Weihnachtsfeier-Organisation - Office

Wie Sie in diesem Jahr
die perfekte Weihnachtsfeier organisieren
1. Klären Sie mit ihrem Chef alle wichtigen Fragen
Beginnen Sie schon jetzt im Oktober mit der Vorbereitung der
Weihnachtsfeier, damit Sie alles in Ruhe planen können. Setzen Sie
für die ersten Entscheidungen einen extra Termin bei Ihrem Chef
an und besprechen Sie mit ihm die folgenden Punkte: Wann und
wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden? Wie hoch ist das Budget,
das für die Veranstaltung zur Verfügung steht? Sollen nur
Mitarbeiter eingeladen werden? Welches Rahmenprogramm soll
ablaufen? Werden Geschenke verteilt? Welche Art von Bewirtung
ist geplant? Wer soll die Weihnachtsfeier organisieren?
Wie hoch ist das Budget, das für die Weihnachtsfeier zur
Verfügung steht?
Die wichtigste und erste Entscheidung ist die über die Höhe des
Etats, denn der bestimmt letztendlich den gesamten Rahmen der
Feier. In der Regel orientiert man sich hier am Vorjahr - in vielen
Unternehmen laufen die Weihnachtsfeiern schon über Jahrzehnte in
der gleichen Manier ab. Sie könnten in diesem Jahr aber auch
anregen, von dieser "langweiligen" Vorgehensweise abzuweichen
und eine "andere" Weihnachtsfeier zu gestalten. Anregungen dafür
finden Sie weiter unten.
Beachten Sie den steuerlichen Aspekt
Mitbestimmend für die Höhe des Budgets ist auch der steuerliche
Aspekt, denn es dürfen pro teilnehmendem Arbeitnehmer 110 Euro
inklusive Mehrwertsteuer nicht überschritten werden, damit diese
Zuwendung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei bleibt.
Eingerechnet werden Verzehr, Süßigkeiten, Fahrtkosten,
Tabakwaren, Eintritt, Saalmiete, Musikkapelle usw. Sollten sich
diese Punkte auf mehr als 110 Euro summieren, hat der
Arbeitgeber die Möglichkeit, die Lohnsteuer pauschal mit 25
Prozent abzuführen.
Weitere Informationen:
http://www.infoquelle.de/Wirtschaft/Steuern/Feier.cfm.
Wann soll die Weihnachtsfeier steigen?
Datum: Bestimmen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef den Tag der
Feier und beachten Sie dabei die folgenden Punkte:
•
Eine Weihnachtsfeier, die ihrem Namen auch alle Ehre macht,
sollte möglichst kurz vor Weihnachten stattfinden. Optimal ist
der letzte Arbeitstag vor den Feiertagen, damit die
entsprechende Stimmung aufkommt und sich die Mitarbeiter
schon auf die vor ihnen liegende Zeit einstimmen können.
•
Der beste Wochentag für eine Feier, die nicht an diesem letzten
Tag stattfinden kann, ist der Freitag vor den Feiertagen - in
diesem Jahr also der 20. Dezember -, da am nächsten Tag nicht
gearbeitet werden muss. Manche Firmen legen die
Weihnachtsfeier auch auf einen Samstag, allerdings ist dieser
Termin nicht besonders beliebt, da die meisten Mitarbeiter so
kurz vor Weihnachten noch viel zu erledigen haben.
•
Natürlich sollten Sie die Feier auf einen Tag legen, an dem
keine anderweitigen Dates wie Fortbildungen außer Haus oder
die wöchentliche Mammut-Teambesprechung mit
unbestimmtem Ende stattfinden.
•
Auch Überschneidungen mit anderen wichtigen lokalen Feiern
vor Ort sollten Sie vermeiden. Informieren Sie sich also
rechtzeitig über anstehende Termine bei den entsprechenden
Institutionen.
Uhrzeit und Dauer: Soll die Weihnachtsfeier schon am
Nachmittag, also während der Arbeitszeit, stattfinden, gleich nach
Feierabend oder erst am Abend, so dass die Mitarbeiter vorher nach
Hause gehen können? Vielleicht wollen Sie ja auch zwei Tage
lang, also mit einer Übernachtung feiern?
Je nach Art und Ort der Veranstaltung werden Sie sich für
eine dieser Varianten entscheiden:
•
•
•
•
Für ein Beisammensein in kleinem Rahmen bietet sich der
Nachmittag oder die Zeit direkt nach Büroschluss an. Dauer in
diesem Fall maximal zwei Stunden. Beginn z. B. um 15 oder 17
Uhr.
Eine größere Feier im Hause kann schon mittags beginnen oder
aber erst um 17 Uhr.
Ein Restaurantbesuch fängt mit Punsch und Plätzchen um 16
Uhr an, anschließend findet ein Abendessen statt. Oder man
trifft sich erst zum Abendessen um 19 Uhr. Denken Sie dabei
auch daran, dass die Teilnehmer bei einer Feier außer Haus
eventuell einen längeren An- und Abfahrtsweg haben.
Eine Wochenendfeier beginnt z. B. nach Büroschluss am
Freitag um 17 Uhr und endet am Samstagabend.
Legen Sie ebenso fest, wie lange die Feier dauern und auf welche
Weise sie beendet werden soll (siehe unter Programm auf Seite??).
Wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden?
Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie feiern in den
Räumen Ihres Unternehmens oder Sie gehen außer Haus. Beide
Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile.
Sie feiern im Haus: Wenn Ihnen ausreichend große
Räumlichkeiten, die auch eine Bewirtung und ein entsprechendes
Rahmenprogramm zulassen, zur Verfügung stehen, kann eine Feier
im Hause durchaus Sinn machen. Nicht zuletzt ist die Entscheidung
auch eine Kostenfrage, denn im Haus können Sie in der Regel
günstiger feiern. Oder Sie geben das so eingesparte Geld für
Mitarbeitergeschenke oder ein exklusives Rahmenprogramm aus.
Bedenken Sie andererseits, dass eventuell sehr viel Arbeit wie
Dekoration, Bewirtung, Aufräumen usw. auf Sie zukommt. In
jedem Fall sollten Sie durch eine ansprechende Dekoration dafür
sorgen, dass die Weihnachtsfeier ihren Zweck erfüllt und wirklich
Weihnachtsstimmung aufkommen kann. Denken Sie auch daran,
dass während der Feier alle vertraulichen oder wichtigen
Unterlagen sowie die Computer gesichert sind.
Sie feiern außer Haus: Bei einer Feier im Restaurant ist ihr
organisatorischer Aufwand minimal, denn die Gastronomie mit
Menüwahl und Dekoration für Weihnachtsfeiern bestens gerüstet.
Arbeiten Sie in einem Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern
wird der Restaurantbesuch allerdings schon etwas schwierig. Hier
bieten sich z. B. Sport- oder Gemeindehallen als Veranstaltungsort
an. Auch größere Hotels bieten in der Regel passende
Räumlichkeiten an, die Sie buchen können. Aber es muss ja nicht
immer eine klassische Weihnachtsfeier sein: Sie haben außer Haus
viele Möglichkeiten, Weihnachtsevents zu gestalten, die über den
üblichen Rahmen hinausgehen. Anregungen dafür finden Sie weiter
unten.
Wer soll die Weihnachtsfeier organisieren?
Die Größe des Unternehmens bestimmt, wie viele Personen die
Weihnachtsfeier planen und organisieren. Eine Feier für bis zu 100
Mitarbeiter können Sie vielleicht noch alleine bewältigen, ein Fest
für 500 Mitarbeiter ist in den Händen eines Festkomitees besser
aufgehoben. Lassen Sie sich also helfen. Das hat den Vorteil, dass
sich die Arbeit auf mehreren Schultern verteilt - ein weiterer nicht
zu unterschätzender Aspekt ist aber, dass Sie so auch die
Verantwortung mit Kollegen teilen. Vor allem Pleiten, Pech und
Pannen lassen sich im Team viel besser ertragen.
Alternative Mitarbeiterbefragung: Binden Sie die Belegschaft in
die Entscheidung mit ein und lassen Sie sie einen Fragebogen
ausfüllen. Sie können darin z. B. zwei oder drei verschiedene
Termine sowie alternative Orte und Programme zur Auswahl
stellen. Und/oder Sie bitten um Vorschläge für den Ablauf der
Feier. Führen Sie die Befragung möglichst früh durch, damit Sie
genügend Zeit haben, die Fragebögen auszuwerten und
umzusetzen. Eventuell sollten Sie die Befragung anonym
durchführen, denn erfahrungsgemäß bekommen Sie so ehrlichere
Antworten. Bedenken Sie auch, dass bei so einer Befragung fast
immer ein Teil der Wünsche der Mitarbeiter nicht berücksichtigt
werden kann und weisen Sie darauf am besten schon auf dem
Fragebogen hin.
Wer soll eingeladen werden?
Auch bei einer Weihnachtsfeier stellt sich die Frage, ob nur
Mitarbeiter oder darüber hinaus Betriebsfremde eingeladen werden
sollen. Das können z. B. Ehepartner und bei größeren Festen auch
ehemalige Mitarbeiter, Geschäftsfreunde, wichtige Kunden,
Lieferanten, Pressevertreter, Politiker oder andere Repräsentanten
der lokalen Institutionen sein. Ist diese Frage geklärt, stellen Sie
eine detaillierte Gästeliste auf. Legen Sie außerdem gemeinsam mit
Ihrem Chef fest, in wessen Namen eingeladen wird.
In welcher Form soll eingeladen werden?
Von der formlosen mündlichen Einladung über einen Aushang am
schwarzen Brett bis hin zum festlich gestalteten Einladungsbrief
auf Büttenpapier - all das sind denkbare Formen von Einladungen
für Ihr Fest. Welche Sie auswählen, hängt von Art, Größe und
Programm der Feier ab und davon, welche Bedeutung der
Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen beigemessen wird.
Denkbar ist natürlich auch eine Kombination der verschiedenen
Alternativen, z. B. ein schönes großes Plakat mit weihnachtlichen
Motiven am schwarzen Brett plus Einladung per Karte, die mit der
Post versandt wird.
Passen Sie die Gestaltung und den Inhalt der Einladungen dem
Stil Ihres Hauses an: Eher konventionelle und gediegene
Einladungen passen in ein konservatives Unternehmen, würden
aber in einem innovativen IT-Team wenig Eindruck machen.
Umgekehrt würde im Traditionsunternehmen eine poppig gestaltete
Einladung auf Unverständnis stoßen.
