festnoz administration - Association des Supélec

SOMMAIRE :
I-
Le rôle du Fest Noz dans la vie de l’école
II-
Organisation mise en place
Le Fest-Noz Supélec est le plus grand évènement étudiant du campus de Rennes avec
le CAS (Challenge Armoricain Sportif). Depuis la fin des 24h Supélec, cette soirée est
organisée de manière indépendante par une association en partenariat avec l’administration de
l’Ecole. Cette soirée est très importante pour les élèves car elle permet à tous de s’investir
selon ses compétences pour l’organisation d’un évènement hors du commun. Le principe du
Fest-Noz est en effet particulier dans l’univers étudiant. Très peu de Grandes Ecoles peuvent
se vanter d’être capable d’accueillir des gens de toutes catégories sociales et de tous âges
autour de musique et de danses. En effet, dans la région rennaise, seuls trois grands fest-noz
sont capables d’accueillir plusieurs centaines de personnes : le Yaouank d’une part, et les
Fest-Noz de l’Agro et Supélec seconds ex-æquo.
Persuadés du caractère particulier de leur tâche, une équipe de 15 élèves de première et
deuxième année travaillent donc pour organiser cet évènement et préparer les étudiants à
l’animer le moment venu. Ce document préparé par cette équipe a pour but d’aider la
collaboration entre l’administration et les élèves en fixant des objectifs communs pour
organiser un Fest-Noz de qualité.
I – Le rôle du Fest-Noz dans la vie de l’Ecole.
1- Distinction de Supélec par rapport aux autres Ecoles
Supélec et l’école d’Agro de Rennes, l’ENSAR, sont les deux seules écoles à organiser
un Fest Noz, soirée bretonne qui sort du cadre des soirées étudiantes classiques.
Cet évènement permet au campus de Rennes d’offrir aux étudiants de Supélec des
évènements très diversifiés. En effet, le BdE organise des soirées étudiantes régulièrement,
des voyages, des conférences d’entreprise susceptibles d’intéresser les étudiants de Supélec.
Le BdS, quant à lui, organise le CAS Challenge Armoricain Sportif, regroupant en moyenne
600 participants. L’équipe Fest Noz organise un Fest Noz qui accueille 700 personnes chaque
année.
Le Fest Noz apparaît donc comme un élément essentiel de la dynamique du campus de
Rennes d’une part, et permet d’autre part à Supélec de se distinguer au niveau de sa vie de
campus par rapport aux autres écoles. Il ne faut d’ailleurs pas perdre de vue que la vie de
campus est un élément très souvent déterminant dans le choix d’une école pour des élèves
sortant de classes préparatoires. Cet évènement est donc un argument de plus incitant les
élèves à choisir Supélec sur le campus de Rennes plutôt qu’une autre école.
2- Spécificité du campus de Rennes par rapport aux deux autres
campus de Supélec
Notre campus a la chance et le privilège de se situer dans une très belle région : la
Bretagne. Au-delà de la proximité d’une très grande ville étudiante Rennes et de
l’accessibilité à la côte bretonne, ce campus est situé dans une région qui a une véritable
identité culturelle.
En effet, la Bretagne est connue pour sa culture, son histoire, sa propre langue, sa
musique, ses danses spécifiques, ses fêtes dont le Fest-Noz fait parti. Cette culture est très
intéressante et le Fest-Noz permet à tous les étudiants de Supélec venant de toute la France de
la découvrir au cours d’une soirée typiquement bretonne. Cette soirée présente la qualité
d’être accessible de tous, ainsi chaque année tous les étudiants de Supélec a la joie de
découvrir, souvent pour la première fois le Fest-Noz.
Le campus de Gif organise un Gala intercampus, et le campus de Rennes organise lui
aussi à son échelle un évènement de grande taille le Fest Noz qui pourrait accueillir dès cette
année des étudiants des deux autres campus. Cet élément permettant au campus de Rennes de
se distinguer par rapport aux deux autres campus, il pourrait amener les élèves désireux
d’étudier à Supélec ou les élèves de troisième année de Supélec de choisir le campus de
Rennes.
3- Communication auprès des entreprises
Nous avons présenté le Fest Noz aux membres de l’Amicale, et notamment au président
de la région Bretagne, ils étaient très intéressés par cet évènement se déroulant sur notre
campus. Le Fest Noz offrira donc aux étudiants de Supélec une possibilité de plus de
rencontrer des ingénieurs et notamment des anciens Supélec, ce qui est toujours très
intéressant pour tous les élèves. Nous avons également comme projet de créer un carré VIP
dans lequel les élèves pourraient tout particulièrement discuter avec les anciens Supélec et
plus globalement les ingénieurs que nous inviterons.
Nous pensons également communiquer sur notre évènement au près des entreprises des
alentours.
4- Un rayonnement régional
Supélec, au niveau de l’Ile et Vilaine, est connu pour son Fest Noz qui a une renommée
qui fait ses preuves chaque année. Le Fest Noz permet ainsi à Supélec d’être connu de tous les
habitants, non pas pour des soirées étudiantes qui n’ont pas toujours bonne presse, mais pour
un évènement qui réunit un public hétéroclite désireux de partager leur passion pour la culture
bretonne.
Nous pensons ainsi utiliser tous les moyens de communication à l’échelle régionale, à
savoir la radio, les journaux, la télé France 3, internet. Grâce à tous ces moyens de
communication nous pourrons toucher un très large public et faire connaître Supélec.
