Guide de la dématérialisation - V3c - JVS

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Signature
électronique
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ACTES
TiPI
Hélios
SEPA
SDFI
Base Elèves
N4DS
e.LISTELEC
Télé-transmission
PES
COMEDEC
TotEM
Troisième édition
Dématérialisation,
L’informatique 100 % collectivités locales
JVS-Mairistem vous guide.
Préambule
n Chaque année, les échanges du secteur public local avec les services de l’Etat génèrent l’édition
d’un milliard de pages A4 (dont plus de la moitié pour les documents comptables), soit la pâte à papier
issue de l’abattage de 62 000 arbres.
En 2004, avec la mission Hélios, la Direction Générale des Finances Publiques a donc ouvert le vaste
chantier de la dématérialisation, porté également par la Direction Générale des Collectivités Locales,
et qui ensuite s’est étendu à d’autres organismes et ministères.
Les bénéfices n’ont en effet pas tardé à dépasser le seul cadre de l’écologie. Parce que dématérialiser,
c’est aussi :
• Cesser de transporter et de manipuler du papier ;
• Diminuer les budgets de reprographie, de classement, de stockage ;
• Améliorer la rapidité d’exécution, les délais de traitement ;
• Sécuriser les flux ;
• Faciliter l’archivage et l’indexation ;
• Reconfigurer les relations de travail au sein des administrations et entre elles.
Dans le même temps, la modernisation des services publics évoluait en direction des administrés,
avec, là aussi, des besoins en expansion.
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En tant qu’éditeur de logiciels de gestion pour les mairies et groupements de communes, JVS-Mairistem
se trouve au cœur de ces changements : en effet, les ministères nous consultent, nous associent,
lorsqu’ils élaborent les nouveaux protocoles. Et nous devons en permanence adapter nos solutions
informatiques pour qu’elles s’inscrivent strictement dans le cadre réglementaire défini.
Parallèlement, nous concevons des procédures d’accompagnement pour vous rendre ces réformes
plus faciles.
C’est en tout cas l’ambition de ce guide.
Nous espérons qu’il sera un allié précieux pour vous familiariser avec le vocabulaire, les modalités et
les conséquences de la dématérialisation. Et que, dans votre organisation interne, il vous donnera des clefs
pour maîtriser le changement plutôt que le subir.
L’équipe de JVS-Mairistem
JVS-Mairistem vous guide
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Sommaire
Quels sont les protocoles remplacés
par des liens dématérialisés ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
La différence entre télétransmission
et dématérialisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Finances et marchés publics
• Le portail de la DGFiP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Hélios et le PES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• SEPA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• ACTES Budgétaires et TotEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• La dématérialisation des marchés publics . . . . . .
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Gestion du personnel
• La dématérialisation de la paie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
• N4DS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Administration et citoyens
• ACTES Réglementaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
• COMEDEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• La dématérialisation des données
relatives aux personnes physiques . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Base Elèves 1er degré . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Le portail de téléservices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• TiPI et le paiement en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Organisation interne
• XéMéLios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Le tiers de télétransmission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Le certificat électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Le parapheur électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• L’archivage électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• L’éditique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• La GED ou GEIDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Les outils pour dématérialiser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Demande d’information
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.................................
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Quels sont les protocoles remplacés
par des liens dématérialisés ?
8
Thématique
Destinataire
Délibérations et arrêtés
Mandats et titres
Documents budgétaires
Bulletins de paie
Données sociales
Virements de paye
Cotisations sociales
Etat-civil
Elections
Recensement militaire
Inscriptions scolaires
Actes de décès
Echanges Etat-civil ANTS
Facturation
Démarches administratives
Prélèvements
Préfectures
Trésoreries
Préfectures
Trésoreries
CRAM
Trésoreries
URSSAF et Pôle Emploi
INSEE
INSEE, Préfectures
Bureau du Service National
Académies
DGI
Mairies, notaires, organismes de protection sociale
Trésorerie
Citoyens
Banque de France
Anciens protocoles d’échange ou méthodes
Protocole dématérialisé ou plateforme d’échange
Papier
Indigo, OCRE
Papier
Papier, fichier texte
DADS-U
HOPAYRA
Papier, saisie
Bulletins statistiques papier
Aireppnet
PECOTO
Papier, saisie
ACTES Réglementaires
PES V2
ACTES Budgétaires
Dématérialisation des états de paie
N4DS
HOPAYRA, avec informations SEPA
DUCS EDI
SDFI
SDFI, e.LISTELEC
PECOTO dématérialisé
Base Elèves
Transfert DGI
COMEDEC, portail web ADA
ORMC, PES
Téléservices en ligne
SDD (SEPA Direct Debit ou « Prélèvement SEPA »)
ROLMRE, INDIGO
Guichet
TP GROUPE
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La différence entre
télétransmission et dématérialisation
n Bien que le fait d’échanger des données
par voie électronique constitue en soi
une dématérialisation, nous avons souhaité
établir dans ce guide une distinction entre
les deux termes.
