InterMETREX

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Atelier d’Analyse 6
4ème trimestre/2004
BARCELONE
PROCEDURES & LOGISTIQUE
1
Tour d’horizon du programme
Le programme InterMETREX est divisé en deux phases. La Phase 1 comprend cinq ateliers
d’analyse pour les partenaires de l’Union Européenne débouchant sur un atelier de synthèse à la
Conférence METREX de Barcelone à l’automne 2004. La Phase 2 comprend trois autres ateliers
d’analyse pour les partenaires des pays candidats débouchant sur un atelier de synthèse lors de la
Conférence de Szczecin au printemps 2006.
ENSEMBLE DU PROGRAMME InterMETREX D'ATELIERS ET DE CONFERENCES 2003-2006
ATELIER DE PROJET InterMETREX
PROGRAMME 2003-2006
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ATELIERS D'ANALYSE
Union Europeenne
Union Europeenne
Union Europeenne
Union Europeenne
Union Europeenne
ATELIER DE SYNTHESE / DISSEMINATION
BILAN InterMETREX POUR L'UE
ATELIERS D'ANALYSE
Europe elargie
Europe elargie
Europe elargie
ATELIER DE SYNTHESE / DISSEMINATION
BILAN InterMETREX POUR L'EUROPE
PARTENAIRES ANNEE 2003
ANNEE 2004
ANNEE 2005
ANNEE 2006
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
4
4
4
5
4
Atelier de Stuttgart
Atelier de Stockholm
Atelier de Bologne
Atelier de Porto
Atelier de Londres
32 partenaires plus delegues
2+2
3+1
4
32 partenaires plus delegues
Atelier de Barcelone et Conference METREX
Atelier de Budapest
Atelier de Riga
Atelier de la Vallette
Atelier de Szczecin
et Conference METREX
Fig. 1
2
Atelier d’analyse de Stuttgart
La premier atelier de synthèse InterMETREX (Atelier 6 du projet) sera organisé par l’Institut
d’Estudis Territorials de Barcelone pour et au nom de la Generalitat de Catalunya 25 le Mardi 26 et
dans la matinée du 27 octobre 2004. Les informations concernant le lieu où se tiendra l’atelier et
les hôtels recommandés accompagnent ce document.
Le chef de file d’InterMETREX présentera le bilan et les conclusions des cinq premiers ateliers
d’analyse du projet, qui ont permis à 21 partenaires d’Europe occidentale d’évaluer leur pratique
métropolitaine par rapport au Benchmark de METREX. L’atelier comprendra également un débat
sur les questions de compétence, de capabilité et de processus ressortant du bilan et des
conclusions et sur leur contribution à l’amélioration de la pratique de l’aménagement du territoire et
Nye Bevan House, 20 India Street, GLASGOW, G2 4PF
T. +44 (0)1292 317074 F. +44 (0)1292 317074
[email protected] http://www.eurometrex.org
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sur le projet au sein du Programme INTERREG IIIC et au delà. Un ordre du jour est joint au
présent document.
PARTENAIRES ET ATELIERS InterMETREX 2003-2006
1
ATELIER
D'ANALYSE
2
ATELIER
D'ANALYSE
Q2/2003
STUTTGART
6
5
6
7
8
ATELIER
D'ANALYSE
Q4/2004
BARCELONE
Q2/2005
BUDAPEST
Europe elargie
22 BUDAPEST
23 Minsk
Prague
Varsovie
Ensemble des partenaires (32) et
delegues de la Conference
ATELIER
D'ANALYSE
9
10
11
12
8
13
14
15
16
17
9
Q3/2004
LONDRES
Europe elargie
27
28
29
30
Union Europeenne
PORTO
Athenes
Andalousie
Seville
Liverpool
ATELIER
D'ANALYSE
Q3/2005
RIGA
24 RIGA
25 Szczecin
26 Vilnius
Zagreb
ATELIER
D'ANALYSE
Union Europeenne
EMILIE-ROMAGNE
Bayonne-St Sebastaian
Øresund
South Coast Metropole
ATELIER
D'ANALYSE
5
Q2/2004
PORTO
Union Europeenne
STOCKHOLM
Venetie
Helsinki
Grenade
ATELIER DE SYNTHESE
7
CONFERENCE
4
Q1/2004
BOLOGNE
Union Europeenne
STUTTGART
Naples
Pays-Basque
Thessalonique
Bilan de l'UE
ATELIER
D'ANALYSE
Q3/2003
STOCKHOLM
Union Europeenne
1
2
3
4
3
18
19
20
21
10
LONDRES
Amsterdam
Piemont
Zurich
32 partenaires comprenant
METREX et le chef de file
(GCVSPJC)
22 partenaires de
l'Union Europeenne
10 partenaires de
l'Europe elargie
7 partenaires non
membres de METREX
3 contributeurs
avec l'appui de METREX
(depenses)
ATELIER DE SYNTHESE
CONFERENCE
Q4/2005
LA VALLETTE
Q2/2006
SZCZECIN
Europe elargie
Bilan europeen
MALTE
Cracovie
Nicosie
Sofia
Ensemble des partenaires (32) et
delegues de la Conference
Fig. 2
Le chef de file, Glasgow and the Clyde Valley Structure Plan Joint Committee (G&CVSPJC), sera
représenté tout au long du projet par Jim Parke. Le programme de l’atelier sera géré par Alastair
Wyllie en collaboration avec l’hôte de l’atelier et les documents de communications seront
administrés via le site web par Tim Page. Les soumissions pour l’Atlas électronique seront traitées
par Ton van Beveren de la dS+V à Rotterdam.
