CAHIER DES CHARGES ORGANISATION EVENEMENT REGIONAL
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CAHIER DES CHARGES ORGANISATION EVENEMENT REGIONAL
FEDERATION BRETAGNE CAHIER DES CHARGES ORGANISATION EVENEMENT REGIONAL Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Plan 1. Les 4 évènements 2. Mise en route 3. Lieu 4. Logistique de la journée 5. Soirée 6. Hébergement 7. Accès / Allo-Congrès 8. Communication 9. Budget 10.Tarifs 11.Inscriptions 12.Organisation du jour J 13.Divers 14.Evalutation Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Les différents évènements : Universités de rentrée • Une assemblée générale d’au moins 2h • Des formations pour former les nouveaux bureaux à leur prise de responsabilité et des formations de bases sur la demi-journée (2 à 3h) Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau régional • La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas • Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses, accueillir l’AG et les formations (6 à 7 formations pour 10 participants chacune) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Les différents évènements : Journée Régionale de Formation • La JCEL organisatrice s’occupe de la logistique • L’intégralité des dépenses (hors frais des formateurs) sont à la charge de la JCEL • Trouver un lieu qui doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses, avoir au moins au moins 5 salles pouvant accueillir entre 10 et 30 personnes • Plan d’accès et flêchage • Matériel pour les formations (paper board, crayons, vidéoprojecteur…) • Préparer les salles et gérer le timing (maître du temps) • Accueil, pauses x2 (café, collations…) et déjeuner • Eventuellement proposer une soirée (hors JRF) • Gérer le Home Hospitality à partir du vendredi soir et transport si besoin • La Fédération dispose d'un droit de regard dès le montage du budget prévisionnel afin de vérifier la viabilité de l’évènement • La Fédération • Elabore le programme de formations et gère l’équipe des formateurs • Gère les inscriptions (communication et fichiers des inscrits) • Peut organiser un Comité Directeur Régional (CDR) – réunion avec les présidents – et/ou une Assemblée Générale • Reçoit l’intégralité des recettes (35€ journée | 20€ ½ journée) • Prend en charge les déplacements des formateurs • Reverse à la Jeune Chambre organisatrice 14€ par personne restant déjeuner (hors invités de la Jeune Chambre organisatrice) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Les différents évènements : Journée Régionale de Formation JRF type •08h30 accueil •09h00 à 12h30 formation (avec une pause à 10h30) •12h30 à 14h00 déjeuner •14h00 à 17h30 formation (avec une pause à 15h30) •17h30 à 18h00 restitution des formations pas des rapporteurs •18h00 à 19h30 CDR ou AG ou temps libre Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Les différents évènements : Assises de mi-année • Une Assemblée Générale d’au moins 2h • Des ateliers et formations peuvent être proposés (à voir avec le bureau régional - 3h30) Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau régional • La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas et gère le home hospitality dès le vendredi soir • Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses • Le contenu de la journée est établi par le bureau régional mais la jcel peut soumettre des idées Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Les différents évènements : Congrès Régional • Une Assemblée Générale d’au moins 2h • Des ateliers et formations peuvent être proposés (à voir avec le bureau régional - 3h30) Ordre du jour de l’AG et recherche des formateurs par le bureau régional • La JCEL organisatrice s’occupe de trouver un lieu et des repas et gère le home hospitality dès le vendredi soir • Le lieu doit pouvoir avoir un espace d’accueil et de pauses • Le contenu de la journée est établi par le bureau régional mais la jcel peut soumettre des idées Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : responsabilités Responsabilités du Comité d’Organisation de la JCEL Le COC s’engage à : •Transmettre régulièrement les actualisations du budget prévisionnel et les CR des réunions du COC au bureau régional •Mettre à disposition des infrastructures avec le matériel adéquat (tables, chaises, audio, vidéo etc.) •Organiser l'hébergement, les soirées et la restauration •Promouvoir la rencontre auprès de ses partenaires et des membres de la fédération (sauf pour les JRF) •Gérer les inscriptions (sauf pour les JRF) et l’accueil des congressistes, sénateurs et accompagnants •Prévoir des transferts par navettes entre les différents sites si