Outils web pour la diffusion

F ich e p ra tiq u e H o rsL e sMu rs
Out i l s Web pour l a di f f usi on
Fiche de synthèse réalisée suite à la journée d’information du 03/04/2012
« La boite à outils du chargé de diffusion » proposée par Paco Bialek.
« Le Web 2.0 est une évolution du Web vers plus de simplicité (ne nécessitant pas de
grandes connaissances techniques ni informatiques pour les utilisateurs) et d'interactivité
(permettant à chacun de contribuer sous différentes formes). » (Wikipedia)
Propos liminaires sur le métier de diffusion
Le chargé de diffusion n’est pas là (seulement) pour vendre. L’essentiel de son travail ;
donner envie aux gens de venir voir le spectacle, pour le programmer ensuite. Quels critères
pour en rendre compte ?
Le nombre de dates ne peut pas être le critère unique d’évaluation. En premier lieu, ce
nombre est d’importance relative, selon la nature du projet (certains projets se construisent
autour de peu de dates de représentation). Il existe un travail « invisible » qu’il est pertinent
de prendre en considération, notamment :
• le nombre de contacts pris (sur festivals, téléphone)
• le nombre de devis envoyés
• le nombre de professionnels venus voir le projet, critère central (à distinguer du nombre
de mails envoyés)
• la présence sur des festivals. Il est essentiel d’être très présent, les temps informels
sont importants…
Il est utile pour le chargé de diffusion de prendre le temps de bien définir son rôle, au sein
du projet de compagnie : où s’arrête son travail, où commence celui des collaborateurs,
partenaires, prestataires ? Comment échange-t-on avec la direction artistique sur les
stratégies à mener ? Etre chargé de diffusion ne signifie pas travailler tout seul : c’est un
travail d’équipe. Il est d’autant plus nécessaire d’avoir les bons outils pour travailler
ensemble.
Le temps passé à préparer les outils (appropriation, paramétrage) peut être considéré
comme un investissement destiné à faciliter les tâches de diffusion.
Comment s’approprier les outils proposés par le Web 2.0 ? Quelles modalités de travail peuton inventer ? Les outils présentés lors de la journée facilitent
• d’une part, la communication à l’endroit des professionnels
• d’autre part, les relations de travail et l’organisation au sein de la compagnie.
À noter, la plupart des outils évoqués sont gratuits. Ils nécessitent en général la création
d’un « compte» individuel (identification de l’utilisateur, le plus souvent à partir d’une
adresse e-mail).
Remarque : cette fiche de synthèse ne présente pas le détail du fonctionnement de
chaque outil. Leur prise en main est souvent assez simple et plutôt intuitive, et
pour certains des tutoriels (petites séances de formation, en vidéo) sont proposés
en ligne. En cas de blocage cependant, il est en général pertinent de privilégier une
recherche Google, en formulant la question. Grandes sont les chances de tomber
sur une question identique posée dans un forum. Les outils d’aide de logiciels sont
souvent moins pratiques.
O u tils W e b p o u r la d iffu sio n
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C o mmu n ic a t io n à d e s t in a t io n d e s p ro g ra mma t e u rs
Q u e l s u s a g e s p o u r l e s rés e a u x s o c ia u x ?
Facebook permet de gérer un « fan club », des amis, et peut être très utile en ce sens.
Cependant, si certains programmateurs l’utilisent, ils ne sont pas nombreux : Facebook
permet moins de gérer des relations professionnelles que d’informer / mobiliser des « fans »,
ou des proches.
Remarque : un compte Facebook ouvert par une compagnie (sans identité physique
justifiable) peut être fermé d’office par les administrateurs de Facebook. Il faut
alors créer une page « fan »…
Réseaux sociaux
Facebook : http://fr-fr.facebook.com/ Facebook est un réseau social sur Internet
permettant à toute personne possédant un compte de créer son profil et d'y publier
des informations, dont elle peut contrôler la visibilité par les autres personnes,
possédant ou non un compte. L'usage de ce réseau s'étend du simple partage
d'informations d'ordre privé (par le biais de photographies, liens, textes, etc) à la
constitution de pages et de groupes visant à faire connaitre des institutions, des
entreprises ou des causes variées. (Wikipedia). À noter, les « pages » et
« groupes » , pages et groupes, à l'inverse du profil, peuvent être consultés par
tous (contrairement aux « profils » ) sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir un compte
FB.
