Procès-Verbal d`Assemblée Générale Ordinaire du 28

Procès-Verbal d’Assemblée Générale
Ordinaire du 28 Septembre 2014
Sur convocation du Président de l’Association Club RC
Les adhérents se sont réunis en assemblée générale, afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant : 1. Nomination du bureau de l’assemblée générale, Président, Secrétaire
2. Rapport de gestion de l’association
3. Rapport moral et financier
4. Approbation des comptes de l’exercice 2012-2013 de l’association
5. Validation des nouveaux montants de cotisation 2014-2015
6. Examen et approbation du budget prévisionnel annuel de l’association
7. Destination du prochain rassemblement annuel de l'association
8. Questions diverses non soumises à vote.
Une feuille de présence mentionnant les nom, prénom et l’adresse de chacun des membres a été émargée
par eux lors de leur entrée en séance, tant en leur nom personnel, que le cas échéant, à titre de mandataire.
Après ouverture de la séance à 10h00, le président annonce :
Sont présents et représentés : 39 membres à savoir :
HARACZAJ Nicolas – HENRION Franck – BILLARD Christophe – AFONSO Magali – BEDU Christophe –
BOURLON Christian - BURGLEN Fabrice – CHEBAI Samir - CHORT Jérôme – CORDEAU Florent - COURBOT
Guillaume – D’HAEN Tamara – DUCHANGE Caroline – FAUCHON Franck - FAUCHON Jocelyne - FORAIN
Frédéric - GLADIEU Julien– GOUAIDA Karim - JULIARD Sébastien - KELLER Angélique – KELLER Patrick –
KUHLMANN Maxime – LARGUIER Laurent - MARC Frédéric - PARRENIN Jessica – PLANTROU Julien PRUVOST Jean René - RAVET Sylvie – ROCHEREAU Julien – SAINTEMARIE Thibaut – SARGOUSSE Maxime
– SIBLET Sébastien – SUCHAUD Fabien - TERECH Pierre - VILAINE Serge – VILAINE Odette – VILLAIN
Jérémy - WHITNEY Gregory - WIRTH Fanny
1. Nomination du bureau de l’assemblée générale, Président, Secrétaire
Est candidat à la fonction de président de séance M. HARACZAJ Nicolas
Est candidat à la fonction de secrétaire de séance M. HENRION Franck
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
Messieurs HARACZAJ et HENRION sont donc respectivement élus Président de séance et Secrétaire de
séance.
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2. Rapport de gestion de l’association
Il ressort des comptes de l'association de l'exercice 2013-2014 les éléments suivants :
- comme l'an passé, le règlement au moyen de PayPal représente une charge importante. Le bureau insiste
à nouveau pour les membres de privilégier autant que possible le règlement par virement.
- le nombre d'adhérents est en légère baisse : le bureau demande aux adhérents de faire la publicité du club
pour recruter de nouveaux adhérents. Une vidéo de présentation sera réalisée par le Président afin de
présenter au mieux le club et ses activités. Cette vidéo sera mise en place lors du lancement de la campagne
d'adhésion.
- boutique : elle représente 1.08% du chiffre d'affaires du club. La disparition de certains partenaires comme
MADAC, par exemple, ou le peu de commandes chez des prestataires tel que FAM, engendre une baisse des
rentrées financières liées aux contrats de partenariats.
3. Rapport moral et financier
Le Président présente le rapport moral et financier du Club RC pour l'exercice 2013-2014 :
- Rassemblements : le bureau a pu constater avec une grande satisfaction une participation importante lors
des rassemblements de l'assemblée générale 2013, du rassemblement de début d'année 2014 (nouveauté)
et de l'ascension 2014.
- Partenariats : le club a pu enregistrer la signature de 5 nouveaux contrats de partenariat, à retrouver sur le
site du club. Toutefois, le bureau indique que certains partenaires sont peu sollicités, et la faible quantité de
commandes auprès de certains d'entre eux rend le partenariat peu viable à long terme.
Une campagne de partage via les réseaux sociaux et la publicité que les adhérents sont invités à faire pourrait
relancer l'activité.
- Investissement : l'achat d'un nouveau caméscope a été rentabilisé dès le premier rassemblement.
L'organisation des prises de vues partagées tout au long du séjour par différents membres sera renouvelée,
elle permet d'apporter des séquences variées en fonction de la sensibilité des uns et des autres
- réalisation du DVD : les vidéos du caméscope et des caméras GO PRO ont permis de récupérer énormément
de rushs pour la création du DVD du rassemblement de l'ascension 2014. 100 heures ont été nécessaires
pour le montage du film et la création des jaquettes, 20 pour les impressions et la gravure des DVD.
