Franchir le pas du DAM

En coopération avec
Franchir le pas du DAM
Comprendre la nécessite d’implémenter
un système de Digital Asset Management
Qui n’a pas déjà participé une ou deux fois à un webinar sur « Qu’est-ce que le DAM ? » ou
lu des articles tels que « Les 5 Choses à Savoir sur le DAM » On en trouve partout. Vous en
avez un justement entre les mains. Les avantages d’un système de Digital Asset Management (DAM) sont faciles à observer et à comprendre : un système moderne de DAM facilite
la gestion, l’organisation, le partage et la distribution des médias numériques. Mais la question demeure :
Qu’est-ce qui peut justifier l’investissement dans un
nouveau système tel qu’un DAM ?
La réponse est étonnamment simple. Sans un système moderne de DAM :
» Augmentation considérable des coûts d’opération
» Vulnérabilité de vos Assets
» Diminution de la valeur potentielle de vos Assets
Ces trois conséquences sont des problèmes que l’on rencontre aussi bien dans une petite
entreprise comme au sein d’une multinationale gérant des centaines de marques ; la seule
différence est la gravité exponentielle de l’impact. Réaliser l’existence de cette épée Damoclès, pourrait vous convaincre de mettre en place un système de DAM.
Comment le DAM aide-t-il à réduire nos coûts ?
Lorsque vous commencez à analyser les avantages d’un DAM en termes de réduction des
coûts, il est préférable de prendre du recul et regarder de plus près le cycle de vie complet
d’un Asset. La vie de cette image démarre soit dans un studio photo ou dans l’ordinateur
d’un créatif. Elle est ensuite transférée et placée quelque part afin d’être accessible aux
autres utilisateurs. Mais notre image n’est qu’au début de sa vie. Elle est ensuite soit utilisée
en tant qu’image produit ou dans une plaquette. Cela signifie que d’autres utilisateurs ont
besoin d’accéder à l’image pour créer de nouveaux contenus. Ensuite ce nouveau contenu
doit être converti au format et espace colorimétrique appropriés, puis finalement
placé quelque part avant qu’il ne soit
Projet
livré à la consommation.
Analyse
Consommation
Création
Livraison
Image 1 :
Cycle de vie d’un Asset
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Il s’agit là d’un exemple simpliste, mais qui provoque un certain nombre de questions quant
à la vie de cette « petite » image ; questions qui ont toutes une réponse :
Comment cette image est-elle transférée entre les membres de l’équipe ?
Notre image est envoyée par le graphiste, par email à toute l’équipe ou copiée sur un CD.
Où est enregistrée cette image ?
L’image est conservée sur un CD étiqueté ou copiée sur un serveur interne.
Comment savoir si l’image n’a pas été dupliquée dans un autre emplacement ?
Nous essayons d’éviter les doublons de fichiers, mais parfois cela est nécessaire si l’image
correspond à plusieurs catégories en même temps.
Qui est en charge de l’organisation et du stockage ?
Notre équipe comporte une ou deux personnes qui passent le plus clair de leur temps à
organiser les fichiers.
Comment mon équipe fait-elle pour retrouver une image et combien de temps lui faut-il ?
Lorsqu’une personne a besoin d’une image, elle demande à un membre de l’équipe, ou
encore effectue une recherche sur le réseau, au travers les dossiers identifiés par année. Le
temps de recherche dépend essentiellement de ce qu’il recherche.
Comment savoir si cette image est disponible ?
Nous ne sommes pas certains, on doit poser la question ou le découvrir de manière fortuite.
Les utilisateurs sont-ils au fait des droits d’utilisation ou des droits d’auteur relatifs
à l’image ?
Ils envoient une demande par email aux membres de l’équipe en charge des images.
Quel est le point commun entre toutes ces réponses ? Le Temps. Toutes ces étapes requièrent
du temps ; entre le processus de création et d’utilisation. Dans un sens ou l’autre, quelqu’un
doit « payer » pour le temps perdu. Un système de DAM peut éliminer voire réduire de
manière drastique le temps perdu à chaque étape.
