Praxisbeispiel

Praxisbeispiel
Verhandlung von Reinigungsleistungen
Für die Verhandlung von Dienstleistungen wird ein 3-stufiger Prozess zur Evaluierung von
strategischen Partnern angewendet.
1. Identifikation und Vorqualifizierung strategischer Partner über eine Anfrage (RFI). Dabei
stehen drei Fragen zentral:
a. Besteht grundsätzlich Interesse an einer Zusammenarbeit?
b. Ist die Dienstleistung erbringbar?
c. Welche Ausschluss- und Minderkriterien werden definiert?
2. Erhebung qualitativer Kriterien (Lieferzeiten, Kapazitäten etc.) sowie quantitativer Kriterien
(Preise)n anhand einer fest vorgegebenen und auswertbaren Struktur über eine
Ausschreibung (RFQ).
3.
Endverhandlung der Konditionen und des eindeutig beschriebenen Gesamtpaketes über
eine Reverse Auction.
Im DIGnewtron-Handelsverzeichnis können derzeit über 130 Reinigungsunternehmen ausgewählt
und zur Ausschreibung eingeladen werden. Zu jedem gelisteten Dienstleistern sind Stammdaten
hinterlegt sodass weitere Details angezeigt werden können.
In unserem Beispiel wurde die Standard- und Glasreinigung von 15 verschiedenen
Verwaltungsgebäuden mit einem Vertrag über 1 Jahr angefragt. Dafür wurden die zu erbringenden
Reinigungsdienstleistungen je Gebäude in einem Leistungsverzeichnis genau spezifiziert und als
umfangreiche Anlage an die Ausschreibung angefügt.
Eine Anlage zur Spezifizierung des Auftrages könnte wie folgt aussehen:
Definition
Reinigungsarten Bodenflächen
Kehren
Manuelle oder maschinelle trockene Entfernung von aufliegendem Schmutz mit Kehrgerät und Aufnahmebehältnis.
Ergebnis: Oberfläche ist frei von Sand, Staub, sowie Papier, Blätter, Kippen etc.
Polieren/Bohnern
Maschinelle Behandlung mit Bürsten oder Pads auf unbehandeltem oder mit Pflegemittel behandeltem
Fußbodenbelegen.
Ergebnis: Oberfläche ist frei von Verkehrs-/Absatzspuren/Getränkeflecken.
Mattscheinend bis glänzende Oberfläche.
Nasswischen
Manuelle/Maschinelle Nassreinigung zur Beseitigung von anhaftenden Flecken
Ergebnis: Oberfläche ist frei von jeglicher Verschmutzung. Mattscheinend bis glänzende Oberfläche
Saugen
Trockenes Absaugen von losen Verschmutzungen mittels Staubsauger
Ergebnis: Oberfläche ist frei von Grobschmutz, Sand, Staub etc.
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Sämtliche Ausschreibungsdaten wurden dann auf der DIGnewtron Handelsplattform eingestellt. Zur
Qualifizierung der einzelnen Dienstleister wurden auch entscheidende Kriterien (Zugehörigkeit zur
Innung; Meisterbetrieb etc.) im Rahmen der Ausschreibung angefragt und mussten von den Bietern
bestätigt werden.
Die eingegangenen Angebote wurden nun strukturiert über die DIGnewtron Handelsplattform in
tabellarischer und graphischer Form ausgewertet. Alle Ausschreibungs- und Angebotsdaten können
stets heruntergeladen und somit auch außerhalb der Plattform gespeichert werden.
Nach Abgabe der Angebote wurden die sechs Bestgebote mittels einer Reverse Auction in zwei
Auktionspaketen verhandelt. Dabei mussten die Bieter die Angebotspreise aus der Ausschreibung
übernehmen. In der Auktion wurden dann wiederum noch einmal 133 Gebote abgegeben.
Durch die angeschlossene Auktion wurde das Bestgebot der Ausschreibung nochmal um weitere 9%
reduziert.
Fazit: Im Rahmen der durchgeführten Ausschreibung konnten interessante Anbieter identifiziert
werden, die im Rahmen der Auktion in einen Preiswettbewerb getreten sind, wodurch eine
signifikante Preisreduzierung erzielt werden konnten.
Vorteile
Einfache Strukturierung der Ausschreibungsdaten
Elektronischer Zugang zu allen Ausschreibungsdaten (Leistungsverzeichnis) für Einkäufer und
Lieferanten
Umfangreiche Anlagen in der Ausschreibung zur genauen Definition der Anforderung an die
Dienstleistung
Effiziente Angebotsbearbeitung durch Lieferanten
Automatische Angebotsgegenüberstellung zur effizienten Auswertung
Effektiver Verhandlungsprozess über Reverse Auctions
Erzielung von Preisreduzierungen mit verhältnismäßig geringem Aufwand
Faire und transparente Verhandlung für die Lieferanten
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