IAE de Poitiers - Xerox DocuShare

Cas client
IAE de Poitiers
Ecole Supérieure de Management de l’Université de Poitiers
Projet de gestion des archives et des procédures qualité.
L’IAE de Poitiers a été l’un des tout premiers IAE créés, en 1956.
En plus du diplôme historique des IAE, le Master d’Administration
des Entreprises, l’IAE de Poitiers propose plus de 25 cursus de
formation reconnus au niveau national et international. Il est implanté
régionalement sur trois sites : Poitiers, Niort et Angoulême. Il a
également noué de nombreux partenariats avec des universités ou
écoles étrangères et compte à ce jour près de 2 300 étudiants, dont
près de 700 à l’étranger.
L’IAE est une filière de l’université de Poitiers,
autonome sur ces procédures administratives,
ses dossiers de formation, ses programmes
éducatifs, ses comités d’équivalence,
sa comptabilité, etc. Leur projet de
dématérialisation s’est concrétisé suite à une
inondation qui a causé la perte d’une partie de
leurs archives.
L’IAE de Poitiers a alors développé son projet
de dématérialisation des archives papiers ainsi
que d’optimisation de leur gestion par la mise
en place de procédures en adéquation avec
la législation. DocuShare s’est imposée pour
la gestion de l’ensemble des documents
référencés : programmes de formation,
sujets d’examens, maquettes des diplômes,
procédures de sélection, etc.
Ces documents, dits référencés, évoluent
chaque année dans le cadre du plan qualité
de l’établissement. L’IAE de Poitiers est audité
annuellement sur le respect et l’actualisation
de ces documents. Jusqu’alors archivés au
format papier dans des classeurs, tous ces
documents sont désormais stockés dans une
base électronique unique. En gérant les mises
à jour de versions et les dates de validité de
celles-ci, DocuShare permet à l’IAE de Poitiers
de respecter ses procédures de traçabilité en
toute transparence. C’est également le moyen
de gagner un temps précieux lors des audits
annuels.
Après 3 ans d’exploitation, DocuShare apparaît
comme un composant de la certification,
et comme un facteur fédérateur entre les
services :
• Reprographie : les outils de la GED
permettent une maîtrise accrue des
documents, une certitude sur la version à
imprimer et une suppression de tous les
problèmes de transfert.
• Site internet : la quasi totalité des
documents consultables et téléchargeables
en ligne sur le site web de l’IAE (plaquettes,
formulaires d’inscriptions ...) sont ouverts à
partir de la GED, ce qui assure une mise à jour
instantanée de ces documents par les services
concernés.
• Service bibliothèque : la GED est utilisée
pour la transmission d’information publique
(revue de presse, liens web actualisés par le
service à destination des étudiants de l’IAE).
• Archivage : Allié à l’équipement des
bureaux en photocopieurs réseau, la GED
permet de répartir dans les différents services
une partie de l’archivage numérique des
documents courants reçu sous format papier.
• Sites délocalisés : Très appréciée des sites
délocalisés, la GED a permis un partage accru
des documents de travail et un rapprochement
des personnels de scolarité.
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