Twitter : https://twitter.com/ Twitter est un outil de réseau social et de
microblogage qui permet à un utilisateur d’envoyer gratuitement de brefs
messages, appelés tweets (« gazouillis »), sur l'internet, par messagerie
instantanée ou par SMS. Ces messages sont limités à 140 caractères. (Wikipedia)
Twitter a cette particularité qu’on ne peut pas solliciter des « followers » comme on sollicite
des « amis » sur Facebook : le nombre d’abonnés se construit sur le long terme. L’usage de
Twitter est donc moins immédiat. Mais une stratégie peut consister à établir une relation
partenariale avec des prescripteurs sur Twitter qui ont déjà de nombreux abonnés, et qui
pourront relayer les infos de la compagnie…
P ro p o s e r d e s c o n t e n u s
p ro f e s s io n n e l s
en
l ig n e ,
à
d e s t in a t io n
des
Tant Facebook que Twitter permettent de proposer toutes sortes de contenus : via des liens
URL (adresses internet de pages Web). Ainsi une vidéo déposée sur You Tube peut être
proposée sur Twitter (via un lien) ou sur Facebook (dans ce cas, la vidéo est même
accessible directement).
Mais Facebook n’est pas un outil privilégié pour les relations professionnelles, et n’est donc
pas une fin en soi : mieux vaut travailler avec un webmaster sur un site à l’image de la
compagnie, bien garni, à jour… qui soit bien référencé. À défaut, ou en complément, un blog
peut-être utile.
Remarque : ne pas sous-estimer l’utilité d’un espace professionnel sur le site de la
compagnie, où tous les documents utiles sont rassemblés : les visuels haute
définition, les conditions techniques, etc… Page non accessible par le public,
uniquement via un lien spécifique (page à demander au Webmaster).
Créer un site, sans programmation
Weebly : http://www.weebly.com
Wix : fr.wix.com/
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Partage de vidéos
Youtube : www.youtube.com/
Dailymotion : www.dailymotion.com/fr
Vimeo : vimeo.com/
Un compte You Tube permet de créer une « chaine TV » en ligne, ce qui permet de
rassembler les vidéos de la compagnie, même mises en ligne par d’autres. Les utilisateurs
peuvent décider de s’abonner à la chaine et recevoir des notifications quand une nouvelle
vidéo est postée. L’interface graphique est personnalisable.
Partage de musique
Soundcloud : soundcloud.com Permet de créer, enregistrer et mettre en ligne des
sons ou de la musique, et de les partager
Partage de photos
Picasa : picasa.google.com/intl/fr/ Un site pour organiser, retoucher et partager
des images
Flickr : www.flickr.com/ Partage de photos et de vidéos
Facebook : http://fr-fr.facebook.com/
Retouche de photos
Irfanview : http://www.irfanview.com/ Outil à télécharger, « visionneuse »
d’images fixes. Permet de lire, modifier et convertir plusieurs formats de fichiers
graphiques différents.
Picnik : www.picnik.com Outil en ligne pour éditer des photos
Pdf en ligne et livres numériques
Calameo permet de visualiser / « feuilleter » en ligne des pdf, de façon très confortable.
Calameo permet aussi de télécharger ou imprimer directement le document.
Lorsqu’on « publie » un pdf sur Calameo,
• on peut choisir que l’accès à ce document soit public, ou limité à un accès privé (au
moyen d’un lien URL spécifique, ou via un mot de passe)
• on obtient un lien « lire la publication » : ce lien peut être copié/collé, dans un mail ou
sur un site, il donne un accès direct à la publication. Cela évite les pièces jointes.
• on obtient un code html pour inclure la publication sur un site web, comme par exemple
un « mini Calameo » qui permet la visualisation en tout petit directement sur la page
web.
