RAPPORT D`ACTIVITÉ DU CENTRE DE TRADUCTION 2013

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RAPPORT D’ACTIVITÉ DU CENTRE DE TRADUCTION 2013
CT/CA-002/2014FR
ADOPTÉ PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION DU CENTRE LE 19 MARS 2014
Le présent rapport annuel d’activité (RAA) a été rédigé conformément à l’article 8, paragraphe 3, du règlement (CE) du
Conseil n° 2965/94 du 28 novembre 1994 portant création d’un Centre de traduction des organes de l’Union européenne, tel
que modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n°1645/2003 du Conseil (le «règlement fondateur»), et à l'article 114 du
règlement financier du 2 janvier 2014 applicable au Centre de traduction des organes de l’Union européenne (CT/CA051/2013FR).
Rapport d’activité du Centre de traduction 2013
La présente publication du Centre de traduction des organes de l’Union européenne est également disponible sur le site web
de celui-ci: cdt.europa.eu
© Centre de traduction des organes de l’Union européenne, 2014. Tous droits réservés.
ISBN 978-92-95074-79-8
ISSN 1830-0324
doi: 10.2817/30379
De plus amples informations sur l’Union européenne sont accessibles via le serveur Europa: www.europa.eu.
SOMMAIRE
RÉSUMÉ
INTRODUCTION AU CENTRE DE TRADUCTION
PARTIE I. RÉALISATIONS DE L’ANNÉE
CHAPITRE 1. ACTIVITÉ OPÉRATIONNELLE DE BASE: TRADUCTION
Action 1.1 Traduire, modifier, contrôler sur le plan rédactionnel et réviser des
documents conformément aux critères de qualité convenus
Action 1.2 Traduire et réviser les marques et dessins ou modèles communautaires
conformément aux critères de qualité convenus
Action 1.3 Fournir dans les délais les services aux clients
Action 1.4 Mettre en œuvre les actions d’amélioration figurant dans le «plan d’action
2013-2014 pour l’assurance qualité de la traduction » révisé
Action 1.5 Assurer le suivi ex post de la qualité de la traduction
Action 1.6 Mesurer la satisfaction des clients et réaliser les actions y afférentes
Action 1.7 Faire mieux connaître aux clients les produits, services et activités du
Centre à l’aide de la documentation nécessaire
Action 1.8 Créer des glossaires terminologiques spécifiques à chaque client
Action 1.9 Identifier et mettre au point de nouveaux produits/services possibles à
proposer (sains sur le plan financier)
Action 1.10 Mettre en œuvre les améliorations du processus de traduction pour les
documents relevant du domaine des droits de propriété intellectuelle pour l'OHMI
Action 1.11 Mettre en œuvre un service de support technique pour la Cour de justice
CHAPITRE 2. ACTIVITÉS DE SUPPORT
Action 2.1 Effectuer des recherches sur l’utilité des outils de traduction automatique
pour le Centre et ses clients
Action 2.2 Mettre en œuvre les projets se rapportant aux activités de base
comprises dans le portefeuille de projets TI EAI (Enterprise Application Integration)
pour le programme e-CdT
Action 2.3 Mettre en œuvre les projets se rapportant aux activités de base
comprises dans le portefeuille de projets TI L’outil de gestion du flux de traduction eCdT : développement en interne du premier module e-CdT.
Action 2.4 Mettre en oeuvre les projets se rapportant aux activités de soutien
comprises dans le portefeuile de projets T. e-Prior – réécriture du système
informatique de gestion des appels d’offres et des appels à manifestation d’intérêt:
analyse
Action 2.5 Outil de planification et de suivi du budget: mise en oeuvre finalisée
Action 2.6 Systèmes de gestion des compétences et des descriptions de postes
Action 2.7 Moderniser l’infrastructure informatique. Migration de l’intranet vers la
plateforme Microsoft SharePoint finalisée
Action 2.8 Mise en œuvre de l’outil de traduction assistée par ordinateur SDL
Trados
Action 2.9 Définir les modalités d’exécution des dispositions du CdT établissant les
principes de la gestion des documents.
Action 2.10 Mettre en œuvre les changements pour rester en conformité avec le
cadre juridique et réglementaire de l’UE (règlement financier et statut du personnel)
CHAPITRE 3. ACTIVITÉS EXTERNES DE PROMOTION
Action 3.1 Fournir un support technique et organisationnel pour la base de données
interinstitutionnelle IATE
Centre de traduction des organes de l’Union européenne
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Action 3.2 Assister aux réunions du CITI et de l’IAMLADP/JIAMCATT selon le
programme
23
Action 3.3 Proposer des sessions d’initiative commune de formation aux
organisations membres de IAMLADP (initiative commune de formation concernant
les «meilleures pratiques en matière de révision» ou les outils de vérification dans
MS Office)
23
Action 3.4 Oeuvrer en faveur de l’établissement du Centre en tant que
partenaire/prestataire de services pour la Commission européenne et,
éventuellement, d’autres institutions de l’UE
24
Action 3.5 Rechercher activement des clients non UE potentiels: vérifier l’attrait
d’une collaboration avec le Centre, les volumes possibles, la sensibilité aux prix et
les services ou produits requis
24
CHAPITRE 4. ACTIVITÉS DE GESTION ET DE CONTRÔLE
25
Action 4.1 Mettre en œuvre les actions restantes afin d’assurer la conformité avec
les normes de contrôle interne (NCI)
25
Action 4.2 Encourager le flux d’informations en publiant de nouveaux articles sur
l’intranet, ainsi que des lettres d’information, et en organisant régulièrement des
réunions internes.
25
Action 4.3 Mettre en œuvre des actions destinées à accroître l’efficacité du système
de gestion de la qualité totale (TQM)
26
Actions 4.4 et 4.5 Mise en œuvre de la gouvernance TI.
26
Mise en œuvre du processus PO2 («définir l’architecture de l’information») et du
processus PO7 («définir l’architecture de l’information»)
26
Action 4.6 Si une nouvelle implantation géographique a été identifiée en 2012,
assurer le déménagement du Centre en 2013
26
Action 4.7 Analyser l’enquête de satisfaction du personnel 2012, élaborer un plan et
commencer à mettre en œuvre les actions. identifier et approuver les mesures de
fidélisation du personnel et les mettre en œuvre
27
PARTIE II. SYSTÈMES DE GOUVERNANCE, DE GESTION ET DE CONTRÔLE INTERNE
28
CHAPITRE 1. ACTIVITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
28
CHAPITRE 2. INFORMATION FINANCIÈRE
30
2.1 Recettes budgétaires
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2.2 Dépenses budgétaires
30
2.3 Indicateurs clés de performance (ICP) financiers
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CHAPITRE 3. GESTION DES RISQUES
32
CHAPITRE 4. NORMES DE CONTRÔLE INTERNE
33
4.1 Respect des normes de contrôle interne
33
4.2 Efficacité des normes de contrôle interne
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ACTIVITÉS SUPPLÉMENTAIRES
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PARTIE III. COMPOSANTES DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE
35
CHAPITRE 1. ÉVALUATION PAR LA DIRECTION
35
CHAPITRE 2. PROTECTION DES DONNÉES
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CHAPITRE 3. RÉSULTATS DES AUDITS ET ÉVALUATIONS RÉALISÉS EN COURS D’EXERCICE. 36
3.1 Audits – Cour des comptes européenne
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3.2 Audits - Service d’audit interne (SAI)
36
3.3 Audits – Capacité d’audit interne (CAI) (le cas échéant)
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3.4 Évaluation externe (le cas échéant)
37
CHAPITRE 4. SUIVI DES RÉSERVES ET DES PLANS D'ACTION DÉCOULANT DES AUDITS DES
EXERCICES PRÉCÉDENTS
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SAI
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CAI
CHAPITRE 5. SUIVI DES OBSERVATIONS DE L’AUTORITÉ DE DÉCHARGE
CHAPITRE 6. ASSURANCE DONNÉE PAR D’AUTRES ORDONNATEURS EN CAS DE
SUBDÉLÉGATION CROISÉE
CHAPITRE 7. RÉSERVES
CHAPITRE 8. CONCLUSIONS
PARTIE IV. DÉCLARATION D’ASSURANCE
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RÉSUMÉ
Le présent rapport dresse une vue d’ensemble des activités et des travaux accomplis par le Centre de
traduction en 2013.
Conforme aux orientations élaborées par le Réseau pour le développement des performances des
agences de l’UE (EU Agencies Performance Development Network)1, il prend également en
considération l’intégralité des recommandations formulées par le conseil d’administration dans son
«Analyse et appréciation du rapport d’activité 2012 »:
a) le Centre a affiné l’analyse des réalisations des buts et objectifs mis en perspective dans son
programme de travail 2013 ;
b) les résultats sont présentés sous la forme de graphiques, chaque fois que possible, et les chiffres
ont été arrondis de manière cohérente ;
c) le rapport sur le plan d’action 2013-2014 en matière d’assurance qualité de la traduction a été
incorporé dans le présent rapport d’activité 2013.
La partie I, intitulée «Réalisations de l’année», fait le point sur la réalisation des objectifs et buts
définis dans le programme de travail 2013 concernant les quatre activités visées. D’après l’examen de
fin d’année réalisé par la direction, la méthode de pondération décrite ci-dessous étant appliquée, le
taux général de mise en œuvre du programme de travail 2013 est de 86,4%.
Au vu de l’importance des quatre activités et conformément aux ressources humaines et financières
prévues pour 2013, le Centre a attribué les coefficients suivants:
•
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•
Activité opérationnelle de base – traduction – 65%
Activités de support – 25%
Activités externes de sensibilisation – 3%
Activités de gestion et de contrôle – 7%
Le chapitre premier présente dans le détail la mise en œuvre des 11 actions assignées dans le
programme de travail à l’« Activité opérationnelle de base : traduction » La plupart des actions et
sous-actions ont été menées à bien dans leur intégralité.
En termes de volume, 2013 a été une année très fructueuse pour le Centre: 804 986 pages ont été
traduites alors que le volume initialement prévu était de 749 248 pages. Cela représente une
augmentation de 7.4%, réalisée avec un contingent identique de ressources humaines, grâce à une
efficacité accrue résultant de la rationalisation des processus et procédures.
Le Centre a continué à œuvrer en coopération étroite avec ses clients, en particulier avec son principal
client, l’Office de l’harmonisation dans le marché interne (OHMI), afin d’établir des modalités efficaces
pour l’exécution des tâches et de poursuivre l’amélioration de la qualité.
Comme dans le passé, le Centre a livré ses traductions à ses clients dans le respect des délais dans
98,8% des cas, atteignant ainsi à très peu de choses près l’objectif fixé à 99%.
1
L’objectif général de ce réseau créé le 1er juin 2011 par les directeurs d’agences consiste à fournir des orientations aux
agences afin de faciliter la réalisation de leurs objectifs, afin qu’elles apportent une réponse plus adaptée aux besoins
des parties prenantes européennes, qu’elles procurent une valeur ajoutée accrue aux citoyens européens et rehaussent
leur rapport coût-efficacité en plaçant l’accent sur les outils et les méthodes d’amélioration des prestations et
responsabilités.
4
L’importance de l’assurance qualité en matière de traduction a été démontrée une fois encore à travers
différentes actions (cinq des onze actions assignées à l’activité de base) consacrées à l’amélioration de
la qualité et à la satisfaction des clients. 65% de ces actions ont été mises en œuvre, ce qui dépasse de
loin l’objectif de 50% fixé pour l’année faisant l’objet du présent rapport.
Le Centre est satisfait de la qualité des services de traduction fournis par ses contractants externes:
dans plus de 99% des cas, ceux-ci ont en effet fourni des services dont la qualité peut être qualifiée de
très satisfaisante. Ce bilan positif résulte en particulier des efforts déployés par le Centre en vue
d’appliquer des critères de sélection rigoureux. En outre, le Centre met habituellement des documents
de référence et des ressources terminologiques à la disposition de ses contractants, dont le nombre
excède 1600, sans compter qu’il leur fournit dans de nombreux cas des retours d’information
circonstanciés.
Le Centre a procédé à son premier contrôle ex post d’un prestataire de services externe. L’audit, qui
s’est déroulé dans les locaux du contractant, a été réalisé par deux auditeurs de qualité qualifiés du
Centre. Cet exercice s’étant révélé utile, il sera poursuivi en 2014.
Le Centre a continué à effectuer des contrôles de qualité ex post sur les marques communautaires
(MC). À la fin de l’année, ces contrôles ont porté sur 38 combinaisons linguistiques au total. Il est
ressorti d’une analyse approfondie des résultats que le nombre d’erreurs était en baisse.
Comme précédemment, le Centre a apporté un soin tout particulier à l’analyse des formulaires de
satisfaction transmis par les clients (CSF, Client Satisfaction Forms). Ainsi, 2 033 formulaires au total
ont été examinés ; ce qui signifie que 4,7 % des produits livrés par le Centre ont donné lieu à un retour
d’information de la part de ses clients. Il s’avère que, globalement, les clients sont satisfaits des
services fournis par le Centre. Ceci ressort également de manière très nette des résultats de l’édition
2013 de l’enquête sur la satisfaction des clients. Par ailleurs, désireux d’offrir de nouveaux
services/produits, le Centre a procédé à un sondage parmi ses clients en vue de déterminer leurs
besoins éventuels de nouveaux services. Après examen des résultats de ce sondage, le Centre a
décidé d’offrir comme nouveau service le « sous-titrage de vidéos». Cette nouvelle activité sera incluse
dans l’éventail des services du Centre à brève échéance.
Le taux global de mise en œuvre de ces activités s’est élevé à 98 %.
Le chapitre 2 brosse un tableau de la mise en œuvre des 10 actions prévues dans le programme de
travail 2013 pour les « Activités de support ». Ces actions sont largement axées sur de nouveaux
développements et de nouvelles technologies visant à adapter l’agence aux évolutions intervenant dans
le monde de la traduction et à continuer à imposer le Centre comme un prestataire de services
performant. Le projet majeur à cet égard est incontestablement le développement d’un nouveau
système de gestion des flux d’activités, à savoir e-CdT.
Le Centre a procédé à un premier test de MT@EC, le système de traduction automatique de la
Commission européenne. Il en est ressorti que l'entraînement du système doit être poursuivi afin d'en
améliorer l'efficacité.
Le taux global de mise en œuvre de ces activités s’est élevé à 66%.
Au chapitre 3 “Activités externes de promotion”, il est rendu compte de cinq actions prévues dans le
programme de travail 2013. L’activité phare dans ce domaine reste l’administration de la base de
données terminologique interinstitutionnelle interactive IATE .
Le chapitre 4 est consacré aux réalisations du Centre dans le domaine des « Activités de gestion et
de contrôle » auxquelles un satisfecit peut être accordé, même si, par force majeure, certaines des
sept actions prévues initialement ont dû être reportées en raison de l’énorme charge de travail qu’a
entraînée pour plusieurs équipes la relocalisation dans le nouveau bâtiment.
5
Le Centre a sans conteste accompli un véritable tour de force en 2013 en menant à bien son
déménagement et son installation dans le bâtiment Drosbach. Bien que le conseil d’administration et
l’autorité budgétaire n’eussent signifié leur accord à l’égard de ce projet qu’au printemps 2013, le
personnel dans sa totalité a été réinstallé dans le nouveau lieu de travail dès la mi-novembre 2013, et
ce, dans le respect du budget et du calendrier et sans la moindre répercussion négative sur les
prestations de service. Un grand merci au personnel du Centre, qui ont fait preuve d’un engagement
exemplaire tout au long de cette période.
La partie II dresse une vue générale des « Systèmes de gouvernance, de gestion et de contrôle
interne ». Le chapitre 1 porte sur les « Activités du conseil d’administration », pierre angulaire de la
gouvernance du Centre. Le chapitre 2 présente les différents aspects de l’activité « Information
financière » ainsi que les indicateurs clés de performance financiers (des informations détaillées à ce
sujet sont fournies dans les annexes).
Le chapitre 3, « Gestion des risques », inventorie les résultats de l’exercice de gestion des risques
réalisé à intervalles réguliers. Aucun des risques n’a été considéré comme critique.
Chapitre 4 « Normes de contrôle interne ». Étant donné que la «Stratégie 2012 – 2014: Les défis à
relever» du Centre, a été prolongée jusqu’à la fin de 2015, le délai prévu pour hisser le Centre au
niveau de la conformité totale avec les normes de contrôle interne a, de même, été étendu.
La partie III présente des informations sur les divers fondements de la déclaration d’assurance établie
par l’ordonnateur du Centre. En 2013, les indicateurs clés financiers et non financiers (annexe VII) ne
font apparaître aucun contrôle inadéquat/inefficace ayant exposé le Centre à des risques majeurs.
En ce qui concerne les « Résultats des audits et évaluations réalisés en cours d’exercice», l'audit
de la Cour des comptes européenne a permis de conclure à la fiabilité des comptes annuels du Centre
ainsi qu'à la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.
S’il n’a pas réalisé d’audit en 2013, le service d’audit interne de la Commission a présenté un plan
d’audit interne stratégique pour 2014-2016 qui a reçu l’aval du conseil d’administration du Centre. À la
fin de 2013, cinq recommandations restaient ouvertes, dont aucune n’était critique. En raison du
déplacement du Centre vers son nouveau siège, il ne sera possible de donner suite aux
recommandations concernant le plan de continuité qu’en 2014. Des informations détaillées concernant
les recommandations en suspens du SAI et de la capacité d’audit interne de la Commission sont
fournies à l’annexe IX. En ce qui concerne le suivi des observations de l’autorité de décharge
concernant la mise en œuvre du budget 2011, les mesures prises par le Centre sont énumérées dans le
tableau figurant à l’annexe XI.
La partie IV présente la déclaration d’assurance de l’ordonnateur, qui repose sur tous les faits
présentés dans le présent rapport d’activité et sur les avis émis par la Cour des comptes concernant la
fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ceux-ci. Il y est déclaré
que les procédures de contrôle mises en place garantissent la légalité et la régularité des transactions
sous-jacentes, et que les ressources affectées aux activités décrites dans le rapport ont été utilisées
aux fins prévues et conformément aux principes de bonne gestion financière.
6
INTRODUCTION AU CENTRE DE TRADUCTION
Le Centre de traduction des organes de l’Union européenne a été créé formellement en 1994 par le
règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, modifié par le règlement (CE) n° 1645/03 du Conseil puis par le
règlement (CE) n° 2610/95 du Conseil.
