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Dossier Communicant de
Cancérologie
(Partie Utilisateur)
Juin 2014
Toute reproduction même partielle du document présent est sujette à l’approbation écrite de la société Mediware
Sommaire
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56
Accès au DCC
Présentation de l'application
Recherche d'un patient
Création d'un dossier patient
Localisation de la tumeur primitive
Saisie de la fiche RCP
Etat clinique du patient
Examens/Documentation du cancer
Anapath/Stade pathologique
Procédures et interventions
Consultation/hospitalisations
Notes de progression
Histoire de la maladie
Planification des réunions RCP
Programmation d'une fiche en RCP
Gestion des réunions RCP
Imprimer une fiche RCP
Consultation d'un dossier patient
Modifier une fiche RCP
Ajouter une tumeur
Préciser un diagnostic
Panneau de contrôle
Parcours de soins
Programmes Personnalisé de Soins
Alertes
Préférences utilisateur
Accès au DCC
Connexion au DCC
Depuis un navigateur internet taper l’url donnée par Mediware
,
2 solutions pour s’authentifier :
1. Par nom et mot de passe : saisir votre identifiant et votre mot de passe
2. Par carte CPS (non actif sur le site de test)
•
•
•
Fonctionne uniquement sous Windows
Nécessite la présence sur le poste utilisateur d’un lecteur de carte
Nécessite l’installation sur le poste utilisateur des librairies nécessaires à la lecture de la carte CPS
(logiciel CRYPTOLIB disponible sur le site de l’ASIP)
1
2
Note: Après 3 tentatives de connexion infructueuses, le compte est verrouillé.
Seuls les administrateurs du système peuvent procéder au déverrouillage
Accès au DCC

Sécurité du mot de passe



Le mot de passe doit comporter au minimum 6 caractères dont 2 numériques
Le mot de passe doit être changé tous les 90 jours
Le nouveau mot de passe doit être différent des 3 précédents
Note:

Si le mot de passe arrive à expiration, un message d’information
apparaît lors de la tentative de connexion
Modification du mot de passe


Saisir le mot de passe actuel, le nouveau mot de passe et confirmer
Cliquer sur le bouton « Modifier le mot de passe »
Présentation de l’application
 Le menu principal
Pour se déconnecter de
l’application
Recherche de patient
Gestion des réunions
Statistiques RCP
Liste des essais
Accès aux alertes
Paramétrage du compte
Listes des RCP
Accès à la messagerie
Documentation de
l’application
Formulaire de
consentement patient
Réduire/agrandir le menu
5
 Actions sur les boutons
Le sigle « + »permet d’ajouter des données, il est présenté :
 soit sous forme de bouton
 soit dans un onglet
Les informations affichées suites à une requête sont précédées d’un « i »
Lors de l’ajout ou modification de données les boutons suivants permettent :
 soit d’enregistrer les modifications
 de supprimer les données saisies
Dans les listes :
 Sexe : féminin
masculin
indéterminé
 Imprimer la sélection
2
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
3 4 5 6
Accès à la page précédente
Etat de la fiche : verrouillée
Envoi d’une fiche RCP vers le DMP, par mail ou publipostage à un contact
Affichage en mode vidéoprojecteur
Imprimer la fiche RCP
Affichage du panneau de contrôle :
Sur la fiche RCP
Sur le dossier patient
 Les champs de saisie
 Les champs obligatoire sont
• En rouge pour les anciens navigateurs Web
• Suivi d’un astérisque pour les navigateurs plus récents
 Les dates
• Cliquer sur l’icone présente à droite du champ date pour ouvrir le calendrier
• Naviguer dans le calendrier en utilisant les flèches.
Recherche d’un patient

Par le menu « Accès par patient », vous pouvez rechercher le patient à créer, pour éviter
un doublon de dossiers
1. Renseigner les données qui vous donneront une liste plus ou moins exhaustive
2. Cliquer sur le bouton « Rechercher dans ma liste de patients »
A ce niveau, seuls les patients dont le droit d’accès vous a été donné sont visibles
1
2