Livres numériques
Calameo : fr.calameo.com/ Site permettant de publier et partager des documents
pdf, pouvant intégrer des éléments multimédia (vidéos, animations interactives). Il
est nécessaire d’ouvrir un compte Calameo pour mettre des pdf en ligne, mais ceux
qui consultent le pdf n’ont pas besoin d’ouvrir un compte.
Lorsqu’on met à jour le document (en téléchargeant une nouvelle version du même
document), les liens existants sont toujours valides. L’utilisateur consultera donc la nouvelle
version directement.
Remarque : des pdf peuvent être générés à partir de Word, Excel, ou d’autres
logiciels du même type disponibles en open source (gratuits) du pack Open Office,
via la fonctionnalité « exporter en pdf »
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U t il is e r s a me s s a g e rie
Le logiciel de messagerie, bien paramétré et utilisé, peut devenir un puissant outil
d’organisation du travail de diffusion.
Quelques outils d'e-mailing
Thunderbird : http://www.mozilla.org/fr/thunderbird/ Logiciel libre de courrier
électronique à télécharger
Outlook : www.outlook.com/ Outil de courrier électronique, avec calendrier et
gestionnaire de tâches et de contacts (Microsoft), à télécharger.
Mailjet : mailjet.com Envoi de mails, gestion de listes de diffusion.
Your mailing list provider : www.ymlp.com/fr/ Logiciel d’e-mailing et marketing
par mail (newsletters), en ligne
Mails entrants
Il est utile de gérer le classement automatique de ses mails à la réception : en utilisant la
fonction Filtre. On définit les critères selon lesquels le mail comportant tel sujet, ou de tel
destinataire, sera rangé automatiquement dans tel dossier.
Construction du mail
Dans un mail un peu long, il est possible d’insérer un lien qui renvoie à un autre endroit du
mail, au moyen d’une ancre, qui est un lien hyper texte interne.
• Étape 1 : placer le curseur sur le paragraphe de destination (ex : en bas de mail, liste
des dates de la tournée), puis insérer une ancre. Cette ancre doit être nommée, par ex
« dates »
• Étape 2 : sélectionner le texte, insérer l’ancre (identifiée par son nom) par la fonction
'insertion'-'lien'
L’usage des tableaux permet une mise en forme plus maîtrisée : colonnes, caler des images,
centrer le texte…
Il faut garder à l’esprit qu’on ne peut pas contrôler à 100% le format de réception par les
destinataires… (l’utilisation d’un Mac ou d’un PC notamment peut avoir une influence). Par
exemple, une image insérée dans un mail apparaitra en image ou en fichier joint, selon le
destinataire et ses propres paramétrages.
Mieux vaut éviter les fichiers joints trop lourds, et privilégier les liens (d’où l’utilité des
publications Calaméo).
Il existe la possibilité d’inclure un lien qui ouvre automatiquement un mail à un destinataire
prédéfini : par ex, lien en bas de mail permettant d’envoyer un mail de désinscription, ou
lien « contact »…
• Fonction « Mailto » : sélectionner le texte, insérer un lien. Au lieu d’une URL, on écrit
par exemple « mailto:[email protected]?subject=Desinscription ». Le destinataire
recevra un mail dont l’objet sera intitulé Désinscription
• Attention : la formulation « cliquez ici » déclenche parfois des anti spam, mieux vaut
formuler autrement , par exemple « Pour en savoir plus » ou « Suivez le guide »
La messagerie Thunderbird permet de rassembler des adresses mails différentes. Les mails
correspondants peuvent être aussi conservés en ligne (ex : Yahoo, Gmail…) ou non, ou sur
une durée déterminée, selon paramétrage.
Remarques :
- lors d’un envoi à plusieurs destinataires, penser à la copie cachée (cci)
- un mail « réponse » ,avec Re : , a moins de chances d’être classé comme spam
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Comment contourner le plafonnement d’envoi de mails en nombre?
Les envois massifs sont peu utiles : sur un mailing de masse, les taux d’ouverture observés
sont de 15 à 25 %...