Le Centre de traduction a pour mission de fournir des services de traduction aux autres agences
décentralisées de l'UE et d’apporter une assistance, lors des pics de travail, aux institutions et organes
de l'Union qui possèdent leurs propres services de traduction. Sa deuxième mission principale est de
contribuer à la coopération interinstitutionnelle entre les services de traduction de l’Union afin de
rationaliser les méthodes de travail, d'harmoniser les procédures et de réaliser des économies globales
dans le domaine de la traduction.
Le mandat, les missions, les activités/actions spécifiques et les activités opérationnelles du Centre sont
mis en œuvre par quatre départements et par la direction. L’annexe III présente l’organigramme du
Centre en date du 1er juillet 2013, résultant d’une réorganisation majeure de sa structure
(démantèlement du département «Affaires générales» et réorganisation du département «Traduction»).
Les clients du Centre sont sa raison d’être. En 2013, le Centre a signé des accords avec deux
nouveaux clients et en compte désormais 60 à son portefeuille. Ces nouveaux clients sont la direction
générale de la traduction du Parlement européen (DG TRAD PE), basée à Luxembourg, et le Centre
d’opération et d’analyse maritime de lutte contre le trafic de drogue (MAOC-N), sis à Lisbonne.
En 2013, le Centre a mené ses activités conformément aux priorités stratégiques énoncées dans la
«Stratégie 2012-2015: les défis à relever». Cette stratégie comporte cinq objectifs: fidéliser les clients
actuels, devenir plus compétitif, trouver de nouveaux clients, gagner en rentabilité et en efficacité, et
être un bon employeur. Les activités du Centre reposent sur des programmes de travail annuels
subdivisés en quatre domaines d’activité:
1. Activité opérationnelle de base: traduction
2. Activités de support
3. Activités externes de promotion
4. Activités de gestion et de contrôle
7
décisions d’opposition pour l’Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (OHMI). Environ
406 jours/homme ont été consacrés à des travaux de terminologie. 11 clients ont demandé la traduction
de 349 823 entrées dans des «listes de termes», dont 299 785 pour l’OHIM, dans le cadre de la
classification des marques: 22 156 pour le nouveau site web et 18 970 pour les dessins ou modèles
communautaires enregistrés (comptés en tant que termes depuis le 1er janvier 2013); 8 912 termes
correspondaient à des demandes d’autres clients.
Afin de garantir la qualité de ses services linguistiques, le Centre fait appel à des traducteurs externes
spécialisés. Le Centre a utilisé 1 641 contrats-cadres signés avec des prestataires de services de
traduction externes: 1 170 contrats pour la traduction de documents, et 471 contrats pour la traduction
de marques communautaires.
En outre, afin de renforcer l’assurance qualité, le Centre, lorsqu’il affecte les tâches de traduction aux
contractants, tient pleinement compte de leurs performances antérieures en termes de respect des
délais et de qualité des traductions. Toutes les pages produites par des traducteurs externes sont
révisées et évaluées par des traducteurs internes. Tout comme en 2012, dans 99 % des cas, les
traductions ont été jugées de bonne ou d’excellente qualité.
Action 1.2 Traduire et réviser les marques et dessins ou modèles communautaires
conformément aux critères de qualité convenus
[Objectif du PT 2013: 475 000 pages de marques et dessins ou modèles traduits et révisés]
Sur un total de 804 986 pages traduites en 2013, 509 798 pages (63 % du volume total)
correspondaient à des marques communautaires, alors que le programme de travail 2013 en prévoyait
475 000. Comme indiqué ci-dessus, ce volume ne comprend pas les dessins ou modèles
communautaires car ceux-ci sont considérés comme des entrées dans des «listes de termes» depuis
janvier 2013. Le graphique 1 illustre les fluctuations des prévisions et des volumes réels.
Le nouveau portail «sans lots» d’échange de marques communautaires entre le Centre et l’OHMI a été
mis en place avec succès le 1er janvier 2013. Le Centre a ainsi pu aider l’OHMI à atteindre ses objectifs
stratégiques en réduisant le délai de traduction des marques communautaires de 10 à huit jours à
compter du mois de mars 2013. Les deux agences ont également commencé à utiliser le même
système B2B (business-to-business) pour traiter les dessins ou modèles communautaires.
Action 1.3 Fournir dans les délais les services aux clients
[Objectif du PT 2013: 99 % des délais respectés]
Le Centre a fourni à ses clients des traductions dans les délais dans 98,8 % des cas.
Environ 46,9 % des traductions de documents avaient un délai normal, 24,9 % étaient programmées et
16 % étaient urgentes. En 2012, ces pourcentages étaient respectivement les suivants: 47,5 %, 30,6 %
et 14,1 %.
Le service de traduction à livraison «lente» représentait 12 % du volume des documents traduits, soit
4,4 % de plus qu'en 2012. La demande de services de traduction à livraison «très urgente» est restée
stable, représentant 0,2 % du volume totale de traductions.
9
Action 1.4 Mettre en œuvre les actions d’amélioration figurant dans le «plan d’action 20132014 pour l’assurance qualité de la traduction» révisé
[Objectif du PT 2013: plan d’action 2013-2014 pour l’assurance qualité de la traduction élaboré]
[Objectif du PT 2013: 50 % du plan d’action pour l’assurance qualité de la traduction mis en œuvre]
Comme suite à la proposition faite à la réunion du conseil d’administration en mars 2012, l'ancien
rapport sur l'assurance qualité de la traduction a été inclus dans le rapport d’activité annuel.
À la fin de l’année 2012, le Centre avait adopté un nouveau plan d’action pour l’assurance qualité de la
traduction (TQAP) pour 2013-2014. Dans le programme de travail du Centre pour 2013, l’objectif fixé
pour le taux de mise en œuvre du TQAP était de 50 %. À la fin de l’année, le plan avait été mis en
œuvre à hauteur d’environ 65 %, ce qui était largement supérieur à l’objectif fixé.
Ce plan comprend les principaux points d’action suivants: examen du processus de révision existant en
vue d’optimiser le flux de travail et la qualité du produit final; amélioration du flux d’information sur les
documents étroitement liés traduits ou révisés par différents traducteurs; mise en œuvre de contrôles de
qualité ex post sur les marques communautaires; et nouvelle approche en matière d’assurance qualité
des traductions depuis et vers des langues qui ne sont pas des langues officielles de l’UE, thème qui a
également été examiné au niveau interinstitutionnel.
Le Centre a par ailleurs continué à créer des mémoires de traduction fiables et de qualité élevée. On
notera en particulier le démarrage de travaux préparatoires concernant le nouvel outil de mémoire de
traduction (SDL Trados Studio 2014), avec l’organisation de sessions de formation et la constitution de
bases de données de mémoires de traduction. Le Centre a organisé des séminaires spécialisés sur
l’outil InDesign et, en coopération avec l’unité «Coordination de la terminologie» du Parlement
européen, des sessions de formation pour les coordinateurs terminologie.
Le Centre a continué d’intégrer des données de mémoires de traduction dans le système
interinstitutionnel Euramis. Cette activité pourra servir de support pour une éventuelle future utilisation
de la traduction automatique. Les tests relatifs à «MT@EC», le système de traduction automatique de
la Commission européenne, ont commencé vers la fin de l’année et ont fait intervenir toutes les équipes
linguistiques (voir chapitre 2, action 2.1).
Action 1.5 Assurer le suivi ex post de la qualité de la traduction
[Objectif du PT 2013: 99 % de qualité acceptable fourni par les prestataires de services externes]
Un indicateur mesure la qualité des traductions externes sur la base des activités d’assurance qualité
réalisées par des effectifs du Centre. Les traductions dont la révision réalisée en interne montre qu’elles
ne répondent pas à la norme de qualité attendue sont prises en considération. Les résultats pour 2013
satisfont à l’objectif de qualité acceptable défini pour les prestataires de services externes (T1: 99,7 %;
T2: 99,7 %; T3: 99,6 %; T4: 99.7 %).
La révision et l'évaluation des traductions réalisées par des traducteurs externes étant des éléments
fondamentaux du processus d’assurance qualité, le Centre a organisé, en juin, un séminaire de révision
suivi par 16 traducteurs et, en octobre, un atelier sur l'évaluation des traductions effectuées en externe,
suivi par 15 traducteurs. Le comité de reclassement du Centre, chargé de réexaminer les traductions
effectuées en externe dont les réviseurs internes ont jugé qu'elles étaient de qualité «excellente» ou
«mauvaise», s'est réuni à 13 reprises.
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L’enquête générale sur la satisfaction des clients, réalisée deux fois par an, affichait un taux de réponse
de 41,5 %, contre 50 % pour l’enquête 2011. Ses principales conclusions sont présentées dans le
rapport «Les temps forts de 2013».
Le plan d’action défini sur la base de cette enquête, qui sera mis en œuvre au cours des deux
prochaines années, met fortement l’accent sur les mesures d’assurance qualité de la traduction. Il
comprend également des actions visant à accroître la flexibilité du Centre et améliorer le
fonctionnement du portail clients.
En complément de l’étude de marché 2012, qui a donné lieu à la collecte d’informations sur les
méthodes de travail et les offres de services du secteur de la traduction, le Centre a, en 2013, mené
auprès de ses clients une étude visant à recenser leurs besoins potentiels de nouveaux
produits/services. Les réponses collectées devraient permettre au Centre de répondre aux besoins de
ses clients dans les années à venir. Le taux de réponse était particulièrement faible, huit réponses
seulement ayant été reçues (18,2 %). Les services les plus fréquemment cités par les personnes
interrogées étaient les suivants:
•
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•
le sous-titrage vidéo (cinq clients potentiels);
la traduction automatique, plus précisément la traduction brute et/ou la post-édition d’un
document résultant d’une traduction automatique (cinq clients potentiels);
la gestion de sites web multilingues (quatre clients potentiels);
l’hébergement de sites web multilingues (quatre clients potentiels).
La direction du Centre a décidé d'élaborer une preuve de concept pour le service «sous-titrage vidéo»
et de présenter la proposition au conseil d’administration à sa réunion d’octobre 2014.
Action 1.7 Faire mieux connaître aux clients les produits, services et activités du Centre à
l’aide de la documentation nécessaire
[Objectif du PT 2013: une brochure sur le contrôle rédactionnel rédigée et publiée]
Le Centre a publié en octobre 2013 la brochure intitulée «Editing – Investing in quality », téléchargeable
à partir de son site web6 Celle-ci décrit la valeur ajoutée découlant de l'investissement dans la qualité
et la lisibilité des textes sources. En 2013, les clients du Centre ont demandé un volume de contrôle
rédactionnel de 32 710 pages.
[Objectif du PT 2013: un numéro d’une lettre d'information aux clients publiée].
Conformément à la tradition suivie les années précédentes, le Centre a publié le troisième numéro de
sa lettre d’information aux clients The language Hub avant la réunion du conseil d’administration
d’octobre 2013. Ce numéro, qui présentait également le service de contrôle rédactionnel ainsi que la
brochure publiée par le Centre sur ce sujet, mettait l’accent sur la restruturation du département
«Traduction» et donnait un aperçu du programme futur outil de gestion des flux de traduction, e-CdT. Il
comprenait également un article sur la façon dont le Centre gère les appels d’offres destinés aux
prestataires de services linguistiques externes ainsi que des informations succintes sur les nouveaux
locaux du Centre. Cette lettre d'information a été mise à la disposition des clients sur le portail clients.
6
Voir http://cdt.europa.eu/FR/documentation/Pages/Publications.aspx
15
[Objectif du PT 2013: le «rapport clients 2012» publié]
Le rapport clients 2012 a été présenté au conseil d’administration lors de sa réunion de mars 2013.
C’était la deuxième année que le Centre a publié, outre le rapport d’activité annuel, un rapport distinct
spécifiquement axé sur ses clients.
[Objectif du PT 2013: le «guide pratique à l’intention des clients» publié]
La publication «Le Centre de traduction – guide pratique à l'intention des clients» est à présent
disponible en format PDF et en tant qu’aide en ligne sur le portail clients, afin que les clients puissent
s’y référer pour toute question apparaissant au moment de transmettre leurs demandes. Ce document a
été actualisé à deux reprises au cours de l'année.
Action 1.8 Créer des glossaires terminologiques spécifiques à chaque client
[Objectif du PT 2013: trois glossaires réalisés]
L’objectif visant à réaliser trois glossaires spécifiques à des clients donnés a été largement dépassé,
puisque les neuf glossaires suivants ont été publiés au cours de l’année:
•
•
•
•
•
•
•
CJUE – deux glossaires élaborés sur la base de documents traduits par le Centre. l’un porte
sur les marchés financiers et la concurrence (247 entrées en EN-FR) et l’autre sur le droit
commercial (210 entrées en DE-EN-ES-FR);
ABE – un glossaire de termes clés extraits des lignes directrices et d’autres documents
essentiels traduits par le Centre en 2012 (185 entrées dans toutes les langues officielles de
l’UE, exceptés l’irlandais et le hongrois);
EDPS – parachèvement du glossaire web (EN-DE-FR) dans les autres langues de l’UE (27
entrées);
EIOPA – constitution de deux lots de terminologie à partir de documents validés traduits par le
Centre en 2013 (516 entrées dans toutes les langues de l’UE, excepté l’irlandais);
OHIM – collecte d’éléments et de chaînes d’interface concernant le projet de site web de
l'OHMI en vue d'assurer la cohérence terminologique pour les demandes de traduction à venir
(5 800 entrées dans toutes les langues de l’UE, excepté l'irlandais);
ECHA – réalisation de deux projets: traduction des entrées existantes dans la base ECHA-term
en croate (818 termes), et extension du contenu multilingue à l’aide de la liste des substances
candidates actualisée dans 23 langues (65 entrées);
EMCDDA – traduction en croate des termes clés existants (100 termes).
En outre, le Centre a fourni à la FRA et à Eurojust l’assistance nécessaire à l’élaboration des listes de
termes demandées. Il a également procédé à la révision de la liste des noms des agences dans la base
de données terminologiques interinstitutionnelle IATE, et ce en coopération avec l’Office des
publications de l’Union européenne aux fins d'harmonisation avec le contenu du code de rédaction
interinstitutionnel.
Le Centre a effectué un important travail de maintenance de ses données terminologiques figurant dans
IATE, en procédant à la révision et à la validation de plus de 2 000 termes.
Action 1.9 Identifier et mettre au point de nouveaux produits/services possibles à
proposer (sains sur le plan financier)
[Objectif du PT 2013: S/O concernant le point scénario d’activité mis au point]
Le Centre a identifié et développé les nouveaux services suivants:
16
•
•
•
la maintenance de sites web multilingues pour l'OHMI, y compris a) la localisation du contenu
du nouveau site web ou la modification du contenu du site web existant et b) le support
technique pour la maintenance des aspects multilingues du site, à savoir le téléchargement et
le test du contenu traduit. Ce service n'est pour l’heure utilisé que par l’OHMI mais il est prévu
de le proposer également à d’autres clients;
la révision de listes de termes, c’est-à-dire l’examen de listes de termes bilingues au regard des
objectifs visés, par comparaison des termes sources et des termes cibles et par introduction de
corrections si nécessaire. Ce service sera proposé à partir de 2014;
un service de support technique a été développé pour la Cour de justice, à savoir la conversion
de fichiers sources spécifiques suivie de l’alignement des documents résultants en vue
d’enrichir les mémoires de traduction de la Cour.
Pour tous ces nouveaux services, le Centre a élaboré des spécifications techniques détaillées ainsi que
des estimations financières spécifiques aux projets.
[Objectif du PT 2013: S/0 concernant les points suivants: volumes réels par rapport aux volumes estimés dans le
scénario d’activité (%); nombre de nouveaux services possibles et financièrement viables identifiés; décision sur
les nouveaux produits/services à proposer prise; et cahier des charges pour les produits/services à proposer
élaboré]
Les services susmentionnées étant relativement nouveaux et, dans certains cas (Cour de justice),
seulement dans leur phase pilote, il n’a pas été possible de procéder à l’évaluation des volumes réels
par rapport aux volumes estimés dans le scénario d’activité.
Action 1.10 Mettre en œuvre les améliorations du processus de traduction pour les
documents relevant du domaine des droits de propriété intellectuelle pour l'OHMI
[Objectif du PT 2013: mise en œuvre de 100 % du traitement des marques enregistrées en vertu du protocole de
Madrid via un portail interentreprises (business-to-business - B2B)]
En 2012, le Centre a développé un service web push-pull afin de garantir un flux de travail continu des
marques, abandonnant ainsi de recourir au concept de lots de marques communautaires. Ce système,
qui est devenu opérationnel le 1er janvier 2013, a permis de réduire le délai de traitement des marques
de 10 à huit jours à compter du mois de mars 2013. Il a ultérieurement été étendu au traitement des
dessins ou modèles communautaires via l’utilisation de ce même portail en mai 2013. La mise en
oeuvre réussie de ce nouveau portail B2B (business-to-business) a permis de réduire à cinq jours le
délai de traitement des dessins ou modèles. Le Centre a poursuivi son étroite collaboration avec l’OHMI
et a procédé aux développements nécessaires pour faire en sorte que les fichiers du protocole de
Madrid puissent transiter par ledit portail à compter du 1er janvier 2014. Les phases de développement
et de test du nouveau système ont été achevées dans les délais à la fin de 2013.
17
CHAPITRE 2.
ACTIVITÉS DE SUPPORT
Action 2.1 Effectuer des recherches sur l’utilité des outils de traduction automatique pour
le Centre et ses clients
[Objectif du PT 2013: rapport sur l’utilité de la traduction automatique rédigé]
Le Centre a signé l’accord interinstitutionnel sur l'utilisation du système de traduction automatique
«MT@EC» de la Commission européenne.
À partir de mi-2013, le Centre a eu accès à cet outil de traduction automatique par le biais d'une
interface web en ligne. Au quatrième trimestre, le Centre a procédé à un test d'utilisation au cours
duquel différents types de documents, provenant de quatre clients, ont été soumis au système dans
différentes combinaisons linguistiques (principalement de l'anglais vers les autres langues officielles).
Des traducteurs du Centre ont évalué l’utililité que présentent pour leur travail les résultats fournis par le
système MT@EC. Il a été conclu que le Centre n’était pas prêt à intégrer ce type de système dans son
flux de travail.
