Groupe Bernard

GROUPE BERNARD
Depuis 2004, la technologie Captiva d’EMC permet au Groupe Bernard de construire des
chaînes de capture et de dématérialisation de documents hautement automatisées répondant
aux exigences de rapidité de traitement, de qualité de données et de qualité de service de ses
clients.
www.groupebernard.fr
CONTEXTE
L’ENTREPRISE
Dans le prolongement logique de ses offres initiales de saisie de données, le Groupe Bernard
a commencé en 1996 à développer une offre de dématérialisation. Afin de répondre aux
demandes de Service Bureau de plus en plus spécifiques et sophistiquées de ses clients, le
groupe a recherché des solutions technologiques lui permettant de construire pour chaque
client des chaînes de traitement complètes. A l’occasion de l’appel d’offres lancé par le
groupe Auchan France pour un projet de dématérialisation de factures fournisseurs, le groupe
Bernard a réévalué et testé les principales solutions de capture du marché. L’objectif était
d’identifier la solution la mieux à même de prendre en charge la forte volumétrie de ce client
et de pousser l’automatisation du processus de dématérialisation au plus haut niveau, sans
amoindrir la qualité des données restituées et ce, malgré la variabilité des documents
entrants. Au terme de cette évaluation, le groupe Bernard a arrêté son choix sur la solution
EMC Captiva, satisfaisant aux critères de performance de traitement du cahier des charges et
offrant la polyvalence recherchée pour répondre aux attentes exprimées par d’autres clients.
Spécialisé depuis sa création dans
l’acquisition de données, le Groupe Bernard
est aujourd’hui un leader du Service Bureau
en France.
L’entreprise construit pour ses clients des
chaînes applicatives à forte valeur ajoutée,
intégrant étroitement la dématérialisation
de documents, la capture et la validation de
données dans leurs processus métiers et
leur stratégie de gestion de la relation
client.
Fort de 400 collaborateurs, le Groupe
Bernard sert 245 clients, incluant les plus
grands noms de la grande distribution, de la
VPC, de la presse, de la banque et de
l’assurance, ainsi que de grandes organisations caritatives.
PROBLÉMATIQUE DU PROJET
Se doter d’une solution de capture à forte
capacité de traitement et permettant de
créer rapidement des chaînes applicatives
complexes garantissant aux clients de
faibles taux d’erreurs et des données de
qualité qu’ils peuvent intégrer dans leurs
systèmes et processus sans retraitement
correctif massif par leurs propres équipes.
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SOLUTION
EMC Captiva Dispatcher, déployé avec l’aide des équipes d’EMC, est en production depuis
2004. Le logiciel constitue aujourd’hui le cœur d’une vingtaine de chaînes applicatives –
chiffre qui augmente rapidement, la fiabilité apportée par les fonctions de reconnaissance
automatique du logiciel se révélant un puissant différenciateur dans les solutions sur mesure
élaborées pour les clients. Les fonctionnalités avancées de Dispatcher automatisent
l’identification et la classification des documents (factures, bons de commande, courriers ou
autres) ainsi que l’extraction des données (structurées ou non) et la validation de ces
données. Le logiciel est en outre le seul du marché à pouvoir identifier et classifier les
documents entrants sur des critères graphiques (aspect, logo…). Il transforme ainsi un flux de
documents hétérogènes en « n » flux de documents homogènes auxquels il applique le
masque approprié, ce qui accélère le processus d’extraction et réduit de manière significative
les taux d’erreurs et de rejets. La solution répond également au besoin croissant du Groupe
Bernard d’identifier et extraire des index ou des informations issues de documents non
structurés et non maitrisés, par extraction plein texte, pour les injecter dans un processus de
traitement automatique.
BÉNÉFICES
Dans un marché très concurrentiel, le déploiement de Dispatcher renforce la compétitivité
des offres de services du groupe Bernard en lui permettant de traiter de gros volumes de
documents avec des taux de reconnaissance de 97%. L’automatisation massive des
traitements réduit le nombre de rejets devant être traités manuellement par les opérateurs.
Le groupe optimise ainsi la qualité et la fiabilité des données restituées à ses clients tout en
protégeant sa marge. La flexibilité de Captiva permet également au groupe Bernard de se
positionner sur des prestations à plus forte valeur ajoutée et de répondre rapidement à des
demandes nouvelles ou atypiques. Grâce à l’expertise des équipes du groupe Bernard dans
l’utilisation de Dispatcher, le groupe est aujourd’hui capable de construire en trois mois une
chaîne applicative spécifique intégrant des règles d’extraction et des règles métier
complexes .