Le résultat de la recherche s’affiche sous les critères de recherche

Pour afficher un dossier patient cliquer sur son nom
Création d’un dossier patient
Si vous ne trouvez pas votre patient dans la file active, vous pouvez demander à le
rechercher dans l’ensemble du réseau. Cette demande est tracée
 Les données obligatoires doivent être entrées (coordonnées exactes)
 La prise en charge
doit être confirmée
 La liste des patients correspondant est affichée
3
2
1
1. Vous pouvez demander l’affichage d’informations
complémentaires, pour vous assurer qu’il s’agit du même patient
2. S’il s’agit du même patient,
vous cliquez sur son nom
pour ensuite donner
les droits d’accès
à (l’un de) vos groupes d’appartenance
3. S’il s’agit d’un patient différent, vous ajouter un autre patient
 Vous donnez ensuite les droits d’accès à ce patient à un ou plusieurs de vos
groupes d’appartenance
 En validant, vous autorisez ce(s) groupe(s) à prendre en charge le patient
 Lorsque les données sont validées, les informations complémentaires s’affichent
1. Ajouter des droits d’accès permet de définir quels sont les utilisateurs ou groupes
qui pourront consulter et/ou modifier le dossier du patient :
1
2. Les libellés des utilisateurs ou groupes doivent être sélectionnés
2
3
3. Ne pas oublier
de valider
 Enregistrer les médecins du patient
1.
Cliquer sur Ajouter un médecin
2.
3.
4.
Saisir le nom, prénom et/ou la spécialité
Lancer la recherche
Cliquer sur le nom du médecin pour l’ajouter dans la fiche patient
2
3
4
 Ajouter le consentement :
Le but est de demander au patient une autorisation pour l’informatisation de son
dossier
Le consentement doit être signé avant toute création de dossier patient. Vous
pouvez imprimer un consentement depuis le menu gauche de l’application.
Cliquez sur le bouton
« Ajouter le consentement »
1
1. Renseigner le nom du médecin
2. Cocher la réponse du patient
3. Saisir la date
2
3
Ne pas oublier de valider les données administratives en haut à droite.
Suite à la création du patient, on accède directement à la saisie de la tumeur
 2 solutions pour saisir le code de la tumeur :
 La recherche par chapitre :
1. Sélectionner « Recherche par chapitre CIM10 »
2. Sélectionner le type de Tumeur
3. Sélectionner l’organe
1
4. Sélectionner dans la liste
2
3
4
 La recherche par mot clé :
1. Sélectionner « Recherche par mot clé »
2. Saisir les mots clés ou le code CIM10 et cliquer sur le bouton « Rechercher »
3. Cocher le code dans la liste
2
1
3
7
4. La tumeur sélectionnée
5. Saisir les informations complémentaires :
le côté, la date du diagnostic …
6. Saisir le TNM
7. Cliquer sur la flèche permet d’ouvrir la
recherche pour changer la tumeur.
4
5
6
Note :
S’il s’agit d’ une métastase et que la primitive n’est pas encore connue,
il faut saisir « Primitif inconnu » code C800 ou C809.
Vous pouvez aussi apporter des précisions dans le champ « Commentaire ».
Il sera possible de préciser le diagnostic de la tumeur plus tard
Valider la tumeur en haut à droite
Le message suivant s’affiche :

« Créer un dossier RCP », permet d’ajouter automatiquement une fiche RCP à la
tumeur crée

« Créer le dossier ultérieurement », permet de compléter le dossier plus tard
Saisie de la fiche RCP
 Description de la fiche RCP
Etat de la fiche
•
•
•
•
en création,
planifié en RCP
validé en RCP
verrouillé
Identité du patient
Tumeur primitive
Onglets
complémentaires
de la fiche RCP
Etat Clinique du patient

L’Etat clinique est un historique de l’état du patient

Pour l’alimenter cliquez sur le + de l’onglet :

L’état clinique se compose de plusieurs paragraphes :
1.
Les informations générales :
Elles contiennent le score OMS et sa date d’évaluation (-> obligatoires)
1
Etat Clinique du patient
2.
Les pathologies et antécédents
associés significatifs
2
3.
Les antécédents familiaux
carcinologiques
4. Si le patient a plus de 75 ans, la saisie
d’un formulaire d’oncogériatrie
est proposée
3
4
Examens/Documentation du cancer
 L’onglet examen permet d’enregistrer :
1. Le type d’examen et la date
2. La conclusion, qui peut être collée
dans la zone de commentaires
1
2
3. Le compte-rendu de l’examen
qui peut être enregistré dans la base
à l’aide du lien
« Ajouter une pièce jointe »
3
4. les résultats du bilan biologique,
qui, s’il a eu lieu,
peuvent aussi être enregistrés
4
Anapath/Stade pathologique

Renseigner les champs




date de l’examen
type de prélèvement
site du prélèvement
morphologie ...
 si plusieurs sites, enregistrer
plusieurs anapaths

Attacher un document si besoin
(jpeg, gif, doc,pdf)

Saisir éventuellement le stade
pathologique (pTpNM)
Procédures et interventions
 Cet onglet permet d’enregistrer les prise en charge effectuées:
 Sélectionner le type prise en charge, la date, le commentaire et enregistrer le
compte rendu.
Consultations/hospitalisations
 Cet onglet permet d’enregistrer :