Notre Fest Noz aura lieu le 28 Mars 2009, il sera inclus dans les semaines du Cercle
Celtique, nous pourrons alors profiter de leur communication et toucher un public encore plus
large. Notre évènement sera d’ailleurs décrit dans leur livret publié à 20 000 exemplaires
distribués dans Rennes et les alentours.
II- Organisation mise en place
1- Budget
Premier outil de planification et d’organisation, le budget de cette édition du Fest-Noz
a été le premier document produit par l’équipe organisatrice.
Dépenses
Recettes
Artistes
Assurance
Sécurité
Secouristes
Location de la scène
Fond de scène
Sonorisation, Lumières
Décoration
Repas des artistes
Nettoyage
Boissons non alcoolisés
Bière et cidre
4000 €
100 €
600 €
215 €
280 €
350 €
1000 €
500 €
150 €
500 €
200 €
400 €
Total
8295,00 €
Entrées
Entrées < 12 ans
Vestiaire
Tickets boissons
Prix unitaire
Nombre Recette
6,50 €
4€
0,50 €
1€
600
50
150
1000
Total
Total des aides au financement (toutes sources comprises)
3900 €
200 €
75 €
1000 €
5175 €
3200 €
2- Recherche de financements
L’équipe Fest-Noz travaille actuellement à la communication ciblée vers des
entreprises. Le budget de l’évènement montre que les participations de partenaires industriels
sont très importantes. Les quatre responsables communication de l’équipe contactent donc
depuis 2 mois des services marketing et de ressources humaines d’entreprises qui seraient
intéressées d’associer leur image à cet évènement étudiant.
En plus d’associer leur nom au Fest-Noz, les entreprises peuvent rencontrer les
étudiants au cours de conférences organisées à l’Ecole ainsi qu’au cours de la soirée. Les
conférences organisées par le BDE ou par les associations cherchant des sources de
financement sont en effet très importantes pour les entreprises qui peuvent se présenter aux
futurs ingénieurs et pour les étudiants qui peuvent se poser des questions sur leur orientation
professionnelle ou chercher des stages.
Pour contacter ces industriels, les responsables communication de l’association
utilisent le réseau des anciens de Supélec, par l’annuaire notamment. Plus spécifiquement au
Fest-Noz, nous contactons les anciens élèves qui ont organisé les 24h Supélec il y a quelques
années. Ces professionnels nous semblent en effet mieux au courant que quiconque de nos
besoins et des services que nous pouvons apporter à une entreprise.
En plus de ces entreprises, nous sommes en contact avec l’Amicale qui peut aussi nous
apporter une aide financière mais avec laquelle nous avons aussi le désir de mettre en place un
rendez-vous d’anciens élèves. Nous sommes en effet en contact avec le président du groupe
Bretagne qui est très intéressé par cette idée.
Finalement, à une échelle plus locale, nous contactons des petites entreprises comme
des crêperies qui voudraient associer leur nom à notre Fest-Noz en échange d’une
participation plus modeste à notre budget.
3- Programmation artistique
Un autre volet très important en ce moment est la programmation artistique et la
planification esthétique de l’évènement. Pour cela, 3 étudiants se font conseiller par un
organisateur du Yaouank, pour choisir les artistes, les contacter et mettre en place un
programme avec une cohérence artistique.
Cette tâche sous-entend notamment la mise en place de contrats pour les artistes et le
personnel technique de la scène et l’organisation de l’accueil des artistes pour le week-end du
Fest-Noz.
Il est aussi prévu de monter une décoration dans le gymnase pour rendre l’ambiance
plus chaleureuse et typiquement bretonne. Pour cela, nous devons nous faire conseiller pour
ne pas nuire à la sécurité des lieux.
4- Autres pôles d’activité
Les autres pôles d’activité de l’équipe s’organisent autour de la sécurité (une
personne), de la logistique d’amplification et de lumières (une personne), de la logistique de
restauration (deux personnes), de la communication au niveau de l’Ecole, des autres
établissements d’enseignement et des communes (3 personnes). Il est d’autre part nécessaire
d’organiser des points clés de la soirée comme des entrées et vestiaires (une personne).
5- Projets d’innovations
Cette année, l’équipe Fest-Noz a le désir d’apporter des innovations au projet. En
fonction du nombre de personnes que peut accueillir l’évènement et de la possibilité
d’occuper la cafétéria, nous aimerions en effet organiser un espace restauration avec ambiance
particulière et un carré VIP. L’espace restauration permettrait aux participants de dîner sur
place et de se reposer des danses dans un cadre agréable. Le carré VIP est un projet qui
pourrait permettre aux étudiants de rencontrer des anciens venus grâce à l’Amicale, des
représentants d’entreprises partenaires et des membres des équipes pédagogique et
administrative de l’Ecole dans une ambiance décontractée.
Dans le cadre de l’ouverture du campus aux autres, nous pensons qu’il serait
intéressant de proposer au campus de Gif d’affréter un car qui permettrait d’emmener des
étudiants désireux de venir se joindre à la fête. Ceci est déjà organisé pour les tournois sportifs
et exceptionnels comme le Gala Supélec et le Forum. Il est donc tout à fait vraisemblable de
le proposer pour cet évènement de taille.
Enfin, pour permettre la participation active des tous les étudiants du campus, nous
comptons organiser des cours de danses bretonnes. Au cours d’une après-midi, nous ferions
venir une association qui pourrait montrer les bases à tous les étudiants intéressés par cette
touche charmante spécifique à la région.