Car, à la différence d’une simple télétransmission,
la dématérialisation implique, d’une part,
une adhésion au processus de modernisation
des services publics engagé par l’Etat et,
d’autre part, elle se caractérise par :
• Des protocoles de communication au format
XML, le seul retenu comme étant interopérable
et évolutif ;
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• La possibilité d’intégrer des pièces justificatives
numérisées au sein des flux de données ;
• La sécurisation des échanges par le biais
d’une signature électronique ;
• L’automatisation de la chaîne de traitement
entre les différents organismes impliqués.
Si la plupart des collectivités locales utilisent
au moins l’un des outils de télétransmission
mis à leur disposition, seul un petit nombre
d’entre elles est entré de fait dans l’ère
de la dématérialisation.
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Le portail de la DGFiP
n Le portail de la DGFiP,
qu’est-ce que c’est ?
• C’est un logiciel Internet
sécurisé mis gratuitement
à la disposition
des collectivités locales
par la Direction générale
des Finances publiques
(Ministère de l’Economie
et des Finances) afin
qu’elles puissent
télétransmettre leurs
données.
• Actuellement, la plupart
des collectivités transmettent
leurs fichiers au format
INDIGO, protocole remplacé
peu à peu par le PES qui
sera obligatoire pour toutes
le 1er janvier 2015.
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Le portail de la DGFiP
n Comment procéder ?
• Les informations concernant les modalités
de mise en œuvre du portail ainsi que la liste
des documents nécessaires à l’enregistrement
d’une demande sont disponibles auprès
de votre comptable.
n Ce que peut vous apporter JVS-Mairistem :
Les applications comptables « On-Line » de JVS-Mairistem proposent l’intégration et l’automatisation
de la connexion au portail de la DGFiP, évitant ainsi la ressaisie systématique de vos identifiant et mot
de passe en vous amenant directement à la page de télétransmission.
n Est-ce obligatoire ?
• Non, pas encore. Mais un nombre croissant
de collectivités utilise ce portail pour envoyer
ce qu’elles transmettaient auparavant
sur disquettes.
• Afin de simplifier le processus d’envoi
des données dématérialisées, les collectivités
peuvent passer directement par la plateforme
Internet de leur tiers de télétransmission.
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Hélios et le PES
n Hélios, qu’est-ce que c’est ?
• C’est le nouveau logiciel de gestion
des comptes des collectivités locales au sein
de la Direction Générale des Finances
Publiques (DGFiP). Il remplace
progressivement toutes les anciennes
applications de gestion comptable
et financière installées dans les trésoreries.
n Le PES, qu’est-ce que c’est ?
• Hélios met en œuvre un nouveau protocole
entre les collectivités locales et les trésoreries :
le Protocole d’Echange Standard qui
détermine la liste et le format des données
qu’elles doivent échanger. Sa particularité
est de pouvoir « embarquer » des pièces
justificatives.
• Le PES recouvre plusieurs métiers de
la collectivité puisqu’il vise à remplacer
les protocoles INDIGO, RCT (comptabilité
pour les mandats et titres), ROLMRE
(facturation) et EAU/DDPAC.
Nous proposons un module JVSPES qui est multi-métiers et multi-gammes afin de ne pas imposer
à nos clients de s’équiper de logiciels nouvelle génération uniquement pour mettre en œuvre le PES.
Il intègre la toute dernière version du protocole, conforme aux obligations de la nouvelle interface
de contrôle DGFiP, nommée Guichet XML.
En parallèle, la Gestion Electronique de Documents de JVS-Mairistem permet de simplifier la numérisation,
l’archivage, la recherche et l’indexation des pièces justificatives numérisées depuis une interface unique.
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Hélios et le PES
• OUI. Comme précisé dans l’arrêté du 3 août
2011, le PES sera le seul protocole pouvant
être utilisé par l’ordonnateur pour
la transmission dématérialisée des pièces
comptables à compter du 1er janvier 2015.
• Une convention tripartite doit être passée
entre votre collectivité, le trésorier
et la Chambre régionale des Comptes.
• Il faut que votre logiciel de gestion financière
soit en mesure de renseigner l’intégralité
des informations imposées par le PES.
• La version 2 du PES autorise l’envoi
aux trésoreries de flux comportant des pièces
justificatives (par exemple, les factures
numérisées), ce qui impliquera de posséder
un scanner et idéalement un logiciel de GED
(gestion électronique de documents).
La généralisation de l’envoi du PES Version 2
par les collectivités est prévu pour 2015.
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SEPA
n SEPA, qu’est-ce que c’est ?
• Après le passage à l’euro et au porte-monnaie
unique en janvier 2002, l’harmonisation
européenne se poursuit maintenant avec
les règlements scripturaux : carte bancaire,
virements et prélèvements.
• SEPA signifie Single Euro Payment Area
(Espace Unique de Paiement en Euros) et vise
à doter tous les Européens de moyens
de paiement communs répondant à
une norme unique.
Les conséquences :
- Tous les Relevés d’Identité Bancaire vont
devoir adopter la norme SEPA comprenant
les codes BIC (identifiant banque) et IBAN
(numéro de compte bancaire international).