La qualité des résultats obtenus n’était pas à la hauteur des attentes, à quelques exceptions près (par
exemple, pour l’un des textes sources utilisés lors du test, le résultat obtenu était «relativement
utilisable» mais nécessitait un gros travail de post-édition en grec, portugais, slovène, danois et
bulgare). Pour les autres textes, la traduction automatique a été jugée comme n’étant pas très utile par
les traducteurs, qui ont consacré à la post-édition des traductions produites par le système automatique
un temps bien plus important que celui qu’aurait nécessité la révision de ces mêmes textes traduits par
des traducteurs externes.
Cette expérience montre qu'il faudrait «former» le système à l’aide de textes du Centre représentatifs
de la diversité de ses clients et des types de documents qu’il traite, ce qui pourrait peut-être accroître
l’utillité dudit système dans l’avenir.
Action 2.2 Mettre en œuvre les projets se rapportant aux activités de base comprises dans
le portefeuille de projets TI EAI (Enterprise Application Integration) pour le programme eCdT
[Objectif du PT 2013: mise en œuvre de 100 %]
Le système d’intégration des applications d’entreprise (EAI, Enterprise Application Integration) a été
développé pour répondre aux besoins du programme e-CdT. Il facilite la communication entre les
diverses applications informatiques utilisées pour le nouveau système de gestion du flux de traduction,
que celles-ci soient internes ou externes (ABAC, SYSPER II, par exemple).
Action 2.3 Mettre en œuvre les projets se rapportant aux activités de base comprises dans
le portefeuille de projets TI L’outil de gestion du flux de traduction e-CdT : développement
en interne du premier module e-CdT.
À la fin de 2012, après une évaluation approfondie des options disponibles (acheter un produit sur le
marché ou en développer un nouveau en interne), le Centre a décidé de développer en interne un
nouveau produit, intitulé e-CdT. Intégrant les dernières technologies, il sera mis en œuvre par étapes
selon une approche modulaire.
19
Le système e-CdT comprendra les modules suivants:
a) gestion du flux de travail;
b) externalisation;
c) distribution interne;
d) prétraitement, traitement intermédiaire, post-traitement;
e) traduction;
f) coordination clients.
Le portail clients, mis en œuvre en 2011 en tant que premier module, sera progressivement intégré
dans le projet.
La phase de développement a démarré, comme prévu, à la fin du mois d’avril. L’objectif visé était
d’achever la réalisation du module de gestion du flux d'ici la fin de 2013. Toutefois, il a fallu procéder à
des adaptations techniques pour modifier et optimiser le cadre de l’architecture informatique, ce qui a
retardé le projet de deux à trois mois environ. Le module de gestion du flux de travail devrait être
achevé d'ici la fin du premier trimestre 2014.
Action 2.4 Mettre en oeuvre les projets se rapportant aux activités de soutien comprises
dans le portefeuile de projets T. e-Prior – réécriture du système informatique de gestion
des appels d’offres et des appels à manifestation d’intérêt: analyse
[Objectif du PT 2013: 100 % de l’analyse réalisée]
Le Centre a évalué si le projet e-Prior en cours de développement au sein de la direction générale de
l’informatique de la Commission européenne pourrait couvrir ses besoins en termes de gestion des
contrats et de passation électronique des marchés. L’intérêt du Centre porte principalement sur les
contrats avec les traducteurs externes. Les modules e-Prior existants pour la gestion des contrats
concernent des contrats «classiques» et ne répondent donc pas aux besoins spécifiques du Centre (par
exemple le reclassement dynamique des prestataires de traductions externes). En conséquence, le
comité de pilotage informatique a décidé de développer en interne une solution de gestion des contrats.
Il a approuvé un mandat de projet en décembre 2013 avec pour objectif de finaliser le projet en 2014.
Action 2.5 Outil de planification et de suivi du budget: mise en oeuvre finalisée
Suite à une étude sur les solutions existantes réalisée au 2e trimestre de 2013, le comité de pilotage
informatique a décidé d’acquérir dans le cadre d’un contrat-cadre existant l’outil SAP® Business
Planning and Consolidation, disponible sur le marché. Cet outil, en phase de mise en oeuvre à la fin de
2013, devrait être disponible au cours du deuxième trimestre de 2014. L'objectif de mise en œuvre de
75 % a été atteint.
Action 2.6 Systèmes de gestion des compétences et des descriptions de postes
[Objectif du PT 2013: 100 % du cahier des charges préparé]
Le comité de pilotage informatique a reporté la mise en œuvre de ce projet à 2014, la priorité ayant été
accordée à e-CdT et à ses projets connexes. Les fonctions des modules Sysper II relatives aux
compétences et aux descriptions de postes, développées et utilisées par la Commission européenne,
seront analysées au 3e trimestre de 2014.
20
Action 2.7 Moderniser l’infrastructure informatique. Migration de l’intranet vers la
plateforme Microsoft SharePoint finalisée
Pour des raisons techniques, la migration de l’intranet d’EasiWeb vers SharePoint a été anticipée et
déjà achevée en décembre 2012. Au total, 82 pages de contenu ont été créés dans SharePoint et plus
de 1 000 documents ont été transférés. Les travaux ont par conséquent essentiellement porté sur la
création de nouvelles pages web et l’ajustement de leurs formats et contenu aux besoins du personnel.
Un groupe de travail a été créé. Il comprend un membre de chaque département et aura pour mission
de collaborer avec le département informatique à la définion de sites collaboratifs spécifiques aux
départements et sections. Un modèle a été élaboré pour ces sites puis examiné par la direction.
L’objectif à long terme visé pour ces sites est de permettre la gestion des documents (en remplacement
de la gestion de fichiers classique sur différents disques) ainsi qu’une collaboration efficace sur la base
de documents partagés entre utilisateurs de différents départements.
Action 2.8 Mise en œuvre de l’outil de traduction assistée par ordinateur SDL Trados
Studio
[Objectif du PT 2013: utilisation du nouvel outil par deux groupes linguistiques – ET et DE – à partir du 4e trimestre
de 2013 et tous les documents traités par les groupes pilotes traduits à l’aide de SDL Trados Studio]
Le 23 mai 2013, le Centre a signé avec Trados GmbH un contrat d’utilisation de l'outil de traduction
assistée par ordinateur «SDL Trados Studio», fondé sur un contrat-cadre résultant d'un appel d'offres
interinstitutionnel. Le Centre a immédiatement commencé à étudier soigneusement les exigences
techniques et fonctionnelles et à mettre en place l’environnement et les équipes de projets
informatiques nécessaires.
Quelques mois plus tard, SDL Trados a annoncé qu’elle allait, dès décembre, mettre sur le marché une
nouvelle version de l’outil («SDL Trados Studio 2014»). Plutôt que de déployer, comme prévu à
l’origine, la version 2011, le Centre a décidé de passer directement à la version la plus récente, qui
comprend de nouvelles fonctions très intéressantes pour son activité de base. La complexité des flux
de travail à considérer et la nécessité de pallier certaines lacunes de l'outil expliquent également
pourquoi le Centre a conclu que mettre en oeuvre trop hâtivement l'outil en 2013 aurait pu faire courir
des risques majeurs à son activité de base.
Les deux groupes pilotes, à savoir les équipes linguistiques estonienne et allemande, commenceront à
utiliser SDL Trados Studio au 1er trimestre de 2014.
Action 2.9 Définir les modalités d’exécution des dispositions du CdT établissant les
principes de la gestion des documents.
[Objectif du PT 2013: une modalité d’exécution adoptée]
À la fin de 2012, le Centre a commencé à réviser en profondeur sa politique de gestion des documents
en vue de développer un système de gestion des documents sûr, efficace et cohérent, qui lui garantisse
de pouvoir à tout moment fournir des informations sur ses activités. Le Centre estime que les
documents (en version papier ou électronique) constituent le meilleur vecteur de transmission de
l'information et le socle de sa mémoire à court, moyen et long terme. La mise au point de ces nouvelles
règles et procédures a été confiée à un groupe interdépartemental de membres du personnel
responsables de la gestion des documents. Créé en janvier 2013, ce groupe a d’abord mené, auprès
des divers départements du Centre, une enquête sur les méthodes de travail utilisées pour enregistrer,
21
classer et archiver des documents. En parallèle, il a élaboré un projet de décision sur les documents
électroniques et numérisés, adopté par le directeur à la fin de 2013.
Action 2.10 Mettre en œuvre les changements pour rester en conformité avec le cadre
juridique et réglementaire de l’UE (règlement financier et statut du personnel)
[Objectif du PT 2013: règlement financier du Centre envoyé à la Commission et révision des modalités d’exécution
préparée]
Conformément au programme de travail, le projet de règlement financier du Centre a été envoyé à la
Commission le 5 novembre 2013 et accepté moyennant des modifications mineures. Le conseil
d’administration a adopté le projet par procédure écrite en fin d’année.
À la fin de 2013, les travaux préparatoires à la révision des modalités d’exécution du règlement financier
étaient pratiquement achevés. Le projet de proposition sera envoyé à la Commission européenne pour
accord en 2014.
[Objectif du PT 2013: 30 % de l’ensemble des modalités d’exécution du statut élaborées et soumises à la
Commission]
Le nouveau statut introduit des changements importants, notamment en ce qui concerne l’adoption des
modalités d'exécution. En effet, l’article 110 dispose que les agences appliquent par analogie toutes les
règles prévues par la Commission européenne. À titre exceptionnel, sur présentation d’arguments
fondés, les agences peuvent déroger à la procédure susmentionnée. Par suite, un groupe de travail
interagences a été créé en novembre 2013 afin de déterminer les modalités applicables par analogie.
Le 17 décembre 2013, le Centre a reçu de la part de la Commission européenne des informations
formelles sur l’adoption de 25 modalités d’exécution. En conséquence, il a commencé à élaborer les
différentes modalités sur la base des recommandations du groupe de travail interagences.
CHAPITRE 3.
ACTIVITÉS EXTERNES DE PROMOTION
Action 3.1 Fournir un support technique et organisationnel pour la base de données
interinstitutionnelle IATE
[Objectif du PT 2013: mise en oeuvre du programme de travail annuel IATE 2013 et tous les rapports d’activité
approuvés]
Tous les documents IATE définis dans le mandat du groupe de gestion IATE (IMG), que préside le
Centre, ont été approuvés par les comités interinstitutionnels concernés. Il s’agit du rapport d’activité à
mi-parcours, du rapport d’exécution budgétaire à mi-parcours et du programme de travail pour 2014.
Les principaux résultats obtenus en 2013 sont les suivants:
• la plupart des partenaires IATE utilisent ou utiliseront l’outil de traduction assistée par
ordinateur «SDL Trados Studio». L’intégration de la terminologie IATE dans cet outil était l'un
des principaux projets du groupe IMG. L’équipe «Soutien et développement IATE» a mis en
place une première preuve de concept portant sur un module de reconnaissance des termes,
qui a donné des résultats prometteurs. Le résultat de ce fichier peut être utilisé dans
l’environnement de travail «SDL Trados Studio»;
• cinq mises à jour de l’application IATE, assorties d'un certain nombre de nouvelles
fonctionnalités, ont été installées;
22
•
•
le groupe IMG a créé «EUR-term», un portail de terminologie interinstitutionnel qui complète
IATE. Celui-ci constituera le point d’accès unique à toutes les informations terminologiques
pertinentes;
le groupe IMG a révisé l’avis juridique à l’adresse des utilisateurs de IATE. Le nouveau libellé
introduit la notion (1) de «téléchargement IATE», c’est-à-dire un service permettant aux
utilisateurs de télécharger ou copier des données IATE non protégées par les droits d’auteur
d’un tiers (par exemple les termes mêmes) et la notion (2) d’éléments dont les partenaires IATE
détiennent les droits (par exemple la structure de la base de données, la classification par
domaines, etc.).
Outre les activités relatives à la gestion de la base IATE, le Centre a présidé un groupe de travail
interinstitutionnel sur les avantages potentiels d’une coopération interinstitutionnelle plus étroite en
matière de terminologie. Ce groupe de travail s’est penché sur les points suivants:
•
•
•
•
•
la communication (par exemple entre les coordinateurs terminologie, les terminologues et les
communautés linguistiques);
l’organisation du travail (par exemple en ce qui concerne la spécialisation par domaines
thématiques, l'organisation de tâches communes, l'organisation de projets communs, l’activité
de terminologie proactive et la coopération dans le cadre de la procédure législative ordinaire);
l’organisation des ressources (équipes de projets interinstitutionnels, coopération avec les
partenaires externes);
des actions communes de formation;
un cadre de terminologie et des programmes de travail interinstitutionnels.
Action 3.2 Assister aux réunions du CITI et de l’IAMLADP/JIAMCATT selon le programme
[Objectif du PT 2013: 100 % de participation aux réunions]
Le Centre a participé à toutes les réunions CITI ainsi qu’à la Réunion annuelle IAMLADP organisée en
juin 2013. Il a été décidé, pour des raisons budgétaires, que le Centre ne serait pas représenté à la
réunion JIAMCATT 2013 organisée à Nairobi.
Action 3.3 Proposer des sessions d’initiative commune de formation aux organisations
membres de IAMLADP (initiative commune de formation concernant les «meilleures
pratiques en matière de révision» ou les outils de vérification dans MS Office)
[Objectif du PT 2013: au moins une session d’initiative commune de formation donnée aux organisations
internationales membres de IAMLADP]
Un nombre exceptionnel d’organisations a bénéficié des initiatives communes de formation proposées
par le Centre en 2012 (l’initiative commune de formation sur les outils de vérification a attiré plus de
400 participants issus de 16 organisations, et celle sur la révision des traductions a été dispensée à
deux reprises). Par conséquent, aucune des organisations membres de IAMLADP n’a exprimé le besoin
de participer à l'une de ces initiatives communes de formation en 2013. L’une d’elles a suggéré au
Centre d’organiser l’initiative sur les outils de vérification mais l’organisation hôte a décidé d’en reportr
la tenue à l’année 2014. P
23
Action 3.4 Oeuvrer en faveur de l’établissement du Centre en tant que
partenaire/prestataire de services pour la Commission européenne et, éventuellement,
d’autres institutions de l’UE
[Objectif du PT 2013: acceptation par la DG SANCOde la proposition de projet technique et financier]
Le système européen de règlement en ligne des litiges (RLL) actuellement mis au point par la direction
générale de la santé et des consommateurs (DG SANCO) de la Commission européenne permettra aux
consommateurs et aux professionnels de l’UE de soumettre des réclamations en ligne et de régler leurs
litiges à l'amiable. La plateforme technique sous-tendant ce projet devrait être testé à la fin de 2014. Le
système RRL devrait être opérationnel à partir de 2016.
Ce projet ambitieux nécessitera un support linguistique dans toutes les langues officielles de l’UE. La
direction générale de la traduction de la Commission européenne, qui est la DG partenaire du Centre,
avait contribué à la mise en place de discussions savec la DG SANCO en vue d’examiner le rôle que le
Centre pourrait jouer en tant que prestataires de services linguistiques.
Comme les délais de traitement à respecter seront courts, qu’il existe des contraintes techniques et que
les volumes de traduction pourront être importants (environ 200 000 pages par an selon les estimations
actuelles), il faudra recourir à la traduction automatique, rationaliser l’administration et la gestion des
demandes et mettre au point des systèmes informatiques dédiés.
Se fondant sur les résultats de plusieurs réunions et sur la documentation fournie par la DG SANCO, le
Centre a procédé à une analyse approfondie des spécifications multilingues applicables à la plateforme
RRL et a présenté une proposition de projet sur les aspects techniques et linguistiques et sur les coûts
estimés. Un certain nombre de facteurs – à savoir les volumes, les combinaisons linguistiques, l’utilité
de la traduction automatique dans ce contexte – restant difficiles à déterminer, différents scénarios ont
été envisagés dans le document sur les coûts.
La DG SANCO a salué la proposition du Centre, qui devrait être formellement approuvée début de
2014.
Action 3.5 Rechercher activement des clients non UE potentiels: vérifier l’attrait d’une
collaboration avec le Centre, les volumes possibles, la sensibilité aux prix et les services
ou produits requis
[Objectif du PT 2013: enquête auprès des clients non UE: tableau de résultats et recommandations. Revenus
potentiels estimés (EUR) provenant de nouveaux clients non UE. Liste des clients potentiels (y compris classement
par volume potentiel) établie.
Considérant le résultat de l’enquête réalisée par le Centre à la fin de 2012 en vue d’évaluer l’intérêt
potentiel des organisations membres de IAMLADP à travailler avec le Centre (12 organisations
internationales ont répondu «oui» et neuf «non» à la question de savoir si elles souhaiteraient utiliser
les services du Centre), la direction générale de la traduction de la Commission européenne, qui est la
DG partenaire du Centre, lui a demandé de ne plus étudier cette possibilité.
24
CHAPITRE 4.
ACTIVITÉS DE GESTION ET DE CONTRÔLE
Action 4.1 Mettre en œuvre les actions restantes afin d’assurer la conformité avec les
normes de contrôle interne (NCI)
[Objectif du PT 2013: conformité du Centre avec 90 % des NCI lors de l’évaluation annuelle]
Le Centre a déployé des efforts considérables pour mettre œuvre 13 des 15 actions recensées dans le
plan d’action en matière de contrôle interne pour 2013. La direction a évalué le taux de conformité avec
les normes de contrôle interne à 87 %.
Graphique 7: Conformité avec les normes de contrôle interne
Norme de contrôle interne
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
2012
2013
S’agissant de la NCI 10, il faut, compte tenu du démanagement vers le bâtiment Drosbach, modifier en
profondeur le plan de continuité des activités, ce qui n’a pas pu être fait en 2013.
La direction a estimé que le niveau de mise en œuvre de la conformité n’avait pas été atteint pour la
NCI 11 «gestion des documents».
S’appuyant sur une comparaison avec l’année 2012, la direction a estimé que le Centre respectait à
présent les exigences liées aux NCI 13 et 14.
Les actions recensées pour permettre au Centre de se conformer aux normes sont présentées en
détails dans le plan d’action en matière de contrôle interne (voir l’annexe VI).
Action 4.2 Encourager le flux d’informations en publiant de nouveaux articles sur
l’intranet, ainsi que des lettres d’information, et en organisant régulièrement des réunions
internes.
