Fiche classement des documents et recherche d`informations

Fiche classement des documents et
recherche d’informations
Suivi de sites (surveille et capture les modifications des sites internet choisis) :
• Wysigot - http://www.wysigot.com/fr/
Lecteurs de flux RSS :
• Netvibes - http://www.netvibes.com/fr
• BlueRSS - http://www.bluerss.net/
Méta-moteurs de recherche (interroge plusieurs moteurs de recherche) :
• Copernic Agent - http://www.copernic.com/fr/
• Seek - http://www.seek.fr/
Collectif 35 - Lin & Chanvre en Bretagne
1 - Pré-requis :
Délais de conservation des documents dans les associations :
Type de document
Délai de conservation
Documents internes à l’association
Bases de données en ligne :
• SUDOC : catalogue de notices bibliographiques de plus de 10 millions de livres, thèses,
revues, ressources électroniques, documents audiovisuels, microformes, cartes,
partitions, manuscrits et livres anciens - http://www.sudoc.abes.fr/
• Theses : répertoire de thèses terminées et en préparation - http://www.theses.fr/
• Gallica : bibliothèque numérique de la BNF (Bibilothèque Nationale de France), des
millions de documents y sont numérisés (livres, manuscrits, cartes, images, presses et
revues, paroles et musiques, partitions) - http://gallica.bnf.fr/
• Persée : portail des revues scientifiques en sciences humaines et sociales - http://www.
Statuts, statuts modifiés, règlement intérieur
Pendant toute la durée de vie de l’association
Coordonnées des membes du Conseil d’Administration
Pendant toute la durée de vie de l’association
Extrait du «Journal Officiel» dans lequel a été publié la déclaration de
constitution
Pendant toute la durée de vie de l’association
Registre spécial ou classeur dont la tenue est obligatoire pour la Pendant toute la durée de vie de l’association
transription des modifications statutaires ainsi que les changements
dans l’administration de l’association
Récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux lors de Pendant toute la durée de vie de l’association
chaque dépôt
Registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées géné- Pendant toute la durée de vie de l’association
rales, du Conseil d’Administration ou du bureau
persee.fr/
•
•
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Mandragore : base des manuscrits enluminés de la BNF - http://mandragore.bnf.fr
INPI : marques, brevets, dessins et modèles - http://www.inpi.fr/
Joconde : catalogue des collections des Musées de France - http://www.culture.gouv.fr/
documentation/joconde/fr/
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Atlas : catalogue des collections du Louvre - http://cartelfr.louvre.fr/
PhoCEM : catalogue des collections photographiques du MuCEM (Musée des Civilisations
de l’Europe et de la Méditérranée) - http://www.culture.gouv.fr/documentation/phocem/accueil.htm
Narcisse : catalogue d’images scientifiques d’oeuvres de laboratoires de musées - http://
Comptabilité
Pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des activités de 6 ans
l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis d’imposition,
les feuilles d’impôts locaux
Documents comptables
10 ans
Livre de paie à compter de sa clôture
5 ans
Double des bulletins de paie
5 ans
Relevés de compte, virement, prélèvement, remises de chèque ou d’es- 5 ans
pèce, talons de chèque
Chèques à encaisser
1 an et 8 jours
www.culture.gouv.fr/public/mistral/lrmf_fr?ACTION=NOUVEAU&USRNAME=nobody&USRPWD=4%24%2534P
Quittances de loyer
5 ans
Legifrance : textes législatifs, réglementaires et décisions de justice - http://www.legifrance.
Quittances et primes d’assurance
2 ans
gouv.fr/
Souches de billeterie, factures d’imprimerie
6 ans
Cartolis : conservatoire régional (Bretagne) de la carte postale - http://www.cartolis.org/
Zotero : logiciel de gestion de références bibliographiques - http://www.zotero.org/
Factures
Factures d’électricité et de gaz
5 ans
Factures d’eau
3 ans
Factures de téléphone (fixe et mobile)
3 ans
Baux, factures de travaux ou réparations importantes
Pendant toute la durée de vie de l’association
2 - Conseils pour le classement
Sur votre ordinateur :
• Ne laissez pas de documents sur le bureau, enregistrez-les directement dans les
dossiers concernés.
• Vérifiez l’absence de dossiers en doublon.
• Créez des sous-répertoires cohérents et autant de sous-dossiers nécessaires.
• Harmonisez les noms de fichiers à l’aide de «_» pour séparer les mots (ex : carte_
voeux__2013).
• Ne mettez pas d’accents dans les noms de fichiers et datez les si possible (compterendu de réunion par exemple).
Pour les documents papier :
• Jetez les documents s’ils n’ont pas d’utilité.
• Redirigez-les vers les personnes concernées.
• Classez directement ceux qui ne doivent pas être utilisés dans l’immédiat ou qui doivent
être archivés (ex : fiches de paie).
• Traitez directement ceux qui doivent être traités rapidement.
- Date de dernière mise à jour
- Site ou domaine (si l’on veut chercher une information sur un site déjà identifié)
- Endroît où le terme de recherche apparaît (n’importe où dans la page, dans le titre de la
page, dans le texte de la page, dans l’URL de la page, dans les liens vers la page)
- Type de fichier recherché (pdf, xls, ppt, doc)
•
Ne pas prendre en compte (en particulier sur le moteur de recherche Goggle) les premiers
sites proposés surlignés en jaune, il s’agit de sites qui ont payé pour être placés en
première position dans les résultats de recherche
4 - Outils et sites utiles
Pour la recherche rapide de documents sur un ordinateur (logiciels gratuits à télécharger) :
• Google Desktop
• Copernic Desktop Search - http://www.copernic.com/fr/
• Exalead Desktop
• Hulbee Desktop - http://www.hulbee.com/
Sécurisation et collecte de documents, accès sur n’importe quel support :
• Xambox (gratuit jusqu’à 2 000 pages) - http://www.xambox.com/
3 - Conseils pour la recherche d’informations sur Internet
•
•
Se posez la bonne question pour affiner les résultats : de quelle information ai-je besoin ?
Utilisez les paramètres de recherche avancée sur votre moteur de recherche
Les opérateurs booléens :
Opérateurs
booléens
Signification
Opérateurs
Explication
Exemples
ET
Inclusion
AND / +
Permet d’ajouter un terme à la recherche
lin + textile
NON
Exclusion
-
Permet d’exclure un terme de la recherche
lin - textile
OU
Union
OR
Permet d’élargir la recherche avec un terme
parent
jeunes OR jeunesse
«»
Proximité
«»
Permet d’effectuer une recherche précise sur
«lait de lin»
une expression ou un terme
Autres critères de recherche avancée :
- Langue
- Pays
Catalogage et indexation des documents :
• PMB (existe une version OpenSource) - http://www.pmbservices.fr/
• Open Flora - http://www.openflora.com/
• Koha - http://koha-fr.org/
Gestion de photos :
• Picasa - http://picasa.google.com/
Veille Internet :
• Google Alertes : permet de recevoir des alertes par e-mail en fonction de mots-clés
renseignés, les données examinées proviennent de sites d’informations - http://www.google.
fr/alerts
•
•
Netvibes : plateforme de veille, l’ensemble des ressources circulant sur Internet est
examiné y compris les réseaux sociaux - http://www.netvibes.com/fr
Pick a news : moteur de recherche pluri-médias (presse, internet, télévision, radio,
réseaux sociaux) à partir de mots-clés - http://www.pickanews.com/