Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten

Excel 2003 - Aufbaukurs
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Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte
Datenlisten-Befehle
Wie kann ich eine Abfrage aus einer Datenliste gestalten, so dass die Ergebnisse an einem eigenen
Ort ausgegeben werden? Wie formuliere ich Filterbedingungen? Wie kann ich Logisch-Und bzw.
Logisch-Oder filtern? Wie kann ich nach einem Bereich filtern? Was wird unter einem Teilergebnis
verstanden? Wie kann ich mit geringem Aufwand Zwischensummen erstellen? Lassen sich Datenlisten so anlegen, dass mehrere Kollegen gleichzeitig darin arbeiten können? Was geschieht im “Konfliktfall”? Wie lassen sich Änderungen in Tabellen aufspüren?
In diesem Modul werden folgende Themen behandelt:
Listen aus vorhandenen Daten erstellen ......................................................................................... 50
Komplexes Filtern aus Datenlisten: Spezialfilter............................................................................... 51
Aufstellen von Filterbedingungen................................................................................................... 52
Zwischensummen berechnen: Teilergebnisse .................................................................................. 53
Datenlisten zur Verfügung stellen: Freigabe .................................................................................... 54
Lernziel:
Sie lernen mit komplexen Filtern Informationen aus Datenlisten zu erhalten und Zwischenergebnisse (z.B.
für Subtotals) zu erstellen. Darüber hinaus erwerben Sie das nötige Wissen, um Datenlisten freizugeben
und die Änderungen, die daraus resultieren, aufzuspüren.
Voraussetzungen:
Grundlagen der Tabellen- und Dateibehandlung, Grundlagen der Datenbank-Funktionen von MS Excel.
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Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle
Listen aus vorhandenen Daten erstellen
Habe ich die Möglichkeit mehrere Bereiche in einer Datenliste mit Autofilter zu versehen?
Liste mit AutoFilter innerhalb einer Datenliste
In Excel 2003 haben Sie die Möglichkeit Listen in Ihren Tabellen zu erstellen,
um zusammenhängende Daten zu gruppieren und gemeinsam zu bearbeiten.
Diese Listen können aus vorhanden Daten oder auch aus leeren Zellen erstellt
werden. Sie können diese Daten dann unabhängig von den Daten außerhalb
der Liste verwalten.
Vorteile
Eine Liste erstellen Sie, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren und
anschließend Menü Daten, Liste, Liste erstellen... aufrufen. Im Dialogfenster
Liste erstellen können Sie mittels Kontrollkästchen entscheiden, ob die Liste
eine Kopfzeile hat. Wenn nicht, werden die einzelnen Spalten mit Spalte1,
Spalte2 usw. bezeichnet. Der Bereich, der als Liste angegeben wird, erhält eine
veränderte Benutzeroberfläche. Ein dunkelblauer Listenrahmen kennzeichnet
eindeutig den Zellbereich der Liste.
Erstellen einer Liste
Standardmäßig ist automatisch der AutoFilter aktiviert, wodurch Sie sofort die
Möglichkeit haben, die Daten rasch zu filtern oder zu sortieren. Mit Menü Daten, Filter, AutoFilter kann der AutoFilter auch wieder ausgeschalten werden.
Möglichkeiten
Eine Zelle im Listenrahmen unten links enthält ein Sternchen, diese wird als
Einfügezelle bezeichnet. Sie können dort neue Daten eingeben, die dann automatisch zur Liste hinzugefügt werden. Die Größe der Liste kann auch durch
Ziehen mit der Maus am Vergrößerungspunkt im rechten unteren Eck am Listenrahmen durchgeführt werden. Dadurch wird der Bereich aus den bereits
bestehenden Daten vergrößert.
Daten nachträglich zur Liste
hinzufügen
Mit Menü Daten, Liste, Ergebniszeile erhalten Sie eine neue letzte Zeile mit
einer Berechnung. Durch Anklicken einer Zelle in dieser Ergebniszeile können
Sie aus einer Dropdownliste andere Funktionen auswählen.