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- De nouveaux formats de fichiers
informatiques vont être imposés pour les
différents prélèvements et virements SEPA.
• OUI, la norme SEPA devra être complétement
opérationnelle dans les collectivités locales
aux dates suivantes selon les cas :
- Le 1er février 2014 pour celles qui
proposent le règlement par prélèvement
à leurs administrés.
Le rôle de facturation ROLMRE va
disparaître pour être remplacé par
la nouvelle norme ORMC.
SEPA
• Dans les deux cas, pour intégrer la norme
SEPA, il sera impératif d’être passé au PES.
Le logiciel de facturation On-Line de JVS-Mairistem intègre un lien automatisé vers la Comptabilité
pour la génération des titres individuels ou collectifs et/ou la génération du nouveau format de rôle
ORMC.
Nos logiciels On-Line sont tous dotés d’un outil de conversion automatique des RIB au format IBAN
pour l’ensemble des tiers et des agents. De plus, nous proposons des assistants d’aide à la mise
à jour des tiers dans le cadre du passage au PES : nature et type de pièce, code Civilité, codification
des modes de règlement, nature juridique des tiers, mise à jour des libellés de virement, etc.
Mais il s’agira d’une opération
complétement transparente pour
l’utilisateur si la collectivité a effectué
le passage au PES dans le cadre de
ses échanges avec la Trésorerie.
- Le 1er janvier 2015 si la collectivité ne
propose pas le prélèvement.
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ACTES Budgétaires et TotEM
n ACTES Budgétaires, qu’est-ce que c’est ?
• Le projet ACTES Budgétaires (AB) permet
aux collectivités locales de transmettre
au contrôle des préfectures leurs documents
budgétaires de façon dématérialisée.
• La première vague de déploiement est entrée
en vigueur avec le cycle budgétaire 2012 (BP,
BS, DM et CA 2011) dans des communes
volontaires. Mais à ce jour, seulement en M14,
M4x, M52 et M71.
n TotEM, qu’est-ce que c’est ?
• TotEM signifie : Totalisation et Enrichissement
des Maquettes (budgétaires).
• C’est le logiciel fourni par la DGCL
aux collectivités pour visualiser, enrichir
puis valider les flux prêts à être transmis
et les sceller avant l’envoi en préfecture.
• L’envoi est ensuite effectué via le tiers
de télétransmission.
Nos logiciels de gestion financière « On-Line » sont totalement compatibles avec ACTES Budgétaires,
le lien avec TotEM y est automatisé, et l’envoi des ACTES Budgétaires se fait dans la même interface
que celui des ACTES Réglementaires.
De plus, JVS-Mairistem propose à ses clients des sessions d’accompagnement à la mise en œuvre
d’ACTES Budgétaires. Au programme : configuration du logiciel de gestion financière, formation
et prise en main, installation du logiciel TotEM, explications sur son fonctionnement.
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ACTES Budgétaires et TotEM
• Non, pas encore. ACTES Budgétaires est
néanmoins utilisé dès maintenant par
les collectivités qui se sont portées volontaires
auprès des préfectures.
• Vous devez déclarer votre collectivité
auprès de la préfecture pour pouvoir
lui envoyer un budget dématérialisé.
• Il faut que votre logiciel de gestion financière
soit capable de générer des budgets
dématérialisés.
• Vous avez besoin de l’application gratuite
TotEM pour visualiser et éventuellement
enrichir les flux.
• Enfin, il faut que votre collectivité ait
passé une convention avec un tiers
de télétransmission agréé ACTES Budgétaires.
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La dématérialisation des marchés publics
n La dématérialisation des marchés,
• C’est le recours aux moyens électroniques
lors des procédures d’achat public entrant
dans l’application de l’article 56 du Code
des marchés publics 2006.
• Dans une optique de simplification et
de modernisation des marchés, on veut inciter
les entreprises à transmettre par voie
numérique leurs candidatures et leurs offres,
et obliger les administrations publiques
à les accepter.
• OUI, depuis le 1er janvier 2012, tous
les marchés de plus 90 000 euros doivent
être mis en ligne et téléchargeables.
• Pour ces marchés, les acheteurs publics
ne peuvent refuser une réponse sous forme
dématérialisée et les entreprises doivent
pouvoir transmettre leur candidature
et leur offre par voie électronique si
elles le souhaitent.
Nous avons intégré à nos logiciels une solution Marchés On-Line utilisable en ligne moyennant
un paiement par marché.
Vous accédez ainsi à des modules de rédaction du marché avec assistance juridique, de publication
sur une plateforme web nationale (liens automatiques avec le BOAMP, le JOUE et les opérateurs
de presse régionale), de gestion des réponses dématérialisées et de support à l’ouverture des plis
électroniques.
Consultez-nous pour obtenir votre certificat électronique et gérer de façon illimitée la publicité et
les réponses dématérialisées à vos appels d’offres.
