Conditions d`organisation

Transcription

Conditions Techniques d’Organisation FWS
2015 - 2017
SOMMAIRE
A – Présentation
p5
B – Les équipes d’organisation: FWS et LOC
p6
B – 1 Les équipes du FISE WORLD Series
B – 2 Le comité d’organisation local (LOC)
p6
p8
C – Les responsabilités du FISE WORLD Series
p 11
C – 1 Aménagement du lieu de compétition, transport et montage des structures
C – 2 Production et management de l’événement
C – 3 Production vidéo et diffusion des contenus
C – 4 Promotion internationale
D – Les responsabilités du LOC
p 11
p 11
p 11
p 12
p 13
D – 1 Transport
D – 2 Aspect Technique
D – 3 Hébergement et Restauration
D – 4 Moyen technique pour le plan média domestique
D – 5 Ressources Humaines
D – 6 Management de la compétition
Annexes :
Annexe 1 : Appel à candidature
2
p 13
p 14
p 17
p 19
p 20
p 21
2015 - 2017
Glossaire
FWS: FISE WORLD Series
LOC: Comité d’Organisation Local de la ville qui reçoit le FWS.
Les Disciplines
BMX: Désigne le nom populaire du vélo Freestyle qui sert à effectuer des figures.
Skateboard: Composé d'une planche en bois d'érable combinée avec des roues. Il est à l’origine des sports
urbains. Cette planche utilisée pour le déplacement sert notamment à la réalisation de figures (tricks) en
environnement urbain. Les pratiquants de cette activité sont dénommés les skateurs ou skateboaders
pour le terme anglophone.
Mountain Bike (MTB): Le mountain bike ou mountain bicycle (abréviation MTB / VTT en français) est un
vélo créé pour du hors-piste. Cette activité destinée à une utilisation sur terrain accidenté, hors des routes
goudronnées, comprend des traversées sur terrains rocheux avec des ravins, chutes abruptes, sur terrain
en terre, en forêt et d’autres environnements non revêtus. Les roues utilisées sur ces vélos de montagne
sont généralement des pneus larges à crampons pour une bonne adhérence avec les terrains accidentés,
pour faciliter l’absorbation des chocs. Depuis le développement de ce sport, de nombreux modèles ont été
développés, comme le crosscountry biking, downhill mountain biking et le freestyle biking.
Wakeboard: C’est un sport développé à partir du mélange de plusieurs disciplines : du ski nautique, du
snowboard et des techniques de surf. Le rider est généralement tracté par un bateau moteur, mais un
wakeboarder peut également être remorqué par d’autres moyens, y compris des systèmes de câbles
(économique et plus écologique). C’est d’ailleurs cette technique qui est utilisée dans les compétitions
FWS.
Roller: Des patins à roulettes sur lesquels les roues sont alignées. Cet équipement est utilisé pour
atteindre la vitesse maximum afin de faire les figures les plus hautes et les plus impressionnantes.
Scooter/ Trottinette: Un véhicule qui a généralement deux roues avec une barre en acier entre les deux.
Il est dirigé par un guidon et est propulsé par une poussée du pied sur le sol tandis que l'autre repose sur
la barre en acier. Ce véhicule est maintenant utilisé par les riders pour faire des figures impressionnantes.
Les aires de compétition
Flat Land: La zone de Flat land est un espace de 15m x 15m sur lequel les riders s’affrontent en BMX. La
discipline consiste à effectuer les figures les plus techniques possible sans toucher le sol avec le pied ou
n’importe quelle autre partie du corps.
BMX/Roller Park: Le BMX/Roller park est le terrain de jeu où les riders de BMX et de Roller pratiquent
des sauts en visant la hauteur et des figures sur des rampes et autres modules.
Street Park: Un streetpark est un environnement spécialement conçu pour faire du skateboard ou du
BMX. Il peut contenir des modules spécifiques tels que half-pipes, quarter pipes, spine tranfers, handrails,
funboxes, vert ramps, pyramides, banked ramps, ainsi que d’autres modules aux designs variés. Il diffère du
BMX/Roller park par la taille et l’inclinaison des rampes.