Inscription
Afin de gérer efficacement l’intendance, les services de restauration et de traduction, tous les
partenaires du projet sont priés de s’inscrire à l’atelier. De nombreux partenaires sont également
des partenaires du projet soeur d’InterMETREX, PolyMETREXplus (PMP) et participeront à la
Deuxième Réunion du Comité de Pilotage de PMP (SCM2) au cours de l’après-midi 27 octobre. Le
formulaire d’inscription ci-joint permettra aux partenaires d’effectuer leur inscription à ces deux
événements de projet ainsi qu’à la Conférence METREX de Barcelone qui suit
immédiatement l’Atelier 6 d’InterMETREX et le SCM2 de PMP.
Interprétation
L’Interprétariat de METREX fournira le cas échéant des services d’interprétation simultanée en AL,
AN, ES, FR et en IT et des services de communication avant et après les ateliers. L’interprétariat
METREX ne proposera pas aux partenaires la traduction de leurs propres documents.
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Calendrier des Ateliers et ressources des partenaires
Le calendrier des démarches requises pour l’atelier débute au cours de la semaine du Lundi 11
octobre et est comme suit :
4
Frais de déplacement, de subsistence et de restauration prévus dans le budget
Le montant alloué pour les frais de déplacement et d’hébergement est prévu pour couvrir ces frais
à la fois pour l’Atelier 6 d’InterMETREX et pour la Conférence METREX de Barcelone. De plus, les
partenaires PMP ont un budget couvrant une nuitée afin de leur permettre de participer à la SCM2
de PMP le Mercredi après-midi 27 octobre.
De plus, pour l’organisateur de l’atelier (IET pour la Catalogne), une somme a été dégagée pour
fournir le déjeuner et les rafraîchissements pour chaque journée de l’atelier.
5
Part des coûts opérationnels
Les coûts opérationnels du projet sont composés des coûts pour le Secrétariat METREX, le
Webmestre et l’Interprétariat, le traitement de l’e-Atlas, l’administration et la comptabilité du projet,
les services de logistique pour chaque atelier et la dissémination de la documentation du projet, du
bilan et des conclusions. Le total des coûts opérationnels pour le projet, prévus au budget, a été
divisé en part égale entre les 32 partenaires participant au projet et est payable par chaque
partenaire par rapport à leur demande de remboursement auprès de la Commission Européenne.
Les frais fixes opérationnels ont été facturés par rapport aux demandes pour participation aux
ateliers d’analyse 1 à 5 et seront facturés par rapport aux demandes pour participation aux ateliers
d’analyse 7 à 9. Les coûts opérationnels variables à ce jour seront facturés dans le cadre des
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demandes pour participation à l’atelier d’analyse 6 et cette part égale des frais opérationnels
variables est à régler par tous les partenaires qu’ils participent ou non à l’atelier.
Le Chef de file facturera à chaque partenaire leur part des coûts opérationnels variables pour l’a
période jusqu’à la première semaine de novembre 2004. Cette facture est à régler d’ici le 31
décembre 2004 afin qu’elle puisse être incluse dans la demande de remboursement de chaque
partenaire pour prise en charge par l’Union européenne pour la période actuelle de demande de
remboursement. Il est vivement conseillé à chaque partenaire l’intégralité du montant pour les
jours prévus au budget, justifié par des fiches présentant le relevé des heures travaillées, afin que
la prise en charge par la Communauté européenne couvre les frais réels pour les déplacements, la
subsistence et la part des frais opérationnels.
6
Effectuer une demande de financement et de remboursement des frais
Les formulaires de demande de remboursement pour l’atelier 6 seront émis accompagnés de la
facture du chef de file début novembre et ne seront pas remis lors de l’atelier. Ce choix permet de
faire figurer le montant de la part égale de chaque partenaire dans les frais opérationnels variables
en tant que dépense détaillée dans leur formulaire de demande de remboursement.