Der richtige Versandtermin: Je größer die Feier, desto früher
sollten Sie Einladungen bei den Teilnehmern sein. Stellen Sie sich
vor, wie es wirkt, wenn Sie für eine festliche Halbtagesfeier mit
traumhaftem Programm eine Woche vor Weihnachten einladen.
Richtwert also: zwei bis sechs Wochen je nach Bedeutung und Art
der Veranstaltung.
Teilnahmezusage: Wenn Sie von den Eingeladenen eine Zu- oder
Absage erwarten, sind sechs Wochen eventuell sogar noch zu
kurzfristig, vor allem wenn Sie darauf aufbauend Bewirtung und
Übernachtung planen müssen. Lösung: Buchen Sie vorab schon
einmal mit einer geschätzten Teilnehmerzahl, die Sie dann
anpassen können, wenn Sie konkrete Angaben haben. Die meisten
Diensleistungsanbieter haben gegen diesen Ablauf nichts
einzuwenden. Wenn Sie genaue Zahlen brauchen, sollten Sie der
Einladung eine Antwortkarte beilegen und darauf mitteilen, bis zu
welchem Termin sie spätestens bei Ihnen sein soll. Ist die konkrete
Teilnehmerzahl nicht so wichtig, reicht z. B. auch eine Zettelbox,
die in der Kantine aufgestellt wird und in die die Mitarbeiter ihre
Antwort werfen. Auch denkbar: Eine Liste, in die sie sich eintragen
können.
Ehrengäste: Wichtige Geschäftspartner oder andere externe
Persönlichkeiten sollten Sie separat und möglichsts früh einladen.
Pressevertretern können Sie dann auch gleich eine Pressemappe
mitschicken.
Programm: Wenn Sie wollen können Sie schon im Einladungstext
auf das Programm der Feier hinweisen. Oder Sie legen ein fertiges
Programm mit Terminen und Ablauf bei.
Wie soll die Einladung inhaltlich gestaltet werden?
Diese Punkte müssen Sie nennen:
•
•
•
•
Anlass
Datum
Uhrzeit
Ort
Diese Punkte können Sie nennen:
•
•
•
•
•
•
Allgemeine Hinweise zur Einstimmung auf die Weihnachtsfeier
Hinweise zur Anreise (Anfahrtsskizze, öffentliche
Verkehrsmittel, Bustransfer usw.), Übernachtung
Ablauf
Dauer
Kleidungsvorschrift
Hinweise auf Teilnahmebestätigung
Bei der inhaltlichen Gestaltung steht Ihnen frei, wie lang und
detailliert die Einladung ausfällt. Auch hier gilt wieder: Die
Einladung sollte inhaltlich der Bedeutung der Weihnachtsfeier
entsprechen und dem Stil Ihres Unternehmens angepasst sein.
Natürlich ist auch eine knappe und sachliche Einladung in der
Form "Zu unserer Weihnachtsfeier am xx um xx in xx laden wir
Sie herzlich ein" denkbar, allerdings werden Sie mit der nicht
besonderen Eindruck machen und vor allem nicht weihnachtliche
Stimmung erzeugen.
Mustertexte für kreative Einladungen
"Ein erfolgreiches Jahr 2002 neigt sich dem Ende zu. Sie haben
auch in schwierigen Zeiten viel Einsatz gezeigt und wir möchten
uns mit einer stimmungsvollen Weihnachtsfeier dafür bei Ihnen
bedanken. In diesem Jahr haben wir uns etwas ganz besonderes
ausgedacht:
Wir laden Sie ein, mit uns am 20. Dezember 2002 um 16 Uhr im
Hotel Vier Jahreszeiten auf unseren gemeinsamen Erfolg bei einem
festlichen Weihnachtsmenü anzustoßen. Als Höhepunkt erwartet
Sie eine Überraschung, die noch nicht verraten wird.
Damit wir den Abend perfekt vorbereiten können, müssen wir
wissen, ob Sie teilnehmen können. Geben Sie bitte Frau Müller im
Geschäftsleitungs-Sekretariat bis zum 1. Dezember die beiliegende
Antwortkarte.
Wir freuen uns auf die Stunden mit Ihnen"
"Wenn es in den Wochen vor Weihnachten auch immer besonders
hektisch bei uns zugeht, stellt sich doch nach und nach wieder eine
vorweihnachtliche Stimmung ein. Das liegt sicher daran, dass sich
jeder auf unsere beliebte und bewährte Weihnachtsfeier freut.
Natürlich findet sie auch in diesem Jahr wieder statt.
Wie immer hat sich Frau Müller mit ihrem Festkomitee einiges
einfallen lassen, um den Tag zum stimmungsvollen Highlight des
Jahres werden zu lassen. Wir freuen uns auf ein gemütliches
Beisammensein am 20. Dezember 2002 mit Open end in der
Kantine. Damit wir so richtig viel Zeit füreinander haben, fangen
wir diesmal schon um 15 Uhr an."
"Weihnachten steht vor der Tür und Sie haben uns in diesem Jahr
mit Ihrem Engagement wieder viel Freude gemacht. Als
Dankeschön möchten wir Sie am 20. Dezember 2002 um 19 Uhr zu
einem Weihnachtsessen im Festsaal des Restaurant Traube mit
anschließendem Auftritt der bekannten Showband "XX" einladen.