Ergebnisse erzielen
Menü Daten, Liste, In Bereich umwandeln ermöglicht Ihnen die Liste wieder in einen normalen Bereich zu konvertieren.
In normalen Bereich umwandeln
In einer Tabelle können immer auch mehrere Bereiche als Liste angegeben werden. Alle Befehle zum
Erstellen bzw. zum Arbeiten mit Listen finden Sie im Kontextmenü.
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Komplexes Filtern aus Datenlisten: Spezialfilter
Wie kann ich eine Abfrage aus einer Datenliste gestalten, so dass die Ergebnisse an einem eigenen
Ort ausgegeben werden?
Das Dialogfenster Spezialfilter ermöglicht die Angabe, wo welcher Bereich liegt
Bestehende Datenlisten können mit Menü Daten, Filter, Spezialfilter... nach
frei zu vergebenden Suchkriterien gefiltert werden. Im Gegensatz zu der Funktion AutoFilter lassen sich mit Spezialfiltern auch Logisch-Oder-Filterkriterien
aufstellen. Die herausgefilterten Datensätze werden – auf Wunsch – in einen
sog. Ausgabebereich kopiert.
Vorteile des Spezialfilters
Um den Spezialfilter zu verwenden, wird folgende Vorgangsweise empfohlen:
1. Es müssen die Suchkriterien in einem eigenen Kriterienbereich eingegeben
werden. Dieser besteht aus Feldbezeichnungen der Datenliste, die an eine
freie Stelle des Tabellenblattes kopiert werden.
2. Anschließend wird eine Zelle der Datenliste markiert und Menü Daten,
Filter, Spezialfilter... aufgerufen. In dem folgenden Dialogfenster ist zu
entscheiden, ob die gefilterten Datensätze an einen neuen Ort kopiert (An
eine andere Stelle kopieren) oder ob die nicht den Suchkriterien entsprechenden Datensätze innerhalb der Datenliste ausgeblendet werden sollen (Liste an gleicher Stelle filtern). Sollen gefilterte Datensätze an eine
andere Stelle kopiert werden, ist der Cursor in das Feld Kopieren nach zu
stellen, um in der Folge die obere linke Zelle zu markieren, in die das Ergebnis des Filtervorganges kopiert werden soll.
3. In jedem Fall ist der Kriterienbereich festzulegen: Dazu ist der Cursor in
das entsprechende Feld des Dialogfensters zu setzen und die vorher für
diesen Zweck erstellte Feldnamenszeile sowie die Zeile(n) darunter mit den
Filterkriterien zu markieren.
Vorgangsweise
Nun wird durch Betätigen von OK nach den eingegebenen Bedingungen gefiltert.
Die Vorbereitung für das Spezialfiltern erscheint im ersten Moment aufwändig. Andererseits ist diese nur
einmal pro Datenliste durchzuführen. In der Folge steht ein sehr flexibles Abfrageinstrument zur Verfügung. Kriterienbereich und Ausgabebereich können mit dem Namensfeld (links von der Bearbeitungszeile)
überprüft werden. Verwenden Sie die Schaltflächen Dialog reduzieren, um die Bereiche leichter markieren zu können.
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Aufstellen von Filterbedingungen
Wie formuliere ich Filterbedingungen? Wie kann ich Logisch-Und bzw. Logisch-Oder filtern? Wie
kann ich nach einem Bereich filtern?
Beispiel für ein kombiniertes Logisch-Und und Oder-Filterkriterium
Je nach Aufstellung und Festlegung des Kriterienbereiches können unterschiedliche Filter gesetzt werden.
Logisch-Und-Filter werden in einer Zeile formuliert; z.B.:
Umsatz
Funktion
>=1000000 Geschäftsführer
Logisch-Und
Diese Suchkriterien filtern alle Datensätze aus der Datenliste, deren Funktion
Geschäftsführer und deren Umsatz größer oder gleich 1.000.000 ist.