Mountain Bike Slopestyle: Le MTB Slopestyle est un type de freestyle de MTB où le but est de réaliser le
plus de figures difficiles, tout en ayant la plus grande amplitude sur les sauts et en mettant l’accent sur
l’exécution des différents figures de style réalisées (Tricks).
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2015 - 2017
Glossaire - suite
Wakeboard Cable Park: Le câble est un moyen de pratiquer le wakeboard. Un câble à entraînement
électrique tire la corde et la poignée à laquelle le rider s’accroche. Le mécanisme se compose de deux
câbles s'étendant parallèlement les uns aux autres avec des supports. Un parc de câble de wakeboard
typique comprend: un plan d'eau, 2 pylônes en acier avec une corde, des rampes et des barres de slide.
Roller Slopestyle: c’est un type de freestyle qui s’effectue avec des rollers où le but est d'effectuer les
figures les plus difficiles tout en obtenant la plus grande amplitude lors des sauts, en mettant l'accent sur
l'exécution de différents types de figures au lieu de les répéter à plusieurs reprises. Le Slopestyle est
organisé sur un terrain dénivelé.
Spine Ramp: La rampe à Spine est une rampe composée de deux half-pipe mis dos à dos. Cette structure
accueille les compétitions de BMX, Roller, Skateboard et Scooter.
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2015 - 2017
Ce document fournit une liste de pré requis techniques et d’organisation à respecter pour
accueillir le FISE WORLD Series. Il est mis à la disposition des villes candidates à titre
d’information. Les pré requis définis dans ce document pourront être modifiés et réajustées en
fonction des caractéristiques spécifiques du site de la compétition et de la ville Hôte.
A – Présentation
Le FISE WORLD Series est une compétition internationale itinérante de sports extrêmes,
ouverte aux athlètes professionnels et aux amateurs avec 5 disciplines phares : le BMX, le
Roller, le Skateboard, le Wakeboard et le VTT Slopestyle.
FWS utilisera son équipe technique dédiée aux sports extrêmes, pour appuyer chaque Comité
d’Organisation Local (LOC) formé par la ville d’accueil afin de garantir la réussite de
l’événement sur la scène internationale.
FWS mobilisera les ressources techniques nécessaires pour soutenir tous les aspects de
l’événement.
Les objectifs du FWS sont:
-
De former un partenariat avec le Comité d’Organisation de la ville d’accueil pour
répondre aux exigences de qualité requises et d’assurer le bon déroulement de la
compétition FWS.
-
De collaborer étroitement avec le LOC, les fédérations nationales et internationales, le
pays et la ville d’accueil.
-
De vérifier que le LOC gère bien l’événement pour qu’il soit conforme aux règles de la
compétition FWS définies entre les organisateurs du FWS et le LOC.
-
De fournir un environnement sécurisé et adapté pour les athlètes.
-
De proposer une compétition aux riders professionnels mais aussi aux amateurs.
-
De créer des événements spectaculaires mettant en valeur la ville d’accueil grâce à
l’exposition médiatique et à un nombre important de spectateurs.
-
De diffuser l’événement auprès du public du monde entier à travers un show retransmis
en direct à la télévision, également relayé par d’autres média.
-
D’attirer des visiteurs internationaux dans la ville d’accueil, sur le lieu de la compétition
FWS, dans le centre-ville où dans tout autre site jugé emblématique exposé à la
périphérie de la ville.
-
De permettre aux sponsors de toucher, sur un seul évènement, un grand nombre de
spectateurs.
-
D’apporter des opportunités de développement du sport et de nouvelles expériences
pour tous les athlètes participants à la compétition.
-
D’apporter des opportunités de développement pour la communauté et la participation
des entreprises locales.
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2015 - 2017
B – Les équipes d’organisation: FWS et LOC
L’équipe du FISE WORLD Series apportera son expertise pour soutenir et livrer chaque
événement et travaillera aux côtés du Comité d’Organisation Local.
Le succès de l’événement repose sur une parfaite communication entre les équipes de gestion du
FISE WORLD Series et l’équipe du Comité d’Organisation Local. Les rôles respectifs sont décrits
ci-après.
