Logiciel de suivi de visiteurs LobbyTracMC, ArrivalMD

Logiciel de suivi de
visiteurs LobbyTrac ,
Arrival
MC
MD
Élimination des registres de visiteurs sur support papier et bouclage de la boucle de sécurité
Savez-vous qui se trouve dans votre immeuble?
Si votre entreprise ressemble à bien
d’autres, les visiteurs et autres personnes
qui ne travaillent pas pour vous entrent
dans votre immeuble simplement après
avoir inscrit leur nom dans un registre de
visiteurs. Vous n’êtes pas vraiment en
sécurité — vous ne savez pas qui se
trouvent dans l’établissement ou depuis
combien de temps ils s’y trouvent. De
plus, au moment même où votre besoin en
matière de sécurité augmente, vous ouvrez
vos portes à un nombre croissant de
visiteurs en tout genre.
À présent, le logiciel de suivi de visiteurs
LobbyTrac , Arrival de Pitney Bowes peut
capturer électroniquement tous les
renseignements dont vous avez besoin
relativement aux visiteurs. LobbyTrac vous
offre une sécurité en boucle fermée dans le
cas de chaque visite effectuée à votre
établissement. Maintenant, vous pouvez
éliminer les registres de visiteurs sur
support papier, effectuer le suivi des
visiteurs, limiter leur accès aux zones
autorisées de votre établissement et réduire le
risque de perte de recettes qu’entraîneraient
Fonctionnement du logiciel
LobbyTrac
Nom
MC
MD
MC
MC
des atteintes à la sécurité. LobbyTrac est
compatible avec un environnement de
type campus, ce qui vous permet de
consulter de l’information relative aux
visiteurs à l’échelle de plusieurs
immeubles ou d’un pays. LobbyTrac
offre aussi une responsabilisation en
boucle fermée dans le cas des articles
importants qui sont souvent livrés à l’aire
d’accueil, comme des billets d’avion, des
articles personnels, etc. Il suffit de
numériser le colis au moment de sa
réception à l’aire d’accueil.
MC
MC
1. Au moment de son arrivée, il est facile
d’entrer l’information relative au visiteur
dans le logiciel LobbyTrac . L’information
relative à un visiteur qui effectue des
visites répétées, dont sa photo et sa
signature, s’affiche à l’écran
automatiquement, ce qui permet de
gagner du temps et de valider son identité.
MC
MC
2. LobbyTrac transmet automatiquement
par courrier électronique à l’employé
visité un message lui indiquant que son
visiteur est arrivé. Le logiciel peut être
programmé afin d’attendre la
confirmation du rendez-vous ou même
de permettre à un employé d’aviser à
l’avance le personnel de l’aire d’accueil
qu’il attend un visiteur.
La simple
pression d’une
touche permet
d’enregistrer
une photo prise
par webcam
dans le logiciel
LobbyTrac .
Entreprise
représentée
Objectif de
la visite
MC
Employé
visité
Une signature
est recueillie sur
une tablette de
signature
électronique,
puis enregistrée
dans le logiciel
LobbyTrac .
Date et
heure
d’arrivée
MC
Nom du visiteur
Entreprise représentée
Photo du visiteur
MC
3. LobbyTrac fait imprimer une carte
d’identification à numéro unique
comportant une photo et un code à barres.
4. Une fois la visite terminée, une simple
numérisation du code à barres de la
carte d’identification indique au système
que le visiteur quitte l’établissement.
La date et l’heure sont capturées
automatiquement, ce qui clôt
la visite.
Code à barres
d’identification unique
Date/heure
VISITEUR
Date et heure
d’arrivée
Base de données des visiteurs assurant une sécurité continue
MC
MD
LobbyTrac utilise Arrival , système éprouvé de Pitney Bowes, pour mettre à jour un registre
de visiteurs. L’information relative à tous les visiteurs est enregistrée à des fins de suivi et de
création de rapports.
Il est facile d’effectuer les tâches suivantes :
• lister les visiteurs se trouvant actuellement dans l’établissement;
• générer des rapports sur des visiteurs particuliers ou sur tous les visiteurs;
• identifier les visiteurs par catégorie (fournisseur, entrepreneur, employé temporaire, etc.);
• stocker de l’information sur les visiteurs qui effectuent des visites répétées, comprenant
une photo et une signature;
• créer des rapports sur mesure en fonction d’une plage de dates, afin de pouvoir
consulter l’historique des visiteurs.
2200 Yonge Street, Suite 100
Toronto, ON M4S 3E1
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