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La dématérialisation des marchés publics
21
La dématérialisation de la paie
n La dématérialisation de la paie,
• Elle est mise en œuvre sous
deux aspects :
- la transmission au comptable
des données de paie (mandats,
bulletins et journaux),
- la transmission des pièces
justificatives (arrêtés, …).
• Les bulletins de paie destinés
aux bénéficiaires ne sont pas
concernés.
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La dématérialisation de la paie
• Non, pas à ce jour.
• Il vous faut aussi un accès au portail Hélios
de la DGFiP pour télétransmettre vos
données.
« Gestion du Personnel On-Line » de JVS-Mairistem automatise la génération des fichiers
dématérialisés de bout en bout. Simple et rapide : vous accédez au portail de la DGFiP sans sortir
du logiciel !
• Votre collectivité doit passer une convention
tripartite avec sa trésorerie et son éditeur
de logiciels. Il faut en effet que votre logiciel
de gestion du personnel soit compatible
avec celui du comptable pour produire
les fichiers au format souhaité.
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N4DS
n La N4DS, qu’est-ce que c’est ?
• C’est la Norme en vigueur
pour les Déclarations
Dématérialisées De Données
Sociales. Elle a été conçue
pour rassembler les données
à déclarer en un seul envoi
adressé à un seul interlocuteur
qui sera chargé du contrôle
et de la diffusion aux
organismes concernés.
• Cette nouvelle norme
réorganise les données
en ensembles fonctionnels
cohérents, ce qui permet
d’alléger les contrôles.
• La N4DS concerne l’ensemble
des salariés des secteurs public
et privé.
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N4DS
• OUI. Le format N4DS est obligatoire pour
les déclarations à destination des organismes
de protection sociale réalisées sur l’année N
avec les données sociales de l’année N-1.
• Vous devez vérifier que votre logiciel
de gestion de la paie est bien conforme
à cette nouvelle norme.
La structuration des données dans le logiciel de Gestion du Personnel « On-Line » de JVS-Mairistem
permet de générer et de contrôler les flux N4DS très rapidement. Il intègre de plus la technologie
LiveData qui met à jour automatiquement les lignes de paie de la fonction publique territoriale et assure
leur cohérence avec les différentes rubriques de cumuls utilisées dans la déclaration dématérialisée.
De cette manière, il n’y a plus de risque d’erreur !
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n ACTES Réglementaires, qu’est-ce que c’est ?
Le programme ACTES (Aide au Contrôle de légalité
démaTErialiSé) a été conçu et conduit par le
Ministère de l'Intérieur pour :
• Fournir aux préfectures un outil d'aide et
de suivi du contrôle de légalité sous la forme
d'une application « métier » ;
• Permettre aux collectivités de transmettre,
par voie électronique, leurs actes au contrôle
de légalité ;
• Réduire sensiblement le délai entre l’envoi
des délibérations et leur affichage légal.
La plateforme « iXBus On-Line » proposée par JVS-Mairistem contient la nomenclature réglementaire
complète des actes, un système d’horodatage et la gestion des droits des utilisateurs. Notre application
« Gestion des registres On-Line » communique également avec cette plateforme. Il n’y a plus
qu’un clic entre la rédaction de vos délibérations et le retour de la préfecture !
26
• Dans ce cas, vous devez établir
une convention tripartite entre
votre collectivité, la Préfecture
et le tiers de télétransmission.
• Non. Dans le cadre de la libre
administration, les collectivités
locales peuvent organiser à
leur guise leur processus
de télétransmission.
• Beaucoup de préfectures
préconisent néanmoins aux
collectivités de leur département
de s’associer au programme ACTES
dès qu’elles le peuvent.
• Votre collectivité a besoin d’une
plateforme de télétransmission
homologuée, qui aura été
soit construite par vos soins,
soit proposée par un autre
organisme, privé ou public,
appelé tiers de télétransmission.
27
COMEDEC
n COMEDEC, qu’est-ce que c’est ?
La plateforme de COMmunication Electronique de Documents d’Etat Civil vise à sécuriser l’échange des
données d’état-civil lors des demandes de pièces d’identité et ainsi à protéger la vie privée des citoyens.
Les acteurs concernés par ces échanges sont les mairies, les préfectures, les notaires et, à terme, les
organismes de protection sociale.
C’est la mairie de naissance qui répond à la demande de vérification de l’état-civil.
Pour le citoyen :
• Elle accélère les démarches administratives.
• Elle limite la transmission de données
personnelles : l’usager n’a plus à faire
de demande d’un acte ou extrait d’acte
de naissance en mairie, les données
d’état-civil sont automatiquement vérifiées
de manière dématérialisée.
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Pour les administrations :
• Elle participe à la lutte contre la fraude
documentaire et garantit que la demande
de vérification est bien fondée.
• Elle facilite les échanges entre les mairies.
COMEDEC
• Non, les communes sont libres d’adhérer
ou non au dispositif COMEDEC.
Les logiciels « Etat-Civil On-Line » sont d’ores et déjà compatibles avec la plateforme COMEDEC.
