspondance du responsable du bureau
[électronique]
5 ans
Éliminer
F1.012
Copies des circulaires envoyées par le
secrétariat général [versions papier et
électronique]
Selon les besoins du
bureau
Éliminer
F1.013
Copies des dossiers du personnel du BP
Tant que l’agent est en
fonction dans le BP
Éliminer
Les versions originales de ces dossiers
sont conservées par HRM.
F2. COMPTABILITÉ ET FISCALITÉ
F2.001
CS2 concernant les dettes et saisies des
chômeurs [version papier et électronique]
Conserver tant que la
dette n’est pas clôturée.
Trier
Conserver la version électronique de 10
dossiers par an et par BP, à titre de
spécimens.
F2.002
Dossiers des dettes
5 ans après l’année
durant laquelle le dossier
Trier
Conserver 10 dossiers par an et par BP à
47
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
a été clôturé
Remarques
titre de spécimen.
30 ans en cas de
jugement
F2.003
Gestion des dettes : C64, COC26, COC27,
Feuille C12/C13 reprenant le cas.
1 an après l’année durant
laquelle le dossier de
dette a été complètement
clôturé.
Éliminer
F2.004
Courrier des saisies à charges et
notifications du CPAS
15 ans
Éliminer
F2.005
Déclarations fiscales mensuelles à
destination de FIN
10 ans
Éliminer
F2.006
Fichier BELCOTAX : déclaration annuelle
des allocations payées aux chômeurs
5 ans
Éliminer
F2.007
Fiscalité - Listings 325.13 et listings
relatifs à l’attestation de chômage
5 ans
Éliminer
F2.008
Grand Livre Journal
30 ans
Conserver
F2.010
Balance des comptes
30 ans
Éliminer
F2.011
CA 100 et extraits de comptes financiers
CCP/CCB
30 ans
Éliminer
48
Code de la
série
Série
Délai de
conservation
Destination
définitive
F2.012
C68 : Annexes aux extraits de comptes
(bordereaux d’avis de débit)
10 ans
Éliminer
F2.013
Pièces justificatives de la comptabilité
(dont le C11) [versions papier et
électronique]
10 ans
Éliminer
49
Remarques