« Au delà de la rapidité de traitement, les clients qui nous confient leur processus
de dématérialisation ont deux priorités : la qualité des données que nous leur
restituons et le coût global du service. Les capacités d’automatisation et de validation de données de Captiva nous permettent d’offrir une prestation complète et
sans coûts cachés : les données issues de la dématérialisation sont propres et
conformes, et le client n’a pas besoin de maintenir en interne du personnel pour
corriger les données avant de pouvoir les intégrer dans ses systèmes. »
Pierre Antoine Verheye
Directeur de clientèle, Groupe Bernard
QUESTIONS À PIERRE ANTOINE VERHEYE,
DIRECTEUR DE CLIENTÈLE
QUELLE ÉTAIT VOTRE PROBLÉMATIQUE INITIALE ?
« Le marché de la dématérialisation est extrêmement concurrentiel et seule la qualité permet
de se différencier durablement et de fidéliser les clients. Pour le groupe Bernard, cette
qualité passe par l’utilisation de technologies qui, en automatisant les tâches et les
traitements massifs, permettent au personnel de se concentrer sur ce qui, au final, fait
réellement la différence pour le client : la qualité et la fiabilité des données. C’est dans cet
esprit que nous avons recherché une solution de capture plus performante que celles que
nous utilisions jusque-là. Il s’agissait dans un premier temps de prendre en charge un
important projet de dématérialisation de factures fournisseurs pour un client de la grande
distribution, ce qui signifiait non seulement des volumes considérables mais aussi des
formats de documents entrants non standardisés. La solution choisie à cette occasion devait
évidemment pouvoir être exploitée dans le cadre d’autres chaînes applicatives demandant
un niveau de contrôle élevé (dématérialisation des bons de commande de la VPC, du monde
caritatif ou des documents administratifs).»
RÉFÉRENCE CLIENT
POURQUOI AVOIR CHOISI LA TECHNOLOGIE DE CAPTURE D’EMC ?
« Nous avons sélectionné Captiva Dispatcher pour sa capacité à supporter la charge – nous
parlons ici de plusieurs millions de documents dématérialisés par an – et pour ses temps de
traitement. Ces critères étaient essentiels mais Dispatcher se distinguait aussi par l’acuité
de ses traitements, notamment sa capacité à automatiser la reconnaissance et la classification des documents semi-structurés, et par la qualité des extractions, même dans des
documents non structurés de type texte. Les fonctionnalités de contrôle et de validation de
données nous donnaient également la possibilité de réduire la charge de correction des
rejets gérée par nos opérateurs, voire d’intégrer dans le processus l’émetteur du document
posant problème. Enfin, Dispatcher nous permettait d’être autonomes, non seulement pour
la création des masques de lecture mais aussi pour développer des applications adaptées
aux besoins. spécifiques de chaque client et faire évoluer ces applications – ce qui est aussi
inévitable qu’indispensable dans le cadre des contrats d’une durée de 3 ans que nous
signons avec la plupart de nos clients. »
PARMI LES BÉNÉFICES OBTENUS LESQUELS VOUS PARAISSENT LES
PLUS ESSENTIELS ?
« Le principal bénéfice pour le groupe est de disposer d’un outil logiciel adaptable et
performant, dont nous maîtrisons de bout en bout la configuration et l’exploitation. Cela
nous permet de monter en valeur, en construisant pour nos clients des chaînes applicatives
complexes où la qualité des données capturées n’est pas sacrifiée à la rapidité et où notre
marge n’est pas dévorée par la gestion manuelle des erreurs. Avec Dispatcher, nous pouvons
prendre en charge des demandes de plus en plus sophistiquées, telles que la dématérialisation des pièces hétérogènes jointes aux factures ou l’extraction intelligente de données dans
des textes non structurés. Il nous faut seulement 3 mois pour mettre une chaîne de
traitement sur pied et nous faisons actuellement une mise en production par mois. Pour nos
clients, le premier bénéfice est l’assurance de récupérer des données de qualité : les seuils
de confiance que nous définissons dans Dispatcher sont très bas et tout élément rejeté est
retraité par un opérateur. Conséquence, nous arrivons à abaisser à 3% les données qui
doivent être corrigées par le client avant d’être intégrées dans ses processus. Cela répond à
une autre priorité des clients qui, tous, cherchent à réaffecter les ressources vers des
missions plus en rapport avec leur cœur de métier.
Produits clés de la solution
EMC Captiva InputAccel, EMC Captiva Dispatcher
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