JVS-Mairistem travaille de concert avec l’ANTS, ce qui permet d’accompagner au démarrage
les collectivités rassemblant les critères nécessaires pour être communes-pilotes.
• Pour adhérer, il faut signer une convention
avec l’ANTS et le Ministère de la Justice
et être équipé d’un logiciel compatible
avec les fonctions de communication
de COMEDEC.
• Il faut également posséder une carte
d’authentification individuelle permettant
de signer électroniquement les demandes
de données d’état civil. Cette carte est
gratuite et remise en préfecture.
29
La dématérialisation des données
relatives aux personnes physiques
n INSEE – La dématérialisation via AIREPPNET
et SDFI version 2
• L’INSEE met à jour le RNIPP (Répertoire
National d’Identification des Personnes
Physiques) à partir de l’envoi par les mairies
des nouveaux actes et mentions d’état-civil,
ainsi que des inscriptions, radiations et refus
de radiations sur les listes électorales.
• Son portail Internet AIREPPNET leur permet
de déposer et transmettre ces données.
• Mais l’INSEE met maintenant à la disposition
des éditeurs de logiciels le Système de Dépôt
de Fichiers Intégré (SDFI) qui permet
de faire les mêmes déclarations depuis
les applications métiers.
• A terme, les mairies pourront ainsi importer
et publier directement les données dont
elles ont besoin.
• Pour pouvoir bénéficier de SDFI, il faut
s’assurer de posséder des logiciels Elections
et Etat-Civil compatibles et avoir passé
une convention avec la direction régionale
de l’INSEE. Cette convention est également
nécessaire à l’utilisation de AIREPPNET.
L’ensemble des procédures, protocoles et plateformes ci-dessus est géré d’origine dans les applications
« On-Line » de JVS-Mairistem.
Face à la complexité grandissante des procédures et à la multiplicité des interlocuteurs institutionnels,
nos logiciels de gestion de l’état-civil, du recensement militaire ou de la population sauront vous guider.
Et ce, quelle que soit la nature des échanges (papier ou dématérialisée).
30
La dématérialisation des données
relatives aux personnes physiques
n Services des Impôts – Le transfert
dématérialisé des actes de décès
• Ce flux permet de mettre à jour différentes
bases : cadastre, impôts et taxes, pensions,…
• Selon le volume d’actes, ce transfert est
effectué au mois ou au trimestre.
• Une convention avec la DGFiP est nécessaire.
• Ce transfert n’est pas encore obligatoire,
la liste des actes de décès pouvant toujours
être transmise sur papier ou support
informatique.
n BSN – PECOTO dématérialisé
• PECOTO (Prise En Compte Obligatoire
Traitement Opérationnel) est le transfert
automatisé de la liste des jeunes recensés
pour la période en cours. La mairie l’adresse
au BSN (Bureau du Service National) à l’aide
de son application métier.
• Au préalable, une convention doit être passée
entre ces deux parties.
• C’est obligatoire, mais le format papier
est encore autorisé.
n e.LISTELEC – La transmission dématérialisée
des listes électorales
• e.LISTELEC est un site du Ministère de
l’Intérieur (https://elistelec.interieur.gouv.fr)
permettant de transmettre les listes
électorales générales et complémentaires,
s’agissant des élections municipales et
européennes, ainsi que les différents tableaux
établis par les commissions administratives.
• Les listes peuvent également être transmises
via PEC (Plateforme d’Echange et
de Confiance) du Secrétariat général à
la modernisation de l’Action publique, si
la commune est raccordée à ce service.
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Base Elèves 1er degré
n Base Elèves 1er degré, qu’est-ce que c’est ?
• C’est un logiciel Internet de l’Education nationale
qui permet la gestion administrative et
pédagogique des élèves de la maternelle au CM 2
dans les écoles publiques ou privées : suivi
du parcours des enfants, gestion des effectifs,
échanges entre directeurs d’écoles, mairies,
inspections académiques et Inspection
de l’Education nationale.
• Base Elèves 1er degré est le nom d’une application.
Ce n’est pas un fichier centralisé et unique.
Il existe autant de bases que d’académies. Ces
bases de données ne communiquent pas entre
elles.
Les logiciels de gestion de l’Enfance JVS-Mairistem actionnent un lien automatique avec Base Elèves
1er degré, afin de simplifier la récupération d’informations et de disposer des dernières données à jour.
Dans l’autre sens, les modifications effectuées dans le logiciel métier sont répercutées dans Base
Elèves.
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Base Elèves 1er degré
• Il suffit d’une connexion à Internet et d’un accès
au site Base Elèves de l’académie.
• Les données de Base Elèves peuvent permettre
à la collectivité d’alimenter ses logiciels de gestion
des activités scolaires et périscolaires.
• OUI, pour les directeurs d’écoles. Ils doivent
obligatoirement renseigner et utiliser Base Elèves.
Ils peuvent le faire en ligne sans avoir recours à
un logiciel de gestion.
• Pour les mairies, Base Elèves 1er degré n’est pas
obligatoire mais permet une simplification dans
la gestion des inscriptions et des informations
concernant les élèves. Les logiciels d’éditeurs
doivent respecter les spécifications d’interface
avec Base Elèves.
