Votre Carnet ATA via internet

WEBATA
Votre Carnet ATA via internet
Didacticiel
màj 14déc2015
VOTRE CARNET A.T.A.
►
Vos affaires vous conduisent à l’étranger
et vous devez, à titre temporaire :
- utiliser du matériel professionnel (équipements audio-photo-vidéo, matériel de compétition sportive, décors de
théâtre, instruments de musique, matériel de spectacle, aéronautique, véhicules, engins, etc…), installer,
maintenir ou réparer un équipement vendu,
- prospecter une nouvelle clientèle avec des échantillons commerciaux, des prototypes, etc…,
- présenter vos produits dans le cadre d’une foire, d’un salon professionnel ou d’une exposition,
- utiliser un moyen de transport, véhicule routier privé ou commercial, quad, aéronef, etc.,
►
Pour le séjour temporaire de vos marchandises à l’étranger, rapprochez-vous de votre Chambre de
Commerce et d’Industrie (CCI).
►
Un délai de 48 heures (à réception pendant les jours et heures ouvrés) est généralement à prévoir pour la
réalisation de votre commande, sous réserve d’acceptation du dossier.
Attention : une majoration du service Webata est appliquée pour une mise à disposition à J ou J+1.
2
Avec WEBATA,
simplifiez la création et la gestion de vos carnets ATA !
- Création d’un compte en quelques minutes seulement via la plateforme
G.E.F.I. de Gestion Electronique des Formalités Internationales,
- Rédaction et composition du carnet incluant le descriptif des
matériels/marchandises et l’articulation du voyage,
- Historisation de vos saisies,
- Traitement rapide et personnalisé de la commande WebATA
par un spécialiste en formalités auprès de votre CCI,
- Création de vos modèles de Carnets ATA,
- Gestion de votre facturation,
- Consultation de l’historique de vos dossiers de bout en bout,
- Suivi automatique via assistance système.
3
Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com
L’ouverture d’un compte est
nécessaire pour passer une
commande.
Cliquer sur « S’INSCRIRE ».
4
Un menu général sur le carnet ATA
apparaît en survolant le bloc WEBATA.
Accès à la plateforme GEFI : www.formalites-export.com
L’inscription en ligne est gratuite et constitue la première étape
indispensable pour que vous puissiez accéder aux services
offerts par la plateforme de Gestion Electronique des Formalités
Internationales.
Votre adresse mail ainsi que votre mot de passe sécuriseront la
connexion à votre compte personnel.
Conformément à la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier
1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de modification des
données vous concernant. Si vous souhaitiez exercer ce droit,
contactez [email protected] ou [email protected]
5
Le ‘demandeur’ peut être différent du titulaire et agir le cas échéant
pour le compte de plusieurs clients.
6
En cliquant sur « Suite », vous avez la possibilité d’indiquer
un contact financier autre que le titulaire, afin que la facture
soit libellée au nom de ce dernier. Sinon, cliquez sur
‘VALIDER’ pour finaliser l’inscription.
Vous obtenez alors ce message :
7
Votre inscription vous est confirmée par e-mail :
8
VOUS CONNECTER SUR WEBATA
Saisir votre identifiant et votre mot de passe
pour vous connecter au système.
9
CRÉATION D’UNE
COMMANDE WEBATA
Après avoir saisi son identifiant (adresse
e-mail) et son mot de passe, on accède à
« MON ESPACE PERSONNEL ».
Pour passer la commande d’un carnet,
cliquer sur WebATA.
► 4 rubriques sont à
renseigner :
- ‘POUR QUI ?’,
- ‘POUR OÙ ?’,
- ‘POUR QUOI ?’
- ‘DOCUMENTS ET
INFORMATIONS
COMPLÉMENTAIRES’,
dans l'ordre que vous
souhaitez.
► La mention
[À RENSEIGNER]
n'apparaîtra plus dès
lors que vous aurez
complété chaque
rubrique.
► Au fil des étapes, un
bouton
vous permettra de
sauvegarder votre
travail en l’état, et de
reprendre votre
commande
ultérieurement.
*
► Votre demande ne
pourra être envoyée
qu'une fois les 3
premières rubriques
complétées.
► Lors de la création
d’une commande, vous
aurez la possibilité
d’enregistrer un
modèle.
10
une commande en cours
* Reprendre
en cliquant sur ‘Mes demandes’.
RUBRIQUE N° 1 :
POUR QUI ?
