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CAS CLIENT
BIMSEM MaLInES : RéaLISaTIon
d’un fLux doCuMEnTaIRE
nuMéRIquE gRâCE à L’InTégRaTIon
d’appaREILS MuLTIfonCTIonS
docupro ventile les flux de copies vers les comptes
appropriés
L’informatique doit être au service de
l’utilisateur, pas le contraire. Et Konica Minolta
répond à cette condition. Les enseignants
sont très satisfaits, ils bénéficient d’une plus
grande flexibilité et peuvent réaliser leurs
photocopies plus rapidement.
Wouter Roels, directeur Infrastructure et responsable ICT
Le Berthoutinstituut-Klein Seminarie (BimSem) à Malines
est un établissement d’enseignement qui soutient
l’innovation. Non moins de 3 millions de photocopies
sont distribuées chaque année aux 1400 élèves, dont la
majorité dans la section enseignement secondaire. Les
six appareils multifonctions Konica Minolta installés sur
le réseau numérique du campus sont gérés virtuellement
par le système de gestion documentaire DocuPro, qui
ventile immédiatement tous les coûts de copies vers les
comptes des élèves.
Coûts d’impression transparents
BimSem est un établissement d’enseignement primaire et
secondaire, avec internat scolaire, qui accueille quelque
1400 élèves. « Ensemble, tous les enseignants et élèves de
BimSem représentent quelque 3 millions de photocopies
par an », explique Wouter Roels, directeur Infrastructure
et responsable ICT de BimSem. « 1,75 million de copies
se font en interne, et le reste est pour l’instant encore
réalisé à l’extérieur. Souvent, des parents nous demandent
à quoi peuvent bien servir toutes ces photocopies.
Nous avons donc voulu trouver un système capable de
comptabiliser séparément les coûts d’impression. » L’école
utilise à présent le logiciel DocuPro de Konica Minolta
et a installé une imprimante de production noir&blanc
bizhub et cinq appareils multifonctions couleur bizhub.
« Après avoir comparé l’offre avec celle de sept autres
entreprises, notre choix s’est porté sur Konica Minolta,
car nous savions que le logiciel DocuPro allait rendre nos
coûts d’impression nettement plus transparents. Chaque
enseignant reçoit un code, et chaque groupe de classe en
reçoit aussi un. L’enseignant s’identifie, spécifie un code
de classe, et ensuite tout est imprimé et enregistré par
groupe de classe. » De plus, le logiciel DocuPro a intégré
automatiquement les utilisateurs du réseau du campus. «
C’est très pratique, je n’ai pas dû tout réintroduire, et la
mise à jour annuelle des enseignants et des groupes de
classes ne prend pas encore plus de temps », poursuit
Wouter Roels.
BimSem Malines : réalisation d’un flux documentaire numérique grâce à l’intégration d’appareils multifonctions CAS CLIENT
Appareils conviviaux
Pour réduire le flux de papier, l’école a installé un parc
de machines qui permet de garantir un large accès
aux données numériques : 350 PC, des projecteurs
numériques et des panneaux interactifs qui tous sont
reliés au parc serveur interne, et celui-ci distribue les
informations sur le réseau virtuel du campus. Grâce à un
serveur hébergé à l’extérieur, les élèves et les enseignants
peuvent accéder de chez eux à une plate-forme scolaire.
L’établissement dispose d’un collaborateur à temps plein
pour gérer toute cette infrastructure.
« Nous étions par conséquent à la recherche d’un
système qui soit convivial et qui ne requière pas beaucoup
d’interventions », explique encore Wouter Roels. « Il faut
préciser que chez nous, ce n’est pas un ‘opérateur clé’ qui
utilise le parc de machines. Les enseignants doivent tout
photocopier eux-mêmes. » Les appareils devaient donc
être conviviaux, efficaces et faciles à entretenir.
« L’informatique doit être au service de l’utilisateur, pas le
contraire. Et Konica Minolta répond à cette condition. Les
enseignants sont très satisfaits, ils bénéficient d’une plus
grande flexibilité et peuvent réaliser leurs photocopies plus
rapidement. » La technologie de Konica Minolta a été très
bien accueillie sur le campus. « Personnellement, je suis
réellement impressionné par la rapidité des appareils, la
qualité élevée d’impression et la facilité avec laquelle les
utilisateurs ont été intégrés sur le nouveau serveur dans le
réseau du campus », souligne Wouter Roels.
BimSem Malines : réalisation d’un flux documentaire numérique grâce à l’intégration d’appareils multifonctions CAS CLIENT
Innovation et numérisation
BimSem stimule l’utilisation de flux numériques par le
biais d’une plate-forme scolaire numérique sur laquelle
élèves et enseignants peuvent partager des documents,
même depuis leur domicile. « Nous voulons limiter le flux
de papier et nous incitons les élèves et les enseignants
à travailler autant que possible en mode numérique.
Les devoirs ne doivent par exemple plus être imprimés,
ils sont envoyés par PDF, et certains cours ne sont
d’ailleurs plus disponibles qu’en ligne. » Les enseignants
qui veulent imprimer ne peuvent le faire qu’en
noir&blanc. Ils peuvent également scanner en couleur
en mode compact, ce qui augmente évidemment encore
l’intérêt du format numérique. Les élèves ne peuvent
quant à eux pas faire de copies.
Détails
Organisation:
Berthoutinstituut-Klein Seminarie (BimSem)
Activités:BimSem est une école catholique malinoise avec
sections enseignement primaire, enseignement
secondaire et internat scolaire, qui accueille quelque
1400 élèves. Il s'agit d'un établissement dynamique
qui soutient l'innovation dans l'enseignement. L'école
souhaite offrir à ses élèves l'espace nécessaire
pour s'épanouir et veut leur présenter des défis
intellectuels.
Le logiciel DocuPro suit de très près
les coûts d’impression. Cela nous a
Suivi détaillé des copies
Défis:
Limitation du flux de papier
Support informatique réduit pour les utilisateurs
Intégration dans l’infrastructure informatique
existante
Solutions:
1 imprimante de production noir&blanc bizhub
5 systèmes de copie et d'impression bizhub pour
Logiciel DocuPro
pour gros volumes
convaincus d’opter pour Konica Minolta.
des tâches administratives
Wouter Roels, directeur Infrastructure et responsable ICT
Contrôle précis des copies
Avantages:
Fonctionnement sûr, rapide et flexible
Lien entre les coûts de copies et la facturation
Gestion aisée des utilisateurs et groupes de classes
À propos de Konica Minolta Belgique
Konica Minolta Belgique fait partie de Konica Minolta Business Technologies Inc, un acteur mondial dynamique et novateur sur le plan des multifonctions,
imprimantes et télécopieurs et leader des technologies couleur. L’entreprise couvre toutes les facettes de l’impression, de la production jusqu’au service après
vente, en passant par la gestion documentaire et les solutions logicielles tant pour les bureaux que pour les environnements de production. Le concept de Managed
Print Services, portant le nom de Optimized Print Services™ (OPS) chez Konica Minolta, est un concept total de solutions incluant la consultance, le hardware, le
software, l’implémentation et l’organisation. OPS permet une optimalisation et une maîtrise des coûts relatifs à la production documentaire au sein d’une société.
Konica Minolta Business Solutions (Belgium) NV/SA
www.konicaminolta.be
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Tél: 02 717 08 11
Fax: 02 717 09 11