secretaire petite enfance bis - Mairie de Combs-la

Mairie de Combs-la-Ville
Place de l’Hôtel de Ville
B.P. 116 - 77 385 Combs-la-Ville Cedex
Tel. : 01 64 13 16 00
Fax : 01 60 18 06 15
SECRETAIRE PETITE ENFANCE – POSTE 100 %
NIVEAU DE RECRUTEMENT
o
Adjoint administratif (catégorie C).
QUAND ET COMMENT POSTULER ?
http://www.combs-la-ville.fr/offres-demploi/quand-et-comment-postuler/
PROFIL DU POSTE
DIRECTION : ACTION SOCIALE – PETITE ENFANCE
SECTEUR : Crèches Collectives Les Farfadets et Les Moussaillons et Halte-Jeux Les Lutins (Polyvalence secrétariat crèches).
I – DESCRIPTION DU POSTE
o
Missions principales
Assurer le secrétariat des crèches collectives.
Assurer la polyvalence du secrétariat de la crèche familiale en cas d’absence de la secrétaire.
o
Place dans l'organigramme
Poste sous l’autorité des directrices des structures Petite Enfance.
o
Contexte général
Relations internes avec :
Les directrices des structures, les équipes professionnelles et secrétaires.
Les autres partenaires de l’action sociale.
Le service du personnel.
La comptabilité.
Le service animation et communication.
Les services techniques et restauration collective.
Le service informatique.
Relations externes avec :
Les fournisseurs
Les partenaires institutionnels (CAF, Conseil Général, SNCF…).
Les familles.
Les partenaires logistiques (informatique, photocopieurs….).
o
Activités principales :
Polyvalence des secrétariats sur l’ensemble des structures Petite Enfance.
Orientation des familles.
Accueil téléphonique.
Suivi des congés des agents.
Edition des tableaux de présence des enfants.
Saisie , suivi et mise à jour des dossiers des enfants.
Pointage et contrôle des heures de présence et absences des enfants.
Connaître la procédure de saisie de bon de commande sur CIRIL.
Transmettre à la restauration scolaire, en fin de semaine, le nombre de repas pour la semaine suivante.
Contrôle facturation de la restauration collective & commandes (envoyer un mail au service de la restauration scolaire pour
confirmation).
Préparation, saisie, envoi à la régie des états mensuels de la facturation des parents.
Traitement de fin d’année : édition des états annuels nécessaires à la préparation du rapport d’activités et des bilans annuels,
gestion et envoi des dossiers de subventions CAF et Conseil Général.
Suivi des tableaux de statistiques.
Participation aux renouvellements des pré-inscriptions en début d’année.
Gestion des fournitures administratives.
Classement – Archivage.
Autres activités :
Participation aux réunions d’information du personnel.
Participation aux fêtes avec parents et personnel.
En fonction des besoins de service, nécessité de participer aux sorties et activités extérieures.
o
Contraintes
Horaires en fonction des nécessités de service 8h30 à 12h30 – 14h00 à 17h30 :
•
Semaine paire : le matin à la crèche « Les Moussaillons » et l’après-midi à la crèche « Les Farfadets ».
•
Semaine impaire : le matin à la crèche « Les Farfadets » et l’après-midi à la crèche « Les moussaillons ».
Réunions possibles en soirée.
Compte-tenu de la polyvalence des secrétariats, présence indispensable à certains moments de l’année : gestion des dossiers
de subventions, facturations, etc…
Concertation avec la seconde secrétaire des crèches pour le positionnement des congés (dates à respecter impérativement :
facturation, envoi des dossiers de subvention, état des heures DRH).
Permanence : 1 à 2 samedi matin par an.
o
Objectifs
Finaliser les tâches avec soin.
Apporter une réponse adaptée à toutes les demandes le plus rapidement possible.
Travailler en totale polyvalence avec la secrétaire des autres crèches de la commune en particulier sur la facturation, les
dossiers de subvention Conseil Général et CAF, les particularités du service (fiches de procédures à mettre en place), bons
d’engagements comptables ….
II – PROFIL DE POSTE
o
Savoir
-
Connaissance des logiciels informatiques (WORD, EXCEL PERFECTIONNEMENT, INTERNET, LOGICIELS PETITE
ENFANCE & CIRIL).
Bonne culture générale.
Connaissance des procédures administratives indispensable.
o
Savoir-faire
Création de document Word et Excel, rédaction de compte-rendu.
Prise de message.
Avoir une bonne expression orale et écrite.
Sens de l’organisation et des priorités.
Capacité de compréhension et d’assimilation.
Respect des délais dans le temps imparti du travail.
o
Savoir être
Rigoureuse et organisée.
Savoir rendre compte.
Savoir travailler en équipe.
Etre accueillante et positive.
Etre discrète.
Sens du service public.
Etre diplomate.
Ponctualité et disponibilité.
Avoir une tenue correcte.
III – ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
o Engagement Environnemental
La commune s’étant inscrite dans une démarche de management environnemental, l’agent à son niveau s’engage à suivre et faire
suivre les objectifs et les actions dans lesquels son service est impliqué.
o Risques liés au travail
La commune est engagée dans une démarche de maîtrise des risques professionnels à travers la mise en œuvre d’un Document
Unique. Celui-ci évalue les risques liés à chaque unité de travail et recense les meilleures solutions pour les diminuer, voir les
supprimer. Le Document Unique est accessible à chaque agent de la collectivité.
Poste à pourvoir au 4 août 2014
Une lettre de candidature et un CV sont à adresser au plus vite
à l’attention de Monsieur le Député-Maire
Hôtel de Ville - Place de l’Hôtel de Ville
77380 COMBS LA VILLE
[email protected]