Checkliste zur Organisation einer Betriebsfeier als PDF - Royal

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Allgemeines:
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Rahmenprogramm:
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Veranstaltungsdatum:
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1
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Einladungsmanagement:
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Organisatorisches:
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Und noch etwas zum Schluß:
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Checkliste für Ihre Betriebsfeier
Allgemeines
ca. 6 Monate vorher
erledigt
Bemerkungen
erledigt
Bermerkungen
erledigt
Bermerkungen
erledigt
Bermerkungen
Erfahrungen aus den letzten Jahren einholen:
Wo fand die Feier statt?
Was wurde gemacht?
Wann wurde sie durchgeführt?
Welches Feedback der Kollegen gab es?
Wie viele Personen werden
erwartet?
Eine oder mehrere Abteilungen /
Niederlassungen?
Festlegung Gesamtbudget/ Budget pro
Person (brutto / netto?)
Art und Umfang der Veranstaltung
Ziel der Veranstaltung
einzuladener Personenkreis
Motto
Dresscode
Beginn der Veranstaltung
Ende der Veranstaltung
Rahmenprogramm
Entertainment
Casino
Quiz
Band
weitere Künstler
Abendgestaltung
Live-Cooking
Moderation durch den Abend
Tombola
besondere Ereignisse
Überraschungsgast
Reden
Ankündigungen
Veranstaltungsdatum
ca. 5 Monate vorher
Ferien- und Urlaubsplanung
umliegende Seminare, Meetings, Termine
Arbeitsbeginn am Folgetag
Sonstige Großveranstaltungen in der Stadt
(Messen, Kongresse etc.)
Veranstaltungsbeginn
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Locationauswahl
ca. 5 Monate vorher
erledigt
Bermerkungen
erledigt
Bermerkungen
Veranstaltungsort
für alle geladenen Gäste gut zu erreichen
Anreisemöglichkeiten, (evtl. Transfer
nötig?)
Wenn gewünscht, kombinierbar mit
Sightseeing?
Location
eigene Räumlichkeiten
Restaurant exklusiv oder nur Teilbereich
Konferenzraum in einem Hotel?
Club (erst Essen, dann Clubbetrieb)
ausgefallene Location (Lagerhallen,
ehemalige Werkshalle, etc.)
Catering
ca. 4 Monate vorher buchen
1 Monat vorher Speisen festlegen
Bezugsquellen
durch Location
Cateringservice
mobile Bar
Ausführung
edel
experimentell
saisonal
regional
modern
rustikal
Menü
Anzahl Gänge
Größe der Bankett-Tische
Freie Platzwahl oder Platzierung vorab
Vegetarische/ koschere/ vegane etc.
Menü-Alternative einplanen
Buffet
Anzahl Buffetstationen
Anzahl Gänge
Buffetbereich von überall begehbar
Stehtische, Bankett-Tische oder
Tischbrücken
Alternativen für besondere
Essgewohnheiten
Flying Buffet
Anzahl Gänge
Anzahl Häppchen pro Person
Darreichungsform
Getränke
Getränkepauschale
Getränke nach Verbrauch
Selbstzahlerbasis
Getränkeumfang
Sektempfang
Bier
Wein
alkoholfreie Getränke
Cocktails
Longdrinks
Heißgetränke
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Einladungsmanagment
erledigt
Bermerkungen
erledigt
Bermerkungen
"Save the date" - sobald Datum feststeht
Einladungen mit Datum, Uhrzeit, Ort, Motto,
Essenswunsch etc. mit Rückantwort
verschicken
ca. 8 Wochen vorher
Rückläufe überprüfen
ca. 8 - 3 Wochen vorher
ggf. Nachhaken
Organisatorisches
AGB's Vertragspartner
Optionierung der Leistung - bis wann muss
Entscheidung vorliegen
Stornofristen Vertragspartner
ggf. Transfers / Reisen buchen
Ablauf / Zeitplan für Veranstaltung erstellen
Telefonnummern der Gewerke
Eigene Kontaktmöglichkeiten für Gewerke
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