Que penses-tu
de celle-ci ?
Et maintenant, qu’en penses-tu ?
Je pense qu’elle
n’est pas appropriée
Elle me paraît très bien
La couleur doit être
rouge
Super !
OK, je vais
arranger cela
Livre-la !
Image 2: Le travail quotidien sans un système de DAM
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Voici comment un système moderne de DAM peut répondre aux mêmes questions :
Comment cette image est-elle transférée entre les membres de l’équipe ?
Le transfert du fichier original a lieu lorsque l’image est envoyée dans le système. Ce transfert vers le DAM peut être effectué depuis n’importe où dès lors que le DAM est accessible
depuis l’extérieur ou via une connexion VPN. Cette méthode de travail élimine les coûts IT
liés au transfert de fichiers lourds via les serveurs de mails ou l’envoi de CD.
Où est enregistrée cette image ?
Cette image est enregistrée une seule et unique fois dans le système.
Comment savoir si l’image n’a pas été dupliquée dans un autre emplacement ?
L’image est enregistrée une seule fois, puis elle est rendue accessible à tous les intervenants
externes et internes d’une société – via le DAM. Cela réduit les coûts IT en termes d’espace
disque. L’absence de doublons devient cruciale lorsqu’il s’agit de gérer des images de haute
définition et des vidéos.
Qui est en charge de l’organisation et du stockage ?
Un système de DAM est capable de placer automatiquement une image, au bon emplacement
et dans le format approprié, dans dans un processus de production. Un système de DAM permet d’automatiser les processus de gestion manuelle des fichiers. Il permet de faire des économies en termes de temps et de gagner ainsi en productivité.
Comment mon équipe fait-elle pour retrouver une image et combien de temps lui faut-il ?
Fini les recherches sur le réseau, au travers les dossiers, dans l’espoir de trouver la bonne
image. Grâce aux fonctionnalités telles que les métadonnées, ou les mots-clés, les membres
de l’équipe peuvent retrouver en quelques secondes une image, ou encore lancer une recherche précise.
Comment savoir si cette image est disponible ?
Etant donné que l’image est immédiatement disponible après son upload dans le DAM,
l’image sera disponible lors d’une recherche. L’image peut également être retrouvée via
l’utilisation de collections, des mots-clés, ou via des notifications automatiques.
Les utilisateurs sont-ils au fait des droits d’utilisation ou des droits d’auteur relatifs
à l’image ?
L’un des principaux objectifs d’un système de DAM est la sécurité. L’accès à l’image peut
être restreint à certains utilisateurs et vous pouvez ajouter des informations relatives aux
droits d’utilisation via des métadonnées.
Ok, voici tes
fichiers
Est-ce que je peux
disposer de ces Assets ?
Pas de souci, dis-moi
juste lesquels et pour
quel support
La Magie
du DAM
opère
Ok, j’en ai besoin pour
une banniere Web
Merci !
Image 3: Le travail quotidien avec un système de DAM
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L’amélioration des processus est le principal avantage que l’on puisse réaliser grâce à un
DAM. Il réduit le nombre total d’heures-homme perdu par Asset et donc par projet et campagne. Réduire les pertes de temps, facilite les processus de production et permet donc
d’améliorer la productivité de vos équipes. Il est quasiment impossible d’établir une liste des
avantages d’un DAM, car ceux-ci peuvent peut varier selon le secteur, le marché, la société,
ou même un département.
Est-ce que j’ai besoin d’un
calculateur de ROI ?
Il existe une multitude de calculateurs en ligne. Même si à la base ces calculateurs peuvent vous donner un rapide aperçu des coûts sans l’utilisation d’un système de DAM, ils ne peuvent en aucun cas vous donner une vision claire sur votre
réel retour sur investissement.
En quelques mots, voici où ils échouent :
» Ils partent du principe que le taux journalier-homme de
chaque membre de l‘équipe est identique.