Höhepunkt der Feier ist die Ehrung unserer Jubilare. Damit der
Abend besonders festlich wird, bitten wir um Abendkleidung.
Da das Restaurant Traube einige Kilometer von unserem
Firmensitz entfernt ist, bieten wir ab 23 Uhr einen Bus-shuffleService an, der Sie nach Hause bringt. Es besteht auch die
Möglichkeit, in der Traube Zimmer zu reservieren. Frau Müller
übernimmt das gerne für Sie. Sollten Sie nicht an unserer
Weihnachtsfeier teilnehmen können, bitten wir Sie, sich bei Frau
Müller abzumelden. Auf einen wunderschönen Abend mit Ihnen
freuen wir uns!"
"Sind Sie schon in Weihnachtstimmung? Wenn nicht, wird sie sich
spätestens am 20. Dezember 2002 auf unserer diesjährigen
Weihnachtsfeier einstellen, denn wir haben uns etwas Besonderes
für Sie ausgedacht: Um 15 Uhr möchten wir Sie zu einer
winterlichen Wanderung mit anschließender Einkehr im
Waldstüberl einladen. Unterwegs können Sie sich auf einige
Überraschungen in Form von wärmender Verpflegung und
unerwarteten Gästen freuen. Das Waldstüberl bietet uns
anschließend einen stimmungsvollen Rahmen für gemütliche
Stunden. Da der Rückweg für manche sicher ein Problem darstellen
wird, haben wir Nikolaus & Co. mit einigen Schlitten engagiert, die
uns wieder nach Hause bringen."
Wie soll das Rahmenprogramm aussehen?
Bevor Sie das Rahmenprogramm für eine Weihnachtsfeier planen,
sollten Sie diese Fragen klären:
•
•
•
•
Welchen Charakter soll die Feier haben? Sie müssen sich
entscheiden, ob Sie eher eine ruhige besinnliche Feier wollen
oder ein Fest bei dem es hoch hergeht. Soll es eher
bodenständig oder exklusiv zugehen? Soll getanzt werden?
Werden Reden gehalten?
Wie viele Personen nehmen teil? Bei einer kleinen Anzahl von
Teilnehmern ist ein Showorchester mit 20 Mann wohl fehl am
Platz. In einem Unternehmen mit 150 Mitarbeitern wiederum
kann man schlecht Schlittschuhlaufen gehen. Sie sehen, die
Teilnehmerzahl begrenzt von Haus aus Ihre Möglichkeiten.
Sind auch externe Persönlichkeiten eingeladen? Wenn Externe
teilnehmen, wird der Charakter der Feier offizieller. Das
bedeutet, dass eine kleine intime oder gänzlich
unkonventionelle Feier unpassend ist.
Wird im Hause oder außer Hause gefeiert? Welche
Räumlichkeiten gibt es (Küche, Bühne usw.). Ihrer Kreativität
sind bei Feiern im Hause durch die räumlichen Umstände
•
Grenzen gesetzt. Nicht jedes Unternehmen hat eine Kantine
oder genügend Platz für größere Veranstaltungen.
Wie viel Geld steht zur Verfügung? Das Budget setzt den
Rahmen für Ihr Programm. Größere Events kosten viel, auch
Künstler gehen ins Geld, wenn sie einen gewissen
Bekanntheitsgrad haben.
Sind Sie sich über diese Eckpunkte im Klaren, können Sie das
Programm dementsprechend gestalten und die Details wie Ablauf,
Bewirtung und Unterhaltung planen. Halten Sie sich dabei an die
folgende Checkliste:
Anreise
•
Dekoration
•
•
Empfang
•
•
Reden
•
•
Programmablauf
•
•
Geschenke
•
Wie kommen die Gäste zur
Weihnachtsfeier? Im Haus
stellt sich diese Frage
natürlich nicht, aber sobald
Sie nicht am Unternehmensstandort feiern, müssen Sie
sich damit beschäftigen.
Alternativen: Die Gäste
kümmern sich selbst und die
Anfahrt oder Sie organisieren den Transport.
In welcher Form soll der
Raum für die Weihnachtsfeier geschmückt werden?
Wer übernimmt die
Dekoration?
Haben Sie geplant, die Gäste
mit einem Glas Prosecco
oder Orangensaft zu
begrüßen?
Soll der Empfang musikalisch untermalt werden?
Wer hält wann die
Begrüßungsrede?
Werden noch weitere
Festreden gehalten und wie
lange werden sie sein?
Wann sollen welche
weiteren Programmpunkte
stattfinden?
Gibt es Einlagen der
Mitarbeiter?
Werden an die Gäste
Weihnachtsgeschenke
verteilt?
•
•
Bewirtung
•
•
•
•
•
Verabschiedung
•
•
Aufräumen bei Feiern im
Hause
•
•
•
Wenn ja welche, wann und
von wem?
Wie werden externe Gäste
behandelt?
Neben der Frage nach der
Art der Bewirtung (siehe
weiter unten) müssen Sie
klären,
wie die Tische aufgestellt
werden,
ob es eine Sitzordnung gibt
und wie der zeitliche Ablauf
des Menüs aussehen soll.
Wollen Sie Menükarten
auslegen?
In welcher Form wird das
Fest beendet?
Gibt es eine offizielle
Verabschiedung,
wer übernimmt diese?
