Déclaration salariale électronique

Déclaration salariale électronique
Une prestation supplémentaire gratuite pour les entreprises
Décharge les entreprises d’une partie des tâches administratives
Règle la déclaration salariale annuelle d’un clic de souris
Simplifie l’échange de données avec Helsana, les autorités et les assurances sociales
La voie moderne pour gérer
les données salariales
Avec la déclaration salariale électronique (salaire standard CH), les
données relatives aux salaires sont directement transmises via Internet
de votre logiciel de comptabilité à Helsana. Pour cela, le logiciel de
comptabilité salariale utilisé dans l’entreprise doit être certifié par
swissdec.
Swissdec est le nouveau label de qualité pour les
systèmes de comptabilité salariale et constitue un
projet commun de la Confédération, de la Conférence des impôts, de l’AVS /AI, de l’Association Suisse
d’Assurances et de la Suva. Grâce aux technologies
les plus récentes, il est possible d’échanger des données sans être tributaire d’un système ou d’un logiciel.
Rien de plus simple que la déclaration salariale électronique: un clic de souris permet de liquider les
travaux administratifs annuels requis par les autorités, les services administratifs et les assurances
sociales. Le Distributor qui réceptionne les données,
les filtre et les transmet aux services compétents
fait le lien entre les entreprises et les destinataires
(cf. graphique). Le Distributor assume un rôle
central: il doit s’assurer que tous les destinataires
ne reçoivent que les données dont ils ont effectivement besoin pour remplir leurs tâches.
Ce type de transmission des informations requiert
aussi un haut degré de protection des données. Une
signature numérique et un cryptage selon un protocole SSL garantissent une transmission sûre. Une
fois qu’elles ont été transmises aux destinataires
finaux, les données sont automatiquement effacées
chez le Distributor.
Le présent guide vous aidera à vous préparer de
façon optimale pour le lancement de la déclaration salariale électronique. Il vous accompagnera
pas à pas tout au long du processus.
La transmission électronique des données
décharge les entreprises
Salaire standard CH
Entreprises
Distributor
Helsana
Autres
Autres assureurs privés
LAA, LAAC, IJM, LPP
Administrations
fiscales (BE)
1. Configuration de la comptabilité des salaires
Le logiciel de comptabilité des salaires doit être
con figuré avant le premier passage annuel des
salaires afin que les données salariales puissent
être transmises correctement.
Veuillez suivre les étapes suivantes:
1. Saisissez les groupes de personnes, les sommes
salariales maximales et les éléments de salaire
assurés conformément au profi l d’assurance
annexé.
2. Assignez à vos salariés assurés le code pour le
groupe de personnes concerné (l’attribution des
codes doit aussi être effectuée lors de mutations
et pour les nouvelles admissions).
3. Saisissez votre partenaire d’assurance Helsana
parmi les destinataires électroniques de salaires.
Seule une saisie correcte des données permet
d’assurer une transmission parfaite et un traitement précis des données salariales.
Récapitulation: les données transmises sont affichées une fois le login terminé.
Désignation
Contenu
2. Décompte de salaire
Année de décompte
Le décompte de salaire courant peut être établi
comme d’habitude.
Année pour laquelle les données
salariales sont déclarées
Expéditeur
Nom et adresse de l’entreprise /
du client
Numéro de client
Votre numéro de client
Numéro de contrat
Numéro du contrat pour lequel la
déclaration salariale est remise
Date d’établissement
Moment de l’envoi des données
salariales issues de votre logiciel
de comptabilité
Date de réception
Moment de la réception des données
salariales par Helsana
Request ID
Numéro d’identification de la
transmission que vous devez
conserver en cas de questions
Response ID
Numéro d’identification de la
confirmation que vous devez
conserver en cas de questions
Total données salariales
soumises
Indication des données salariales
selon les groupes de personnes et,
le cas échéant, selon le sexe. Les
groupes de personnes qui sont
assurés conformément au contrat
mais qui ne contiennent aucune
donnée sont quand même affichés.