Les consultations
Les hospitalisations
Les surveillances du cancer du sein
Les consultations d’annonce
temps médical
 Les consultations d’annonce
temps d’accompagnement soignant.
Le contenu de l’écran varie
selon le type d’évènement sélectionné
Notes
progression
5 -deCréation
d’un dossier patient

Cet onglet permet d’enregistrer les évolution de la maladie :
Histoire de la maladie
 Cet onglet permet de faire un historique de la maladie du patient dans une
zone de texte ou à l’aide d’un document joint.
Planification des réunions RCP
 Seuls les coordonnateurs ont accès à ces fonctionnalités
 Création d’une RCP
1
1. Aller dans le menu
« Réunions RCP »
2. Renseigner les critères de recherche
et cliquez sur « Rechercher »
3. Si votre RCP n’existe pas encore,
vous pouvez la créer en cliquant sur
« Créer une nouvelle réunion »
2
Planification
des
réunions
RCP
6 - Planification des réunions RCP
1.
Définir le lieu et le thème de la réunion
5
2.
Choisir le coordonnateur
1
3
3.
Saisir la date de la réunion
4.
Saisir si besoin le nombre
maximum de dossiers à examiner lors de la RCP
Les coordonnateurs de la RCP peuvent outrepasser cette limitation
5.
Cliquer sur le bouton valider
4
2
Planification
des réunions
6 - Planification
desRCP
réunions RCP
 Pour ajouter une nouvelle session : saisir les détails de la session et valider
la planification, elle s’ajoute alors à la liste
Pour supprimer la
session RCP
Pour modifier la session cliquer sur la date
Programmation d’une fiche en RCP
 La RCP doit avoir été préalablement planifiée par le coordonnateur

Ouvrir le dossier du patient

Ouvrir la fiche à programmer

Deux types de planification
possibles :
1. Planification pour une discussion
en RCP :
proposition choisie sur avis
collégial puis validée lors de la
réunion
2. Planification pour une
présentation simple en RCP :
validation d’une proposition déjà
saisie selon un référentiel
1
2
Programmation d’une fiche en RCP
 Pour effectuer une planification à une RCP:
1. Rechercher les RCP
programmées
2. Sélectionner la RCP voulue
1
3. Saisir les informations
complémentaires
2
4. Valider la planification
4
3

Renseigner les informations concernant la réunion :

Lancer la recherche pour afficher les réunions prévues aux dates sélectionnées :

Cliquer sur la date pour afficher le détail de la réunion

Informations sur la réunion
Elles peuvent être modifiées en
cliquant sur l’icône « plus», par
exemple pour changer la date
ou l’heure

La liste des participants :
Elle contient le coordonnateur
et les participants fréquents

La liste des dossiers patients à
traiter :
Pour consulter une fiche,
cliquer sur le nom du patient
Pour déprogrammer un patient,
cliquer sur la croix
 Gestion des participants fréquents et occasionnels
Seuls les participants fréquents sont automatiquement sélectionnés.
La liste peut être modifiée :
1. En gérant globalement les participants pour la RCP entière
2. En gérant les présence par participant et patient
1
2
Note : La modification de la liste des participants n’est prise en compte que si les
fiches ne sont pas verrouillées
3
1.
2.
Décocher
des participants fréquents
s’ils sont absents
1
Cocher
des participants occasionnels
s’ils sont présents
2
3.
Valider la liste
Note : On peut rajouter un participant en affichant « l’Annuaire des médecins »

Gérer la présence de chaque participant fiche par fiche
2
1

Si un participant n’est pas présent lors de la discussion d’une fiche :
1. décocher la case correspondante
2. valider la modification
 Saisie de la proposition RCP
 Se positionner sur la RCP correspondante
 Ouvrir la fiche en modification en cliquant sur le nom du patient
 Présentation de la fiche RCP en réunion
Fiche à examiner
Fiches précédentes,
cliquer dessus pour
voir le contenu
Passage en mode modification :
Un « + » s’affiche dans les onglets
(ajout d’examens, états cliniques,
etc…)
 Pour enregistrer la ou les propositions :
1.
Sélectionner la proposition en cliquant sur le libellé
2.
Pour ajouter une nouvelle proposition cliquer sur « ajouter une proposition de
2ème intention » et sélectionner la proposition dans le tableau (vous pouvez
enregistrer autant de proposition que nécessaire)
3.
Valider la proposition
4.
Passer à la fiche du patient suivant en cliquant sur le bouton « Patient suivant »
1
2
Cliquer sur « + » pour
afficher le contenu de la
section et sélectionner
un libellé
3
4
 Verrouillage de la fiche RCP :
Il doit être fait par le coordonnateur de la RCP après contrôle des informations saisies
Note : Après verrouillage de la fiche, un PPS (Programme Personnalisé de Soins) peut être
créé en cliquant sur le bouton « Créer un PPS pour cette fiche»
 Déprogrammer/Reprogrammer une fiche RCP
 Cliquer sur l’icône ci-dessous et répondre au message
 Pour reprogrammer sélectionner la nouvelle RCP
Imprimer une fiche RCP
 Impression des fiches RCP (fichier PDF)
• Pour imprimer la totalité des fiches, cliquez sur « imprimer tous les dossiers » :
• Pour imprimer une fiche, cliquer sur l’icône de l’imprimante
Consultation du dossier patient
 Après avoir recherché le patient, cliquer sur son dossier, le détail s’affiche :
Liste des
tumeurs
RCP par tumeurs
Les différents états des Fiches RCP
Fiche créée non programmée
Fiche programmée et /ou présentée
Fiche présentée et verrouillée
Possibilité d’ajouter une fiche si la dernière a été verrouillée
Modifier une fiche RCP