[Objectif du PT 2013: publications sur l’intranet: au moins deux articles par semaine publiés sur l’intranet, un article
publié après chaque manifestation, une lettre d’information par département]
Le nombre d’articles publiés sur l’intranet a fortement augmenté en 2013: 227 articles ont été publiés,
ce qui représente une hausse de 26 % par rapport à 2012 et de 73 % par rapport à 2011. L'objectif de
deux articles par semaine publiés a donc été largement dépassé, tout comme celui d'un article publié
après chaque manifestation.
25
Comme prévu dans le programme de travail 2013, le Centre a publié des lettres d’information
spécifiques aux départements. Trois lettres d’informations ont ainsi été publiées: In the Loop
(département «Support à la traduction»), Go4IT (département «Informatique») et Stay Tuned
(département «Traduction»). L’objectif visé a donc été atteint à 75 %.
Le Centre a revu sa stratégie en matière de communication interne écrite pour y intégrer la nécessité
d’une communication rapide des nouvelles, assurée par le biais d’une publication sur la page d’accueil
de l’intranet plutôt que dans les lettres d’information spécifiques aux départements. À partir de 2014, il
publiera trois sujets d’information par semaine sur l'intranet ainsi que deux lettres d'information interne
comprenant des articles sur le CdT et ses départements.
[Objectif du PT 2013: deux réunions plénières par an avec le directeur. Six réunions par an au niveau des
départements]
Deux réunions plénières avec le directeur ont été organisées, ainsi que huit réunions au niveau des
départements.
Action 4.3 Mettre en œuvre des actions destinées à accroître l’efficacité du système de
gestion de la qualité totale (TQM)
[Objectif du PT 2013: 2 % d’augmentation dans l’évaluation par rapport à 2012]
Le Centre a poursuivi la mise en œuvre des actions destinées à accroître l’efficacité du système de
gestion de la qualité totale, essentiellement en actualisant les documents relatifs aux processus et aux
procédures opérationnelles standard et en élaborant de nouvelles instructions de travail. Les résultats
de l’enquête interne montrent une augmentation de 16,2 % par rapport au taux atteint en 2012, qui était
lui-même supérieur de 14,2 % à celui enregistré en 2011.
Actions 4.4 et 4.5 Mise en œuvre de la gouvernance TI.
Mise en œuvre du processus PO2 («définir l’architecture de l’information») et du
processus PO7 («définir l’architecture de l’information»)
[Objectif du PT 2013: 100 % de mise en oeuvre des processus PO2 et PO7]
Le départment «Informatique» a mis en place le nouveau centre de données, qui satisfait maintenant
aux exigences de sécurité les plus élevées. Ce départment ayant également largement participé au
déménagement vers le bâtiment Drosbach, la mise en oeuvre de la gouvernance TI concernant les
processus «Définir l’architecture de l’information» (processus COBIT7 PO2) et «Gérer les ressources
humaines de l’informatique» (processus COBIT PO7)» a été différée à 2014.
Action 4.6 Si une nouvelle implantation géographique a été identifiée en 2012, assurer le
déménagement du Centre en 2013
[Objectif du PT 2013: déménagement effectué]
Comme suite à l’approbation de l’autorité budgétaire concernant le déménagement du Centre vers le
bâtiment Drosbach à Luxembourg-Gasperich et à l’adoption du budget rectificatif connexe par le conseil
d’administration, le déménagement du Centre vers ses nouveaux locaux a été achevé, comme prévu,
en novembre 2013. Le budget et la planification des activités ont été respectés et, grâce à l'engagement
du personnel, les clients du Centre n'ont eu à subir aucune interruption de service.
COBIT: Control Objectives for Information and Related Technology (objectifs de contrôle dans le domaine de l’information
et des technologies connexes)
7
26
Action 4.7 Analyser l’enquête de satisfaction du personnel 2012, élaborer un plan et
commencer à mettre en œuvre les actions. identifier et approuver les mesures de
fidélisation du personnel et les mettre en œuvre
[Objectif du PT 2013: 100 % de mise en œuvre de l’enquête de satisfaction du personnel 2012]
Conformément au programme de travail 2013, l'enquête de satisfaction du personnel menée en 2012 a
été analysée. Les éléments statistiques du questionnaire ainsi que les résultats de l’enquête ont été
présentés à la direction. En réponse à certains résultats, s’agissant en particulier de la communication
interne et de la coopération entre les départements, la direction a élaboré un plan d’action comprenant
13 actions spécifiques aux départements. Les délais de mise en oeuvre de ces actions s'échelonnent
de 2013 à 2014.
[Objectif du PT 2013: 100 % de mise en oeuvre du plan d’action de fidélisation du personnel]
Ce plan d’action a été suspendu eu égard aux nouvelles dispositions figurant dans le statut des
fonctionnaires de l’Union européenne et régime applicable aux autres agents de l’Union. En effet, il est
manifestement apparu que le nouveau cadre juridique à mettre en place aurait une incidence sur les
mesures de fidélisation recensées et sur leur mise en œuvre. Cette question sera à nouveau examinée
en 2014.
27
PARTIE II.
SYSTÈMES DE GOUVERNANCE, DE GESTION ET DE CONTRÔLE INTERNE
CHAPITRE 1.
ACTIVITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
En tant que pilier principal de la gouvernance du Centre, le conseil d'administration définit les orientations
générales, les objectifs et les actions prioritaires du Centre et est chargé de contrôler la façon dont celui-ci
met en œuvre ses activités.
Le conseil d’administration se compose de représentants des clients du Centre (institutions, organes et
agences de l’UE), de représentants de chacun des 28 États membres de l’UE et de deux représentants de
la Commission européenne. Il est actuellement présidé par M. Rytis Martikonis, directeur général de la
direction générale de la traduction de la Commission européenne. La liste complète de ses membres figure
à l’annexe XII.
Le conseil d’administration, lors de deux réunions et par procédures écrites, a pris des décisions et
échangé des informations sur les points exposés ci-après.
Questions budgétaires et opérationnelles:
•
le budget rectificatif 1/2013 y compris, notamment, les fonds nécessaires à l'installation du
siège du Centre dans son nouveau bâtiment (adopté);
•
le budget rectificatif 2/2013 visant, notamment, à inscrire l'excédent des exercices précédents
au budget 2013 et à intégrer les prévisions révisées communiquées par les clients, ainsi que le
résultat du réexamen de tous les postes de dépenses (adopté);
•
le programme de travail 2013 modifié, qui tient compte des nouveaux éléments concernant le
projet e-CdT, les nouveaux services, l’affectation des tâches entre les départements, les
améliorations liées au plan d’action sur l’optimisation du modèle d’activité, et le plan de
passation des marchés (adopté);
•
le nouveau règlement financier applicable au Centre, fondé sur le règlement délégué de la
Commission sur le règlement financier cadre pour les organismes visé à l’article 208 du
règlement (UE, Euratom) du Conseil n° 966/2012.
Rapport, audit et comptes annuels:
•
le rapport d’activité 2012, qui comprend une analyse et l’évaluation du conseil d’administration
(adopté). L’évaluation souligne que le rapport fournit un compte rendu fidèle et détaillé des
activités menées par le Centre et indique que la plupart des objectifs définis dans le programme
de travail 2012 ont été atteints. Il comprend également des recommandations visant à améliorer
l’établissement des rapports dans l’avenir;
•
le rapport d’assurance qualité de la traduction et le rapport clients 2012 (pour information);
•
l’avis favorable du conseil d’administration sur les comptes définitifs établis par le directeur du
Centre pour 2012 (adopté);
•
le rapport d’audit du service d’audit interne (SAI) sur la gestion de la continuité des activités et
le plan d’action établi par le Centre en réponse aux six observations/recommandations
formulées par le SAI (pour information);
28
Questions concernant le personnel:
•
nomination de Mme Marie-Anne Fernández en tant que directeur par interim à compter du
1er juillet 2013 par suite de la démission de Mme Gailė Dagilienė du poste de directeur du Centre
(adoptée);
•
publication de l’avis de vacance pour le poste de directeur du Centre, et nomination du
représentant du conseil d’administration en tant qu’observateur dans le comité de présélection
mis en place dans le cadre de la procédure de recrutement du nouveau directeur (adoptées).
Activités prévues en 2014 et au-delà:
•
le budget 2014, caractérisé par des prévisions de recettes de 48,3 millions d’EUR, et le
programme de travail 2014, qui dresse une liste des étapes déterminantes à franchir d’ici la fin
de l’exercice dans chaque domaine d’activité, à savoir a) l’activité opérationnelle de base, c’està-dire la traduction; b) les activités de support; c) les activités externes de promotion; et d) les
activités de gestion et de contrôle (adoptés);
•
le plan pluriannuel en matière de politique du personnel 2014-2016 (adopté);
•
la décision modifiée n°2 relative à la structure tarifaire du Centre qui définit, à compter du
1er janvier 2014, de nouvelles règles de facturation fondées sur une méthode de décompte des
pages calculé en demi-pages et arrondi à l’unité la plus proche, ainsi qu’un nouveau service
linguistique; la révision de listes de termes (adopté);
•
l’extension jusqu’à la fin de 2015 de la «Stratégie 2012-2014: les défis à relever» pour des
raisons liées à la réorganisation du Centre en 2013 et à la procédure en cours de recrutement
d’un nouveau directeur (adoptée);
•
le plan d’audit interne stratégique 2014-2016 du service d’audit interne (adopté);
•
les conclusions des discussions sur les options permettant d’assurer un avenir durable au
Centre (pour information). Le conseil d’administration a noté que, à la suite du dialogue
structuré mené depuis 2011 entre la direction générale de la traduction (DGT) de la
Commission et le Centre, des progrès considérables avaient été réalisés concernant la
compréhension de la situation et les options permettant d'assurer un avenir durable au Centre.
Ces travaux ont montré, premièrement, que la situation du Centre n’était pas inconfortable et
n’était plus sous la menace d’une réduction forte et soudaine des volumes à traiter et,
deuxièmement, que plusieurs possibilités de coopération avec la Commission avaient été
identifiées. Le conseil d’administration a par ailleurs donné son accord à la proposition de la
Commission de conclure les travaux du groupe de travail et a décidé de suivre attentivement
toute évolution liée à ces possibilités de coopération;
•
des informations du représentant de la Commission sur la feuille de route comprenant
90 initiatives élaborées par la Commission conformément à l’approche commune sur les
agences décentralisées de l’UE adoptée par le Parlement européen, le Conseil et la
Commission européenne en juillet 2012, et sur la feuille de route du Centre (pour information).
Le conseil d’administration a noté que celle-ci comprend 50 points d'action (à mettre en œuvre,
ou déjà mis en œuvre mais nécessitant un suivi régulier). Dans ce contexte, il a fait part de son
vif intérêt à rester informé de tout progrès dans les discussions sur la révision de la composition
du conseil d’administration et l'éventuelle création d'un bureau exécutif, avant le début de la
phase législative de la révision du règlement fondateur du Centre.
29
CHAPITRE 2.
INFORMATION FINANCIÈRE
2.1 Recettes budgétaires
Les recettes budgétaires du Centre se composent principalement des recettes issues de la facturation
des services fournis aux clients. Elles font l'objet d'une surveillance et d'un contrôle financiers stricts
conformément au cadre réglementaire en vigueur. Le Centre contacte régulièrement chaque client pour
lui demander de fournir ses prévisions en matière de volumes et de dépenses de traduction, et surveille
de près l’évolution de ces prévisions et dépenses budgétaires.
Le budget initial du Centre pour 2013 (44,6 millions d’EUR) a fait l’objet de deux budgets rectificatifs.
Le premier budget rectificatif a été adopté par le conseil d’administration le 21 mars 2013, pour les
raisons suivantes: à la fin de l’année 2012, le Centre avait décidé de l’emplacement de son siège
permanent. Étant donné que les négociations étaient encore en cours, il n’avait pas été possible
d’évaluer le coût du déménagement avec suffisamment de précision pour l'inscrire au budget initial.
Dans le même temps, il fallait établir un premier budget rectificatif pour disposer des fonds nécessaires
au déménagement. Le Centre a saisi cette occasion pour actualiser le budget sur la base des
prévisions les plus récentes de ses clients et pour transformer un poste permanent du tableau des
effectifs en un poste temporaire. La subvention de 242 250 EUR par an accordée au Centre par le
gouvernement du Luxembourg a été, ainsi que d’autres ajustements, également inscrite au budget.
Le deuxième budget rectificatif a été adopté par le conseil d’administration le 3 août 2013. Il visait
essentiellement à inscrire au budget de l'exercice en cours l’excédent de 3 867 811 EUR accumulé au
cours des exercices précédents, à intégrer les prévisions révisées des clients et à inclure le résultat du
réexamen de tous les postes de dépenses. En outre, trois modifications ont été apportées aux réserves
du Centre, à savoir la «réserve pour investissements exceptionnels», la «réserve pour l’augmentation
des rémunérations en litige» et la «réserve pour la stabilité des prix». Les virements effectués après
l’adoption du deuxième budget rectificatif ont été inscrits au budget définitif afin de refléter la nouvelle
affectation des ressources.
Au total, 640 factures ont été émises en 2013. Étant donné que les clients du Centre sont d’autres
organes de l’Union, la gestion des recettes s'accompagne d’un risque financier très faible.
2.2 Dépenses budgétaires
Le Centre de traduction applique un modèle de circuit financier partiellement décentralisé. Les
opérations financières sont lancées dans les départements opérationnels par des agents initiateurs
financiers et opérationnels, et sont vérifiées de manière centralisée par la section «Planification
budgétaire et stratégique». Celle-ci procède à une vérification financière ex ante de tous les paiements
(8 140 en 2013) et engagements (440 en 2013). En cas d’erreurs détectées par les agents vérificateurs
financiers, les dossiers sont renvoyés aux départements opérationnels pour correction avant
l’approbation par l'ordonnateur (délégué ou subdélégué).
Avantage de ce circuit financier partiellement décentralisé, la section «Planification budgétaire et
stratégique» peut garantir à la direction que la conformité financière est en tout point respectée.
30
moyen de recouvrement des créances du Centre est de presque 33 jours, ce qui n’a pas d’incidence
négative sur la liquidité du Centre eu égard aux importantes réserves que celui-ci a accumulées. Pour
plus de détails sur d’autres indicateurs financiers relatifs à l’exécution budgétaire, à la légalité et à la
régularité, veuillez consulter les annexes II et VII. L’examen des indicateurs ICP confirme la fiabilité du
système de contrôle interne mis en place par le Centre.
CHAPITRE 3.
GESTION DES RISQUES
Les résultats de l’exercice de gestion des risques réalisé dans le cadre de l'élaboration du projet de
programme de travail annuel 2014 ont été utilisés pour mettre à jour le registre des risques du Centre.
Les principaux risques intégrés au registre des risques du Centre étaient les suivants:
1. un nombre de demandes de clients plus faible que prévu dans le domaine de la traduction de
documents pourrait conduire à une diminution des recettes et des dépenses;
2. un nombre de demandes de clients plus élevé que prévu dans le domaine de la traduction de
documents pourrait entraîner des difficultés à réagir rapidement à l’aide d’une gestion adéquate
des capacités et pourrait, à terme, avoir un impact sur la qualité;
3. un nombre de demandes de clients dans le domaine des marques communautaires très
inférieur aux prévisions pourrait conduire à une diminution des recettes et des dépenses;
4. si le programme e-CdT devait ne pas répondre pas aux attentes ou subir des retards, cela
risquerait d’entamer l’image du Centre et/ou la motivation du personnel, d’accroître les coûts de
maintenance de la précédente plate-forme et de bloquer la modification des systèmes de
technologies de l'information actuellement en place;
5. le bâtiment qui héberge le Centre et la salle des serveurs ne sont pas conformes aux règles et
règlements de sécurité. Cela risque de poser des problèmes pour la sécurité des effectifs du
Centre et pour la continuité des activités;
6. une baisse importante des recettes pourrait mettre en péril les activités du Centre;
7. tout écart par rapport au calendrier du déménagement vers le bâtiment Drosbach dû à des
retards imprévus risque d’entraîner des coûts financiers supplémentaires pour le Centre;
8. des occasions pourraient être manquées si l’offre de services et les possibilités d’activités du
Centre devaient ne plus répondre intégralement aux besoins des clients.
Aucun des risques recensés n’a été considéré comme «critique». Pour tous les risques identifiés, une
réponse de la direction et, le cas échéant, les contrôles d’atténuation pertinents ont été définis. La mise
en œuvre des plans d’action a été surveillée sur une base trimestrielle.
60 % des actions recensées aux fins de réduction des risques avaient déjà été mises en œuvre à la fin
de l’année.
Le déménagement vers le bâtiment Drosbach a été réalisé selon le calendrier prévu. Dès lors, les
risques 5 et 7 n’existaient plus à compter de la fin novembre 2013.
32
CHAPITRE 4.
NORMES DE CONTRÔLE INTERNE
4.1 Respect des normes de contrôle interne
Conséquence de l’extension à 2015 de l’actuelle «Stratégie 2012-2014: les défis à relever», le délai
prévu pour le plein respect des normes de contrôle interne (qui constitue l'une des actions stratégiques
du Centre) a été prorogé à 2015 .
Se fondant sur la méthode permettant d’évaluer la pertinence du système de contrôle interne et de
fournir des informations à ce sujet, la direction a estimé que le niveau de mise en œuvre de la
conformité n’avait pas été atteint pour la NCI 11 «gestion des documents». Les mesures à mettre en
œuvre par le Centre pour parvenir au respect de la conformité figurent dans les programmes de travail
2013, 2014 et 2015.
Les résultats de la mise en œuvre du plan d’action en matière de contrôle interne sont présentés en
détail à l’annexe VI. S’agissant de la NCI 10, il faut, compte tenu du déménagement vers le bâtiment
Drosbach, modifier en profondeur le plan de continuité des activités, ce qui n’a pas pu être fait en 2013.
S’agissant de la NCI 7 «structure opérationnelle», le Centre n'est pas en mesure, du fait de sa taille, de
mettre en œuvre la mobilité obligatoire. Deux membres du personnel occupant des fonctions sensibles
étaient à leur poste depuis cinq en 2013, mais aucun membre occupant également des fonctions
sensibles n’était en poste depuis plus de sept ans. En conséquence, le directeur a estimé que des
mesures et des contrôles étaient en place pour réduire le risque à un niveau acceptable.