» Ils vous force à faire des estimations « à la louche »
sur le temps consacré à réaliser une tâche. Les seniors
sont peut-être capables de retrouver une image plus
rapidement que les jeunes recrues, mais ce n’est pas
certain.
» Ils partent du principe que votre processus métier suit un
simple chemin linéaire depuis la création à la livraison.
» Ils ne prennent pas en compte les coûts cachés d’un
DAM.
Le plus grand défaut des calculateurs de ROI c’est qu’ils nous font croire qu’il est
très facile d’atteindre 100% de ROI dans la première année. La plupart des installations atteignent ce cap dans le courant de la seconde année, voire même l’année
d’après. Un ROI total n’arrive que très rarement la première année, car la plupart
du temps de nombreux coûts annexes ont été oubliés. La formation des utilisateurs, les différents changements internes, la gestion du projet, la migration des
données, les coûts liés à l’infrastructure, etc. autant d’éléments souvent oubliés
lors du démarrage du projet. Malheureusement à partir du moment où le système
est mis en place, la direction exige un retour sur investissement immédiat. Ce piège
en attrape plus d’un et peut de ce fait mettre en péril la réussite du projet.
Lors de l‘implémentation d‘un système de DAM,
assurez-vous que tous les intervenants concernés ont
une vision réaliste sur les délais en matière de retour sur
investissement.
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Comment le DAM sécurise-t-il vos Assets ?
La non-utilisation d’un système de Digital Asset Management laisse la porte ouverte à de
nombreux risques et problèmes.
Perte de votre Propriété Intellectuelle
Après avoir consacré du temps, des efforts et investi de l’argent pour acquérir ou créer du
contenu, la dernière chose que vous souhaitiez c’est qu’il puisse tomber entre de mauvaises
mains. Des mesures de sécurité traditionnelles ne sont souvent pas suffisamment souples
pour permettre le contrôle de votre contenu; nous ne sommes pas tous des professionnels
de l’informatique. La sécurité des fichiers et la gestion des droits d’auteur ne sont donc pas
simples à gérer et requièrent beaucoup de temps pour la mise en place. De ce fait, la plupart
du temps on donne accès à tout le contenu et seuls les fichiers réellement sensibles sont
protégés. En donnant ce type d’accès, votre précieux contenu devient vite très vulnérable.
L’un des points forts d’un système de DAM est de permettre aux administrateurs de contenu de contrôler l’accès via une combinaison d’autorisations, rôles, groupes d’utilisateurs
et droits d’accès au contenu. Tout cela peut être réalisé à partir de l’application sans l’aide
de votre service informatique. Plus il est facile de mettre en place une sécurité d’accès aux
données, et plus les administrateurs de contenu suivront avec intérêt les informations qui
en découlent. Ainsi, le contenu est protégé, rendant impossible l’accès aux utilisateurs non
autorisés.
Contrairement à un système de fichiers traditionnel, dans un DAM, l’accès aux Assets est
contrôlé. Quand un utilisateur récupère du contenu, le système enregistre l’historique de
cette action. L’intégralité des actions sont ainsi tracées.
Un DAM permet également de contrôler la manière dont sont récupérés les Assets. Certains
utilisateurs sont autorisés à télécharger les fichiers en basse définition, avec filigrane, tandis
que d’autres utilisateurs privilégiés ont accès aux fichiers haute résolution. Cette fine gestion
des droits sur les Assets permet d’éviter une mauvaise utilisation de votre contenu.
Mauvaise Utilisation ou Utilisation Illégale des Assets
Toutes les utilisations inappropriées de votre précieux contenu ne sont pas pour autant malveillantes. Parfois, l’utilisation incorrecte ou illicite de fichiers est commise par des utilisateurs qui
ne comprennent pas pleinement les conséquences de leurs actions. Ainsi de nombreux Assets
non appropriés sont diffusés publiquement :
»» Travaux en cours
»» Concept en pré-release/en attente d’approbation
»» Utilisation de médias appropriés à une campagne marketing
spécifique
»» Les Assets sont spécifiques à un revendeur, un pays, une région
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Une mauvaise utilisation de ces Assets peut avoir un impact significatif sur l’efficacité d’une
campagne, une relation client, votre réputation, ou même déclencher une action en justice.