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-
4. Approbation des comptes de l’exercice 2013-2014 de l’association
Présentation des comptes par le président et le secrétaire de l'association. Une présentation normalisée est
désormais retenue pour une présentation comparative d'année en année
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
Les comptes de l’exercice du 01.09.2013 au 31.08.2014 sont approuvés sans réserve.
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5. Validation des nouveaux montants de cotisation 2014-2015
Le président indique que le montant des cotisations est maintenu pour l'exercice 2014-2015, soit :
- adhésion single : 37€ - renouvellement single : 25€
- adhésion couple : 55€ - renouvellement couple : 40€
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
Le montant des cotisations annuelles 2014-2015 est approuvé.
6. Examen et approbation du budget prévisionnel annuel de l’association
Le président et le secrétaire font le commentaire sur l'élaboration du budget 2014 - 2015 :
- assurance : le montant est stable, il avait été bien estimé pour l'exercice précédent
- fournitures : le montant réalisé est proche de l'estimation
- adhésions : leur nombre en baisse fait baisser le montant de la prévision pour 2014-2015
- adsense : le montant est stable, le bureau rappelle néanmoins que la consultation des liens rapporte de
l'argent au club.
- frais bancaires : la signature d'un contrat avec carte bancaire business permet au club de bénéficier des
services réservés aux associations sans frais supplémentaires
- dons : le bureau informe l'assemblée générale des dons réalisés par 3 partenaires, Séridis, Typo et Griffe
Autos. Le bureau tient à mettre en évidence ce dernier partenariat qui peut bénéficier sur simple adhésion
d'une remise importante sur tout achat d'un véhicule auprès du partenaire, et du reversement par celui d'un
don au Club.
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Le budget 2014-2015 de l’association est présenté ci-dessous :
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
Le budget prévisionnel de l’exercice 2014-2015 est approuvé.
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7. Destination des prochains rassemblements de l'ascension et début
d'année 2015
La préparation des prochains rassemblements impose le choix dans un délai très court de la destination des prochains rassemblements. Ainsi, 3 possibilités avaient été évoquées pour le rassemblement de l'ascension : les Alpes, le Jura et le Vercors. Les Alpes : le centre en mesure d'accueillir des groupes n'est ouvert qu'à compter du mois de Juin, cette solution ne peut donc être retenue. Le Jura : la région a beaucoup plu lors du dernier rassemblement, avec un bémol pour l'accueil physique au centre. Le Vercors : une reconnaissance a été effectuée par certains membres originaires de la région, et un membre connait le centre susceptible d'accueillir le club. Il se propose d'être le relais sur place pour une préparation du rassemblement. L'assemblée générale décide donc de statuer sur le choix du Vercors comme destination pour le rassemblement de l'ascension 2015
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
Le rassemblement de l'ascension 2015 aura lieu dans le Vercors.
Il est fait ensuite la proposition de tenir le rassemblement de début d'année, 1er week end de Février 2015, en Lorraine, à Metz. D'autres suggestions n'étant pas faites, l'assemblée générale décide donc de statuer sur le choix de Metz comme destination pour le rassemblement de début d'année 2015.
VOTES :
Pour 39/39
Absentions 0/39
Contre 0/39
le rassemblement de début d'année 2015 aura lieu à Metz.
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8. Questions diverses non soumises à vote
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Concernant les cadeaux à remettre aux membres lors de leur renouvellement de cotisation, le club
reste à l'écoute des suggestions qui pourraient lui être faites. il est soumis aux membres de réaliser
un parapluie de grande taille aux couleurs du club pour les hommes et un bijou auprès du partenaire
8th Heaven pour les femmes.
certains membres du club ont fait réaliser auprès de MTI échappement (repreneur des ateliers
MADAC) des lignes d'échappement complètes. toutefois la finalisation d'un accord de partenariat
figé par écrit n'a pas reçu d'écho favorable de ce partenaire, il ne sera donc donné aucune suite.
pour pallier à un manque de disponibilité temporaire de certains membres du bureau à titre
professionnel, le bureau recherche des volontaires permettant de suppléer ce manque de
disponibilité.
Un adhérent se propose d'assister le bureau dans la gestion financière du club et les différentes
démarches à mener : M. Jérôme CHORT. Cette candidature est approuvée sans réserve.
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h00.
Le président de séance
Le secrétaire de séance