Wer kümmert sich zum
Schluss darum, dass die
Überreste des Festes
beseitigt werden?
Wer schließt als letzer ab?
20 unkonventionelle Ideen für Weihnachtsfeiern:
•
Besuch eines Weihnachtsmarkts. Fahren Sie doch mit der
ganzen Belegschaft auf einen romantischen Weihnachtsmarkt
in der näheren Umgebung und feiern Sie dann anschließend in
einem schönen Restaurant vor Ort. Eine Übersicht über alle
größeren Weihnachtsmärkte in Deutschland finden Sie unter
http://www.weihnachtsmarkt.weihnachten-info.de und bei
http://www.ratgeber-weihnachten.de/#maerkte.
•
Gehen Sie Schlittschuhlaufen. Mieten Sie den örtlichen
Schlittschuhplatz für ein bis zwei Stunden. Sorgen Sie im
Vorfeld dafür, dass jeder Schlittschuhe hat oder mieten kann,
der mitmachen will. Wer keine Lust hat, schaut zu. Zum
Aufwärmen gibt es Glühwein, die Musikuntermalung ist
weihnachtlich. Im Anschluss treffen sich alle im einem
Restaurant in der Nähe.
•
Rittermahl in über 130 verschiedenen historischen
Gasthäusern oder auf Burgen und Schlössern in allen
Bundesländern in Deutschland können Sie Weihnachten
mittelalterlich feiern. Adressen unter http://www.rittermahl.de.
•
Weihnachtsfeier auf dem Schiff. Besonders stimmungsvoll
und sicher einmal ganz etwas anderes. Angebote finden Sie
unter www.weihnachtsfeier-online.de.
•
Weihnachtsfeier im Theater. Besuchen Sie eine
weihnachtliche Vorstellung im Theater, z. B. ein Ballett oder
eine Oper. Im Foyer des Theaters gibt es anschließend einen
Empfang mit Buffet. Oder fahren Sie zu einem Musical.
•
Konzert. Veranstalten Sie in den Firmenräumen ein Konzert,
z. B. mit einem Kammerorchester und anschließendem
Empfang.
•
Winterwanderung mit Einkehr in einem romantischen
Restaurant. Wenn Schnee liegt kann das eine stimmungsvolle
Angelegenheit sein. Unterwegs gibt es Glühwein und Plätzchen
und hier kann dann auch ausnahmsweise mal der Nikolaus
erscheinen. Alternative. Schlittenfahrt oder Rückfahrt mit dem
Schlitten.
•
Autorenlesung. Laden Sie einen Buchautor ein, der aus seinem
Werk vorliest. Dessen Inhalt sollte natürlich zum Anlass
passen. Weitere Infos: http://www.autorenlesungen.de,
http://www.fbk-rlp.de.
•
Künstlerauftritt: Über eine Künstleragentur können Sie die
verschiedensten Interpreten, Artisten und Magier mit
weihnachtlichem Programm buchen. Oder engagieren Sie einen
bekannten Bühnenkünstler. Einige Anbieter:
http://www.comedy-kellner-entertainment.de,
http://www.kuenstleragentur-scala.de, http://www.uziko.de,
http://www.paulspiegel.de, http://www.funconnection.de.
•
Lassen Sie Mitarbeiter das Programm gestalten.
Weihnachtsgeschichten, Gedichte, Musik, kleine Sketche - all
das können auch Mitarbeiter vortragen. Vorteile: geringe
Kosten und viel Spaß bei der Vorbereitung der Feier.
•
Hüttenzauber. Fahren Sie gemeinsam für ein Wochenende auf
ein Hütte in den Bergen. Hier finden Sie ein großes Angebot
von Hütten: http://www.huettenferien.de.
•
Veranstalten Sie einen Quiz. Arbeiten Sie Fragen zu
Produkten, Mitarbeitern, Firmengeschichte und -geschichten,
Chefs usw. aus und lassen Sie Teams gegeneinander antreten.
Die Gewinner bekommen einen schönen Preis.
•
Feiern im Museum. Ein wunderbarer Rahmen für eine
Weihnachtsfeier kann ein örtliches Museum sein. Erkundigen
Sie sich vor Ort nach den Möglichkeiten. Aber auch viele
Eventagenturen organisieren Betriebsfeste in Museum. Schauen
Sie mal bei http://www.zeremonienmeister.de rein.
•
Motto: Stellen Sie die Weihnachtsfeier unter ein Motto: z. B.
Weihnachten in einem anderen Land (USA, Schweden usw.)
und gestalten Sie die Feier entsprechend. Infos zu den
Weihnachtsbräuchen in anderen Ländern finden Sie unter
http://www.ratgeber-weihnachten.de.
•
Karaoke-Wettbewerb mit Weihnachtsliedern. Viel Spaß und
dazu noch ein Weihnachtsstimmung verspricht diese asiatische
Vergnügungsform. Anlagen mit den passenden
Weihnachtstiteln finden Sie unter
http://www.interminet.de/karacent/2verleih.htm.
•
Weihnachtsbäume für Mitarbeiter. Lassen Sie die
Mitarbeiter ihre eigenen Weihnachtsbäume aus dem Wald
holen und mit nach Haus nehmen. Es gibt fast überall auf dem
Land Waldbesitzer oder Gärtner, die so etwas in der
Vorweihnachtszeit anbieten. Nach der Aktion feiern Sie in
einem gemütlichen Restaurant in der Nähe.
