Formation à la fonction de responsable

- Formation à la fonction de responsable Mise à jour : Novembre 2011
I/ Ponctualité
Il est absolument primordial d’arriver en temps et en heure sur le site. Tout retard se répercute
sur la suite de l’organisation et est par conséquent à éviter. Il est très fortement recommandé
de prendre au moins un quart d’heure de marge afin de ne pas avoir de mal à gérer son temps.
Pour un tournoi débutant à 19h00, vous devez viser 18h00 afin d’être de façon certaine sur les
lieux à 18h15.
II/ PC de l’association
Assurez vous le plus tôt possible (au minimum quelques heures avant le début du tournoi) de
savoir où est le PC de l’association (Brest ou Quimper) et qui l’a en sa possession pour être sûr
qu’il soit là en temps et en heure pour la mise en place du tournoi. Munissez-vous d’une clé usb
pour récupérer le fichier « csv » contenant la liste des inscrits sur le forum. Cette même clé
vous servira à envoyer le classement à l’issu du tournoi.
III/ Mise en place
Prévenir l'établissement de votre présence lors de votre arrivée sur le site.
Donner des directives claires aux organisateurs présents pour la mise en place. Gérer le temps
en coordonnant le tout afin de pouvoir lancer le tournoi en temps et en heure.
Aucun visiteur, spectateur ou même membre ne doit être présent lors de la mise en place, la
salle doit être fermée au public et le restera tout au long du tournoi.
Ne pas perdre du temps et retarder le lancement du tournoi pour quelque chose qui pourrait
sans mal être géré plus tard.
IV/ Matériel
Jetons
S’assurer à l’avance que les stacks sont prêt dans les mallettes, compter deux stacks de
marges minimum, prévoir les jetons nécessaires pour les chip race.
Tables
Les tables sont fragiles (notamment le race track) et ce encore plus pour les nouvelles tables
(ça se décolle facilement), ne pas porter les tables en agrippant les cup holder, attention aux
éventuelles déformations du plateau, stocker sur la tranche sur une surface propre. Lors de
chaque utilisation vérifier l’état général de la table, en cas de problème rendre compte au plus
vite.
Chaises
S’il manque des chaises il vous faut voir ça au plus vite avec l’établissement hôte et trouver une
solution afin de pouvoir asseoir tout les joueurs.
Jeux de cartes
Prévoir deux decks différents par table et au moins deux decks de marge. Vérifier et recompter
les jeux avant l’installation ainsi qu'au rangement de ceux-ci.
Racks et jetons dealer
Minimum 2 à 3 racks pour un tournoi à moins de 60 joueurs et 4 à 5 pour un tournoi de plus de
60 joueurs et un bouton dealeur par table.
Informatique
Brancher le PC et vérifier avant toute chose que tout est prêt pour lancer le tournoi.
Prévention d'éventuelles dégradations
Garder un œil quasi permanent sur le matériel de l’association, en cas de casse prendre note
immédiatement et rendre compte après le tournoi.
V/ Accueil des joueurs
Contrôle, vérification de l'identité
Tout les joueurs doivent être majeur et en possession d’une pièce d’identité en cours de validité
(sauf s’ils sont adhérents et bien connus des organisateurs). Apporter une attention particulière
aux joueurs que vous ne connaissez pas. Ne pas hésiter à refuser un joueur qui ne rempli pas
les conditions requises. Légalement vous ne pouvez pas exiger que l’on vous présente des
papiers mais vous devez refuser les joueurs qui refusent de s’y plier. Le joueur n’ayant pas ses
papiers n’aura pas accès à la zone de jeu.
Gestion des joueurs
Regrouper ou faire regrouper les joueurs 15 minutes avant le début du tournoi.
Un organisateur contrôle, gère les listes et annonce les places et un autre organisateur place
les joueurs dans la salle. Garder un œil sur le matériel pendant que les joueurs s'installent. S’ils
sont enregistrés et que leur place leur a été communiquée les joueurs doivent être assis à leur
place tant que le tournoi n’a pas débuté afin de garder le calme dans la salle.
Gestion de la liste d’attente et des non-inscrits
Faire patienter les joueurs concernés tant que tous les autres ne sont pas assis à leurs places
respectives. Les cas particuliers ne doivent en aucun cas perturber le planning du tournoi.
Demande d’adhésion
Pour les demandes d’adhésion, dirigez les gens vers le site internet et le forum. Les modalités
y sont expliquées. Les différents documents nécessaires à l’inscription y sont également
disponibles.
VI/ Le tournoi
Règlement
Vous devez connaitre le règlement de nos tournois et vous informer des éventuelles mises à
jour.
Maintien du calme
Tout ce qui concerne le poker en lui-même reste sous la responsabilité du directeur de tournoi,
si toute fois une situation devenait trop houleuse et dépassait le cadre du jeu (bagarre,
insultes…) c’est votre rôle (en tant que directeur sur d’autres tournois) d’aider à faire sortir les
joueurs concernés afin de faire revenir le calme au plus vite. Il en est de même pour les
intervenants extérieurs à la partie en cours.
Gestion des joueurs sortis
Les joueurs sortis ne doivent pas rester autour des tables, vous devez leur aménager des
espaces afin qu’ils puissent assister à la fin du tournoi sans pour autant nuire au bon
déroulement de celui-ci (périmètre de sécurité).
