Le SDIS 67 pLanIfIe SeS ReSSouRceS HumaIneS avec agILeTIme

Expert en planification, gestion des temps & des activités
Planification des Ressources Humaines
Le SDIS 67 planifie ses Ressources
Humaines avec AgileTime
Entretien avec le Lieutenant-colonel Madeleine DELOIRE, chef du groupement Centre qui
gère tous les pompiers du territoire de la Communauté Urbaine de Strasbourg. Le groupement
Centre est le plus important du Bas-Rhin en nombre d'agents.
Secteur : Services Publics
Situation : Bas-Rhin
- La Direction Départementale
- 3 groupements territoriaux :
• Nord
• Sud
• Centre (territoire de la
Communauté Urbaine de Strasbourg)
Effectif : (au 01/01/12)
- 6003 sapeurs-pompiers (dont 631
professionnels et 5372 volontaires)
- 124 personnels administratifs
Population concernée :
- pompiers professionnels uniquement
- personnels administratifs et techniques
Enjeux du projet :
Gestion de régimes de travail croisés
Gestion des profils
Compteurs personnalisables
Possibilité de forçage des règles si besoin
Planification centralisée
Gestion du compte épargne-temps
Historisation des données
Interface entrante pour les absences
maladie et accidents de travail
Interface sortante vers la paye pour les
tickets restaurant
Edition de tableaux de bord
Le service départemental d'incendie et de secours du Bas-Rhin
- SDIS 67 - est un établissement public autonome, ayant pour
mission la défense incendie, le secours aux personnes et la protection des biens et de
l'environnement. Il assure la gestion de tous les pompiers professionnels et volontaires
du département.
Dans le cadre de ses missions, le SDIS 67 dispose d’une compétence exclusive à savoir
la prévention, la protection et la lutte contre les incendies.
Il concourt également avec d’autres services (équipements, services médicaux
d’urgence, ...) à :
- la protection et la lutte contre les autres accidents, sinistres et catastrophes,
- l’évaluation et la prévention des risques technologiques ou naturels,
- la préparation des mesures de sauvegarde et l’organisation des moyens de secours,
- aux secours d’urgence aux personnes victimes d’accidents, de sinistres ou de
catastrophes ainsi qu'à leur évacuation
La loi du 3 mai 1996 relative aux services d’incendie et de secours et la loi de modernisation
de la sécurité civile du 13 août 2004 font du SDIS 67 le cadre unique de l’organisation et de
la gestion des services d’incendie et de secours dans le département.
Historique et problématique :
Depuis la départementalisation des
services de pompiers, en 1999, le
SDIS 67 utilisait des fichiers excel
pour gérer les plannings. Cet outil
arrivait aux limites de ses possibilités
avec l'augmentation de l'effectif
des personnels permanents du
groupement Centre. De plus, à partir
du 1er janvier 2009, de nouveaux régimes de travail croisés, (cumul de
plusieurs types de régimes de travail pour les personnels), ont été mis en
place : des journées de 8 heures, des gardes de 12 heures, des gardes de 24 heures avec des plannings différents par
fonctions et types de gardes. Avec ces multiples plannings croisés, excel n'était plus adapté. Le partage des données entre
logiciels, planning et logiciel RH notamment, était aussi un point bloquant avec excel car il fallait tout modifier manuellement
dans chaque outil. Enfin, l'historisation des données était le dernier point à régler car la sauvegarde des fichiers excel sur
CD-Rom était devenue un vrai casse-tête, or le SDIS est tenu de garder une trace des données liées à la gestion des temps
pour le bilan social et les attestations fiscales.
Processus de sélection et choix définitif :
AgileTime a été choisi lors de la procédure d'appel d'offres lancée en 2011. Les différents
fournisseurs sélectionnés, dont EquiTime, ont présenté leurs solutions et les membres
du groupe projet du SDIS 67 se sont déplacés chez des utilisateurs des différents outils
proposés afin de faire leur choix définitif. C'est finalement la solution d'EquiTime qui a été
retenue grâce, notamment, à son traitement élaboré des régimes de travail complexes
comme ceux qu'on trouve dans les hôpitaux et cliniques.