>> Titulaire
Renseigner les rubriques dans l’ordre
dans lequel elles se présentent.
Si le demandeur est aussi le titulaire, alors cochez la case.
Le titulaire est l’entité (entreprise, association,
particulier, etc.) figurant sur le carnet au nom de
laquelle les déclarations en douane seront
effectuées, engageant sa responsabilité vis-àvis des administrations douanières.
Le demandeur aura la possibilité d’enregistrer plusieurs
titulaires et de les sélectionner dans la liste lors de futures
commandes.
11
RUBRIQUE N° 1 :
POUR QUI ?
>> Titulaire
Les éléments constitutifs du
dossier client (Kbis, pièce
d’identité du gérant, etc.)
doivent être attachées afin
que la demande puisse être
traitée sans délai.
12
Cliquer sur « SUITE »
pour valider
RUBRIQUE N° 1 :
POUR QUI ?
>> Titulaire
Le signataire est la personne physique
habilitée à engager la responsabilité juridique et
financière du titulaire.
2 types de signataire :
1. il est représentant légal du titulaire, (il figure
sur le Kbis, le Lbis, les statuts, etc…).
2. il n’est pas représentant légal du titulaire,
auquel cas il doit être mandaté par le
représentant légal selon un mandat de
représentation financière à joindre à la
commande.
Pour désigner un autre signataire,
cliquer sur ‘Changer de signataire’
13
RUBRIQUE N° 1 :
POUR QUI ?
>> Représentant en douane
Le représentant en douane est la personne
qui accompagne les marchandises et
présente le carnet au visa des douanes.
Par défaut, l’écran est pré-rempli avec le nom du signataire.
Il peut y avoir lieu de le modifier si ce n’est pas lui qui passe la douane.
La seule personne physique pouvant être indiquée ici apparaîtra en
case B au recto des feuillets du carnet. Attention, il est à préciser son
adresse personnelle, telle que figurant sur ses papiers d’identité.
En cas de représentants multiples, les autres personnes susceptibles de
procéder aux formalités de douane devront détenir sur elles un pouvoir
de représentation en douane établi par le représentant légal selon le
modèle proposé en ligne en 5 langues.
14
Cliquer sur « SUITE »
pour valider.
RUBRIQUE N° 2 :
POUR OÙ ?
>> Destination
Il s’agit d’indiquer le(s) pays de départ et de retour de la
marchandise.
Vous pouvez choisir le pays de départ et de retour de votre
voyage dans la liste des pays de l’Union Européenne.
Généralement la marchandise part de France.
Si ce n’était pas le cas, contactez votre CCI.
Si l’ensemble de votre voyage n’est pas encore défini, cliquez ici
pour obtenir un carnet « Tous Pays ».
Taiwan est un pays de destination nécessitant un type particulier de
carnet traité uniquement par la CCI Paris Île-de-France.
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Il s’agit ici d’indiquer le(s) pays/territoire(s) visité(s)
au cours du voyage/transport en sélectionnant dans
la liste déroulante; y-compris le(s) pays/territoire(s)
traversé(s) par voie terrestre (transit),*
RUBRIQUE N° 2 :
POUR OÙ ?
>> Destination
et de valider chaque choix en cliquant sur
.
* Une escale aérienne ne constitue pas un transit en ce sens.
N.B. : le carnet ATA est limité à 8 opérations d’admission
temporaire (sur le même pays ou des pays différents).
Une fois l'intégralité du voyage saisie, cliquez sur « SUITE ».
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Voyage « en étoile »
Le voyage en étoile consiste en plusieurs
aller-retours entre le pays de départ et les
différents pays/territoires de destination;
le pays de départ étant à ressaisir entre chacune
des destinations.
Voyage « circulaire »
Le voyage circulaire consiste à visiter
successivement plusieurs pays/territoires de
destination, avec retour dans le pays de départ,
en fin de parcours seulement.
L’ordonnancement d’un voyage peut être modifié en
faisant glisser les pays à l’aide de la souris.
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RUBRIQUE N° 2 :
POUR OÙ ?
>> Destination
Si les destinations ne sont pas connues dans leur ensemble
au moment de la commande, il revient au demandeur du
carnet d’indiquer au système le « schéma » de son voyage.
Dans les cas standard, le système à
déduit automatiquement l’organisation de
votre voyage.
La rubrique ‘Commentaires’ vous permet d’échanger avec
votre CCI informations et/ou questions utiles au traitement
de la commande.