Pour ne pas être bloqué lors d’envois de mail par un plafond imposé par la messagerie, il est
possible d’utiliser plusieurs SMTP
(d’envois de mail par un plafond imposé par la
messagerie, il est possible d’utiliser plusieurs SMTP (Simple Mail Transfer Protocole, c’est-àdire serveur pour mails sortants) différents. Le SMTP peut être modifié dans les paramètres
du compte.
Ainsi, dans Thunderbird : on peut afficher et modifier le SMTP pour chaque compte mail, via
Options / Paramètres du compte. Par exemple, on peut quitter le SMTP Yahoo dont on aura
atteint le plafond d’envoi, pour utiliser le SMTP Mailjet, et donc bénéficier de 6000 nouveaux
envois (pour la version gratuite).
Mailjet est un outil de messagerie qui permet d’utiliser une SMTP dédié, de permet de suivre
les mails et de faire des statistiques sur les mails envoyés (via ce même SMTP).
Comment contourner le plafonnement de la taille du mail ?
We Transfer permet de télécharger des dossiers et de les envoyer à une adresse e-mail : il
permet de contourner les pare-feux et les limites liées au poids du message.
Envoyer des fichiers lourds
We transfer : https://www.wetransfer.com/
d'envoyer des fichiers jusqu'à 2 Go.
Service
en
ligne
qui
permet
Q u e l l e p l a c e p o u r l e s s u p p o rt s p a p ie r ?
La journée évoque les outils web, sans pour autant disqualifier les supports papier, utiles par
exemple en festival :
• ils peuvent être remis aux programmateurs comme pense-bête
• ils permettent de corriger d’éventuelles erreurs dans le programme
• ils permettent aussi de donner envie
Comme le mail, le support papier (courrier, tract) doit pour être efficace être « prolongé » :
c’est un prétexte pour rappeler, entrer en contact…
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O rg a n is a t io n d u T ra va il e n in t e rn e
Ag e n d a s p a rt a g és
Google Agenda permet de créer des agendas en ligne, que l’on peut partager. Parmi les
fonctionnalités :
les notifications par mail ; un RV ajouté dans l’agenda peut générer
automatiquement un mail de notification aux personnes invitées
la possibilité de copier son agenda vers / d’être alimenté par d’autres agendas
Google, d’autres agendas de Smartphone
Agendas partagés
Google Agenda : https://www.google.com/calendar/render?hl=fr Outil en ligne :
planning personnel et partageable.
Au sein de la compagnie, il est utile d’avoir plusieurs agendas partagés : chacun peut
indiquer ses indisponibilités, cela permet de fixer les dates en commun
•
Chaque membre de la compagnie se crée un Google agenda : à partir de l’e-mail de
son choix (pas nécessairement un compte gmail), et avec mot de passe personnel.
•
Le chargé de diffusion crée un agenda spécifique pour la Cie, qu’il administre : il y
indique les dates en option, avec détails (option froide, ou chaude…), des infos
utiles…
Tous ces agendas sont partagés :
•
pour être utiles, ils doivent être tenus à jour régulièrement
•
le partage peut se faire en mode lecture uniquement, mais un agenda peut aussi être
rendu accessible à tous pour la mise à jour.
•
il est également possible pour chacun de saisir des infos qui resteront privées et ne
seront pas lues par les tiers.
A noter, un Google Agenda peut être intégré sur un site internet (mais il faudra distinguer
cet agenda « de communication » des agendas de travail internes à la compagnie).
Remarque : une même connexion (avec un même profil) permet un accès à
plusieurs outils Google : Agenda, Documents…
D éc id e r d ’u n e d a t e , h o rs a g e n d a p a rt a g é
Doodle permet de choisir une date de réunion avec un « sondage » : aucune ouverture de
compte n’est nécessaire, ni par celui qui propose le sondage et l’administre, ni ceux qui y
participent.
Il suffit, sur Doodle.fr, de créer le sondage (titre, dates et créneaux proposés) : on obtient
un URL qu’on peut envoyer aux participants, qui indiquent leur disponibilités.
Planifier, sonder
Doodle : doodle.com/?locale=fr Permet de proposer des choix multiples et de
recueillir des votes (sans besoin de créer un compte).