Logisch-Oder-Filter werden in zwei oder mehreren Zeilen formuliert. Hierbei ist
unbedingt der Suchkriterienbereich im Dialogfenster Spezialfilter entsprechend neu festzulegen; z.B.:
Umsatz Funktion
1000000 Geschäftsführer
Logisch-Oder
Diese Kriterien filtern alle Datensätze aus der Datenliste, deren Funktion Geschäftsführer oder deren Umsatz gleich 1.000.000 ist.
Ein Bereich wird wie im folgenden Beispiel gefiltert:
PLZ
PLZ
>=70000 <80000
Bereich
filtert alle Datensätze, deren PLZ größer oder gleich 70000 und kleiner als
80000 ist. Es ist somit ein zusätzliches Feld für die obere Schranke nötig geworden. Die Suchkriterien sind um diesen Bereich zu erweitern.
Der Kriterienbereich darf stets nur die aktuell von den Suchkriterien beanspruchten Zellen umfassen (kein
vorbeugendes Anlegen eines eventuell benötigten größeren Kriterienbereiches!). Beachten Sie bitte, dass
gefilterte Datensätze nicht dynamisch auf Änderungen in der Datenliste reagieren. Sind Änderungen erfolgt, ist das Filtern erneut durchzuführen.
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Zwischensummen berechnen: Teilergebnisse
Was wird unter einem Teilergebnis verstanden? Wie kann ich mit geringem Aufwand Zwischensummen erstellen?
Ermittle die Summe des Umsatzes pro Region!
Große Datenlisten können leichter interpretiert werden, wenn für gleiche Eintragungen Zwischensummen ausgewiesen werden. Beispiel: Aus einer Firmendatenbank soll die Summe des Umsatzes pro Branche errechnet werden. Dies
ist,
1. nachdem die Datenliste nach jener Spalte sortiert wurde, für die z.B. Zwischensummen errechnet werden sollen, und
2. die aktive Zelle in die Datenliste gesetzt wurde, mit Menü Daten, Teilergebnisse... möglich.
Zweck
Das Dialogfenster Teilergebnisse enthält folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Einstellungsmöglichkeiten
Gruppieren nach:
erlaubt die Wahl der vorher sortierten Feldbezeichnung, bei deren Wechsel z.B. eine Zwischensumme errechnet werden soll.
Unter Verwendung von:
ermöglicht die Wahl der Art der Berechnung des
Teilergebnisses (z. B. Summe oder Anzahl).
Vorgangsweise
Teilergebnis addieren zu: erlaubt die Wahl der Spalten, unter denen ein
Teilergebnis erscheinen soll.
Das Resultat erscheint als Gliederung. Mit den Schaltflächen 1, 2, 3 (Gliederungsleiste) können die benötigten Informationen dargestellt werden.
Gliederung
Um nach der Bildung von Teilergebnissen wieder die Originaltabelle zu erhalten, ist Menü Daten, Teilergebnisse... und dort die Schaltfläche Alle entfernen zu verwenden.
Teilergebnisse entfernen
Die Spalten, für die Teilergebnisse errechnet werden, sollten vorher unbedingt sortiert worden sein, da
Excel sonst bei jedem Wechsel in dieser Spalte ein neues Teilergebnis einfügt.
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Datenlisten zur Verfügung stellen: Freigabe
Lassen sich Datenlisten so anlegen, dass mehrere Kollegen gleichzeitig darin arbeiten können? Was
geschieht im “Konfliktfall”? Wie lassen sich Änderungen in Tabellen aufspüren?
Das Register Weitere aus dem Dialogfenster Arbeitsmappe freigeben
Prinzipiell können mehrere Anwender ein und dasselbe Dokument zur gleichen
Zeit offen halten. Es hat jedoch nur der erste Anwender die Möglichkeit, dieses
Dokument auch unter dem ursprünglichen Namen zu speichern. Excel bietet die
Möglichkeit, ein Dokument mehreren Anwendern gleichzeitig zur Verfügung zu
stellen – einschließlich der Möglichkeit, Änderungen zu speichern.