B–1 Les équipes du FISE WORLD Series
FWS
Service des Sports
FWS
Service Coordination,
Technique et
Logistique
FWS
Service Média
FWS Service des Sports
Le service des sports du FWS garantit une compétition de renommée internationale. Il est en
charge de l’aspect sportif de la compétition soit :
-
La gestion générale de la compétition
-
La planification de la compétition
-
La gestion des speakers
-
La communication avec les athlètes, les inscriptions, les briefings
-
Les juges
-
La gestion des résultats
-
La coordination de la remise des prix avec le protocole obligatoire
-
La remise des médailles, trophées et remise d’argent (design…)
-
La transmission des résultats en direct
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2015 - 2017
FWS Service Media
Le FISE WORLD Series a recours à une équipe interne, expérimentée, dédiée au développement
de contenus et supports média et à sa diffusion auprès de son réseau à l’international, qu’il
s’agisse de supports écrits ou de vidéos. Il est le premier contact pour tous les média et les
questions relatives au domaine de la télévision.
Le service média du FWS fournira un plan de communication spécifique à ses partenaires pour
la diffusion de contenus, pour des retransmissions de programmes sur supports de télévision,
permettant de gérer tout l’aspect direct de l’évènement.
Egalement sous sa responsabilité :
-
L’élaboration et la mise en place d’un plan de communication international
-
La coordination des interviews d’athlètes
-
La coordination du service de presse
-
La conception du logo FISE WORLD Series, son approbation et sa déclinaison
-
La coordination technique liée aux média et les questions de télévision, en collaboration
avec le pôle technique FWS et le service logistique.
-
La production d’un rapport post-événement orienté media
FWS Service Coordination, Technique et Logistique
L’organisation du FWS s’occupe de transporter et monter les aires de compétitions, d’habiller
celles-ci et de superviser le déroulement de l’événement.
Egalement sous sa responsabilité :
-
La coordination et le management de l’événement FWS
-
La planification logistique des voyages et transports
-
La coordination d’équipes, des réunions et ordres du jour
-
La coordination des officiels, des employés et des volontaires
-
Gestion du lieu et du terrain : lieu de conception, intégrité des infrastructures
-
Gestion des VIP et partenaires
-
Approbation du plan de transport
-
Approbation des plans médical et de sécurité fournis par le LOC
-
Production d’un rapport post-événement portant sur la coordination
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2015 - 2017
B–2 Le Comité d’Organisation Local (LOC)
LOC
LOC
Gestionnaire des
Ressources Humaines
LOC
Service Média
Gestionnaire du lieu
de l’événement
LOC
LOC
LOC
Responsable
Technique
Coordination
d’événement
Production TV
LOC Coordination d’événement
Il est le contact principal pour le FWS et pour toutes les décisions importantes. Il est chargé de :
-
Gérer au jour le jour l’événement du FWS
-
Gérer le site et le service transport et technique
LOC Production télévisée
Il constitue le contact principal pour le producteur télévisuel du FWS et est chargé de :
-
Organiser tous les moyens logistiques nécessaires pour aider la production TV, tels que
des échafaudages, le courant, les connecteurs, la vue… (avec le directeur technique)
LOC Service Média
Il est le contact principal pour les services média du FWS. Il est chargé de :
-
Organiser la promotion avant l’événement
-
Organiser la conférence de presse locale
-
Suivi post-événement médiatique et du rapport
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2015 - 2017
LOC Gestionnaire des Ressources Humaines
Le contact principal pour les employés travaillants pour le FWS. Il est en charge du :
-
Recrutement, contrats, salaires
-
Programmes de volontariat
LOC Gestionnaire du lieu de l’événement
-
Responsable du lieu dans lequel l’événement se déroule
-
En charge principalement de l’entretien et de la sécurité.
LOC Responsable Technique
-
Contact principal pour les équipes techniques et logistiques du FWS
-
En charge de la fourniture des outils, chariots élévateurs, générateur d’électricité, etc.