Dans un DAM, le contrôle des droits d’accès aux fichiers permet d’éviter bien des problèmes.
Contentieux
La mauvaise utilisation du contenu numérique peut nuire à votre entreprise. Les Assets
achetés sont généralement soumis à des droits d’utilisation qui définissent quand, où, et
combien de fois l’Asset peut être utilisé. Ces droits d’utilisation sont souvent très compliqués
et facilement violés. La violation des droits d’utilisation ou des droits d’auteur laisse la porte
ouverte à des actions en justice de la part du propriétaire de l’Asset. Cela peut être très coûteux en frais juridiques et dommages, en fonction de l’infraction commise.
La gestion numérique des droits (DRM, Digital Rights Management) est un dispositif qui contrôle une permission ou une restriction d’action ou d’usage sur un Asset. En théorie, elle permet de protéger le contenu numérique, de le distribuer selon les règles ou conditions pour
y accéder, de permettre aux acheteurs de réaliser la transaction en s’acquittant des droits.
Les systèmes DRM, imbriqués à une plate-forme DAM, ont pour principe de gérer les droits
en fonction de règles commerciales qui associent trois types d’acteurs : titulaire des droits,
distributeur et utilisateur.
Atteinte à la Réputation
Qu’un Asset soit utilisé de manière incorrecte ou illégale, si l’on prouve une irrégularité dans
l’utilisation, celle-ci est dommageable. La violation des droits d’utilisation ou une mauvaise
utilisation, peut avoir un impact négatif sur votre réputation. En tirant parti des fonctionnalités
de gestion des DRM d’un système de DAM, vous pouvez éviter la plupart de ces incidents.
La confiance grandissante accordée à votre système de
DAM, vous laisse penser que cet investissement est des
plus intéressants.
Comment le DAM permet-il d’augmenter la valeur
de vos Assets ?
Chaque photo, image, logo, vidéo, brochure, bannière, présentation, et catalogue que vous
créez et gérez ont une valeur. Ces Assets requièrent soit de l’argent pour être achetés ou
du temps pour être créés. Le DAM peut donc permettre de diminuer les coûts relatifs à ces
Assets actifs, mais cette réduction des coûts n’est qu’une infime partie de ce qu’un DAM
peut et doit faire. Le DAM est au cœur même de votre entreprise. Il est responsable du contenu utilisé par les équipes commerciales, le service marketing, les ressources humaines, le
service clients, et plus encore. Les avantages d’un DAM sont donc ressentis par l’ensemble
des utilisateurs.
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Lorsque le DAM apporte une réelle valeur ajoutée
à votre business
Renforcer votre Marque
Un des points clés de la construction et du maintien d’une forte image de marque est une
communication claire et directe aux consommateurs ; cela est important aussi bien dans
le cas du message transmis visuellement qu’oralement. Un référentiel centralisé, tel qu’un
DAM vous aide à maintenir la cohérence du contenu. En tant que source unique, le DAM
vous garantit que :
»» Votre logo actuel est correctement utilisé sur votre site Internet,
dans les e-mails ainsi que dans vos brochures
»» Votre force de vente utilise les présentations commerciales
approuvées et toujours à jour
»» Les images de vos produits utilisées dans votre catalogue sont à
jour et correspondent aux images également utilisées sur votre
site Web
»» Vos vidéos sont rapidement publiées en ligne et tout aussi
rapidement dé-publiées à la fin de votre campagne Marketing
»» Vos manuels techniques sont à jour
En proposant des fonctions de contrôle, de révision et d’approbation du contenu, le DAM
vous aide à maintenir la cohérence des messages diffusés et éviter ainsi les conflits.