Enfin, la direction du Centre a estimé que celui-ci respectait pleinement toutes les autres normes.
4.2 Efficacité des normes de contrôle interne
Compte tenu des diverses contraintes observées en 2013, telles que le déménagement vers le bâtiment
Drosbach, la mise en oeuvre de plusieurs actions incluses dans le plan d'action en matière de contrôle
interne n'a pas enregistré les progès initiallement prévus. La direction a décidé que tous les efforts
devaient, de façon prioritaire, être dorénavant axés sur le respect des normes de contrôle interne, afin
d'atteindre l'objectif de 100 % fixé pour l'action stratégique II.D.4 («renforcer le système de contrôle
interne en mettant en œuvre les exigences relatives aux normes de contrôle interne, afin d’assurer la
pleine conformité»).
33
ACTIVITÉS SUPPLÉMENTAIRES
Ces activités supplémentaires ne figurent pas dans le programme de travail 2013 modifié mais sont
liées à la «Stratégie 2012-2015: les défis à relever» du Centre.
Comme énoncé dans cette stratégie, le Centre entretient des relations étroites et de longue durée avec
ses clients et fournit des produits et des services de pointe qui répondent à leurs besoins. Fortement
orienté vers la satisfaction de ses clients, le Centre a proposé un service innovant à l'Agence ferroviaire
européenne (AFE). En décembre 2013, il a signé avec celle-ci un accord de niveau de service
prévoyant l’hébergement des équipements informatiques de continuité des activités de l’AFE au
sein du nouveau centre de données qu’il a mis en place à la mi-2013.
Comme on le sait, le Centre a recours à l'externalisation pour un pourcentage élevé de ses travaux de
traduction, d’où l’importance cruciale des appels d’offres. En 2013, le Centre a mené à bien la
procédure d’appels d’offres dans le domaine général en signant un total impressionnant de
416 contrats. Il a lancé, dans le domaine de l’aviation, un appel d’offres spécifique pour l’AESA
concernant des traductions de l’anglais vers 19 autres langues officielles de l’UE 8. Eu égard à la
demande croissante de traductions dans le domaine bancaire et financier, le Centre a, en fin d’année,
lancé un autre appel d’offres spécialisé (FIN13) concernant des traductions de l’anglais vers toutes les
autres langues officielles de l’UE, excepté l’irlandais.
Le cadre de communication du Centre a été mis à jour pour prendre en compte la réorganisation
interne opérée en date du 1er juillet 2013. Ce document comprend un nouveau chapitre consacré aux
valeurs fondamentales du Centre, qui propose un lien vers le vocabulaire de référence de l’organisation
(EN/FR) susceptible d’être utilisé par le personnel dans ses communications. En outre, il prend en
compte les recommandations d'audit interne relatives à l'inclusion d'informations sur la conformité aux
dispositions en matière de droits d'auteur. Il renvoie par ailleurs à la charte graphique actualisée du
Centre ainsi qu’au «kit de communication» que les membres du personnel sont invités à utiliser lors des
visites de clients ou d’autres personnes.
Bulgare, tchèque, danois, allemand, grec, espagnol, estonien, finnois, français, hongrois, italien, lituanien, letton, maltais,
polonais, portugais, roumain, slovaque et suédois.
8
34
PARTIE III.
COMPOSANTES DE LA DÉCLARATION D’ASSURANCE
CHAPITRE 1.
ÉVALUATION PAR LA DIRECTION
La déclaration d'assurance fournie par l'ordonnateur, basée sur toutes les informations à sa disposition,
est structurée autour de quatre piliers ou «composantes»:
(1)
évaluation par la direction (contrôles et vérifications de supervision, examens de surveillance et
auto-évaluations);
(2)
assurances et/ou recommandations de sources de surveillance et d’évaluation indépendantes
(protection des données, résultats d’audits et d’évaluations en cours d’exercice);
(3)
suivi des réserves et des plans d'action découlant des audits des exercices précédents, et suivi
des observations de l’autorité de décharge;
(4)
assurances de la direction.
Les faiblesses conduisant à des réserves se réfèrent à l’assurance raisonnable concernant l’utilisation
des ressources, la bonne gestion financière ou la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.
On peut définir ces faiblesses sur la base de critères quantitatifs ou qualitatifs.
Les indicateurs clés financiers et non financiers relatifs à la légalité et à la régularité, ainsi qu’à la bonne
gestion financière (voir annexe II), ne démontrent aucun cas de contrôle inadéquat/inefficace ayant
exposé le Centre aux principaux risques.
En 2013, un total de 9 exceptions a été traité conformément à la procédure d’enregistrement
d’exceptions («registre des exceptions») adoptée par la direction du Centre en 2011. La plupart des
exceptions se rapportaient à des erreurs de forme ou de procédure qui n’ont pas exposé le Centre aux
principaux risques et qui ont été suivies d’actions immédiates afin d’empêcher que de telles erreurs ne
se reproduisent à l’avenir.
Après avoir examiné de près les résultats des contrôles et des vérifications de supervision, des
examens de surveillance et des auto-évaluations, la direction a jugé que les actions mises en place à ce
jour donnaient une assurance raisonnable quant à l’architecture du système de contrôle interne et que
ce système fonctionnait correctement dans son ensemble et pouvait donc être considéré comme
adéquat.
Les contrôles et vérifications de supervision n’ont montré aucune erreur importante et/ou répétitive dans
la mise à disposition d’informations par les départements, la mise à disposition d’informations relatives à
l’exécution du budget, les rapports du comptable et les rapports financiers, la mise à disposition
d’informations relatives aux délégations et d’informations y afférentes, la mise à disposition
d’informations sur les ressources humaines, la mise à disposition d’informations sur la sécurité, la
sécurité de l’information, la protection des données à caractère personnel et la continuité des activités,
les rapports sur la qualité de la traduction et le rapport sur le contrôle financier ex post.
Selon la direction, les examens de surveillance ne montrent aucun cas de contrôle inadéquat/inefficace
ayant exposé le Centre aux principaux risques. Les examens trimestriels de performance et d’efficacité,
35
les examens semestriels de la mise en œuvre des objectifs du programme de travail, et la mise à
disposition mensuelle d’informations sur la gestion de projets constituent des contrôles majeurs qui font
de plus en plus partie intégrante de la vie quotidienne de tous les départements.
CHAPITRE 2.
PROTECTION DES DONNÉES
Le Centre a poursuivi ses efforts en vue de se conformer aux dispositions du règlement n° 45/2001.
La visite effectuée dans les locaux du Centre, en juillet 2013, par le Contrôleur européen de la
protection des données pour vérifier la politique du CdT en matière de surveillance vidéo a constitué
l'un des temps forts de l'année. Au vu des premiers commentaires reçus, le Centre ne doute pas que
les conclusions finales seront positives.
Le Centre a par ailleurs activement participé aux travaux du réseau interinstitutionnel des délégués à la
protection des données.
CHAPITRE 3.
RÉSULTATS DES AUDITS ET ÉVALUATIONS RÉALISÉS EN COURS D’EXERCICE.
3.1 Audits – Cour des comptes européenne
Au moment d’élaborer son rapport annuel d’activité, le Centre n’avait pas reçu d’avis sur les comptes
annuels 2013. Dans son rapport sur les comptes annuels du Centre relatifs à l’exercice 2012, la Cour
des comptes européenne a émis les avis suivants:
•
avis sur la fiabilité des comptes: «La Cour estime que les comptes annuels du Centre
présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celui-ci au
31 décembre 2012, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour
l’exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier et aux
règles comptables adoptées par le comptable de la Commission».
•
avis sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes: «La Cour estime
que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels du Centre relatifs à l’exercice clos le
31 décembre 2012 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs».
3.2 Audits - Service d’audit interne (SAI)
Le Centre n’a jamais reçu de recommandation critique de la part du service d’audit interne (SAI) de la
Commission européenne.
Le SAI n’a pas réalisé d’audit au Centre en 2013. Toutefois, il a procédé un exercice d’évaluation des
risques consistant à passer en revue les principaux documents du Centre et à mener une série
d’entretiens avec les membres du personnel occupant des postes clés. Utilisant les résultats de
l’exercice, le SAI a élaboré un plan d’audit interne stratégique 2014-2016 applicable au Centre, qui a été
adopté par le conseil d’administration. Les thèmes d’audits futurs concerneront les domaines suivants:
36
a) gestion des demandes; b) exécution des demandes et livraison; c) passation des marchés; et d)
sécurité informatique et gestion des données connexes.
3.3 Audits – Capacité d’audit interne (CAI) (le cas échéant)
Le Centre ne possède pas de capacité d’audit interne.
3.4 Évaluation externe (le cas échéant)
Aucune évaluation externe n’a été réalisée en 2013.
CHAPITRE 4.
SUIVI DES RÉSERVES ET DES PLANS D'ACTION DÉCOULANT DES AUDITS DES
EXERCICES PRÉCÉDENTS
SAI
Au début de 2013, sept recommandations du SAI étaient encore ouvertes, deux étant «très
importantes», trois «importantes» et deux «souhaitables».
Parmi celles-ci figuraient cinq des six recommandations résultant de l’audit réalisé par le SAI en 2012
sur la «gestion de la continuité des activités». La sixième avait été close par le Centre peu après l’audit.
En cours d’année, le Centre a mis en œuvre les actions visant à clore les recommandations d’audit
relatives aux points suivants: «suivi et qualité des formations» et «introduire les concepts de période
maximale tolérable d’interruptions (MTPD, Maximum Tolerable Period of Disruption)» et de temps de
reprise admissible (RTO, Recovery Time Objective)».
Le Centre a formulé une requête spécifique visant à clôturer la première des deux recommandations
considérées comme «souhaitables» par le SAI. Les arguments à l’appui de la requête étaient fondés
sur la faiblesse des risques inhérents et sur le volume d'investissements requis par la mise en oeuvre
de la recommandation dans le cadre du système informatique existant, et ce en termes d'efficacité
relative.
La seconde recommandation visait à «introduire les concepts de période maximale tolérable
d’interruptions (MTPD, Maximum Tolerable Period of Disruption)» et de temps de reprise admissible
(RTO, Recovery Time Objective)». Ces concepts ont été introduits lors de l’examen de l’«analyse de
l’incidence sur les activités» au cours de la première moitié de 2013 et ont été pris en compte dans le
«manuel sur le plan de continuité des activités», analysés puis approuvés par la direction.
Les cinq recommandations qui restaient à traiter en fin d’année ainsi que l’évaluation des risques
résiduels correspondants figurent dans le tableau de l'annexe VIII.
37
CAI
Sur les 11 recommandations d’audit de la CAI restant à traiter au début de 2013, six ont été clôturées.
Les recommandations d’audit ouvertes et l’évaluation du directeur sur l’impact des risques sont
détaillées dans le tableau de l’annexe IX.
CHAPITRE 5.
SUIVI DES OBSERVATIONS DE L’AUTORITÉ DE DÉCHARGE
Ce chapitre présente un bref résumé des observations et commentaires émis par l’autorité de décharge
le 17 avril 2013 concernant l’exécution du budget pour l’exercice 2011 et les mesures prises par le
Centre.
Au total, l’autorité de décharge a émis deux observations nécessitant des actions de la part du Centre.
L’une portait sur la «protection des données» (état d’avancement des trois notifications envoyées au
Contrôleur européen de la protection des données) et l’autre sur le système de comptabilité (état
d’avancement de la validation du système de comptabilité). Les observations correspondantes ont été
closes respectivement en 2012 et 2013, et le Parlement européen a été informé.
S’agissant des observations énumérées dans la résolution du Parlement européen du 17 avril 2013
concernant la décharge sur l’exécution du budget des agences de l’Union européenne pour l’exercice
2011: performance, gestion financière et contrôle [2012/2214(DEC)], le Centre était concerné par quatre
observations et par les observations de nature plus générale sur la gestion des conflits d’intérêts. La
liste des mesures prises par le Centre est présentée à l’annexe XI. Seules y figurent les observations
nécessitant une action de la part du Centre.
CHAPITRE 6.
ASSURANCE DONNÉE PAR D’AUTRES ORDONNATEURS EN CAS DE
SUBDÉLÉGATION CROISÉE
Sans objet.
CHAPITRE 7.
RÉSERVES
Conformément aux critères quantitatifs et qualitatifs établis par le Centre de traduction pour définir le
caractère important servant de base à la décision d’inclure une réserve dans la déclaration annuelle
d’assurance dans le contexte du rapport annuel d’activité, l’ordonnateur du Centre n'a émis aucune
réserve.
38
CHAPITRE 8.
CONCLUSIONS
Sur la base de tous les faits présentés dans les sections précédentes, et à la lumière des avis exprimés
par la Cour des comptes concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations
sous-jacentes aux comptes, il peut être conclu que le Centre de traduction opère dans un
environnement où les risques sont gérés de manière appropriée.
En outre, les procédures de contrôle mises en place garantissent la légalité et la régularité des
opérations sous-jacentes, les ressources affectées aux activités décrites dans le présent rapport ont été
utilisées aux fins prévues et conformément aux principes de bonne gestion financière.
39
PARTIE IV.
DÉCLARATION D’ASSURANCE
Je soussignée, directeur a. i. du Centre de traduction,
en ma qualité d’ordonnateur,
déclare, par la présente, que les informations contenues dans le présent rapport sont sincères et
véritables;
déclare disposer de l’assurance raisonnable que les ressources affectées aux activités décrites dans le
présent rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément aux principes de bonne gestion
financière, et que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à
la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.
Cette assurance raisonnable se fonde sur mon propre jugement et sur les éléments d’information à ma
disposition, comme, par exemple, les résultats de l'autoévaluation, les contrôles ex post de la qualité,
les travaux de la capacité d’audit interne, les observations du service d'audit interne ainsi que les
enseignements tirés des rapports de la Cour des comptes européenne relatifs aux exercices antérieurs
à celui de la présente déclaration.
Je confirme n’avoir connaissance d’aucun fait non signalé pouvant nuire aux intérêts de l'agence.
Luxembourg, le 11 février 2014.
(signé)
Marie-Anne Fernández
40
C. Distribution comparative des volumes de traduction par langue cible (2013/2012)
2013
2012
Langue
Classement
Pages
%
Classement
Pages
EN
1
55 457
18,79 %
2
31 295
FR
2
36 574
12,39 %
1
37 747
DE
3
22 811
7,73 %
3
22 745
IT
4
14 987
5,08 %
4
14 189
ES
5
14 831
5,02 %
5
13 536
HR
6
10 915
3,70 %
25
2 533
EL
7
8 817
2,99%
6
10 904
PL
8
8 504
2,88%
12
9 701
BG
9
8 189
2,77 %
9
9 817
PT
10
8 142
2,76 %
7
9 972
HU
11
7 894
2,67 %
20
9 593
RO
12
7 860
2,66%
18
9 601
NL
13
7 792
2,64%
11
9 712
LT
14
7 754
2,63%
8
9 879
SK
15
7 740
2,62%
16
9 633
SL
16
7 719
2,61%
19
9 595
DA
17
7 658
2,59%
10
9 758
CS
18
7 633
2,59 %
13
9 678
ET
19
7 615
2,58 %
17
9 602
SV
20
7 594
2,57 %
14
9 645
LV
21
7 578
2,57 %
15
9 640
FI
22
7 572
2,57 %
21
9 549
MT
23
7 087
2,40 %
22
8 942
GA
Autres (1)
24
1 700
0,58 %
26
1 784
4 765
1,61 %
9 971
295 188
100 %
299 021
Total (2)
(1)
(2)
Index des abréviations
NO, IS, TR, MK, RU, AR, ZH, UK, SR, SQ, ID, KL, ME, JP, CA, EU, GL, HI, HY, HE, AZ, KO, FA, KA, LB
Volume de traduction en pages (y compris pages traduites pour le fonctionnement du Centre).
BG (bulgare), ES (espagnol), CS (tchèque), DA (danois), DE (allemand), ET (estonien), EL (grec), EN (anglais), FR
(français), GA (irlandais), HR (croate), HU (hongrois), IT (italien), LV (letton), LT (lituanien), MT (maltais), NL
(néerlandais), PL (polonais), PT (portugais), RO (roumain), SK (slovaque), SL (slovène), FI (finnois), SV (suédois),
AR (arabe), AZ (azerbaïdjanais), CA (catalan), EU (basque), FA (farsi), GL (galicien), HE (hébreu), HI (hindi), HY
(arménien), ID (indonésien), IS (islandais), JP (japonais), KA (géorgien) KL (groenlandais), KO (coréen), LB
(luxembourgeois), ME (monténégrin), MK (macédonien), NO (norvégien), RU (russe), SQ (albanais), SR (serbe),
TR (turc), UK (ukrainien) et ZH (chinois mandarin).
43
D. Statistiques relatives aux délais des travaux de traduction
Client
Nombre de
Nombre de
documents transmis
documents livrés*
dans le délai fixé
Délai fixé
+
1-2 jour(s)
Délai fixé
+
3-5 jours
ACER
88
88
EC ARTEMIS
23
23
ORECE
96
96
CCE-EMPLOI
3 199
3 196
3
CDT/CDT-CA
1 254
1 186
17
Cedefop
160
160
CEPOL
99
99
CJUE
48
48
Conseil
126
126
OCVV
231
231
49
49
EACEA
304
304
EASME
36
35
EAHC
70
70
AESA
722
669
EASO
341
341
ABE
347
346
Cour des comptes
41
41
BCE
25
25
ECDC
128
128
ECHA
4 029
3 904
8
8
CEPD
922
921
AEE
334
334
EFCA
96
96
EFSA
443
443
4
4
EIGE
173
173
AEAPP
559
557
56
56
EC Clean Sky
AED
BEI
EIT
Délai fixé
+
1 semaine
30
21
1
53
1
103
22
1
2
44
Nombre de
Nombre de
documents transmis
documents livrés*
dans le délai fixé
Client
EMA
Délai fixé
+
1-2 jour(s)
Délai fixé
+
3-5 jours
10 389
10 377
OEDT
167
167
EMSA
56
56
EC ENIAC
23
23
ENISA
108
108
AFE
273
273
9
9
AEMF
643
642
1
ETF
201
199
2
23
23
EU-OSHA
1 086
1 084
2
Eurofound
1 257
1 255
1
Eurojust
44
44
Europol
279
278
F4E
59
59
EC PCH
25
25
775
771
FRONTEX
90
89
GSA
24
24
EC IMI
68
67
1
10 949*
10 734
70
773
773
REA
34
34
EC SESAR
89
87
TEN-T EA
274
274
Total
41 729
41 232
%
100 %
98, 8 %
ERCEA
eu-LISA
FRA
OHMI
Médiateur
11
Délai fixé
+
1 semaine
1
1
1
4
1
12
133
274
68
155
0, 6 %
0, 2 %
0, 4 %
2
* Ce tableau ne reprend pas les chiffres relatifs aux marques communautaires, qui sont toujours transmises dans les délais
contractuels.