9
2015 - 2017
Planning prévisionnel de l’organisation d’un événement
Oct.14
Villes
Hôtes
officielles
Dec.14
Feb.15
March.15
May.15
2 mois
2 mois
Coordination Hurricane
/ Ville Hôte
Plan de financement
Hôte :
Fournir les
plans :
médical,
sécurité,
model
économique
…
1 mois avant
l’événement
FWS
2 mois
après le
FWS
1 semaine
2 semaines
Rapport
postévénement
Validation des
Plans
Visites sur site
Montage de
l’événement
FWS
Démontage
FWS
Evénement
FWS
L’équipe FISE WORLD Series soutient le LOC dans toutes les étapes de l'organisation de
l'événement. Comme vous pouvez le voir sur le schéma ci-dessus, à partir du 15 Octobre 2014,
date correspondant à l'annonce des villes choisies pour le FISE WORLD Series, et jusqu’à 2 mois
après l'événement, nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour que cet événement
se produise avec succès dans les délais et dans les meilleurs conditions.
Les langues officielles pour les organisateurs sont l'anglais et le français.
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2015 - 2017
C – Les responsabilités du FISE WORLD Series
L’équipe FISE WORLD SERIES prendra en charge:
C–1 Aménagement du lieu de compétition, transport et montage des structures
L'équipe du FISE WORLD SERIES fournit tous les équipements nécessaires pour rendre la
compétition possible tout en garantissant le succès de l’événement. Avec l’aide du LOC, elle :
-
Assure le transport et le montage des infrastructures une fois sur place,
-
Prends en charge les démarches administratives de déplacement international de
marchandises (douanes),
-
Gère le retour d'expédition,
-
Planifie et réalise le montage des zones de compétition (rampes) et leur habillage
-
Planifie et effectue le démontage,
-
Fournit les exigences techniques (voir ci-dessous),
-
Apporte un soutien technique et une assistance.
Chaque zone de compétition est conçue afin de fournir aux athlètes les meilleures conditions
possibles, et d’offrir un spectacle à couper le souffle au public .
C–2 Production et Management de l’événement
L'équipe FISE WORLD Series produit et gère l'événement depuis l'arrivée sur le site jusqu'au
départ. Cela comprend:
-
La gestion des équipes et des athlètes
-
Les assurances pour les inscrits aux compétitions
-
L’assurance organisateur (responsabilité civile)
-
La coordination sur place
-
Le personnel de promotion
-
Les speakers pour chaque discipline (anglais et langue locale)
-
Les juges internationaux
-
Le déroulement de la cérémonie de remise de prix
-
La remise des prix et les dotations financières
C–3 Production Vidéo et Diffusion des contenus
L'équipe FISE WORLD Series produit des contenus vidéo et assure leur diffusion via la
télévision afin d'avoir une reconnaissance mondiale. Ce poste comprend :
-
La production technique complète, inclus éclairage, son et vidéo
-
La gestion d'un plan média international basé sur des média de sports extrêmes
-
La diffusion des contenus sur les réseaux mondiaux (Web et télévision)
-
La production de contenu multi media (Powerpoint, vidéo et CD-ROM)
-
La retransmission en direct spécialement pour les événements FISE WORLD Series
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2015 - 2017
C–4 Promotion Internationale
Pour que l'événement obtienne le maximum de visibilité, l’équipe FISE WORLD Series assure la
promotion internationale. Nous sommes en charge de:
-
La communication à travers l'image de marque (logo et visuels)
-
Des relations avec la presse, les marques et managers de riders avant l'événement afin
de faire venir les journalistes et les athlètes.
-
Des interviews des riders et des officiels
-
Des conférences de presse avec la presse internationale spécialisée pour faire la
promotion locale et internationale de l'événement.
-
D’assurer la communication à travers le monde grâce à des newsletters, sur notre site et
des articles dans des revues spécialisées.
-
La communication complète grâce aux services de conseils en marketing.
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2015 - 2017
D – Les responsabilités du LOC
Le LOC devra également fournir les prestations suivantes (valeur en nature).
D–1 Transport
-
25 billets d’avion (aller-retour international) pour le staff FWS.
-
20 billets d’avion au total et par discipline (aller-retour international) pour les riders, les
juges, les speakers, le responsable et le consultant.
Visas personnels et services de douane pour le staff, la presse, les pros riders et les VIP.