Retrouvez EquiTime sur les réseaux sociaux
Expert en planification, gestion des temps & des activités
Planification des Ressources Humaines
Bénéfices constatés
Déroulement du projet :
La gestion des régimes de travail croisés
La centralisation des informations
Un seul planning par agent, avec ses
diverses fonctions, géré par des
planificateurs différents
Le calcul des besoins
Gestion du compte épargne-temps
L'interface de gestion des tickets
restaurant qui permet un réel gain de
temps
L'historisation des données pour le bilan
social ou les attestations fiscales
La première réunion de lancement de projet
a eu lieu en février 2011. Une période de
paramétrage après lecture et validation du DSF
s'est déroulée d'avril à juillet suivie d'une période de test jusqu'en décembre
2011. Durant cette phase de test, des formations ont été dispensées à tous les
planificateurs. La mise en production globale du planning était terminée au 1er
janvier 2012 comme stipulé dans le cahier des charges.
« L'implication de Sébastien Cellier, consultant EquiTime , et de l'équipe du
SDIS du Bas-Rhin a été une des clés de la réussite de ce projet. » précise le
Lieutenant-colonel Madeleine Deloire.
Le bilan après plusieurs mois d’utilisation :
« A l'heure actuelle nous sommes encore en lien avec EquiTime car quelques points restent à régler. » En ce qui concerne
les retours utilisateurs, Madame Deloire indique que les questions liées à l'utilisation de la solution sont devenues rares, le
fonctionnement d'AgileTime a donc bien été intégré.
Les évolutions prévues :
Pour le moment le SDIS 67 est en attente de stabilisation complète du projet avant d'étudier d'éventuelles évolutions.
Cependant, la finalisation du déploiement du self-service est une des étapes à venir ainsi que la mise en place du module
décisionnel HR Performance prévu dans le marché initial.
Les SDIS : une problématique complexe
Des régimes de travail croisés à gérer :
Il y a différents régimes de travail : des journées de 8 heures, des gardes de 12
heures et des gardes de 24 heures. Les agents cumulent ces régimes de travail, ce
qu'on appelle régimes de travail croisés. Au Groupement Centre du SDIS 67 il y a
360 pompiers opérationnels répartis en 3 équipes sur plusieurs sites et ils travaillent en 24/48, c'est à dire 24 heures
de gardes, 48 heures de repos. Pour simplifier, ils travaillent 1 jour sur 3. Seulement il faut décompter les congés
ainsi que les flottants (une garde qui saute sur un rythme de 11 mais qui parfois est amenée à changer en fonction
des disponibilités).
« un produit élaboré pour traiter les régimes de travail complexes »
Des contraintes sur les fonctions
et compétences :
Pour ces cycles de gardes, les
planificateurs doivent prévoir un nombre minimum d'agents. A la caserne Ouest, la plus importante du Groupement
Centre, ce minimum correspond à 24 agents sur 37 au total. De plus, dans ces 24 personnes, les planificateurs doivent
prévoir un nombre défini d'agents par grade (tant d'adjudants, tant de sergents, tant d'hommes de rang). Le dernier
niveau de contrainte est la vérification des qualifications par gradé présent. Par exemple, parmi les adjudants de garde,
il doit y en avoir au moins un avec la qualification RCH2, (risques chimiques, radiologiques et biologiques), et ainsi de
suite pour chaque compétence par grade, (ce dernier niveau de contrainte est pris en
charge par les logiciels spécialisés de traitement de l'alerte des services d'urgence).
Prévoir des alertes/avertissements :
Cette problématique extrêmement complexe nécessite une solution de planification
très pointue. Le planning doit pouvoir intégrer des alertes avec le calcul des besoins
en fonction des seuils légaux imposés.
1, allée de Certèze – 38610 Gières France
Tél. : +33(0) 4 76 54 87 81 – Fax : +33(0) 4 76 54 88 83
[email protected] - www.equitime.fr