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P révo ir p a rc o u rs e t f ra is d e t ra n s p o rt
Des sites comme Via Michelin, Mappy permettent de calculer les parcours et leur coût réel
(coût de l’essence selon le type de voiture, péages) …
Une stratégie du chargé de diffusion peut consister à proposer lors de la cession des frais de
transport forfaitaires. En fonction du coût réel, on dispose d’une marge de négociation qui
peut valoir la peine.
Se déplacer, calculer ses frais de route
Mappy fr : fr.mappy.com Services de plans, calcul d'itinéraires et guide d'adresses
pour préparer des déplacements en Europe (disponible sur Internet et sur mobiles).
ViaMichelin : www.viamichelin.fr Plans, itinéraires, trafic en temps réel, météo…
Google maps : https://maps.google.fr/
Permet, à partir d’une adresse, de
visualiser la destination, à l'échelle de la rue ou du bâtiment.
Carbeo.com : www.carbu.fr Rassemble les prix renseignés par les stations-service,
permet de trouver les prix les plus bas sur un parcours.
prix-carburants.gouv.fr : prix-carburants.gouv.fr
P a rt a g e e t mu t u a l is a t io n d e d o c u me n t s (e n in t e rn e /
re l a t io n s d e t ra va il )
Il peut être utile de partager des documents, notamment une feuille de route, des
programmes… Google Documents permet également la mise à jour collective d’un document
– pratique par exemple dans le cas d’un texte à rédiger à plusieurs.
Partage de documents
Google documents : docs.google.com/ Permet de télécharger ou créer de toutes
pièces des documents que l’on partage en ligne, en lecture seule ou en mise à
jour.
Dropbox : www.dropbox.com Drop box propose un dossier, public ou privé, où l’on
peut déposer des documents et auquel on peut accéder à partir de son ordinateur
ou d’internet directement.
Envoi / partage de documents volumineux
We transfer : www.wetransfer.com Sans inscription.
YouSendit : https://www.yousendit.com/ Avec inscription.
Google Group est un espace de partage, de mutualisation (non pas un outil de
communication externe). La personne qui crée un groupe en devient l’administrateur : il
invite des membres, qui reçoivent automatiquement un mail et doivent « accepter »
l’invitation.
Un mail envoyé au groupe est reçu par tous les membres. Chaque membre peut choisir de
répondre à l’envoyeur, ou à l’ensemble des inscrits… Le groupe conserve les mails en
archive, que l’on peut consulter par mots clefs.
Liste de diffusion et partage de documents
Google Group : groups.google.com/ Service de groupe de discussion, qui permet
de participer et de lire les discussions par messagerie électronique, ou en
consultant les archives.
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C o mmu n iq u e r mo in s c h e r
Skype permet d’échanger en mode visio-conférence : voir et entendre et voir son
interlocuteur, partager la visualisation d’un écran (permis par les versions 5 et suivantes de
Skype). À noter, à partir de 3 interlocuteurs en conférence la vidéo est payante.
Communiquer moins cher
Skype : www.skype.com/intl/fr Permet l’échange oral, vidéo ou même écrit via un
chat intégré.
OVH téléphonie : www.ovh.com/fr/telephonie Forfaits téléphonie.
Au t re s o u t il s
Conversion de/vers PDF
Pdf creator : www.pdfforge.fr/pdfcreator Permet la création / conversion de
fichiers aux formats les plus courants, dont le format PDF. Outil à télécharger.
Doc de PDF : www.doc2pdf.net/fr/ Convertisseur en ligne de documents Word en
PDF
PDF to Word : www.pdftoword.com/fr/ Convertisseur en ligne de documents PDF
en format Word
À noter : sur Mac la fonction « imprimer » (dans Word par exemple) propose
également « enregistrer en format pdf »
Logiciels intégrés pour la gestion de la diffusion de spectacles : gestion de
contacts, contrats, factures... (outils payants)
Wi-book : www.wi-book.com
Bob-booking : www.bob-booking.fr
M@scaron : www.mascaron.eu/
Divers
Open Office : www.openoffice.org/fr/ Suite de logiciels, version libre
Fiche réalisée par Gentiane Guillot, d’après le contenu de formation et les échanges
lors de la journée d’information proposée par Paco Bialek.
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