Les joueurs sortis sont pointés sur la liste et vous devez vous assurer de la bonne tenue de
cette dernière. Aucun joueur sorti ne doit être assis autour des tables.
Les pauses
Lors des pauses les joueurs sont évacués intelligemment et dans le calme afin de ne pas
déranger la fin des mains en cours. Donner des directives claires concernant l’heure de reprise
et la marche à suivre:
La salle de jeu ne doit en aucun cas se transformer en salle de détente durant les pauses.
La reprise doit être calme et rapide.
VII/ Rangement
Recompter tout le matériel utilisé. Ne pas oublier de rendre compte s’il manque quelque chose.
Inspecter les jeux de cartes après utilisation, noter les éventuels changements d’état afin de
pouvoir rendre compte et changer le matériel si besoin est.
Les jeux de cartes doivent être rangés dans leurs boites respectives et celles-ci fermées et
stockées correctement afin de ne pas se retrouver avec un mélange de cartes en tout genre au
prochain tournoi.
S'assurer que les stacks soient refaits pour le prochain tournoi. La solution la plus pratique
étant de les reconstituer au fur et à mesure en prenant bien soin de ne pas laisser les jetons
accessibles aux joueurs. Lors des pauses ou pendant le tournoi, le responsable peut déléguer
cette tache à un organisateur (et seulement à un organisateur) en prenant soin de mettre ces
manipulations de jetons à l’écart du tournoi en cours.
Il n’est pas nécessaire de recompter chaque mallette mais une évaluation du stock une fois les
stacks reconstitués permet d’avoir une idée sur les éventuelles pertes de jetons durant la
soirée.
En cas de perte ou de vol rendre compte directement après le tournoi.
Chaque table doit subir un contrôle visuel après le tournoi, les éventuels changements d’état
seront rapportés.
VIII/ Informatique
Sauvegarde des données
Penser à sauvegarder les listes ou autres documents utiles pour les différents classements et
pour l’après tournoi.
Mise hors tension des équipements
Certains équipements exigent une mise hors tension particulière, notamment les
vidéoprojecteurs qui doivent absolument accomplir leur cycle de refroidissement avant d’être
débrancher. Les unités centrales doivent être arrêtées proprement afin de ne pas endommager
les disques durs.
IX/ Locaux
Remettre les locaux en état (voir avec l’établissement hôte pour le mobilier ou suivre l’éventuel
plan de salle), nettoyer ce qui doit l’être si besoin est (sol, tables…).
Prévenir l’établissement hôte de la fin du tournoi, faire un bilan rapide sur la soirée et discuter
éventuellement des modifications à apporter en cas de besoin.
X/ Imprévus
Spectateurs, demande d'information
Surveiller et contrôler l'accès à la salle y compris pendant les temps de pause.
Aller à l’essentiel en restant poli et courtois. Communiquer les informations utiles, fréquence
des tournois, adresse du site et du forum, survol de notre système d’inscription. Ne pas entrer
dans des débats épineux (lots, législation, rapport avec les RG…).
Média
Les médias sont soumis aux mêmes règles que tout le monde (identité). Prévenir
immédiatement le président et si possible le mettre en relation avec les médias présents. En
cas de photos, faire une annonce afin de savoir si tout le monde dans la salle donne son
accord pour que son image soit éventuellement utilisée par les médias.
Les médias ont la fâcheuse habitude de déformer tout ce qui peut l’être, éviter donc d’entrer
dans les détails, ne pas parler de la législation en vigueur, renvoyer la personne vers le
président pour tout complément d’information.
RG
Rendre compte immédiatement, appeler un responsable (Askaliah, acdctabs)
Expliquez votre rôle mais n’entrez pas dans un débat qui vous dépasse sur le fonctionnement
de l’association ou ses projets à venir. Attention, les RG sont bien plus fourbes que les médias
et savent manipuler leurs interlocuteurs pour en tirer les informations qu’ils convoitent.
Rapport avec l'établissement hôte
Vous ne devez jamais perdre de vue que nous sommes sous contrat avec les établissements
qui hébergent nos tournois. Nous avons des comptes à rendre sur certains critères et nous
nous devons d’entretenir de bons rapports et une bonne ambiance afin que chacune des deux
parties y trouve son compte. Ce ne doit en aucun cas être une relation à sens unique et le
dialogue est primordial pour une bonne entente avec nos partenaires.
Problèmes humains
Tension, conflit, déception, tout ces imprévus doivent être gérés fermement mais avec le
sourire et en essayant au mieux de comprendre la situation. Le tournoi ne doit en aucun cas
être perturbé par ce genre de problèmes, vous devez donc impérativement les gérer à l’écart
XI/ Après le tournoi
Gestion des classements
Vérifier que le classement est complet et que tout est bien enregistré et prêt à être transmis.
A noter que les joueurs absents doivent être supprimés de la liste des joueurs et les joueurs
non pointés décalés en fin de classement.
Transmission des fichiers informatiques
Mettre le classement en ligne le plus rapidement possible.
La procédure est décrite sur le forum.
Ce document est sous votre responsabilité, il ne doit en aucun cas être mis à disposition
d’une personne non concernée par cette fonction