Connexion et livraison rapide du contenu
vers de nouveaux marchés
La consommation de contenu est en constante évolution. L’impression se dirige vers les
canaux de distribution en ligne. Fini le temps du simple catalogue imprimé et d’un simple site
Internet. Aujourd’hui, les consommateurs participent activement, en recherchant et consommant du contenu dans la presse écrite, la télévision, les médias sociaux, les sites de marques
ou des sites spécifiques produits, sites e-commerce, sites de partage de vidéos, blogs, sites
web revoir; la liste est longue.
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DAM
processsus de
recherche et/ou
de transformation
connecteur / moteur
de distribution
CDN /
systèmes de downstream
Image 4 : Votre système de DAM livre le contenu
approprié vers le bon canal
En exploitant les capacités de livraison d’un système de DAM vous poussez ainsi rapidement
le contenu adéquat vers le canal de distribution approprié. Comme les vieux marchés meurent et de nouveaux marchés émergent, vous pouvez effectuer des petits ajustements dans
votre DAM pour ne rien manquer.
Données Marketing
Et si vous pouviez lier les campagnes réussies ou l’échec d’un produit au contenu fourni ?
Sans un DAM, disposer de mesures précises est quasiment impossible. Les statistiques de
connexions, téléchargements, et autres, sont autant de fonctions qui ouvrent la porte à une
multitude de rapports qui vous permettent d’analyser la vraie nature du contenu. Si vous
constatez qu’un type d’Assets est à l’origine de la réussite d’une campagne, vous êtes alors
en mesure de poursuivre dans cette voie en créant du contenu approprié et créateur de succès. Grâce aux informations communiquées par un système de DAM, vous pouvez élaborer
des statistiques.
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Par exemple, après votre “campagne”, vous analysez les clients potentiels et les ventes
générées en comparant les Assets utilisés :
»» Combien coûte l’acquisition de ces Assets ?
»» Combien coûte la production de ces Assets ?
»» Combien de fois sont-ils utilisés ?
»» Quel contenu, pour quel marché ?
»» Ces Assets sont-ils utilisés ou liés à d’autres Assets ?
»» Dans combien de campagnes différentes ou produits, ces Assets
sont-ils utilisés ?
»» Ces Assets peuvent-ils être utilisés dans d’autres campagnes ou
produits ?
»» Ces Assets font-il partie du patrimoine de la marque ou de mon
entreprise ?
Dans un DAM, il est même possible de créer vos propres statistiques afin qu’elles soient le
plus proches possibles de vos besoins. La compilation et l’analyse du contenu ne sont pas
les premières réflexions que l’on se fait lorsque l’on réfléchit à l’implémentation d’un DAM.
L’utilisation de ces données est indispensable lorsque vous voulez utiliser des Assets créateurs de valeur ajoutée.
Etre un consommateur de contenu
En engageant vos consommateurs, vous vous apercevrez qu’ils peuvent être
d’excellentes sources de création de contenu. Ils créent ainsi un nouveau contenu qui est alors placé dans le DAM puis à son tour réutilisé lors d’une prochaine
campagne.
Alors, et maintenant ?
Un système de Digital Asset Management n’est plus un luxe, mais bel et bien une nécessité pour toutes les entreprises. Choisir le bon système de DAM n’est pas une tâche facile ; il
est possible de se faire accompagner par des cabinets de conseils spécialisés. Maintenant
vous comprenez pourquoi il est important de prendre un pas de recul. La première étape est
d’analyser les processus actuels et autres workflows utilisés. Identifier et lister tous les processus qui posent problème. Cette liste vous servira de guide tout au long de votre analyse comparative des systèmes de DAM et vous permettra d’identifier la plateforme qui correspond le
mieux à vos besoins. Lorsque vous aurez trouvé le bon outil et que vous commencerez son
implémentation au sein de vos processus métiers, vous réaliserez alors qu’un DAM ce n’est
pas uniquement un simple logiciel, mais une puissante solution à forte valeur ajoutée.
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pixelkinder
Auteurs
Chris Whalen
Avi Steindel
[email protected]
[email protected]
Matt Thesing
[email protected]
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