nécessaire •Souscrire une assurance responsabilité civile couvrant tout sinistre Responsabilités du bureau régional Le bureau régional s’engage à soutenir le COC dans ses négociations avec les partenaires potentiels, si le COC en exprime le souhait, et à assurer la promotion de l’événement au moyen de ses outils de communication. Le bureau régional s’engage à transmettre au Directeur du COC 20 jours calendaires avant le congrès : •le planning détaillé de la rencontre •le programme des ateliers de formation et l’affectation des salles •les besoins prévisionnels en matériel •le contenu et la mise en scène prévisionnelle des assemblées générales Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : l’équipe • Une commission peut être créée o o Au début, 3 à 5 personnes suffisent A la fin la commission peut solliciter des membres de sa JCEL pour aider sur diverses tâches • Solliciter des membres à compétences variées o o o o Relation partenaires Communication Logistique Gestion de budget Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : recherche de parternaires • Ne pas hésiter à aller solliciter des partenaires Une banque Un assureur Région Bretagne Conseil Général CCI Mairie de la ville où se fera l’évènement Concessionaire automobile (pour exposition de voitures devant le lieu) o … o o o o o o o • Leur proposer en contrepartie Présence sur site web avec logo et coordonnées Présence du logo sur toute la communication (bulletin d’inscription, site, réseaux sociaux, articles dans les newsletters de JCE, sur le ppt du jour J…) o Présence d’un kakémono et de fly le jour J o Intervention le jour J o o Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : recherche de parternaires Selon ce que le partenaire est prêt à donner, ne pas lui proposer la même visibilité Par exemple un partenaire qui donne 1000€ pourra avoir droit d’intervenir pendant le jour J ou lors d’une Assemblée Générale + un encart dans une newsletter (locale ou régionale) tandis que celui qui ne donne que 500€ aura juste de la publicité sur divers supports La recherche de partenaire doit commencer au plus vite car plus vous aurez de partenariats (financier ou “nature” comme location d’une salle offerte), plus vous pourrez proposer des tarifs d’inscription attractifs Vérifier au préalable avec le bureau régional les partenariats régionaux afin de ne pas soliciter de partenaires concurrents Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : rétro planning Exemple pour un Congrès Régional (tout doit être validé début novembre) : M-10 Février : avoir constitué l’équipe M-9 Février/Mars : regarder les dates possibles (dépendra des disponibilités des lieux et de la date des divers évènements dans la ville le même jour) et désigner un lieu en accord avec le bureau régional M-7 Avril/Mai : avoir trouvé les partenaires financiers M-6 Juin aux Assises de mi-année : pouvoir faire la promotion de l’évènement en fournissant la date, le(s) lieu(x), le thème et un début de programme Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Mise en route : rétro planning M-3 Septembre : proposer le bulletin d’inscription avec des tarifs définitifs au bureau régional et lancer la communication M-1 Novembre : envoyer le programme général en accord avec le bureau régional, convier la presse C’est le bureau régional qui fournit l’ordre du jour de l’Assemblée Générale et qui gère les formations s’il en prévoit Tout doit être validé par le bureau régional Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu 3 lieux à définir : - un pour accueillir les ateliers/formations et l’AG - un pour accueillir le déjeuner (restaurant ou salle) - un pour accueillir la soirée (restaurant ou salle vierge) Il faudra idéalement faire marcher le Home Hospitality et/ou trouver un hôtel aux tarifs raisonnables. Le top : tous les lieux + hébergement sur place ! N’oublions pas que la plupart des membres ont de la route. Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu Le fait de dormir sur place évite les accidents, fédère, chacun peut aller se coucher quand il veut et n’est tributaire de personne. Quelque chose de spécial peut être organisé le dimanche matin comme un brunch, une chasse au trésor. Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu • Solliciter : o o o o Les CCI et chambres des métiers Écoles et universités Centre d’accueil pour congrès … • L’accueillant aura besoin de l’attestation d’assurance de la Fédération (à demander au Bureau) • Coût : comme on sollicite un samedi, l’accueillant doit prévoir une astreinte pour son gardien. Il peut donc demander une indemnisation financière (à négocier car ça peut vite baisser) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu Mail type à envoyer aux lieux avec une plaquette de présentation de la JCE : Bonjour, Nous organisons en mois (plusieurs dates) un événement régional pour notre association qui accueillera entre 60 et 100 membres. Nous souhaitons savoir si vous avez deux ou trois petites salles pour accueillir des ateliers de formations (salle pour une quinzaine de personnes), une grande salle pour accueillir notre Assemblée Générale, une salle pour déjeuner et pour une soirée ainsi que des chambres pour la nuit (quelle est votre capacité de logements ?). Si oui, les dates proposées sont-elles disponibles et quels sont vos tarifs ? Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu, salles de formation Si formations il y a • À valider avec le bureau de la Fédération pour pouvoir solliciter les bons partenaires Le nombre nécessaire pour le matin et l’aprèsmidi (les besoins peuvent être différents) o La taille et la forme (faire la formation “la chaise” dans un amphi, c’est moyen…) o Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu, salles de formation • À demander lors de la réservation : o o o Capacité d’accueil maximale Prévoir 1 à 2 salles en plus au cas où (le jour J ce sera sûrement le gardien qui gèrera l’accueil et donc pas lui qui décidera de nous mettre une salle en plus) Équipement des salles : à connaitre pour pouvoir pallier les besoins éventuels Vidéoprojecteurs (1 par salle) Tableau (craie ou tableau blanc avec marqueurs effaçables) et paperboards Disposition de la salle Nécessité de remettre à l’identique en fin de journée (prendre une photo avant) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu, salle d’AG • Taille (en fonction des évènements et des personnes invitées, pour un Congrès 100 personnes) • Forme : idéalement un amphi • Délai : prévoir 1 heure (voire 1h30) en plus par rapport au timing donné par le bureau de la Fédération (pour palier aux éventuels retards) • L’équipement à connaître o o o o Vidéoprojecteur (en avoir un de secours) Écran Micro Prévoir un PC de secours Il faut penser aux solutions de secours car c’est toujours au dernier moment que ça ne veut pas fonctionner. Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Le lieu, accueil – pauses – déjeuner • Valider avec l’accueillant le lieu pour l’accueil (où sera pris le café) et les pauses et pour le repas du midi • Le midi : une des salles de formation peut faire l’affaire si pas de restaurant prévu et que la salle est assez grande • Savoir si le lieu sera ouvert au public (décidera de la place de l’espace d’accueil) • Partenariat : pour faire baisser le prix de la location, proposer un partenariat (logos…), de bonnes économies à faire Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Logistique de la journée • Diverses remarques o o o o o o o o Visiter les lieux au préalable (avant validation devis, à M-3 et S-1) Se prévoir d’arriver 30min au minimum le matin avant l’heure d’arrivée officielle pour mettre en place et tester le matériel Si on exige de remettre les lieux à l’identique, pensez à faire une photo Numéroter les salles si ce n’est pas fait Prévoir une indication des lieux avec des petites pancartes JCE Prévoir des rallonges électriques Concernant les blocs de papier pour les formés, ils peuvent vous permettre de valoriser un partenaire Prévoir des sacs poubelles, un balai, des serpillères… pour nettoyer les inévitables dégâts Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Logistique de la journée : responsables Prévoir des responsables de poste : • Responsable inscription, accueil, hébergement et pause • Le maître des animations • Responsable logistique restauration • Responsable Média (projecteur LCD, Vidéo, Photos) • Responsable accompagnants • Maître du temps Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Logistique de la journée : accueil • L’accueil et les pauses o o Prévoir une table et une chaise (avec une prise pour bancher son ordinateur) pour le trésorier pour qu’il puisse gérer les inscrits (doit donc être en premier dès que les gens arrivent) Espace accueil, à laisser en place pour l’accueil et les pauses du matin et du midi Tables pour tout installer Café, thé, sucre, touillettes et gobelets Jus d’orange, coca, eau… Collation (du cake et autres choses peuvent largement suffire) Couteaux, sopalin… Scotch, ciseaux… Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Logistique de la journée : déjeuner • Soit dans l’espace accueil ou dans une salle ou dans un restaurant • Choisir la forme du repas : plateaux repas, sandwich… (il faut que