3. Déclaration salariale
À la fin de l’année, les données salariales doivent
être communiquées à Helsana sous la forme d’une
déclaration salariale. Grâce à la transmission électronique, vous n’avez plus besoin de remplir de formulaires de déclaration salariale, car ce travail se
fait directement à partir du logiciel de comptabilité.
Voici les étapes à suivre:
1. Transmettez vos données salariales en cliquant
sur la souris.
2. Vous recevez ensuite une confirmation de transmission de la part d’Helsana.
3. Le lien contenu dans la confirmation vous permet d’accéder à la page Web sécurisée comportant
la confirmation d’Helsana. Vous pouvez dès lors
contrôler votre déclaration salariale et la «libérer», c’est-à-dire la valider (cf. point 4). Helsana
calculera la prime définitive et établira le décompte fi nal uniquement lorsque vous aurez
donné le feu vert sur la page Web de confirmation.
4. Page Web de confirmation
Login: annoncez-vous sur la page Web de confirmation avec votre numéro de contrat. Le nom
de l’utilisateur et le mot de passe sont automatiquement repris de votre comptabilité salariale
(cf. illustration).
Compléter la déclaration salariale: s’il ne vous est
plus possible de traiter des données à l’aide de votre
logiciel, vous pouvez aussi corriger ultérieurement
des sommes salariales dans la déclaration électronique.
Libérer la déclaration salariale: lorsque tous les
groupes de personnes et toutes les sommes salariales sont indiqués correctement, il faut valider
les données de manière explicite. Ce n’est qu’après
cette opération que les données sont traitées par
Helsana et que la déclaration salariale est close.
Une page de confi rmation est disponible en version impri mable.
Imprimer la déclaration salariale: veuillez imprimer la page de confirmation et l’archiver. En cas de
besoin, envoyez d’autres exemplaires de la page de
confirmation à votre courtier ou à votre fiduciaire.
XXX-00000-xx-0000-00
HEL-00257-fr-0912-0002-18589
Vous avez à tout moment la possibilité d’effacer
votre déclaration salariale ou de quitter la page de
confirmation. Veuillez toutefois noter que si vous
effacez la déclaration salariale sur la page de confirmation, vous devrez une nouvelle fois transmettre
à Helsana les données issues de votre comptabilité.
Si vous quittez le système entre-temps, les données
restent à votre disposition pendant 24 heures au
maximum sans que vous deviez les transmettre à
nouveau. Un nouveau login n’est possible qu’en accédant à nouveau au logiciel. Si le délai de 24 heures
est écoulé, nous effaçons les données pour des raisons de sécurité.
Les informations correspondent aux données existantes
au moment de l’impression. Sous réserve de modifications.
Les dispositions légales au niveau fédéral, ainsi que les
Conditions générales et supplémentaires d’assurance
(CGA/CSA) d’Helsana Assurances SA, sont applicables.
5. Décompte définitif
Après la libération de votre déclaration salariale
électronique, Helsana calcule la prime définitive
et vous fait parvenir le décompte final par la poste.
6. Assistance / questions
– Problèmes techniques pour la configuration de
votre logiciel de comptabilité salariale ou lors de
la transmission de votre déclaration salariale:
veuillez vous adresser au service clients du fabricant de votre logiciel de comptabilité salariale.
– Questions en rapport avec la saisie des groupes
de personnes ou avec la page de confirmation:
veuillez vous adresser à votre conseiller entreprises Helsana.
Nous demeurons à votre disposition
Vous pouvez obtenir de plus amples
informations sur les prestations
complémentaires et les assurances
de personnes en téléphonant au
0844 80 81 88 ou en vous adressant
à votre conseiller en entreprise.
Helsana Assurances SA
Marketing
Case postale
8081 Zurich
www.helsana.ch