Soit la fiche est en création : dans le dossier du patient cliquer sur la donnée
correspondante

Soit la fiche est programmée : passer par la réunion RCP et cliquer sur l’icône de
modification
Ajouter une Tumeur
 Création d’une tumeur supplémentaire (non métastase)
 cliquer sur « Entrer une nouvelle tumeur »
Note : s’il s’agit d’une métastase, saisir l’information dans les évolutions de la tumeur
primitive existante
Préciser un diagnostic
 Précision du diagnostic :
Cette fonction est à utiliser typiquement lorsque la localisation de la tumeur primitive
n’était pas connue et que l’on a codé «Primitif inconnu».
Le système garde en historique la première localisation et restructure la fiche avec la
nouvelle localisation
 Le bouton « Préciser diagnostic » n’apparaît que si :
• la fiche RCP pour ce cancer est en cours de création,
• la fiche RCP a été présentée en réunion, pour ce cancer (fiche non verrouillée‐ si la
fiche est verrouillée, il faudra créer une nouvelle fiche pour que ce bouton
apparaisse).
Panneau de contôle
 Le panneau de contrôle permet :
• De consulter des informations sans ouvrir le dossier d’oncologie du patient
Par exemple, si on sélectionne Etat Clinique, ne s’affiche que la liste des états du patient :
• D’ajouter des données qui pourront être ajoutées à des fiches RCP non verrouillées
Parcours de soins
 Le parcours de soins du patient est accessible à partir du panneau de
contrôle
Programme Personnalisé de Soins : PPS
 Création d’un PPS
 Un PPS peut être créé depuis le
panneau de contrôle
 Ou depuis la dernière fiche RCP
verrouillée
PPS

Renseigner les informations générales (médecin éditeur, date de début traitement, date de
remise au patient...).

Le traitement est positionné automatiquement suivant la proposition
 Valider et/ou verrouiller le PPS
Note: On peut importer un PPS existant (fichier joint)
PPS
 Verrouillage d’un PPS :
afin de remettre le PPS au patient, il est nécessaire de le verrouiller pour que celui‐ci ne
soit plus modifiable
Note: Vous ne pourrez pas créer un second PPS si le précédent n’est pas verrouillé
 Modification d’un PPS :
Le PPS à modifier doit être déverrouillé
1. Sur le dossier patient, dans le panneau de contrôle cliquer sur « PPS »,
2. Cliquer sur le PPS à modifier.
Alertes
 Accessibles via le menu de gauche dans « Suivi des dossiers »
Préférences utilisateurs
 Accessibles via le menu de gauche dans « Préférences »
Le menu « Gestion de vos identifiants » permet :

De modifier vos identifiants : Nom, prénom, code RPPS, spécialité, adresse mail,
téléphone ainsi que d’enregistrer votre carte CPS
 Pour ajouter ou modifier un lieu d’exercice il faut contacter l’administrateur.
Le menu « Gestion de vos préférences » permet

De définir si vous souhaitez ou non récupérer les données de la fiche RCP
précédents lors de la création d’une nouvelle fiche

De modifier l’ordre des sections de la fiche RCP. Ce paramètre est définit pour
chaque type de RCP par le coordonnateur uniquement.
Pour modifier l’ordre d’une section, la sélectionner et utiliser les flèches de droite
pour la déplacer

D’ajouter les commentaires liés à la proposition de soins : « chimiothérapie ».
Ces commentaires seront visibles lors de la saisie de la proposition afin d’éviter de leur
ressaisis

De sélectionner les traitements les plus fréquemment prescrits
Ces traitements seront placés en début de liste afin
d’éviter d’avoir à les chercher

De gérer ses modèles d’impression des fiche RCP
3
2
1
1.
2.
3.
Cliquer sur « Ajouter un nouveau modèle d’impression »
Sélectionner les sections à imprimer
Saisir le titre du modèle

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