ça puisse être rapide pour certains qui seront en retard) • Le nombre L’idéal est de choisir une solution souple qui permettent de valider au dernier moment o Faire un point avec le trésorier dans la matinée o • Prévoir un apéro : o o C’est toujours plus sympa Permet de faire patienter ceux qui ont fini en premier par rapport aux retardataires Astuce : donner plusieurs choix pour ne pas avoir à gérer les particularités (végétariens, musulmans…) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Logistique de la journée : déjeuner • Si le déjeuner ne se fait pas au restaurant, prévoir o o o o o o o Gobelets, assiettes, couverts… Couteaux pour couper et autres couverts pour servir Pain Un peu de vin Autres boissons Sopalin, serpillère et tout pour nettoyer Gérer le nettoyage ensuite Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Soirée • La forme : repas assis ou debout • Le lieu : o Proche du lieu de la journée o Prévoir un repas traiteur tout compris (avec boissons) o Apéritif : court o Le lieu de la soirée doit être idéalement au même endroit que le repas Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Soirée • Le lieu : o Salles municipales Inconvénients : Peut avoir un coût de réservation Heures de fermeture vers 2h et gestion du bruit Gestion de la mise en place et de la déco Peu disponibles (réservations importantes) Réservées aux habitants de la ville mais possibilité pour les associations Avantages : On fait ce qu’on veut Traiteur avec formule qui peut être plus économique Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Soirée o Restaurants Inconvénient : coût éventuel Choix du repas : penser aux végétariens, musulmans et autres restrictions alimentaires… Avantages : on ne gère rien, tout est mis en place par le restaurateur ainsi que le nettoyage après À prévoir : Dépassement horaire Droit de bouchon • Animation soirée : o o o Valider très vite le DJ s’il y en a un Prévoir un écran et un vidéoprojecteur (si le bureau veut passer des éléments) Valider avec le restaurant pour une piste de danse Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Soirée • Nombre de repas (vaut pour le midi aussi) : o Le restaurateur ou le traiteur va demander un nombre définitif en début de semaine (J-4 ou J-3) pour gérer ses achats Valider dès le début la date limite avec le restaurateur Revoir le nombre d’inscrits En général le nombre donné sera celui facturé donc attention Ne pas être trop ambitieux : retenir au mieux le nombre d’inscrits + 5 personnes (ceux qui ne sont pas encore inscrits moins d’une semaine avant ne vont pas forcément venir à la soirée) Valider cette décision avec le bureau de la Fédération Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Hébergement • Le Home Hospitality o N’a pas forcément beaucoup de succès Que ce soit en terme d’offres des membres Que ce soit en terme de demandes des membres o Peut varier en fonction de la soirée Si elle s’écourte, les gens ne vont pas rester Les personnes qui ont choisi cette solution facilement changer d’avis peuvent Prévoir une solution peu onéreuse à l’hôtel (partenariat ?) si le Home Hospitality n’est pas envisageable Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Accès / Allo-Congrès Avant le jour J • Prévoir un plan d’accès général (depuis l’extérieur de la ville) pour diriger vers le lieu du congrès avec les différents sens d’arrivée (il ne faut pas oublier que les gens viennent de toute la région). • Prévoir aussi un plan d’accès détaillé au lieu du congrès. • Si pas de mise en place du Allo-Congrès fournir a minima le numéro de 2 personnes faisant partie de l’organisation. • Ne pas négliger un plan d’accès détaillé pour éviter les retardataires et préciser les stationnements (payants et gratuits) à proximité Le jour J • Si le plan est assez précis la mise ne place d’un Allo-Congrès dédié n’est pas nécessaire mais est souhaitable. • Si le Allo-Congrès est mis en place prendre une personne qui connait assez bien le lieu et ses accès afin de pouvoir orienter les personnes le cas échéant. Après le jour J • Penser à enlever les pancartes de direction Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Communication • Réaliser un dossier de presse / partenariat présentant tous les axes du projet et les ambitions de celui-ci avec le budget prévisionnel, à soumettre au bureau régional • La communication peut prendre plusieurs angles : • Des teasers vidéos présentant divers éléments de l’évènement : lieu, date, contenu… , diffusés sur une chaîne YouTube, partagés sur les pages Facebook, le site… • Une page fan Facebook dédiée • Une page dédiée sur le site de la