Zweck
Der Besitzer eines zur Verfügung zu stellenden Dokumentes hat dieses zunächst zu öffnen. Nun erfolgt die Freigabe mit Menü Extras, Arbeitsmappe
freigeben… und dem entsprechenden Kontrollkästchen im Register Status.
Der Besitzer...
Anwender, die Zugriffsrechte auf dieses Dokument haben, können es nun öffnen und Änderungen vornehmen. Eine Berücksichtigung aller Änderungen von
Kollegen erfolgt beim Speichern. Wird eine Zelle von zwei Kollegen gleichzeitig
geändert, kann der, der zuletzt speichert, entscheiden, wessen Änderungen
erhalten bleiben sollen. Zu diesem Zweck erscheint automatisch das Fenster
Konflikte lösen.
... und andere Anwender
Mit Menü Extras, Arbeitsmappe freigeben…, Register Status lässt sich jederzeit feststellen, wer gerade diese Arbeitsmappe offenhält. Im Register Weitere kann mit diversen Optionsfeldern eingestellt werden, welcher Anwender
sich im Konfliktfall durchsetzt, ob ein Konfliktprotokoll geführt werden und wie
die Auflösung von Konflikten stattfinden soll.
Register Status
Das Überprüfen auf Änderungen erfolgt mit Menü Extras, Änderungen
nachverfolgen, Änderungen hervorheben... bzw. Änderungen annehmen
oder ablehnen... Mit dem ersten Befehl kann u.a. ein Protokolltabellenblatt
eingerichtet werden – mit dem zweiten Befehl lassen sich bequem die geänderten Zellen erreichen, um zu entscheiden, ob diese Änderungen akzeptiert oder
verworfen werden sollen.
Änderungen verfolgen
Damit Ihre Kollegen auf Ihr Dokument zugreifen können, muss dieses auf einem Server gespeichert sein
oder der zum Speichern genutzte Ordner auf einer lokalen Festplatte muss freigegeben werden. Dies erfolgt z.B. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) dieses Ordners und dem Befehl Freigabe und Sicherheit… Ein Zugriff auf freigegebene Ressourcen gelingt mit dem Symbol Netzwerkumgebung (auf dem
Desktop).
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Zusammenfassen und Vertiefen
Modul 5: Filtern und Teilergebnisse - Erweiterte Datenlisten-Befehle
z Verwenden Sie Listen, damit Sie Daten unabhängig von Daten außerhalb
der Liste verwalten und analysieren können.
z Wenn Sie eine Datenliste mit aufwändigeren Kriterien filtern wollen, sollten
Sie die Funktion Spezialfilter verwenden. Hiermit können Sie Logisch-OderFilterkriterien definieren bzw. die Liste auch an einer anderen Stelle filtern.
z Beachten Sie bitte, dass Logisch-Und-Filterkriterien im Kriterienbereich in
eine Zeile geschrieben werden. Logisch-Oder-Kriterien müssen in unterschiedliche Zeilen geschrieben werden.
z Wenn Sie in einer Datenliste z.B. die Anzahl Ihrer Kunden pro Land oder
die Umsätze pro Branche etc. berechnen wollen, verwenden Sie die Funktion Teilergebnisse. Die Teilergebnisse werden in Form einer Gliederung angezeigt.
z Sie können Datenlisten für mehrere Mitarbeiter über das Netzwerk zur Verfügung stellen. Andere Anwender können nun, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte, diese Arbeitsmappe öffnen, Eintragungen vornehmen, Änderungen
durchführen, etc.
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Listen
siehe Seite 50
Komplexes Filtern
siehe Seite 51
Logisch-Und/Oder-Kriterien
siehe Seite 52
Teilergebnisse berechnen
siehe Seite 53
Arbeitsmappe freigeben
siehe Seite 54