45
ANNEX II – STATISTIQUES RELATIVES À LA GESTION FINANCIÈRE
A. Budgets initial et rectificatif
Titre
Libellé
1
2
3
4
5
1
2
3
10
Recettes
Versements des agences, offices, institutions
et organes
Subvention de la Commission
Coopération interinstitutionnelle
Autres recettes
Excédent de l'exercice précédent
Total général
Dépenses
— Personnel
— Immeubles, matériel et dépenses diverses
de fonctionnement
— Dépenses opérationnelles
Réserves
Budget final
2013
Budget
rectificatif
2
Budget
rectificatif
1
Budget initial
2013
43 526 700
1 270 700
649 200
41 606 800
0
2 766 800
443 250
5 456 917
52 193 667
0
39 200
50 000
4 070 917
5 430 817
0
0
243 250
1 250 000
2 142 450
0
2 727 600
150 000
136 000
44 620 400
24 476 800
-463 700
30 000
24 910 500
7 076 800
96 200
1 696 000
5 284 600
15 436 000
1 564 000
207 000
13 665 000
5 204 067
4 234 317
209 450
760 300
Total général
52 193 667
5 430 817
2 142 450
44 620 400
* Les activités de coopération interinstitutionnelle visées au Titre 3 des recettes budgétaires incluent l'ensemble des services
de traduction fournis aux institutions de l'UE ainsi que la gestion de la base de données interinstitutionnelle IATE et le
support technique y afférent.
B. Recettes budgétaires
Recettes budgétaires par ligne budgétaire
Ligne
budgétaire
Agence/organe/office/institution
Recettes 2013
Variation
en EUR
Recettes 2012
en EUR
Variation en %
1000
AEE
310 685
312 168
-1 483
0%
1001
ETF
276 125
298 083
-21 958
-7 %
1002
OEDT
230 802
711 588
-480 786
-68 %
1003
EMA
3 823 962
2 955 437
868 525
29 %
558 344
853 311
-294 967
-35 %
8 322 618
3 402 493
4 920 125
145 %
18 726 809
19 206 961
-480 152
-2 %
1004
EU-OSHA
1005
OHMI
1006
Marques, dessins et modèles de l’OHMI
1007
OCVV
105 669
49 443
56 226
114 %
1008
Europol
142 276
759 331
-617 055
-81 %
1009
Eurofound
694 507
733 520
-39 013
-5 %
1010
Cedefop
119 761
73 839
45 922
62 %
1012
FRA
1 026 498
618 773
407 725
66 %
1014
BEI
17 969
582
17 387
2987 %
1015
EFSA
366 108
396 561
-30 453
-8 %
1016
Eurojust
166 446
0
166 446
S/O
1017
EMSA
78 548
157 072
-78 524
-50 %
1018
AESA
1 145 500
2 092 183
-946 683
-45 %
1019
AFE
932 565
595 923
336 642
56 %
46
Ligne
budgétaire
1020
ENISA
1021
ECDC
1022
FRONTEX
1023
EACEA
1024
Recettes 2013
Variation
en EUR
Recettes 2012
Variation en %
99 647
50 761
48 886
96 %
57 514
162 150
-104 636
-65 %
390 081
404 644
-14 563
-4 %
408 288
558 223
-149 935
-27 %
EASME
22 720
15 167
7 553
50 %
1025
CEPOL
116 121
210 003
-93 882
-45 %
1026
EAHC
139 995
56 686
83 309
147 %
7 556
-4 695
-62 %
1027
GSA
2 861
1028
AED
9 094
9 009
85
1%
1029
ECHA
3 048 557
4 456 193
-1 407 636
-32 %
1030
EFCA
168 107
111 682
56 425
51 %
1031
F4E
CSUE
93 193
3 730
89 463
2398 %
1032
0
0
0
S/O
1033
TEN-T EA
49 465
18 240
31 225
171 %
1034
EIT
15 479
7 469
8 010
107 %
1035
ERCEA
10 203
5 576
4 627
83 %
1036
REA
8 632
3 686
4 946
134 %
1037
EC Clean Sky
30 005
0
30 005
S/O
1038
EIGE
189 768
299 720
-109 952
-37 %
1039
EC SESAR
20 477
6 402
14 075
220 %
1040
CEPD
589 610
950 448
-360 838
-38 %
1041
EC ARTEMIS
4 462
4 074
388
10 %
1042
EC IMI
34 445
5 025
29 420
585 %
0
14 849
N/A
1044
EC PCH
EC ENIAC
14 849
14 453
0
14 453
N/A
1045
EASO
1 398 136
194 223
1 203 913
620 %
1046
ACER
9 027
16 356
-7 329
-45 %
1047
1043
AEMF
667 806
266 777
401 029
150%
1048
ABE
535 521
194 139
341 382
176 %
1049
AEAPP
1 226 365
69 294
1 157 071
1670 %
1050
ORECE
119 508
14 386
105 122
731 %
1051
eu-LISA
50 822
0
50 822
N/A
3000
Commission européenne
Gestion des projets interinstitutionnels –
toutes institutions couvertes par le
contrat IATE
1 681 175
1 603 668
77 507
5%
588 422
722 565
-134 143
-19 %
3002
3003
3004
3005
3006
0
0
0
S/O
Conseil de l’Union européenne
244 069
8 744
235 325
2691 %
Cour des comptes européenne
Comité des régions de l’Union
européenne
14 149
23 938
-9 789
-41 %
0
4 047
-4 047
-100 %
Parlement européen
3007
Comité économique et social européen
0
0
0
S/O
3008
Cour de justice de l’Union européenne
83 424
517 363
-433 939
-84 %
3010
Banque centrale européenne
22 038
16 457
5 581
34 %
47
Ligne
budgétaire
Recettes 2013
Variation
en EUR
Recettes 2012
Variation en %
3011
Médiateur européen
508 887
503 712
5 175
1%
4000
Intérêts bancaires
228 929
472 841
-243 912
-52 %
4010
Remboursements divers
Subvention du gouvernement
luxembourgeois
6 085
3 081
3 004
98 %
243 250
0
243 250
N/A
50 210 831
45 195 298
5 015 533
11 %
4020
Total recettes
48
C. Dépenses budgétaires
Exécution des crédits d’engagement
Dépenses 2013
(exécution des
engagements)
Chapitre
Libellé
11
Personnel en activité
Missions et déplacements
professionnels
Infrastructure à caractère sociomédical
Services sociaux
Réception et représentation
PERSONNEL
Location d’immeubles et frais
accessoires
Informatique
Biens meubles et frais accessoires
Dépenses de fonctionnement
Affranchissement et
télécommunications
Frais de réunions et de
convocations
Frais de réunions du conseil
d’administration
Information: acquisition, archivage,
production et diffusion
IMMEUBLES, MATÉRIEL ET
DÉPENSES DIVERSES DE
FONCTIONNEMENT
Prestations de traduction externe
Coopération interinstitutionnelle
DÉPENSES
OPÉRATIONNELLES
RÉSERVES
BUDGET TOTAL
13
14
16
17
TITRE 1
20
21
22
23
24
25
26
27
TITRE 2
30
31
TITRE 3
TITRE 10
en EUR
Dépenses 2012
(exécution des
engagements)
Variation en
EUR
21 955 022
22 411 687
-456 665
-2 %
98 277
105 000
-6 723
-6 %
404 133
435 468
-31 335
-7 %
132 000
1 000
22 590 432
142 900
2 500
23 097 555
-10 900
-1 500
-507 123
-8 %
-60 %
-2 %
2 581 647
1 815 246
766 401
42 %
2 869 432
189 424
272 100
2 217 235
61 217
184 345
652 197
128 207
87 755
29 %
209 %
48 %
181 743
199 637
-17 894
-9 %
2 427
5 625
-3 198
-57 %
60 560
94 495
-33 935
-36 %
0
0
0
S/O
6 157 333
4 577 800
1 579 533
35 %
14 194 068
621 729
13 932 944
625 989
261 124
-4 260
2%
-1 %
14 815 797
14 558 933
256 864
2%
0
43 563 562
0
42 234 287
0
1 329 275
S/O
3%
Évolution de l’exécution budgétaire (sans tenir compte du titre 10)
Description
Budget (excepté le Titre 10)
Engagements contractés
Crédits annulés
Paiements effectués
Crédits reportés
2013
46 989 600
43 563 562
3 426 038
40 542 361
3 021 201
Variation
en %
Exécution 2013
S/O
93 %
7%
93 %
7%
2012
45 195 175
42 234 287
2 960 888
38 106 363
4 127 424
Exécution 2012
S/O
93 %
7%
90%
10%
en EUR
Variation
en %
4%
3%
16 %
6%
-27 %
49
Exécution budgétaire par titre (sans tenir compte du titre 10, mais en tenant compte des virements de
crédits)
Titre 1
Description
Montant
Titre 2
Exécution
Montant
en EUR
Total
Titre 3
Exécution
Montant
Exécution
Montant
Budget (excepté le titre 10)
24 496 350
S/O
7 057 250
S/O 15 436 000
S/O 46 989 600
Engagements contractés
22 590 431
92 %
6 157 333
87 % 14 815 798
96 % 43 563 562
1 905 919
8%
899 917
22 356 774
99 %
5 161 162
233 657
1%
996 171
Crédits annulés
Paiements effectués
Crédits reportés
13 %
620 202
4%
3 426 038
84 % 13 024 425
88 % 40 542 361
16 %
12 %
1 791 373
3 021 201
Graphique relatif à l’exécution budgétaire
Le total des dépenses de l’exercice est de 43 563 562 EUR, soit 92,71 % des crédits prévus dans le
budget (sans tenir compte du titre 10 «Réserves»).
en milliers d’EUR
50
ANNEXE IV - TABLEAU DES EFFECTIFS DU CENTRE DE TRADUCTION
Groupes de
fonctions et
grades
Pourvus au 31.12.13
Autorisés dans le cadre du budget
Postes
permanents
Postes temporaires
Postes permanents
Postes temporaires
AD 16
0
0
0
0
AD 15
0
0
0
1
AD 14
1
0
1
0
AD 13
0
0
0
0
AD 12
4
3
8
3
AD 11
9
8
9
9
AD 10
9
6
10
5
AD 9
1
7
2
10
AD 8
6
4
4
8
AD 7
6
20
7
23
AD 6
5
13
4
17
AD 5
2
26
0
17
43
87
45
93
AST 11
0
0
0
0
AST 10
0
0
0
0
AST 9
0
1
0
1
AST 8
5
0
5
0
AST 7
2
3
2
3
AST 6
2
2
2
2
AST 5
2
6
2
9
AST 4
2
12
3
12
AST 3
1
18
2
18
AST 2
0
4
0
6
AST 1
0
3
0
1
Sous total AST
14
49
16
52
TOTAL
TOTAL
PERSONNEL
57
136
61
145
Sous total AD
193
206
53
ANNEXE V - RESSOURCES HUMAINES ET FINANCIÈRES PAR ACTIVITÉ
A. Ressources humaines et financières prévues pour 2013 (reprises dans le programme de travail 2013 modifié)
Activités
Activité opérationnelle de base:
traduction
Activités de support
Activités externes de promotion
Activités de gestion et de
contrôle
Provisions
Total général
Total
(%)
65,0 %
Ressources humaines (*)(**)
Total
Fonctionn
AT
aires
146,3
31,2
99,6
Titre 1
Ressources financières (**)
Titre 2
Titre 3
Budget total
15,5
16 458 511
4 513 165
14 801 000
35 772 676
Budget
(%)
68,5 %
AC
25,8 %
2,3 %
6,9 %
57.9
5,2
15.6
15,6
2,4
11,8
38,8
2,8
3,8
3,5
0
0
4 766 120
714 603
2 537 566
1 780 556
169 636
613 443
0
635 000
0
6 546 676
1 519 239
3 151 009
12,6 %
2,9 %
6,0 %
100,0 %
225
61
145
19
24 476 800
7 076 800
15 436 000
5 204 067
52 193 667
10,0 %
100,0 %
(*) Exprimées en équivalents temps plein (ETP).
(**) Chiffres arrondis.
B. Ressources humaines et financières utilisées en 2013 en vue d’atteindre les objectifs fixés
Activités
Activité opérationnelle de base:
traduction
Activités de support
Activités externes de promotion
Activités de gestion et de
contrôle
Total général
Total
(%)
67,4 %
Ressources humaines (*)(**)
Total
Fonctionn
AT
aires
143,3
31,2
95,6
Titre 1
Ressources financières (**)
Titre 2
Titre 3
Budget total
16,5
15 682 346
4 109 967
14 194 068
33 986 382
Budget
(%)
78,0 %
AC
24,0 %
2,4 %
6,2 %
51,0
5,0
13,2
13,2
2,4
10,2
34,8
2,6
3,0
3,0
0
0
4 210 139
635 744
2 062 203
1 462 550
143 964
440 852
0
621 729
0
5 672 689
1 401 437
2 503 054
13,0 %
3,2 %
5,8 %
100,0 %
212,5
57,0
136,0
19,5
22 590 432
6 157 333
14 815 797
43 563 562
100,0 %
(*) Exprimées en équivalents temps plein (ETP).
(**) Chiffres arrondis.
54
ANNEXE VI – MISE EN OEUVRE DU PLAN D’ACTION EN MATIÈRE DE CONTRÔLE INTERNE 2013
NCI
#
Plan d’action
Responsabl
e
Tous les
CdD 1
Date limite
en 2013
T1, T3 et T4
5
1
Impliquer l’encadrement intermédiaire dans l’élaboration
des programmes de travail annuels (implication
ascendante et descendante).
7
2
Définir un calendrier présentant les délais dans lesquels
des priorités doivent être établies pour les projets pour le
PTA, et s’y conformer.
CPI 2
T1
8
3
Examiner la description des contrôles, en particulier
concernant la protection des données, la formation et le
recrutement en documentant les processus compris
dans le modèle de processus.
Documenter et publier les procédures informatiques
relatives à l’acquisition de systèmes, à l’externalisation
et à la programmation.
Formaliser les politiques et procédures informatiques
pour contrôler les activités des consultants et des autres
contractants.
Maintenir à jour les manuels opérationnels et fournir les
supports de formation technique nécessaires pour
transférer les connaissances en vue d’une exploitation
et d’une utilisation réussies des systèmes (au moins
pour les principales applications utilisées).
Définir les responsabilités et établir la fonction
d’assurance qualité en matière d’informatique, en
incluant cette responsabilité dans la description de poste
dûment signée de la personne responsable.
Présenter la procédure d’enregistrement d’exceptions et
de cas de non-conformité lors d’une réunion consacrée
à ce sujet avec les chefs de section.
Présenter un rapport du Groupe Infrastructure et
sécurité (GIS) à l’encadrement supérieur sur le statut de
la continuité des activités (statu quo) deux fois par an.
Intégrer dans les rapports une section sur une
évaluation portant sur la facilité de compréhension du
PCA et son accessibilité en cas de besoin.
Mettre à jour les procédures du PCA en relation avec le
déménagement vers Drosbach.
Proposer chaque année une formation obligatoire au
PCA à tous les membres du personnel.
Présenter un rapport sur les tests relatifs aux
connections avec les autres institutions.
Tous les
CdD
T3
Chef du
département
informatique
T4
Chef du
département
informatique
T4
Tous les
CdD
T2
Chef du
département
administratio
n
T4
Tous les
CdD
Chef du GIS
T3
Chef du
département
informatique
Chef du
département
administratio
n
Assistant de
direction
T4
SLT 3
T3
Chef du
département
informatique
T4
4 (◊)
5 (◊)
6
10 (*)
7 (◊)
8 (*)
9 (◊)
10 (◊)
11 (◊)
Réaliser un test majeur du PCA.
11 (*)
12
Définir les modalités d’exécution des dispositions du
CdT établissant les principes de la gestion des
documents.
12
13 (◊)
Publier et expliquer une procédure relative aux
dispositions en matière de droits d’auteur.
Documenter et publier les procédures informatiques en
matière de propriété intellectuelle.
14 (◊)
T2
T4
T3
Impact des risques et réalisation
Faible – Ne pas impliquer l’encadrement
intermédiaire
dans
l'élaboration
des
programmes de travail comporte le risque que
les objectifs ne soient pas suffisamment
compris et soutenus. Une communication
ascendante et descendante entre tous les
niveaux d’encadrement a été assurée en 2013.
Faible – Le Centre a mis en place un
processus par lequel son comité de pilotage fait
le point sur l’ensemble des projets et définit des
priorités pour l’ensemble des projets sur une
base mensuelle. Les priorités afférentes aux
projets sont donc toujours définies aux fins de
l’élaboration du programme de travail annuel.
Faible/Modéré – En raison de la disponibilité
limitée des ressources, cette action n’a pas été
réalisée en 2013.
Faible/Modéré – Le comité de pilotage
informatique a adopté les procédures
suivantes:
mesures non techniques (en matière de
propriété intellectuelle, d’acquisition de
systèmes,
d’externalisation
et
de
programmation et de contrôle des consultants
externes). Les manuels opérationnels n'ont
toutefois pas pu être tenus à jour en raison du
déménagement du Centre et de la mise en
place du nouveau centre de données.
Faible – Le Centre a établi la fonction
d’assurance qualité en matière d’informatique.
Faible/Modéré – La connaissance de la
procédure d'enregistrement des exceptions et
des cas de non-conformité doit être améliorée.
Modéré/Élevé – De nombreux documents
relatifs à la gestion de la continuité des activités
sont devenus obsolètes en raison du
déménagement du Centre et de la mise en
place du nouveau Centre de données.
L’identification de processus opérationnels
critiques sur la base de critères clairs est
prévue pour le premier trimestre de 2014. Les
données transmises par les parties intéressées
seront analysées avant le troisième trimestre de
2014. Les plans de continuité des activités mis
en place au niveau opérationnel devraient être
arrêtés pour le quatrième trimestre de 2014 et
faire l’objet d’une révision à des fins de
cohérence.