Fédération • Présentations dynamiques, ludiques et attractives en Assemblée Générale au local, lors des autres évènements régionaux • Des badges • Des flyers • … • Un bulletin d’inscription spécifique sera créé avec les logos de la JCEL et de la Fédération, à faire valider par le bureau régional Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Tarifs (1/2) • Définition des différentes formules • Il est toujours proposé différents types de formules pour que chaque participant puisse choisir la formule qui lui convient le mieux : • Formule journée • Formule soirée • Formule complète (journée + soirée) Journée Soirée Journée Complète Attention : si des formations sont organisées aux assises ou au congrès, le tarif proposé par la jcel devra comprendre le remboursement des frais des formateurs Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Tarifs (2/2) • Deux tarifs pour chaque formule Afin d’inciter un maximum de participants à prendre part à la totalité des évènements de la journée, ne pas hésiter à proposer un tarif plus avantageux pour la formule complète. • Un 1er tarif moins élevé permet de motiver les participants à s’inscrire le plus tôt possible ce qui est souhaitable pour l’organisateur car cela lui permet d’avoir une visibilité anticipée sur le nombre total de participants. • Le 2ème tarif, plus élevé que le 1er, commence généralement 4 semaines avant l’évènement et se termine 1 semaine avant l’évènement. Cela permet de finaliser le nombre d’inscrits, de communiquer aux prestataires de services le nombre exact de convives et finaliser le budget. Premier Tarif Deuxième Tarif Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Inscriptions (1/3) • Sur le bulletin d’inscription doivent apparaître : • Les informations personnelles (nom, prénom, autres jugées utiles) • Les coordonnées téléphoniques et e-mail (éventuellement postale) • Les informations concernant l’O.L.M. (Jeune Chambre Locale), la Fédération, l’ancienneté membre, si 1er congrès. • Les informations pour l’émission de la facture (Nom de l’entité, adresse) • Le statut de chaque inscrit (observateur, postulant, membre, sénateur + numéro de sénateur, accompagnant, ancien membre, Président local, Président régional, Président national, Membre CA national) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Inscriptions (2/3) • Sur le bulletin d’inscription doivent apparaître (suite) : • Les différents tarifs et formules, un descriptif de ce que comprend chaque formule, les dates limites pour chaque tarif. • Une phrase verrouillant contractuellement les dates des différents tarifs et la fin des inscriptions (utiliser la formulation “cachet de la poste faisant foi”). • L’ordre pour le règlement par chèque et l’adresse d’envoi pour le bulletin d’inscription avec le chèque. Il faut préciser qu’aucun bulletin d’inscription sans règlement ne sera pris en compte. • Les délais de notification d’annulation pour toute participation et pourcentage des frais engagés correspondant au remboursement (généralement 75%). • Les coordonnées de l’organisateur pour toute question. • Les logos de la JCEL, de la Fédération et des partenaires. • Date. • Signature. Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Inscriptions (3/3) • Suivi des inscriptions • Les inscriptions sont enregistrées à la réception du bulletin d’inscription et du paiement (par chèque ou virement). Elles sont consignées au fur et à mesure dans le tableau des inscriptions. • Un suivi régulier – par exemple hebdomadaire – facilite la gestion précise du budget. • Le Jour J, le suivi des inscriptions devient la liste des participants et est utilisée pour l’émargement. Le décompte des arrivées est tout aussi important que l’identification des absents (retards, annulations). Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Budget • Le budget prévisionnel est à définir par la JCEL organisatrice et doit être validé par le bureau régional. • Le suivi des recettes et des dépenses est à gérer par la JCEL organisatrice. • Le budget se décompose en deux parties : • Les recettes qui proviennent des inscriptions et des éventuels partenariats financiers ou en nature • Les dépenses, qui incluent les frais fixes et les frais variables qui dépendent du nombre de participants • Exemples : • Recettes : inscriptions et partenariats financiers et en nature • Dépenses principales : locations, les boissons et aliments pour les pauses, les déjeuners, dîners, apéritif, etc. Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Budget (exemple Congrès 2012) Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Organisation du « Jour J » • Répartition des tâches • Chaque membre de la commission a la responsabilité d’un poste/rôle le jour J : • Accueil : émargement, remise des mallettes, etc. • Relations avec les fournisseurs : repas, salles, parking, etc. • Maître du temps • Logistiques des pauses • Matériel audiovisuel : projecteur, écran, etc. • Permanence Allo-Congrès : guider les participants pour atteindre le lieu et obtenir des réponses • Pour chacun des postes, il est important de : • Lister les tâches de chacun dans un tableau • Affecter les heures auxquelles chaque tâche doit être effectuée (par exemple, préparer le café 10 minutes avant le début de la pause). Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Divers 1. Valider les décisions / options décidées avec le bureau de la Fédération o o ça sécurise l’organisateur ça permet aussi de bien distribuer les tâches entre l’organisateur et le bureau de la Fédération tout au long de la préparation 2. Essayer d’avoir des partenaires (la valorisation est compliquée mais pas impossible : penser aux blocs notes et crayons qu’on peut remettre à tout le monde, une banderole, un kakémono…) 3. Faire penser au VP Formation régional de bien inscrire aussi les formateurs (qui ne vont pas forcément y penser) 4. Valider avec le bureau de la Fédération le fait que les formateurs paient le tarif soirée s’ils y restent Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Evaluation • Enquête retour congrès : 1 semaine après, envoyer une enquête avec un formulaire Google Drive Idées de questions : Impression générale sur le Congrès Régional ? Le programme général du Congrès Régional ? La plénière avec chaques parties statutaires ? Atelier... ? Intervention d’un institutionnel ? La salle pour l’Assemblée Générale, les ateliers et la soirée ? Le rythme de la journée et les pauses ? Cérémonie de remise de Sénat, Ambassadeur ? Le choix du menu du déjeuner, diner ? Les tarifs d’inscriptions ? L’ambiance de la soirée ? La communication avant l’évènement ? A toi la parole... Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Check list (1/3) Lieu de l'évènement • réservation / paiement du lieu de formation / idéalement 1 lieu repas, salles, hébergement le cas échéant • date récup et rendre clé • chauffage (s'assurer qu'il y en a + si gratuits) • ménage (qui, quand) • heures d'ouverture et fermeture le jour J • nombre de salles de formation • lieu d'accueil et de pose, avec tables pour café.. • salle d'AG • salle de repas Déroulement assemblée générale • Timing • vidéo projecteur(s) réservation et paiement • rétro projecteur(s) réservation et paiement • écran(s) réservation et paiement • paper board avec papier réservation et paiement • micros et matériels audio • prises multiples • tables et chaises • Mise en place de la salle Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Check list (2/3) Déroulement formations • choix des formations • "commande" des formateurs • indemnités de déplacements formateurs • salle de formation • vidéo projecteur(s) réservation et paiement • rétro projecteur(s) réservation et paiement • écran(s) réservation et paiement • paper board avec papier réservation et paiement • prises multiples • tables et chaises • mise en place de la salle • fourniture bureau (feuille, stylo….pour salle) • fourniture divers • verre+eau • feuilles d'émargement + évaluation > bureau régional • feutres paper, post it Déroulement pauses • fournitures et matériels divers café + filtres à café + sucres + touillettes + tasses jus de fruits + eau + verres gâteaux + serviettes papier sacs poubelle cafetières + théières + Thermos • badges • mise en place de la salle • repas midi (fournisseur + heure arrivée) • repas soir (fournisseur + heure arrivée) facultatif • petit dej le cas échéant • besoin de frigo Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional Check list (3/3) Déroulement soirée • Thème • Animations, DJ • Décorations Communication • bulletin d'inscription avec plan, date limite d'inscription, horaires, prix préciser si hébergement : amener draps, sac de couchage… • déplacement dans les JCE pour promotion • relation avec la presse • fléchage du lieu dans la ville • signalétique interne au bâtiment (WC, les formations/salle…) Partenariats • sollicitation partenaires JCEL • sollicitation partenaires région Matériels et fournitures divers • torchons, sacs poubelle, éponges, balais, serpillère, produits d'entretien, sopalin, papier aluminium, scotch, ciseaux, tirebouchon, agrafeuse • ordinateur • prévoir "personne logistique" Conférence des Présidents Cahier des charges 2013 Montargis 2009 Organisation évènement régional