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Pour valider le détail du voyage, cliquez sur « SUITE ».
Sélectionner dans le menu déroulant la ‘convention’
correspondant au cadre d’utilisation des marchandises.
RUBRIQUE N° 3 :
POUR QUOI ?
>> Liste des marchandises
Attention ! Il s’agit bien d’indiquer ici l’utilisation prévue des
matériels/marchandises (et non leur nature).
Les 3 usages les plus courants sont :
• matériels professionnels,
• foires expositions,
• échantillons commerciaux.
Certains pays n’acceptant pas tous les usages,
renseignez-vous auprès de votre CCI.
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2 formules pour transmettre la liste des marchandises :
> IMPORTER UN FICHIER au format EXCEL (.xlsx).
mode d’emploi ‘Liste de marchandises’
> GÉRER LA LISTE via l’éditeur de lignes du système.
GÉRER LA LISTE
L’éditeur de lignes du système vous permet de saisir ligne par ligne le
descriptif des matériels/marchandises. Cette formule est plutôt adaptée aux
listes courtes et simples car moins souple que l’importation d’un fichier.
Saisir la
‘Description’ des
marchandises ;
en indiquer sur la
ligne du dessous la
quantité, le poids,
la valeur et l’origine
(made-in).
RUBRIQUE N° 3 :
POUR QUOI ?
>> Liste des marchandises
Pour valider la ligne saisie,
cliquer sur
.
Le descriptif de l’article
passe alors en partie
haute de l’écran, la liste se
constitue sous vos yeux.
Explications
détaillées
20
En cliquant sur « ENREGISTRER », les totaux et les
numéros d’ordre sont recalculés. Vous restez sur le
même écran mais votre saisie est sauvegardée.
Cliquer sur « ENREGISTRER ET QUITTER »
lorsque votre liste est finalisée, afin d’accéder
à l’envoi de votre demande de carnet.
IMPORTER DEPUIS UN FICHIER
L’import d’une liste de marchandises est la procédure la plus souple, sachant
que sa rédaction peut être établie hors connexion.
Cette formule est particulièrement adaptée aux longues listes car évitant au
demandeur des saisies fastidieuses.
Vous pouvez consulter
le « Mode d’emploi »
pour obtenir la
procédure vous
permettant d’établir
votre liste de
marchandises sous
WebATA.
Vous devez la respecter
scrupuleusement pour
que le logiciel puisse la
valider.
>> Liste des marchandises
Cliquer sur « Choisissez un fichier »
et sélectionner le fichier Excel à
importer.
Pour les autres formats de fichiers,
veuillez consulter le « Mode d’emploi »
Lorsque le fichier choisi apparaît, valider en
cliquant sur « Enregistrer et Valider ».
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RUBRIQUE N° 3 :
POUR QUOI ?
LISTE DE MARCHANDISES : IMPORT D'UN FICHIER EXCEL OU CSV
Mode d’emploi
Pour les listes de plus de 10 lignes de marchandises et afin de faciliter d’éventuelles
modifications (à partir de votre fichier source) , il est vivement recommandé d’établir
votre liste au format EXCEL puis de cliquer sur :
Règles à respecter impérativement sur la forme de votre fichier.
Créez un fichier EXCEL (version 2007 et supérieure - extension .xlsx)
en ne remplissant que le premier onglet.
La liste contiendra uniquement 5 colonnes ordonnées comme suit :
A
B
C
D
E
Désignation | Nombre de pièces | Poids en kgs | Valeur HT | Pays d'origine
Ne pas nommer les colonnes
et ne pas mettre de ligne d'entête à votre fichier.
1ère colonne (A) : Désignation > 255 caractères max (espaces compris)
La désignation commerciale de vos marchandises en français doit être suffisamment
explicite et précise pour permettre une identification formelle en douane. Les informations
ci-dessous sont donc requises :
Descriptif, marque, modèle, référence, numéro de série, composition des vêtements,
immatriculation, dimension, titre d’une œuvre, etc.
En consultant le « Mode d’emploi », vous trouverez des exemples illustratifs par catégorie
de marchandises :
Matériel Vidéo-Photo, Matériel Professionnel, Vêtements et Accessoires, Bijoux,
Spectacle-Concert, Œuvres d'art, Véhicules, Animaux
Une traduction en anglais à côté du terme français est recommandée pour les douanes
étrangères, cela évitera également d'en fournir une à part.