Faible/Modéré – Une décision relative aux
documents électroniques a été adoptée à la fin
de l’année 2013; les modalités d'exécution de
cette décision doivent toutefois encore être
arrêtées.
Faible – Les dispositions en matière de droits
d’auteur ont été mises en œuvre.
Faible – Les procédures informatiques en
matière de propriété intellectuelle ont été
élaborées.
CdD = Chef de département
CPI = Comité de pilotage informatique
3 SLT = Section «Support linguistique et technologique»
1
2
55
NCI
#
Plan d’action
Responsabl
e
RE&C 4
Date limite
en 2013
T1
15 (◊)
Publier une mise à jour du cadre de communication
conforme à l’exigence de dispositions en matière de
droits d’auteur.
Développer et communiquer des clarifications
concernant trois normes de contrôle interne (NCI)
choisies
Publier une politique en matière de sécurité des
systèmes d’information.
CCI 5
T2, T3, T4
Chef du
département
informatique
Chef du
département
informatique
T1
Chef du
département
informatique
T3
Mettre à jour le modèle de données défini par le Centre.
Classer les informations selon un schéma de
classement convenu.
Veiller à la précision de l’architecture d’information et du
modèle de données.
Établir et suivre les objectifs en matière de qualité de
l’information.
Assigner la propriété des données de manière claire afin
de permettre le développement de nouvelles fonctions et
de mettre en œuvre une gestion de l’accès en la
matière.
Documenter tous les processus, procédures et contrôles
comptables, y compris les interfaces avec tous les
processus pertinents.
Chef du
département
informatique
T4
CPI
T3
Comptable
T2
23
Valider le système comptable du Centre.
Comptable
T2
14
24
Réaliser une évaluation externe du Centre.
DIR
T3
15
25
Modifier la liste des contrôles clés afin d’examiner son
exhaustivité et la mettre à jour, le cas échéant, en 2013.
Q2
26
Modifier les questionnaires sur la conformité et
l’efficacité.
Tous les
CdD (avec le
CCI)
CCI/DIR
16 (◊)
17 (◊)
18 (◊)
19 (◊)
20 (◊)
21 (◊)
13
4
5
22
Organiser des formations régulières pour tous les
membres du personnel afin de les sensibiliser à la
politique de sécurité des systèmes d'information et à ses
processus et procédures de mise en œuvre.
Documenter les procédures relatives aux contrôles de
l’accès, aux opérations informatiques, aux contrôles et à
la propriété des données, aux périodes de conservation
et à la protection des données, aux sauvegardes de
données, à l’accès et à l’archivage de données, à la vie
privée et à l’informatique d’utilisateur final (applications
développées directement par les utilisateurs finaux).
Documenter les règles et normes de tests.
T2
T2
Faible – Les dispositions en matière de droits
d’auteur ont été mises en œuvre dans le cadre
de communication.
Faible/Moyen – Des clarifications ont été
communiquées.
Faible – Le comité de pilotage informatique a
adopté une politique en matière de sécurité
(protection des données, contrôle de l’accès).
Faible/Modéré – Des formations régulières
destinées à l’ensemble des membres du
personnel doivent être organisées.
suivantes:
politique en matière de sécurité (protection des
données, contrôle de l’accès) et mesures non
techniques (propriété intellectuelle, acquisition
de systèmes, externalisation et programmation,
contrôle des consultants externes); politiques y
afférentes (propriété des données, contrôles
des données, conservation et protection des
données, sauvegardes de données) et mesures
techniques (opérations informatiques, normes
de tests).
suivantes: classification des documents
informatiques. Le modèle de données a été
révisé en vue de son intégration dans le
programme e-CdT La préparation d’un
dictionnaire de données est en cours.
Faible – La propriété des données a été
clairement assignée aux fins de l'information
relative aux processus de base. La gestion des
droits d'accès y afférents a été finalisée.
Faible – À la suite de la mise en place du
nouveau système de comptabilité d’exercice
ABAC, la description des contrôles dans tous
les processus et procédures opérationnels qui
fournissent des informations ayant un impact
financier, et les interfaces ABAC avec tous les
processus opérationnels pertinents ont été
réalisées, conformément aux prévisions pour le
premier semestre 2013.
Faible – Le comptable a validé le système
comptable en 2013. Cette validation ne portait
pas sur les applications ABAC développées par
la Commission, mais concernait uniquement les
interfaces ABAC associées à d'autres
applications utilisées et développées par le
Centre. L’accent a été mis principalement sur
l'intégrité des données transférées entre les
différentes applications et ABAC.
Faible –
En ce qui concerne la
NCI 14 «évaluation des activités», le règlement
fondateur du Centre ne prévoit pas
d'évaluations systématiques. Les activités du
Centre n’ont donc pas été évaluées en 2013.
Cette évaluation est suspendue jusqu’à
l’adoption d’une modification du règlement
fondateur.
Faible/Modéré – Cette action n’a pas été
réalisée en 2013.
Faible – Les questionnaires sur la conformité et
l’efficacité ont été modifiés.
RE&C = Section «Relations externes et communication»
CCI = Coordinateur du contrôle interne
56
NCI
#
27
Plan d’action
Présenter une proposition de modification de la
«décision concernant les normes de contrôle interne du
Centre de traduction» au conseil d’administration pour
approbation.
Responsabl
e
Direction
Date limite
en 2013
T4
Faible – En octobre 2013, le conseil
d’administration a approuvé une proposition de
modification de la «décision concernant les
normes de contrôle interne du Centre de
traduction».
57
ANNEXE VII – INDICATEURS-CLÉS
OPÉRATIONS
Intitulé de l’indicateur
Résultat
2013
Résultat
2012
Résultat
2011
Nombre de pages de documents traduits,
modifiés et révisés et envoyés aux clients
295 188
299 026
278 928
Nombre de pages de marques communautaires
traduites, modifiées, révisées et envoyées aux
clients
509 798
435 981
433 885
Nombre d’entrées dans des listes de termes
349 823
105 220
47 210
Analyse de
variance/commentaires
Depuis 2013, les dessins ou modèles
communautaires sont facturés au
terme, non plus à la page.
Augmentation importante du nombre de
termes traduits en 2013 en raison du
projet de grande ampleur portant sur
les termes de l'OMPI, 6 mené à bien
pour l'OHMI en mai 2013.
Les dessins ou modèles
communautaires représentaient 18 970
termes.
Taux de livraison dans les délais aux clients
98,8 %
99,2%
98,5 %
Taux de retour de CSF
4,7 %
5,6%
3,9 %
Indice de satisfaction client régulière (CSF
positifs et «pas de retour»)
99,6 %
99,3%
99,6 %
Taux de retour de CSF négatifs/document livré
(pas du tout satisfait)
0,4 %
0,7 %
0,3 %
% de clients rencontrés/an
25,9 %
34,5 %
34,6 %
11
9
7
Résultat
2012
Résultat
2011
+12,5 %
14,6 %
-16,6 %
+14,8 %
8,2 %
-13,4 %
40,2 %
40,9 %
40,8 %
63,8 %
59,8 %
62,3 %
+9,6 %
4,9 %
-14,2 %
Nombre de projets du CITI auxquels participe le
CdT
FINANCIER
A. Planification
Variation du nombre total de pages
facturées/prévisions initiales
Variation du total des recettes facturées/recettes
annuelles initialement prévues
Rapport marques/nombre total de pages
facturées (recettes)
Rapport du total des marques, dessins et
modèles/nombre total de pages facturées
(volume)
Variation du nombre de pages facturées par
client entre les années n et n-1
6
Résultat
2013
Analyse de
OMPI Organisation mondiale de la propriété intellectuelle
58
Résultat
2012
Résultat
2011
92,7 %
93,4 %
96,5 %
Effectifs affectés à chaque contrôle ex ante
2
2
2
Agents vérificateurs financiers
2
2
2
Nombre d’engagements contractés
440
378
368
% d’engagements vérifiés ex ante
100 %
96 %
100 %
Nombre d’ordres de paiement émis
8140
8691
7007
% d’ordres de paiement vérifiés ex ante
100 %
100 %
100 %
B. Budget – exécution des crédits
Résultat
2013
Analyse de
La performance a baissé en raison
d'une baisse de l’exécution du
titre 3 («Prestations de traduction
externe») et du chapitre 21 («Matériel,
logiciels et services informatiques»).
L’exécution du titre 1 était identique à
celle de 2012 (92,2 %) bien que les
crédits alloués à l'adaptation des
rémunérations aient été mis en réserve
en 2013. La baisse de l'exécution du
titre 1 s’explique principalement par: la
diminution de la contribution au régime
des pensions à compter de 2012 et par
le nombre de postes inscrits au tableau
des effectifs qui est inférieur aux
prévisions.
C. Entrées (ressources consacrées aux
contrôles ex ante afin de garantir la légalité et la
régularité des opérations sous-jacentes)
D. Produit (niveau et nature des contrôles
effectués):
Nombre d’ordres de recouvrement émis
% d’ordres de recouvrement vérifiés ex ante
644
590
506
100 %
100 %
100 %
E. Résultats des contrôles (ce que les
contrôles ont permis au Centre de
découvrir/corriger)
% d’erreurs techniques relatives aux
engagements corrigées avant l’autorisation
16,8 %
16,2 %
4,1 %
% d’erreurs techniques relatives aux
paiements corrigées avant l’autorisation
1,2 %
1,4 %
1,4 %
% d’erreurs techniques relatives aux ordres de
recouvrement corrigées avant l’autorisation
Nombre d’exceptions
16,2 %
6,3 %
2,4 %
9
10
6
Depuis 2013, le Centre émet des
ordres de virement distincts en fonction
de l’année au cours de laquelle le client
a demandé la fourniture du service
linguistique
Le taux d’erreur plus élevé en 2013
s’explique par le fait que l’encodage
des engagements a été modifié du fait
du nouveau règlement financier. Les
erreurs afférentes à cette modification
de l’encodage ont été commises au
cours du premier trimestre de
l’exercice.
Le taux d’erreur plus élevé en 2013
s’explique par les erreurs d’encodage
commises au début de l’exercice. Deux
erreurs d’encodage, qui n’ont eu
aucune incidence financière sur les
clients du Centre ou sur le Centre luimême, ont été reproduites lors de
l’émission de plusieurs ordres de
virement. Ces répétitions d’erreurs
mises à part, le taux d'erreur est de
6,5 %.
59
Résultat
2013
Résultat
2012
Résultat
2011
Analyse de
Contrôles ex post
Ordres de paiement vérifiés
398
767
24
Erreurs détectées
10
8
0
Bons de commande vérifiés
239
227
27
3
0
0
59
65
83
Bons de commande présentant des erreurs
G. Paiements
Retards de paiement aux fournisseurs
Retards de paiement par les clients de factures
du CdT
Délai moyen de paiement des factures du CdT
97
48
43
33 jours
S/O
S/O
Délai moyen de paiement aux fournisseurs
24 jours
27 jours
S/O
Résultat
2013
Résultat
2012
Résultat
2011
Rotation du personnel
5,8 %
6,4 %
6%
Écart entre les besoins et les compétences: %
des compétences atteint
1,5 %
5,1 %
8,8 %
Compétences de base possédées par au moins
deux personnes dans chaque section/groupe
63,4 %
59,9 %
85,8 %
Nombre moyen de journées de formation
5,2
6,2
7,9
Disponibilité des applications principales
99,9 %
99,9 %
99,9 %
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0/0
0/1
0/0
AUTRE
Nombre de dossiers reçus par le Médiateur au
cours de l’année
Nombre d’actions intentées par an contre le
Centre de traduction devant la Cour de justice
par des sous-traitants ou par des fournisseurs
non retenus lors de procédures de passation de
marché
Dossiers transmis à l’Office européen de lutte
antifraude (OLAF) au cours de l’année
Nombre d’affaires examinées par l’autorité de
promotion/reclassement commune et l’autorité
d’évaluation commune
Le nombre d’ordres de paiement
vérifiés ex post était moins élevé qu'en
2012 en raison de la baisse du nombre
total d’ordres de paiement relatifs à des
services de traduction externe.
Plusieurs demandes de paiement (et
factures) peuvent désormais être
incluses dans un même ordre de
virement afin de faciliter le traitement
des paiements.
Les erreurs détectées n’ont eu aucune
incidence financière sur le Centre (des
références utilisateurs et des dates
incorrectement enregistrées, des
pièces justificatives existantes non
incluses dans les dossiers de
paiement). Le nombre d’ordres de
paiement ayant été réduit, le taux
d’erreur relatif aux ordres de paiement
a augmenté, mais le taux d’erreur relatif
aux demandes/factures est
relativement stable.
Analyse
de
À la fin de l’année, les deux dossiers
étaient clos.
60
% de mise en œuvre du programme de travail
2013 du Centre
Résultat
2013
86,4 %
Résultat
2012
Résultat
2011
67,1 %
S/O
Analyse de
En 2013, le Centre a utilisé une
nouvelle méthodologie pour l’évaluation
de la mise en œuvre du rapport
d’activité annuel. Les quatre activités
ont été évaluées de la manière
suivante:
l’activité opérationnelle de base –
traduction (65 %), les activités de
support (25 %), les activités externes
de promotion (3 %) et les activités de
gestion et de contrôle (7 %).
61
ANNEXE VIII – RECOMMANDATIONS D’AUDIT DU SAI
Intitulé de l’audit
Recommandation
Importance
Budgétisation des
recettes et gestion
N °1 – Développer et mettre
en œuvre un nouvel outil de
planification et de suivi du
budget
Important
Gestion de la
continuité des
activités
N °1 – Prévoir des critères
clairs d’identification des
processus opérationnels
critiques et identifier les
processus critiques
Très important
Gestion de la
continuité des
activités
N °2 – Établir des plans de
continuité des activités au
niveau opérationnel
Très important
Gestion de la
continuité des
activités
N °5 – Révision des
documents relatifs à la
continuité des activités à des
fins de cohérence
Important
Gestion de la
continuité des
activités
N °6 – Analyse des données
transmises par les parties
intéressées
Souhaitable
Impact des risques
Faible – L’impact de cette recommandation a été
considéré comme faible par le directeur, compte
tenu du fait que les contrôles ont été renforcés
pour réduire le risque d’éventuelles erreurs
manuelles.
Le Centre a décidé d’acquérir un prologiciel sur le
marché. Il a fait l’acquisition du prologiciel
SAP® tool au cours du troisième trimestre 2013 et
le processus d’adaptation a donc commencé.
Compte tenu des exigences du nouveau
règlement financier, la portée du projet a été
étendue de manière à couvrir la budgétisation et
la planification pluriannuelles. L’outil sera mis en
œuvre au cours du deuxième trimestre 2014.
Faible – L’impact de cette recommandation a été
considéré comme faible. Les processus de
risques critiques avaient déjà été identifiés par le
Centre. Il sera pleinement tenu compte de cette
recommandation dans le cadre de la révision du
plan de continuité des activités (PCA).
Modéré – L’impact de cette recommandation a
été considéré comme modéré. Le PCA doit être
entièrement révisé en 2014 en raison du
déménagement du Centre dans de nouveaux
locaux. L’encadrement a donc décidé de ne
mettre cette recommandation en œuvre qu’après
le déménagement dans les nouveaux locaux et
de mettre le PCA à jour au niveau central.
L’exécution du PCA au niveau opérationnel est
donc prévue pour 2015.
Très faible – L’impact de cette recommandation
a été considéré comme très faible par le
directeur, compte tenu du très faible impact sur la
mise en œuvre du PCA. Comme le PCA devait
être entièrement révisé après le déménagement
dans les nouveaux locaux, l’encadrement a
décidé de ne mettre cette recommandation en
œuvre qu'en 2014, dans le cadre de la révision
du PCA.
Modéré – L’impact de cette recommandation a
été considéré comme modéré. Les données
transmises par les parties intéressées n’ont pas
été analysées par le Centre en termes de risque
et d’importance, mais ont simplement été
mentionnées dans le cadre de l'analyse de
l’incidence sur les activités. Le risque afférent à
cette recommandation est que les résultats de
l’enquête pourraient être considérés comme
juridiquement contraignants par les parties
intéressées. Il est prévu, dans le cadre de la
révision du PCA liée au déménagement dans les
nouveaux locaux, de relancer l'enquête menée
auprès des parties intéressées, en tenant compte
du PCA modifié. La recommandation devrait être
mise en œuvre en 2014.
62
ANNEXE IX – RECOMMANDATIONS D’AUDIT DU SAI
Intitulé de l’audit
Recommandation
Importance
Passation des
marchés
N° 11 – Suivi des contrats
Important
Organisation et
planification dans
le domaine
informatique
N° 9 - Modèle de données
Important
Gestion de la
qualité en matière
de traduction
N° 10- Révision de documents
dans des langues qui ne sont
pas des langues officielles de
l’UE
Important
Gestion de la
de traduction
N° 14 – Mises en œuvre dans
le domaine informatique
Important
Gestion de la
de traduction
N° 15 – Documentation des
procédures
Important
Impact des risques
Faible – Un mécanisme ad hoc «antisaucissonnage» avait déjà été mis en place
pour les principales lignes budgétaires. Un
système de suivi automatisé doit encore être
mis au point et la procédure doit encore être
formalisée. En attendant, l’attention des
vérificateurs a été attirée sur la détection de
cas éventuels. Le risque est considéré comme
faible.
Faible/Modéré – Le modèle de données a été
révisé en vue de son intégration dans le
programme e-CdT. La préparation d’un
dictionnaire de données est en cours.
Faible – En raison du faible nombre de
demandes relatives à des langues non
officielles de l’UE et de leur montant financier,
le risque est considéré comme faible. La
question fait actuellement l’objet de
discussions au niveau interinstitutionnel.
Faible – La seule action encore en suspens
concerne un développement informatique de
faible priorité. Flosys, l’application relative à
l’activité de base, ne fera pas l’objet de
développements supplémentaires. Le
développement mentionné ci-dessus porte sur
la nouvelle fonctionnalité du programme eCdT.
Faible – Le nombre de processus et de
procédures restant à mettre à jour/à
documenter est limité. La révision est toujours
en cours. La mise en œuvre définitive de la
recommandation a été reportée à 2014.