•
Benefizveranstaltung. Veranstalten Sie eine Tombola und
spenden Sie die Erlöse für irgend eine gemeinnützige oder
örtliche Institution.
•
Unternehmenstheater. Diese ganz neue Art von
Betriebsveranstaltungen ist zur Zeit voll im Trend. Im
Unternehmenstheater wird mit professionellen
Schauspielern/innen und einem eigens dafür geschriebenen
Theaterstück Kultur, Klima und Profil eines Unternehmens
ausgedrückt. Anbieter: http://www.event-kom.de,
http://www.business-act.de, http://www.spielplan.com,
http://www.profimoderation.de/unternehmenstheater.htm,
http://www.unternehmenstheater88.de/unternehmenstheater.
html, http://www.vitamint.com.
Weitere Links zum Thema:
Eine Übersicht über Eventagenturen finden Sie unter
http://www.guxme.de/Agenturen/Eventagenturen.
Weitere Anbieter: http://www.profun-online.de/weihnachten.html,
http://www.zeremonienmeister.de, http://www.ecco-events.de,
http://www.blanke-events.de, www.acksteinerevents.de.
Wenn Sie Ihre Räumlichkeiten auf eigene Faust schmücken wollen:
Unter www.coolparty.de können Sie Weihnachtsdekorationen
bestellen.
Sollen Geschenke verteilt werden?
In vielen Firmen nehmen die Verantwortlichen die Chance wahr,
sich bei der Weihnachtsfeier mit einem Geschenk für den Einsatz
ihrer Mitarbeiter zu bedanken. Diesen Zweck erfüllen Geschenke
aber nur, wenn sie mit Bedacht ausgewählt werden.
So sollte man es nicht machen: Werbegeschenke mit Firmenaufdruck, Büromaterialien wie Kugelschreiber, Flaschenöffner,
Schlüsselanhänger, mehr oder weniger geschmackvolle Kalender
oder ähnliche "Überraschungen" bewirken eher das Gegenteil und
können den Erfolg einer ansonsten gut geplanten Weihnachtsfeier
schmälern.
Auch die Art und Weise, wie die Geschenke übergeben werden,
ist wichtig: Ein großes Brimborium bei Geschenken im Wert von
7 Euro zu machen, wirkt lächerlich; wertvolle Geschenkkörbe mal
eben am Ausgang abholen zu lassen, hebt die eigentlich positive
Wirkung wieder auf. Wenn Ihnen in diesem Jahr mal wieder nichts
einfällt, schauen Sie sich einmal die folgenden Geschenkideen an.
Vielleicht finden Sie das eine oder andere Geschenk, das sich für
Ihr Unternehmen eignet:
10 Geschenkideen, die aus dem Rahmen fallen
Gutscheine. Hier haben Sie fast unbegrenzte Möglichkeiten:
•
•
•
•
Für Bücher, z. B. bei www.amazon.de oder bei einer örtlichen
Buchhandlung.
Für den Besuch eines Restaurants.
Für den Einkauf in einem örtlichen Einzelhandelsgeschäft
(Ledergeschäft, Blumenladen, Geschenkeshop, CD-Laden,
Parfumerie)
Für eine Massage (Herren) oder Gesichtsbehandlung (Damen)
in einem Wellnesshotel vor Ort
Link: Unter http://www.calicado.de können Sie Gutscheine online
bestellen. Sie legen die Höhe fest und die Mitarbeiter können den
Gutscheine dann online bei einer Vielzahl von Anbietern (z. B.
Palmers, Sport-Scheck, Christ, The Fitness-Company) einlösen.
Eintrittskarten, z. B. für das örtliche Wellnessbad, eine
Theateraufführung; eine Jahreskarte fürs Museum.
Teegeschenke. Sehr schöne Ideen finden Sie unter
http://tee.venalicia.de bei Service-Firmenservice oder unter
www.teeundmehr.info. Hier können Sie z. B. Zöpfe und Sträuße,
die aus Tee, Süßwaren, Gewürzen, Nudeln usw. zusammengestellt
werden, bestellen.
Fitness liegt voll im Trend: Verschenken Sie doch ein Theraband
zusammen mit einem kleinen Taschenbuch, das die passenden
Übungen dazu enthält..
Weihnachtliche Geschenke aus dem Erzgebirge.
Räuchermännchen, Pyramiden, Weihnachtssterne usw. - die
geschnitzten Produkte aus dem Erzgebirge sind berühmt. Bestellen
können Sie bei www.erzgebirgsladen.de.
Betriebsausflug als Alternative. Kündigen Sie Ihren Mitarbeitern
doch als Ersatz für die diesjährigen Geschenke eine traumhaften
Betriebsausflug an, z. B. den Besuch eines Musicals oder eine
Ballonfahrt.
Bier für die Herren. Sehr nette Geschenk-Ideen rund ums Bier
finden Sie unter www.biershop.de. Für die Damen könnten Sie
dann ja ein schönes Parfum auswählen.
In-Marken: Ritzenhof-Gläser für die Herren, Alessi-Küchenhelfer
für die Damen. Beides finden Sie unter www.top-geschenke.de.
Fischspezialitäten, italienische Delikatessen oder Köstlichkeiten
aus der Steiermark: All das kommt bei Ihren Mitarbeitern sicher
an. Anbieter: http://shop.fisch-linn.de und
http://www.lukashof.com.