Si la désignation est supérieure à 255 caractères, continuez le descriptif sur la cellule
du dessous. Ne pas introduire de retours à la ligne (touches Entrée, Alt Entrée ou retour
chariot) car ils seraient supprimés !
2ème colonne (B) : Nombre de pièces > nombre entier, sans unité
Indiquer le nombre de pièce(s), seuls les articles identiques de même valeur
peuvent être regroupés sur une même ligne.
Une paire de chaussures (gants, boucles d’oreille, etc.) se compose de 2 pièces.
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3ème colonne (C) : Poids
> nombre entier ou 3 décimales maximum après la virgule
Le poids net par article ou groupe d’articles doit être indiqué en Kg sans mentionner
l’unité de mesure.
Seules la Suisse, la Russie et l’Ukraine exigent le poids ; même si facultatif, il est
recommandé d'indiquer le poids pour les autres destinations.
Si vous ne renseignez pas cette colonne, ne la supprimez pas.
4ème colonne (D) : Valeur HT > nombre entier sans unité monétaire
Les valeurs doivent être déclarées en euros et correspondre aux prix commerciaux
hors taxes (prix auquel les marchandises seraient vendues à l'exportation
= valeur transactionnelle) arrondis à l’euro supérieur ou inférieur (pas de centimes),
sans mentionner la devise ni le sigle euro.
ATTENTION : Les exportateurs qui minorent les valeurs déclarées par rapport aux
valeurs commerciales réelles des produits s'exposent à des sanctions de la part des
administrations douanières.
5ème colonne (E) : Pays d’origine > code ISO pays, 2 caractères
Indiquer le pays d'origine en utilisant le code international pays (NORME ISO 2 lettres)
qui correspond au « made in » et non au pays du lieu d’achat.
La liste des codes pays est consultable sur l’onglet Codes Iso (origine).
Cas particuliers nécessitant de créer 1 fichier CSV
1) Version d'EXCEL antérieure à 2007 (extension .xls au lieu de .xlsx )
Dans ce cas, créez votre liste sous EXCEL et dans le menu 'Enregistrer sous',
choisir exclusivement le type de fichier :
- si vous êtes sous Windows, CSV (séparateur: point-virgule)
- si vous êtes sous Mac, CSV (Windows) (séparateur : point-virgule) (.csv)
2) Si absence d'EXCEL sur votre ordinateur :
Le CSV à produire doit comporter le ; (point-virgule) en séparateur de champ et pas
de séparateur de texte.
Pièges à éviter
- Ne pas mentionner d’intitulés et en-têtes de colonnes, ne pas insérer de lignes vides,
de cellules cachées ou fusionnées.
- Ne pas inclure de totaux, sous totaux notamment en bas de colonne.
- Certains caractères comme le cyrillique ou le chinois ne sont pas supportés.
- Les encadrements, objets, images sont à proscrire.
RUBRIQUE N° 3 :
POUR QUOI ?
>> Liste des marchandises
Après validation, s’affiche un écran
de synthèse permettant :
> de revenir sur la liste en cliquant sur
‘GÉRER LA LISTE’,
> un contrôle de cohérence sur le
nombre de pièces et la valeur globale
des marchandises,
> de poursuivre la commande.
Indiquer le montant total de la liste
en toutes lettres.
NB : ne pas saisir la mention « EUROS ».
23
RUBRIQUE N° 4 :
DOCUMENTS ET INFORMATIONS
COMPLÉMENTAIRES
Vous pouvez ajouter tout commentaire et/ou
recommandation que vous souhaiteriez préciser au
conseiller en formalités qui traitera votre demande.
Vous pouvez attacher ici les pièces ou annexes
nécessaires au traitement de votre commande
(traduction, dossiers photos des marchandises,
pouvoirs, etc.).
Si tout est correct,
cliquer sur « Envoyer ma commande ».
Votre commande a
été enregistrée
mais non envoyée
à ce stade.
Possibilité de
revenir sur vos
demandes en
cours.
24
Un dernier écran
apparaît vous
permettant de
poursuivre la
commande.
ENVOI DE LA COMMANDE
Étape N° 1
>> Engagement à souscrire
par le titulaire
En validant l’étape « J’accepte les conditions ci-dessus »,
le signataire de la demande reconnaît les termes de son
engagement contractuel avec sa Chambre de Commerce et
s’engage ainsi à répondre de ses obligations.
Cliquer ensuite sur « SOUMETTRE ».