-
Navettes pour le staff (20), les pros riders (30/discipline), la presse (15) et les VIP (5)
entre l’hôtel et le lieu de l’événement
-
Accueil à l’aéroport ou à la gare.
-
3 voitures pour le staff (SUV ou Van avec minimum 5 places), avec le logo de
l’événement.
-
3 voitures de golf sur le lieu de compétition pour le staff, la presse, les VIPs, avec le logo
de l’événement.
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2015 - 2017
D – 2 Aspect Technique
Les aires de compétitions doivent répondre aux critères décrits ci-dessous :
1
2
3
4
5
6
7
Skateboard
Park
BMX Park
MTB
SlopeStyle
Roller
Slopestyle
Wakeboard
Spine-Ramp
Big Air
Description
Rampes
préfabriquées
(bois et acier)
Rampes
préfabriquées
(bois et acier)
Piste en
terre –
Rampes en
acier et
réceptions
en terre
(600M3)
Sur route,
bitume ou
scène
Système de
câble
électrique:
Sesitec 2.0.
Rampes
flottantes
(bois et
acier)
Pour BMX,
Skateboard et
Roller.
Rampes
préfabriquées
(bois et acier)
Pour BMX,
Skateboard,
Roller ou
MTB
Dimensions
30m X 20m
(100ft X 65ft)
40m X 30m
(130ft X
100ft).
150m X
20m (500ft
X 65ft)
150m X
12,5m
(500ft X
40ft)
Zone d’eau :
200M X 40
M ( 660ft X
130ft)
Profondeur
min. : 1M,
max. : 3M
Sur une scène
: 25 M X 13M
( 82ft X 42ft)
Dimensions :
20M X 9M X
4M)
120 M X
20M X 26M
(390ft X
65ft X 85ft
Details du
sol
Plat et lisse,
zone
goudronnée
(bitume) sans
trous. Ou
scène avec
revêtement
en bois
Plat et lisse,
zone
goudronnée
(bitume) sans
trous. Ou
scène avec
revêtement
en bois
Terre,
bitume ou
herbe
Un dénivelé
entre le
départ et
l’arrivée est
préférable
Possibilité
d’installer
nos piscines
artificielles
Zone de
sécurité
autour de la
rampe: 8M (
26ft)
Terre,
bitume ou
herbe
Zone des DJ
et des Juges
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal pour
les juges.
Connection
internet
fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal pour
les juges.
Connection
internet
fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal
pour les
juges.
Connection
internet
fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal
pour les
juges.
Connection
internet
fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal
pour les
juges.
Connection
internet
fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal pour
les juges.
Connection
internet fiable
20 m²
près de la
zone de
compétition
avec la vue
optimal
pour les
juges.
Connection
internet
fiable
Tribunes
min. 500
sièges
min. 2000
sièges
min 1000
sièges
En option
min 500
sièges
En option
En option
Plat ou
dénivelé
Plat ou
dénivelé
Le lieu d’accueil des compétitions
Le lieu principal (où auront lieu toutes les compétitions) doit être capable d’accueillir 5 000 à
25 000 spectateurs. Il est composé de :
-
10 à 30 Hectares
-
Toilettes, lieux de ventes de boissons, des parkings publics, etc.
-
Accès pour les camions et véhicules d’installation des équipements.
-
Parking pour les riders, la presse, les VIPs et le staff.
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2015 - 2017
Ingénierie des lumières
Le LOC doit être équipé d’un posemètre en cas de show tard dans la nuit.
Sur les lieux de compétition:
-
1000 à 1600 lux, mesurés au pied de la rampe, calcul vertical (ev1).
-
Pas de lumières droites.
-
Flux électrique indépendant.
-
Chaque lieu de compétition doit être équipé de puissance électrique suffisante pour le
montage (16A en 110 Volts et 220 Volts).
Ingénierie du son
Le LOC doit prévoir de diffuser du son sur chaque lieu de compétition, zone public et village
expo.
Chaque discipline doit être indépendamment équipée :
- un micro HF
- une puissance sonore entre 400W et 1500W sur chaque zone de compétition
- un flux électrique indépendant.