63
ANNEXE X – PASSATION DE MARCHÉS
Désignation
Signature des
contrats
AO AIR13 Services de traduction/révision dans le domaine
aéronautique de EN en BG, CS, DA, DE, EL, ES, ET, FI, FR,
HU, IT, LT, LV, MT, PL, PT, RO, SK et SV
2e trimestre
2014
TRADUCTION
AO Services de traduction/révision en russe et en arabe
2e trimestre
2014
AO TRADEMARKS Toutes les langues UE (excepté le GA)
vers HR
01/07/2013
AO (OIL) Transport de courrier interinstitutionnel
01/04/2013
AO(PMO) Agence de voyage
01/04/2014
30/07/2013
AO Achat de papier recyclé haute qualité format A4 pour
photocopieurs en livraison décentralisée
1e trimestre
2014
2e trimestre
2014
4e trimestre
2014
1e trimestre
2014
01/13/GSI Vidéo surveillance et contrôle d’accès
25/07/2013
02/13/GSI Armoires à portes coulissantes
26/07/2013
ADMINISTRATION
AO Mobilier de bureau
AO (OIL) Uniformes et chaussures
AO 01/2013/OIL Prestation d’assistance juridique par un
cabinet d’avocats - immobilier
1e trimestre
2014
1e trimestre
2014
AO 04/2013/OIL Fourniture d’énergie électrique
17/12/2013
AO Location de voitures de service à long terme
01/04/2013
AO Veille réglementaire
UE
INFORMATIQ
Effectué
Effectué
Effectué
Effectué
Lancé
Lancé
Lancement prévu au 1e trimestre 2014
Lancé
Effectué
Effectué
Lancé
Lancé
Effectué
Effectué
Lancement prévu au 1e trimestre 2014
AO ITS13 Acquisition de services informatiques
AO ABC III Fourniture de services de conseils, d’analyse
comparative et de consultance
Reporté à 2014
Lancé
AO Assistance/assurance du personnel en mission
AO (OIL) Contrôle de sécurité
Lancé
Reporté à 2014
AO LEG13 Services de traduction/révision dans le domaine
juridique à partir de toutes les langues (excepté le GA) en EN.
AO I3BIS/2012/OIL (OIL) Fourniture renouvelée de panneaux
de premiers secours
Résultats
12/11/2013
Lancé
64
ANNEXE XI - SUIVI DES OBSERVATIONS DE L’AUTORITÉ DE DÉCHARGE
Référence
11
13
Observation de l’autorité de décharge
Protection des données
Prend acte du fait qu’en 2011, le Centre a nommé responsable à la protection des
données afin d’accroître l’indépendance de cette fonction; note qu’au cours de cet
exercice, le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) a reçu quatre
notifications de contrôle préalable de la part du Centre, portant sur la
vidéosurveillance, la procédure disciplinaire, la politique de lutte contre le
harcèlement et la procédure de certification; constate que le dossier relatif à la
vidéosurveillance a été clôturé avec un avis favorable, qu’en ce qui concerne la
procédure disciplinaire et la lutte contre le harcèlement, le Centre a transmis des
compléments d’information au CEPD, à sa demande, et que le CEPD n’a pas encore
rendu son avis sur le dossier relatif à la procédure de certification; demande au
Centre de tenir l’autorité de décharge informée de l’évolution desdites notifications.
Système comptable
Prend acte du fait que le Centre a mis en œuvre, en mai 2012, le régime de la
comptabilité d'exercice, qui est le système comptable que la Commission utilise en
matière de comptabilité budgétaire, et que son comptable terminera la validation de
ce système durant le premier trimestre de 2013; demande au Centre de tenir
l’autorité de décharge informée de l’évolution de cette validation.
Réponse et mesures prises par le Centre
En 2012, le Centre de traduction a mis en œuvre les recommandations du CEPD dans les
opérations de traitement concernant les procédures disciplinaires et les enquêtes
administratives, la procédure de lutte contre le harcèlement et la procédure de certification.
Le comptable a terminé la validation du système comptable en 2013; le texte définitif a été
transmis à la Cour des comptes et au service d'audit interne (SAI) de la Commission.
Décharge 2011: performance, gestion financière et contrôle des agences de l’UE
Référence
22
Décharge 2011: performance, gestion financière et contrôle des
agences de l’UE
Gestion budgétaire et financière
Demande instamment que toutes les agences et entreprises communes
annexent systématiquement un modèle normalisé concernant la publication de
leurs comptes annuels définitifs, contenant les données présentées dans leurs
rapports sur l'exécution du budget et dans leurs rapports sur la gestion
budgétaire et financière; recommande que toutes les agences et entreprises
communes fournissent ces informations d'une manière complète, commodément
accessible et transparente (fichiers Excel et/ou fichiers CSV, par exemple) pour
faciliter la comparaison entre leurs exécutions budgétaires et permettre ainsi au
Parlement et au public de comparer globalement leurs dépenses;
Réponse et mesures prises par le Centre
Le modèle normalisé pour la présentation de l’exécution budgétaire et de la gestion
budgétaire et financière n’a pas été adopté par le réseau des agences. Lorsqu’il aura été
convenu de la structure du rapport, le Centre sera disposé à fournir les informations
requises dans un format standardisé en complément des rapports/existants.
Le rapport existant sur l’exécution budgétaire du Centre est strictement conforme à la
structure du budget voté; partant, toute normalisation du rapport actuel entraînerait une
incohérence entre le budget voté et l'exécution budgétaire du Centre.
Le rapport sur la gestion budgétaire et financière du Centre est adapté aux activités du
Centre. Il est possible de procéder à une normalisation des rapports existants parmi les
agences; cependant, la normalisation ne doit pas induire une précision moindre en ce qui
concerne les activités propres au Centre.
65
28
30-39
46
55
Ressources humaines et politique de recrutement
demande à toutes les agences de communiquer à l'autorité de décharge le nombre
de jours de congé qui ont été accordés pour chaque grade, dans le cadre du
système d'horaires flexibles et de repos compensatoire annexé chaque année à leur
rapport d'activité annuel;
Conflits d’intérêt et transparence
Ressources humaines et politiques de recrutement
rappelle qu’un niveau de transparence élevé est un élément essentiel pour atténuer
les risques de conflits d’intérêts; invite dès lors les agences qui ne l’ont pas encore
fait à publier sur leur site internet la liste des membres de leur conseil
d’administration, de leur personnel d’encadrement et de leurs experts externes et
internes ainsi que leurs déclarations d’intérêt et curriculum vitæ respectifs;
Comptabilité
invite les agences à publier sur leur site internet le compte rendu des réunions de
leur conseil d’administration, dans un souci de transparence et de contrôle
démocratique, y compris du Parlement européen.
Les recommandations formulées par le Parlement européen ces dernières années
Performance
demande au Centre d'analyser le flux actuel des travaux et les instruments utilisés
dans le cadre de la planification budgétaire, et d'instaurer des contrôles; constate, à
cet égard, que la planification budgétaire du Centre se fonde sur des tableaux Excel
ou sur des contrôles de données manuels ou automatisés qui pourraient être à
l’origine d’erreurs de calcul et d’une mauvaise planification des dépenses, et en fin
de compte avoir un impact négatif sur les prix appliqués par le Centre;
Les recommandations formulées par le Parlement européen ces dernières années
Le Centre suit attentivement toutes les demandes de repos compensatoire. Cependant, le
système de gestion des absences mis en place en 2011 permet uniquement de connaître le
nombre total de jours de compensation pris par les membres du personnel. En 2011, ce
nombre s’élevait à 381 jours.
Il convient de souligner que la politique en matière de repos compensatoire a été révisée
conformément au plan de réduction des coûts. Actuellement, les jours de compensation ne
sont accordés que dans des circonstances exceptionnelles. Par conséquent, en 2012, seuls
122 jours ont été accordés. Le Centre prépare actuellement un rapport qui fournira de plus
amples informations.
Fin 2013, la Commission européenne a finalisé ses «Lignes directrices sur la prévention et la
gestion des conflits d'intérêt dans les agences décentralisées de l'UE», en coopération avec
le réseau des agences de l'UE. Le Centre de traduction analysera ce document et mettra à
jour ses lignes directrices, si nécessaire.
Le Centre se conforme à la recommandation relative à la publication de la liste des membres
du Conseil d’administration et du personnel d’encadrement sur son site web. En ce qui
concerne les experts internes et externes, le Centre tient à souligner qu’il n’a pas recours à ce
type de personnel. Seuls les prestataires de services structurels dans le domaine
informatique travaillent dans les locaux du Centre en vertu d’un contrat de sous-traitance.
Le Centre présentera un projet de décision à ce sujet lors du conseil d’administration du 19
mars 2014.
Le Centre a fait l'acquisition d'un outil stable et convivial pour la planification et le suivi du
budget au troisième trimestre 2013. Le nouvel outil devrait être intégralement mis en œuvre
au cours du deuxième trimestre 2014.
Les modalités d’exécution en matière de formation ont été approuvées par le conseil
d’administration du Centre du 23 octobre 2012.
À la fin de l’année 2013, seules deux recommandations «très importantes» concernant le plan
de continuité des activités, formulées par le service d’audit interne (SAI), demeuraient
ouvertes; leur mise en œuvre ayant dû être reportée à 2014 en raison du déménagement du
Centre dans ses nouveaux locaux à la fin de l'année 2013.
66
ANNEXE XII - LISTE DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
INSTITUTION/ORGANE – ÉTAT MEMBRE
APPELLATION
COURANTE/ABR
ÉVIATION
Commission
Parlement européen
Conseil de l'Union européenne
PE
Conseil
CJUE
BCE
TITULAIRE
Rytis Martikonis
(Président)
Gurli Hauschildt
Janet Pitt
Margarida Lacerda
Letizia Lombardi
Christine Graeff (1)
Cour
des
(1)
comptes
CESE
Ineta Strautina
Pedro Cervilla
CdR
Comité des régions de l’Union européenne
Banque européenne d'investissement
BEI
Médiateur
Agence européenne de contrôle des pêches
EFCA
Agence des droits fondamentaux de l’Union
FRA
européenne
European GNSS Agency
GSA
Agence européenne chargée de la sécurité des
ENISA
réseaux et de l’information
Agence européenne de défense
AED
Agence européenne de la sécurité aérienne
AESA
Agence européenne des médicaments
EMA
Agence européenne des produits chimiques
ECHA
Agence européenne pour la gestion de la coopération
opérationnelle aux frontières extérieures des États Frontex
membres de l’Union européenne
Agence européenne pour la sécurité et la santé au
EU-OSHA
travail
Agence européenne pour la sécurité maritime
EMSA
Agence européenne pour l'environnement
AEE
Agence exécutive du Conseil européen de la
ERCEA
recherche
Agence exécutive du réseau transeuropéen de
TEN-T EA
transport
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» EACEA
Agence exécutive pour la compétitivité et l’innovation EASME
Agence exécutive pour la recherche
REA
Agence exécutive pour la santé et les
EAHC
consommateurs
Agence ferroviaire européenne
AFE
Autorité européenne de sécurité des aliments
EFSA
Bureau européen d’appui en matière d’asile
EASO
Centre européen de prévention et de contrôle des
ECDC
maladies
Centre européen pour le développement de la
Cedefop
formation professionnelle
Centre satellitaire de l’Union européenne
CSUE
SUPPLÉANT(E)
Piet Verleysen
José Luis Vega Expósito
Bernadette Ligeti
Sabine Ehmke-Gendron
Sarah Van Baak (1)
José Ortiz Pintor
H. Woestmann (1)
(1)
Niall McHale
Eric Lavigne
Eric Lavigne
Christl Schraut (1)
Alessandro Del Bon
Rieke Arndt
Friso Roscam-Abbing
John Kellock
Carlo des Dorides (1)
Udo Helmbrecht (1)
Sébastien Pechberty
Patrick Ky
Andreas Pott
Andreas Herdina
José-Luis Mena
Frank Manuhutu
Alexios Skarlatos
Lindsay Jackson
Sakari Vuorensola
Isabel Torne
Andrew Smith
Monika Azaola
Tom van Hees
Katja Rosenbohm
Malgorzata Nesterowicz
Sigfús Bjarnason
Gurli Hauschildt
Gurli Hauschildt
Gurli Hauschildt
Gurli Hauschildt
Gurli Hauschildt
Gurli Hauschildt
Mikkel Emborg
Olivier Ramsayer (1)
Pedro Ataide
Salvatore Ricotta
Ines Steffens
Corinna Frey
(1)
Katharina Schön
Jean-Baptiste Taupin
67
Collège européen de police
CEPOL
Entreprise commune pour ITER et le développement
F4E
de l'énergie de fusion
Eurojust
Eurojust
Fondation européenne pour la formation
ETF
Fondation européenne pour l’amélioration des
Eurofound
conditions de vie et de travail
Institut européen d’innovation et de technologie
EIT
Institut européen pour l’égalité entre les hommes et
EIGE
les femmes
Observatoire européen des drogues et des
OEDT
toxicomanies
Office communautaire des variétés végétales
OCVV
Office de l’harmonisation dans le marché intérieur
OHMI
(marques, dessins et modèles)
Office européen de police
Europol
Belgique
Bulgarie
République tchèque
Danemark
Allemagne
Estonie
Irlande
Grèce
Espagne
France
Croatie
Italie
Chypre
Lettonie
Lituanie
Luxembourg
Hongrie
Malte
Pays-Bas
Autriche
Pologne
Portugal
Roumanie
Slovénie
Slovaquie
Finlande
Suède
Royaume-Uni
Roeland Woldhuis (1)
Maria Elena Perez-Gracia
Hans Jahreiss
Klaus Rackwitz (1)
Bent SØrensen
Alfredo García Miravete (1)
Joanna Anstey
Fiachra Ó Marcaigh (1) Mary McCaughey
Christian Nyhuis
Jane Shreckengost
Vera Zazvonov
Rosemary de Sousa
Marie-Christine Ashby
Martin Ekvad
Carlos Godinho
Alain Rassat
Inés García Lledó
Jerrie Vermeulen
Dietrich Neumann
Bernard Hauwen
Piet Heirbaut
(1)
Pavla Bálková Koppová
Jakob Alvi
Arndt Freiherr Freytag
Maren Kresse
von Loringhoven
Ann Hänni (1)
Aingeal O’Donoghue
Tom Lucas
Alexandros Konstas (1)
Teresa Siles Suárez
César Pla Barniol
Ariane Trichon (1)
Miljenka
Prohaska
Saša Cimeša
Kragović
Antonio La Piana
Rita Vullo
Evniki Stavrinaki
Māris Baltiņš
Agris Timuška
Liudas Smolskas
Mindaugas Silkauskas
Jean-Paul Senninger
Anne Goedert
Endre Gáspár
Vanni Bruno
Marie-Louise Gatt
Marion Alhadeff (1)
Teresa Morris-Drew (1)
Robert Weiss
Beata Neve
Iwona Wojtczak
Rui António da Costa
Sara Marques
Martinot Mendes Correia
Gabriela Drãgan
Darja Erbič
Jerneja Lipičnik
Mária Krošláková
Štefan Grman
Rauno Lämsä
Bengt Baedecke
Armi Liinamaa
Timothy Chamberlain
(1)
(1) NOMINATION EN COURS.
68
GLOSSAIRE
Appellation
courante/abréviation
ACER
EC ARTEMIS
ORECE
CCE-EMPLOI
CdT
Cedefop
CEPOL
CJUE
Commission
CdR
Conseil
OCVV
EC Clean Sky
EACEA
EASME
EAHC
AESA
EASO
ABE
Cour des comptes
BCE
ECDC
ECHA
AED
CEPD
AEE
CESE
EFCA
EFSA
BEI
EIGE
AEAPP
EIT
EMA
OEDT
EMSA
EC ENIAC
ENISA
PE-DG TRAD
Agences / organes / offices / institutions
Agence de coopération des régulateurs de l’énergie
Entreprise commune ARTEMIS
Organe des régulateurs européens des communications électroniques
Direction générale de l’emploi, des affaires sociales et de l’égalité des
chances (DG EMPL) – Commission européenne
Centre européen pour le développement de la formation professionnelle
Collège européen de police
Comité des régions de l’Union européenne
Conseil de l’Union européenne
Office communautaire des variétés végétales
Entreprise commune Clean Sky
Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»
Agence exécutive pour la compétitivité et l’innovation
Agence exécutive pour la santé et les consommateurs
Agence européenne de la sécurité aérienne
Bureau européen d’appui en matière d’asile
Autorité bancaire européenne
Centre européen de prévention et de contrôle des maladies
Agence européenne des produits chimiques
Agence européenne de défense
Contrôleur européen de la protection des données
Agence européenne pour l'environnement
Agence européenne de contrôle des pêches
Autorité européenne de sécurité des aliments
Banque européenne d'investissement
Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes
Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles
Institut européen d’innovation et de technologie
Agence européenne des médicaments
Observatoire européen des drogues et des toxicomanies
Agence européenne pour la sécurité maritime
Entreprise commune ENIAC
Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l’information
Direction générale de la traduction – Parlement européen
69
Appellation
courante/abréviation
AFE
ERCEA
AEMF
ETF
Eu-LISA
EU-OSHA
Eurofound
Eurojust
Europol
CSUE
F4E
EC PCH
FRA
FRONTEX
GSA
EC IMI
MAOC (N)
OHMI
Agence ferroviaire européenne
Agence exécutive du Conseil européen de la recherche
Autorité européenne des marchés financiers
Fondation européenne pour la formation
Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes
d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et
de justice
Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail
Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de
travail
Eurojust
Office européen de police
Centre satellitaire de l’Union européenne
Entreprise commune pour ITER et le développement de l'énergie de fusion
Entreprise commune Piles à combustible et hydrogène
Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne
Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux
frontières extérieures des États membres de l’Union européenne
Agence du GNSS européen
Entreprise commune IMI
Centre d’opération et d’analyse maritime de lutte contre le trafic de drogue
Office de l’harmonisation dans le marché intérieur (marques, dessins et
modèles)
Agence exécutive pour la recherche
Entreprise commune SESAR
Agence exécutive du réseau transeuropéen de transport
Numéro de catalogue: TF-AA-14-001-FR-N
Médiateur
REA
EC SESAR
TEN-T EA
Agences / organes / offices / institutions
70

RAPPORT D`ACTIVITÉ DU CENTRE DE TRADUCTION 2013

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