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ENVOI DE LA COMMANDE
Étape N° 2
>> Choix de la CCI en charge
de votre carnet
La CCI dont vous dépendez apparaît ici par
défaut (déterminée par le code postal du
titulaire).
Une demande de dérogation auprès de celle-ci
serait nécessaire si vous souhaitiez passer
votre commande auprès d’une autre Chambre
de Commerce.
Nota bene :
Seules les CCI disposant du système WebATA
apparaissent dans les listes.
Cliquer sur « SUITE » pour accéder
à l’étape suivante.
26
ENVOI DE LA COMMANDE
Étape N° 3
>> Modalités
Saisir la date à laquelle vous souhaitez
récupérer votre carnet.
Nota bene :
Un délai de 48 heures est à prévoir pour le
traitement de votre commande, sous
réserve d’acceptation du dossier.
Pour les demandes urgentes,
cochez la ‘demande de forfait express’.
Une majoration tarifaire sera appliquée.
Devis estimatif
Indiquez le mode de retrait
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La ‘Date de retour’ doit correspondre à la
fin d’utilisation du carnet.
Cette date de suivi vous facilitera la gestion
de vos encours via WebATA directement.
ENVOI DE LA COMMANDE
Adresse de livraison
Confirmation d’envoi
Cet fenêtre n’apparaît que si le mode de retrait le nécessite.
Le menu déroulant reprend par défaut l’adresse du titulaire;
le cas échéant, le demandeur saisira une nouvelle adresse
de livraison (qui sera mémorisée).
Ce dernier écran confirme l’envoi de votre
commande.
Vous pouvez revenir à votre Espace Personnel
en cliquant sur « RETOUR À MES DEMANDES ».
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MON ESPACE PERSONNEL
Fonctionnalités
>> Gérer mes demandes
Cet écran, que nous vous conseillons de consulter régulièrement, constitue
le tableau de bord vous permettant de gérer
l'ensemble de vos dossiers :
• état des demandes en cours,
• liste des carnets à restituer,
• vos dossiers en attente de paiement,
• l’historique de vos demandes traitées et clôturées.
Vous avez également accès à la gestion de votre profil.
29
MON ESPACE PERSONNEL
Fonctionnalités
>> Mes demandes
L’écran « MES DEMANDES » vous permet de
consulter, modifier ou supprimer un dossier en cours.
Les différentes icônes indiquent le statut de chaque
commande (cf légende).
30
Ce tableau synthétique recense l’ensemble de vos carnets en
attente de restitution.
Dès lors qu’un carnet n’est plus utilisé, il y a lieu de le restituer
sans tarder à votre Chambre de commerce, et de préférence
avant sa fin de validité.
MON ESPACE PERSONNEL
Fonctionnalités
>> Restitution des carnets
Dès restitution du carnet, votre
Chambre de commerce sera en
mesure d’en vérifier l’apurement
et, le cas échéant, de vous
accompagner dans sa
régularisation.
La restitution peut s’opérer :
- par dépôt aux guichets de votre
Chambre de commerce,
- par voie postale (en
recommandé de préférence).
Vous pouvez consulter le détail de chaque carnet
à restituer en cliquant sur son numéro.
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MON ESPACE PERSONNEL
Fonctionnalités
>> Mon panier
Après traitement de la commande par votre Chambre
de commerce, un courriel système invite le demandeur
à se rendre sur la console WebATA afin de procéder au
règlement via ‘MON PANIER’.
Facturation mensuelle
La demande de facturation mensuelle s’adresse
aux clients passant un nombre significatif de
commandes via GEFI (vous renseigner auprès de
votre Chambre de commerce).
 La demande sera étudiée par votre CCI.
En cas d’acceptation, les règlements devront
s’opérer chaque mois; uniquement par virement
ou chèque.
Modes de paiement :
o en ligne,
o chèque (remis par voie postale ou sur site),
o virement (réservé aux comptes mensualisés).
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MON ESPACE PERSONNEL
Fonctionnalités
>> Historique des carnets
Retrouvez ici l'ensemble de vos
commandes traitées et clôturées par
votre CCI, après règlement, ainsi que
leurs factures associées.
En cliquant sur le numéro d'un dossier, vous
pourrez revenir sur votre commande telle
que validée par votre CCI.
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Nous restons à votre écoute
pour tout renseignement complémentaire.
N’hésitez pas à contacter votre
CHAMBRE DE COMMERCE ET D’INDUSTRIE
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