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Le portail de téléservices
n Un portail de téléservices, qu’est-ce que c’est ?
• C’est un site Internet mis à la disposition
d’une collectivité locale pour lui permettre
de proposer aux administrés et aux
entreprises des services en ligne nécessitant
un échange de données.
• Les téléservices sont interactifs. Ils permettent,
au minimum, de remplir un formulaire
en ligne puis de l'adresser via Internet au
service administratif destinataire. Ce dernier
envoie une réponse par la même voie sous
forme d'accusé de réception.
Le portail de téléservices « On-Line » de JVS-Mairistem propose un bouquet de vingt-quatre
téléservices prêts-à-l’emploi sur votre site.
La solution comprend aussi tous les outils nécessaires au traitement et au suivi des demandes
effectuées en ligne et qui sont intégrées de façon transversale dans les logiciels « On-Line ». En totale
compatibilité d’ailleurs avec les sites proposant des téléservices nationaux.
34
Le portail de téléservices
• Selon les solutions techniques disponibles,
les collectivités peuvent avoir à investir dans
la réalisation d’un site Internet et à modifier
leur organisation interne.
• Certains portails nationaux spécialisés
proposent de simplifier la mise en œuvre
des téléservices citoyens : pour y accéder,
il est nécessaire de procéder à une inscription
en ligne sur les sites acte-etat-civil.fr
et mon.service-public.fr
• Non. Chaque collectivité est libre de proposer
ou non des services en ligne. Mais
la demande des citoyens pour ce type
d’échanges est réelle et importante.
35
TiPI et le paiement en ligne
n TiPI, qu’est-ce que c’est ?
• Le Titre de Paiement par Internet
permet à la collectivité de proposer
le paiement en ligne à ses débiteurs
(administrés et entreprises)
sans avoir à passer par une régie
de recettes pour les factures d’eau,
de cantine, les activités périscolaires,
etc.
• C’est un service sécurisé et accessible
24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
pour les usagers.
• TiPI a l’avantage d’accélérer
le recouvrement des créances et
de renvoyer une image moderne
de la collectivité.
• Au niveau de la Trésorerie, TiPI
permet l’automatisation
des émargements dans Hélios.
36
TiPI et le paiement en ligne
vos applications, vous devez trouver une zone
où saisir l’identifiant de votre collectivité
(information fournie par votre référent
monétique).
• Les éditions de titres doivent faire apparaître
une mention d’information sur la possibilité
de payer en ligne (depuis le site
www.tipi.gouv.fr ou le site spécifique
de la collectivité).
• Pour savoir si vos logiciels de comptabilité
et de facturation sont prêts, vérifiez
la présence d’une référence « TiPI » sur
vos titres et factures. Dans les paramètres de
Les logiciels de gestion « On-Line » intègrent l’ensemble des paramètres TiPI, de même que le portail
de téléservices proposé par JVS-Mairistem.
n TiPI est-il le seul moyen de proposer le
paiement en ligne ?
• Non, pour les régies, il est possible d’utiliser
directement les systèmes de paiement
en ligne proposés par les établissements
bancaires ou les prestataires de services.
• Cette démarche implique l’adhésion à
un compte « VAD » chez un opérateur
de paiement à distance, ainsi que la mise
en place d’une convention avec la trésorerie.
37
XéMéLios
n XéMéLios, qu’est-ce que c’est ?
• XéMéLios est un outil de visualisation
et d'exploitation de données dématérialisées
au format XML.
• Il a vocation à devenir l'outil standard
de recherche et de visualisation de toutes
les données qui seront dématérialisées :
mandats et titres, bulletins de paie, états
de frais, factures, données d’aide sociale…
Dans le cadre des déploiements
actuellement en cours, les données de
la paie mensuelle ont été les premières
au format XML.
• En revanche, XéMéLios n'a pas vocation
à effectuer de totalisations, calculs ou cumuls
de données. Ces fonctions sont assurées
par les outils bureautiques du poste de travail,
la fonction d'export de XéMéLios permettant
d'envoyer les données sélectionnées vers
ceux-ci.
• XéMéLios permet également de signer
les flux PES générés.
• L’outil est disponible gratuitement sur le site
Internet : http://xemelios.org
Pour accompagner ses clients, JVS-Mairistem rédige régulièrement des notices expliquant
le fonctionnement des outils de dématérialisation mis à disposition par les différents ministères. Ainsi,
un guide d’installation et d’utilisation de XéMéLios est-il disponible sur l’espace client du site Internet
de JVS-Mairistem.
38
XéMéLios
39
Le tiers de télétransmission
n Un tiers de télétransmission,
• C’est un organisme privé
ou public auquel les collectivités
peuvent recourir pour
la transmission sécurisée
et horodatée de leurs données
de façon dématérialisée
en direction des applications
ou plateformes d’organismes
destinataires.
• En plus de cette fonction, le tiers
de télétransmission peut
proposer des prestations
complémentaires comme l’aide
à la constitution de fichiers,
la signature électronique
ou encore le stockage
de données.