Hier finden Sie weitere Anregungen:
http://www.business-praesente24.de, http://www.werksverkauf.de,
http://www.weihnachtsdorf.de.
2. Organisation: Ablauf- und Termincheckliste
Wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Chef oder Kollegen alle
Einzelheiten geplant haben, können Sie sich an die Organisation
der Weihnachtsfeier machen. Wie Sie dabei konkret vorgehen,
hängt davon ab, ob Sie die Weihnachtsfeier allein organisieren oder
gemeinsam mit Kollegen und ob Sie im Hause oder extern feiern.
Die folgenden Ablaufpläne helfen Ihnen, alle notwendigen
Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und keine wichtigen Punkte zu
vergessen:
Weihnachtsfeier im Hause:
Aufgabe
Details
Zwei Monate vor der Feier
Planung
• Klären der wichtigen Fragen
mit Chef (siehe Teil 1:
Planung)
Gäste
• Gästeliste erstellen,
• externe Gäste, Presse und
Fotografen einladen,
• Einladungen für Mitarbeiter
entwerfen und selbst erstellen
oder in Druck geben
Programm • Künstler für das Rahmenprogramm kontaktieren,
• Mitarbeiter bitten, etwas zum
Rahmenprogramm beizutragen,
• Führungskräfte fragen,
welche Reden gehalten
werden
Räumlich- • Dekoration: evtl. Anbieter
keiten
auswählen, Kosten klären
oder schon vorhandene
Dekorationsmöglichkeiten
sichten, Verantwortliche für
Dekoration bestimmen
Bewirtung • Angebote von PartyserviceUnternehmen einholen, mit
Kantine Menü und Getränkeangebot besprechen oder
Mitarbeiterleistungen
organisieren,
• Notwendigkeit technischer
Geräte wie Kühlschrank usw.
klären
Sechs bis zwei Wochen vor der Feier
Gäste
• Mitarbeiter einladen,
• je nach Rücklauf bei externen
Einladungen Hotelzimmer
bestellen
Verantwortlich
Parken
•
•
Räumlichkeiten
•
•
•
•
•
Geschenke
Programm
•
•
•
•
•
•
•
•
Bewirtung
•
•
•
•
Klären, ob genügend
Parkmöglichkeiten zur
Verfügung stehen,
eventuell bestimmen, wer als
"Parkwächter" fungiert
Räumlichkeiten und
technische Voraussetzungen
überprüfen,
fehlende Geräte besorgen,
Beleuchtung überprüfen,
klären, wer für Technik
zuständig ist,
für ausreichend Tische und
Stühle sorgen
Geschenke bestellen
Programmablauf endgültig
festlegen inklusive
Mitarbeiterbeiträgen und
Reden,
klären, ob und in welcher
Höhe GEMA-Gebühren fällig
sind,
Veranstaltung dementsprechend anmelden,
Festprogramm schreiben,
Führungskräfte, die Reden
halten über Ablauf und
externe Teilnehmer
informieren,
klären, wer die Geschenke
überreicht,
Künstler fragen, ob sie
Räume für die Zeit vor ihrem
Auftritt benötigen und
besondere technische
Voraussetzungen vorhanden
sein müssen
Menükarten erstellen oder
drucken lassen,
falls nötig einen Tischplan
schreiben, dabei an interne
oder externe VIPs denken,
Partyservice, Kantine oder
Mitarbeiter über endgültige
Zahl der Teilnehmer
informieren,
Geschirr und Besteckvorräte
überprüfen und eventuell
aufstocken
Eine Woche vor der Feier
Räumlich- • Tische, Stühle und Technik
keiten
aufbauen,
• Dekoration anbringen
Geschenke • Geschenke einpacken und mit
Namen versehen
Programm • Noch einmal alle Beteiligten
kontaktieren, um letzte
Details zu besprechen
Bewirtung • Falls notwendig
Kühlschränke oder andere
Geräte aufstellen,
• Getränke besorgen
Am Tag vor der Feier
Räumlich- • Alles noch einmal
keiten
überprüfen, auch auf
Sauberkeit,
• Geschirr und Besteck
aufbauen,
• Blumendekoration anbringen
Geschenke • An passender Stelle aufstellen
Bewirtung • Getränke kalt stellen
Am Tag der Feier
Mitarbeiter • Teambesprechung, um letzte
Fragen und Aufgabenverteilung während der
Veranstaltung zu klären
Räumlich- • Möglichst abschließen, wenn
keiten
alles kontrolliert ist und nur
noch Mitarbeiter, die
mithelfen reinlassen
Bewirtung • Buffet aufbauen,
• mit Partyservice-Mitarbeitern
die letzten Einzelheiten
besprechen
Während und nach der Feier
Gäste
• externe Gäste begrüßen und
zu Tisch begleiten
Programm • Künstler begrüßen und
betreuen,
Räumlichkeiten
Mitarbeiter
•
•
Ablauf überwachen
Aufräumen
•
•
Bei Helfern bedanken,
Fotos verteilen oder am
schwarzen Brett aufhängen
Weihnachtsfeier außer Hause:
Aufgabe
Details
Zwei Monate vor der Feier
Planung
• Klären der wichtigen Fragen
mit Chef (siehe Teil 1:
Planung)
Gäste
• Gästeliste erstellen,