Les partenaires devraient compléter, certifier et retourner le formulaire de demande de
remboursement au Secrétariat METREX pour intégration dans la comptabilité du projet sous un
mois calendaire à compter de la fin de la période de demande de remboursement – à savoir d’ici
au 31 janvier 2005. Les demandes seront ensuite traitées par le Renfrewshire Council, la
collectivité locale qui préside à l’heure actuelle le chef de file, le G&CVSPJC. Ce formulaire
comprendra les éléments suivants :
•
Partie A pour effectuer une demande de remboursement pour les ressources humaines
consacrées au travail associé à l’atelier
•
Partie B pour effectuer une demande de remboursement pour les frais autorisés et sur
présentation de reçus afférents à l’atelier. La CE requiert qui vous deviez détenir et conserver
les reçus pour justifier cette demande de remboursement pendant une période de 3 ans à
compter de la fin du Programme Interreg III en 2008 – c’est-à-dire jusqu’en 2011.
•
Partie C à signer en certification du montant de remboursement demandé. Des mises à jour
des directives d’audit ont été publiées en anglais et en français par INTERREG en août 2004
et peuvent être téléchargées à partir du site web METREX www.eurometrex.org. Il incombe à
chaque partenaire de s’assurer que la certification de la demande est intégralement conforme
à ces obligations et à toute obligation supplémentaire imposée par le gouvernement national.
Le contrôleur financier indépendant du chef de file suppose que toute demande présentée par
les partenaires a été certifiée sur cette base et tient chaque partenaire pour responsable d’une
telle certification.
•
Partie D pour fournir au partenaire les relevés d’identité bancaire pour faciliter le paiement.
•
Partie E pour fournir les fiches horaires pour les ressources humaines consacrées à l’atelier.
Au nom de tous les partenaires, le Renfrewshire Council effectuera une demande de subvention
communautaire, fin février 2005 pour toutes les initiatives dans le cadre du projet pour la période
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allant jusqu’au 31 décembre 2004, auprès du Conseil Régional Nord-Pas-de-Calais, en tant
qu’autorité de gestion du Programme de la Zone Ouest d’INTERREG IIIC. Les partenaires seront
informés du moment ou ils pourront s’attendre à recevoir le solde de la subvention de la part du
chef de file.
Tous les chefs de file ont été informés que le Programme de la Zone Ouest d’INTERREG IIIC est
vraisemblablement confronté au risque de dégagement de subvention communautaire pour tout
partenaire qui ne justifie pas l’intégralité de la subvention européenne prévue au budget et
présentée dans les délais de la période de demande de remboursement. Cela ne représente pas
de menace pour le projet ou pour la subvention de l’Union européenne si les partenaires sont en
mesure de compléter toutes les initiatives du projet et toutes les demandes afférentes pour le
temps consacré par leur personnel et toutes les dépenses encourues au cours de la période allant
jusqu’au 31 décembre. Tous les partenaires sont priés de contacter le Coordinateur de projet,
Alastair Wyllie, pour l’informer de toute difficulté anticipée.
7
Protocole Interrégional d’Accord
La participation au projet sera régie par un Accord de Partenariat entre le Chef de File, le
Secrétariat METREX et les autres partenaires. Cet accord est un contrat contractuellement liant
qui engage les partenaires à mettre en oeuvre le projet tel qu’envisagé dans le Dossier de
Candidature et tel qu’il a été approuvé et financé par la CE. L’Accord de Partenariat doit être
signé par tous les partenaires.
Alastair Wyllie
Coordinateur du Projet InterMETREX
Secrétariat METREX
1er avril 2003
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Ordre du jour
Mardi 26 Octobre 2004
Universitat Pompeu Fabra
Edifici Jaume I Ramon Trias Fargas, 25-27
Mercredi 27 Octobre 2004
Universitat Pompeu Fabra
Edifici Jaume I Ramon Trias Fargas, 25-27
09.30 Accueil et Introduction
09.30 Implications pour la pratique et
l’élaboration du Benchmark
Chef de file InterMETREX
Dr. Grahame BUCHAN
Secrétariat METREX
Jim PARKE
Présentation du bilan et des
conclusions des ateliers d’analyse
InterMETREX 1 à 5
11.00 Pause café
11.30 Discussion plénière sur les questions
ayant trait au sujet suivant :
11.00 Pause café
11.30 Administration du projet
Coordinateur du Projet
Alastair WYLLIE
12.30 Déjeuner
13.30 Clôture
Hotel Condes de Barcelone
Passeig de Gràcia, 73-75
Compétence
13.00 Déjeuner
14.00 Discussion plénière sur les questions
ayant trait au sujet suivant :
14.00 Réseau METREX
Réunion des Groupes d’Experts
16.00 PolyMETREXplus
Réunion du Comité de Pilotage 2
(tous les partenaires de PMP)
Capabilité
17.30 Clôture
15.30 Pause café
16.00 Discussion plénière sur les questions
ayant trait au sujet suivant :
Processus
17.30 Clôture
Dîner libre
Palau de Generalitat
Plaça San Jaume
20.00 Réception officielle
Organisée par la
Generalitat de Catalunya
Nye Bevan House, 20 India Street, GLASGOW, G2 4PF
T. +44 (0)1292 317074 F. +44 (0)1292 317074
[email protected] http://www.eurometrex.org