40
Le tiers de télétransmission
La plateforme de télétransmission « iXBus On-Line » propose en standard d’utiliser les passerelles
ACTES, Hélios mais aussi les outils de gestion et de simplification des traitements comme
le Parapheur, le Coffre-fort électronique, le module de gestion des convocations électroniques
des élus ou la gestion avancée des droits d’accès.
Les logiciels On-Line sont compatibles avec les principales plateformes de télétransmission du marché :
IXBus, FAST, Slow² via PASTELL, Stela.
• Non. Les collectivités ont tout à fait
la possibilité de bâtir elles-mêmes leur
plateforme de télétransmission. Toutefois,
en raison des contraintes liées au respect
du cahier des charges officiel, il peut être
beaucoup plus intéressant de faire appel
à un tiers proposant une plateforme
mutualisée déjà homologuée.
41
Le certificat électronique
n Le certificat électronique,
• C’est l’équivalent du tampon de la mairie.
Il comprend les informations numériques
relatives à l’identité d’une personne physique
ou morale. Il est garanti par un tiers
de confiance, c’est-à-dire une autorité
de certification qui atteste du lien réel entre
cette personne et l’entité représentée sur
le certificat électronique.
• Le RGS v.2 (Référentiel Général de Sécurité)
détermine deux types de certificats :
à une et deux étoiles.
Type de certificat
Remise du certificat
Usages
Certificat serveur
(authentification)
• Contrôle de l'identité par dossier
papier ou électronique
• Sécuriser l’adresse Internet
d’un serveur en assurant le visiteur
de l’identité réelle de son
propriétaire (exemple : site Internet)
• Certificat remis par e-mail ou
téléchargement
Certificat M
(authentification et signature)
• Contrôle de l'identité par dossier
papier ou électronique
• Certificat remis par e-mail
ou téléchargement
Certificat MM
(authentification et signature)
42
• Vérification de l'identité du porteur
sur pièces justificatives en face à
face, lors de la délivrance. Puis tous
les deux renouvellements.
• Pour toutes les téléprocédures entre
administrés et administrations, ainsi
que toutes les procédures entre
administrations requérant 1 étoile
• Pour toutes les téléprocédures
publiques, les dématérialisations
d'appels d'offres, les transactions
financières, les mails sécurisés non
chiffrés, les télétransmissions entre
administrations.
Le certificat électronique
• OUI, dans les cas suivants.
Type d’usage
Fonctions
Accepter les réponses
dématérialisées
• Chiffrer les données déposées par
les entreprises
• Garantir une ouverture des plis
uniquement par la personne publique
Certificat spécifique
• Certificat « PES » gratuit fourni par
la DGFiP
Publier un flux PES v.2
• Authentifier l’agent
Envoyer un courrier recommandé
électronique
• Authentifier l’expéditeur
• Garantir l’ouverture par le bon destinataire
JVS-Mairistem est distributeur de certificats électroniques.
Grâce aux outils de chiffrement et de signature disponibles dans les gammes « On-Line », ces certificats
peuvent être utilisés directement depuis les logiciels de gestion pour préparer et signer les envois
numérisés tels que les flux PES v.2 ou ACTES, l’ouverture des plis sécurisés lors des appels d’offres
ou encore l’envoi de courriers électroniques recommandés.
Publier un flux ACTES
Réglementaires ou Budgétaires
43
Le parapheur électronique
n Le parapheur électronique,
• C’est un outil électronique
pour valider des documents
via un circuit qui peut être
très simple (d’une personne
émettrice vers une personne
destinataire) ou plus
complexe (d’un service
émetteur vers un service
destinataire en passant par
le visa de différentes personnes
qui peuvent stopper
le processus à chaque étape).
44
Le parapheur électronique
• Non. Néanmoins, le parapheur facilite
la dématérialisation des mandats et titres,
des envois au contrôle de légalité et de tout
le travail collaboratif. Par exemple, la validation
d’un compte-rendu de réunion avant
publication.
• A savoir : l’outil gratuit XéMéLios peut être
utilisé pour apposer une simple signature.
• Hélios et ACTES
• Courriers et documents à valider avant envoi postal ou archivage en base de données
• Ordre du jour et convocations électroniques des élus.
Innovante, elle permet de consulter et de viser les documents depuis un ordinateur, un téléphone
mobile ou une tablette.
La plateforme « iXBus On-Line » permet d’utiliser un parapheur électronique hébergé (donc accessible
depuis n’importe quel poste de travail) pour l’ensemble des flux réglementaires dématérialisés :
45
L’archivage électronique
n L’archivage électronique, qu’est-ce que c’est ?
• C'est l'action de recueillir, de classer et
de conserver des documents à des fins
de consultation ultérieure.
• Il ne faut pas confondre archivage
et sauvegarde. L'archivage met en oeuvre
des outils très fiables de conservation
des données permettant leur restitution
fidèle, même après une période de plusieurs
dizaines d’années.