• externe Gäste, Presse und
Fotografen einladen,
• Einladungen für Mitarbeiter
entwerfen und selbst erstellen
oder in Druck geben
Programm • Künstler für das Rahmenprogramm kontaktieren,
• Mitarbeiter bitten, etwas zum
Rahmenprogramm beizutragen,
• Führungskräfte fragen,
welche Reden gehalten
werden
Räumlich- • Ort, an dem gefeiert werden
keiten
soll festlegen und kontaktieren,
• Termin besprechen,
• voraussichtliche Teilnehmerzahl nennen,
• Räumlichkeiten und
technische Voraussetzungen
überprüfen,
• fehlende Geräte besorgen,
• Beleuchtung überprüfen,
• klären, wer für Technik
zuständig ist,
• Dekoration besprechen
Anfahrt
• Entscheiden, wie Gäste zum
Fest kommen,
• eventuell Transportunter-
Verantwortlich
nehmen kontaktieren und
buchen
Sechs bis zwei Wochen vor der Feier
Gäste
• Mitarbeiter einladen,
• je nach Rücklauf
Hotelzimmer bestellen
Parken
• Klären, ob genügend
Parkmöglichkeiten zur
Verfügung stehen
Geschenke • Geschenke bestellen
Programm • Programmablauf endgültig
festlegen inklusive
Mitarbeiterbeiträgen und
Reden,
• klären, ob und in welcher
Höhe GEMA-Gebühren fällig
sind,
• Veranstaltung dementsprechend anmelden,
• Festprogramm schreiben,
• Führungskräfte, die Reden
halten über Ablauf und
externe Teilnehmer
informieren,
• klären, wer die Geschenke
überreicht,
• Künstler fragen, ob sie
Räume für die Zeit vor ihrem
Auftritt benötigen und
besondere technische
Voraussetzungen vorhanden
sein müssen,
• Einzelheiten mit Bewirtungsunternehmen klären
Bewirtung • Menükarten erstellen oder
drucken lassen, falls nötig
einen Tischplan schreiben,
• an interne oder externe VIPs
denken,
• Bewirtungsunternehmen über
endgültige Zahl der Teilnehmer und über den Ablauf der
Feier informieren
Eine Woche vor der Feier
Geschenke • Geschenke einpacken und mit
Programm
•
Namen versehen
Noch einmal alle Beteiligten
kontaktieren, um letzte
Details zu besprechen
Am Tag vor der Feier
Geschenke • Zum Bewirtungsunternehmen
bringen lassen
Räumlich- • Bewirtungsunternehmen
keiten
kontaktieren und letzte
Details besprechen
Am Tag der Feier und danach
Gäste
• externe Gäste begrüßen und
zu Tisch begleiten
Programm • Künstler begrüßen und
betreuen,
• Ablauf überwachen
Bewirtung • Rechnung begleichen
3. Nachbearbeitung: Kontrollcheckliste
Je besser Sie die Weihnachtsfeier in diesem Jahr organisieren,
desto weniger Grund wird es für Beanstandungen geben. Trotzdem
sollten Sie in den ersten Tagen des neuen Jahres ein Resümee
ziehen, um eventuelle Probleme oder Pannen im nächsten Jahr
vermeiden zu können. Wenn Sie die Feier in einem Festkommitee
organisiert haben, sollten das natürlich alle Beteiligten gemeinsam
tun. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei:
Aufgabe
Bewirtung
Budget
Festkommitee
Gäste
Problem/Verbesserungsvorschlag
• Haben Essen und Trinken den Erwartungen
entsprochen?
• Welche Beanstandungen gab es?
• Kamen Anregungen von Mitarbeitern?
• Hat das Budget für die Feier ausgereicht?
• Konnten bestimmte Bestandteile nicht mit
dem Budget abgedeckt werden? Sollte das
im nächsten Jahr anders werden?
• Wie hat die Zusammenarbeit geklappt?
• Haben sich alle genügen eingesetzt?
• Sollten in Zukunft mehr Mitarbeiter
eingebunden werden?
• Haben sich die Gäste auf der Feier
wohlgefühlt?
• Sind wichtige Gäste vergessen worden,
Geschenke
•
Programm
•
•
•
•
Räumlichkeiten
•
•
•
•
•
•
Transport
•
•
einzuladen?
Sind die Geschenke bei den Mitarbeitern
gut angekommen?
Wie ist das Festprogramm bei den
Teilnehmern aufgenommen worden?
Gab es Vorschläge für die Gestaltung der
Weihnachtsfeier im kommenden Jahr?
Hat der Ablauf reibungslos geklappt?
Gab es Probleme oder Anregungen in
Bezug auf den zeitlichen Ablauf?
Ist die Dekoration bei den Teilnehmern
angekommen?
Waren genügend Sitzmöglichkeiten
vorhanden?
Hatte beim Essen jeder genügend Platz zu
Verfügung?
Ist die Tischordnung bei den Teilnehmern
positiv aufgenommen worden oder haben
Mitarbeiter ihr Fehlen moniert?
Hat die Technik funktioniert?
Wurde bei einer Feier im Hause alles
wieder in seinen Urzustand gebracht?
Haben alle mitgeholfen, die dafür eingeteilt
waren?
Hat die Anfahrt zum Festort geklappt?
Waren alle mit dem Transport zufrieden?