Configuration du DJ principal:
-
Pioneer DJM 800 X 1
-
Pioneer CDJ 2000 X 2 or 900
-
Sound back Mackie SRM450 X 1
-
DJ table 2M large. X 1 m deep: 1M X 1M high
-
Rafraichissements pour les DJs
-
Toutes les extensions nécessaires (câbles)
Publicité sur site
Peintures : Alpha Diwagolan – ral 9011 Graphite Black (Pantone “Black, Noir 6”)
-
BMX: 150 litres
-
Skateboard: 75 litres
-
MTB : 25 litres
-
Roller : 150 litres
-
Wakeboard : 25 litres
-
Spine-Ramp : 50 litres
-
Big Air : 200 litres
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2015 - 2017
Chariots élévateurs et machines
La zone de chargement doit être près de la zone principale de compétition.
Toutes les machines doivent être équipées de:
-
Essence/gasoil
-
Conformes aux normes de sécurité
-
Matériel / Equipement de manutention
Pour chaque discipline: 1 chariot élévateur (Chauffeur licenciés fournis par le FWS)
-
Hauteur minimum: 4 mètres
-
Avec 4 roues motrices
-
Chargement frontal
Exigences spécifiques par discipline
Wakeboard
Grue mobile avec conducteur: 30 – 40 Tonnes, min 10 mètres de haut, 2 jours pour le montage et
1 jour pour le démontage.
Selon le pays, l’électricité demandée ne sera pas la même.
Mountain Bike Slopestyle
-
1 pelleteuse 8T avec un godet lisse
(conducteur licencié fournis par le FWS)
-
1 chargeur mécanique 20 T
(conducteur licencié fournis par le FWS)
Eau: Le Mountain Bike Slopestyle est une discipline qui requiert de l’eau (eau non potable).
Cette eau sert à asperger et à maintenir le sol humide afin de façonner les sauts.
Pluie: En cas de lieu de compétition en plein air certains éléments sont demandés en cas
d’incidents météo :
-
Raclettes de pluie (10 par zone sportive)
-
4 asperseurs d’air chaud par zone sportive
-
Bâches plastiques pour recouvrir l’intégralité de la zone de compétition
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2015 - 2017
Communication Technique
Radios /talkie walkie: Le LOC doit veiller à ce qu’une ligne de radio talkie walkie soit libre
d'utilisation. Les chaines doivent être nommées.
Zone
Medical
Securité
FSW Département Sport
Transport / Accueil
Chaine
A
B
C
D
Nombre de talkie walkie
4
5
8
4
Village Partenaire
-
Taille minimum: 80m X 80m (260ft X 260 ft)
-
Avec suffisamment de puissance électrique et d’espace de stockage
-
Accès aux véhicules et camions
-
Près de la zone sportive principale
D–3 Hébergement et Restauration
Rafraichissements sur les zones sportives
Le LOC doit fournir de l’eau fraiche et des rafraichissements sur les zones sportives aux riders, à
la presse, au staff et aux VIPs.
Restauration
Le LOC assure l’organisation des repas durant le montage des structures et l’événement pour :
-
Le staff et les salariés
-
La presse
-
Les volontaires
Planning des repas:
Déjeuner
11h30 – 15h00
Diner
18h00 – 22h00
La salle de restauration devra :
-
Avoir un accès contrôlé
-
Un tableau d’affichage
-
Disposer d’un système d’air conditionné
-
Répondre aux standards de sécurité.
17
Diner en cas de
show tard le soir
18h00 – minuit
2015 - 2017
Logement
Le LOC est chargé d’organiser le logement du Staff FWS, des juges, des VIPs, de la presse et des
15 pro riders invités.
Le nombre de chambres peut différer d’un événement à l’autre.
Le staff FWS, les juges, les speakers doivent être logés dans le même hôtel. Cet hôtel doit être
près du lieu de compétition.
Les séjours doivent comprendre les petits déjeuners et taxes de séjours.