• Il n’existe toutefois pas d’archivage « légal »
car la loi ne définit pas cette notion. On peut
en revanche parler d’archivage « à valeur
probante », lorsque l’origine et l’intégrité
des documents ne peuvent être mises en
doute par le juge.
Accessible à partir des logiciels « On-Line » de JVS-Mairistem, la plateforme iXBus propose un lien
direct entre les outils de signature, de télétransmission, de parapheur et d’archivage.
Ainsi, vous n’utilisez qu’une seule plateforme pour gérer l’ensemble de la chaîne documentaire.
46
L’archivage électronique
• Oui et non. En soi, l’archivage électronique
n’est pas obligatoire.
Il est toutefois impératif de conserver
les documents numériques récupérés
lors des appels d’offres dématérialisés,
pour les produire en cas de besoin.
• Les pièces peuvent être archivées directement
sur le système informatique de la collectivité
ou sur celui d’un tiers de confiance.
47
L’éditique
n L’éditique, qu’est-ce que c’est ?
• C’est la possibilité d’envoyer un courrier
papier traditionnel sans l’imprimer.
48
L’éditique
• Les fichiers d’impression de documents
produits par les applications bureautiques
ou les applications de gestion sont acheminés
via une plateforme Internet vers un centre
d’éditique qui va procéder à l’impression,
à la mise sous pli, à l’affranchissement
et à la remise en poste.
• Un tableau de bord permet de planifier
et de suivre les envois effectués, la gestion
des NPAI (N’habite Plus à l’Adresse Indiquée)
et les droits d’utilisation de chaque agent
ayant accès au système.
Mais l’abonnement au service ne nécessitant pas d’engagement sur un volume minimum, on peut
aussi bien l’utiliser pour envoyer des courriers à l’unité.
Grâce à son imprimante virtuelle, « Courrier On-Line » peut être piloté depuis n’importe quel logiciel
installé sur le poste de travail.
Intégré aux logiciels de gestion JVS-Mairistem, « Courrier On-Line » évite beaucoup de tâches
fastidieuses, notamment lors des envois en nombre (publipostages, factures, bulletins de salaire).
49
La GED ou GEIDE
n La GEIDE, qu’est-ce que c’est ?
• Le concept de GED (Gestion Electronique
de Documents) est en train d’évoluer vers
celui de GEIDE (Gestion Electronique de
l’Information et des Documents Existants),
ce qui prend en compte plus que les simples
documents papier.
• La GEIDE est donc un système informatique
global permettant de stocker, de classer,
d’indexer et de retrouver facilement
l’ensemble des documents et informations
intégrées, au sein d’une organisation.
• Chaque document fait l’objet d’un classement
automatique au sein des applications
de gestion afin de gagner du temps et d’éviter
toute erreur.
• Un moteur de Gestion Documentaire intégré
permet de retrouver facilement et rapidement
les informations voulues.
Les gammes « On-Line » de JVS-Mairistem prennent en charge les documents numérisés,
leur stockage et leur indexation.
50
La GED ou GEIDE
• Voici quelques exemples, classés par métier, des documents qui peuvent être concernés par la GEIDE :
Enfance
• Factures, pièces justificatives, certificats
médicaux, documents officiels
et formulaires remplis et fournis
au service Enfance, …
• Fiches agents, bulletins de paie, certificats
médicaux, demandes de congés,
justificatifs d’absence, diplômes, plans
de formation, attestations de formation,
arrêtés de paie, justificatifs de frais,
contrats de travail, avenants,…
Urbanisme
• Plans et cartes cadastrales, informations
parcellaires, pièces de permis
de construire, pièces
justificatives/déclarations, …
Relations avec les administrés
• Fiches familles/individus, actes d’état-civil,
pièces justificatives numérisées, historique
des demandes en ligne, modèles
de documents et formulaires officiels, …
Affaires générales
• Délibérations et arrêtés, flux ACTES
Réglementaires, courriers reçus
et envoyés, formulaires, plaquettes,
modèles de documents, bulletins
municipaux, circulaires, comptes-rendus
et projets, photos, …
Finances locales
• Devis, factures, bordereaux, documents
des marchés publics, flux PES, ACTES
Budgétaires, synthèses et tableaux
de bord datés,…
51
Les outils pour dématérialiser
n Dans l’idéal, et afin que le passage à la dématérialisation permette à votre collectivité d’optimiser
par la même occasion son organisation interne, il est souhaitable de s’équiper des outils suivants :
• Un matériel de numérisation
• Des logiciels adaptés :
- Gestion des registres
- Comptabilité permettant de stocker
les factures numérisées
- Paie permettant de stocker les pièces
justificatives d’absence, les contrats…
- Et, si possible, des logiciels de gestion
des demandes, gestion du courrier, gestion
des convocations
52
•
•
•
•
Une signature électronique
Un parapheur électronique
Un outil de gestion documentaire
Un serveur pour stocker les pièces
numérisées
• Et bien sûr : une connexion Internet
haut-débit !
Les outils pour dématérialiser
53
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Guide de la dématérialisation - V3c - JVS

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