Voici les besoins en moyenne :
Type de chambre
Double
Double
Twin
Twin
Twin
Nombre de nuits
8
6
6
4
3
Nombre de chambres
3
2
10
10
6
VIP/Zone des sponsors
Chaque zone devra disposer d’un espace VIP comme suit:
-
Facile et rapide d’accès
-
Accès contrôlé
-
Protégé du soleil / de la pluie
-
Vue dégagée sur les aires de compétitions
VIP/Sponsors Lounge
-
Près de la zone de dépôt des VIPs
-
Air conditionné
-
Heures d’ouverture: de 10h à 19h
-
Rafraichissements et nourriture
-
Accès Wi-Fi gratuit
-
Tableau d’affichage
-
Accueil pour prévoir les navettes
-
Staff multi langue (Anglais, Espagnol, Français, langue du pays dans lequel a lieu
l’événement)
18
2015 - 2017
D–4 Moyen technique pour le plan média domestique
Salle de conférence média
-
Auditorium pour 100 personnes,
-
Air conditionné, standards de sécurité
-
Personnel pour l’assistance à la projection
Salle de presse
-
Minimum: 75m²
-
A moins de 100m du BMX Park
-
Air conditionné
-
10 bureaux (tables et chaises)
-
2 imprimantes papier couleur avec cartouches
-
Plastifieuse
-
Accès Wi-Fi et filaire avec mot de passe pour 20 ordinateurs : Débit min. SDSL
-
Frigo avec rafraichissements
-
Fournitures de bureau (crayons, papier, poubelles…)
-
1 espace d’interview
-
Télévisions pour accéder au Live vidéo
-
Production TV
-
3 lignes SDSL :
o 1 : 8 Mbits
o 2 : 6 Mbits
-
4 Bungalows (bureaux) : 2m x 6m (60 m²)
-
Chaises de bureau
-
Bureaux
-
Electricité (Fréquence à déterminer selon le pays)
-
Frigo (eau et rafraichissements)
-
10 employés payés (parlant Anglais)
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2015 - 2017
D–5 Ressources humaines
Sécurité et risque d’incendie
Le LOC est chargé de la sécurité des aires de compétitions et du lieu de l’événement.
Le nombre d’agents de securité dépendra de l’événement.
Staff Médical
-
1 bureau médical qui doit être opérationnel 1 jour avant le début de la compétition et
jusqu’à la fin de la compétition.
-
Un docteur doit être présent en permanence au bureau médical.
-
Une procédure d’urgence vers l’hôpital le plus proche doit être soumise et approuvée par
l’équipe FWS.
-
Un docteur doit être présent sur chaque site de compétition du début à la fin de la
compétition.
-
Le staff médical doit intégrer des personnes parlant anglais (pour les pays ayant un
langage différent).
Employés
L’événement doit avoir des employés adéquates pour s’assurer du respect des pré requis.
Durant le montage et le démontage des structures :
-
5 personnes par discipline (parlant Anglais)
-
Standards de sécurité (chaussures et gants de sécurité, casque…)
Programmes de volontariat
Dans le but de développer l’implication de la communauté locale dans le projet, le LOC sera en
charge de mettre en place un programme de volontariat.
Une formation spécifique doit être dispensée. Tous les volontaires doivent comprendre l’objectif
du projet et être au courant de la politique d’action. Les volontaires sont le visage de
l’événement et représentent la population locale aux yeux du monde.
Zone
Support de la presse
Accueil des VIP
Service des athlètes
Organisation générale
Zone sportive
Médical
Nombre de volontaires
5
5
5
10
10 (par discipline)
5
20
2015 - 2017
D – 6 Management de la compétition
Quartier général des sports et réception des athlètes
-
Minimum: 50m²
-
A moins de 100m du BMX Park
-
Air conditionné
-
10 bureaux (tables et chaises)
-
2 imprimantes papier couleur avec cartouches
-
Plastifieuse
-
Accès Wi-Fi et filaire avec mot de passe pour 20 ordinateurs : débit min. SDSL
-
Frigo avec rafraichissements
-
Fournitures de bureau (crayons, papier, poubelles…)
-
Télévisions pour accéder au Live vidéo
-
-
2 employés qualifiés pour la réception et la relation avec les athlètes
21
Olivier Pascal
Directeur du Développement International
SARL HURRICANE
405 ZA Les Fournels
34 400 Lunel – France
+ (33) 4 67 40 15 35
[email protected] ou [email protected]
www.bidfise.com

Conditions d`organisation

Transcription

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